Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lipca 2013 roku (znak: RIO.I.6002-12/13), o treści jak niżej:

Pani Halina Szymaniuk

Kierownik

Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz.674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Biura i obsługiwanych szkół, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330), wykazała, że:

a) zasady rachunkowości Zespołu Szkół pomijają fakt prowadzenia ksiąg Zespołu w formie dwóch oddzielnych rejestrów – str. 11 protokołu kontroli,

b) regulacje wewnętrzne Biura i Zespołu Szkół w swojej treści nie ustalają precyzyjnie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, jak tego wymagają przepisy art. 17 ust. 2 ustawy – str. 52 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała uchybienie polegające na tym, że zapis księgowy zawiera jedną datę opisaną jako „Data dok.”, ”Data spr.” i „D.zd.gosp”. Jak wynika z ustaleń kontroli, data ta oznacza datę sporządzenia dokumentu. Brak jest daty zapisu księgowego, co narusza postanowienia art. 23 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 12 protokołu kontroli.

Kontrola przestrzegania obowiązków wynikających z art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) wykazała, że dyrektor Zespołu Szkół w Dubinach określił w trybie przywołanej regulacji jedynie wysokość opłat za posiłki, w porozumieniu z Wójtem Gminy Hajnówka. Nie stwierdzono natomiast formalnego określenia innych – poza wysokością opłat za posiłki – warunków korzystania ze stołówki szkolnej, o których mowa w art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty. Jak wynika ze złożonego wyjaśnienia, w trakcie kontroli dyrektor Zespołu prowadził już uzgodnienia z Wójtem w sprawie określenia warunków korzystania ze stołówki – str. 29-30 protokołu kontroli.

Analiza wydatków realizowanych przez Biuro wykazała, że w planie finansowym Biura ujęte zostały wydatki sklasyfikowane w paragrafach dotacyjnych, tj. par. 2540 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki oświaty” i par. 2310 „Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” – str. 38 i 43 protokołu kontroli. Tego rodzaju wydatki nie mogą być realizowane przez inną niż Urząd Gminy jednostkę budżetową. Zgodnie bowiem z treścią art. 249 ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotacje i środki przekazywane na rzecz innych jednostek samorządu terytorialnego ujmuje się w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego. Stosowny wniosek pokontrolny dotyczący nieujmowania w planie finansowym Biura wydatków dotacyjnych został przekazany Wójtowi Gminy Hajnówka w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gminy. W zakresie planowania finansowego do Wójta Gminy skierowano także wniosek dotyczący przekazywania informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów każdemu z dyrektorów obsługiwanych szkół i Pani Kierownik, zamiast informacji zbiorczych.

 W zakresie sprawozdawczości finansowej stwierdzono, że bilans Zespołu Szkół w Dubinach sporządzony na dzień 31 grudnia 2012 r. wykazuje wyłącznie stany aktywów i pasywów na koniec roku, przy braku stanu na dzień rozpoczęcia przez Zespół działalności, tj. na dzień 1 września 2012 r. Zespół został utworzony od dnia 1 września 2012 r. na bazie majątku przejętego od Szkoły Podstawowej w Dubinach i Publicznego Gimnazjum w Dubinach, funkcjonujących do dnia 31 sierpnia 2012 r. jako samodzielne jednostki budżetowe. W bilansach tych jednostek, sporządzonych na dzień zakończenia ich działalności jako odrębnych jednostek budżetowych, nie zawarto danych na dzień zakończenia działalności – brak bilansów zamknięcia. Jak wynika z ustaleń kontroli, a także ustaleń kontroli kompleksowej gminy, Zespół Szkół traktowany jest jako nowopowstała jednostka budżetowa (podmiot prowadzący gospodarkę finansową oraz realizujący obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości). Przywołane w wyjaśnieniu – jako uzasadnienie pominięcia w bilansach stanu na dzień kończący działalność szkół i stanu na dzień rozpoczęcia działalności Zespołu – przepisy ustawy o systemie oświaty należy ocenić jako niemające wpływu na prezentację danych sprawozdawczych, ponieważ mimo zachowania ciągłości funkcjonowania Szkoły Podstawowej i Gimnazjum jako szkół realizujących zadania oświatowe, określone w ustawie o systemie oświaty, powstała nowa jednostka organizacyjna (Zespół Szkół), wskazana uchwałą Rady Gminy jako właściwa do przejęcia majątku łączonych jednostek – str. 21-23 protokołu kontroli.

Ustalono, że w księgach Biura znajduje się nieruchomość gruntowa zabudowana budynkiem szkolnym (po zlikwidowanej szkole w Orzeszkowie) wraz z infrastrukturą towarzyszącą. Kontrola wykazała, że Biuro nie jest trwałym zarządcą tej nieruchomości – brak decyzji Wójta w tej sprawie. Uchwała Rady Gminy Hajnówka w sprawie likwidacji szkoły nie określała jednostki właściwej do przejęcia majątku po likwidowanej szkole. Ustalono, że podstawą ujęcia w księgach rachunkowych majątku po zlikwidowanej Szkole Podstawowej w Orzeszkowie (dnia 31 sierpnia 2011 r.) było zarządzenie Pani Kierownik z dnia 15 marca 2011 r. i sporządzone 9 sierpnia 2011 r. protokoły przekazania-przejęcia środka trwałego. Należy wskazać, że zgodnie z § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. z 2013 r., poz. 289) przez środki trwałe jednostki budżetowej należy rozumieć środki trwałe w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, otrzymane w zarząd i przeznaczone na potrzeby jednostki.

W odniesieniu do sposobu wykorzystania tej nieruchomości stwierdzono, że Wójt Gminy zawarł w dniu 3 sierpnia 2011 r. umowę użyczenia z Fundacją Wspomagania Edukacji, Integracji i Terapii Osób Niepełnosprawnych „Kaja” w Hajnówce w sprawie użyczenia nieruchomości na okres 10 lat. Ponadto dyrektor Szkoły Podstawowej w Orzeszkowie majątek szkoły przekazał Fundacji w dniu 2 sierpnia 2011 r., a później dodatkowo dla BOSS w dniu 9 sierpnia 2011 r. – str. 50-51 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Kierownik oraz kierowniku każdej obsługiwanej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do postanowień zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Biura o precyzyjnie określone metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup materiałów.

2. Wskazanie dyrektorowi Zespołu Szkół w Dubinach na potrzebę uzupełnienia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Zespołu o:

a) regulacje określające prowadzone rejestry księgowe,

b) precyzyjnie określone metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup materiałów.

3. Wskazanie głównemu księgowemu na obowiązek uwidoczniania w zapisie księgowym daty zapisu.

4. Wyksięgowanie – w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy – i przeniesienie do ksiąg Urzędu Gminy wartości nieruchomości po zlikwidowanej szkole w Orzeszkowie, mając na uwadze wskazany w części opisowej wystąpienia brak podstaw do uwidoczniania jej wartości w księgach Biura.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Hajnówka