Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Milejczycach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 listopada 2013 roku (znak: RIO.I.6001-11/13), o treści jak niżej:

Pani

Grażyna Jaszczuk

Wójt Gminy Milejczyce

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Milejczyce za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Milejczyce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Milejczyce nie został powołany zastępca Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pani Wójt. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), w gminie Milejczyce może być powołany jeden zastępca Wójta. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje Wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. Należy dodatkowo wskazać, że stanowisko zastępcy Wójta przewidziane zostało w § 118 Statutu Gminy stanowiącym, że „Wójt w drodze zarządzenia powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę” – str. 2 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury (instytucje kultury), a także Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Stan ten narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Wymienione jednostki organizacyjne, działające jako odrębne osoby prawne (instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji kultury oraz jednostki budżetowej, jako jednostek sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez kierowników tych jednostek główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Prowadzenie przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej GOPS sprzeciwiało się ponadto postanowieniom Statutu tej jednostki stanowiącym, że obsługę tę prowadzi główny księgowy zatrudniony w Ośrodku. Statuty instytucji kultury zawierały zaś nieprawidłowe w obowiązującym stanie prawnym zapisy o zapewnieniu ich obsługi finansowo-księgowej przez referat finansowy Urzędu Gminy;

b) obsługa finansowo-księgowa Zespołu Szkół w Milejczycach prowadzona jest przez pracowników Urzędu Gminy. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi administracyjnej i finansowej szkół w Urzędzie Gminy. Organ prowadzący szkołę zapewnia obsługę administracyjną i finansową szkół, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Kompetencje organu prowadzącego dotyczące organizowania wspólnej obsługi szkół przysługują Radzie Gminy, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.);

c) kierownik Zespołu Szkół w Milejczycach nie wprowadził zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w tej jednostce. Należy wskazać, że obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanej jednostce zasady rachunkowości należy do dyrektora szkoły obsługiwanej przez Urząd, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty. Z zawartego w tych przepisach odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości – str. 3 protokołu kontroli;

d) zarządzeniem Nr 35/2011 zarządziła Pani przeprowadzenie inwentaryzacji w wymienionych instytucjach kultury oraz GOPS, podczas gdy to na kierownikach tych jednostek spoczywają obowiązki inwentaryzacyjne nałożone przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości; nieprawidłowość tę należy uznać za konsekwencję prowadzenia ksiąg wymienionych jednostek przez Urząd Gminy,

e) gminne instytucje kultury nie zostały formalnie wyposażone w majątek, przy wykorzystaniu którego prowadzą działalność. Z kolei nieruchomości, którymi dysponuje Zespół Szkół nie zostały mu oddane w trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 89 protokołu kontroli.

Ponadto w zakresie dotyczącym instytucji kultury stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji w formie elektronicznej – str. 4 protokołu kontroli.

W wyniku analizy wypełniania obowiązków planistycznych przez instytucje kultury ustalono, że okazane plany finansowe były sporządzane w szczegółowości niezgodnej z art. 31 w zw. z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406), tj. przepisów określających zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym samorządowej osoby prawnej. Sporządzone na 2012 r. i 2013 r. plany finansowe nie zawierały w szczególności informacji w zakresie planowanych należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz informacji w zakresie stanu środków pieniężnych na początek i na koniec roku. Dodatkowo plan finansowy GBP na 2012 r. nie wyodrębniał danych w zakresie przychodów z prowadzonej działalności oraz dotacji z budżetu gminy – str. 18-20 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości GOK i GBP stwierdzono, że informacje o przebiegu wykonania planów finansowych za pierwsze półrocze 2012 r. nie zawierały wszystkich danych wymaganych przepisami art. 265 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, a w szczególności stanu należności i zobowiązań (w tym wymagalnych) – str. 101 protokołu kontroli.

         Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała brak precyzyjnego określenia w przepisach wewnętrznych jednostki zasad ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych. Dotyczyło to w szczególności braku wyodrębnienia rodzajów materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową oraz odpisywanych w koszty w momencie zakupu (obowiązywał zapis o następującej treści: „na koncie 310 nie księguje się materiałów o niskiej wartości oraz przeznaczonych do bezpośredniego zużycia”). W praktyce olej opałowy ujmowany był bezpośrednio w koszty, zaś olej napędowy oraz węgiel objęte były ewidencją ilościowo-wartościową. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zobowiązany jest do dokonania wyboru metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych – str. 91-92 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), wykazało następujące nieprawidłowości:

a) nieprawidłowo zaewidencjonowano operację dotyczącą utworzenia lokaty w kwocie 350.000 zł na otwartym w tym celu rachunku bankowym; stan środków na rachunku lokaty wykazano na koncie 140 „Środki pieniężne w drodze”, zamiast na koncie utworzonym w ramach konta 133 „Rachunek budżetu”, jak to wynika z załącznik nr 2 do rozporządzenia – str. 11 protokołu kontroli,

b) na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” wykazano saldo jednostronne po stronie Ma na kwotę 7.574,36 zł, ustalone jako per saldo należności i zobowiązań ujętych na tym koncie (faktyczne salda wynosiły: Wn 575 zł, Ma 8.149,36 zł). Podobnie stan konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano per saldem w kwocie 84.196,49 zł, podczas gdy dane ewidencji analitycznej do tego konta wykazywały należności w kwocie 87.546,64 zł i nadpłaty w kwocie 3.350,15 zł. Zaniechanie ustalania sald dwustronnych narusza zasady funkcjonowania kont 201 i 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Ponadto w bilansie wykazano per saldo dane w zakresie rozrachunków do kont 201 i 221, w wyniku czego pominięte zostały dane o należnościach i zobowiązaniach w łącznej wysokości 3.925,15 zł, co było wynikiem błędnych sald tych kont w księgach rachunkowych – str. 10-11 i 14-15 protokołu kontroli,

c) na koncie 221 nie ujęto zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań rocznych Rb-27 sporządzonych przez Urząd Skarbowy w Siemiatyczach (zaległości 2 zł) i Ministerstwo Finansów (nadpłata w kwocie 111 zł), co skutkowało ich niewykazaniem w rocznym sprawozdaniu Rb-27S. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 221 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, konto to służy m.in. do ewidencjonowania należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy, zaś zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) – str. 15 protokołu kontroli,

d) nie naliczono i nie ujęto w księgach rachunkowych na koniec 2012 r. odsetek za zwłokę w regulowaniu należności gminy w łącznej wysokości 203,52 zł. Stosownie do art. 481 k.c., jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. Jeżeli stopa odsetek nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Z kolei w zbadanej próbie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego stwierdzono, że z tytułu nieterminowych wpłat w trakcie 2012 r. nie naliczono odsetek za opóźnienie w łącznej kwocie łącznie 14,74 zł. Należy wskazać, że odsetki od należności winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia. Zagadnienie to było przedmiotem zalecenia po poprzedniej kontroli kompleksowej. Z odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń wynikało, że odsetki nalicza się i ujmuje w księgach – str. 15 i 31-32 protokołu kontroli,

e) na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wykazano saldo należności w kwocie 432 zł, oznaczające wartość zakupionego i niezużytego na koniec roku oleju napędowego znajdującego się w samochodzie jednostki OSP. Należy zwrócić uwagę, że księgowanie wartości zakupu i zużycia materiałów na koncie 234 nie jest zgodne z treścią ekonomiczną tego konta, ustaloną przepisami załącznik nr 3 do rozporządzenia, służy ono bowiem do ewidencji rozrachunków z pracownikami. Rozporządzenie przewiduje, że do ewidencji zapasu materiałów, w tym także do ujęcia wartości materiałów zaliczonych w koszty w momencie zakupu lecz niezużytych, służy konto 310 „Materiały”. Przyjęte w jednostce zasady ewidencji skutkowały wykazaniem należności od pracowników (w tym w bilansie Urzędu za 2012 r. w poz. II.4 „Pozostałe należności”), zamiast wartości niezużytych materiałów – str. 16 protokołu kontroli,

f) nieujęto na koncie 310, wbrew przepisom art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy, wartości zinwentaryzowanego na koniec 2012 r. oleju opałowego (odpisywanego w momencie zakupu bezpośrednio w koszty) z jednoczesną korektą kosztów o wartość tego stanu; zinwentaryzowana na koniec roku wartość opału wynosiła 9.062 zł – str. 90 protokołu kontroli,

g) bezpodstawnie sporządzano dowody „polecenie księgowania” w przypadku, gdy jednostka posiadała dowody źródłowe dokumentujące operację, np. dla operacji przyjęcia środków trwałych udokumentowanych dowodem OT czy ich przekazania (LT). W świetle przepisów art. 20 ust. 2 ustawy dowód PK jest dowodem wewnętrznym, sporządzanym jako udokumentowanie operacji wewnątrz jednostki – str. 6 protokołu kontroli,

h) sporządzane dowody księgowe „polecenie księgowania” nie zawierały wszystkich elementów określonych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy, w szczególności opisu operacji. Zagadnienie to było przedmiotem zalecenia po poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 6 protokołu kontroli,

i) ewidencję analityczną gruntów prowadzono z naruszeniem przepisów art. 23 ust. 2 ustawy; stwierdzono, że część zapisów w niej dokonywanych nie zawierała daty operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 96 protokołu kontroli,

j) w księgach rachunkowych 2012 r. nie rozliczono wyników inwentaryzacji węgla, co naruszało przepis art. 27 ust. 2 ustawy, który stanowi, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych (w tym przypadku nadwyżka węgla o wartości 204,40 zł) należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji – str. 91 protokołu kontroli,

k) na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” zaewidencjonowano drukarkę o wartości 300 zł oraz monitor o wartości 100 zł, tj. składniki, które w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy nie są zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych. Poza tym na saldo konta 020 składała się wartość programów komputerowych, które utraciły ważność. W trakcie przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2012 r. inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych (potwierdzonej protokołem z weryfikacji innych aktywów i pasywów) nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realności wartości i kompletności ujęcia tych składników majątkowych, co świadczy o jej nierzetelnym przeprowadzeniu – str. 95-96 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli ewidencji nakładów inwestycyjnych stwierdzono, że na saldo konta 080 na koniec 2012 r. składała się m.in. kwota w wysokości 22.630 zł dotycząca inwestycji rozpoczętej w 2007 r. polegającej na budowie wysypiska odpadów (dokumentacja projektowa) oraz kwoty w łącznej wysokości 70.660,04 zł dotyczącej nakładów poniesionych w latach 2002-2006 na wykonanie dokumentacji projektowych 9 inwestycji drogowych. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że wniosek o dofinansowanie inwestycji budowy wysypiska śmieci z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 nie uzyskał akceptacji „ze względu na to, iż było to tzw. „dzikie” wysypisko śmieci, na którego rekultywację program nie przewidywał dofinansowania”. Odnośnie inwestycji drogowych stwierdzono, że „nie będą realizowane ze względu na brak środków finansowych”. W świetle tez zawartych w wyjaśnieniu wskazujących brak zamiaru realizacji inwestycji, zasadność utrzymywania na koncie 080 przedmiotowych sald budzi wątpliwości. Rozważeniu podlega zatem kwestia wyksięgowania kosztów niepodjętych inwestycji (w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”) po przeanalizowaniu aktualności dokumentacji projektowych – str. 83-84 protokołu kontroli.

Badając gospodarkę pieniężną stwierdzono, że w raportach kasowych dokonywano zaprzychodowania gotówki do kasy pod inną datą niż data wystawienia dowodu kasowego dokumentującego przyjęcie gotówki do kasy. Stan taki narusza postanowienia art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, który dla zachowania przez księgi rachunkowe przymiotu bieżącego prowadzenia wymaga, aby wpłaty i wypłaty gotówką były ujęte w ewidencji w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

W obszarze gospodarki kasowej ustalono ponadto, że opłaty za wodę zbierane były przez pracowników Urzędu (posiadających upoważnienia do dostarczania indywidualnym odbiorcom faktur za pobór wody oraz do pobierania należności wynikających z faktur) na dowody K-103 i wpłacane przez nich do kasy jednostki celem przekazania na rachunek bankowy. Przykładowo, gotówka zbierana przez pracownika w okresie od dnia 16 sierpnia do 25 września 2012 r. w kwocie 1.365,61 zł (udokumentowana dowodami K-103 od nr 3704801 do nr 3704812) została wpłacona do kasy w dniu 25 września 2012 r. W przepisach wewnętrznych nie stwierdzono uregulowań dotyczących tego zagadnienia. Nie określono m.in. gdzie i w jakim terminie pieniądze mają być przez pracowników odprowadzone; żadnemu pracownikowi Urzędu nie przypisano także obowiązku w zakresie rozliczania pobierających gotówkę. Ponadto pracownicy ci nie podpisali oświadczeń o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę – str.12-13 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej (której opis zawarto na str. 7-10 protokołu kontroli) przeprowadzona pod kątem przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) wykazała, że:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Panią Wójt za 2012 r. w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 510.101,22 zł zamiast sumy 5.592.732,56 zł (różnica 5.082.631,34 zł) ustalonej na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tj. dochody wykonane zgodne z danymi ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – 5.619.191,56 zł minus udziały gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych, które nie wpłynęły na rachunek bankowy w 2012 r. – 13.878 zł – minus otrzymane w 2011 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2012 r. – 110.715 zł plus otrzymane w 2012 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2013 r. – 98.134 zł). Ponadto w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty ogółem” wykazano kwotę 92.445,13 zł, zaś w kolumnie „Nadpłaty” sumę 6 zł. Dane te nie były zgodne z ewidencją analityczną prowadzoną do konta 221, według której na koniec 2012 r. należności wynosiły 87.546,64 zł (różnica 4.898,49 zł), zaś nadpłaty stanowiły sumę 3.350,15 zł (różnica 3.344,15 zł),

b) zobowiązania Urzędu według sprawozdania Rb-28S za 2012 r. nie wystąpiły (wykazano 0 zł), podczas gdy ich suma wynikająca z urządzeń księgowych (konta 201, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”) kształtowała się na poziomie 89.548,27 zł. Zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego. Obowiązek zachowania zgodności kwot wykazanych w sprawozdawczości z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej wynika z § 9 ust. 2 rozporządzenia,

c) w sprawozdaniu jednostkowym własnym Rb-N za 2012 r. ujęto bezpodstawnie należności wymagalne GOPS z tytułu funduszu alimentacyjnego zaewidencjonowane w księgach rachunkowych tej jednostki w kwocie 91.681,42 zł (należności te nie wynikały z jednostkowego sprawozdania Rb-N GOPS). Poza tym, w omawianym własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N na podstawie danych ewidencji syntetycznej do konta 221 (ustalonych nieprawidłowo per saldo) wykazano należności wymagalne na kwotę 84.202,49 zł, podczas gdy faktycznie wynosiły one 87.546,64 zł,

d) w sprawozdaniu Rb-ST za 2012 r. wykazano jako stan środków na rachunku budżetu z tytułu środków niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym kwotę 19.108,36 zł, która była niższa o 300 zł od kwoty wynikającej z salda strony Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” 19.408,36 zł. Nieprawidłowość, jak wynika z wyjaśnień Skarbnika, była wynikiem „omyłki”,

e) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. wykazano w kolumnie „Dochody wykonane” kwotę 5.623.464,24 zł. Natomiast ze sprawozdań jednostkowych wynika, że łączna kwota dochodów wykonanych wynosiła 5.712.983,10 zł (różnica 89.518,86 zł). Odnosząc się do omawianej nieprawidłowości Skarbnik wyjaśniła, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Zespołu Szkół za 2012 r. błędnie ujęto dochody zrealizowane na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków jednostek oświatowych w łącznej kwocie 80.411 zł, zaś w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2012 r. błędnie ujęto dochody z tytułu funduszu alimentacyjnego w części należnej budżetowi państwa na kwotę 9.107,86 zł. Zakwestionowania wymaga także kwota 5.623.464,24 zł wykazana w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. w kolumnie „Dochody otrzymane” (równa kwocie wykazanej w kolumnie „Dochody wykonane”). Według ustaleń kontroli, prawidłowo powinna ona wynosić 5.597.005,24 zł i stanowić sumę dochodów otrzymanych wynikającą ze sprawozdań jednostkowych (te zaś obarczone były następującymi błędami: sprawozdanie Rb-27S Urzędu zamiast kwoty 5.592.732,56 zł wykazywało 510.101,22 zł, o czym była mowa w pkt „a”, zaś sprawozdania Rb-27S GOPS i Zespołu Szkół nie w ogóle wykazywały dochodów otrzymanych, które wynosiły odpowiednio: dla GOPPS 4.244,02 zł i dla Zespołu Szkół 28,66 zł). Poza tym kwoty wykazane w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S w kolumnach „Należności pozostałe do zapłaty ogółem, w tym zaległości” oraz „Nadpłaty” nie znajdowały oparcia w danych sprawozdań jednostkowych. Według zbiorczego sprawozdania należności ogółem wynosiły 84.242,99 zł, podczas gdy sprawozdania jednostkowe wykazywały łącznie kwotę 305.661,93 zł (w tym: Urząd – 92.445,13 zł, GOPS – 213.206,13 zł i Zespół Szkół – 10,67 zł); różnica 221.418,94 zł. Kolumna „Zaległości” zbiorczego sprawozdania wykazywała kwotę 84.242,99 zł, zaś w sprawozdaniach jednostkowych wskazana pozycja nie została w ogóle wypełniona. Odnośnie nadpłat, sprawozdanie zbiorcze wskazywało na sumę 46,50 zł, zaś ze sprawozdań jednostkowych wynikała kwota 6 zł wykazana w sprawozdaniu Urzędu. Należy wskazać, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej sprawozdania zbiorcze są sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych, w związku z czym dane wykazane w tym sprawozdaniu powinny w poszczególnych pozycjach stanowić sumę danych ze sprawozdań jednostkowych,

f) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S za 2012 r. wykazano w kolumnie „Wydatki wykonane” kwotę 5.622.484,90 zł, podczas gdy ze sprawozdań jednostkowych wynikała kwota o 80.424,28 zł wyższa, tj. 5.702.909,18 zł. Jak ustalono, było to wynikiem błędnego uwzględnienia w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Zespołu Szkół wydatków dotyczących wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków jednostek oświatowych (stołówki szkolnej), przez co zawyżono dane sprawozdania Rb-28S tej jednostki. Poza tym w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazano kwotę 8.420,68 zł nie wynikającą ze sprawozdań jednostkowych (w których wskazana kolumna pozostała nie wypełniona). Dodatkowo wykazana kwota nie miała oparcia w danych ewidencji księgowej Urzędu, gdyż – jak wskazano w pkt b) – wynikały z niej zobowiązania na kwotę 89.548,27 zł.

W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że informacje niezbędne do opracowania projektów planów finansowych na 2012 r. zostały przekazane podległym jednostkom dzień po terminie (tj. w dacie 22 listopada 2011 r.). Zgodnie z art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, informacje te miała Pani obowiązek przekazać w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy (co miało miejsce w dniu 14 listopada 2011 r.). Ustalenia kontroli wykazały ponadto, że nie został opracowany plan finansowy Urzędu Gminy na 2012 r., w którym zgodnie z art. 249 ust. 3 ustawy o finansach publicznych należało ująć wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych, w tym wydatki związane z funkcjonowaniem organów gminy. Plan taki powinien być podstawą gospodarki finansowej Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Poza tym nie stwierdzono, aby kierownik GOPS opracował projekt planu finansowego kierowanej przez siebie jednostki, do czego był zobowiązany na mocy art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 18–19 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że na terenie gminy obowiązuje uchwała Nr XIX/100/05 Rady Gminy Milejczyce z dnia 29 listopada 2005 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Analiza treści uchwały prowadzi do wniosku, że zakres jej regulacji nie wyczerpuje dyspozycji art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Od dnia 22 października 2007 r. przywołany przepis nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu określenia tych zasad w drodze uchwały Rady może Pani zawierać umowy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady – str. 21 protokołu kontroli.

Kontrola procedury sprzedaży nieruchomości (str. 21-24 protokołu kontroli) wykazała następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.):

a) w dwóch spośród trzech zbadanych postępowań na zbycie nieruchomości nie sporządzono wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zaś w jednym przypadku informacja o wywieszeniu wykazu nie została podana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej. Naruszono tym samym obowiązki wynikające z art. 35 ust. 1 ustawy,

b) w jedynym przypadku jednostka zaniechała publikacji ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości nr 1400 i 1401 w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona była zbywana nieruchomość ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, wymaganej przepisami § 6 ust. 4 rozporządzenia (cena wywoławcza wynosiła 112.460 zł). Należy wskazać, że zgodnie z brzmieniem przywołanego przepisu obowiązującym od dnia 4 września 2013 r. w prasie należy zamieszczać z wyciąg z ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, zawierający elementy wymienione w § 6 ust. 5a,

c) w dwóch przypadkach nie udokumentowano faktu podania ogłoszenia o przetargu do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie w siedzibie Urzędu, do czego obligują przepisy art. 38 ust. 2 ustawy,

d) przebieg dwóch przetargów (na zbycie nieruchomości gruntowej nr 1400 i 1401 oraz drugiego przetargu na zbycie nieruchomości gruntowej nr 24 położonej we wsi Lewosze zakończonego wynikiem negatywnym) nie został udokumentowany w formie protokołów. Sporządzenie protokołów przetargu, zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia, należy do obowiązków przewodniczącego komisji przetargowej,

e) w dwóch przypadkach zaniechano pisemnego powiadomienia osób ustalonych w przetargu jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy. Jak stanowi powołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie). Z art. 41 ust. 2 ustawy wynika ponadto, iż w zawiadomieniu powinna znaleźć się informacja, że w przypadku gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi.

Nadto wskazania wymaga, że w trakcie kontroli nie okazano aktów notarialnych potwierdzających dokonanie sprzedaży działek o nr 24 i 25/2 położonych we wsi Lewosze. Poza tym opisane w pkt a) i e) zagadnienia były już przedmiotem zaleceń po poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 6 protokołu kontroli.

Badanie dochodów z najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego nieruchomości gminnych również wykazało nieprawidłowości, polegające na tym, że:

a) w odniesieniu do 7 umów dzierżawy nieruchomości zawartych w latach 2003-2009 niepobierano do dnia kontroli czynszów dzierżawnych. Jak wyjaśnił inspektor prowadzący sprawy naliczania czynszów było to wynikiem nieotrzymania przez niego zawartych umów dzierżawy, stanowiących podstawę dokonania przypisu należności w księgach rachunkowych oraz ich dochodzenia. Z ustaleń kontroli wynika, że łącznie nieustalono i niepobrano należności na kwotę 3.202,13 zł (z tej kwoty 1.068,31 zł dotyczyło czynszów należnych do dnia 31 grudnia 2010 r.). W trakcie kontroli wystawiono faktury na kwotę 3.185,82 zł, z czego dzierżawcy wpłacili 3.089,82 zł. Nieuregulowane sumy dotyczyły odpowiednio: kwoty 96 zł należnej za okres od 1 marca 2004 r. (data zawarcia umowy) do 21 stycznia 2009 r. (data rozwiązania umowy w związku ze sprzedażą nieruchomości), kwoty 3,88 zł należnej za okres od 15 lipca 2004 r. (data zawarcia umowy) do 21 stycznia 2005 r. (data rozwiązania umowy w związku ze sprzedażą nieruchomości) oraz kwoty 12,43 zł należnej za okres od 17 stycznia 2003 r. (data zawarcia umowy) do 17 września 2003 r. (data rozwiązania umowy w związku ze sprzedażą nieruchomości). Należności dotyczące dwóch ostatnich umów nie były objęte fakturami wystawionymi w trakcie kontroli, gdyż uległy przedawnieniu. Jako przyczynę opisanego stanu należy wskazać nieprawidłowości w zakresie przepływu informacji wewnątrz jednostki (w tym przypadku obiegu zawartych umów dzierżawy) stanowiącego jedną z funkcji kontroli zarządczej – str. 25-26 protokołu kontroli,

b) kontrolowana jednostka zaniechała waloryzacji stawek czynszów dzierżawnych wynikających z umów zawartych z Polską Telefonią Cyfrową sp. z o.o., z Polską Telefonią Komórkową – Centertel sp. z o. o. oraz z Polkomtel SA. W pierwszej z umów przewidziano prawo wydzierżawiającego do waloryzacji czynszu co pół roku wskaźnikiem inflacji ogłaszanym przez prezesa GUS, zaś w odniesieniu do dwóch pozostałych umów zapisano prawo wydzierżawiającego do waloryzacji raz w roku czynszów wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanym przez prezesa GUS. Jak obliczyli kontrolujący, w wyniku zaniechania waloryzacji czynszów badana jednostka nie ustaliła należności z tytułu dochodów na łączną kwotę (bez podatku VAT) w wysokości 28.165,98 zł, z tego kwota 13.890,73 zł dotyczyła okresu od 31 grudnia 2010 r. do 30 czerwca 2013 r. – str. 27–31 protokołu kontroli,

c) kontrolowana jednostka w dalszym ciągu (z jednym wyjątkiem na 13 umów) nie dokonała aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego. Przepisy art. 77 ustawy o gospodarce nieruchomościami przewidują możliwość dokonywania aktualizacji opłaty rocznej, jeżeli wartość nieruchomości uległa zmianie, na co wskazano przy poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. W odpowiedzi poprzedni Wójt zadeklarował, iż „będzie przeprowadzać roczne aktualizacje wysokości opłat za użytkowanie wieczyste” (od 9 października 2011 r. aktualizacja może być przeprowadzana nie częściej niż raz na 3 lata). Z uwagi na fakt, że od czasu zawarcia poddanych kontroli umów upłynęło kilkanaście lat, niezbędne jest przeprowadzenie aktualizacji. Stosownie do art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami gospodarowanie nieruchomościami winno być prowadzone w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki – str. 31-32 protokołu kontroli.

Ustalono, że dotychczas Rada Gminy Milejczyce nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawek procentowych opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych oraz podziałem nieruchomości. Z przepisów art. 143-148b ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika, że właściciele nieruchomości (i w ograniczonym zakresie użytkownicy wieczyści) powinni uczestniczyć w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich, z zastrzeżeniem art. 143 ust. 1. Przepis art. 98a ustawy daje ponadto podstawę do wydawania decyzji ustalających opłaty adiacenckie w przypadkach wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego. Opłaty adiacenckie stanowią określone prawem, a zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 ze zm.). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających ich wysokość, a tym samym do ustalania i poboru dochodów budżetu. Ustawodawca określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat umożliwił organowi stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu ich wysokości – str. 32 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu stwierdzono, że w jednym przypadku opłaty za 2012 r. nie zostały wniesione przez przedsiębiorcę w terminie (co dotyczyło I raty) i w wymaganej wysokości (wniesiono 1.968,75 zł na należne 2.625 zł – różnica 656,25 zł). W takiej sytuacji, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.), zezwolenie wygasa. Kontrola wykazała, że wniesienie opłat w wysokości niezgodnej z ustawą oraz nieterminowa wpłata jednej z rat nie skutkowały żadnymi czynnościami kontrolowanej jednostki związanymi z faktem wygaśnięcia zezwoleń. Z udzielonego wyjaśnienia wynika, ze pobranie opłaty w zaniżonej wysokości wynikało z faktu zawieszenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Jak ustalono, zezwolenia zostały wydane z datą ważności do 31 grudnia 2015 r., zaś z dniem 31 sierpnia 2013 r. przedsiębiorca zakończył działalność gospodarczą – str. 33-35 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych (str. 78-79 protokołu kontroli) wykazała nieprawidłowości w zakresie dokumentowania poniesionych kosztów podróży, co polegało na niezałączeniu przy rozliczeniu 3 delegacji na łączną sumę 135,80 zł dokumentów potwierdzających wydatki poniesione na podróże służbowe odbyte środkami komunikacji publicznej. Obowiązek ich załączenia regulowały do 28 lutego 2013 r. przepisy § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), analogicznie regulujące tę kwestię (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika wynika, że nieprawidłowość była pochodną zapisów zawartych w zarządzeniu Nr 72/2011 Wójta w sprawie zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont o następującej treści: „Załącznikiem do delegacji mogą być bilety, faktury za nocleg, inne dokumenty. Nie ma konieczności przedstawiania jako dowodu poniesionego wydatku biletu”. Wprowadzona regulacja pozostawała w sprzeczności z przepisami przywołanych wyżej rozporządzeń.

Kontrolowana jednostka posiada przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), wprowadzone zarządzeniem Pani Wójt. Przy zamówieniu o wartości od 3.000 do 10.000 euro wprowadzono obowiązek przeprowadzenia rozeznania rynku potwierdzonego sporządzoną przez pracownika i zaakceptowaną przez Wójta notatką służbową, zaś przy zamówieniu o wartości od 10.000 do 14.000 euro przeprowadzenie pisemnego rozeznania cenowego poprzez zaproszenie do składania ofert co najmniej 3 wykonawców oraz sporządzenie protokołu z przeprowadzonego postępowania. Jak wynika z analizy dwóch postępowań: na wyłonienie wykonawcy odśnieżania dróg (wartość zadania 13.727,50 zł) oraz budowy ogrodzenia gminnej działki (wartość zadania 36.500 zł), wybór wykonawców nie został udokumentowany w sposób zgodny z przywołanymi zasadami. W pierwszym przypadku (w którym na zaproszenie do składania ofert skierowano do 6 wykonawców, wpłynęły 3 oferty), przebieg postępowania nie został udokumentowany ani w formie notatki służbowej ani w formie protokołu. W drugim z postępowań zaproszenie do składania ofert zamieszczono na stronie internetowej Urzędu, co nie czyniło zadość obowiązkowi skierowania zaproszenia do składania ofert do co najmniej 3 wykonawców. Poza tym nie stwierdzono, aby przebieg postępowania został udokumentowany protokołem.

Nadto wskazania wymaga, że w trakcie kontroli nie okazano żadnej dokumentacji potwierdzającej zastosowanie przywołanych procedur przy wyłonieniu dostawcy paliwa do pojazdów Urzędu oraz dostawcy oleju opałowego. Jak ustalono, wydatki z tego tytułu w trakcie 2012 r. wyniosły odpowiednio: 20.223,01 zł (paliwo) i 20.632,59 zł (olej) – str. 80-81 protokołu kontroli.

W wyniku analizy realizacji umowy na „Świadczenie usług w zakresie przewozu uczniów do Zespołu Szkół w Milejczycach w formie zakupu biletów miesięcznych” stwierdzono, że w okresie od 1 października 2012 r. do 30 czerwca 2013 r. na rzecz PKS Siemiatycze wypłacano 13.579,09 zł miesięcznie. W trakcie kontroli okazano listę uczniów korzystających z kupowanych biletów, na której widniały 104 osoby (lista nie uległa zmianie przez cały wskazany wyżej okres). Podkreślenia wymaga, że ofert złożona przez wymienionego usługodawcę w postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego opiewała na kwotę 13.580,01 zł (tj. o 0,92 zł większą niż dokonywane płatności) i dotyczyła przewozu 111 dzieci na podstawie biletów miesięcznych na trasach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zastrzeżono jednocześnie, iż liczba dzieci jest liczbą aktualną na dzień ogłoszenia o zamówieniu i w trakcie roku szkolnego może ulec zmianie). Również zgodnie z postanowieniami umowy zamawiający zobowiązał się do nabywania imiennych biletów miesięcznych dla dzieci w ilości ok. 111 sztuk miesięcznie. Dodano, że ostateczne określenie liczby miesięcznie nabywanych biletów będzie następowało w miesięcznym zamówieniu składanym do dnia 28 każdego miesiąca. W umowie przewidziano, że wartość przedmiotu umowy (równa zaoferowanej cenie) stanowi sumę cen wszystkich biletów miesięcznych. Należy zatem przyjąć, że wartość ta dotyczyła 111 biletów miesięcznie. Jednocześnie w treści umowy nie zawarto żadnych regulacji odnoszących się do ewentualnej zmiany liczby dzieci korzystających z biletów miesięcznych i wpływu takiej zmiany na miesięczny koszt realizowanej usługi.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego niezrozumiały jest fakt uiszczania przez gminę na rzecz PKS Siemiatycze kwoty o 0,92 zł mniejszej niż wynika to z umowy, skoro faktyczna liczba uczniów korzystających z biletów wynosiła 104 osoby. Przy założeniu, iż oferowana cena za wykonanie przedmiotu umowy w kwocie 13.580,01 zł dotyczyła 111 biletów miesięcznie, to szacunkowa cena jednego biletu kształtuje się na poziomie 122,34 zł. Cena ta pomnożona przez liczbę 104 uczniów daje kwotę 12.723,36 zł miesięcznie, która różni się od sum wydatkowych przez kontrolowaną jednostkę o 855,73 zł miesięcznie oraz o 7.701,57 zł przez 9 miesięcy obowiązywania umowy – str. 81-83 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz gospodarowania jego środkami (str. 84-86 protokołu kontroli), przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.) wykazała, że:

a) prowadzony jest jeden rachunek bankowy ZFŚS dla Urzędu i Zespołu Szkół, który prowadzi odrębną działalność socjalną. Ewidencja do rachunku prowadzona była z podziałem na poszczególne jednostki. Powyższe świadczy o prowadzeniu działalności socjalnej przez kontrolowaną jednostkę i Zespół Szkół z naruszeniem art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy, który wymaga gromadzenia środków Funduszu na odrębnym rachunku bankowym, przez który należy rozumieć rachunek założony w tym celu przez pracodawcę zobowiązanego do utworzenia Funduszu, chyba że została zawarta umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej,

b) odpis na 2012 r., w wyniku błędnego obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w 2012 r. naruszającego przepisy § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), został zaniżony o łączną kwotę 674,85 zł,

c) pierwszą transzę odpisu na 2012 r. przekazano na rachunek bankowy Funduszu w zaniżonej o 1.640,14 zł wysokości, co naruszało postanowienia art. 6 ust. 2 ustawy, nakazującego pracodawcy przekazanie na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 31 maja danego roku kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów dokonanych na dany rok (przekazany przez jednostkę w tym terminie odpis stanowił 69% równowartości odpisów),

d) koszty prowadzenia rachunku bankowego Funduszu, które w 2012 r. wynosiły 387,50 zł, zostały błędnie pokryte ze środków Funduszu, co pozostawało w sprzeczności z postanowieniami ustawy, która nie zezwala na finansowanie z tego rachunku wydatków na inne cele niż działalność socjalna zdefiniowana w art. 2 pkt 1 ustawy.

Badając zagadnienia związane z wyodrębnieniem i realizacją funduszu sołeckiego uregulowanego ustawą z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.) stwierdzono, że:

a) informacja o wysokości środków przypadających poszczególnym sołectwom w 2013 r. została przekazana przez Panią Wójt z naruszeniem art. 2 ust. 2 ustawy. Przywołany przepis stanowi, że podlega ona przekazaniu sołtysom w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok wydatkowania funduszu. Okazane pisma w tej sprawie opatrzone były datą 31 sierpnia 2012 r.; poza tym nie udokumentowano faktu otrzymania tych informacji przez sołtysów,

b) przyjęty do realizacji w 2013 r. wniosek sołectwa Sobiatyno poparty był dokumentacją (w postaci protokołu zebrania wiejskiego i uchwały zebrania z dnia 29 września 2012 r.) która, z uwagi na zawarte w niej wewnętrzne sprzeczności, nie świadczy wprost o uchwaleniu wniosku przez zebranie wiejskie. Z protokołu z przebiegu zebrania wiejskiego sołectwa Sobiatyno z jednej strony wynika, że „nie podjęto żadnej decyzji w sprawie podziału funduszu sołeckiego; zdania na temat przeznaczenia kapitału były podzielone”, zaś z drugiej, że „za przyjęciem uchwały w sprawie uchwalenia wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego „za” było 9 uczestników zebrania”. Jednocześnie podkreślenia wymaga, że z protokołu zebrania nie wynikało jakiego przedsięwzięcia (treści wniosku) dotyczyła uchwała w sprawie uchwalenia wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego. Przedmiotem okazanej uchwały Nr 1/2012 zebrania wiejskiego z dnia 29 września 2012 r. (załączonej do wniosku) była realizacja przedsięwzięcia polegającego na utwardzeniu drogi pod cerkiew. Wskazania wymaga, że stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy następstwem braku dowodów na spełnienie warunku prawidłowego uchwalenia wniosku przez zebranie wiejskie powinno być jego odrzucenie przez Panią Wójt – str. 86–88 protokołu kontroli.

Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku przeprowadzona według stanu na dzień 30 czerwca 2011 r. drogą spisu z natury wykazała niedobór 2 komputerów o łącznej wartości 10.975,12 zł. Z adnotacji zawartych na dokumencie pn. „zestawienie niedoborów” wynika, iż wymienione składniki majątku „zostały zużyte długą eksploatacją i przekazane do utylizacji firmie Renomax”. Kontrolującemu nie okazano dokumentów na okoliczność przekazania sprzętu komputerowego do utylizacji. Ustalono ponadto, że niedobory pozostałych środków trwałych (wyposażenia) o łącznej wartości 22.321,20 zł wykazane w efekcie inwentaryzacji zdjęto ze stanu księgowego uznając jednocześnie niedobór za niezawiniony (wśród zdjętych z ewidencji składników znajdowały się np. drukarki, odkurzacze, telefony, kosiarka, motopompa, telewizor). W wyjaśnieniu wskazała Pani m.in., iż „były to przedmioty zużyte, połamane, nie nadające się do naprawy ani do dalszego użytkowania; część z nich przy przeprowadzaniu prac porządkowych w pomieszczeniach została wyrzucona”. Kontrolowana jednostka nie okazała dokumentów na okoliczność fizycznej likwidacji spisanych składników majątkowych. Zgodnie z art. 35 w zw. z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1155) użytkownik sprzętu obowiązany jest do oddania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego zbierającemu sprzęt – str. 93-95 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pani Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, z których wynika, że kontrolowana jednostka nie otrzymuje od organów nadzoru budowlanego kopii dokumentów wymienionych w § 6  ust. 2 pkt 1, 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (Dz. U Nr 240, poz. 2061 ze zm.), należy podjąć działania zmierzające do wyjaśnienia czy taka sytuacja jest związana z brakiem zgłoszeń ze strony inwestorów czy też przyczyną jest nienależyte wykonywanie obowiązków przez organ nadzoru. Z okazanej dokumentacji wynika, że w latach poprzedzających kontrolowany okres do jednostki trafiały decyzje w sprawie pozwolenia na budowę i rozbudowę obiektów budowlanych, w tym budynków mieszkalnych. Dokumentacja podatkowa nie pozwala na ustalenie czy inwestycje zostały ukończone czy też są prowadzone w dalszym ciągu. Organ podatkowy nie ma też wiedzy, która pozwalałaby ustalić czy pomimo braku oficjalnego zakończenia prac obiekty nie są użytkowane. Zgodnie z art. 6 ust. 6 i ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do składania deklaracji (informacji) podatkowych w przypadku powstania lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego lub zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego. Informacje wynikające z dokumentów wymienionych w § 6 przywołanego rozporządzenia są szczególnie przydatne w przypadku opodatkowania nowo wybudowanych i oddanych do użytkowania budynków i budowli, o których do tej pory organ informacji nie posiadał. Organ podatkowy posiada też instrumenty pozwalające na ustalenie stanu faktycznego nieruchomości, m.in. poprzez przeprowadzenie kontroli podatkowej – str. 37-38 protokołu kontroli.

Analizując dokumentację dotyczącą kontroli podatkowych, przeprowadzonych przez organ podatkowy w 2012 r., ustalono, że osoby przeprowadzające kontrole nie posiadały legitymacji służbowych, co stanowi naruszenie art. 284 § 1 ustawy Ordynacji podatkowej. W myśl przywołanego przepisu rozpoczęcie kontroli następuje poprzez okazanie kontrolowanemu upoważnienia do kontroli wraz z okazaniem legitymacji służbowej – str. 38 protokołu kontroli.

Ustalono, że Pani Wójt nie została wyłączona z załatwiania spraw dotyczących Pani zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego w myśl art. 132 § 1 Ordynacji podatkowej i w okresie objętym kontrolą decyzję podatkową wystawił Pani pracownik kontrolowanej jednostki. W dniu podpisania protokołu kontroli okazano postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku nr 405.350.D-10/XXIV/13 z dnia 20 sierpnia 2013 r. wyznaczające Wójta Gminy Czeremcha jako organ właściwy do załatwiania spraw zobowiązań w podatkach stanowiących dochód  gminy Milejczyce za rok 2013 – str. 38 -39 protokołu kontroli.

W zakresie prezentacji skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych od osób fizycznych i podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej, wykazanych w sprawozdaniach w Rb-27S i Rb-PDP za rok 2012, stwierdzono, że są one niezgodne z danymi wynikającymi z dokumentacji źródłowej. W przypadku podatku od środków transportowych wysokość skutków została zaniżona o kwotę 247,93 zł, natomiast w podatku od nieruchomości wysokość skutków została zawyżona o  kwotę 5.497 zł – str. 39 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości i powszechności opodatkowania osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- podatnik wymieniony pod poz. 2 wykazał do opodatkowania nieruchomość w okresie, w którym nie ciążył na nim obowiązek podatkowy. Z dokumentacji podatkowej wynika, że jedna z nieruchomości, została przez niego nabyta w dniu 5 listopada 2012 r., a do opodatkowania została wykazana już w deklaracji sporządzonej 1 sierpnia 2012 r. Mając więc na uwadze art. 6 ust. 1 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy, w przypadku nieruchomości nabytej w trakcie roku podatkowego, powstał od 1 grudnia 2012 r. W tej sytuacji należy stwierdzić, że przez okres 5 miesięcy opodatkowany był podmiot, na którym nie ciążył obowiązek podatkowy, co narusza art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ponadto istnieją wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia deklaracji w zakresie sposobu opodatkowania poszczególnych składników majątkowych. Zarówno w pierwszej jak i drugiej deklaracji podatnik wykazał posiadane grunty jako pozostałe, przy czym opodatkowane za cały rok są sklasyfikowane jako Bp, natomiast nabyte w późniejszym okresie są sklasyfikowane jako użytki rolne. Ponieważ można uznać, że mamy do czynienia z przedsiębiorcą wykazywanie gruntów jako pozostałe może stanowić naruszenie art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W przypadku użytków rolnych nie ma możliwości opodatkowania ich podatkiem od  nieruchomości, jeżeli nie są one zajęte na działalność gospodarczą (art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). W złożonych deklaracjach podatnik wykazał również do opodatkowania budowle, co w świetle obowiązujących przepisów może wskazywać na prowadzenie działalności gospodarczej. Oznacza to brak spójności w kwalifikowaniu do opodatkowania poszczególnych składników majątkowych. Należy również ustalić dlaczego nie wykazano do opodatkowania budynków położonych na posiadanych nieruchomościach. Z aktu notarialnego wynika, że podatnik nabył nieruchomość zabudowaną. Ponadto wskazuje on, że siedziba spółki znajduje się na terenie gminy. Należy zatem ustalić kto jest jego właścicielem, czy jest to ten sam budynek, o którym mowa w akcie notarialnym oraz czy podatnik posiada inne budynki na terenie gminy. Prowadząc postępowanie podatkowe należy pamiętać, że mamy do czynienia ze spółką prawa handlowego (podmiotem tworzonym do prowadzenia działalności gospodarczej) i przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 poz. 672, ze zm.),

- podatnik wymieniony pod poz. 9 wykazał do opodatkowania powierzchnię gruntu niezgodną z umową dzierżawy zawartą przez niego z gminą Milejczyce. Z przedstawionych dokumentów wynika, że podatnik jest w posiadaniu 170 m²,  natomiast w deklaracji wykazano grunty o pow. 190 m². Oznacza to naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Powyższa nieprawidłowość była również przedmiotem ustaleń w trakcie poprzedniej kontroli gospodarki finansowej. Kierownik kontrolowanej jednostki udzielając odpowiedzi na zalecenia wskazał, że  rozbieżności stwierdzone w deklaracjach i informacjach podatkowych zostały wyjaśnione i wyeliminowane. Z naruszeniem przepisów przywołanych na wstępie mamy również do czynienia w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 11, który według danych geodezyjnych posiada grunty rolne o pow. 700 m², a do opodatkowania podatkiem od nieruchomości wykazał grunty związane z działalnością gospodarcza o pow. 716 m²,

- podatnik wymieniony pod poz. 14 naruszył art. 4 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w związku z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.), ponieważ zadeklarował do opodatkowania powierzchnię gruntów niezgodną z zapisami geodezyjnymi. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik jest posiadaczem gruntów o pow. 5.100 m², a  do opodatkowania została zadeklarowana powierzchnia 5.775 m²,

- podatnik wymieniony pod poz. 15 nie wykazując w deklaracji numerów działek naruszył przepisy uchwały Rady Gminy Milejczyce Nr IX/67/2011 z dnia 29 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzorów formularzy deklaracji i informacji podatkowych, która wprowadza obowiązujący na terenie gminy wzór deklaracji podatkowej. Zgodnie z zapisami ewidencji gruntów i budynków podatnik posiada użytki rolne o pow. 8,05 ha oraz grunty sklasyfikowane jako N-nieużytki o pow. 2.300 m². Natomiast do opodatkowania podatkiem  od nieruchomości jako grunty związane z działalnością gospodarczą wykazał tylko 6.580 m² gruntów. Brak numerów działek, których grunty podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości uniemożliwia sprawdzenie prawidłowości sporządzenia zarówno deklaracji na podatek od nieruchomości jak i deklaracji na podatek rolny,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 23 stwierdzono, że posiadana dokumentacja nie pozwala na zweryfikowanie prawidłowości sporządzenia deklaracji, w której do opodatkowania zostały wykazane grunty pozostałe o pow. 1.400 m² oraz budynki pozostałe o pow. 227,80 m². Ponieważ jest to podatnik działający w formie spółki prawa handlowego, posiadający status przedsiębiorcy,  zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych grunty, budynki i budowle będące w jego posiadaniu, z uwzględnieniem wyjątków opisanych w ustawie, są związane z działalnością gospodarczą. Ponadto z zapisów geodezyjnych wynika, że posiadane grunty są sklasyfikowane jako użytki rolne. Nie ma zatem możliwości opodatkowania ich podatkiem od nieruchomości inaczej niż jako zajęte na działalność gospodarczą, ponieważ stanowiłoby to naruszenie art. 2 ust. 2 ustawy,

- podatnicy wymienieni pod poz. 22, 24 i 26 w złożonych deklaracjach na podatek od nieruchomości wykazali do podatkowania jedynie budynki mieszkalne. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w ich posiadaniu są również grunty objęte opodatkowaniem podatkiem od nieruchomości. Ponieważ mamy do czynienia z kościelnymi osobami prawnymi, grunty te prawdopodobnie korzystałyby z ustawowego zwolnienia. Niemniej jednak i w takim przypadku należy zobowiązać podatników do ich wykazania w oparciu o art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

-  w wyniku weryfikacji deklaracji podatkowych podatników wchodzących w skład grupy PKP S.A. (poz. 1 i 4 w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli) ustalono, że powierzchnia gruntów wykazana w złożonych deklaracjach jest mniejsza o 4,4685 ha od powierzchni wynikającej z zapisów ewidencji gruntów, która wynosi 35,06 ha. W trakcie kontroli organ podatkowy ustalił, że grunty są w posiadaniu jednej ze spółek wchodzących w skład PKP. Podmiot ten w 2013 r. złożył deklarację wykazując w niej całość gruntów jako zwolnione z podatku na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Należy zauważyć, że analogiczne rozbieżności stwierdzono również podczas poprzedniej kontroli. Można zatem jednoznacznie wysnuć wniosek, że po poprzedniej kontroli, co najmniej w przypadku tego podatnika, nie prowadzono żadnych działań wyjaśniających różnice pomiędzy zapisami ewidencji gruntów i budynków a deklaracjami podatkowymi,

- w kontrolowanym okresie deklaracji nie złożył podatnik wymieniony w załączniku nr 3/2 do protokołu pod poz. 19. Z dokumentacji księgowej podatnika oraz z danych wynikających z ewidencji gruntów i budynków wynika, że jest on właścicielem 5 budynków mieszkalnych (nie stanowią one odrębnych nieruchomości o łącznej pow. 390,05 m²), 7 budynków pozostałych (pozostające w jego posiadaniu, których powierzchnia ma wynosić 2.326,07 m²), oraz budowli wodociągowych o wartości 2.638.614,67 zł; w jego posiadaniu są też następujące grunty: tereny mieszkaniowe – 46.100 m², zurbanizowane tereny niezabudowane – 45.700 m², tereny rekreacyjno wypoczynkowe – 28.500 m², drogi – 3.155.600 m², użytki kopalne – 219.400 m², tereny różne – 16.200 m², grunty pod wodami stojącymi – 1.000 m² i nieużytki – 102.700 m². W sumie powierzchnia wynosi 3.615.200 m². Część gruntów korzysta z wyłączenia z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz zwolnienia wynikającego z art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podlegają wszystkie grunty, budynki oraz budowle związane z działalnością gospodarczą będące w posiadaniu podatnika, za wyjątkiem wymienionego art. 2 ust. 2 i 3 ustawy, oraz korzystających ze zwolnienia wynikającego z art. 7 ustawy. W trakcie kontroli nie przedstawiono informacji, na podstawie których można byłoby ustalić powierzchnię publicznych dróg gminnych, które są wyłączone z opodatkowania. Zatem w trakcie kontroli niemożliwe było ustalenie faktycznej podstawy opodatkowania gruntów. Opodatkowanie całości posiadanego mienia spowodowałoby zwiększenie dochodów o 1.623.852 zł. Z ustaleń kontroli wynika również, że w kontrolowanym okresie deklaracji podatkowych nie złożyły podmioty wymienione w załączniku nr 3/2 do protokołu pod poz. 27 i 28. Dopiero na wezwanie organu podatkowego, które zostało sformułowane w 2013 r., podatnicy złożyli przedmiotowe dokumenty,

- podatnicy wymienieni pod poz. 19, 27 i 28, którzy nie złożyli deklaracji w roku 2012 naruszyli art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 54 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186). Z dokumentacji podatkowej wynika, że organ podatkowy nie podjął żadnych czynności w celu wyegzekwowania deklaracji i należnego podatku. Należy zatem stwierdzić, że organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej zobowiązujący go do przeprowadzania czynności sprawdzających, w zakresie których mieści się sprawdzanie terminowości złożenia deklaracji i opłacania podatku.

Podsumowując kontrolę prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, w oparciu o dokonane ustalenia należy stwierdzić, że:

- dokumentacja tworząca ewidencję podatkową nie pozwala na stwierdzenie, czy dane zawarte w deklaracjach podatkowych dotyczące powierzchni wykazanych budynków, wartości opodatkowanych budowli i w większości przypadków sposobu wykorzystywania gruntów są zgodne ze stanem faktycznym (wyjątek stanowi podatnik wymieniony pod poz. 15),

- organ podatkowy nie wykonywał ustawowych obowiązków wynikających z art. 272 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu: sprawdzenie terminowości, składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów, stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów wymienionych w pkt 1, ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

Opis powyższych nieprawidłowości jest zawarty na str. 40-46 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych ustalono, że kontrolowana jednostka nie gromadziła pełnych, historycznych danych geodezyjnych dotyczących 2012 r., co powodowało, że m.in. w przypadku podatnika wskazanego na str. 49-50 protokołu kontroli nie było możliwości zweryfikowania prawidłowości danych zawartych w składanych przez niego deklaracjach. Należy także dodać, że pracownicy kontrolowanej jednostki uzyskali bezpośredni dostęp do danych geodezyjnych za pomocą systemu komputerowego dopiero w czasie trwania kontroli. Artykuł 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) wskazuje, że podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Ponadto stwierdzono, że podatnik składał korekty deklaracji podatkowych z naruszeniem terminów przewidzianych w treści art. 6a ust. 8 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym, w tym spółkom, nieposiadającym osobowości prawnej, jednostkom organizacyjnym Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostkom organizacyjnym Lasów Państwowych skorygować deklaracje, w razie zaistnienia zmian o których mowa w ust. 4, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmian. Ustalono również, że podatnik ten, posiadając grunty rolne we współwłasności z osobami fizycznymi, nie złożył oddzielnych deklaracji podatkowych. Artykuł 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym stwierdza, że jeżeli grunty, o których mowa w art. 1 tej ustawy, stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Opis na str. 50 protokołu kontroli wskazuje przypadki błędnego wyliczenia w deklaracjach podatkowych podatku rolnego; skutkiem tej nieprawidłowości było jego zaniżenie o kwotę 39 zł u jednego z podatników i zawyżenie o 98 zł w przypadku drugiego.

Analogiczną sytuację, dotyczącą tego samego podatnika, stwierdzono w zakresie dochodów z tytułu podatku leśnego – str. 51 protokołu kontroli. W tym przypadku zachowania podatnika naruszały wskazania art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 465), który stanowi, że podstawę opodatkowania podatkiem leśnym stanowi powierzchnia lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów i budynków.

Z kolei opis na str. 55 protokołu kontroli wskazuje na jednostkowy przypadek błędnego ustalenia podstawy opodatkowania, powodujący zawyżenie wymiaru podatku rolnego osobie fizycznej. Wskazano tam również, że w dokumentacji badanych podatników, którym wymierzono sam podatek rolny brak jest podpisanych przez nich informacji podatkowych, wymaganych treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje osobom fizycznym złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian, o których mowa w ust. 4. Informacje te są wypełnione jednakowym charakterem pisma i mogą stanowić jedynie dokumentację pomocniczą przy wymiarze podatku rolnego natomiast w żadnym wypadku nie mogą stanowić podstawowego materiału dowodowego. W zakresie podatku rolnego od osób fizycznych stwierdzono również 4 przypadki nieopodatkowania gruntów rolnych będących własnością gminy Milejczyce, a wydzierżawionych osobom fizycznym. Wynikiem takiego zaniechania organu podatkowego było nieustalenie należności podatkowej w podatku rolnym od osób fizycznych, za lata 2008-2012 w łącznej kwocie 1.558,56 zł – str. 55-56 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość stosowania ulg z tytułu nabycia gruntów w podatku rolnym i ustalono, że organ podatkowy wydawał decyzje przyznające ulgi przed zebraniem pełnego materiału dowodowego potwierdzającego nabycie gruntów przez podatnika ubiegającego się o nią – str. 60 protokołu kontroli. Nieprawidłowości stwierdzono również przy udzielaniu ulg inwestycyjnych w podatku rolnym, a polegały one na zaliczaniu paragonów jako materiału dowodowego, dokumentującego poniesione nakłady inwestycyjne. Artykuł 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym stwierdza, że ulga inwestycyjna przyznawana jest po zakończeniu inwestycji i polega na odliczeniu od należnego podatku rolnego od gruntów położonych na terenie gminy, w której została dokonana inwestycja, udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych – w wysokości 25%. Natomiast art. 87 § 5 Ordynacji podatkowej wskazuje, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji. Na mocy tego przepisu Minister Finansów rozporządzeniem z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.), wskazał, w § 14 ust. 1 pkt 1, że rachunek powinien zawierać co najmniej imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, których to danych nie zawiera paragon – str. 61-62 protokołu kontroli.

Opis na str. 52 protokołu kontroli wskazuje także na nieprawidłowości w opodatkowaniu osób fizycznych podatkiem leśnym. W większości przypadków są to różnice danych pomiędzy danymi dotyczącymi powierzchni lasów znajdujących się w decyzjach wymiarowych oraz powierzchniami znajdującymi się w ewidencji gruntów i budynków oraz informacjach podatkowych. W jednym przypadku stwierdzono, że część opodatkowanych gruntów leśnych stanowią użytki rolne a więc podatnikowi powinny być wymierzone podatki lokalne w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, zgodnie z art. 6c ust. 1 ustawy o podatku rolnym. Również w jednym przypadku stwierdzono brak informacji na podatek leśny, wymaganej treścią art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym. Przywołany przepis nakazuje  osobom fizycznym, z zastrzeżeniem ust. 7, złożyć organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia lasu, informacje o lasach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku w podatku leśnym lub o zaistnieniu zmian.

W obszarze tym stwierdzono także przypadek podatnika wymienionego w poz. 16, któremu jako grunty leśne opodatkowano grunty sklasyfikowane jako Lz IV o pow. 0,32 ha, czym naruszono art. 1 ust. 1 w zw. z ust. 2 ustawy o podatku leśnym. Skutkiem tej nieprawidłowości było zawyżenie podatku o 13 zł. Również w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 17 stwierdzono opodatkowanie podatkiem leśnym „Lz-tów” o pow. 0,1 ha. Ponadto organ podatkowy błędnie wprowadził do ewidencji podatkowej grunty sklasyfikowane jako ŁIV o pow. 0,23 ha. Zgodnie z jej zapisami korzystały one ze zwolnienia z podatku na mocy art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym – str. 54 protokołu kontroli.

Przypadki zaprezentowane na str. 57-60 protokołu kontroli wskazują, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.).

Ustalono, że w objętych kontrolą decyzjach przyznających ulgi w zapłacie podatków (umorzenia), wymagane treścią art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej uzasadnienie faktyczne jest we wszystkich przypadkach identyczne. Paragraf 4 wymienionego artykułu stanowi, że uzasadnienie faktyczne decyzji ma zawierać w szczególności wskazanie faktów,  które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. W decyzjach tych uzasadnienia faktyczne nie zawierały odniesienia do zebranego w trakcie postępowania podatkowego materiału dowodowego – str. 62 protokołu kontroli. Stwierdzono również nieprawidłowości przy wydawaniu decyzji rozkładających na raty zaległości podatkowe, a polegały one na tym, że kontrolowany organ podatkowy wydając decyzje tego typu nie przeprowadzał postępowania dowodowego, w rezultacie czego w aktach poszczególnych spraw znajdują się tylko wnioski podatników o zastosowanie ulgi oraz decyzje je przyznające. W tym kontekście istotne znaczenie mają wskazania art. 120 i 121 § 1 Ordynacji podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa a postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy, aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębną analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności umorzenia, a jedynie sposób prowadzenia postępowania, szczególnie w zakresie zebranego materiału dowodowego oraz formalnoprawnej poprawności wydawanych decyzji. Wskazać należy także na art. 180 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z treści przywołanego artykułu wynika również, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej – strony 62-63 protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto nieprawidłowe zachowania organu podatkowego w sytuacji, gdy w toku postępowania podatkowego stwierdzano, że wnioski podatników ubiegających się o ulgi w spłacie podatków są bezprzedmiotowe. Kontrolowany organ podatkowy odpowiadał na nie zwykłymi pismami, co jest sprzeczne z zapisami art. 165a § 1 Ordynacji podatkowej. Przywołany przepis stwierdza, że gdy żądanie, o którym mowa w art. 165, zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z jakichkolwiek innych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ podatkowy wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Natomiast § 2 tego artykułu daje podatnikowi możliwość wniesienia zażalenia na postanowienie, o którym mowa w § 1. Ponadto art. 217 § 1 wymienia składniki, jakie powinno zawierać postanowienie. Jest to m.in. oznaczenie organu podatkowego, data jego wydania, oznaczenie strony albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Paragraf  2 wskazuje także, iż postanowienie zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie. Nieprawidłowość stwierdzono również przy rozpatrywaniu wniosku podatnika z dnia 3 marca 2013 roku, gdzie w dniu 26 marca 2012 r. kontrolowany organ podatkowy wezwał podatnika do przedstawienia dowodów mogących mieć istotne znaczenie w sprawie. W wezwaniu stwierdzono, że zostało wszczęte postępowanie w dniu 9 stycznia 2012 r., chociaż pismo podatnika dodarło do niego w miesiącu marcu, ponadto na końcu wezwania zastosowano niedozwoloną formułę W przypadku nie dopełnienia powyższych warunków w terminie 7 dni spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Sposób postępowania organu podatkowego stoi w sprzeczności z art. 207 Ordynacji podatkowej, który w § 1 nakazuje organowi podatkowemu orzekać w sprawie w drodze decyzji, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej. Natomiast § 2 przepisu wskazuje, że decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji – str. 63-64 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wynika, że bilety opłaty targowej, które wydaje się sprzedającym w celu potwierdzenia uiszczenia przedmiotowej opłaty, są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Natomiast uregulowania wewnętrzne dotyczące druków ścisłego zarachowania, zawarte w części III „Gospodarka Pieniężna” Instrukcji obiegu dokumentów, nie wymieniają biletów opłaty targowej jako dokumentów uznanych za druki ścisłego zarachowania. Ponadto ustalono, że Pani Wójt nie zatwierdziła wzoru biletu opłaty targowej jako dokumentu pozwalającego na wykorzystywanie go do realizacji dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Kontrola ustaliła również, że księgę druków ścisłego zarachowania prowadzi osoba zatrudniona na stanowisku kasjera, co jest sprzeczne z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Przepis ten stanowi, że ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków. W księdze tej ujmuje się również przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upoważnionemu do ich odrębnej sprzedaży. Przyjęty sposób regulacji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wyłącza kasjerów z kręgu osób mogących prowadzić księgę druków ścisłego zarachowania. Stwierdzono również, że organ podatkowy ma ograniczoną możliwość prowadzenia ewentualnych czynności sprawdzających i kontrolnych ponieważ na częściach biletów pozostających w grzebiecie bloczka inkasent nie nanosił daty wydania biletu. Utrudniona jest zatem możliwości stwierdzenia, kiedy opłata została pobrana, a co za tym idzie nie wiadomo czy inkasent przestrzegał terminów płatności wynikających z zapisów uchwały, według których opłata ma być wpłacona w ciągu 5 dni od jej zainkasowania. Z okazanej dokumentacji wynika, że opłatę odprowadzono w dniu rozliczenia inkasenta – str. 64-65 protokołu kontroli.

         Weryfikując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych ustalono, że  podatnik wymieniony pod poz. 5, w przypadku pojazdu o nr rejestracyjnym BSI70SP (przyczepa) ustalając podstawę opodatkowania nie uwzględnił w niej dmc pojazdu silnikowego, czym naruszył postanowienia art. 8 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten stanowi, że przedmiotem opodatkowania w podatku od środków transportowych, w przypadku przyczep i naczep, są te, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą równą lub wyższą niż 12 ton, z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego. Z dokumentacji podatkowej wynika, że dmc przyczepy wynosi 22 tony, posiada ona 3 osie oraz inny system zawieszenia. Zgodnie z zapisami uchwały przyjęta stawka jest przyporządkowana pojazdom, których dmc zespołu pojazdów wynosi nie mniej niż 12 ton a nie więcej niż 38 ton. Podatnik jest posiadaczem dwóch samochodów ciężarowych, których dmc wynosi 25 i 32 tony. W trakcie kontroli podatnik dokonał korekty deklaracji doliczając do dmc przyczepy dmc jednego z samochodów ciężarowych i naliczył podatek w wysokości 1.560 zł. Natomiast kontrola wywiązywania się podatników z obowiązku terminowego składania deklaracji wykazała, że obowiązku wynikającego z art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nie wykonał podatnik wymieniony pod poz. 1. Z dokumentacji podatkowej wynika, że w lipcu 2012 r. podatnik nabył i zbył pojazdy, a zatem powinien złożyć deklaracje w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie tego obowiązku. Deklaracja dokumentująca opisane zdarzenia wpłynęła 28 sierpnia 2012 r. – str. 67-68 protokołu kontroli.

Z treści  instrukcji w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, która została wprowadzona zarządzeniem Pani Wójt z dnia 30 listopada 2011 r., wynika, że zakładowy plan kont nie zawiera kont pozabilansowych 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika” i 991 „Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników”. Obowiązek ich prowadzenia wynika z § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

Ponadto z § 6 ust. 6 instrukcji wynika, że jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po doręczeniu mu upomnienia, pobiera się także opłatę za upomnienie. Inkasent pobiera też należne koszty egzekucyjne, jeżeli ich wysokość jest odnotowana w wykazie imiennym zobowiązanych lub jeżeli ich wysokość jest znana inkasentowi bądź wpłacającemu. W przeciwnym wypadku inkasent informuje wpłacającego, że należne koszty egzekucyjne powinien wpłacić organowi, który dokonał czynności egzekucyjnych. Taki zapis sugeruje obowiązek inkasenta do egzekwowania tego rodzaju  należności od podatnika. Z obowiązujących przepisów (§ 2 ust. 1 pkt 4 przywołanego wyżej rozporządzenia) wynika, że koszty upomnienia traktuje się jak należności uboczne i o ich wpłacie decyduje podatnik. W przypadku ich nieopłacenia wyegzekwowanie następuje w drodze przepisów o postępowaniu egzekucyjnym z administracji – str. 68-69 protokołu kontroli.

Analizując prawidłowość zapisów na wytypowanych do kontroli kontach podatkowych stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/10 do protokołu kontroli pod poz. 2 odsetki pobrano w nieprawidłowej wysokości 29 zł. Uwzględniając wszystkie niezbędne do ich obliczenia parametry ich prawidłowa wysokość powinna wynieść 32 zł. Sposób naliczenia odsetek był zatem niezgodny z zasadami określonymi w § 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.). Natomiast w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/10 pod poz. 5 stwierdzono, że kwota wpłaconego podatku, wynosząca 6.256 zł jest niezgodna z kwotą zadeklarowaną, która wynosi 5.618 zł.  Z ustaleń zawartych w pkt 5.1.2.15 protokołu kontroli wynika, że kwota należnego podatku za 2012 r. wynosi 5.978 zł, a zatem na koncie podatnika za rok 2012 rok powinna figurować nadpłata w wysokości 278 zł  – str. 70 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Panią Wójt.

2. W zakresie organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych:

a) zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,

b) przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały stwarzającej formalną podstawę prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej Zespołu Szkół w Milejczycach,

c) zobowiązanie dyrektora Zespołu Szkół w Milejczycach do określenia zasad (polityki) rachunkowości kierowanej przez niego jednostki,

d) określenie cywilnoprawnej formy prawnej władania majątkiem przez instytucje kultury,

e) wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół,

f) prowadzenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej,

g) przekazanie dyrektorom GOK i GBP uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości sporządzania planów finansowych instytucji kultury, a także informacji o przebiegu wykonania planu finansowego tych jednostek.

3. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o:

a) precyzyjnie określone metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup materiałów,

b) konta 990 i 991 dotyczące rozliczeń z osobami trzecimi i inkasentami z tytułu podatków.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie rachunków lokat utworzonych ze środków budżetu w ramach konta 133,

b) ustalenie dwustronnych sald kont rozrachunkowych, mając na uwadze rzetelną prezentację danych dotyczących należności i zobowiązań jednostki w ewidencji i bilansie,

c) ewidencjonowanie na koncie 221 zaległości i nadpłat z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy,

d) naliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach na koniec każdego kwartału,

e) ujmowanie wartości zakupionego i niezużytego na koniec roku oleju napędowego na koncie 310 zamiast na koncie 234, którego saldo nie obrazuje wartości zapasu materiałów,

f) ujmowanie na koniec roku na koncie 310 wartości ustalonego zapasu oleju opałowego z jednoczesną korekta kosztów o wartość tego stanu,

g) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych ,,polecenie księgowania ‘’ w przypadku posiadania dowodów źródłowych dokumentujących daną operację,

h) nadawanie dowodom księgowym „polecenie księgowania” wszystkich cech wymaganych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

i) dokonywanie w ewidencji analitycznej gruntów zapisów odpowiadających treścią wymaganiom art. 23 ustawy o rachunkowości,

j) rozliczanie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji,

k) księgowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości; przeniesienie ujętych na nim środków trwałych na odpowiednie konta,

l) ujmowanie wpłat i wypłat gotówką w raporcie kasowym w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

5. Przeanalizowanie zasadności utrzymywania na koncie 080 sald dotyczących nakładów poniesionych na budowę wysypiska śmieci i 9 inwestycji drogowych mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

6. Uregulowanie kwestii przebiegu i dokumentowania procesu związanego z poborem opłat za wodę przez pracowników Urzędu oraz przypisanie obowiązków związanych z rozliczaniem (kontrolą) wpłat.

7. Podjęcie zdecydowanych działań mających na celu zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej, poprzez:

a) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniach zbiorczych danych zgodnych z danymi sprawozdań jednostkowych,

c) wzmożenie nadzoru nad merytoryczną prawidłowością sprawozdań sporządzanych przez jednostki organizacyjne.

8. W zakresie sporządzania planów finansowych:

a) terminowe przekazywanie kierownikom jednostek danych niezbędnych do opracowania przez nich projektów planów finansowych,

b) sporządzanie przez Panią Wójt planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,

c) egzekwowanie od kierownika GOPS obowiązku sporządzania projektu planu finansowego.

9. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały uzupełniającej treść obowiązującej uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym o zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony.

10. W zakresie procedury sprzedaży nieruchomości:

a) przestrzeganie obowiązku sporządzania i publikacji wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, stosownie do art. 35 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) upublicznianie ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości w sposób wskazany przepisami art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości,

c) sporządzanie protokołu przeprowadzonego przetargu celem udokumentowania jego przebiegu,

d) pisemne powiadamianie nabywców wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, mając na uwadze przepisy art. 41 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

11. W zakresie dochodów z najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego nieruchomości:

a) zapewnienie bieżącego przepływu informacji i dokumentacji wewnątrz jednostki mając na uwadze możliwość ustalenia i dochodzenia należnych gminie dochodów budżetowych,

b) zwaloryzowanie czynszów dzierżawnych stosownie do postanowień umów dzierżawy zawartych z przywołanymi w części opisowej kontrahentami, mając na uwadze regulację art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych,

c) zaktualizowanie wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste.

12. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia.

13. Stosowanie sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wobec przedsiębiorców niedokonujących opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w terminie i w wymaganej wysokości.

14. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad rozliczania kosztów podróży służbowych wraz z dostosowaniem przepisów wewnętrznych regulujących tę kwestię do przepisów powszechnie obowiązujących.

15. Przestrzeganie ustalonych procedur wewnętrznych w zakresie udzielania zamówień o wartości poniżej 14.000 euro.

16. Zweryfikowanie prawidłowości kwot wydatkowanych w okresie od 1 października 2012 r. do 30 czerwca 2013 r. na rzecz PKS Siemiatycze w ramach umowy na „Świadczenie usług w zakresie przewozu uczniów do Zespołu Szkół w Milejczycach” w świetle tez zawartych w części opisowej wystąpienia oraz poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, poprzez:

a) rozstrzygnięcie, w porozumieniu z dyrektorem Zespołu Szkół, zasad prowadzenia działalności socjalnej poprzez zawarcie umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej albo wydzielenie rachunków bankowych ZFŚS dla Urzędu i Zespołu,

b) naliczanie odpisów na Fundusz z uwzględnieniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

c) zwiększenie odpisu na ZFŚS naliczonego na 2013 r. o kwotę 674,85 zł odpowiadającą zaniżeniu Funduszu za 2012 r.,

d) przekazywanie na rachunek Funduszu równowartości odpisów w wysokości wymaganej ustawą w danym terminie,

e) finansowanie z rachunku Funduszu wyłącznie wydatków mieszczących się w pojęciu działalności socjalnej zdefiniowanej w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

18. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) terminowe przekazywanie sołtysom informacji o wysokości środków przypadających na poszczególne sołectwa,

b) przyjmowanie do realizacji wyłącznie takich wniosków sołectw, które mają oparcie w dokumentacji świadczącej o prawidłowości ich uchwalenia przez zebrania wiejskie.

19. Dokumentowanie przekazania do utylizacji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego.

20. Podjęcie działań w celu zachowania prawidłowości przekazywania przez organy nadzoru architektoniczno-budowlanego dokumentacji wskazanej w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie informacji podatkowych.

21. Ustalenie rzetelnych danych w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych od osób fizycznych i podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej oraz dokonanie stosownej korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za rok 2012.

22. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

23. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości dotyczących danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

24. Udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy o podatku rolnym.

25. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

26. Realizowanie dochodów z tytułu opłaty targowej z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, wskazanych w części opisowej wystąpienia.

27. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie prawidłowości ustalania wysokości odsetek od zaległości podatkowej oraz wydawania w tej materii postanowień.

28. Dostosowanie postanowień instrukcji regulującej pobór podatków przez inkasentów do obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej.

29. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wymiaru podatków lokalnych oraz poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o zakresie i skutkach finansowych tych działań.

30. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

31. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku