Kontrola doraźna gospodarki finansowej przeprowadzona w

Powiatowym Zespole Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych

 w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 stycznia 2014 roku (znak: RIO.I.6003-8/13), o treści jak niżej:

Pani

Jolanta Kadłubowska

Dyrektor Powiatowego Zespołu Obsługi

Szkół i Placówek Oświatowych

w Wysokiem Mazowieckiem

W wyniku doraźnej kontroli ustalenia przez Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za 2012 r., o którym mowa w art. 30a ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono istotne nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia dotyczące prawidłowości ustalenia struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli oraz faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2012 r., a także prawidłowość ustalenia wysokości dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli.

Zgodnie ze Statutem PZOSiPO przedmiotem działalności Zespołu, funkcjonującego od dnia 1 września 2012 r., jest prowadzenie obsługi administracyjnej, finansowej i kadrowej szkół i placówek oświatowych Powiatu Wysokomazowieckiego. Ustalono, że dla jednostek zlokalizowanych na terenie miasta Wysokie Mazowieckie Zespół prowadzi obsługę księgową, administracyjną, finansową i kadrową, zaś dla szkół położonych poza miastem wyłącznie obsługę administracyjną (szkoły położone poza miastem Wysokie Mazowieckie zatrudniają głównych księgowych). Do momentu powstania PZOSiPO księgi rachunkowe były prowadzone przez każdą ze szkół.

Kontrola wykazała, że nieprawidłowo ustalana była średnioroczna struktura zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Do jej wyliczenia wszystkie jednostki (zarówno obsługiwane księgowo przez Zespół, jak i prowadzące księgi samodzielnie) posługiwały się wzorem [(A + C) : 2 + B] : 2, gdzie:

A – oznacza liczbę nauczycieli otrzymujących wynagrodzenie z planu finansowego szkoły 1 dnia miesiąca,

B – oznacza liczbę nauczycieli otrzymujących wynagrodzenie z planu finansowego szkoły 15 dnia miesiąca,

C - oznacza liczbę nauczycieli otrzymujących wynagrodzenie z planu finansowego szkoły 30 dnia miesiąca.

W trakcie kontroli zostało złożone wyjaśnienie w sprawie wskazania, na jakiej podstawie został przyjęty zaprezentowany wyżej sposób obliczania średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Według wyjaśnienia zasady wyliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego wyliczano na podstawie materiałów otrzymanych w tym zakresie na szkoleniu. Otrzymane wzory sprawozdań przekazano jednostkom oświatowym. (…) – str. 7 i 11 protokołu kontroli.

Zasady ustalania średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli określają przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35 ze zm.). W szczególności należy wskazać na przepisy § 3 ust. 6-8 rozporządzenia, zgodnie z którymi przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli:

- uwzględnia się liczbę etatów nauczycieli w okresach, w których wypłacono im wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły, zgodnie z wymiarem zatrudnienia określonym w umowie o pracę lub w akcie mianowania.

- nie uwzględnia się liczby etatów nauczycieli, proporcjonalnie do okresów, w których pobierali zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy.

- nie uwzględnia się, proporcjonalnie do okresów, w których nie wypłacono wynagrodzenia ze środków ujętych w planie finansowym szkoły, liczby etatów nauczycieli w okresach nieobecności w pracy, za czas których nie przysługuje wynagrodzenie.

         Przyjęty przez kontrolowaną jednostkę sposób obliczania średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli nie może prowadzić do osiągnięcia takich samych wyników, jak przy zastosowaniu zacytowanych wyżej zasad z rozporządzenia. Z tego względu, że przewiduje ustalanie liczby etatów w danym miesiącu na podstawie danych z tylko trzech wybranych dni, zamiast danych kompleksowych, odnoszących się do wszystkich dni w danym miesiącu.

W związku z zaprezentowanymi wyżej ustaleniami dokonano obliczenia struktury zatrudnienia w grupie nauczycieli stażystów i kontraktowych zatrudnionych w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Policealnych w Wysokiem Mazowieckiem metodą stosowaną przez jednostkę i metodą zgodną z przepisami rozporządzenia, uwzględniającą okoliczności mające wpływ na strukturę zatrudnienia istniejące we wszystkich dniach każdego miesiąca. Przeprowadzone wyliczenia pozwalają na jednoznaczne stwierdzenie, że średnioroczna liczba etatów ujęta w sprawozdaniu powiatu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na podstawie danych przygotowanych przez Zespół ustalona została nieprawidłowo.

Obliczona zgodnie z przepisami rozporządzenia struktura zatrudnienia dla nauczycieli stażystów za okres styczeń-sierpień 2012 r. wyniosła 1,205, zaś struktura wyliczona metodą stosowaną przez Zespół stanowiła 1,08. Za ten sam okres struktura zatrudnienia nauczycieli kontraktowych to 2,873 według ustaleń kontroli i 3,24 wynikające z metody stosowanej w Zespole. Za okres wrzesień-grudzień 2012 r. prawidłowa struktura zatrudnienia nauczycieli kontraktowych to 2,24, natomiast struktura wyliczona według wzoru przyjętego jednostce to 2,2. W zakresie nauczycieli stażystów za okres wrzesień-grudzień różnic nie stwierdzono, co było wynikiem braku dni, w których nauczyciel nie pobierał wynagrodzenia z planu finansowego szkoły. Prawidłowości wyliczenia struktury zatrudnienia dokonano na grupie 9 nauczycieli, przy liczbie nauczycieli ogółem we wszystkich szkołach prowadzonych przez powiat wynoszącej 274 – str. 8-11 protokołu kontroli.

Ponieważ Zespół oraz pozostałe 3 szkoły (prowadzące samodzielnie księgi rachunkowe i posiadające dokumenty źródłowe w swoich siedzibach) nieprawidłowo obliczyły średnioroczną liczbę etatów ustalaną dla  okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych kontrolujący nie miał możliwość odniesienia się do zakresu nieprawidłowości w ustaleniu kwot różnicy pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi w roku na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela, a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, czyli kwoty podlegającej wypłacie tytułem dodatków uzupełniających za 2012 r. dla poszczególnych stopni awansu zawodowego.

Stwierdzono również nieprawidłowości w zakresie ustalania osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia na danym stopniu awansu zawodowego w świetle zasad wynikających z załącznika Nr 1 do rozporządzenia MEN z dnia 13 stycznia 2010 r. – str. 11-14 protokołu kontroli. Przy podziale między nauczycieli wskazanej w poprzednim akapicie ujemnej różnicy przyjmowano jako Sj wysokość minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego w kwotach 2/3 x kwota obowiązująca od stycznia do sierpnia i 1/3 x kwota obowiązująca od września do grudnia. Przy obliczaniu wartości Sj uwzględniano jedynie wymiar etatu z angażu nauczyciela, nie uwzględniano natomiast okresu, w którym nauczyciel był zatrudniony na danym stopniu awansu zawodowego i pobierał wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły w ciągu roku.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego, o którym mowa w art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela, ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, w którym nauczyciel pobierał wynagrodzenie, oraz osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela, w sposób określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Dokonano porównania kwot Sj obliczonych przez badaną jednostkę z kwotami Sj obliczonymi według wzoru z rozporządzenia, tj. przy uwzględnieniu okresu, w którym nauczyciel był zatrudniony na danym stopniu awansu zawodowego i pobierał wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły. Porównania dokonano dla 9 nauczycieli z grupy stażystów i kontraktowych zatrudnionych w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Policealnych w Wysokiem Mazowieckiem. Ustalone różnice wskazano w pkt 2.6 protokołu kontroli (str. 13-14).

Błędnie wyliczone Sj uniemożliwia prawidłowe ustalenie dodatków uzupełniających dla wszystkich nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez powiat.

Kontrola wykazała, że obarczony przedstawionymi wyżej błędami system stosowany był także przy analizie średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2013 r. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych i podpisania protokołu kontroli nie zostało sporządzone sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2013 r. Jak wyjaśniła Pani Dyrektor, jednostka dokona za 2013 rok analizy w sposób zgodny z przepisami rozporządzenia.

Stwierdzone nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych określających zasady opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ustalania wysokości dodatków uzupełniających.

Ogólna odpowiedzialność za gospodarkę finansową PZOSiPO jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia całości prac związanych z naliczaniem jednorazowego dodatku uzupełniającego zostały przypisane zakresem czynności wskazanemu w protokole kontroli specjaliście ds. oświaty.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ponowne przeprowadzenie analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli za lata 2012-2013 przy uwzględnieniu uwag zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu, poprzez:

a) prawidłowe ustalenie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

b) prawidłowe obliczenie iloczynu średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń dla poszczególnych stopni awansu zawodowego nauczycieli,

c) prawidłowe dokonanie podziału ustalonych ujemnych różnic między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń dla poszczególnych stopni awansu zawodowego nauczycieli.

2. Dokonanie rozliczenia z poszczególnymi nauczycielami, których dodatki uzupełniające ustalone w wykonaniu zalecenia nr 1 będą różniły się od kwot wypłaconych za 2012 r., poprzez:

a) dokonanie wypłaty dodatków w wysokości odpowiadającej zaniżeniu za 2012 r.,

b) wystąpienie o dobrowolny zwrot dodatków w wysokości odpowiadającej zawyżeniu za 2012 r.

3. Przekazanie w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych danych o skutkach finansowych realizacji zaleceń nr 1 i 2, tj.:

a) zmianie wysokości różnic między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń dla poszczególnych stopni awansu zawodowego nauczycieli,

b) łącznej kwocie dodatków uzupełniających, które podlegają wypłacie nauczycielom w związku z ich zaniżeniem za 2012 r. i łącznej kwocie dodatków, o zwrot których wystąpiono do nauczycieli w związku z ich zawyżeniem za 2012 r.

4. Przedłożenie Zarządowi Powiatu Wysokomazowieckiego właściwych danych dotyczących sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za 2012 r., celem sporządzenie jego korekty i przekazania do RIO w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego