Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Nowinka

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 września 2013 roku (znak: RIO.V.6003-1/13), o treści jak niżej:

Pani

Dorota Winiewicz

Wójt Gminy Nowinka

         W wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Nowince na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych przekazanych pismem RIO.V.6001-3/12 z dnia 16 sierpnia 2012 r.

         Odpowiedź o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych została zawarta w pismach Pani Wójt z dnia 19 września 2012 r. (WG.1710.02.2012) i z dnia 19 października 2012 r. (WG.1710.03.2012). Kontrola wykazała, że podjęte działania nie przyczyniły się do wyeliminowania wszystkich nieprawidłowości. Część z nich występuje nadal mimo deklaracji o ich usunięciu (w tym w określonym terminie), zawartych przez Panią w przywołanych wyżej pismach.

         W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w dalszym ciągu nie jest obsadzone stanowisko sekretarza gminy. Od czasu przekazania wystąpienia pokontrolnego do czasu niniejszej kontroli nie zostało przeprowadzone ani jedno postępowanie konkursowe. Pismem z dnia 19 października 2012 r. poinformowała Pani, że konkurs na stanowisko sekretarza zostanie przeprowadzony w 2013 r.

         W kwestii aktualizacji wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste Izba została poinformowana pismem z dnia 19 października 2012 r., że aktualizacja zostanie przeprowadzona do końca I kwartału 2013 r. (wniosek pokontrolny nr 14). Kontrola wykazała, że do dnia 7 sierpnia 2013 r. aktualizacja nie została przeprowadzona. W złożonym wyjaśnieniu powołuje się Pani na trudną sytuację gminy. Ponadto wskazuje Pani, że podjęte zostały kroki w sprawie sprzedaży tych działek. Okoliczność zamiaru sprzedaży nieruchomości (przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności) nie była ponoszona w informacji o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.

         Odnośnie wniosku zalecającego uzupełnienie regulaminu wynagradzania o elementy, których brak wykazano w części opisowej wystąpienia (m.in. wymagania kwalifikacyjne pracowników na poszczególnych stanowiskach), poinformowała Pani, że regulamin został uzupełniony, co jest niezgodne z prawdą w kwestii wymagań kwalifikacyjnych – wniosek pokontrolny nr 27. W złożonym wyjaśnieniu powołuje się Pani na obowiązujący regulamin, w którym znajduje się zapis, że wymagania kwalifikacyjne zostały określone przepisami rozporządzenia. Należy jednakże wskazać, że rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1050) określa tylko minimalne wymagania kwalifikacyjne. Ustawodawca w art. 39 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) wyraźnie wskazał, że regulamin wynagradzania winien określać wymagania kwalifikacyjne pracowników.

         Kontrola wykazała powtarzające się w dalszym ciągu nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych. W odpowiedzi z dnia 19 września 2012 r. wskazała Pani, że W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegane są przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych. W celu weryfikacji prawidłowości udzielania zamówień publicznych zbadano postępowanie na wyłonienie wykonawcy zadania „Żwirowanie, równanie, profilowanie i zagęszczanie dróg gminy Nowinka”, stwierdzając że:

a) ogłoszenie o przetargu nieograniczonym z dnia 26 marca 2013 r. w dalszym ciągu zawiera zapis przewidujący składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (pkt IV.4.4 ogłoszenia); wniosek pokontrolny nr 35c,

b) specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie został zatwierdzona przez Panią Wójt; wniosek pokontrolny nr 35j,

c) przyjęta w protokole postępowania wartość zamówienia nie uwzględnia wartości przewidzianych w specyfikacji zamówień uzupełniających; wniosek pokontrolny nr 35d,

Ponadto, jak wynika z ustaleń kontroli, umowa zawarta z wybranym wykonawcą nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowi niezrealizowanie wniosku pokontrolnego nr 32.

Nie zostało także wykonane zalecenie dotyczące rozliczania wpłat wnoszonych przez najemców na poczet kosztów wytwarzania energii cieplnej względem faktycznie poniesionych kosztów, jak tego wymaga art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r.  o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) – wniosek nr 12b. W odpowiedzi z dnia 19 września 2012 r. wskazała Pani, że został przygotowany projekt regulaminu rozliczeń ciepła przeznaczonego na ogrzewanie budynku należącego do Gminy Nowinka. Do końca br. Zostaną przygotowane nowe umowy zmieniające sposób rozliczania za lokale.

Stwierdzone nieprawidłowości były wynikiem niewykonania wystosowanych do Pani Wójt zaleceń pokontrolnych, mimo wskazania przez Panią sposobu ich realizacji.

Odpowiedzialność za zaistniałe nieprawidłowości ponosi Pani Wójt – jako powiadamiająca o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych i ponosząca ogólną odpowiedzialność za gospodarkę finansową gminy – art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594) i art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885), a także – jako kierownik zamawiającego – ponosząca odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Niezwłoczne przeprowadzenie konkursu na stanowisko sekretarza gminy.

2. Przeprowadzenie aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste lub udokumentowanie okoliczności świadczących o podjęciu działań w celu zbycia nieruchomości pozostających w użytkowaniu wieczystym.

3. Uzupełnienie regulaminu wynagradzania o regulacje określające wymagania kwalifikacyjne pracowników na poszczególnych stanowiskach.

4. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zaniechanie wskazywania w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na okoliczności związane ze składaniem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,

b) ustalanie wartości zamówienia z uwzględnieniem przewidywanych zamówień uzupełniających,

c) zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

5. Zapewnienie opatrywania kontrasygnatą Skarbnika wszystkich umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

6. Rozliczenie wpłat wnoszonych przez najemców na poczet kosztów wytworzenia energii cieplnej względem faktycznie poniesionych kosztów.

7. Wykonywanie wniosków pokontrolnych stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich realizacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach