Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Szypliszkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 sierpnia 2013 roku (znak: RIO.V.6001-3/13), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Grygieńć

Wójt Gminy Szypliszki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szypliszki za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Szypliszki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono liczne nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W wyniku kontroli funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w postaci elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej. Rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej opublikowany został w trakcie kontroli – str. 5 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że Pan Wójt, powołując się na art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594) udzielił pełnomocnictwa kierownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej. Należy wskazać, że regulacja zawarta w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Gminna Biblioteka Publiczna jest instytucją kultury, w związku z czym posiada osobowość prawną zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406). Udzielone pełnomocnictwo należy zatem uznać za bezprzedmiotowe – str. 5 protokołu kontroli.

Badanie ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego… (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), wykazało nieprawidłowości polegające na:

a) niesporządzaniu zestawień obrotów dzienników częściowych za dany okres sprawozdawczy, czym naruszono art. 14 ust. 3 ustawy, a tym samym także łącznego zestawienie obrotów i sald. Zgodnie art. 18 ust. 1 ustawy obroty łącznego zestawienia obrotów i sald powinny być zgodne z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych – str. 12-13 protokołu kontroli,

b) ujmowaniu w zestawieniu obrotów i sald księgi głównej Urzędu Gminy kont pozabilansowych (zespół 9). Na kontach pozabilansowych dokonywano zapisów dwustronnych, stosując nieprzewidziane załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 900 „Rozliczenie zaangażowania”. Konto to nie zostało też wprowadzone do zakładowego planu kont. Zgodnie z przepisami rozporządzenia konta zespołu 9 w ewidencji jednostki budżetowej są kontami pozabilansowymi i nie należy ich ujmować w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej (bilansowych). Na kontach pozabilansowych dokonuje się zapisów jednostronnych, a ewentualne ich salda na koniec roku nie są ujmowane w bilansie – str. 13 protokołu kontroli,

c) dokonywaniu zapisów na podstawie dowodów zbiorczych, służących dokonaniu zbiorczego zapisu danych wynikających z list płac i zestawień list płac, sporządzanych z naruszeniem wymagań stawianych dowodom zbiorczym przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy (dowody stanowiące podstawę sporządzenia dowodu zbiorczego nie były w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione) – str. 13 protokołu kontroli,

d) ewidencjonowaniu zwrotu nadpłat (np. podatku rolnego) zapisem ujemnym Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu, a na stronie Ma wypłaty z rachunku budżetu; podobnie błędnie ewidencjonowano zwrot środków niewykorzystanych na wydatki przez jednostki budżetowe, stosując zapis ujemny Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 133 – str. 15 protokołu kontroli,

e) ujmowaniu zwrotu zaliczek zapisem ujemnym Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”, co jest niezgodne zarówno z określonymi rozporządzeniem zasadami ewidencji na koncie 130, jak i zasadami ewidencji rozrachunków na koncie 234 – str. 15 protokołu kontroli,

f) ewidencjonowaniu na koncie 134 „Kredyty bankowe” zobowiązań z tytułu zaciągniętych przez gminę pożyczek, które powinny być ujęte na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 16 protokołu kontroli,

g) ewidencjonowaniu na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” należności zabezpieczonych hipoteką, co pozostaje w sprzeczności z zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, według których konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności budżetowych. Okoliczność zabezpieczenia należności hipoteką nie powoduje, że należność nabiera cech należności długoterminowej – str. 17 protokołu kontroli,

h) księgowaniu na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” odsetek od nieopłaconych należności. W zakresie ewidencji odsetek na koncie 290 należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290 należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 17 protokołu kontroli,

i) niedokonywaniu przypisu należności z tytułu czynszów na koncie 221; ewidencja o charakterze analitycznym, według najemców, prowadzona jest ręcznie. W efekcie w ewidencji syntetycznej na koniec 2012 r. nie zostały ujęte należności z tytułu czynszów za lokale mieszkalne w łącznej wysokości 16.322,95 zł (należność główna). Zadłużenie dotyczy dwóch najemców lokali mieszkalnych:

- w wysokości 15.468,07 zł od najemców zajmowali lokalu mieszkalnego w Słobódce. Gmina w dniu 18 czerwca 2010 r. zawarła z najemcami ugodę, z której wynika, że wierzytelność wynosi na dzień 30 maja 2010 r. 8.895,60 zł i ma być uregulowana do dnia 30 grudnia 2010 r. Najemcy nie wywiązali się z postanowień ugody. W dniu 2 maja 2011 r. zostali wezwani do zapłaty kwoty 8.895 zł płatnej w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. Zadłużenie na koniec roku wynosiło 15.468,07 zł. Sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowego,

- w wysokości 854,88 zł od D.J. Sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowego.

Według złożonego wyjaśnienia Do Urzędu Gminy Szypliszki przesłane były protokoły nieściągalności świadczące o tym, że te osoby nie posiadają źródła dochodów, ani też majątku, które to mogłyby spowodować opłacenie zaległości. Uwzględniając mały stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty uznano je za mało realne do pozyskania – str. 28-29 protokołu kontroli. Okoliczności przedstawione w wyjaśnieniu nie stanowią uzasadnienia dla zaniechania ewidencji należności – nie mają one związku z uprzednią koniecznością dokonania przypisu naliczonej należności (co następuje jeszcze przed upływem terminu jej płatności). Niski stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty powinien skutkować dokonaniem odpisu aktualizującego (w przypadku należności głównej Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290, zaś odsetek Wn 751 – Ma 290), co jednakże pozostaje bez wpływu na jej dalsze wykazywanie na koncie 221. Wyksięgowanie należności z konta 221 może nastąpić w przypadku jej zapłaty, umorzenia lub podniesienia przez dłużnika zarzutu przedawnienia. Kontrola wykazała, że z pominięciem konta 221 (brak przypisu) ewidencjonowano również operacje dotyczące realizacji dochodów z najmu lokali użytkowych i dzierżawy, co zostało opisane na str. 76-85 protokołu kontroli,

j) ustalaniu kwoty zrealizowanych dochodów budżetu gminy najmu i dzierżawy nieruchomości oraz lokali użytkowych w kwocie brutto (wraz z podatkiem VAT); w konsekwencji dochody uzyskane z wymienionych tytułów zostały w 2012 r. zawyżone o kwotę VAT wynoszącą 12.064,92 zł. Należy wskazać, że podatek VAT nie stanowi źródła dochodów budżetu gminy, lecz dochód budżetu państwa. Wpływ środków oznaczających wpłacenie przez kontrahenta należnego VAT nie może być zaliczony do dochodów budżetu również z tego względu, że kwoty tej nie można przeznaczyć na wydatki lub rozchody budżetu gminy – są to środki podlegające wyłącznie odprowadzeniu do właściwego urzędu skarbowego, po ewentualnym pomniejszeniu o podatek podlegający odliczeniu – str. 78-80 protokołu kontroli,

k) zaniżeniu przychodów Urzędu jako jednostki budżetowej za 2012 r. o kwotę 190.261,29 zł w wyniku nieujęcia na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” przychodów związanych z wpływem dotacji celowej z PUW (wyciąg bankowy nr 234 z dnia 5 listopada 2012 r.). W efekcie w bilansie Urzędu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 roku wynik finansowy został zaniżony o kwotę 190.261,20 zł. W czasie kontroli zostało sporządzone polecenie księgowania Nr 558/1 na kwotę 190.261,20 zł, na podstawie którego urealniono wynik Urzędu wykazany na koncie 860 „Wynik finansowy”, zaś w dniu 30 kwietnia 2013 r. jednostka sporządziła korektę bilansu – str. 15-16 protokołu kontroli,

l) na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” został ujęty program komputerowy pod nazwą Strona internetowa – w ramach projektu „Zintegrowany projekt ochrony przyrody na terenie i w otulinie Wigierskiego Parku Narodowego poprzez zakup sprzętu ratowniczego oraz rozwój monitoringu” w ramach RPOWP na lata 2007-2013 o wartości 18.300 zł. Został on w całości bezpośrednio spisany w koszty. Zgodnie z § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia, wartości niematerialne i prawne, których jednostkowa wartość początkowa przekracza kwotę ustaloną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. 3.500 zł, umarza się stopniowo zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości – str. 145 protokołu kontroli.

Kontrolą została objęta również gospodarka kasowa. Stwierdzono, że z kasy Urzędu wypłacane były pracownikom zaliczki gotówkowe. Zaliczki wypłacane były na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego – przez Pana lub Sekretarza Gminy oraz głównego księgowego – wniosku o zaliczkę. We wnioskach pracownicy nie określali rodzaju zakupu bądź celu, któremu zaliczka miała służyć, co narusza § 8 pkt 2 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych – str. 23-24 protokołu kontroli.

         Kontrola sprawozdawczości budżetowej wykazała, że:

a) w rocznym sprawozdaniu Rb-28S za 2012 r. w kolumnie „Zobowiązania wg stanu na koniec okresu spraw. ogółem” nie zostały wykazane zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2012 rok na kwotę 92.948,41 zł i pochodnych od tego wynagrodzenia na kwotę 18.041,86 zł. Na podstawie danych ksiąg rachunkowych ustalono, że na dzień 31 grudnia 2012 r.:

- saldo Ma konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” wynosiło 92.948,41 zł,

- saldo Ma konta 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne” wynosiło 50.289,97 zł,

- saldo Ma konta 225 „Rozrachunki z budżetami” wynosiło 8.762 zł.

Razem: 152.000,38 zł

W sprawozdaniu w kolumnie zobowiązania ogółem zostały wykazane – w części dotyczącej wynagrodzeń i pochodnych – kwoty: 27.702,09 zł w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”; 11.408,02 zł w par. 4110 „Składki na ubezpieczenie społeczne” i 1.900 zł w § 4120 „Składki na Fundusz Pracy” 32.461,15 zł, razem 41.010,11 zł. Zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) w kolumnie „Zobowiązania ogółem" wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że: W sprawozdaniu Rb-28S wykazano zobowiązania z konta 201 (kwota 133.416,09 zł) oraz zobowiązania z tytułu podatku dochodowego, składek ZUS i Pracy od wynagrodzeń już wypłaconych w grudniu, natomiast przyjęto, iż podatek i składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego staną się zobowiązaniami dopiero w chwili, kiedy 13-stki zostaną pracownikom wypłacone. Nadmieniam, że wszelkie rozliczenia związane z wypłatą dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2012 rok zostały dokonane w marcu 2013 roku – str. 18-19 protokołu kontroli,

b) należności zabezpieczone hipoteką zaewidencjonowane na koncie 226 na kwotę 18.437,99 zł nie zostały wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. i sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2012 r. Były to zaległości, których termin zapłaty minął, zatem powinny zostać wykazane w sprawozdaniu Rb-27S  stosownie do zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S zawartych w § 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie zaś z § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 34, poz. 247) przez należności wymagalne należy rozumieć wszystkie bezsporne należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone – str. 19 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również zgodność z ewidencją danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzonym na koniec 2012 r. Stan środków na rachunku budżetu wykazano w kwocie 249.687,28 zł, która była zgodna z ewidencja księgową i saldem końcowym wykazanym na wyciągu bankowym. W poz. 2 „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” wykazano kwotę 29.580,81 zł, a w poz. 3 „Środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku” kwotę 220.106,47 zł. Kwota wykazana w poz. 3 sprawozdania była niezgodna z danymi ksiąg. Saldo konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe” wynosiło 274.272 zł i odpowiadało wysokości raty części oświatowej subwencji przekazanej gminie Szypliszki dnia 20 grudnia 2012 r. za styczeń 2013 roku – str. 20 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również nieprawidłowe ustalenie wyniku budżetu za 2012 r., co było efektem błędnych księgowań dotyczących rozliczeń z nabywcami nieruchomości. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że:

a) w listopadzie 2012 r. został rozstrzygnięty przetarg na zbycie nieruchomości w miejscowości Kaletnik za 33.850 zł; nabywca wpłacił w 2012 r. wadium w wysokości 2.000 zł, a pozostałą kwotę tj. 31.850 zł wpłacił 8 lutego 2013 r.,

b) w grudniu 2012 r. zostały rozstrzygnięte przetargi na:

- zbycie nieruchomości w miejscowości Przejma Wysoka za cenę 52.000 zł; nabywca w 2012 r. wpłacił wadium w wysokości 2.000 zł oraz kwotę 30.000 zł – 31 grudnia 2012 r. Pozostała kwota w wysokości 20.000 zł wpłynęła na rachunek budżetu 3 stycznia 2013 r.,

- zbycie nieruchomości w miejscowości Przejma Wysoka za cenę 10.900 zł; nabywca wpłacił w 2012 r. wadium w wysokości 800 zł i zaliczkę na poczet nabycia nieruchomości w wysokości 1.000 zł. Pozostała kwota, tj. 9.100 zł, została wpłacona 3 stycznia 2013 r.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka na podstawie dowodu PK nr 554 bezpodstawnie ujęła w księgach rachunkowych budżetu pod datą 31 grudnia 2012 r. kwotę 60.950 zł (odpowiadającą sumie kwot niezapłaconych przez nabywców nieruchomości do końca roku) zapisem Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”. Dochody budżetu i jego wynik za 2012 r. zostały zatem zawyżone o kwotę 60.950 zł. Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Z kolei § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… stanowi, że w celu ustalenia nadwyżki lub deficytu budżetów jednostek samorządu terytorialnego operacje dotyczące ich dochodów i wydatków są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.

         Ponadto należy wskazać, że należności z tego tytułu powinny być ujęte w księgach rachunkowych Urzędu a nie budżetu. Do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych służy konto 221. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że: W roku 2012 Gmina Szypliszki dokonała sprzedaży (…) Kwota z tytułu umówionej ceny sprzedaży miała być zapłacona w całości w roku 2012, ponieważ dotyczyła rozliczeń tegoż roku. Mając na uwadze fakt, iż przedmiotowa sprzedaż majątku gminy miała miejsce w roku 2012, potraktowano wartość wynikająca z dokonanej transakcji, jako dochód wypracowany, a więc dotyczący roku 2012 – str. 25-27 protokołu kontroli.

            W wyniku analizy postanowień uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony, dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, podjętej przez Radę Gminy w dniu 17 lutego 2009 r., stwierdzono, że jej postanowienia – mimo zacytowanego tytułu – nie zostały dostosowane do brzmienia delegacji zawartej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, ponieważ nie odnoszą się do zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu określenia w uchwale zasad zawierania umów na czas nieoznaczony Pan Wójt może zawierać tego typu umowy wyłącznie za zgodą Rady Gminy – str. 75 protokołu kontroli.

         Kontrola udostępniania nieruchomości wykazała, że Pan Wójt, nie występując o uzyskanie zgody Rady Gminy, zawarł w dniu 1 lutego 2011 r. umowę najmu lokalu użytkowego na czas nieoznaczony z przeznaczeniem na prowadzenie apteki – str. 79 protokołu kontroli. Jak wyżej wskazano, obowiązująca uchwała Rady Gminy nie zezwala Panu na zawieranie umów na czas nieokreślony z pominięciem zgody Rady. W trakcie kontroli wprowadził Pan aneksem zmianę do umowy, którym postanowiono, że „Umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. do dnia 31 stycznia 2014 roku”.

         W toku kontroli dochodów z najmu lokali użytkowych stwierdzono też, że zawarł Pan umowę z Niepublicznym ZOZ „CORDIS”, której przedmiotem było nieodpłatne użyczenie budynku Ośrodka Zdrowia. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że W dbałości o lepsze funkcjonowanie ośrodka zdrowia Gmina odstąpiła od naliczenia dodatkowego czynszu najmu (…) Dzięki uzyskanym oszczędnościom CORDIS mógł zatrudnić w placówce specjalistów – str. 78-79 protokołu kontroli. Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego należy wskazać, że z przywołanej wcześniej uchwały Rady Gminy z dnia 17 lutego 2009 r. określającej zasady gospodarowania nieruchomościami nie wynikają żadne postanowienia uprawniające Pana Wójta do nieodpłatnego udostępniania nieruchomości na określone cele. Regulacje powszechnie obowiązujące upoważniają zaś jednostki samorządu terytorialnego do nieodpłatnego udostępniania nieruchomości wyłącznie samodzielnym publicznym zakładom opieki zdrowotnej – co regulują obecnie przepisy art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 217), a wcześniej art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 ze zm.). Bezpłatne udostępnienie lokalu przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą należy zatem uznać za działanie wbrew ogólnej zasadzie zawartej w art. 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), zobowiązującej właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki.

         W zakresie najmu lokali mieszkalnych stwierdzono, że w dniu 8 maja 2005 r. zawarł Pan z lekarzem umowę najmu lokalu o pow. 66,50 m² na czas nieokreślony, ustalając miesięczny czynsz w wysokości 15,51 zł. Jak wykazała kontrola, wysokość czynszu została ustalona z naruszeniem zasad obowiązujących na terenie gminy Szypliszki. W czasie zawierania umowy zastosowanie miała stawka w wysokości 3,14 zł za 1 m² lokalu, co dawało miesięczny czynsz w wysokości 208,81 zł. W kolejnych latach, po wprowadzeniu przez Pana zmian stawek czynszu, nie dokonywano zmiany wysokości czynszu ustalonej w 2005 r. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że: Na początku roku 2005 Gmina Szypliszki została bez lekarza rodzinnego (…) Jedyna osoba, która wyraziła chęć zapewnienia tu opieki medycznej była, Pani doktor z Ukrainy (…) warunkowała jednak podjęcie obowiązków od zapewnienia jej mieszkania, gdyż jako imigrantka i osoba nieposiadająca własnej działalności gospodarczej, a jedynie zatrudniona na umowę o pracę w NZOZ „Cordis”, nie miała możliwości zapewnienia sobie warunków lokalowych na „wolnym rynku” nieruchomości. Kontrola wykazała, że czynsz za lokal należny gminie Szypliszki według obowiązujących na terenie gminy stawek za lata 2005-2012 powinien wynieść 20.902,74 zł, natomiast kwota wpłacona przez najemcę na podstawie umowy wyniosła 1.379,50 zł. Dochody gminy zostały za ten okres uszczuplone o kwotę 19.523,24zł – str. 81-83 protokołu kontroli.

         Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała zaniechanie pisemnego powiadamiania osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia). Zawiadomienie powinno także informować, że w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi – str. 91 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono  nieprawidłowości, które polegały na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. W badanym okresie nie doręczono 3 nakazów płatniczych na kwotę 155 zł. Powodem tego stanu rzeczy był fakt, iż decyzje dotyczyły podatników nieżyjących. W takim przypadku organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

Badanie zagadnień związanych z powszechnością i prawidłowością wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym pozwoliło stwierdzić uchybienia w tej dziedzinie, które dotyczyły niepełnego prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez 2 podatników (2,24% sprawdzonych pozycji) obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych gdyż w przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 465) – str. 53 protokołu kontroli.

Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych wykazała, w jednym przypadku, różnicę pomiędzy danymi zawartymi w informacji podatkowej złożonej przez podatnika o nr ewid. 270055 a danymi wynikającymi z rejestrów wymiarowych, według których wymierzono podatek. Nieprawidłowość polegała na opodatkowaniu budynku niemieszkalnego (status budynki pozostałe), o powierzchni 20 m², stawką właściwą dla budynków mieszkalnych. Zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 98 zł. W trakcie kontroli, w dniu 23 kwietnia 2013 r., zmieniono decyzję ostateczną w części dotyczącej zastosowania niewłaściwej stawki – str. 53 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek od nieruchomości (podatnicy o nr ewid. 10013 i 10054) oraz od środków transportowych od osób fizycznych (wszyscy podatnicy). Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających, m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku (nieprawidłowość dotyczy wszystkich podatników podatku od środków transportowych) – str. 56 oraz 59 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono uchybienia polegające na pojedynczych przypadkach braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczących o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) – str. 59 oraz 70 protokołu kontroli. W 2012 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi wynosiła 154.495 zł i dotyczyła łącznego zobowiązania pieniężnego (154.195 zł) oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych (300 zł).

         Na str. 97-99, 109-110 i 165-166 protokołu kontroli zawarto ustalenia dotyczące nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), polegającego na:

a) zaliczeniu do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” wydatków poniesionych na:

- opinie w przedmiocie uzależnienia od alkoholu (w 2012 roku na ten cel wydatkowano kwotę 3.960 zł), które powinny być ujęte w par. 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii”,

- wynagrodzenia nauczycieli wykonujących zadania wynikające z projektów realizowanych w ramach GPRPA (11.235,56 zł), które powinny być ujęte w par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”,

- konserwację oświetlenia ulicznego (1.451,05 zł), które powinny być ujęte w par. 4270 „Zakup usług remontowych”,

- szkolenia pracowników (8.437,17 zł), które powinny być ujęte w par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”,

- prenumeratę czasopism (2.257,08 zł), które powinny być ujęte w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”;

b) zaliczeniu do par. 4430 „Różne opłaty i składki” wydatków poniesionych na koszty postępowania sądowego w kwocie 1.450 zł, które powinny zostać zaklasyfikowane do par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego” oraz wydatku w kwocie 468 zł na zakup (w ramach projekt objętego GPRPA) wejściówek na basen, które powinny być zaliczone do par. 4300;

c) zaliczeniu do par. 0690 „Wpływy z różnych opłat” zwrotu podatku VAT nadpłaconego w 2011 r. (9.163 zł), zamiast do par. 0970 "Wpływy z różnych dochodów",

d) zaliczeniu do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast do par. 4270, wydatku w kwocie na 53.100 zł poniesionego na przebudowę sanitariatów. Wykonane roboty nie miały inwestycyjnego charakteru zarówno w świetle przepisów art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.) zawierającego definicję remontu, jak i przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazujących, jako podstawę zwiększenia wartości początkowej środka trwałego, poniesienie nakładów na jego ulepszenie (do nakładów tych nie zalicza się kosztów remontów, jako wydatków bieżących poniesionych na odtworzeniu stanu pierwotnego, w tym przy zastosowaniu wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym). Według ustaleń kontroli wykonane roboty miały charakter remontu bieżącego, co wynika też z wyjaśnienia Pana Wójta.

Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych.

         Badając wydatki realizowane z planu finansowego Urzędu sklasyfikowane w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” ustalono, że dokumenty księgowe zatwierdzane były pod względem merytorycznym przez pracownika socjalnego zatrudnionego w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Szypliszkach – str. 95-98 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 4¹ ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356 ze zm.) gminny program profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych jest realizowany przez ośrodek pomocy społecznej lub inną jednostkę wskazaną w programie. Dodatkowo, w celu realizacji programu organ wykonawczy gminy może powołać pełnomocnika. Z ustaleń kontroli wynika, że pracownik socjalny GOPS nie został powołany przez Pana Wójta jako pełnomocnik na podstawie przywołanego przepisu ustawy, a także nie jest pracownikiem Urzędu Gminy. Potwierdzanie merytorycznej prawidłowości operacji finansowej powodującej powstanie wydatku stanowi czynność z zakresu gospodarki finansowej. Obowiązki w tym zakresie kierownik jednostki może przekazać pracownikom jednostki, jak to wynika z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

         Pośród wydatków dokonywanych w ramach Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych stwierdzono, że finansowany był projekt „Potrafię być sobą” realizowany przez Szkołę Podstawową w Becejłach, prowadzoną przez stowarzyszenie Edukator. W 2012 r. wydano na ten cel kwotę 940,95 zł. Należy wskazać, że stowarzyszenia mogą otrzymać dofinansowanie projektów stanowiących zadania gminy z zakresu ochrony i promocji zdrowia na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.).

Ponadto kontrola tego zagadnienia wykazała, że zakupione w ramach realizacji projektów z GPRPA wyposażenie oraz środki trwałe są w posiadaniu Zespołu Szkół w Słobódce. Nie zostały one formalnie przekazane przez Urząd Gminy odpowiednim dokumentem (np. PT „Przekazanie środka trwałego”), nie zostały też ujęte na kontach 011 „Środki trwałe” lub 013 „Pozostałe środki trwałe” w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Szypliszki lub Zespołu Szkół. Dotyczyło to zakupu: maszyny kulturystycznej, zestawu do aerobiku lub pilates oraz 15 kompletów piłkarskich o łącznej wartości 9.746,23zł.

         Kontrola wydatków na wynagrodzenia (str. 102-105 protokołu kontroli) wykazała, że dla 3 pracowników przyznał Pan dodatki specjalne za wykonywanie czynności, które następnie zostały niezasadnie przypisane do zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności tych pracowników. Należy wskazać, że stosownie do art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 645) dodatek specjalny może być przyznany pracownikami z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. W stwierdzonym stanie faktycznym okoliczności stanowiące podstawę przyznania dodatku wystąpiły. Powinny być one wskazane jedynie w pismach przyznających dodatek – jako dodatkowe i mające okresowy charakter w stosunku do obowiązującego pracowników zakresu czynności.

         Zakresem kontroli objęto również prawidłowość wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Stwierdzono, że w jednym przypadku wysokość wynagrodzenia, przyjęta jako podstawa naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego została zawyżona o kwotę 1.275 zł. Nieprawidłowość dotyczyła dodatku specjalnego wypłacanego pracownikowi  z tytułu realizacji projektu „Zespoły przedszkolne w Gminie Szypliszki”. Do obliczenia przyjęto kwotę 11.475 zł zamiast 10.200 zł (kwota faktycznie wypłacona). Różnica wyniosła 108,37 zł (1.275 zł x 8,5%). W trakcie kontroli, w dniu 12 czerwca 2013 r., pracownik, któremu zawyżono dodatkowe wynagrodzenie roczne dokonał zwrotu kwoty 108,37 zł.

         W zakresie zagadnień związanych z prawidłowością zaciągania zobowiązań stwierdzono, że na wycenę nieruchomości wydatkowano kwotę 6.765 zł. Umowy zawarte z wykonawcami nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika. Zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej – str. 107-108 protokołu kontroli.

         W zakresie realizacji wydatków na podróże służbowe (str. 112-114 protokołu kontroli) stwierdzono uchybienia naruszające przepisy obowiązującego do 28 lutego 2013 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), polegające na:

a) braku wskazania środka lokomocji właściwego do odbycia podróży na 7 poleceniach wyjazdu w badanej próbie (§ 5 ust. 1 rozporządzenia),

b) jednym (w badanej próbie) przypadku braku podpisu osoby zlecającej wyjazd (polecenie wyjazdu nr 205/2012, poniesiony wydatek 81,50 zł), czy naruszono § 2 rozporządzenia,

c) braku udokumentowania kosztów podróży w 3 rozliczeniach (nie zostały dołączone bilety PKS; poniesione wydatki 128,20 zł), czym naruszono § 8a ust. 3 rozporządzenia,

d) załączeniu w 5 przypadkach, w miejsce biletów, oświadczeń pracowników o treści Oświadczam, że w związku z odbytą podróżą służbową w dniu … do miejscowości … poniosła/em koszty związane zakupem biletów PKS w wysokości … złotych. Z powodu zagubienia biletów nie jestem w stanie dołączyć ich do rozliczenia kosztów podróży (łącznie poniesione wydatki 184 zł), czym naruszono § 8a ust. 3 rozporządzenia. Z przywołanego przepisu wynikało, że złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku jest podstawą rozliczenia kosztów jedynie w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Należy wskazać, że według obowiązującego od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania w obecnym stanie prawnym odnosi się do sytuacji, w której przedstawienie (a nie uzyskanie) dokumentu nie jest możliwe (§ 5 ust. 3 rozporządzenia), co umożliwia dokumentowanie zagubienia biletów w sposób stwierdzony w 2012 r.

         Obowiązki w zakresie wskazania środka lokomocji właściwego do odbycia podróży oraz delegowania pracownika przez pracodawcę określają obecnie przepisy § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r.

         W wyniku kontroli zagadnień dotyczących używania do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy (str. 114-116 protokołu kontroli) stwierdzono, że zawarł Pan umowy z 3 pracownikami. Analiza tego zagadnienia w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) wykazała, że 7 oświadczeń nie posiadało daty ich złożenia, 2 oświadczenia nie zostały podpisane przez osoby składające oświadczenie, 1 oświadczenie nie zawierało wskazania ilości dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (ryczałt został wypłacony prawidłowo). Ponadto w 2 przypadkach stwierdzono niezgodne z listą obecności wskazanie dni, w których pracownik nie dysponował samochodem osobowym, w wyniku czego:

a) na podstawie oświadczenia T. G. za listopad 2012 r. wypłacono ryczałt zaniżony o 11,40 zł w stosunku do informacji wynikających z listy obecności,

b) na podstawie oświadczenia Z. L. za sierpień 2012 r., wypłacono ryczałt zawyżony o 22,80 zł w stosunku do informacji wynikających z listy obecności.

Stwierdzono, że pracownikowi zajmującemu się rozliczaniem ryczałtów nie powierzono tych zadań zakresem czynności. W trakcie kontroli, w dniu 13 czerwca 2013 r., wprowadził Pan zmianę do zakresu czynności przypisując pracownikowi obowiązki dotyczące rozliczania ryczałtów samochodowych i kosztów podróży służbowych.

         W zakresie wydatków majątkowych stwierdzono, że za kwotę 34.000 zł został zakupiony „unit stomatologiczny” przeznaczony do gabinetu stomatologicznego w Szypliszkach. W dniu 10 stycznia 2012 r. została zawarta przez Pana Wójta umowa z dostawcą na dostarczenie unitu stomatologicznego Panda Ergonomic Premium HB 2201 z wyposażeniem. W dniu 14 stycznia 2012 r., na podstawie decyzji Pana Wójta, sprzęt został przekazany lekarzowi dentyście prowadzącemu kontraktowy gabinet stomatologiczny w Szypliszkach. Stwierdzono, że wybór dostawcy sprzętu nie został uzasadniony pod względem oszczędności i efektywności zakupu; brak dowodów na dokonanie rozeznania cenowego. Na fakturze umieszczona została adnotacja Nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. „Prawo zamówień publicznych” (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 227, poz. 1655 z późn. zm. zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy. W myśl obowiązujących w Urzędzie procedur realizacji wydatków o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 14.000 euro, w odniesieniu do zamówień o wartości od 2.500 zł do 14 000 euro pracownik powinien przeprowadzić rozeznanie cenowe poprzez dokonanie analizy ogólnie dostępnych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia oraz wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia. W § 5 ust. 2 procedur wskazano Przez ogólnie dostępne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia rozumie się informacje uzyskane m. in. z otrzymanych wcześniej od wykonawców ofert (folderów reklamowych), ze stron www wykonawców oraz bezpośrednio od wykonawców np. fax, mail.

Analiza obowiązujących w Urzędzie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartość 14 000 euro, wprowadzonych przez Pana zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2010 r., wykazała, że nie wynikają z nich konkretne obowiązki w zakresie dokumentowania wyboru wykonawców. W efekcie brak dowodów (pisemnej dokumentacji) na prowadzenie postępowania w celu wyłonienia wykonawcy; nie wynika to też z opisu na fakturach (rachunkach). Jedynie zapis o uproszczonej procedurze (ustne udzielenie zamówienia) o wartości do 2.500 zł sugeruje, że powyżej tej kwoty powinna być stosowana pisemna procedura. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Obowiązujące w jednostce procedury winny zatem zapewniać udokumentowanie tej zasady.

W wyjaśnieniu złożonym do protokołu kontroli pracownik zajmujący się zamówieniami publicznymi wskazał, że Rozeznanie cenowe w sprawie zakupu unitu stomatologicznego przeprowadził kierownik jednostki konsultując się z lekarzem stomatologiem z Gminnego Ośrodka Zdrowia w Szypliszkach. Wyboru dokonano w oparciu o branżową opinię stomatologa gminnego, uwzględniającą stosunek jakości sprzętu do ceny zakupu, jego bezawaryjność, funkcjonalność, dostępność części zamiennych i serwisowania oraz trwałości zakupionego wyposażenia.

Kontrola wykazała, że według umowy najmu lokalu zawartej przez gminę ze stomatologiem w dniu 1 lipca 2001 r. wymiana zużytego sprzętu i urządzeń (do gabinetu stomatologicznego) powinna odbywać się na koszt najemcy: Sprzęt i urządzenia mogą być wykorzystywane wyłącznie do świadczenia usług stomatologicznych. Stan nie może ulec zmniejszeniu. Wymiana zużytego sprzętu i urządzeń odbywa się na koszt najemcy. Konserwacja i naprawa sprzętu i urządzeń odbywa się na koszt najemcy. W wyjaśnieniu złożonym do protokołu kontroli wskazał Pan, że Przedmiotowy unit stomatologiczny nie został zakupiony do działalności gospodarczej Pani (…), a jedynie do Gminnego Ośrodka Zdrowia w Szypliszkach, celem zapewnienia podstawowej opieki stomatologicznej mieszkańcom Gminy Szypliszki, w ramach NFZ, wynikającej z zadań własnych gminy, zawartych w art. 7 Ustawy o samorządzie gminnym. (…) Wspomniana wyżej umowa najmu z roku 2001, w zapisie „Wymiana zużytego sprzętu i urządzeń odbywa się na koszt najemcy”, odnosi się środków nietrwałych i urządzeń mniejszej wartości (…) – str. 128-130 protokołu kontroli.  

         Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono liczne nieprawidłowości, było stosowanie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Kontrola postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę żwiru do remontu dróg gminnych gminy Szypliszki (str. 120-126 protokołu kontroli) wykazała, że w zawiadomieniu o wyborze ofert najkorzystniejszych (dopuszczono składanie ofert częściowych), podpisanym przez Pana Wójta, wskazano, że Wybrane oferty przedstawiają najniższą cenę wśród złożonych propozycji, spełniają wymogi formalne i w ocenie Zamawiającego gwarantują właściwe wykonanie zamówienia. Brak udokumentowania świadczącego, że komisja przetargowa dokonała oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) protokół powinien zawierać informacje dotyczące m.in. oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.  Kontrolujący ustalili, że wykonawcy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych specyfikacją istotnych warunków zamówienia:

a) oferta firmy „MASTER” (niewybrana na żadną część zamówienia) zawierała nieaktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej – z dnia 10 lutego 2009 r. – podczas gdy zgodnie z s.i.w.z. dokument ten powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, tj. nie wcześniej niż 24 sierpnia 2011 r. (termin składania ofert 24 lutego 2012 r.),

b) oferta firmy TRANSKOP wybrana jako najkorzystniejsza na część II zamówienia:

- zawierała nieaktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach, wystawione 21 września 2011 r., oraz o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS, wystawione 27 września 2011 r., podczas gdy zgodnie z s.i.w.z. zaświadczenia te powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert, tj. nie wcześniej niż przed 24 listopada 2011 r.,

- nie zawierała wymaganej przez s.i.w.z. informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 i 9 Prawa zamówień publicznych, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; w złożonej ofercie przedłożono oświadczenie: aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego dostarczę w terminie późniejszym; informacje te przedłożono, lecz zostały oznaczone datami 27 i 29 lutego 2012 r., tj. po upływie terminu składania ofert,

- nie zawierała dokumentów potwierdzających należyte wykonanie dostaw, które powinny być załączone do wykazu wykonanych dostaw zgodnie z wymaganiami s.i.w.z.;

c) oferta firmy Publiczny Transport Ciężarowy Marian Kutyło wybrana jako najkorzystniejsza na I część zamówienia:

- zawierała nieaktualne zaświadczenie o niekaralności, które było wystawione 4 kwietnia 2011 r., natomiast zgodnie z wymaganiami s.i.w.z. zaświadczenie takie nie powinno być wystawione wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, tj. nie wcześniej niż 24 sierpnia 2011 r.,

- zawierała nieaktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach, wystawione 27 października 2011 r., oraz o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS, wystawione 20 października 2011 r., podczas gdy zgodnie z s.i.w.z. zaświadczenia te powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert, tj. nie wcześniej niż przed 24 listopada 2011 r.,

- nie zawierała polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że dostawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, wymaganej postanowieniami s.i.w.z.,

- nie zawierała wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat dostaw, z podaniem ich wartości, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że dostawy te zostały wykonane należycie; załączono jedynie referencję wystawioną przez Pana Wójta, z której wynika, że firma wykonała w latach 2009-2011 na rzecz gminy Szypliszki zamówienie pod nazwą „Dostawa Gminie Szypliszki żwiru do remontu dróg gminnych” o wartości 255.000 zł brutto, oraz że dostawy zostały wykonane terminowo i gmina Szypliszki poleca firmę jako solidnego i wiarygodnego wykonawcę robót drogowych, gwarantującego właściwe wykonanie powierzonego zamówienia,

- zawiera informację, że wykonawca jest producentem kruszywa naturalnego nadającego się do budowy dróg, brak natomiast dokumentów potwierdzających legalność pochodzenia dostarczanego żwiru – pkt IX.1 s.i.w.z.

Zgodnie z postanowieniami art. 24 ust. 2 pkt 4 Prawa zamówień publicznych z postępowania wyklucza się wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu, natomiast art. 24 ust. 4 ustawy stanowi, że ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Z kolei art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych przewiduje, że zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ze stwierdzonego stanu faktycznego wynika, że żaden z wykonawców nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu w sposób wymagany specyfikacją, zatem oferty ich powinny zostać odrzucone. Zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu. Jak wynika z przytoczonego na str. 121 protokołu kontroli zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji przetargowej, dokonanie oceny ofert pod kątem spełniania wymagań formalno-prawnych należało do obowiązków J.M. J i Z. L.

         Kontrola postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na rewitalizację terenów w centrum wsi Słobódka wykazała, że zostało złożonych 9 ofert. W tym zamówieniu również nie stwierdzono udokumentowania, że komisja poddała ocenie spełnianie warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców. Stwierdzono, że oferta nr 1 nie zawierała kosztorysu ofertowego (przedmiaru robót), który był załącznikiem do specyfikacji. Z kolei oferty o numerach 2, 4, 7, 8 (wybrana oferta firmy REM-BUD) i 9 nie zawierały wymaganego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (art. 22 ust. 1 ustawy).

Należy wskazać, że zamawiający obowiązany jest, na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, wezwać wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału albo termin składania ofert – str. 133 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że nieruchomości, którymi władają oświatowe jednostki budżetowe gminy nie zostały im przekazane w trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy przy tym wskazać, że zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) publiczne szkoły są zwolnione z opłat za trwały zarząd nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, zajętymi na działalność oświatową – str. 138 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw gospodarowania nieruchomościami wykazała, że nie opracował Pan planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 1 i 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 139 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych dotyczących zasad ewidencji środków trwałych wykazała, że przyjęto postanowienie, iż księgi inwentarzowe prowadzi się dla poszczególnych środków trwałych umarzanych w 100%, których wartość jest znacząca, a pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieznaczącej i krótkim okresie użytkowania księguje się w koszty działalności podstawowej. Z zarządzenia nie wynika, kto i według jakich kryteriów decyduje o „wartości nieznaczącej i krótkim okresie użytkowania” ewidencjonowanych składników. Ewidencja ilościowa w Urzędzie nie jest prowadzona. Stwierdzono, że w praktyce do ewidencji ilościowo-wartościowej wprowadzano przedmioty o różnych wartościach, np. telefon o wartości 1,23 zł, kamizelkę ostrzegawczą o wartości 26,96 zł, myjkę profesjonalną z filtrem o wartości 1.954,99 zł, maskę do aparatu oddechowego o wartości 680 zł – str. 140 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem, w którym wystąpiły nieprawidłowości była klasyfikacja środków trwałych i wynikające stąd stawki ich umorzenia. Stwierdzono, że zespół prądotwórczy stacjonarny ujęty został w grupie II „Obiekty inżynierii lądowej i wodnej” i dokonano umorzenia według stawki 2,5% w kwocie 616,59 zł. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622) zespół prądotwórczy należało ująć w grupie III „Kotły i maszyny energetyczne” i zastosować stawkę 7%. Zespół prądotwórczy został przyjęty do użytkowania w październiku 2012 r., zaś jednostka naliczyła umorzenie za cały rok w wysokości 616,59 (24.663,52 zł x 2,5%). Należy wskazać, że rozpoczęcie amortyzacji środka trwałego następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania – art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepisy wewnętrzne obowiązujące w Urzędzie Gminy Szypliszki stanowią, że nowoprzyjęte środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje począwszy od następnego miesiąca po miesiącu, w którym je przyjęto do używania – § 14 pkt 7 zasad (polityki) rachunkowości. Należało zatem naliczyć umorzenie za okres używania w 2012 r., w wysokości 287,74 zł – str. 141 protokołu kontroli.

Ponadto w wyniku analizy ksiąg środków trwałych stwierdzono nieprawidłowy dobór stawek amortyzacyjnych dla zespołu prądotwórczego (został zaliczony do grupy IV i zastosowano stawkę umorzeniową 10% a należało ująć w grupie III i zastosować stawkę 7%)

oraz kotła c.o. (zaliczony do grupy VIII i zastosowano stawkę 20% a należało ująć w grupie III i zastosować stawkę 7%). Skutkowało to zawyżeniem wysokości umorzenia o 2.457,01 zł.

Nieprawidłowo zostało też naliczone umorzenie od następujących środków trwałych przyjętych do używania w 2012 roku:

- maszt pneumatyczny samochodowy przyjęty do używania 31 maja 2012 r. o wartości 3.942 zł – naliczono umorzenie za 12 miesięcy (394,20 zł), a należało naliczyć umorzenie za 7 miesięcy w wysokości 229,95 zł,

- unit stomatologiczny przyjęty do używania 16 stycznia 2012 r. o wartości 34.000 zł – naliczono umorzenie za 12 miesięcy (6.800 zł), a należało naliczyć umorzenie za 11 miesięcy (20%) w wysokości 6.233,26 zł,

- stacja wodociągowa przyjęta do używania 26 kwietnia 2012 r. o wartości 1.527.378,76 zł – naliczono umorzenie za 12 miesięcy (38.184,47 zł), a należało naliczyć umorzenie za 8 miesięcy w wysokości 25.456,30 zł,

- „Rewitalizacja terenów w centrum wsi Słobódka” przyjęta do używania 30 sierpnia 2012 r. o wartości 268.543,50 zł – naliczono umorzenie za 12 miesięcy (6.713,59 zł), a należało naliczyć umorzenie za 4 miesiące w wysokości 2.237,84 zł.

Łącznie zawyżono umorzenie środków trwałych o kwotę 20.720,77 zł – str. 142-143 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również ewidencję rzeczowych aktywów obrotowych. Ustalono, że paliwo do samochodów w momencie zakupu księgowane było w koszty, jak to wynika z wewnętrznych uregulowań. Na koniec roku paliwo w samochodach nie zostało jednak zinwentaryzowane. Jak wynika z przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 oraz art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości jednostka jest zobowiązana do przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji materiałów księgowanych w koszty w momencie zakupu, dokonania wyceny stwierdzonego stanu oraz dokonania korekty kosztów poprzez ich zmniejszenie o ustaloną wartość, która powinna być jednocześnie ujęta na koncie 310 „Materiały” – str. 146 protokołu kontroli.

         Badaniem objęto zagadnienia dotyczące udzielania z budżetu gminy dotacji szkołom prowadzonym przez podmioty inne niż gmina – str. 152-166 protokołu kontroli. Z dniem 1 września 2011 r. gmina Szypliszki przekazała stowarzyszeniu Edukator prowadzenie dwóch szkół podstawowych – w Becejłach i w Jasionowie. W ramach wstępnych ustaleń stwierdzono, że sprawami dotyczącymi obliczania wysokości, przekazywania i rozliczania dotacji zajmuje się Skarbnik Gminy. Czynności wykonywane w tym zakresie nie zostały jednak objęte zakresem obowiązków Skarbnika, nadanym przez Pana w dniu 16 stycznia 2012 r., nie wynikają też z wykazu zadań przypisanych Skarbnikowi regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy.

          Uchwałą budżetową na 2012 r., podjętą dnia 10 stycznia 2012 r., zaplanowano dotację dla podmiotu prowadzącego szkoły w łącznej wysokości 751.320 zł, z tego dla szkoły w Becejłach 307.500 zł i szkoły w Jasionowie 443.820 zł. W ciągu roku plan dotacji zwiększył się o kwotę 50.000 zł i został wykonany w całości, tj. w wysokości 801.320 zł. Zwiększenia dotacji dokonano na wniosek prezesa zarządu stowarzyszenia Edukator z dnia 4 marca 2012 r., w którym wskazano, że dotacja jest niewystarczająca na zaspokojenie potrzeb Szkoły Podstawowej w Becejłach i potrzebna jest na realizację zajęć szkolnych i zapewnienie wynagrodzenia nauczycieli i dyrektora oraz funkcjonowania szkoły do końca 2012 r.  

         Z okazanej dokumentacji nie wynika, w jaki sposób obliczone zostały kwoty dotacji przyjęte w uchwale budżetowej i jaka liczba uczniów została przyjęta do obliczeń. Brak tych informacji praktycznie uniemożliwia sprawdzenie czy dotacja była prawidłowo ustalana przez jednostkę. Przyjęta kwota dotacji na jednego ucznia klas I-VI w kwocie 740 zł i dotacji na jednego ucznia oddziału przedszkolnego w kwocie 335 zł nie wynikają z żadnych obliczeń. Skarbnik Gminy w złożonej do protokołu kontroli informacji podał, że bazą do ustalenia kwot dotacji na 2012 rok były wydatki bieżące przewidziane przez gminę Szypliszki na funkcjonowanie szkół podstawowych, liczba uczniów w szkołach podstawowych prowadzonych przez gminę oraz wysokość subwencji oświatowej. Skarbnik podał też, że Stowarzyszenie „Edukator” zaakceptowało stawki dotacji.

         Kontrolowana jednostka nie dokonywała przeliczenia kwoty dotacji, w przypadku zmiany ustalonych w budżecie kwot wydatków bieżących we własnych szkołach. Należy wskazać, że zgodnie z art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty podstawą obliczenia kwoty dotacji dla szkoły publicznej prowadzonej przez podmiot inny niż gmina powinny być wydatki bieżące ponoszone w szkołach lub placówkach publicznych tego samego typu i rodzaju, prowadzonych przez gminę. W przypadku zmniejszenia lub zwiększenia ustalonych w budżecie gminy kwot wydatków bieżących przewidzianych na prowadzenie szkół podstawowych, odpowiedniej zmianie powinna ulec również podstawa ustalenia wysokości dotacji dla szkół publicznych prowadzonych przez stowarzyszenie. Na koniec 2012 roku nie dokonano rozliczenia należnej za dany rok dotacji w odniesieniu do kwot wydatków bieżących wykonanych. Skarbnik w wyjaśnieniu wskazał m.in., że W Szkole Podstawowej w Jasionowie faktyczna liczba uczniów ogółem w klasach I-VI w ciągu roku była taka sama, jak planowana (…) a liczba uczniów kl. „0” uległa bardzo niewielkim wahaniom (…). Ilość uczniów w Szkole Podstawowej w Becejłach uległa też bardzo niewielkim zmianom. Mimo, że liczba uczniów ulegała niewielkim wahaniom, to kwota przekazywanej dotacji okazywała się wystarczającą (…) Z końcowego rozliczenia przekazanej dotacji wynikało, że dotacja została wykorzystana w całości. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że liczba uczniów podana we wniosku ma jedynie charakter informacyjny, służący zapewnieniu w budżecie danej gminy środków na wypłatę dotacji i ostatecznie nie przesądza o jej wysokości. O wielkości dotacji decyduje rzeczywista liczba uczniów uczęszczających do szkół prowadzonych przez dotowany podmiot. W świetle art. 80 ust. 3 ustawy niezbędne jest rozliczenie się beneficjenta z faktycznej liczby dzieci uczęszczających do szkoły. W kontrolowanej jednostce comiesięczne informacje o liczbie uczniów były składane przez beneficjenta dotacji (podawana była ogólna liczba dzieci bez wyszczególnienia uczniów klas I-VI i uczniów oddziału przedszkolnego – na wniosek kontrolującego stowarzyszenie sporządziło informację uzupełniającą do rozliczenia dotacji podając liczbę uczniów w rozbiciu na klasy I-VI i „0” ). Mimo to organ przyznający dotację nie korygował naliczenia dotacji za 2012 rok, a nadto nie skorzystał z prawa kontroli rozliczenia dotacji.

Należy wskazać, że gmina nie może swobodnie kształtować kwoty dotacji dla szkół publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina. Jedyną formą finansowania szkół publicznych jest przyznanie dotacji zgodnie z przepisem art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty, tj. w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez tę gminę. Niedopuszczalne jest także zwiększanie dotacji z innych względów niż udokumentowana zmiana liczy uczniów czy wydatków bieżących ponoszonych przez gminę na prowadzenie szkół tego typu i rodzaju.

         W trakcie kontroli obliczono wysokość dotacji za 2012 rok dla Szkoły Podstawowej w Becejłach i Szkoły Podstawowej w Jasionowie. Ustalono, że miesięczne wydatki na ucznia klas I-VI szkoły podstawowej tego samego typu i rodzaju prowadzonej przez gminę Szypliszki wyniosły 830,38 zł i były wyższe od kwoty przewidzianej na ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla gmin, wynoszącej 568,79 zł (na ucznia oddziału przedszkolnego wydatki wyniosły 279,48 zł). Kwota dotacji na jednego ucznia klas I-VI obliczona zgodnie z art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty powinna być zatem wyższa od kwoty przyjętej przez Skarbnika, wynoszącej 740 zł. Natomiast kwota na jednego ucznia oddziału przedszkolnego była niższa niż kwota przyjęta przez Skarbnika, wynosząca 335 zł. Z przeprowadzonych obliczeń wynika, że dla Szkoły Podstawowej w Jasionowie dotacja za 2012 rok została zaniżona o 42.583,30 zł, zaś dla Szkoły Podstawowej w Becejłach została zawyżona o kwotę 5.258,35 zł (w związku z dodatkowym przekazaniem kwoty 50.000 zł, nieustalanej w oparciu o przyjętą przez gminę kwotę 740 zł na jednego ucznia).

Z ustaleń niniejszej kontroli wynika, że niektóre z nieprawidłowości powtórzyły się, mimo wcześniej formułowanych zaleceń pokontrolnych i informacji o sposobie ich realizacji. Podczas kontroli ponownie zostały stwierdzone nieprawidłowości w ustalaniu wysokości czynszu za lokale mieszkalne, rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników oraz ryczałtów za jazdy lokalne. Ponownie wystąpiły również przypadki niewłaściwego klasyfikowania środków trwałych – str. 166 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych za dany okres sprawozdawczy oraz łącznego zestawienia obrotów i sald,

b) zaniechanie stosowania konta 900 oraz ujmowania kont pozabilansowych w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu,

c) sporządzanie dowodów zbiorczych zgodnie z wymogami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

d) dokonywanie na koncie 133 zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych; zaniechanie stosowania zapisów ujemnych na tym koncie,

e) ujmowanie zwrotu zaliczek na stronie Ma konta 234,

f) ewidencjonowanie zaciągniętych przez gminę pożyczek na koncie 260,

g) zaprzestanie ewidencji na koncie 226 należności zabezpieczonych hipoteką, mając na uwadze, że powinny być na nim ujęte wyłącznie należności posiadające cechy należności długoterminowych,

h) ewidencjonowanie naliczonych odsetek od nieopłaconych należności zapisem Wn 221 – Ma 750,

i) ujęcie na koncie syntetycznym 221 (w korespondencji z kontem 720) aktualnej kwoty nieopłaconych należności za najem lokali mieszkalnych, wynoszącej na dzień 31 grudnia 2012 r. 16.322,95 zł,

j) dokonywanie na koncie syntetycznym 221 przypisu należności gminy z tytułu czynszów najmu i dzierżawy,

k) dokonywanie odpisów aktualizujących należności po stwierdzeniu jednej z przesłanek spośród wskazanych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; rozważenie dokonania odpisu aktualizującego należności z najmu lokali mieszkalnych, o których mowa w pkt i), mając na uwadze podnoszone w wyjaśnieniach nikłe prawdopodobieństwo ich wyegzekwowania,

l) zaniechanie ustalania kwot dochodów z uwzględnieniem wpływów podatku VAT należnego, mając na uwadze, że wpływy z podatku VAT nie stanowią dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego,

m) stopniowe umarzanie wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł,

n) podjęcie działań w celu ujęcia w księgach Zespołu Szkół w Słobódce sprzętu zakupionego w ramach GPRPA.

3. Przestrzeganie wewnętrznych regulacji dotyczących treści wniosku o zaliczkę.

4. Zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdań budżetowych, poprzez:

a) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S wszystkich zobowiązań wynikających z ksiąg rachunkowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S wszystkich należności, których termin płatności minął, a w sprawozdaniach Rb-N wszystkich należności spełniających kryteria określone załącznikiem nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

5. Zaniechanie wykorzystywania wpływających w grudniu środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku, na finansowanie budżetu roku, w którym wpłynęły na rachunek.

6. Uwzględnienie przy realizacji budżetu na 2013 rok, że zaewidencjonowane dochody z części oświatowej subwencji w kwocie 36.454,48 zł nie mają pokrycia w środkach pieniężnych, a zatem plan wydatków w tej części nie może stanowić realnej podstawy zaciągania zobowiązań do sfinansowania w 2013 r.

7. Ustalanie kwoty dochodów budżetu danego roku zgodnie z zasadą kasowej realizacji budżetu, tj. na podstawie faktycznych wpływów na rachunki bankowe (za wyjątkiem operacji szczególnych dotyczących dochodów realizowanych przez urzędy skarbowe, udziałów w podatkach dochodowych i raty części oświatowej subwencji wpływającej w grudniu na rok następny).

8. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie zasad nabycia zbycia i obciążania nieruchomości…, polegającej na uregulowaniu w treści uchwały zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu wprowadzenia stosownych postanowień zawieranie umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady Gminy.

9. Rozważenie ustalenia odpłatności za udostępnianie lokalu niepublicznemu zakładowi opieki zdrowotnej.

10. Ustalenie wysokości czynszu wskazanemu w protokole kontroli najemcy lokalu mieszkalnego według stawek ustalonych zarządzeniem Pana Wójta na podstawie zasad polityki czynszowej uchwalonych przez Radę Gminy.

11. Pisemne powiadamianie nabywcy nieruchomości wyłonionego w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy.

12. Wyeliminowanie, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, nieprawidłowości w zakresie powszechności doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

13. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku od nieruchomości.

 14. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przepisach Ordynacji podatkowej, w odniesieniu do powszechności i terminowości składania deklaracji podatkowych, a także mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

15. Prowadzenie pełnych, terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

16. Zobowiązanie osób dokonujących dekretacji do prawidłowego zaliczania poniesionych wydatków do poszczególnych podziałek klasyfikacji budżetowej, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

17. Zapewnienie merytorycznej kontroli dowodów księgowych dotyczących realizacji wydatków Urzędu w rozdz. 85154 przez pracownika Urzędu lub pełnomocnika, o którym mowa w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

18. Zlecanie stowarzyszeniom realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania alkoholizmowi w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

19. Zaniechanie ujmowania w podstawowych zakresach czynności pracowników okresowo powierzonych dodatkowych zadań i zwiększonych obowiązków, stanowiących podstawę przyznania dodatku specjalnego. Wskazywanie dodatkowych zadań i obowiązków w pismach przyznających dodatek specjalny – jako uzasadnienia przyznania dodatku.

20. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi, celem kontrasygnowania, dokumentacji dotyczącej czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

21. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych:

a) zapewnienie, aby wszystkie polecenia wyjazdu zawierały wskazanie środka lokomocji właściwego do odbycia podróży oraz były podpisane przez osobę zlecającą wyjazd,

b) zobowiązanie osób dokonujących formalno-rachunkowej kontroli rozliczeń kosztów podróży do należytego weryfikowania prawidłowości udokumentowania poniesionych kosztów podróży w świetle obowiązujących przepisów.

22. W zakresie rozliczania i wypłaty ryczałtów za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych:

a) zobowiązanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i kontrolę oświadczeń o używaniu pojazdu do celów służbowych do przestrzegania, aby oświadczenia zawierały wszystkie informacje istotne dla prawidłowości rozliczenia, a w szczególności zgodny z listą obecności wykaz dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych,

b) dokonanie zwrotu pracownikowi T. G. niedopłaconej kwoty ryczałtu w wysokości 11,40 zł oraz wyegzekwowanie od pracownika Z. L. nadpłaconej kwoty ryczałty wynoszącej 22,80 zł; przeanalizowanie prawidłowości ustalania wysokości ryczałtu za okresy nieobjęte kontrolą i dokonanie ewentualnych rozliczeń.

23. Doprecyzowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur udzielania zamówień publicznych o wartości  nieprzekraczającej 14.000 euro poprzez wskazanie konkretnych obowiązków w zakresie dokumentowania procedury wyłonienia wykonawcy.

24. Przestrzeganie postanowień umowy najmu gabinetu stomatologicznego zobowiązujących najemcę do wymiany sprzętu i urządzeń na własny koszt.

25. Podjęcie wobec członków komisji przetargowej powołanej do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych zdecydowanych działań zobowiązujących do:

a) wykluczania wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz odrzucania ich ofert – jeżeli nie złożyli wymaganych oświadczeń i dokumentów po uprzednim wezwaniu do ich uzupełnienia w przypadkach przewidzianych przepisami art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

b) dokumentowania w protokole postępowania o udzielenie zamówienia faktu dokonania oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu.

26. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz oświatowych jednostek budżetowych.

27. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

28. Sprecyzowanie zasad kwalifikowania pozostałych środków trwałych do ujęcia w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013;

29. Nadawanie środkom trwałym właściwych symboli klasyfikacyjnych określonych rozporządzeniem w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, mając na uwadze zapewnienie stosowania prawidłowych stawek umorzeniowych.

30. Naliczanie umorzenia od przyjętych do używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych począwszy od następnego miesiąca po miesiącu, w którym je przyjęto do używania, jak to ustalono w przepisach wewnętrznych.

31. Inwentaryzowanie na ostatni dzień roku zapasu materiałów odnoszonych w koszty w momencie zakupu oraz ujmowanie wartości zapasów na koncie 310 z jednoczesną korektą kosztów.

32. W zakresie udzielania dotacji podmiotowi prowadzącemu publiczne szkoły podstawowe:

a) przypisanie zakresem czynności zadań dotyczących obliczania wysokości dotacji,

b) przyznawanie dotacji w wysokości ustalonej zgodnie z art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty, tj. w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez gminę,

c) zaniechanie przyznawania (zwiększania) dotacji na wnioski złożone przez podmiot prowadzący szkołę nieudokumentowane zmianą liczby uczniów i niemające uzasadnienia w zmianie wysokości wydatków bieżących ponoszonych przez gminę,

d) wyegzekwowanie od podmiotu prowadzącego szkoły składania oświadczeń o liczbie uczniów z wyodrębnieniem liczby uczniów klas I-VI i oddziałów przedszkolnych,

e) przeprowadzanie kontroli wykorzystania dotacji, w szczególności w zakresie informacji o faktycznej liczbie uczniów stanowiącej podstawę naliczenia dotacji w danym miesiącu,

f) dokonywanie na koniec roku rozliczenia dotacji przy uwzględnieniu rzeczywistej liczby uczniów uczęszczających do szkoły w ciągu roku,

g) przeliczanie kwoty dotacji na jednego ucznia w przypadku zmiany planowanych w budżecie kwot wydatków bieżących na prowadzenie szkół przez gminę lub istotnych odchyleń między planem a faktyczną realizacją tych wydatków,

h) przekazanie Szkole Podstawowej w Jasionowie wyrównania dotacji za 2012 rok w wysokości 42.583,30 zł oraz wyegzekwowanie zwrotu dotacji nadpłaconej dla Szkoły Podstawowej w Becejłach w wysokości 5.258,35 zł.

33. Rzetelne realizowanie zaleceń pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania. 

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach