Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół z dodatkowym

nauczaniem języka białoruskiego im. Ziemi Orlańskiej w Orli

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 kwietnia 2013 roku (znak: RIO.I.6002-4/13), o treści jak niżej:

Pani Maria Tomczuk

Dyrektor Zespołu Szkół

z dodatkowym nauczaniem języka

białoruskiego im. Ziemi Orlańskiej

w Orli

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Szkół z dodatkowym nauczaniem języka białoruskiego im. Ziemi Orlańskiej w Orli na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz.674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

W okresie objętym kontrolą Zespół Szkół liczył 11 oddziałów, w związku z czym – zgodnie z postanowieniami statutu – nie zostało utworzone stanowisko wicedyrektora. Kontrola wykazała, że organ prowadzący nie wyznaczył nauczyciela zastępującego dyrektora podczas jego nieobecności. Zgodnie z przepisem art. 39 ust. 7 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w przypadku nieobecności dyrektora szkoły zastępuje go wicedyrektor a w szkołach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora – inny nauczyciel tej szkoły, wyznaczony przez organ prowadzący – str. 3-4 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole Szkół zasady rachunkowości, przeprowadzona w zakresie zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330), wykazała, że:

a) przepisy wewnętrzne nie odnoszą się do systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów w zakresie dotyczącym ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera – art. 10 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 71 ust. 2 ustawy. Opis sposobu ochrony pozostałych danych wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 4 i art. 71 ust. 1 ustawy, m.in. dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych, został zawarty w regulacjach wewnętrznych – str. 12 protokołu kontroli,

b) zakładowy plan kont nie regulował przyjętych zasad ewidencji obrotu gotówkowego. W praktyce prowadzono dwa konta 101 „Kasa”, z których jedno miało charakter konta pozabilansowego – str. 20 protokołu kontroli,

c) w zakresie ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych przyjęto rozwiązanie polegające na odpisywaniu w koszty w momencie zakupu wydawnictw specjalistycznych (książek), czasopism, materiałów zakupionych do bieżącego użytku oraz części zamiennych wmontowanych po zakupie. Jak wynika z ustaleń kontroli, opis konta 310 „Materiały” i inne regulacje składające się na przyjęte zasady rachunkowości nie wskazują, iż artykuły żywnościowe objęte są gospodarką magazynową a węgiel jest odpisywany w koszty w momencie zakupu – takie rozwiązania jednostka stosuje w praktyce. Stosownie do przepisów art. 17 ust. 2 ustawy kierownik jednostki winien dokonać wyboru metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla wszystkich grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę – str. 47 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289) i ustalono, że:

a) zapisy dokonane w księgach nie zawierają daty zapisu księgowego, co stanowi naruszenie art. 23 ust. 2 pkt 4 ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

b) nie ujmowano w księgach na koniec 2011 i 2012 r. zobowiązań z tytułu nadpłat za żywienie, wynoszących odpowiednio 125 zł i 105 zł, w wyniku czego ewidencja nie odzwierciedlała rzeczywistych danych – str. 21 i 23 protokołu kontroli,

c) w ewidencji prowadzonej na koncie 011 „Środki trwałe” brak wartości przekazanej w trwały zarząd działki gruntu o łącznej powierzchni 1,6542 ha. Obowiązek ujęcia w księgach jednostki otrzymanych w trwały zarząd nieruchomości wynika z § 2 pkt 5 rozporządzenia – str. 45-46 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że zrealizowane dochody z tytułu odsetek od wyodrębnionego rachunku dochodów Zespołu Szkół (konto 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”) w wysokości 39,76 zł zostały prawidłowo wykazane w sprawozdaniu Rb-34S jako wydatki w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”. Przelewu środków dokonano z konta 132 bezpośrednio na rachunek budżetu gminy. Mimo tego dochody w wysokości 39,76 zł zostały bezpodstawnie wykazane w sprawozdaniu Rb-27S Zespołu Szkół. Na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” kwotę 39,76 zł ujęto pod datą 31 grudnia 2012 r. na podstawie dowodu PK, tj. z naruszeniem zasady zgodności zapisów na koncie 130 z danymi wyciągów bankowych. W trakcie kontroli dokonano korekty błędnych zapisów dokonanych na podstawie polecenia księgowania z 31 grudnia 2012 r. na kontach 130 i 750 „Przychody finansowe”, a także zapisu na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Skorygowano także dane sprawozdania Rb-27S zmniejszając dochody zrealizowane przez Zespół z kwoty 7.221,87 zł do kwoty 7.182,11 zł – str. 27 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień dotyczących ewidencji i gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykazała rozbieżności między dokumentami wymienionymi w instrukcji regulującej zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania jako podlegające ewidencji a faktycznie objętymi ewidencją. W praktyce nie są ewidencjonowane jako druki ścisłego zarachowania faktury VAT i arkusze spisu z natury – str. 23 protokołu kontroli.

Zespół Szkół włada nieruchomością zabudowaną stanowiąca własność gminy, oznaczoną jako działki nr 104/1, 105 i 106, na podstawie decyzji Wójta Gminy Orla z dnia 15 listopada 2006 r. w sprawie ustanowienia trwałego zarządu – str. 44-46 protokołu kontroli. Decyzja zawiera postanowienie, że bez zgody Wójta Gminy Orla Zespół Szkół nie może użyczyć i wydzierżawić nieruchomości oraz lokali w budynku szkoły, zaś ograniczenie to nie dotyczy tylko okazjonalnego wynajmowania lub użyczania na działalność kulturalną. Przywołaną treść decyzji należy ocenić jako ograniczenie przez Wójta ustawowo zagwarantowanego prawa trwałego zarządcy do wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na okres do 3 lat. Zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) trwały zarządca ma prawo zawierania umów na wskazany okres z równoczesnym zawiadomieniem organów gminy. Zgoda wymagana jest zaś dla zawarcia umów na okres dłuższy niż 3 lata lub zawierania kolejnych umów z tym samym podmiotem na okres do 3 lat, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata. Do określania ewentualnych szczegółowych zasad korzystania z nieruchomości przez jednostki organizacyjne upoważniona jest Rada Gminy na podstawie art. 43 ust. 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stosowny wniosek pokontrolny w tym zakresie zostanie przekazany Wójtowi Gminy Orla w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gminy.

W zakresie korzystania przez Zespół Szkół z uprawnień przysługujących trwałemu zarządcy kontrola wykazała uchybienie przepisom art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami określającym obowiązki zawiadomienia organów gminy o zawarciu umowy najmu pomieszczeń na okres do 3 lat. Wskazuje to na niestosowanie przedstawionego wyżej ograniczenia wynikającego z decyzji Wójta ustanawiającej trwały zarząd – str. 44 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wystąpienie do Wójta Gminy Orla o wyznaczenie nauczyciela zastępującego Panią Dyrektor podczas Pani nieobecności.

2. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o:

a) postanowienia odnoszące się do systemu ochrony danych i ich zbiorów dotyczące ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera,

b) stosowane zasady wykorzystywania dla ewidencji obrotu gotówkowego konta pozabilansowego 101,

c) wskazanie metod prowadzenia ewidencji artykułów żywnościowych i węgla jako rzeczowych składników aktywów obrotowych, mając na uwadze postanowienia art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datą zapisu,

b) uwidocznianie w ewidencji na koniec okresu sprawozdawczego zobowiązań wynikających z nadpłat,

c) podjęcie – w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy – działań w celu przeniesienia z ksiąg Urzędu do ksiąg Zespołu Szkół wartości ewidencyjnej gruntu pozostającego w trwałym zarządzie Zespołu Szkół,

d) przestrzeganie zasady dokonywania zapisów na koncie 130 wyłącznie na podstawie danych wyciągów bankowych (za wyjątkiem technicznego zapisu ujemnego stosowanego do zmniejszenia obrotów wynikających ze zwrotów, nadpłat i korekt).

4. Objęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania wszystkich dokumentów uznanych przepisami wewnętrznymi za druki ścisłego zarachowania. Ewentualnie dokonanie zmiany regulacji wewnętrznych w tym zakresie w celu dostosowania ich do faktycznych potrzeb jednostki.

5. Przestrzeganie obowiązku zawiadomienia organów gminy o zawarciu umów najmu lub dzierżawy nieruchomości na okres do 3 lat.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Orla