Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 kwietnia 2013 roku (znak: RIO.I.6002-2/13), o treści jak niżej:

Pani

Alicja Halicka-Pochodowicz

                                                                                  Dyrektor Zespołu Szkół w Mońkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Mońkach za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne dotyczące funkcjonowania Zespołu Szkół i jednostek oświatowych obsługiwanych przez Zespół, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Z ustaleń kontroli dotyczących zasad wykonywania przez badaną jednostkę obsługi finansowo-księgowej Szkoły Podstawowej w Boguszewie i Szkoły Podstawowej w Kuleszach wynika, że stosowane regulacje składające się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, w tym zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w obsługiwanych jednostkach, zostały wprowadzone w części przez Panią Dyrektor (polityka rachunkowości oraz zasady funkcjonowania kontroli zarządczej) a w części przez poprzedniego dyrektora Szkoły (regulacje z lat 1996-1997 określające zasady obiegu i kontroli dokumentów, zasady przeprowadzania inwentaryzacji, zasady gospodarki kasowej – powołujące się na nieobowiązujące od 1995 r. przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad rachunkowości). Dyrektorzy obsługiwanych szkół nie określili przyjętej polityki rachunkowości, nie wprowadzali też innych regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej kierowanych przez siebie jednostek. Stan ten jest sprzeczny z obowiązującym od 22 kwietnia 2009 r. brzmieniem art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem, w ramach wykonywania obsługi administracyjnej i finansowej szkół mieści się wykonywanie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). Okoliczność obsługiwania szkół przez inną jednostkę nie zwalnia zatem dyrektorów szkół z określenia przyjętych zasad rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Ponadto z treści art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.) wynika, że do kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych należy powinność zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Procedury kontroli winny być zatem ustanawiane przez dyrektorów poszczególnych szkół (z uwzględnieniem celów i zadań tych jednostek), a także Panią, jako Dyrektora Zespołu. Zarówno w szkołach, jak i w Zespole, powinny zostać uregulowane zasady obiegu i kontroli dokumentów adekwatne do procesów składających się na gospodarkę finansową poszczególnych jednostek, zaś w Zespole odnosić się – poza dokumentami dotyczącymi tej jednostki – także do wszystkich innych dokumentów, które wpływają do Zespołu z uwagi na prowadzenie obsługi księgowej szkół.

Przywołany wyżej przepis art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty wskazuje, że wykonywanie wspólnej obsługi polega m.in. na prowadzeniu dla obsługiwanych jednostek ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych (poprzez odesłanie do art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nie zwalnia zatem z obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek budżetowych, jako podmiotów zobowiązanych do stosowania zasad określonych ustawą o rachunkowości. Księgi rachunkowe dla poszczególnych szkół nie zostały wyodrębnione. Dane ewidencyjne dotyczące poszczególnych jednostek budżetowych ujmowane są we wspólnych księgach i są wyodrębniane jedynie analitycznie (w zakresie wydatków, środków trwałych i operacji na wyodrębnionym rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych – wspólnym dla wszystkich trzech szkół). W efekcie brak danych do sporządzenia jednostkowych sprawozdań finansowych szkół oraz sprawozdań budżetowych w zakresie dochodów, należności i zobowiązań (jak ustalono dane do sprawozdań poszczególnych szkół wybierane są „ręcznie”). W związku z tym ustaleniem pozostaje ponadto fakt realizacji wydatków obsługiwanych jednostek i Zespołu z jednego rachunku bieżącego. W konsekwencji dyrektorzy obsługiwanych jednostek nie dysponują fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w ich planach finansowych. Potwierdzają to także ustalenia kontroli w zakresie autoryzacji dokumentów dotyczących poszczególnych szkół. Wykazała ona, że w praktyce dokumenty obsługiwanych szkół autoryzuje Pani Dyrektor. Kierownicy obsługiwanych jednostek składają na dowodach jedynie adnotacje o zatwierdzeniu pod względem merytorycznym. Zatwierdzanie przez Panią Dyrektor dokumentów finansowo-księgowych szkół do wypłaty jest sprzeczne z ogólną zasadą odpowiedzialności kierownika jednostki (dyrektora szkoły) za gospodarkę finansową kierowanej jednostki, wyrażoną w art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika każdej jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność dyrektora szkoły w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty – str. 6-8 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień składających się na organizację wewnętrzną jednostki wykazała uchybienia polegające na nieustaleniu w formie pisemnej zastępstw pracowników w czasie ich nieobecności. Kwestia określenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki oraz ustalenia osób odpowiedzialnych za wykonywanie zadań podczas nieobecności poszczególnych pracowników. Wskazówki w tym zakresie zawierają standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 7 protokołu kontroli.

Analiza regulacji składających się na procedury kontroli zarządczej wykazała niedostateczne uregulowanie zagadnień związanych z gromadzeniem dochodów z najmu pomieszczeń. Przejawia się to brakiem formalnego wskazania stosowanych w tym zakresie dokumentów (w praktyce za najem pomieszczeń wystawiano rachunki), zasad ich tworzenia i obiegu w jednostce oraz wykonywania kontroli wewnętrznej (co przejawiało się m.in. brakiem podpisu wystawiającego rachunki) – str. 23 i 46  protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że zarówno w Zespole, jak i obsługiwanych jednostkach nie zostały opracowane procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Analiza okazanej dokumentacji nie wykazała, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieregulowana w formie pisemnej) w tym zakresie była stosowana – str. 36-37 protokołu kontroli.

Regulacje wewnętrzne nie wskazują także terminu odprowadzania pobranych dochodów z tytułu żywienia w stołówce szkolnej na wyodrębniony rachunek dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych. Kontrola kwot pobranych na kwitariusze z bankowymi dowodami wpłat wykazała, że zebrane dochody odprowadzano na rachunek bankowy kilka, a nawet kilkanaście dni później niż przyjęcie wpłaty – str. 14-15 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała brak postanowień odnoszących się do zasad prowadzenia gospodarki magazynowej. Po pierwsze należy wskazać na konieczność formalnego dokonania przez Panią Dyrektor wyboru metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, jak tego wymaga art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z ustaleń zawartych na str. 48-49 protokołu kontroli wynika, że stosowane w praktyce zasady ewidencjonowania artykułów żywnościowych w Zespole i opału w obsługiwanych szkołach –na koncie 310 „Materiały” w momencie zakupu – oraz odnoszenia w koszty wartości zużytych aktywów obrotowych odpowiednio na koniec każdego miesiąca oraz na koniec okresu grzewczego i na koniec roku, nie zostały formalnie ustalone. Ponadto z regulacji wewnętrznych nie wynikają zasady dokumentowania i kontroli obrotu magazynowego.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), wykazało następujące nieprawidłowości i uchybienia:

a) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzano z pominięciem sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz obrotów za okres sprawozdawczy, tj. elementów wymaganych przepisem art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy – str. 10  protokołu kontroli,

b) na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” zaewidencjonowano nadpłacone wobec ZUS składki w wysokości 1.449,59 zł, pomimo braku takiej operacji w wyciągu bankowym (faktycznie poniesione wydatki były niższe o tę kwotę). W związku z brakiem wpływu środków na rachunek bankowy zaliczenie ich do dochodów 2012 r. było bezpodstawne. Zapis księgowy został dokonany z naruszeniem zasady, w myśl której zapisów na koncie 130 należy dokonywać na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem – str. 22 protokołu kontroli,

c) do ksiąg rachunkowych września 2012 r. nie wprowadzono niektórych faktur dotyczących tego miesiąca, a opłaconych w październiku 2012 r. W związku z tym na koniec września na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” nie ujęto zobowiązań w kwocie 4.840,30 zł. Zaniechanie księgowania zobowiązań naruszyło przepis art. 20 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania podlegają wykazaniu w sprawozdaniach Rb-28S sporządzanych za miesiące kończące kwartał – str. 19 protokołu kontroli,

d) do konta 201 wykorzystywanego do ujmowania rozrachunków z tytułu czynszów za najem pomieszczeń szkolnych (gromadzonych na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych) nie prowadzono ewidencji pomocniczej według poszczególnych kontrahentów. Stosownie do art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy dla rozrachunków z kontrahentami należy prowadzić konta ksiąg pomocniczych, które zgodnie ze wskazaniem art. 16 ust. 1 ustawy powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zgodnie z opisem kont zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według kontrahentów – str. 10-11 i 46-47 protokołu kontroli,

e) zwrot środków pozostających na wydzielonym rachunku bankowym dochodów na koniec 2012 r. w wysokości 85,87 zł błędnie zaksięgowano przy użyciu konta 222 „Rozliczenie z tytułu dochodów budżetowych” oraz wykazano jako dochód w sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. W trakcie kontroli dokonano przeksięgowania kwoty 85,87 zł z konta 222 na konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” oraz sporządzono korektę sprawozdania Rb-27S oraz sprawozdania Rb-34S, w którym po korekcie zwrot został uwzględniony jako wydatek w par. 2400 „Wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej” – str. 17 protokołu kontroli,

f) zapisy księgowe dokonane w księdze inwentarzowej do konta 011 „Środki trwałe” nie zawierały numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych (faktur, rachunków, protokołów przejęcia), co sprzeciwia się przepisom art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy (numerem identyfikacyjnym dowodu księgowego jest jego oznaczenie identyfikacyjne, które nadaje mu wystawca) – str. 55-56 protokołu kontroli,

g) nieoznaczenie środków trwałych w ewidencji analitycznej symbolami klasyfikacyjnymi ustalonymi rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622). Oznaczenie środków trwałych według klasyfikacji jest niezbędne m.in. dla właściwego naliczenia amortyzacji. W ewidencji nie ujęto także numerów inwentarzowych (konsekwencją nieoznakowania środków trwałych numerami inwentarzowymi było pomięcie tych numerów w arkuszach spisowych dokumentujących przeprowadzenie inwentaryzacji). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011 ewidencja analityczna prowadzona do tego konta powinna umożliwiać m.in. należyte obliczenie amortyzacji. Numery inwentarzowe stanowią natomiast element umożliwiający jednoznaczną identyfikację środków trwałych, co ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych (art. 27 ustawy) – str. 55-56 protokołu kontroli,

h) dokonywanie w raportach kasowych zbiorczych zapisów dotyczących przyjmowanych wpłat za obiady, na podstawie sporządzonych przez kasjera dowodów wpłat za okres kilku dni. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych w innym dniu, niż dzień dokonania wpłaty, stanowi naruszenie zasady bieżącego prowadzenia księga rachunkowych wyrażonej w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy – str. 14-15 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość realizacji obowiązków sprawozdawczych stwierdzono niezgodność pomiędzy sprawozdaniami Rb-28S Zespołu i obsługiwanych szkół a ewidencją księgową w zakresie sumy zobowiązań, na łączną kwotę 535,17 zł. W sprawozdaniach wykazano kwotę 473.527,81 zł, zaś z zestawienia obrotów i sald wynikały zobowiązania w wysokości 472.992,64 zł. W wyjaśnieniu główny księgowy wskazał, że rozbieżność związana była z zaksięgowaniem zobowiązań z tytułu składek ZUS w niewłaściwej wysokości, co skorygowano w trakcie kontroli. Z datą 21 lutego 2013 r. sporządzono także korekty rocznych sprawozdań Rb-28S wszystkich szkół dostosowujące ich dane do ewidencji księgowej. Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych; kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co wynika z § 9 ust. 2 rozporządzenia – str. 18 protokołu kontroli.

W zakresie planowania budżetowego stwierdzono, że Pani Dyrektor oraz dyrektorzy obsługiwanych szkół nie sporządzili projektów planów finansowych na 2012 r., co należy wiązać z zaniechaniem przekazania przez Burmistrza Moniek informacji niezbędnych do ich opracowania, o której mowa w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Przywołany przepis stanowi, że w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Kierownicy jednostek mają natomiast obowiązek sporządzenia projektów planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości polegającej na nieprzekazywaniu kierownikom podległych jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych zostały przekazane odrębnym pismem Burmistrzowi Moniek – str. 20 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ustalania, pobierania i ewidencji dochodów realizowanych na rzecz budżetu gminy stwierdzono, że kontrolowana jednostka wynajmuje pomieszczenie z przeznaczeniem na sklepik szkolny na podstawie umów zawieranych na okres dwóch lat, począwszy od września 2009 r. – str. 22-23 protokołu kontroli. W związku z tym, iż w momencie zawarcia we wrześniu 2011 r. kolejnej umowy na okres dwuletni łączny czas trwania najmu z jednym najemcą przekroczył 3 lata, jej zawarcie powinno być poprzedzone uzyskaniem zgody organów gminy na podstawie art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Przywołany przepis stanowi, że jednostka organizacyjna ma prawo do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat. Natomiast gdy umowa zostaje zawarta na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, wymagana jest zgoda tych organów. Zgoda jest wymagana także wówczas, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

Z ustaleń kontroli wynika, że części dochodów w łącznej wysokości 2.580 zł z tytułu najmu pomieszczenia na sklepik nie zaliczono do dochodów budżetu gminy Mońki – co miesiąc od czynszu ustalonego w kwocie 300 zł odprowadzano jedynie 85 zł. Pozostałe wpływy traktowane były jako zwroty wydatków. Z kolei z wpłat za najem mieszkania w szkole w Kuleszach wynoszącego 290,27 zł do budżetu gminy odprowadzano kwotę 61,83 zł miesięcznie (ustalaną jako suma czynszu 44,10 zł i amortyzacji pieca c.o. 17,73 zł). Pozostałe wpływy dotyczące kosztów c.o. oraz wywozu nieczystości ewidencjonowano jako zwroty wydatków (łącznie w 2012 r. wyniosły one 2.741,28 zł). O ile za zasadne można uznać przyjmowanie jako zwrotów wydatków kwot odpowiadających wydatkom poniesionym przez szkoły na ogrzewanie lokali najemców i wywóz nieczystości, o tyle w przypadku najmu sklepiku z umowy nie wynika, w jakiej wysokości wnoszone przez najemcę wpływy stanowią czynsz, a w jakiej zwrot kosztów zużytych przez najemcę mediów. Zaniechanie ewidencjonowania wpływów z czynszu za najem sklepiku w całości jako dochodów budżetowych nie znajdowało uzasadnienia w treści umowy najmu oraz wypaczało wysokość faktycznych wydatków i kosztów Zespołu. Naruszało także podstawową zasadę gospodarki finansowej jednostek budżetowych, określoną w art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl której jednostki budżetowe pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu, a wydatki pokrywają bezpośrednio z budżetu – str. 22-23 protokołu kontroli.

W zakresie najmu lokalu mieszkalnego w Szkole Podstawowej w Kuleszach ustalono, że począwszy od zawarcia w dniu 9 marca 2000 r. umowy do dnia kontroli od najemcy pobierano należność z tytułu czynszu w wysokości 44,10 zł miesięcznie (1,05 zł za m² powierzchni mieszkania). Należy wskazać, że stawka czynszu została ustalona z pominięciem postanowień kolejnych zarządzeń Burmistrza Moniek w sprawie ustalenia stawek czynszu za lokale mieszkalne, podejmowanych na podstawie art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), pomimo, że jak wynika z art. 27 ust. 1 tego aktu, ustawa znajduje zastosowanie także do stosunków prawnych powstałych przed dniem jej wejścia w życie, zaś lokal znajdujący się w szkole wchodzi w skład mieszkaniowego zasobu gminy (art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy). Od 1 grudnia 2011 r. stawka podstawowa wynosiła 3,40 zł za 1m², zaś od 1 listopada 2012 r. 3,74 zł za 1m² powierzchni lokalu. Przyjęcie przez kontrolującego wskazanych danych w zakresie stawek czynszu prowadzi do wniosku, że należność od najemcy w okresie objętym kontrolą powinna wynosić 142,80 zł oraz 157,08 zł (od 1 listopada 2012 r.) – str. 24-25 protokołu kontroli. W piśmie skierowanym do Burmistrza Moniek wskazałem na brak podstaw do wyłączania zasad ustalania czynszu określonych przywołaną ustawą w stosunku do najmu lokali mieszkalnych położonych w szkołach.

         Kontrola wydatków z tytułu wynagrodzeń nauczycieli wykazała nieprawidłowość, w świetle przepisów ustawy Karty Nauczyciela, polegającą na otrzymywaniu przez Panią Dyrektor dodatku funkcyjnego z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu – str. 28-29 protokołu kontroli. Ustalono, że podstawą otrzymywania dodatku były pisma Wicedyrektora Zespołu z dnia 9 września 2011 r. i 31 października 2012 r. dotyczące powierzenia Pani funkcji opiekuna stażu dla nauczyciela w okresie od 1 września 2011 r. do 31 maja 2012 r.(dodatek w wysokości 51 zł) oraz w okresie od 1 września 2012 r. do 31 maja 2013 r. (dodatek w wysokości 52,94 zł). Każde z okazanych pism zawiera informację, że powierzenie funkcji opiekuna stażu nastąpiło na podstawie ustawy Karta Nauczyciela oraz § 3 ust. 8 pkt 3 załącznika nr 1 do uchwały Nr XXXII/175/09 Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 8 kwietnia 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość stawek i szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków…, zgodnie z którym nauczycielom, którym powierzono funkcję opiekuna stażu przysługuje dodatek w 2% wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela mianowanego z wyższym wykształceniem magisterskim, z przygotowaniem pedagogicznym, określonego w rozporządzeniu. W świetle powyższych pism należy zakwestionować przede wszystkim fakt otrzymania przez Panią dodatku w miesiącach czerwiec-sierpień 2012 r. na łączną kwotę 153 zł, w którym to okresie nie pełniła Pani funkcji opiekuna stażu. Poza tym należy zauważyć, że postanowienia art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela uniemożliwiają, aby opiekunem stażu w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego był nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze lub dyrektor szkoły. Stanowią one, że nauczycielowi stażyście i nauczycielowi kontraktowemu odbywającemu staż dyrektor szkoły przydziela spośród nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych opiekuna, z tym że, w przedszkolach, szkołach i placówkach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2, opiekunem nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego może być również nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze. Wyraźnie oddzielenie funkcji pełnionych w procesie awansu zawodowego nauczyciela przez dyrektora szkoły i opiekuna stażu wynika zarówno z przepisów Karty Nauczyciela, jak i rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz. U. Nr 260, poz. 2593 ze zm.). Wskazania wymaga ponadto, iż powierzenie Pani funkcji opiekuna stażu przez Wicedyrektora Zespołu pozostawało w sprzeczności z art. 7 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), zgodnie z którymi to Burmistrz wykonuje czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do Pani Dyrektor jako kierownika gminnej jednostki organizacyjnej.

         Łącznie w okresie od września 2011 r. do grudnia 2012 r. wypłacono Pani Dyrektor dodatki za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 823,76 zł mimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa, w tym 153 zł w okresie, w którym według okazanej dokumentacji funkcji takiej Pani nie pełniła.

Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono ponadto, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowana przez Panią Dyrektor i wicedyrektora wskazanego w protokole kontroli przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Według arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2012/2013, zatwierdzonego przez Burmistrza Moniek liczba godzin ponadwymiarowych Pani Dyrektor wynosiła 6,5 godziny, zaś zastępcy 9 godzin. W przyjętej do kontroli próbie stwierdzono, że średnia godzin ponadwymiarowych realizowanych w praktyce przez Panią Dyrektor wynosiła 6,5 godziny, Wicedyrektor realizował zaś średnio po 7 godzin ponadwymiarowych tygodniowo. Zgodnie z uchwałą Nr XXXI/204/06 Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 30 marca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach i przedszkolach prowadzonych przez gminę Mońki oraz szczegółowych zasad zwalniania od obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych Pani Dyrektor obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 3 godzin tygodniowo, a zastępcom do 7 godzin tygodniowo. Z postanowień przywołanej uchwały wynikało ponadto, że dyrektor i wicedyrektor może wykonywać pracę w godzinach ponadwymiarowych w wymiarze nie przekraczającym 6 godzin tygodniowo, chyba że z planów nauczania wynika potrzeba przydzielenia większej liczby godzin.

Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że przyznanie Pani Dyrektor godzin ponadwymiarowych w ilości 6,5 godzin tygodniowo, zaś wicedyrektorowi 9 godzin nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony Pani wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 13 (faktycznie wynosił 3), zaś w odniesieniu do wicedyrektora realizacja 9 godzin ponadwymiarowych byłaby możliwa przy wymiarze godzin nie niższym niż 18 godzin (faktycznie wymiar wynosił 7). Stosując obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 3 godzin, liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 2, zaś obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 7 godzin może maksymalnie wynosić 4 godziny (po zaokrągleniach) – str. 29-30 protokołu kontroli.

Odrębnym pismem zwróciłem się do Burmistrza o podjęcie działań w celu wykreślenia przywołanego wyżej zapisu uchwały dopuszczającego możliwość realizacji przez dyrektora i wicedyrektorów godzin ponadwymiarowych w liczbie przekraczającej ½ obowiązkowego wymiaru godzin, a także o wzmożenie nadzoru w zakresie liczby godzin ponadwymiarowych przewidywanych w arkuszach organizacyjnych szkół dla nauczycieli na stanowiskach kierowniczych w stosunku do obowiązującego ich wymiaru godzin.

         W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi ustalono, że w okresie objętym kontrolą pracownicy zatrudnionej na stanowisku starszego referenta wypłacany był „dodatek specjalny (za prowadzenie kasy)” w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego, tj. w kwocie 272,10 miesięcznie. W kontrolowanym okresie wypłata dodatku następowała na podstawie pisma z 12 listopada 2012 r. (z mocą obowiązującą od 1 stycznia tego roku), w którym nie wskazała Pani okresu, w jakim będzie on wypłacany. Z ustaleń kontroli wynika, że wymieniona osoba otrzymuje dodatek za prowadzenie kasy (określany jako specjalny) nieprzerwanie od 1991 r. Należy wskazać, że obowiązujące przepisy dotyczące wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nie przewidują składnika wynagrodzenia w postaci dodatku za prowadzenie kasy. Dodatek specjalny specyfikuje zaś przepis art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, według którego może zostać on przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzeni jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenie zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego – str. 31-32 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy zapisów na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” ustalono, że przelewu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dokonano z naruszeniem obowiązujących terminów. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.), równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Faktycznie do 31 maja 2012 r. nie przekazano żadnych środków, zaś do 30 września przekazano na rachunek kwotę 103.807,80 zł (65% rocznego odpisu). Brakującą kwotę w wysokości 49.693,20 zł przelano w dniu 31 grudnia 2012 r. – str. 35-36 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała ponadto, że odpis na 4 emerytowanych nauczycieli wynoszący 2.749,76 zł został obliczony przez pracowników Urzędu Miejskiego w Mońkach i przekazany z rachunku bankowego Urzędu bezpośrednio na rachunek bankowy ZFŚS funkcjonujący przy Zespole Szkół. Nie stanowił on w efekcie wydatku i kosztu Zespołu będącego pracodawcą zobowiązanym do dokonania odpisu. Na gruncie przepisów art. 53 ust. 3 Karty Nauczyciela, odpisy dla trzech grup – nauczycieli czynnych, nauczycieli emerytów oraz pozostałych pracowników szkoły – stanowią jeden fundusz w szkole. Z kolei z przepisów art. 5 ust. 8a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wynika, że odpisy i zwiększenia u pracodawcy tworzą jeden fundusz. Zgodnie zaś z brzmieniem art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, środkami funduszu administruje pracodawca (w przypadku szkoły jej dyrektor), do którego obowiązków należy przede wszystkim utworzenie funduszu w danym roku kalendarzowym i przekazanie na rachunek bankowy funduszu równowartości naliczonych na dany rok odpisów. Na niezasadność ponoszenia wydatków na ten cel z planu finansowego Urzędu Miejskiego zwróciłem uwagę Burmistrzowi Moniek w odrębnym piśmie – str. 36 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku 5 zbadanych podróży, dla których jako środek lokomocji wskazano PKP lub PKS, pracownicy nie załączyli dokumentów (rachunków) potwierdzających wydatki. Obowiązek ich załączenia regulowały do 28 lutego 2013 r. przepisy § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Przewiduje ono także obowiązek załączania przez pracownika do rozliczenia kosztów podróży dokumentów, w szczególności rachunków, faktur lub biletów potwierdzających poszczególne wydatki (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). W obecnym stanie prawnym w sytuacji, w której przedstawienie (a nie jak do tej pory uzyskanie) dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Ponadto stwierdzono, że jedna delegacja nie zawierała daty przedłożenia jej do rozliczenia. Uniemożliwiło to ustalenie, czy delegowany wywiązał się z nałożonego przepisami § 8a ust. 2 rozporządzenia (obecnie § 5 ust. 1) obowiązku przedłożenia rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży – str. 38-39 protokołu kontroli.

Analiza realizacji planu wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków z nich finansowanych, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, wykazała przypadek dokonania wydatku w kwocie 13.000 zł mimo braku limitu w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej planu finansowego. Przekroczenie związane było z opłatą w dniu 27 grudnia 2012 r. faktury z tego samego dnia za zakup kotła warzelnego. Wysokość i cel poniesienia wydatku, a także jego ujęcie w ewidencji księgowej (Wn 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje) – Ma 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”) przesądzają, że posiadał on cechy wydatku inwestycyjnego, zaś w planie nie przewidziano limitu na realizację wydatków majątkowych. Wydatek został nieprawidłowo sklasyfikowany jako wydatek bieżący w rozdz. 80148 „Stołówki szkolne i przedszkolne”, par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” (limit wydatków w tej podziałce zwiększyła Pani decyzją z 21 grudnia 2012 r.), zamiast w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”, jak tego wymagają zasady określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Zastosowanie błędnej podziałki klasyfikacji budżetowej (potwierdzone przez głównego księgowego w pisemnym wyjaśnieniu) spowodowało, że stwierdzony stan faktyczny wypełniający znamiona dokonania wydatku mimo braku limitu w planie finansowym nie został uwidoczniony w sprawozdaniu Rb-34S.

Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) plany dochodów i wydatków nimi finansowanych, o których mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, ujęte w uchwale budżetowej stanowią prognozę gromadzonych dochodów, a w zakresie wydatków – nieprzekraczalny limit. Ogólną zasadę dokonywania wydatków budżetowych w granicach limitów określonych w planie finansowym wyrażają przepisy zawarte w art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Nadto wskazania wymaga, że zgodnie z przepisami załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… dochody gromadzone przez jednostki budżetowe na wydzielonym rachunku wykorzystane na finansowanie inwestycji należy ujmować zapisem Wn 740 „Dotacje i środki na inwestycje” – Ma 800 „Fundusz jednostki” – str. 44 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono ponadto, że zakup książek na kwotę 204,60 zł został błędnie ujęty w par. 3020 „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”, zamiast w par. 4240 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” – str. 43 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania dochodów z tytułu wpłat za żywienie w stołówce szkolnej w 2012 r. (gromadzonych na wyodrębnionym rachunku) stwierdzono, że dochody z tego tytułu wyniosły 135.961,31 zł (par. 083 „Wpływy z usług”), zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych ukształtowały się na poziomie 111.277,39 zł (par. 4220 „Zakup środków żywności”). Na sumę dochodów, jak wynika z ustaleń kontroli, składała się kwota 11.984,40 zł obliczona jako iloczyn liczby obiadów wydanych pracownikom w 2012 r. – 6.658 szt. i zwiększonej stawki za obiady ustalonej dla pracowników Zespołu w stosunku do opłaty przewidzianej dla uczniów (o 1,80 zł). Z danych uzyskanych w wyniku odjęcia kwoty 11.984,40 zł od sumy uzyskanych dochodów wynika, że dochody z tytułu żywienia, niewykorzystane na wydatki związane z zakupem artykułów żywnościowych, wyniosły 12.699,52 zł. Powyższe świadczy o naruszeniu regulacji art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty odnoszącej się do kwestii odpłatności uczniów za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej. Zgodnie z jej treścią, opłaty uczniów za korzystanie z posiłków powinny być kalkulowane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. wsadu do kotła. Do opłaty pobieranej za posiłek ucznia nie wlicza się pozostałych kosztów przygotowania posiłku, czyli wynagrodzeń pracowników stołówki i składek od nich naliczanych oraz kosztów utrzymania stołówki. Podkreślenia wymaga, że z okazanej w trakcie kontroli kalkulacji opłaty od uczniów na 2012 r. wynikała stawka w wysokości 2,37 zł za obiad (skalkulowana na podstawie średniej ceny obiadu w 2011 r. i zakładanego wzrostu cen towarów i usług na 2012 r.), którą ostatecznie zwiększono do wysokości 2,70 zł argumentując to przyjęciem analogicznej opłaty w innej szkole podstawowej na terenie gminy Mońki oraz planowaną zmianą jadłospisu (jego urozmaiceniem). W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa wskazała, iż wykonanie za 2012 r., tj. cena jednego posiłku wyniosła przeciętnie tylko 2,37 zł, pomimo wykonania zmiany jadłospisu. Świadczy to o pobieraniu od uczniów opłaty za obiady w kwocie wyższej niż koszty „wsadu do kotła”.

Poza tym wskazania wymaga, że odpłatność za obiady wydawane przez stołówkę w 2012 r. w wysokości 2,70 zł od uczniów i 4,50 zł od pracowników Zespołu ustalona została przez Panią Dyrektor pismem, w którym odwołała się Pani do nieobowiązującej od 23 sierpnia 2008 r. uchwały Nr XX/102/08 Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie ustalenia zasad i wysokości opłat za korzystanie ze stołówek szkolnych zorganizowanych w szkołach prowadzonych przez Gminę Mońki. W aktualnym stanie prawnym, jak stanowią przepisy art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Nie okazano pisemnego udokumentowania porozumienia w tej kwestii – str. 42-43 i 49-51 protokołu kontroli.

Badanie wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury wykazało, że ostatnia inwentaryzacja tą metodą została przeprowadzona w 2008 r., na podstawie zarządzenia nr 13/07 Pani Dyrektor z dnia 27 listopada 2008 r. Według tego zarządzenia inwentaryzacją należało objąć środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz zbiory biblioteczne. Na podstawie okazanych arkuszy spisowych ustalono, że dokonano inwentaryzacji składników majątkowych ewidencjonowanych na kontach 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z ustaleń kontroli wynika, że spisem z natury nie objęto środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 011, a także zbiorów bibliotecznych ujętych na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” (podlegających zaliczeniu na gruncie przepisów ustawy o rachunkowości do zasobów majątkowych mających charakter środków trwałych podlegających spisowi z natury). Stosownie do postanowień art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Stwierdzono, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 została przeprowadzona według stanu na wrzesień 2000 r. Spisu z natury zbiorów bibliotecznych nie przeprowadzono co najmniej od 2000 r., tj. od czasu objęcia przez Panią funkcji Dyrektora. W dniu rozpoczęcia kontroli (14 stycznia 2013 r.) wydała Pani zarządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. w terminie od 21 stycznia do 21 lutego 2013 r. Na dzień zakończenia czynności kontrolnych (26 lutego 2013 r.) spis z natury nie został zakończony, co uzasadniła Pani trudnościami kadrowymi (zwolnienia lekarskie pracowników) i problemami organizacyjnymi.

W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano, że nieuwzględnienie w spisie podczas inwentaryzacji przeprowadzonej w 2008 r. środków trwałych było wynikiem omyłki; „stan zbiorów bibliotecznych został ustalony na dzień 30 listopada 2008 r. poprzez uzgodnienie konta księgowego z księgami inwentarzowymi biblioteki szkolnej”. Należy dodać, iż w § 7 ust. 3 instrukcji inwetaryzacyjnej przewidziano tzw. uproszczony spis z natury książek, czasopism i innego wyposażenia – przez wyrywkowe porównanie zapisów w księdze inwentarzowej ze stanem faktycznym, którego przeprowadzenie powinno być potwierdzone podpisem osób prowadzących to porównanie. W przywołanych uregulowaniach wewnętrznych nie określono jednakże częstotliwości przeprowadzania „uproszczonego” spisu z natury zbiorów bibliotecznych; nie stwierdzono ponadto, aby był on stosowany w praktyce – str. 54-56 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Część nieprawidłowości wynika z niewłaściwych działań organu prowadzącego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie, w porozumieniu z kierownikami obsługiwanych jednostek, działań zmierzających do założenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek oraz odrębnych rachunków bieżących, których dysponentami będą kierownicy obsługiwanych jednostek.

2. Wskazanie kierownikom jednostek obsługiwanych przez Zespół na powinność:

a) opracowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte w ich jednostkach,

b) określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w ich jednostkach oraz procedur w zakresie udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

3. Zaniechanie zatwierdzania do wypłaty przez Panią Dyrektor dokumentów finansowo-księgowych obsługiwanych szkół.

4. Uzupełnienie zakresów czynności pracowników o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

5. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej Zespołu i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) uzupełnienie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych o regulacje związane z gromadzeniem dochodów, mając na uwadze w szczególności zasady tworzenia i obiegu dokumentów w jednostce oraz wykonywania kontroli wewnętrznej,

b) wprowadzenie pisemnych procedur udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro,

c) określenie terminów odprowadzania pobranych środków z tytułu odpłatności za żywienie na wyodrębniony rachunek dochodów,

d) wskazanie w przepisach wewnętrznych metod prowadzenia ewidencji dla poszczególnych grup składników rzeczowych aktywów obrotowych, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

e) określenie zasad dokumentowania i kontroli obrotu materiałami.

6. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o rachunkowości,

b) ewidencjonowanie operacji na koncie 130 wyłącznie na podstawie danych wyciągów bankowych,

c) ujmowanie w księgach kwoty nieopłaconych zobowiązań według stanu na koniec kwartału, mając na uwadze postanowienia art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201 w sposób umożliwiający ustalenie należności i zobowiązań według kontrahentów,

e) ewidencjonowanie zwrotu do budżetu środków pozostających na koniec roku na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych z wykorzystaniem konta 820,

f) zamieszczanie we wszystkich zapisach księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu,

g) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o symbole klasyfikacji środków trwałych oraz numery inwentarzowe,

h) ujmowanie w raportach kasowych wpłat i wypłat gotówkowych w dniu, w którym operacje te zostały dokonane,

i) ujmowanie równowartości środków wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych wykorzystanych na finansowanie inwestycji zapisem Wn 740 – Ma 800.

7. Wykazywanie w sprawozdaniach danych zgodnych z ewidencją księgową.

8. Zawieranie umów najmu (za wyjątkiem najmu lokali mieszkalnych) po zawiadomieniu albo uzyskaniu zgody organów gminy, mając na uwadze postanowienia art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy gospodarce nieruchomościami określające zakres obowiązków trwałego zarządcy uzależnionych od czasu trwania najmu.

9. Odprowadzanie do budżetu gminy całości wpływów uzyskiwanych z najmu pomieszczenia na sklepik szkolny. Rozważenie uregulowania w umowie najmu wysokości wydatków ponoszonych przez Zespół Szkół w związku z działalnością najemcy, których refundacja przez najemcę będzie mogła być potraktowana jako zwrot wcześniej poniesionych przez szkołę wydatków.

10. Ustalenie czynszu najmu lokalu mieszkalnego w Szkole Podstawowej w Kuleszach na podstawie aktualnych stawek określonych zarządzeniem Burmistrza.

11. Zaniechanie wykonywania przez Panią Dyrektor funkcji opiekuna stażu, mając na uwadze, że stan ten narusza przepisy wskazane w części opisowej wystąpienia, a także przestrzeganie zasady, w myśl której czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do Pani Dyrektor wykonuje Burmistrz.

12. Dokonanie zwrotu kwoty 153 zł otrzymanej przez Panią Dyrektor jako dodatek za pełnienie funkcji opiekuna stażu w okresie czerwiec-sierpień 2012 r., w którym funkcja ta nie była realizowana.

13. Zaniechanie realizacji przez Panią Dyrektor oraz wicedyrektorów godzin ponadwymiarowych w liczbie przekraczającej ½ wymiaru godzin ustalonego przez Radę Miejską.

14. Rezygnację z wypłacania starszemu referentowi dodatku za prowadzenie kasy oraz ustalenie wynagrodzenia temu pracownikowi na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów, z uwzględnieniem w kwocie wynagrodzenia stale wykonywanych obowiązków w zakresie prowadzenia kasy.

15. Terminowe przekazywanie odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

16. Uwzględnienie przy naliczaniu odpisu na ZFŚS kwoty dotyczącej 4 emerytowanych nauczycieli, mając na uwadze regulacje prawne przedstawione w części opisowej wystąpienia.

17. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad dokumentowania poniesionych kosztów podróży służbowych oraz przedkładania ich do rozliczenia.

18. Ponoszenie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym dla danego rodzaju wydatków.

19. Prawidłowe stosowanie klasyfikacji wydatków budżetowych.

20. Ustalenie w porozumieniu z Burmistrzem warunków korzystania ze stołówki oraz wysokości opłat za posiłki, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, mając na uwadze w szczególności, że odpłatność uczniów za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej powinna być skalkulowana na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie faktycznych kosztów zakupu artykułów żywnościowych (art. 67a ust. 4 ustawy).

21. W zakresie inwentaryzacji:

a) przestrzeganie częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych,

b) inwentaryzowanie wartości niematerialnych i prawnych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

  Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Moniek