Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Rutki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 czerwca 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-3/13), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Zelerowicz

Wójt Gminy Rutki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rutki za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Rutki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.   

         Kontrola wykazała, ze postanowienia Statutu Gminy nie zostały zmodyfikowane w celu dostosowania do obowiązującego od 1 stycznia 2009 r. stanu prawnego w zakresie zatrudnienia Sekretarza Gminy. Na mocy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o  pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) sekretarz gminy zatrudniany jest na podstawie umowy o pracę – dotychczasowa kompetencja organu stanowiącego do powoływania sekretarza została zniesiona. Kwestia ta nie znalazła odzwierciedlenia w postanowieniach Statutu, którego § 130 stanowi, że sekretarz zatrudniony jest na podstawie powołania – str. 3 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrolę przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.,  poz. 330) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. z 2013 r., poz. 289) stwierdzając, że:

a) w ewidencji analitycznej do kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” brak numerów fabrycznych tych składników majątkowych, które je posiadają. Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych pozwalających na ich jednoznaczną identyfikację ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, a także służy jednoznacznemu powiązaniu wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, to jest realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy – str. 75 protokołu kontroli,

b) nie wyceniono i nie ujęto na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” w księgach rachunkowych 2012 r. wartości robót wykonanych nieodpłatnie przy ogrodzeniu placu przez skazanych z Zakładu Karnego w Grądach Woniecku. Odnosząc się do wyjaśnienia Skarbnika Gminy, z którego wynika, że wycena nastąpi po zakończeniu inwestycji, należy wskazać, że konto 080 powinno na dzień bilansowy wykazywać wartość rzeczywistą, odpowiadającą faktycznemu stanowi realizacji inwestycji – str. 66 protokołu kontroli,

c) nie naliczano i nie ujmowano w księgach rachunkowych odsetek od niektórych należności cywilnoprawnych nieuregulowanych w terminie płatności. Łączna kwota nienaliczonych odsetek wynosiła w przyjętej do kontroli próbie 375,87 zł. Naruszono tym samym § 8 ust. 5 rozporządzenia wymagający ewidencjonowania należnych odsetek od nieterminowych płatności w wysokości należnej na koniec każdego kwartału, a także art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do ustalania i egzekwowania wszystkich przypadających im należności pieniężnych – str. 42-46 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli problemowej przeprowadzonej w BOS w Rutkach, przekazane do Pana wiadomości, wskazują, że jedną z przyczyn nieprawidłowości dotyczących ograniczenia samodzielności finansowej szkół obsługiwanych przez BOS jest akceptowanie przez Urząd Gminy braku jednostkowej sprawozdawczości poszczególnych jednostek budżetowych (szkół). Przejawia się to m.in. również przekazywaniem kierownikowi BOS zbiorczej informacji o danych niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów BOS i obsługiwanych szkół. Z przepisów art. 248 i art. 249 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o finansach publicznych wynika, że informacje w procedurze planistycznej powinny być przekazane przez Pana kierownikowi każdej jednostki budżetowej.

Ponadto z ustaleń kontroli problemowej wynika, że niezbędne jest przeanalizowanie postanowień statutu BOS i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie jego zmian. Jak stwierdzono, w statucie powołane są nieobowiązujące podstawy prawne, doprecyzowania wymaga też zakres zadań wykonywanych przez Biuro.

W zakresie ogólnych zagadnień dotyczących prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków (str. 9 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) brak kontrasygnaty Skarbnika na niektórych umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Obowiązek uzyskania kontrasygnaty Skarbnika jako warunku skuteczności czynności prawnej powodującej powstanie zobowiązań pieniężnych wynika z postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594),

b) w szeregu przypadków brak udokumentowania, aby przy wyborze wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie wymagała stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), przestrzegano zasady uzyskiwania najlepszych efektów z ponoszonych nakładów. Było to pochodną braku pisemnych procedur regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro i dokumentowania tego procesu. Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zapewnienie przestrzegania tej zasady należy do obowiązków kierownika jednostki z zakresu organizacji kontroli zarządczej, co wynika z art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

         Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że zarządzeniem z dnia 30 grudnia 2010 r. powołał Pan Sekretarza Gminy na Zastępcę Wójta Gminy Rutki. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby określił Pan Sekretarzowi wymiar etatu na stanowisku Zastępcy Wójta oraz wynagrodzenie w związku z zatrudnieniem na tym stanowisku. Pismem z dnia 30 grudnia 2010 r. przyznał Pan natomiast Sekretarzowi dodatek specjalny w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego „na okres pełnienia funkcji Zastępcy Wójta”. Jak stanowi art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Stwierdzony stan faktyczny wskazuje, że dodatek specjalny został przyznany Sekretarzowi w związku z powołaniem na inne stanowisko (równolegle do stanowiska Sekretarza), którego pełnienie nie wiąże się w praktyce z otrzymywaniem wynagrodzenia. W świetle ustaleń kontroli niezbędne jest więc określenie wymiaru etatu pracownika na każdym ze stanowisk (Zastępcy Wójta i Sekretarza) oraz proporcjonalnego do wymiaru etatu wynagrodzenia na każdym z nich, zamiast wskazanego wyżej dodatku funkcyjnego przyznanego dla stanowiska Sekretarza – str. 53-54 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień związanych z udzielaniem dotacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.) wykazała, że Rada Gminy w dniu 28 marca 2012 r. podjęła uchwałę w sprawie uchwalenia rocznego programu współpracy Gminy Rutki z organizacjami pozarządowym na 2012 rok. Należy wskazać, że stosownie do art. 5a ust. 1 przywołanej ustawy roczny program powinien być uchwalony do 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu. Ponadto program w wersji pierwotnej nie określał wysokości środków przeznaczonych na jego realizację (art. 5a ust. 4 pkt 8 ustawy). Nie stwierdzono również sprawozdania z realizacji programu za 2011 r., które winno być sporządzone, zgodnie z art. 5a ust. 3 ustawy, do 30 kwietnia 2012 r. – str. 56-57 protokołu kontroli.

Badając procedurę wyłonienia w trybie przetargu nieograniczonego dostawcy oleju napędowego do pojazdów i sprzętu oraz realizację umowy zawartej z dostawcą na lata 2012-2013 (ilość dostawy 150.000 litrów o wartości 858.000 zł) stwierdzono, że cena za 1 litr oleju miała być zmienna w zależności od ceny ogłoszonej przez PKN ORLEN S.A., przy czym stała marża handlowa netto obowiązująca przez cały okres realizacji zamówienia miała wynosić 0,32 zł za 1 litr. Wydatki z tytułu realizacji umowy wyniosły w 2012 r. 293.594 zł. W trakcie kontroli skonfrontowano 76 faktur obciążających Urząd Gminy z fakturami przedłożonymi przez rolników ubiegających się o zwrot akcyzy za zakup oleju napędowego dokonany w tych samych dniach od dostawcy wybranego przez gminę i stwierdzono, że przeważnie cena 1 litra oleju zafakturowana dla Urzędu Gminy przez dostawcę była wyższa od ceny u tego samego dostawcy obowiązującej w danym dniu w sprzedaży ogólnej („na dystrybutorze”) – nawet o 0,30 zł za 1 litr. Tylko w 5 przypadkach cena ustalona zgodnie z warunkami oferty przetargowej była niższa. Ujemna różnica ustalona między zakupami wycenionymi przy zastosowaniu cen obowiązujących „na dystrybutorze” a wydatkami, które faktycznie poniósł Urząd Gminy wyniosła kwotę 854,89 zł. Wynika stąd, że warunki umowy wynikające z oferty przyjętej w przetargu okazały się mniej korzystne niż ogólne ceny stosowane na stacji paliw przez dostawcę – str. 70-74 protokołu kontroli.

Analizując dokumentację dotyczącą realizacji wydatków inwestycyjnych i remontowych poczyniono m.in. następujące ustalenia:

a) nie została okazana kontrolującym geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza o wartości 455,10 zł (według kosztorysu ofertowego wykonawcy remontu drogi we wsi Szlasy Łopienite) – str. 67 protokołu kontroli,

b) w umowie z wykonawcą dokumentacji projektowej na utwardzenie placu w Rutkach nie określono ilości egzemplarzy dokumentacji, które mają być sporządzone (okazano 4 egzemplarze) – str. 63 protokołu kontroli,

c) nie prowadzono dziennika budowy przy budowie oświetlenia w Rutkach-Kossakach i remoncie dróg w miejscowościach Szlasy Łopienite i Szlasy Lipno; roboty te były wykonywane na zgłoszenie, jednakże obowiązek prowadzenia dziennika budowy przewidziano w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, a ponadto dziennik budowy został wymieniony wśród dokumentacji w protokole odbioru robót. Pan Wójt wyjaśnił, że podczas remontu obu dróg nie prowadzono dzienników budowy. Informacje dotyczące dzienników budowy znajdujące się w protokołach odbioru końcowego zostały tam zamieszczone przez niedopatrzenie – str. 65, 67 i 69 protokołu kontroli.

Badając dokumentację dotyczącą eksploatacji pojazdów, w tym m.in. samochodu „Skoda” będącego w dyspozycji Pana Wójta, stwierdzono że:

a) w kartach drogowych nie była wymieniana osoba korzystająca z pojazdu, nie podawano godzin odjazdu i przyjazdu, czasu pracy pojazdu, brak też podpisu osoby jadącej – elementy te karta drogowa powinna zawierać stosownie do załącznika Nr 10 do zarządzenia Nr 11/2011 Pana Wójta z dnia 30 grudnia 2011 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości; w kartach drogowych stwierdzono też przypadki poprawiania danych oraz znaczne rozbieżności w wykazywanych odległościach między tymi samymi miejscowościami,

b) w 2012 r. Pan Wójt wyjeżdżał 208 razy samochodem służbowym poza teren gminy, co nie zawsze miało oparcie w wystawieniu polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z przepisami § 2 i § 5 ust. 1 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Analogiczne regulacje zawierają przepisy § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 obowiązującego od 1 marca 2013 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 5 lutego 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) – str. 76 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw gospodarowania nieruchomościami wykazała, że nie został sporządzony plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Panu Wójcie, co wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 74 protokołu kontroli.

Jednostkom budżetowym gminy nie przekazano w trwały zarząd nieruchomości, którymi władają – str. 74 protokołu kontroli. Potwierdzają to również ustalenia poczynione podczas kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę w Biurze Obsługi Szkół w Rutkach. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, co wynika z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

         Kontrola wykazała, że obowiązująca uchwała Nr 161/XXXIV/98 Rady Gminy w Rutkach z dnia 10 czerwca 1998 r. w sprawie określania zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych stanowiących własność gminy oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata nie została dostosowana do obowiązującego od 22 października 2007 r. zakresu delegacji do jej wydania, zawartego w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, ponieważ nie określono w jej treści zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 36 protokołu.

         W zakresie dochodów budżetowych stwierdzono, m.in na podstawie ustaleń poczynionych podczas kontroli problemowej przeprowadzonej w BOS w Rutkach, że Pan Wójt nie określił stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych w trybie art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Na terenie gminy Rutki obowiązuje uchwała Rady Gminy z dnia 27 stycznia 2010 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Rutki na lata 2010-2014, określająca m.in. zasady polityki czynszowej stanowiące dla Pana podstawę do wydania zarządzenia w sprawie stawek czynszu. Podczas kontroli problemowej w BOS w Rutkach stwierdzono, że czynsz za jeden lokal mieszkalny w szkole pobierany jest w wysokości ustalonej na podstawie przepisów poprzedzających przywołaną ustawę, zaś za drugi lokal w wysokości „umownej”.

         Ponadto w zakresie tego zagadnienia wskazania wymaga brak zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy (według wieloletniego programu zasób mieszkaniowy gminy obejmuje 13 lokali). Podstawę uchwalenia przez organ stanowiący gminy zasad wynajmowania lokali mieszkalnych stanowią przepisy art. 21 ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów… – str. 36-37 protokołu kontroli. 

         Analiza dokumentacji dotyczącej sprzedaży nieruchomości gminnych wykazała, że w ogłoszeniach o przetargu ustnym nieograniczonym nie zawarto informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży, co narusza § 13 pkt 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.) – str. 39-41 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości zawierania przez gminę Rutki umów najmu i dzierżawy wykazało, że w dniu 27 maja 2009 r. zawarto umowę dzierżawy na okres 10 lat z pominięciem trybu przetargowego pomimo, że Rada Gminy nie podejmowała uchwały wyrażającej zgodę na odstąpienie od przetargowego trybu zawarcia umowy. Naruszono tym samym przepis art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami wymagający zawierania umów najmu i dzierżawy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata oraz na czas nieoznaczony w drodze przetargu – str. 43 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie prawidłowości i terminowości uiszczania należności podatkowych wykazało, że nie pobrano odsetek za zwłokę w kwocie 46 zł. Naruszono tym samym art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej stanowiący, że od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę, od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego – str. 26 protokołu. Zasady naliczania odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 165, poz. 1373) w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów.       

Kontrolą objęto działania organu podatkowego w zakresie egzekucji zaległości podatkowych i ustalono, że na koniec 2012 r. nie podjęto działań egzekucyjnych w stosunku do części zaległości w kwocie 600 zł, ciążącej na podatniku wskazanym w opisie na stronie 26 protokołu kontroli. Stanowi to naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.).W wyniku działań kontrolnych wskazaną kwotę objęto postępowaniem egzekucyjnym.      

Kontrola terminowości doręczania nakazów płatniczych wykazała, że część podatników odebrała  swoje nakazy w dniach 3 - 5 marca. Decyzje nie zostały doręczone na 14 dni przed terminem płatności podatku wynikającym z treści odpowiednio: art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 3 ustawy o podatku leśnym. W związku z czym, zgodnie z art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja powinna być zawarta w treści decyzji – str. 28-29 protokołu kontroli.  

Dokonane badanie rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) wykazało, że w podatku rolnym, w kolumnie 5 sprawozdania Rb-PDP (Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy … - umorzenie zaległości podatkowych) zaniżono kwotę skutków o 373,00 zł, w wyniku nie ujęcia kwoty skutków decyzji umorzeniowej wydanej przez organ podatkowy. Faktyczną kwotę skutków wyliczono na stronie 36 protokołu kontroli.  W trakcie kontroli skorygowane sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za rok 2012 wysłano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.     

Ustalenia dotyczyły także następujących nieprawidłowości:   

- w zakresie zwolnień w podatku rolnym - uchwała Nr 107/XXIV/09 Rady Gminy Rutki z dnia 30 czerwca 2009 roku w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych na których zaprzestano produkcji rolnej została ogłoszona w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego z dniem 14 grudnia 2012 r. – zaczęła więc obowiązywać dopiero w końcówce kontrolowanego okresu. Wprawdzie w 2012 r. nie wpłynął żaden wniosek dotyczący zwolnienia gruntów, na których zaprzestano produkcji rolnej, jednak gdyby sytuacja taka miała miejsce w trakcie roku nie byłoby możliwości udzielenia tego typu zwolnienia. Sytuacja taka stanowiła naruszenie wskazań art. 12 ust. 9, w związku z ust. 1pkt 7 tego przepisu – str. 18 protokołu,           

- w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat - brak formalnego zatwierdzenia przez kierownika jednostki, komputerowych wydruków wpłat stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych, czym naruszono wskazania § 4 ust. 2 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) – str. 32 protokołu kontroli,      

- w zakresie kontroli podatkowych - nie opracowano planu kontroli - były one przeprowadzane w siedzibie podatnika jedynie przy ulgach inwestycyjnych wobec czego nie wykorzystano w pełni upoważnień ustawowych wynikających z treści art. 281 Ordynacji podatkowej. Stosowny plan na rok 2013 przyjęto zarządzeniem Nr 6/12 Wójta Gminy Rutki z dnia 31 grudnia 2012 roku – str. 35 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają  przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany Statutu Gminy polegającej na usunięciu przepisów przewidujących właściwość Rady do powoływania Sekretarza Gminy.

2. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych o elementy służące jednoznacznej identyfikacji posiadanych składników majątkowych,

b) ustalanie wartości inwestycji w toku na dzień bilansowy z uwzględnieniem wyceny wszystkich nakładów poniesionych do dnia bilansowego; dokonanie wyceny wartości robót wykonanych nieodpłatnie przy budowie ogrodzenia placu i ujęcie jej na koncie 080,

c) ujmowanie w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału kwoty należnych jednostce odsetek od należności nieopłaconych w terminie.

3. Przekazywanie dyrektorowi każdej ze szkół odrębnych informacji niezbędnych do opracowania projektu planu finansowego i planu finansowego kierowanej przez niego jednostki budżetowej.

4. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmian w statucie Biura Obsługi Szkół w Rutkach dostosowujących jego postanowienia do obowiązujących regulacji prawnych i aktualnego zakresu zadań wykonywanych przez Biuro.

5. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej dokumentów potwierdzających dokonanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, celem ich kontrasygnowania.

6. Wdrożenie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, mając na uwadze zapewnienie udokumentowania, że wykonawcy wyłaniani są z zachowaniem zasady oszczędnego wydatkowania środków publicznych.

7. Uporządkowanie kwestii związanych z pełnieniem przez Sekretarza Gminy funkcji Zastępcy Wójta, mając na uwadze przede wszystkim określenie wymiaru czasu pracy na obu stanowiskach, na których formalnie pracownik jest zatrudniony, oraz ustalenie wynikającego stąd wynagrodzenia dla każdego ze stanowisk.

8. Przestrzeganie określonych ustawą o działalności pożytku publicznego… wymogów dotyczących uchwalania rocznego programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi oraz sporządzania sprawozdań z jego realizacji.

9. Dołożenie większej staranności przy weryfikowaniu warunków oferowanych przez wykonawców zamówień publicznych, mając na uwadze zapewnienie cen dostaw nie mniej korzystnych od powszechnie dostępnych.

10. Podjęcie wobec wykonawcy remontu drogi we wsi Szlasy Łopienite czynności wyjaśniających dotyczących braku geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej. W przypadku niewykonania inwentaryzacji obciążenie wykonawcy jej wartością wskazaną w kosztorysie ofertowym.

11. Dołożenie większej staranności przy sporządzaniu dokumentacji i określaniu warunków zlecania i realizacji zamówień publicznych.

12. Ujmowanie w kartach drogowych wszystkich danych wymaganych przepisami wewnętrznymi.

13. Odbywanie przez Pana Wójta podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, wystawionych przez osobę wyznaczoną do wykonywania wobec Pana Wójta czynności z zakresu prawa pracy, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz służbowy cel wyjazdu i środek transportu.

14. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

15. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają gminne jednostki budżetowe, mając na uwadze przepisy art. 45 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

16. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej uchwałę w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata poprzez objęcie zakresem jej regulacji także zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony.

17. Określenie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych, mając na uwadze uchwalone przez Radę Gminy zasady polityki czynszowej. Zapewnienie zastosowania tych stawek w obowiązujących umowach najmu lokali mieszkalnych w szkołach.

18. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, mając na uwadze przepisy art. 21 ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów…

19. Zamieszczanie w ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży.

20. Przestrzeganie obowiązku zawierania umów najmu i dzierżawy na okres dłuższy niż 3 lata oraz na czas nieoznaczony po przeprowadzeniu przetargu. Ewentualnie występowanie do Rady Gminy o wyrażenie zgody na odstąpienie od obowiązku przeprowadzenia przetargu.    

21. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

22. Umieszczanie w treści decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego (nakaz płatniczy) informacji o terminie płatności I raty zobowiązania podatkowego upływającym 14 dni od dnia doręczenia zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.   

23. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych Urzędu w kwestii formalnego wprowadzenia komputerowych wydruków wpłat stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych do użytkowania zgodnie z przywołanymi przepisami wykonawczymi.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży