Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Obsługi Szkół w Grodzisku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 stycznia 2014 roku (znak: RIO.I.6002-16/13), o treści jak niżej:

Pan Jan Mirończuk

Kierownik

Zespołu Obsługi Szkół

w Grodzisku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Obsługi Szkół w Grodzisku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz.674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza postaw funkcjonowania i organizacji Zespołu Obsługi Szkół wykazała, że w Statucie nadanym przez Radę Gminy Grodzisk w dniu 29 grudnia 2008 r. zawarto zapisy, w myśl których ZOS obejmuje swą działalnością Publiczne Gimnazjum, Szkołę Podstawową, Przedszkole Samorządowe w Grodzisku oraz oddziały przedszkolne, podczas gdy z dniem 1 września 2002 r. wymienione jednostki oświatowe połączono w Zespół Szkół w Grodzisku będący jedyną oświatową jednostką budżetową prowadzoną przez gminę, której obsługę finansowo-księgową prowadzi ZOS. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do Wójta Gminy Grodzisk na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonej w 2013 r., zaleciłem rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały likwidującej Zespół Obsługi Szkół w Grodzisku, ze względu na fakt, że istnienie tylko jednej szkoły – jako jednostki budżetowej – powoduje brak okoliczności uzasadniających tworzenie lub utrzymywanie „wspólnej obsługi szkół”, o której mowa w art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że Przedszkole Samorządowe w Grodzisku od dnia 1 września 2001 r. do dnia 1 września 2012 r. w praktyce nie funkcjonowało. Dopiero z dniem 1 września 2012 r. utworzony został punkt przedszkolny w Grodzisku w ramach projektu „Arkadia Przedszkolaków. Utworzenie Przedszkola na terenie gminy Grodzisk” współfinansowanego przez UE. W ramach Zespołu Szkół funkcjonuje zaś oddział przedszkolny. Przywołane postanowienia Statutu ZOS nie odzwierciedlają zatem stanu faktycznego.

Wskazania wymaga także, iż w zawartych w regulaminie organizacyjnym podstawach działania ZOS, z racji nieaktualizowania tego dokumentu od czasu jego wprowadzenia w dniu 1 stycznia 2000 r., przywołany jest nieobowiązujący Statut ZOS pochodzący z 1999 r.; poza tym wynika z niego podległość służbowa Pana Kierownika zarządowi gminy, tj. organowi wykonawczemu gminy, który w polskim systemie prawnym funkcjonował do dnia 27 października 2002 r. Regulamin został nadany przez ówczesny Zarząd Gminy Grodzisk. Zgodnie z postanowieniami Statutu obowiązującego od 2008 r. organizację i strukturę funkcjonowania ZOS określa regulamin organizacyjny zatwierdzony przez wójta, zaś ustalenie wewnętrznej organizacji ZOS oraz określenie zakresu czynności, obowiązków i uprawnień pracowników należy do kompetencji kierownika tej jednostki – str. 3-4 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej stwierdzono, że w badanym okresie zakres czynności głównego księgowego ZOS, nadany przez Pana w 2000 r., nie był kompletny w świetle przepisów art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), tj. nie zawierał zapisów dotyczących obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości ZOS, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. W trakcie kontroli zakres czynności głównego księgowego został uzupełniony o brakujące elementy – str. 13 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało, że z regulacji wewnętrznych nie wynika, aby przewidziano prowadzenie kont ksiąg pomocniczych w sposób tradycyjny (ręczny). W praktyce w taki sposób prowadzona jest ewidencja na kontach pomocniczych do wszystkich kont syntetycznych ZOS i Zespołu Szkół (w tym do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” według podziałek klasyfikacji budżetowej) prowadzonych w przy zastosowaniu programu komputerowego, a także ewidencja operacji związanych z wyodrębnionym w Zespole Szkół rachunkiem dochodów i wydatków nimi finansowanych, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 14-15 i 22 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wskazują, że ręcznie prowadzona ewidencja operacji dotyczących wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych (finansowania żywienia w stołówce szkolnej) w świetle obowiązujących przepisów może być traktowana jedynie jako jeden z dzienników częściowych. Wprowadzone w ZS przepisy wewnętrzne określające przyjęte zasady rachunkowości nie przewidywały prowadzenia dzienników częściowych, grupujących operacje według ich rodzaju, ani – co wyżej wskazano – prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji metodą tradycyjną (ręczną). Ponadto zakładowy plan kont Zespołu Szkół nie wymienia kont prowadzonych w ewidencji dotyczącej żywienia (zapisy prowadzono łącznie na 14 kontach). Nie zachowywano w praktyce wymagań stawianych przepisami ustawy o rachunkowości dla dzienników częściowych, ponieważ wbrew przepisowi art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości nie były sporządzane zestawienia obrotów dzienników częściowych za okresy sprawozdawcze. Zestawienia obrotów dzienników częściowych powinny być sporządzane za każdy miesiąc, aby umożliwić realizację dyspozycji art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wymagającego uzgodnienia miesięcznych zestawień obrotów i sald z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Kontrola wykazała, że na podstawie „ręcznej” ewidencji za poszczególne miesiące nie sporządzano też częściowych zestawień obrotów i sald. W sprawozdawczości finansowej łączono dane wynikające z obu ewidencji – dotyczącej działalności finansowanej z rachunku bieżącego i dotyczącej finansowania żywienia; za rok obrotowy sporządzono też łączne zestawienie obrotów i sald obu ewidencji – str. 15-17 protokołu kontroli.

W zakresie wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych stwierdzono też, że środki pieniężne w kwocie 4.135,74 zł pozostające na dzień 31 grudnia 2011 r. na tym rachunku nie zostały przekazane na rachunek budżetu gminy. Naruszono tym samym postanowienia art. 223 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, w myśl których środki pozostające na wyodrębnionym rachunku na dzień 31 grudnia podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu w terminie do 5 stycznia roku następnego. Jako przyczynę tego stanu rzeczy wskazano fakt uwzględnienia niewykorzystanej do końca 2011 r. kwoty 4.135,74 zł w przekazanym przez Wójta w dniu 2 stycznia 2012 r. ostatecznym planie dochodów i wydatków wyodrębnionego rachunku na 2012 r. – str. 25 i 62 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała – poza przedstawionymi – także inne nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., poprzez:

a) niewyodrębnienie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130 w ewidencji ZOS i Zespołu Szkół, co sprzeciwia się zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 22 protokołu kontroli,

b) prowadzenie ewidencji syntetycznej na kontach 130 w księgach rachunkowych ZOS i Zespołu Szkół z naruszeniem zasad określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, przewidujących obowiązek zachowania czystości obrotów, jako warunku zgodności ewidencji analitycznej dochodów i wydatków z obrotami stron Wn i Ma tych kont – str. 23-25 protokołu kontroli,

c) zawieranie w zapisie księgowym tylko jednej daty opisanej jako „Data dok.”, „Data spr.”, „D.zd.gosp”. Z ustaleń kontroli wynika, że wskazana w zapisie księgowym data odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Stosowany sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy – str. 17 protokołu kontroli,

d) pozostawienie poza ewidencją bilansową ZOS operacji dokonanych na rachunku środków depozytowych, dotyczących wpływu w dniach 6 i 19 grudnia 2012 r., za pośrednictwem Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, środków z Funduszu Pracy w łącznej wysokości 30.969,64 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników. Podstawę wpływu środków stanowiła umowa nr 29/2012 zawarta w dniu 23 listopada 2012 r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a gminą Grodzisk. Wyodrębniony dla ZOS rachunek bankowy, ewidencjonowany na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”, wskazano w treści umowy. Ze złożonego przez Pana wyjaśnienia wynika, że powodem pozabilansowego ujęcia operacji było nieujęcie zadań dotyczących zwrotu kosztów kształcenia młodocianych pracowników w planie finansowym ZOS. Należy wskazać, że okoliczność braku uwzględnienia wymienionego zadania w planie finansowym ZOS nie oznacza, iż operacje dotyczące obrotu środkami pieniężnymi mogą zostać pominięte w księgach rachunkowych. Obroty na rachunku w tym zakresie należało wykazać jako sumy do rozliczenia na koncie 139 w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Wskazania wymaga także, iż nieujęcie wpłat i wypłat środków dokonanych z opisywanego rachunku pozostawało w sprzeczności z zasadami funkcjonowania konta 139 określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Obligują one do dokonywania na tym koncie księgowań w sposób zapewniających zachowanie pełnej zgodności zapisów konta 139 w jednostce z księgowością banku. Z kolei art. 24 ust. 2 ustawy wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, tj. w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty – str. 30-32 protokołu kontroli,

e) ujęcie na koncie 310 „Materiały” przedmiotów o łącznej wartości 4.790,60 zł będących środkami trwałymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy, nie zaś składnikami aktywów obrotowych – str. 61 protokołu kontroli.

Badanie faktycznych zasad wykonywania przez ZOS obsługi Zespołu Szkół wykazało, że kontrola dokumentów finansowo-księgowych Zespołu Szkół polega na sprawdzeniu ich przez głównego księgowego pod względem formalno-rachunkowym oraz przez dyrektora Zespołu Szkół pod względem merytorycznym. Zatwierdzanie dowodów księgowych Zespołu Szkół do wypłaty – w odniesieniu do operacji dokonywanych na rachunkach tej jednostki, których obroty są ujmowane na kontach 130-1, 135 i 139 – dokonywane jest zaś przez Pana Kierownika.

W okresie objętym kontrolą ZOS i Zespół Szkół korzystały z usług bankowych na podstawie umowy na obsługę bankową zawartej w dniu 1 października 2011 r. pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Grodzisku a Wójtem (nie stwierdzono, aby Pan oraz dyrektor Zespołu Szkół – będący faktycznymi posiadaczami rachunków bankowych – zawarli odrębne umowy z bankiem). Analiza umowy wykazała, że bank ma prowadzić dla ZOS pięć rachunków bankowych, przy czym w praktyce dwa są wykorzystywane przez ZOS (i objęte ewidencją na kontach 130 i 139), zaś trzy pozostałe, oznaczone jako rachunki ZOS, dotyczą Zespołu Szkół (ich odpowiednikiem w ewidencji są konta 130-1, 139 i 135). Występuje zatem rozbieżność między oznaczeniem przez bank wymienionych trzech rachunków bankowych a stanem faktycznym w zakresie posiadacza rachunku bankowego (jednostki go wykorzystującej). Zgodnie z zawartą umową do składania dyspozycji wykonania usług związanych z realizacją przelewów zleconych przez użytkownika upoważnione są osoby ujęte w Karcie wzorów podpisów, który to dokument wymienia jedynie Pana Kierownika i głównego księgowego ZOS. Z powyższych ustaleń wynika, że dyrektor Zespołu Szkół nie miał możliwości składania dyspozycji operacji na rachunkach bankowych kierowanego przez siebie Zespołu Szkół. W imieniu Zespołu Szkół zlecenia płatnicze do trzech wskazanych rachunków bankowych składał Pan Kierownik.

Stan ten naruszał postanowienia art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Natomiast art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje, że kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej wyłącznie pracownikom jednostki. Przepisy prawa nie przewidują możliwości, aby Pan Kierownik dysponował środkami pozostającymi na rachunkach bankowych obsługiwanych szkół. Nie mieści się to w pojęciu obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, ponieważ brak w ustawie o systemie oświaty regulacji wskazujących na możliwość ograniczenia samodzielności szkoły jako jednostki budżetowej w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej (gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków).

W trakcie kontroli podjęto działania zmierzające do zawarcia przez ZOS i Zespół Szkół umów z bankiem na korzystanie z usług bankowych. Umowy takie zostały podpisane przez Pana i dyrektora Zespołu Szkół w dniu 6 grudnia 2013 r. – str. 26-30, 32-33 protokołu kontroli.

W sferze gospodarki pieniężnej stwierdzono, że wszystkie dyspozycje środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych ZOS i Zespołu Szkół składane w formie dowodu bankowego „polecenie przelewu” zawierają – zamiast podpisów osób upoważnionych – odciśniętą pieczęć „Zespół Szkół 17-315 Grodzisk” lub „Zespół Obsługi Szkół 17-315 Grodzisk”. Powyższe sprzeciwiało się postanowieniom zawartym w przyjętych w obu jednostkach dokumentacjach zasad rachunkowości zobowiązujących do podpisywania dowodów „polecenie księgowania” – str. 32-33 protokołu kontroli.

Nadto kontrola wykazała błędne oznaczanie raportów kasowych Zespołu Szkół jako raportów kasowych ZOS będącego odrębną jednostką prowadzącą księgi rachunkowe. Oznaczenie zgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości powinno wskazywać na Zespół Szkół – str. 33-37 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała brak udokumentowania świadczącego o tym, że warunki korzystania ze stołówki szkolnej oraz stosowana wysokość opłat za posiłki zostały ustalone w trybie art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym dyrektor szkoły, w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę, ustala warunki korzystania ze stołówki oraz wysokość opłat za posiłki – str. 38 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych (str. 55 protokołu kontroli) stwierdzono, iż zasady używania przez pracowników samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych określił Pan zarządzeniem nr 2/2011 z 14 stycznia 2011 r. Sprawdzenie przestrzegania postanowień zarządzenia wykazało, że:

a) w dwóch przypadkach nie zostały udokumentowane wnioski pracowników o odbycie podróży samochodem prywatnym,

b) wnioski objęte kontrolą nie zawierały informacji na temat pojemności skokowej silnika pojazdów wykorzystanych do odbycia podróży służbowych, uniemożliwiając weryfikację prawidłowości zastosowanych stawek za kilometr przebiegu.

W kontrolowanej jednostce nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. zamówień do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny były być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Z protokołu kontroli nie wynika, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieregulowana w formie pisemnej) była w tym zakresie stosowana – str. 56 protokołu kontroli.

Ustalono, że faktyczne władanie nieruchomościami przez Zespół Szkół nie ma formalnego umocowania w decyzjach Wójta ustanawiających trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej – str. 59 protokołu kontroli. Na konieczność wydania decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Zespołu Szkół wskazałem Wójtowi Grodziska w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową ZOS jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Kierowniku, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową obsługiwanego Zespołu Szkół spoczywa na jego dyrektorze, stosownie do przywołanych regulacji prawnych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu ustalenia wewnętrznej organizacji ZOS w oparciu o regulamin organizacyjny dostosowany do obowiązującego stanu prawnego.

2. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ZOS poprzez wskazanie kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych prowadzonych metodą tradycyjną (bez wykorzystania programu komputerowego).

3. Wskazanie dyrektorowi Zespołu Szkół na konieczność aktualizacji obowiązującej w kierowanej przez niego jednostce polityki rachunkowości przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, a w szczególności poprzez:

a) wskazanie kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych prowadzonych metodą tradycyjną,

b) wskazanie na prowadzenie dzienników częściowych dla operacji finansowanych z rachunku bieżącego i wyodrębnionego rachunku dochodów („żywienia”) oraz uwzględnienie przyjętych metod prowadzenia tych dzienników (komputerowa, tradycyjna „ręczna”),

c) uwzględnienie w zakładowym planie kont Zespołu Szkół kont stosowanych do ewidencji operacji związanych z wyodrębnionym rachunkiem dochodów, mając na uwadze, że ewidencja „żywienia” stanowi element ksiąg Zespołu Szkół (dziennik częściowy), a nie odrębne księgi rachunkowe.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ZOS i Zespołu Szkół, poprzez:

a) wyodrębnienie w ramach konta 130 subkont dochodów i wydatków,

b) sporządzanie comiesięcznych zestawień obrotów prowadzonych dzienników częściowych oraz zestawień obrotów i sald obejmujących wszystkie konta księgi głównej prowadzone w poszczególnych dziennikach częściowych,

c) prowadzenie ewidencji na koncie 130 z zachowaniem zasady czystości obrotów,

d) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

e) ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich operacji pieniężnych dokonywanych na rachunkach jednostki,

f) opatrywanie  raportów kasowych, jako dowodów księgowych, nazwą jednostki, której faktycznie dotyczą,

g) wyksięgowanie z konta 310 wartości przedmiotów posiadających cechy aktywów trwałych i ujęcie ich na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”.

5. Zaniechanie przez Pana Kierownika zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych obsługiwanego Zespołu Szkół.

6. Opatrywanie dowodów „polecenie przelewu” stosownymi podpisami wymaganymi przepisami wewnętrznymi ZOS i Zespołu Szkół.

7. Wskazanie Dyrektorowi Zespołu Szkół na obowiązek ustalenia warunków korzystania ze stołówki szkolnej oraz wysokości opłat za posiłki w porozumieniu z Wójtem Grodziska.

8. Odprowadzanie na rachunek budżetu, w terminie do 5 stycznia, środków pieniężnych pozostających na dzień 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów obsługiwanego Zespołu Szkół, jak tego wymaga art. 223 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

9. W zakresie wydatków ponoszonych na podróże służbowe:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie składanych przez pracowników wniosków,

b) egzekwowanie, aby we wnioskach pracowników o wyrażenie zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym wskazywano pojemność skokową silnika pojazdu wymaganą zarządzeniem wewnętrznym.

10. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Grodzisk

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 20 stycznia 2014 roku, do organu wykonawczego:

      Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie listopad-grudzień 2013 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Obsługi Szkół w Grodzisku. Ustalenia kontroli zawarto w protokole kontroli, podpisanym 30 grudnia 2013 r. przez kierownika ZOS przy udziale głównego księgowego. Opis stwierdzonych nieprawidłowości zawarty jest w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do kierownika ZOS, którego egzemplarz przekazuję Panu Wójtowi.

Analiza zagadnień dotyczących organizacji Zespołu Szkół w Grodzisku obsługiwanego przez ZOS wykazała, że Zespół Szkół od dnia jego utworzenia (1 września 2012 r.) nie posiada statutu. W uchwale Nr XXII/136/02 Rady Gminy Grodzisk z dnia 28 czerwca 2002 r. w sprawie utworzenia Zespołu Szkół z jednej strony postanowiono, że statut zostanie nadany odrębną uchwałą Rady (§ 4), zaś z § 3 uchwały wynika, że organizację i zasady funkcjonowania Zespołu Szkół określają statuty poszczególnych szkół i przedszkola. Należy wskazać, że obowiązek nadania przez Radę Gminy statutu Zespołowi Szkół – jako jednostce budżetowej – wynikał z przepisów art. 20 ust. 2 oraz 238 ust. 3 poprzednio obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Następnie przepisy art. 105 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1241 ze zm.) zawierały wymóg, aby jednostkom budżetowym nieposiadającym statutów organy stanowiące nadały statuty w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (ustawowy termin nadania statutów upłynął w dniu 30 czerwca 2010 r.). Obowiązek działania jednostki budżetowej na podstawie statutu określa też art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).

W związku ze stwierdzonym stanem faktycznym niezbędne jest przedłożenie przez Pana Wójta Radzie Gminy Grodzisk projektu statutu Zespołu Szkół w Grodzisku.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku