Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2013

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Szypliszkach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Rutkach  

zalecenia - Centrum Edukacji Nauczycieli w Białymstoku  

zalecenia - Gmina Bakałarzewo  

zalecenia - Gmina Bielsk Podlaski  

zalecenia - Gmina Boćki  

zalecenia - Gmina Brańsk  

zalecenia - Gmina Filipów  

zalecenia - Gmina Grodzisk  

zalecenia - Gmina Hajnówka  

zalecenia - Gmina Jaświły  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Kobylin Borzymy  

zalecenia - Gmina Kuźnica  

zalecenia - Gmina Milejczyce  

zalecenia - Gmina Nowinka  

zalecenia - Gmina Orla  

zalecenia - Gmina Przytuły  

zalecenia - Gmina Puńsk  

zalecenia - Gmina Rudka  

zalecenia - Gmina Rutka-Tartak  

zalecenia - Gmina Rutki  

zalecenia - Gmina Siemiatycze  

zalecenia - Gmina Sokoły  

zalecenia - Gmina Szypliszki  

zalecenia - Gmina Śniadowo  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wąsosz  

zalecenia - Gmina Zbójna  

zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Siemiatyczach  

zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Siemiatyczach  

zalecenia - Gminny Zespół Oswiaty w Jaświłach  

zalecenia - Gminny Zespół Szkół w Michałowie  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Bielsk Podlaski  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy 2  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Rajgród  

zalecenia - Miasto i Gmina Suraż  

zalecenia - Miasto i Gmina Szczuczyn  

zalecenia - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Suwałkach  

zalecenia - Powiat Hajnowski  

zalecenia - Powiat Grajewski  

zalecenia - Powiat Łomżyński  

zalecenia - Powiat Sejneński  

zalecenia - Powiat Wysokomazowiecki  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Samorząd Województwa Podlaskiego  

zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 5 w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Szkoła Policealna Nr 2 Pracowników Medycznych i Społecznych w Białymstoku  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Mońkach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Grodzisku  

zalecenia - Zespół Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu  

zalecenia - Zespół Szkół nr 1 w Grajewie  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sejnach  

zalecenia - Zespół Szkół w Augustowie  

zalecenia - Zespół Szkół w Bakałarzewie  

zalecenia - Zespół Szkół w Boćkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Filipowie  

zalecenia - Zespół Szkół w Kuźnicy  

zalecenia - Zespół Szkół w Mońkach  

zalecenia - Zespół Szkół z dodatkowym nauczaniem języka białoruskiego w Orli  



zalecenia - Gmina Śniadowo

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2014-01-16 11:50
Data modyfikacji:  2014-01-16 11:50
Data publikacji:  2014-01-16 11:50
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Śniadowo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 grudnia 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-9/13), o treści jak niżej:

 

 

Pan

Rafał Pstrągowski

Wójt Gminy Śniadowo

 

 

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Śniadowo za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Śniadowo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

         Kontrola zagadnień związanych z funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych gminy wykazała, że obsługa finansowo-księgowa szkół prowadzona jest przez Urząd Gminy. Dla obsługiwanych jednostek oświatowych są prowadzone odrębne księgi rachunkowe, zostały też dla nich otwarte odrębne rachunki bankowe. Stwierdzono jednakże, że faktycznym dysponentem środków na rachunkach szkół jest Pan Wójt. Stan ten narusza postanowienia art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), w myśl którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Natomiast art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje, że kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej wyłącznie pracownikom jednostki. Przepisy prawa nie przewidują zatem możliwości, aby Pan Wójt dysponował środkami pozostającymi na rachunkach bankowych jednostek organizacyjnych. Nie mieści się to także w pojęciu obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, ponieważ brak w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) regulacji wskazujących na możliwość ograniczenia samodzielności szkoły jako jednostki budżetowej w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej (gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków).

Nie stwierdzono ponadto, aby dyrektorzy szkół opracowali dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości kierowanych przez siebie jednostek. Obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości należy do dyrektorów szkół obsługiwanych przez Urząd. Wynika to z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty określającego zakres zadań podlegających realizacji w ramach wspólnej obsługi – należą do nich zagadnienia, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Prowadzenie obsługi szkoły nie zwalnia zatem jej dyrektora z obowiązku opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, o której mowa w art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości – str. 2-3 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała też, że nie zostały wydane decyzje ustanawiające trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają szkoły i zakład budżetowy. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Mimo braku decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomości ujęte są w księgach jednostek organizacyjnych – str. 80 protokołu kontroli.

 

Badając funkcjonowanie przyjętych procedur kontroli stwierdzono, że w rocznym planie kontroli jednostek organizacyjnych gminy, zatwierdzonym przez Pana Wójta, przewidziano na 2012 rok wykonanie 5 kontroli, z czego nie zrealizowano jednej (w Gminnym Ośrodku Kultury). Powinien ją przeprowadzić Skarbnik Gminy. Ponadto w planie kontroli wewnętrznej wyszczególniono 9 jednostek (stanowisk pracy) podlegających kontroli z jednoczesnym określeniem zakresu kontroli. Okazano zaś tylko 1 protokół z przeprowadzonej kontroli – w Referacie Rozwoju Gospodarczego. Zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi koordynatorem kontroli wewnętrznej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych jest Sekretarz Gminy – str. 6-7 protokołu kontroli.

 

         W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrolę przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego… (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), stwierdzając:

a) nieprawidłowe saldo na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności’. Jak wynika z ustaleń kontroli, należności z tytułu dochodów budżetowych ujęte na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w kwocie 100.686,64 zł pomniejszono w bilansie o kwotę odpisu aktualizującego wynoszącą 6.210,20 zł, która odpowiadała wartości odsetek od zaległości podatkowych. Świadczy to o pozostawaniu na koncie 290 salda ustalonego według zasad obowiązujących do końca 2010 r. Począwszy od 2011 r. należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 10 protokołu kontroli,

b) brak w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 011 „Środki trwałe” cech identyfikujących niektóre obiekty inwentarzowe (np. numerów fabrycznych, długości dróg, kanału ciepłowniczego, daty nabycia budynków). Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych pozwalających na ich identyfikację ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, a także służy jednoznacznemu powiązaniu wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości,

c) ujęcie w dwóch pozycjach książki środków trwałych zbiorczej wartość dróg wynoszącą łącznie 939.551,93 zł, bez wyszczególnienia, jakich dróg dotyczy ta wartość. Taki sposób zaewidencjonowania wartości dróg należy uznać za sprzeczny z zasadami prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 011, która – według załącznika nr 3 do rozporządzenia – powinna zapewnić ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych oraz należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji – str. 81-82 protokołu kontroli.

        

W zakresie zaciągania zobowiązań stwierdzono, że zawieranie umów o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro powinno następować w wyniku wyłonienia wykonawców na podstawie obowiązującego w Urzędzie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro. Regulamin przewiduje, że obowiązek zwrócenia się do co najmniej dwóch wykonawców, w celu wyboru oferty najkorzystniejszej oraz udokumentowania postępowania dotyczy zamówień o wartości wyższej niż 3.500 zł – str. 13 protokołu kontroli, załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że nie stosowano konsekwentnie postanowień regulaminu, m.in. w wyniku zlecania wykonania usług własnym pracownikom. Stwierdzono, że kierownikowi Referatu Rozwoju Gospodarczego zlecono opracowanie projektu wykonawczego na przebudowę chodników w ciągu ul. Ostrołęckiej za kwotę 4.250 zł oraz opracowanie koncepcji terenu rekreacyjno-wypoczynkowego oraz projektu zagospodarowania terenu wraz z opisem technicznym za kwotę 5.200 zł. W odniesieniu do koncepcji terenu rekreacyjno-wypoczynkowego stwierdzono, że umowa została zawarta w dniu 12 maja 2011 r., protokół przekazania dokumentacji jest datowany na 14 czerwca 2011 r., zaś z treści dokumentacji wynika, że została ona sporządzona w grudniu 2010 r. W złożonym wyjaśnieniu kierownik referatu potwierdził, że wykonał dokumentację w grudniu 2010 r. ponieważ Zostałem poproszony o wymyślenie projektu, który umożliwiłby Gminie Śniadowo złożenie wniosku o dofinansowanie projektu. Nabór wniosków upływał z końcem roku 2010. Należy ponadto wskazać, że zakres obowiązków kierownika wymienionego referatu obejmuje m.in. opracowanie programów, koncepcji techniczno-ekonomicznych i założeń techniczno-ekonomicznych dla inwestycji, zatem pokrywał się z przedmiotem umowy z dnia 12 maja 2011 r. – str. 65-67 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu Pan Wójt wskazał, że Pracownik został zobowiązany do opracowania szczegółowej koncepcji zagospodarowania terenu (…) w formie elektronicznej, w celu wizualizacji, przedstawienia autorskiego pomysłu na forum publicznym (…) Wobec powyższego, za wykonaną pracę na rzecz Gminy Śniadowo, poza godzinami pracy w Urzędzie Gminy uważałem, że należy się wynagrodzenie. W odniesieniu do zasadności zawierania umowy na wykonaną już dokumentację podnosi Pan, że w okresie późniejszym szanując prawa autorskie pracownika, który poświęcił swój wolny czas poza godzinami pracy na nieodpłatne wykonanie dokumentacji (…) rekompensując dotychczasowe zaangażowanie zleciłem opracowanie projektu budowlanego z projektem zagospodarowania terenu w takiej formie, która umożliwi Gminie Śniadowo uzyskanie pozwolenia na budowę i realizację inwestycji.

 

Badając dokumentację dotyczącą wydatków bieżących poniesionych na opłatę rachunków za telefony komórkowe stwierdzono, że telefony posiada 5 osób, tj. Pan Wójt, Skarbnik, Sekretarz, kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego i Przewodniczący Rady. Z analizy bilingów wynika, że wielu uwidocznionym na bilingach połączeniom nie można przypisać służbowego charakteru – np. połączenia do Wielkiej Brytanii czy Niemiec, połączenia w sobotę i niedzielę, połączenia w godzinach nocnych. Zasady korzystania z telefonów komórkowych, w tym weryfikacji i rozliczania ponoszonych kosztów nie zostały uregulowane przepisami wewnętrznymi. W złożonym wyjaśnieniu stwierdził Pan m.in., że w przypadku, gdy przekroczony zostałby limit darmowych rozmów w danym miesiącu, bez ustnego lub pisemnego logicznego wyjaśnienia kosztami takich rozmów obciążony zostałby użytkownik danego abonamentu. Należy jednakże wskazać, że wysokość limitu darmowych rozmów determinuje wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej. Wysokość abonamentu wynosi 79,95 zł, a w przypadku telefonu Pana Wójta 99,90 zł – str. 55-56 protokołu kontroli.

 

Analiza zagadnień związanych z udzielaniem dotacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.) wykazała, że Rada Gminy w dniu 12 grudnia 2011 r., na podstawie art. 5a ust. 1 ustawy, przyjęła wieloletni program współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy. W programie nie wykazano wysokości środków planowanych na realizację programu w 2012 r., co jest naruszeniem postanowień art. 5a ust. 4 pkt 8 ustawy, który stanowi, że program zawiera wysokość środków planowanych na jego realizację. Ponadto, zgodnie z art. 5a ust. 1 ustawy, roczny program powinien być uchwalony do 30 listopada roku poprzedzającego – str. 57 protokołu kontroli.

 

Badając prawidłowość zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej stwierdzono, że w części wniosków o  zwrot nie wskazano załączników, tj. faktur zakupu (pozycja 21 w druku wniosku). Wymóg sporządzenia wniosku zgodnie z wzorem wynikał w 2012 r. z rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 17 stycznia 2012 r. w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 87); aktualnie zagadnienie to analogicznie reguluje rozporządzenie o tym samym tytule z dnia 28 czerwca 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 789). Stwierdzono też przypadki, że do wniosków dołączane były zestawienia faktur, na których brak podpisu wnioskodawcy – str. 59 protokołu kontroli.

 

Kontrola klasyfikowania wydatków do podziałek klasyfikacji budżetowej wykazała, że wydatki w kwocie 202.739,44 zł poniesione na „remonty połączone z modernizacją” czterech świetlic wiejskich sklasyfikowano w całości jako wydatki inwestycyjne (rozdział 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby”, par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”). Roboty wykonywano bez pozwolenia na budowę – na podstawie zgłoszenia. Stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 pkt 1 i 4 w zw. z art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.) robotami budowlanymi w budynkach, które mogą być wykonane na podstawie zgłoszenia są remonty oraz docieplanie w budynkach o wysokości do 12 m. Jak wynika z protokołu kontroli, roboty dotyczyły w szczególności elewacji, wymiany stolarki i pokrycia dachowego. Jedynymi robotami wskazanymi w protokole kontroli, których charakter jednoznacznie uzasadnia zaliczenie wydatku do wydatków majątkowych było utwardzenie terenu. Istotą remontu jest przywrócenie (odtworzenie) pierwotnego stanu technicznego środka trwałego – w tym przy użyciu innych wyrobów budowlanych niż użyte w stanie pierwotnym – niezmieniające jego charakteru i funkcji, następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynikające z tej eksploatacji. Remont nie zwiększa wartości środka trwałego w świetle przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 64 i 79 protokołu kontroli.

Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczaniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu – art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych.

 

Sprawdzając dokumentację dotyczącą wydatków na eksploatację pojazdów służbowych, tj. karty drogowe, faktury zakupu paliwa i miesięczne rozliczenia paliwa stwierdzono w części kart drogowych brak takich danych jak: godziny wyjazdu i przyjazdu, stan licznika przy wyjeździe i powrocie, miejsce docelowego wyjazdu, nazwisko jadącego. Obowiązek ujęcia tych danych w karcie wynika z § 9 instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie. Ponadto stwierdzono przeprawianie (zamazywanie) danych w kartach drogowych. Brak pełnych danych dotyczących wyjazdu uniemożliwia zweryfikowanie związku wyjazdu z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa – str. 82 protokołu kontroli.

 

         Kontroli poddano rzetelność realizacji inwestycji. Przeprowadzone oględziny obiektu zrealizowanego w ramach zadania „Zagospodarowanie terenu rekreacyjno-wypoczynkowego w m. Śniadowo” – udokumentowane protokołem oględzin podpisanym przez Pana Wójta oraz kierownika Referatu Rozwoju Gospodarczego – oraz analiza dokumentacji wykazały rozbieżności w treści dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz rozbieżności pomiędzy dokumentacją a stanem faktycznym. W dokumentacji, tj. w przedmiarach, kosztorysie ofertowym i kosztorysie powykonawczym wykazano wbudowanie (realizację) następujących elementów:

·         kiszka z faszyny leśnej – 365 m o wartości 1.095 zł (z kosztem zakupu 1.182,60 zł); faktyczna długość wbudowanych elementów stwierdzona podczas oględzin wynosiła 105 m o wartości 340,20 zł – różnica 842,40 zł bez VAT i robocizny,

·         kołki faszynowe – 1.150 sztuk o wartości 1.955 zł (z kosztem zakupu 2.111,40 zł); faktyczna ilość wbudowanych kołków stwierdzona podczas oględzin to 310 sztuk o wartości 569,16 zł – różnica 1.542,24 zł bez VAT i robocizny,

·         cokół i fundament (pod ogrodzeniem) – 100 m, cokół betonowy o wymiarach 0,20 x 0,30 m i fundament o wymiarach 0,20 x 0,80 m; faktyczna długość cokołu stwierdzona podczas oględzin to 93,5 m; ponadto cokół został osadzony na starych (uprzednio istniejących) fundamentach o głębokości od 0,60 do 0,70 m – wartość rozliczonego przez wykonawcę a nie zużytego do wykonania fundamentu betonu to kwota 2.983,07 zł bez VAT i robocizny,

·         słupki z kształtowników walcowatych – faktycznie stwierdzono podczas oględzin wbudowanie 34 sztuk o wartości 1.191,24 zł, zaś wykazano wbudowanie 43 sztuk o wartości 1.518,14 zł – różnica 326,90 zł bez VAT i robocizny,

·         brama wjazdowa o szerokości 5 m i wartości 1.231,76 zł; oględziny wykazały, że istniejąca w obiekcie brama istniała już przed realizacją zadania (w starym ogrodzeniu), co potwierdza złożone do protokołu kontroli oświadczenie; ponadto brama wykazana była w przedmiarach, mimo że nie ujęto jej w projekcie graficznym,

·         drut stalowy o wartości 356,38 zł (50 kg), którego wbudowania faktycznie nie stwierdzono podczas oględzin; w pozycji tej wystąpiła również robocizna.

Wynikająca z ustaleń poczynionych podczas oględzin wartość zafakturowanych i rozliczonych a niewykonanych faktycznie robót to kwota 8.957,78 zł z VAT (7.282,75 zł netto). Ponadto do wartości tej należy doliczyć proporcjonalne zawyżenie kosztów robocizny, która np. w pozycji „drut stalowy okrągły…” była przewidziana w wysokości 981 zł, a w pozycji „cokoły z fundamentami” w wysokości 2.088 zł (ilość faktycznie zużytego betonu ustalono na około 25% ilości wycenionej w kosztorysie).

W złożonym wyjaśnieniu kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego Urzędu Gminy (autor przedmiarów robót dla tej inwestycji) przyznał, że w pozycji „budowa faszynady” przyjęto błędną jednostkę miary wykonania robót, co następnie zostało powielone w kosztorysie ofertowym i powykonawczym. Dalej w wyjaśnieniu wymieniony pracownik Urzędu sugeruje, że w trakcie realizacji inwestycji wykonawca poinformował zamawiającego o robotach nieujętych w dokumentacji budowlanej i przedmiarze robót, których nie mógł przewidzieć na etapie zapoznania się z dokumentacją budowlaną oraz przeprowadzonymi oględzinami w terenie i nie uwzględnił tych kosztów w swojej ofercie. Według wyjaśnienia polegały one na wykonaniu wykopu o głębokości 2,95 m zamiast projektowanego 1,90 m. Koszty tych robót według wyjaśnienia miałyby wynieść 15.442,95 zł. Ponadto wskazano, że wykonawca wykonał dwa dodatkowe odwodnienia. Składający wyjaśnienie argumentuje, że zaniechanie kompensowania wartości robót niewykonanych z wymienionymi w wyjaśnieniu jako wykonane dodatkowo było korzystne dla zamawiającego.

Wykonanie zasadniczej części robót wskazanych w wyjaśnieniu jako dodatkowe nie było możliwe do potwierdzenia podczas oględzin, nie odnotowano go też w żadnym dokumencie poświadczającym realizację inwestycji, w szczególności w dzienniku budowy, protokole odbioru czy końcowym oświadczeniu kierownika budowy. Tezy podnoszone w wyjaśnieniu przez kierownika referatu wykazują sprzeczność z postanowieniami umowy zawartej z wykonawcą, która w § 9 stanowi, że:

- w przypadku wystąpienia robót dodatkowych, nieprzewidzianych w dokumentacji i niemożliwych do przewidzenia na etapie sporządzania oferty i podpisania umowy, a koniecznych do prawidłowego wykonania zamówienia, wykonawcy nie wolno ich realizować bez uzyskania zamówienia na podstawie odrębnej umowy (ust. 7),

- rozliczenie robót dodatkowych zostanie dokonane na podstawie zatwierdzonego przez strony protokołu konieczności, kosztorysu robót dodatkowych sporządzonego przez wykonawcę i zatwierdzonego przez inspektora nadzoru i zamawiającego oraz aneksu do umowy podpisanego przez strony (ust. 7),

- roboty dodatkowe i zamienne mogą być wykonywane tylko i wyłącznie za zgodą lub poleceniem zamawiającego (ust. 9),

- wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za roboty niewykonane, uznane przez zamawiającego za zbędne w trakcie realizacji zamówienia, choć ujęte w przedmiarze robót. Wartość robót zbędnych powinna wynikać z kosztorysu i aneksu do umowy (ust. 5).

Ustalenia dotyczące realizacji tego zadania, zawarte na str. 66-70 protokołu kontroli oraz w załączniku nr 8 do protokołu kontroli, świadczą o nierzetelnym wykonawstwie i nadzorze nad realizacja inwestycji, nieprzestrzeganiu postanowień zawartej z wykonawcą umowy oraz niedołożeniu należytej staranności przy odbiorze wykonanych robót.

Kontroli poddano ponadto realizację zadania „Zagospodarowanie centrum miejscowości Śniadowo”, również stwierdzając rozbieżności w treści dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz rozbieżności pomiędzy danym wynikającymi z dokumentacji a stanem faktycznym stwierdzonym podczas oględzin obiektu.

W dokumentacji (projekcie, przedmiarze robót, kosztorysach ofertowym i powykonawczym) w dziale 3 „Zagospodarowanie terenu” wykazano m.in. cokoły betonowe 0,20 x 0,30 m i fundament 0,20 x 0,80 m na długości 39 m. Faktycznie cokół posadowiono na starych, uprzednio istniejących fundamentach. Wartość zafakturowanego a niewykonanego fundamentu to kwota 2.962,38 zł z VAT. W złożonym wyjaśnieniu kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego Urzędu Gminy potwierdził fakt posadowienia cokołu na istniejących fundamentach wskazując, że w zamian tego wykonawca zaproponował wykonanie dodatkowych prac, takich jak zakup oraz montaż fontanny o wartości 6.500 zł, transport głazu kamiennego (wartość usługi 1.500 zł) i przebudowa odwodnienia działek (wartości usługi 1.000 zł). Oględziny wykazały istnienie fontanny oraz głazu, natomiast przebudowa odwodnienia nie została jednoznacznie zweryfikowana. Nie zweryfikowano też podanych w wyjaśnieniu cen (wartości) z powodu braku dowodów dokumentujących ich wysokość. Okoliczności niewykonania fundamentu oraz realizacji innych robót nie odnotowano w żadnej dokumentacji poświadczającej realizację inwestycji. Ponadto w wyjaśnieniu wskazano, że wykonawca poniósł koszty wynoszące 11.273,17 zł związane z wykonaniem dodatkowo 205,40 m2 powierzchni placu z polbruku, bowiem zakres ten przekraczał dane z przedmiaru, kosztorysu ofertowego i powykonawczego. W dokumentacji wskazano powierzchnię 2.550,60 m2 zaś z inwentaryzacji powykonawczej i oświadczenia geodety wynika, że wielkość nawierzchni z polbruku to 2.756 m2. Rozbieżność ta wynikła jednakże z błędu, bowiem w przedmiarach w poz. 6 wykazano 23m2 (4,60 x 5) a powinno być 230 m2 (4,60 x 50m). Należy zauważyć, że rozbieżności pomiędzy danymi wynikającymi z kosztorysu powykonawczego a inwentaryzacją powykonawczą formalnie nie wyjaśniono i nie skorygowano. Nadto dodania wymaga, że wykonywanie wszelkich robót dodatkowych i zamiennych oraz ich rozliczanie powinno mieć oparcie w analogicznej dokumentacji jak przytoczona przy opisie inwestycji dotyczącej zagospodarowania terenu rekreacyjno-wypoczynkowego. Zadanie polegające na „Zagospodarowaniu centrum miejscowości Śniadowo” realizowane było bowiem o wzór umowy zawierający w § 9 identyczne wymagania – str. 75-77 protokołu kontroli.

 

Sprawdzenie regulacji dotyczących gospodarowania mieniem wykazało, że uchwała Nr XI/61/07 Rady Gminy Śniadowo z dnia 28 września 2007 r. regulująca zasady gospodarowania nieruchomościami nie została dostosowana do obowiązującego od 22 października 2007 r. zakresu delegacji do jej wydania, zawartego w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), ponieważ nie określono w jej treści zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 42 protokołu kontroli.

 

Weryfikacja dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości ujętych w sprawozdaniu rocznym Rb-27S za 2012 r. wykazała, że wśród dochodów w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” ujęta została kwota 6.033 zł, której wpływ na rachunek budżetu nastąpił w 2012 r. z rachunku depozytowego (konto 139 „Inne rachunki bankowe”). Wskazana kwota dotyczyła wpłaconego w dniu 27 czerwca 2011 r. wadium w przetargu na zbycie nieruchomości. Akt notarialny podpisano 17 sierpnia 2011 r., przewidując zarachowanie wadium na poczet ceny, jednakże bezpodstawnie, jak wyjaśniono w wyniku „przeoczenia”, zaniechano przekazania posiadanych już środków na rachunek budżetu i ujęcia w dochodach 2011 roku – str. 44 protokołu kontroli.

 

Kontrola prawidłowości i terminowości uiszczania czynszu za najem i dzierżawę nieruchomości oraz opłat za użytkowanie wieczyste wykazała przypadki nienaliczania i nieujmowania w księgach rachunkowych odsetek od wpłat wniesionych po terminie płatności. Jak wynika z ustaleń kontroli, łączna kwota odsetek nieujętych w księgach rachunkowych wyniosła 114,64 zł. Zaniechanie ujmowania w księgach na koniec każdego kwartału należnych jednostce odsetek stanowi naruszenie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 48-50 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji umowy najmu lokalu użytkowego zawartej 1 lipca 2010 r. z MNI Telecom wykazała, że zgodnie z umową czynsz miał podlegać corocznej waloryzacji począwszy od 1 lipca 2011 r. Waloryzacji czynszu przewidzianej umową nie dokonywano, w wyniku czego zaniechano ustalenia należności gminy na łączną kwotę 572,88 zł (do czasu kontroli) – str. 47 protokołu kontroli.

 

Sprawdzenie prawidłowości zawierania umów najmu i dzierżawy nieruchomości wykazało następujące uchybienia:

a) przetarg na dzierżawę nieruchomości został udokumentowany wykazem nieruchomości, ogłoszeniem, dowodami wpłaty wadium przez dwa podmioty i zawartą umową. Nie okazano żadnego dokumentu (protokołu) poświadczającego przebieg przetargu czy sam fakt jego odbycia się – str. 46 protokołu kontroli,

b) w jednym przypadku, dotyczącym najmu lokalu użytkowego, w umowie nie odniesiono się do okresu jej obowiązywania; umowa została zawarta w dniu 1 kwietnia 2003 r. – str. 47 protokołu kontroli.

 

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Sprawdzeniu poddano m.in. dokumentację podatkową podatników opłacających podatek rolny i leśny i stwierdzono uchybienia polegające na niewyegzekwowaniu od podatników tych należności większości informacji podatkowych, co uniemożliwiało zweryfikowanie prawidłowości wymiaru należności podatkowych albowiem informacja złożona przez podatnika jest podstawowym dowodem w zakresie podstaw opodatkowania. Tym samym  zaniechano czynności sprawdzających ujętych w art. 272 Ordynacji podatkowej. Czynności sprawdzające w tym zakresie umożliwiają zweryfikowanie formalnej poprawności złożonych dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami – str. 20 i 24 protokołu kontroli.

Z brakiem kompletnych i systematycznych czynności sprawdzających odnośnie prawidłowości sporządzania deklaracji podatkowych należy wiązać również zawyżenie podatku od środków transportowych w przypadku dwóch podatników na łączna kwotę 1.884 zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Badając działania organu podatkowego w kwestii egzekucji zaległości podatkowych stwierdzono istotne naruszenia przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Jak wskazuje opis na stronach 26-30 i 34 protokołu kontroli, nie podjęto czynności egzekucyjnych w stosunku do podatników zalegających z płatnościami w podatku od środków transportowych, podatku od nieruchomości oraz w łącznym zobowiązaniu pieniężnym na łączną kwotę 5.417,16 zł.

Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono uchybienia była prawidłowość naliczania odsetek za zwłokę w przypadku wpłat uiszczanych po upływie ustawowego terminu płatności. Przypadki niepobierania odsetek od zaległości podatkowych wystąpiły w podatku od nieruchomości na łączną kwotę 890 zł. Zgodnie z treścią art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę. Następuje to od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego. Od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373), stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów – str. 30 protokołu kontroli.

 

Sprawdzenie prawidłowości klasyfikowania dochodów z tytułu podatków i opłat wykazało, że kwotę 218 zł błędnie zaksięgowano w par. 0430 „Wpływy z opłaty targowej” zamiast w par. 0410 „Wpływy z opłaty skarbowej”. Naruszono tym samym przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) – str. 31 protokołu kontroli.

 

Badanie prawidłowości poboru opłaty skarbowej wykazało, że w zaświadczeniach o wielkości użytków rolnych w 4 przypadkach zastosowano niewłaściwą podstawę prawną zwolnienia z obowiązku uiszczenia opłaty. Uchybienia te naruszają przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282 ze zm.) – str. 32 protokołu kontroli.

 

         Ustalono, że Rada Gminy Śniadowo nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Czynności kontrolne wykazały, iż przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o kompletność dochodów, przedłożyć Pan Wójt – str. 32 protokołu kontroli.

 

Jak wskazuje opis zawarty na str. 33 protokołu kontroli część nakazów płatniczych nie została doręczona na 14 dni przed terminem płatności podatku, wynikającym z treści odpowiednio: art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.), art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381) oraz art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465). Zgodnie z art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja winna być zawarta w treści decyzji.

 

         Z kolei badanie procedur przeprowadzania kontroli podatkowych oraz wykonywania planów kontroli u podatników wykazało, że w ustalonym na 2012 r. planie kontroli przewidziano do sprawdzenia 5 pozycji pod kątem zgodności danych zawartych w informacjach o nieruchomościach i obiektach budowlanych ze stanem faktycznym. Nie stwierdzono jednakże, aby takie kontrole faktycznie się odbyły. W kontrolowanym okresie organ podatkowy przeprowadzał kontrole podatkowe w siedzibie podatnika jedynie w zakresie ulg inwestycyjnych, wobec czego nie wykorzystywał w pełni upoważnień ustawowych wynikających z art. 281 Ordynacji podatkowej – str. 39-40 protokołu kontroli.

 

Kontrola rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). W podatku od nieruchomości zawyżono w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP (Skutki udzielonych ulg i zwolnień…) kwotę skutków o 11.856,41 zł w wyniku omyłkowego ujęcia kwoty skutków zwolnienia z podatku budynków mieszkalnych wyliczonej według stawki ustawowej, zamiast stawki przyjętej przez Radę Gminy uchwałą Nr IX/68/2011 z dnia 12 grudnia 2011 r. W podatku od środków transportowych zaniżono w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP (Skutki udzielonych ulg i zwolnień…) kwotę skutków o 4.407,17 zł w wyniku nieujęcia skutków zwolnienia z podatku 4 autobusów wykorzystywanych do dowozu dzieci do szkół. Z kolei w kolumnie 3 sprawozdania Rb-PDP (Skutki obniżenia górnych stawek podatków…) w podatku od środków transportowych zaniżono kwotę skutków o 4.016,90 zł w wyniku nieujęcia skutków obniżenia stawek dla 4 autobusów. Wyliczenie kwoty skutków zawarto na str. 40-41 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych obrachunkowych, zalecam:

 

1. Zaprzestanie dysponowania przez Pana Wójta rachunkami bankowymi szkół. Podjęcie stosownych działań skutkujących zorganizowaniem obsługi bankowej tych jednostek w sposób zapewniający dysponowanie środkami każdej z nich wyłącznie przez jej dyrektora oraz ewentualnie upoważnionych przez niego pracowników kierowanej jednostki.

2. Zobowiązanie dyrektorów szkół obsługiwanych przez Urząd Gminy do opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, której postanowienia będą stanowić podstawę prowadzenia ksiąg szkół przez Urząd Gminy.

3. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz władających nimi szkół i zakładu budżetowego.

4. Zapewnienie pełnej realizacji przyjętych założeń w zakresie przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie i kontroli w jednostkach organizacyjnych.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania błędów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) księgowanie na koncie 290 odpisu aktualizującego wyłącznie te należności, wobec których stwierdzono wystąpienie co najmniej jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

b) wyksięgowanie z konta 290 na konto 750 kwoty bezpodstawnie – w świetle obowiązujących przepisów – dokonanego odpisu aktualizującego od naliczonych odsetek,

c) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o elementy służące jednoznacznej identyfikacji posiadanych składników majątkowych,

d) ustalenie wartości początkowej poszczególnych dróg oraz wykazanie ich jako odrębnych środków trwałych w ewidencji analitycznej do konta 011,

e) przerachowywania wpłaconego przez nabywcę nieruchomości wadium na dochody niezwłocznie po podpisaniu aktu notarialnego,

f) ujmowanie w księgach, na koniec każdego kwartału, należnych jednostce odsetek od nieopłaconych w terminie należności, zarówno cywilnoprawnych jak i podatkowych.

6. Przestrzeganie wewnętrznych procedur regulujących udzielanie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro.

7. Zaniechanie zawierania z pracownikami odpłatnych umów na wykonanie czynności mieszczących się w ramach zakresu ich obowiązków służbowych.

8. Wprowadzenie pisemnych procedur weryfikacji służbowego charakteru rozmów wykonywanych z telefonów służbowych oraz zasad rozliczania kosztów usług niemających związku z wykonywaniem zadań jednostki.

9. Przedkładanie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi z uwzględnieniem zapewnienia realizacji wszystkich obowiązków określonych przepisami art. 5a ustawy o działalności pożytku publicznego…

10. Przyjmowanie wniosków o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej sporządzonych zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia.

11. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków, mając na uwadze w szczególności aby zadania stanowiące remont w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego i ustawy o rachunkowości nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne, a w konsekwencji nie zwiększały wartości środka trwałego.

12. Przestrzeganie ustanowionych procedur wewnętrznych określających zasady wypełniania kart drogowych.

13. W zakresie realizacji inwestycji:

a) zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w odbiorach robót do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją,

b) zapewnienie rejestrowania w dziennikach budowy wszystkich istotnych zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku realizacji robót,

c) wnikliwą analizę dokumentacji przygotowywanych inwestycji w celu uniknięcia przypadków jej wewnętrznej sprzeczności,

d) bezwzględne przestrzeganie wynikających z umowy pierwotnej zasad zgłaszania konieczności wykonania robót dodatkowych, ich zlecania i wyceny.

14. Wystąpienie do wykonawcy inwestycji „Zagospodarowanie terenu rekreacyjno-wypoczynkowego w Śniadowie” o zwrot wynagrodzenia otrzymanego za niewykonane faktycznie roboty, wynoszącego według podpisanego przez Pana protokołu oględzin 8.957,78 zł z VAT (7.282,75 zł netto), powiększonego o koszty niewykonanej a rozliczonej robocizny, mając na uwadze, że twierdzenia kierownika Referatu Rozwoju Gospodarczego Urzędu Gminy dotyczące realizacji przez wykonawcę robót dodatkowych nie znajdują potwierdzenia w żadnej dokumentacji wymaganej pierwotną umową z wykonawcą, jak również nie zostały pozytywnie zweryfikowane podczas oględzin.

15. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, polegającej na objęciu jej regulacją także zasad zawierania umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony.

16. Niezwłoczne obciążenie MNI Telecom kwotą 572,88 zł, odpowiadającą należnej gminie kwocie czynszu za okres od 1 lipca 2011 r. po uwzględnieniu przewidzianej umową waloryzacji, mając na uwadze, że roszczenie z tego tytułu nie uległo jeszcze przedawnieniu. Bieżące dokonywanie waloryzacji wysokości czynszu w kolejnych latach.

17. Należyte dokumentowanie przeprowadzanych przetargów na najem i dzierżawę nieruchomości.

18. Określenie czasu obowiązywania umowy najmu wskazanej w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

19. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego.

20. Przeprowadzanie pełnych i systematycznych czynności sprawdzających wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej odnośnie prawidłowości sporządzania deklaracji podatkowych przez podatników.

21. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mających na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

22. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów z podatków i opłat.

23. Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o opłacie skarbowej w zakresie opisanym w protokole kontroli.

24. Rozważenie kwestii wprowadzenia opłaty prolongacyjnej z zachowaniem obowiązujących w tej materii przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

25. Umieszczanie w treści decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego (nakazu płatniczego) informacji o terminie płatności I raty zobowiązania podatkowego upływającym 14 dni od dnia doręczenia zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

26. Wykonywanie kontroli podatkowych w siedzibach podatników zgodnie z planem kontroli.

27. Sporządzenie skorygowanego sprawozdania Rb-PDP za 2012 r. oraz przekazanie go do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

 

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 120436864
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120436864 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |