Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Sokołach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

            Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 stycznia 2014 roku (znak: RIO.I.6001-17/13), o treści jak niżej:

Pan

Józef Zajkowski

Wójt Gminy Sokoły

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sokoły za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sokoły na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola zagadnień związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury (instytucje kultury) oraz szkół – Zespołu Szkół w Sokołach i Szkoły Podstawowej w Bruszewie. Stan ten w zakresie dotyczącym instytucji kultury narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Instytucje kultury, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. W informacji z dnia 17 czerwca 2010 r. o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych wystosowanych do Pana Wójta pismem z dnia 17 maja 2010 r. (RIO.I.6001-2/10) wskazał Pan, że od dnia 1 stycznia 2011 r., po zapewnieniu dodatkowych środków w planach finansowych, Kierownik GOPS oraz Dyrektor GOK i Kierownik GBP zatrudnią głównych księgowych. Jak wykazała kontrola, głównego księgowego zatrudnia tylko GOPS.

Z kolei w zakresie prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych stwierdzono, że Rada Gminy nie uregulowała formalnie, w drodze uchwały, kwestii zorganizowania wspólnej obsługi administracyjnej i finansowej szkół w Urzędzie Gminy. Kompetencje organu prowadzącego dotyczące organizowania wspólnej obsługi szkół przysługują Radzie Gminy, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Przedłożenie Radzie Gminy stosownego projektu uchwały w tej sprawie było przedmiotem zaleceń pokontrolnych po poprzedniej kontroli kompleksowej gminy. W odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych Pan Wójt zadeklarował: Wystąpię do Rady Gminy z projektem uchwały regulującej sposób organizacji obsługi finansowo-księgowej szkół.

Analizując zagadnienie wykonywania wspólnej obsługi stwierdzono, że dokumenty finansowo-księgowe obsługiwanych jednostek pod względem merytorycznym sprawdzane są przez kierowników poszczególnych jednostek, pod względem formalno-rachunkowym przez pracowników Urzędu, zaś zatwierdzenia ich do wypłaty dokonuje Pan Wójt. Z ustaleń kontroli wynika zatem, że to Pan Wójt dysponuje rachunkami bankowymi szkół oraz instytucji kultury (umowa na obsługę bankową została podpisana przez Pana Wójta). Kierownicy jednostek nie posiadają zaś upoważnień do dysponowania środkami zgromadzonymi na ich rachunkach – str. 10 protokołu kontroli. Stan ten narusza postanowienia art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Natomiast art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje, że kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej wyłącznie pracownikom jednostki. Przepisy prawa nie przewidują możliwości, aby Pan Wójt dysponował środkami pozostającymi na rachunkach bankowych jednostek organizacyjnych. Nie mieści się to także w pojęciu obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, ponieważ brak w ustawie o systemie oświaty regulacji wskazujących na możliwość ograniczenia samodzielności szkoły jako jednostki budżetowej w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej (gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków).

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wystosowane po poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy wskazał Pan, że Obsługa finansowo-księgowa jednostek oświatowych prowadzona będzie nadal przez Urząd Gminy, natomiast zatwierdzać dowody księgowe do wypłaty będą dyrektorzy szkół.

W zakresie obsługi szkół należy ponadto wskazać, że dyrektorzy obsługiwanych szkół nie wydali regulacji wewnętrznych stanowiących dokumentację opisującą przyjęte w szkołach zasady rachunkowości. Zgodnie z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty organ prowadzący zapewnia obsługę administracyjną i finansową szkół w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. W pojęciu wspólnej obsługi nie mieści się zatem wydawanie przepisów wewnętrznych regulujących zasady (politykę) rachunkowości obsługiwanych jednostek – str. 2-3 protokołu kontroli.

Kontrola wykonania przez Pana Wójta obowiązków związanych z procedurą opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych wykazała, że informacje niezbędne do opracowania projektów planów finansowych nie zostały przez Pana przekazane podległym jednostkom. W efekcie jednostki budżetowe gminy nie opracowały projektów planów finansowych. Stanowi to naruszenie art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym Pan Wójt zobowiązany jest do przedstawienia przedmiotowych informacji kierownikom podległych jednostek w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy. Informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej zostały przekazane kierownikom jednostek, zgodnie z art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zaś jednostki opracowały plany finansowe na 2012 r. – str. 53 protokołu kontroli.

Analiza planów finansowych gminnych instytucji kultury (GBP i GOK) na 2012 rok wykazała, że wbrew przepisom art. 31 ustawy o finansach publicznych plany finansowe nie odnosiły się do przychodów z prowadzonej działalności, stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku. Ponadto zostały opracowane w szczegółowości klasyfikacji budżetowej co nie ma uzasadnienia w przepisach art. 31 ustawy oraz spoczywających na instytucjach kultury obowiązkach sprawozdawczych – str. 53 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jednostki, w tym zasady ewidencjonowania operacji w księgach, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że regulacjami wewnętrznymi przewidziano w kontrolowanej jednostce plan kont dla budżetu gminy oraz plan kont „dla jednostek budżetowych”. Postanowienia w tym zakresie znajdują się w załączniku nr 4 do zarządzenia Pana Wójta z dnia 14 sierpnia 2012 r. zatytułowanym „Ujednolicony zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Sokołach”. Ustalono, że w planie kont dla budżetu przewidziane zostało konto 130 o nazwie „Rachunek budżetu”, w opisie którego wskazano, że konto to służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Nadto w przepisach wewnętrznych wskazano, że Urząd, jako jednostka budżetowa, nie posiada własnego rachunku bankowego. Z tego powodu konto 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu. Zapisy na koncie 130 dotyczące wydatków budżetowych dokonywane są przy jednoczesnym zapisie na koncie 902 w organie. Należy wskazać, że przepisy § 15 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia nie przewidują możliwości rezygnacji z prowadzenia kont wskazanych w załączniku nr 2 do rozporządzenia dla budżetu gminy – za wyjątkiem sytuacji niewystępowania w jednostce operacji podlegającej ewidencji na danym koncie. Nie ma zatem uzasadnienia rezygnacja z prowadzenia konta 133 „Rachunek budżetu” służącego ewidencji obrotów na rachunku budżetu. Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia zawarte w nim plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Zasady modyfikacji (dostosowania do potrzeb jednostki) standardowych planów kont określają zaś przywołane przepisy § 15 ust. 1 rozporządzenia – str. 5 i 7-8 protokołu kontroli.

Z postanowień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie wynika, na czym polegać ma „ujednolicony zakładowy plan kont”, o którym wzmiankuje tytuł załącznika nr 4 do zarządzenia Pana Wójta. Stwierdzono natomiast, że faktycznie stosowane są zasady ewidencji operacji gospodarczych w księgach, które nie mają podstaw ani w przepisach rozporządzenia ani przepisach wewnętrznych jednostki (tj. przyjętym opisie kont), a przy tym – w świetle ustaleń kontroli – nie można uznać ich za służące zwiększeniu przejrzystości ewidencji czy uzyskaniu dodatkowych danych. Stwierdzono w szczególności, że konto 800 „Fundusz jednostki” wykorzystywano do księgowania dochodów w korespondencji z kontami 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu”. Na podstawie kont 800-2 „Wydatki budżetowe” i 800-3 „Dochody budżetowe” sporządzano sprawozdania jednostkowe w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków. Konto 800 wykorzystywane jest zatem bezpodstawnie do ewidencji dochodów i wydatków zrealizowanych za pośrednictwem rachunku budżetu, tj. księgowania operacji, które zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia powinny być ujmowane na koncie 130 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej – str. 6 protokołu kontroli.

         Jak wynika z załączonych do protokołu kontroli zestawień obrotów i sald za 2012 r. – sporządzonych odrębnie dla księgi głównej budżetu i Urzędu, co świadczy o zachowaniu w praktyce odrębności planów kont – jedynymi odstępstwami od zasad wynikających z rozporządzenia w zakresie wykazów kont jest prowadzenie konta 130 w ewidencji budżetu i nieprowadzenie go w ewidencji Urzędu, w miejsce czego w ewidencji Urzędu dokonywane są zapisy na koncie 800 w korespondencji z kontami budżetu (901 i 902).

Ponadto w zakresie opracowanych przez jednostkę zakładowych planów kont stwierdzono:

a) pomyłkę polegającą na oznaczeniu konta przewidzianego w planie kont dla budżetu do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu niewygasających wydatków symbolem 245, zamiast 225 – str. 6 protokołu kontroli,

b) błędne wskazanie w opisie konta 224 „Rozrachunki budżetu” na księgowanie na tym koncie mylnych przelewów, które w świetle załącznika nr 2 do rozporządzenia powinny być ujmowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki – str. 12 protokołu kontroli.

Analiza postanowień przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę kasową wykazała, że przepisy wewnętrzne nie regulują faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie rodzajów sporządzanych przez kasjera raportów kasowych – str. 27 protokołu kontroli. Prowadzone są raporty kasowe oznaczone „opłata skarbowa” i „podatek”. Dowody wpłaty wystawiane były na drukach K-103 „Kwitariusz przychodowy”, „Pokwitowania” oraz na drukach „KP”, stanowiących druki ścisłego zarachowania. Stwierdzono, że przepisy wewnętrzne jednostki nie określają jakiego rodzaju należności pobierane są na „Pokwitowania”, a ponadto nie precyzują, jaki dokument jest załącznikiem do raportu kasowego w sytuacji, gdy dowody wpłat podatków należy przekazać komórce podatkowej – str. 29 protokołu kontroli. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 maja 2010 r. zalecono Panu Wójtowi m.in. uwzględnienie w regulacjach dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie raportów kasowych i dokumentowania wpłat. W odpowiedzi na zalecenia przedstawił Pan, że Zostaną uwzględnione w regulacjach dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej faktycznie stosowane rozwiązania w zakresie prowadzenia raportów kasowych i dokumentowania wpłat.

         Kontrola szczegółowych zagadnień dotyczących prawidłowości prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… wykazała ponadto, że:

a) bezpodstawnie sporządzano dowody wewnętrzne „polecenie księgowania” (PK) w sytuacji posiadania przez jednostkę dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisu – dowody PK sporządzano m.in. na podstawie danych wyciągów bankowych, raportów kasowych, faktur za zakupy. W świetle art. 20 ust. 2 ustawy dowód PK jest dowodem wewnętrznym, sporządzanym jako udokumentowanie operacji wewnątrz jednostki. Z tego względu sporządzanie go jako podstawy zapisu w zakresie dotyczącym operacji gospodarczych udokumentowanych już dowodami zewnętrznymi należy uznać za nieuprawnione – str. 9-10 protokołu kontroli,

b) na koncie 962 „Wynik na pozostałych operacjach” na koniec 2012 r. wystąpiło saldo po stronie Wn w wysokości 700 zł wynikające z bezpodstawnego zaksięgowania na tym koncie różnicy między wnioskiem o płatność ujętym Wn 240 – Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe” a faktycznym wpływem ujętym po stronie Ma konta 240 (mniejszym o 700 zł od przypisanej należności). Błędnie dokonano zamknięcia konta 909, przenosząc całość przypisanej kwoty należności na konto 901 i zawyżając tym samym dochody budżetu za 2012 r., zamiast ujęcia na koncie 901 kwoty faktycznie otrzymanej i wyksięgowania zapisem Wn 909 – Ma 240 kwoty 700 zł oznaczającej zawyżony przypis – str. 16 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo ewidencjonowano – na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – równowartość odsetek od nieopłaconych w terminie należności; na koniec 2012 r. konto 290 wykazywało saldo w wysokości 12.850 zł. Należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290 należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290. Równowartość odsetek ujętych na koncie 290 została wyksięgowana – str. 41-42 protokołu kontroli,

d) w jednostce nie funkcjonuje konto 226 Długoterminowe należności budżetowe”. Z ustaleń kontroli wynika, że na koncie 226 należało wykazać na koniec 2012 r. saldo po stronie Wn w wysokości 100.346,27 zł oznaczające wysokość należności długoterminowych – str. 42 protokołu kontroli. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem, ujmowanych w korespondencji z kontem 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok, w korespondencji z kontem 221,

e) kontrolowana jednostka dokonuje wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu i obsługiwanych szkół z rachunku założonego w BOŚ, któremu odpowiadają konta 130-3 „rachunek wypłat” i 130-4 „lokaty nocne”. Obroty tego rachunku ewidencjonowane są w księdze głównej budżetu (podobnie jak wszystkich rachunków ewidencjonowanych w ramach konta 130). Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 33 protokołu kontroli, mimo dokonywania wypłat wynagrodzeń pracowników szkół z tego rachunku, w planach finansowych i sprawozdaniach jednostkowych szkół wykazywane są limity wydatków na wynagrodzenia i ich realizacja. Zapłata wynagrodzeń z konta 130-3 księgowana jest w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” jako rzekome przekazanie szkołom środków na wydatki. Wynika stąd, że wydatki na wynagrodzenia wykazywane są przez szkoły mimo, że nie wynikają z obrotów na ich rachunkach bieżących. Świadczy to o naruszeniu zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S dla obsługiwanych szkół, ponieważ nie jest możliwe sporządzenie go na podstawie danych ewidencji do rachunku bieżącego. Ewentualne wprowadzenie danych na konta 130 w ewidencji szkół musiałoby zaś odbyć się z naruszeniem zasady dokonywania zapisów na koncie 130 wyłącznie na podstawie danych wyciągów bankowych.

Nieprawidłowości wykazała też kontrola sprawozdawczości budżetowej (str. 17-25, 38-39 i 43-45 protokołu kontroli), przeprowadzona pod kątem przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). Stwierdzono, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu (korekta nr 2 z 20 lutego 2013 r.) w pozycji „należności (saldo końcowe)” wykazano kwotę 349.971,69 zł. Należności w tej kwocie nie wynikają z konta 221, ponieważ:

a) w sprawozdaniu Rb-27S wykazano kwotę odsetek w łącznej wysokości 27.152,34 zł, podczas gdy na koniec 2012 r. należności z tytułu odsetek według ewidencji wynosiły 40.002,36 zł. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że rozbieżność między ewidencją księgową do konta 221 a sprawozdaniem Rb-27S za 2012 r. wynikła z mylnie zaksięgowanych odsetek na dzień 31 grudnia 2012 r. W sprawozdaniu wykazano kwotę zgodną z rzeczywistością, nie korygując jednakże błędnego stanu w księgach rachunkowych na koncie 221,

b) wykazane w sprawozdaniu należności z funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej wynoszące 120.956,58 zł nie wynikają z ewidencji księgowej Urzędu, a z ewidencji księgowej GOPS. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2012 r. należności tych nie wykazano. Według wyjaśnienia Skarbnika Omyłkowo została wprowadzona należna dla gminy zaliczka oraz fundusz alimentacyjny do sprawozdania jednostkowego Urzędu Gminy zamiast GOPS (kwota tej zaliczki w wysokości 120.956,58 zł występuje na  koncie 221 w ewidencji GOPS-u – konto 221 w załączeniu do wyjaśnień). W sprawozdaniu łącznym nie występuje ona podwójnie. Fakt nieprawidłowości został stwierdzony podczas kontroli kompleksowej RIO, w związku z czym zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości w ciągu 5 dni od dnia powzięcia tej wiadomości zostały dokonane korekty w sprawozdaniach jednostkowych Urzędu Gminy oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

Kontrola sprawozdawczości wykazała też błędy w prowadzeniu ewidencji na koncie 221. W przedmiotowym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. wykazano istniejące faktycznie nadpłaty w łącznej kwocie 3.100,41 zł. Nie wykazano natomiast, wskazujących na istnienie nadpłat, kwot składających się na saldo strony Ma konta 221 w łącznej wysokości 20.458,61 zł. Kontrola pozwoliła ustalić, że było to nierealne saldo powstałe w wyniku zaksięgowania na koncie 221 wpływu dochodów, które nie były uprzednio przypisane. Jako przyczynę jego niewykazania w sprawozdaniu Rb-27S podano brak realności. Należy wskazać, że fakt posiadania wiedzy o nierealnych saldach po stronie Ma na koncie 221 powinien skutkować urealnieniem stanu ewidencyjnego w księgach 2012 r., a nie pomijaniem w sprawozdawczości danych wynikających z ksiąg i naruszaniem w efekcie jednej z podstawowych zasad sporządzania sprawozdawczości budżetowej, tj. obowiązku wykazywania danych zgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych – § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawozdawczości budżetowej.

Badanie realności danych wykazanych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. jako kwota należności pozostałych do zapłaty (kol. 9) w rozdz. 70005 wykazało, że:

a) w par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie, służebności i użytkowanie wieczyste nieruchomości” według sprawozdania należności pozostałe do zapłaty oraz nadpłaty nie wystąpiły. Jako dochody wykonane wykazano kwotę 22.636,77 zł. Analiza ewidencji wykazała, że jednostka nie dokonywała przypisu należności dochodów tytułu użytkowania wieczystego. W trakcie kontroli został sporządzony dokument „Przypis z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowych, dzierżawę gruntów zabudowanych, dzierżawę gruntów rolnych, sprzedaży lokali mieszkalnych wraz z udziałem w nieruchomości gruntowej na rok 2012”, z którego wynika, że:

- przypisane należności z tytułu użytkowania wieczystego (ustalone jako należność za 2012 r. i zaległości za lata poprzednie) powinny wynosić 55.118,42 zł,

- wniesione wpłaty z tytułu użytkowania wieczystego w 2012 r. stanowiły kwotę 3.785,57 zł,

- należności pozostałe do zapłaty (kol. 9 sprawozdania) powinny zostać wykazane w ewidencji i sprawozdaniu w wysokości 51.332,85 zł; stanowiły one w całości zaległości;

b) wśród dochodów wykazanych w par. 0470 w rozdz. 70005 w łącznej wysokości 22.636,77 zł znajdowały się wpłaty za: użytkowanie wieczyste (3.785,57 zł), dzierżawę gruntów zabudowanych (84,32 zł), dzierżawę gruntów rolnych (184,93 zł), sprzedaż nieruchomości z ceną rozłożoną na raty (17.105,95 zł), dzierżawę od „RUCH” (1.476 zł). W świetle obowiązujących zasad klasyfikacji budżetowej jako dochody w par. 0470 powinna być wykazana tylko kwota 3.785,57 zł. Do dochodów wykonanych w par. 0470 ujęto bowiem błędnie wpłaty z tytułu dzierżawy w kwocie 1.745,25 zł (par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”) oraz sprzedaży w kwocie 17.105,95 zł (par. 0770 „Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności…);

c) w par. 0750 w sprawozdaniu ujmowano wyłącznie dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych; dochody z dzierżawy ujęte zostały błędnie do par. 0470. Z ustaleń kontroli wynika, że:

- przypis należności z tytułu dzierżawy i najmu na 2012 r. powinien zostać ustalony w wysokości 225.635,77 zł, w sprawozdaniu wykazano kwotę 223.786,25 zł – różnica 1.849,52 zł,

- należności pozostałe do zapłaty powinny zostać wykazane w sprawozdaniu i ewidencji w wysokości 12.063,77 zł (całość stanowiła zaległości) wykazano je zaś w wysokości 11.959,50 zł (różnica 104,27 zł);

d) w par. 0770 nie wykazano należności do zapłaty. Z ustaleń kontroli wynika, że na koniec 2012 r. należało wykazać należność do zapłaty w wysokości 90 zł. Przypis należności ze sprzedaży na 2012 r. powinien zostać ustalony w wysokości 17.195,95 zł, zaś zrealizowane dochody w wysokości 17.105,95 zł.

         Kontrola sprawozdań Rb-27S wykazała ponadto, że w dniu 7 lutego 2013 r. sporządzone zostały roczne sprawozdania jednostkowe Rb-27S oznaczone jako sporządzone dla Gimnazjum w Sokołach, zamiast dla Zespołu Szkół w Sokołach. Podobnie oznaczono jednostkowe sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków Zespołu Szkół.

Stwierdzono, że kwota zobowiązań wykazana w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2012 r. wynosiła 184.048,09 zł, zaś kwota zobowiązań wykazana na kontach zespołu 2 wynosiła 171.632,08 zł (różnica 12.416,01 zł). Według wyjaśnienia Skarbnika Zobowiązania wykazane w sprawozdaniu Rb 28 S na koniec 2012 roku wynoszą 184.048,09, natomiast winny być w wysokości 171.632,08 (…) Różnica wykazanych zobowiązań w wysokości 12.416,01 spowodowana została tym, że: Przy wyksięgowania wbudowania materiałów w dniu 31.12.2012 r. dokonano prawidłowych operacji, jednakże księgując operację na kontach 401-1/310 – 10.799,90 (wbudowane rury) oraz 909,83 (również wbudowane rury) wprowadzono niepotrzebnie klasyfikację kosztów (były one w momencie zakupu), konsekwencją czego w sprawozdaniu Rb 28 S w rozdziale 60016 § 4210 zostało wykazane zobowiązanie w wysokości 11.709,73, nie będąc nim faktycznie. Program je tak wygenerował. Księgując nadpłatę faktury za energię elektryczną w dniu 31.12.2012 r. w rozdziale 75412 § 4260 w wysokości 706,28 na kontach 401-1/201-1 ze znakiem minus, (co ujęto prawidłowo) przy klasyfikacji podano koszt i wydatek KW, zamiast zwrot kosztu LW (z tego powodu zostało przez program zaciągnięte jako zobowiązanie, pomimo że nie występowało na koncie 201), w pozostałych rozdziałach zaewidencjonowano prawidłowo wysokość zobowiązania – str. 43-44 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za 2012  r. stwierdzono, że po stronie przychodów w poz. D.17 „inne źródła” nie wykazano kwoty 35.995,34 zł odpowiadającej wolnym środkom posiadanym na początek 2012 r. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła, że: Po stronie wykonania powinna być ujęta wysokość wolnych środków wynikająca z prawidłowego wyliczenia. Ponieważ plan przychodów i rozchodów nie był zmieniany w ciągu roku 2012 omyłkowo nie została wykazana kwota wolnych środków w sprawozdaniu Rb NDS, ponieważ nie były one w roku budżetowym angażowane. (…) W roku 2013 nie popełniono tego błędu i w sprawozdaniach Rb NDS wykazywana jest wyliczona kwota wolnych środków 689.912,02 – str. 47 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość bilansu z wykonania budżetu za 2012 rok stwierdzono, że w pasywach bilansu całość zobowiązań finansowych wynoszących 3.000.016 zł wykazano jako zobowiązania długoterminowe. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. W związku z powyższym w poz. I.1.1 winna być wykazana kwota zobowiązań krótkoterminowych 500.016 zł, a w poz. I.1.2 zobowiązania długoterminowe w wysokości 2.500.000 zł – str. 26 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości zaciągania zobowiązań finansowych i wykazywania ich w sprawozdaniach wykazała, że w sprawozdaniu Rb-NDS za 2012 r. po stronie rozchodów nie uwzględniono kwoty 50.000 zł stanowiącej spłatę raty kredytu zaciągniętego w SBR Bank w Szepietowie na podstawie umowy z dnia 16 września 2011 r. na „finansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach gminy”. Z umowy zawartej z bankiem wynika, że kredytu udzielono na okres od 16 września 2011 r. do 31 stycznia 2012 r. Terminy spłaty rat kredytu, w wysokości 50.000 zł każda, przypadały na koniec października, listopada i grudnia 2011 r. oraz stycznia 2012 r. Kwoty 50.000 zł niespłaconej do końca 2011 r. nie wykazano również w sprawozdaniu Rb-NDS jako przychodu za 2011 r.

Ustalono, że Pan Wójt i Skarbnik Gminy nie posiadali w uchwale budżetowej na 2011 r. upoważnienia do podpisania umowy kredytu przewidującej termin spłaty części kredytu w 2012 r. Uchwała budżetowa przez cały 2011 r. przewidywała zaciągnięcie kredytów na finansowanie budżetu w kwocie 1.200.000 zł. W pierwotnej wersji uchwały całą tę kwotę planowano przeznaczyć na sfinansowanie deficytu budżetu. W trakcie roku podzielono ją w ten sposób, że w ostatecznej wersji uchwały 700.000 zł określono jako przeznaczone na sfinansowanie planowanego deficytu, a kwotę 500.000 zł jako przeznaczoną na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Jednocześnie uchwała budżetowa zawierała limit zobowiązań na sfinansowanie przejściowego deficytu w wysokości 200.000 zł. Kwota 200.000 zł upoważniała zatem wyłącznie do zaciągnięcia kredytu w tej wysokości, którego całkowita spłata nastąpi do końca 2011 r. Stwierdzono, że zawarty w uchwale limit kredytowy na finansowanie budżetu w kwocie 1.200.000 zł został wyczerpany w dniu 20 lipca 2011 r. w następstwie zawarcia z BGK umowy kredytu na kwotę 1.200.000 zł z przeznaczeniem „na sfinansowanie deficytu budżetowego Gminy Sokoły i na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek”.

W złożonym wyjaśnieniu przedstawił Pan, że W dniu 19.09.2011 roku, dla utrzymania płynności finansowej został zaciągnięty kredyt obrotowy (okres spłaty nie przekraczał roku). Planowany był do zaciągnięcia w sierpniu 2011 r., jednak ze względów proceduralnych moment podpisania przedłużył się. W związku z tym ostatnia rata do spłaty przypadła nieoczekiwanie na styczeń 2012 r. Uchwała Rady Gminy Sokoły na 2011 r. upoważniała wójta gminy do zaciągnięcia kredytu na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu - w kwocie 200.000 zł. Umowa została podpisana ze spłatą na 4 miesiące. Podjęta uchwała budżetowa na rok 2012 również upoważniała wójta gminy do  zaciągnięcia kredytu na sfinansowanie przejściowego deficytu. Sądziłem, że przy takim samym upoważnieniu na 2012 rok podjąłem właściwą decyzję. Sytuacja ta wpłynęła na niewłaściwą interpretację przez skarbnika gminy (jako wynikająca z upoważnienia wójta w tym zakresie najpierw w projekcie uchwały budżetowej a następnie w uchwale budżetowej na rok 2012) i z tego powodu ostatnia rata w wysokości 50.000 zł nie została wykazana w sprawozdaniu Rb NDS za rok 2011 oraz 2012. (…) W sprawozdaniu Rb NDS ujęte były tylko przychody z kredytów długoterminowych jak również ich spłaty w ciągu roku. – str. 48-52 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość uzyskiwania dochodów z mienia komunalnego. Ustalono, że w związku z zaległościami z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste oraz zaległościami podatkowymi Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” planowane było w trakcie kontroli nabycie od dłużnika prawa użytkowania wieczystego do nieruchomości stanowiącej własność gminy Sokoły (plac targowy), co potwierdza okazany projekt protokołu uzgodnień z grudnia 2013 r. w sprawie nabycia prawa użytkowania wieczystego wraz z infrastrukturą znajdującą się na nieruchomości gruntowej oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka nr 45/1 o pow. 1,8100 ha w zamian za zobowiązania wobec budżetu gminy Sokoły. Porównanie opisu nieruchomości w operacie szacunkowym i akcie notarialnym z dnia 22 grudnia 1995 r., którym ustanowiono prawo użytkowania wieczystego, wykazuje że użytkownik nie wykonał żadnej zabudowy na nieruchomości. Według operatu sporządzonego na wniosek gminy wartość prawa użytkowania wieczystego wyceniono na poziomie 318.289 zł, podczas gdy łączna wartość zobowiązań GS „SCh” (podatkowych i niepodatkowych) wynosi 274.438,22 zł. W kwocie 274.438,22 zł ujęto również kwotę 43.000 zł oznaczającą niewymagalne jeszcze należności gminy od GS podlegające zapłacie w latach 2014-2020 w związku ze sprzedażą nieruchomości gminnych z ceną rozłożoną na raty. Pozostałą różnicę w kwocie 43.850,78 zł zaplanowano zaliczyć na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych GS wobec gminy.

W złożonym wyjaśnieniu dotyczącym zasadności wyceny i prowadzenia szczegółowych rozliczeń między GS a gminą Pan Wójt nie odnosi się do kwestii, że nabycie przez właściciela prawa użytkowania wieczystego skutkuje de facto jego wygaśnięciem. Odwołuje się Pan natomiast do postanowień art. 66 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), określających warunki wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w wyniku przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz gminy. Odnosząc się do przywołanych przez Pana przepisów wskazać należy, iż regulacje zawarte w art. 66 Ordynacji podatkowej odnoszą się wyłącznie do przejęcia własności rzeczy lub praw za zaległości podatkowe. Nieuprawnione jest zatem dokonywanie rozliczeń z tytułu nabycia prawa z uwzględnieniem niepowstałych jeszcze zobowiązań podatkowych.

Należy też zwrócić uwagę, że ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) przewiduje możliwość rozwiązania umowy o użytkowanie wieczyste przez jej strony i dokonanie rozliczeń między gminą – właścicielem nieruchomości, a jej użytkownikiem wieczystym na zasadach określonych w art. 33 ust. 1 i ust. 3a, a więc korzystniejszych dla gminy niż zaprezentowane postanowienia projektowanego protokołu uzgodnień pomiędzy stronami. Izba, w odróżnieniu od innych organów (Rada Gminy, NIK, prokuratura) nie mogąc kwestionować celowości i gospodarności zamierzonej transakcji (art. 5 ust. 1 ustawy o r.i.o.) wskazuje, że projektowana umowa pozostaje w sprzeczności ze wspomnianymi przepisami art. 66 Ordynacji podatkowej oraz z wymaganiami art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem i jego ochrona – str. 59-62 protokołu kontroli.

         Kontrola dochodzenia należności z tytułu dzierżawy i użytkowania wieczystego wykazała, że badana jednostka nie informowała kontrahentów o kwocie naliczonych odsetek od nieterminowych płatności. Dochody z tytułu odsetek nie były realizowane. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła, że W terminach płatności każdorazowo ustnie informowano dzierżawców i wieczystych o należnej kwocie wraz z odsetkami. Wpłacali oni jednakże tytko kwoty główne. (…) W dniu 09.12.2013 r. wysłano wezwania do zapłaty. Jednocześnie uzyskano część wpłat łącznie z odsetkami (wykaz wezwań i wpłat w załączeniu).

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano m.in. dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

         Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym wykazało nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego sytuację taką stwierdzono w 9 przypadkach. Oznacza to również, że organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji, których brak narusza  wymogi art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381) – str. 70 protokołu kontroli.

         Przywołany art. 272 Ordynacji podatkowej naruszono również nie reagując, w ramach czynności sprawdzających, na fakt niezłożenia deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości przez Gminny Ośrodek Kultury w Sokołach. Deklaracje opiewające na łączną kwotę zobowiązania 10.443,74 zł za lata 2010-2013 zostały złożone w wyniku czynności kontrolnych w dniu 5 grudnia 2013 r. – str. 83-84 protokołu kontroli.

         Opis na str. 86 protokołu kontroli wskazuje na przypadek niewyegzekwowania odsetek za zwłokę w kwocie 64 zł oraz nieprawidłowego zaksięgowania wpłaty dokonanej po terminie płatności. Zgodnie z art. 55 § 1 Ordynacji podatkowej, odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego, a w myśl § 2 jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.

         W toku badania zagadnień dotyczących prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych ustalono, że organ podatkowy w przypadku podatnika o numerze ewidencyjnym Z/3 zaniechał prowadzenia czynności sprawdzających i nie wyegzekwował od podatnika korekty deklaracji za nabyte w 2012 r. środki transportowe podlegające opodatkowaniu. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.), obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych, z zastrzeżeniem ust. 2, ciąży na osobach fizycznych i osobach prawnych będących właścicielami środków transportowych. W przypadku zmiany właściciela środka transportowego zarejestrowanego, obowiązek podatkowy ciąży na poprzednim właścicielu do końca miesiąca, w którym nastąpiło przeniesienie własności. Obowiązek podatkowy, o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 2 cytowanej ustawy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty. Podatnik ma obowiązek złożyć, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Ponadto powinien odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności, oraz wpłacić obliczony w deklaracji podatek od środków transportowych bez wezwania  na rachunek budżetu gminy – str. 88 protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli wyegzekwowano korekty deklaracji za nabyte środki transportowe, odpowiednio za okresy podlegania opodatkowaniu, na łączną kwotę 4.891 zł, od dnia:

- 21 lutego 2012 r. – kwota zadeklarowana 1.624 zł,

- 3 kwietnia 2012 r. – kwota zadeklarowana 1.146 zł,

- 6 lipca 2012 r. – kwota zadeklarowana 802 zł,

- 17 października 2012 r. – kwota zadeklarowana 1.319 zł.

Kontrolowana jednostka stosowała pokwitowania wpłat opłaty targowej (bloczki opłaty targowej) uniemożliwiające  sprawowanie kontroli ze strony organu podatkowego w zakresie prawidłowości zastosowanej stawki opłaty (na bloczkach nie wskazywano szczegółowo przedmiotu opłaty – np. sprzedaż z samochodu, z ręki, z kosza, ze stołu, itp.). Z dokonanych ustaleń wynika, że organ podatkowy w kontrolowanym okresie, czyli w 2012 r., nie prowadził kontroli prawidłowości pracy inkasenta, czym naruszył art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowej m.in. u inkasentów. Brak nadzoru w tej kwestii powoduje również uchybienie normom zawartym w art. 272 Ordynacji podatkowej, który zobowiązuje organ podatkowy do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów – str. 91 protokołu kontroli.

        Ponadto w 2012 r. organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych w siedzibie podatników mających na celu porównanie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych ze stanem faktycznym. Nie opracowano również planów kontroli – str. 97 protokołu kontroli.

        Organ podatkowy nie posiadając informacji o powierzchni budynków i gruntów nie uwzględniał skutków ich zwolnień w sprawozdawczości, sporządzając sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku. Spowodowało to, że nieprawidłowo wykazano kwoty skutków w sprawozdaniu Rb-PDP za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. I tak w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy”, w wierszu „podatek od nieruchomości” nie uwzględniono w całości kwot skutków obniżenia górnych stawek podatków, wykazując kwotę 419.473,00, a prawidłowo należało wykazać kwotę 423.531,58 zł. Wobec powyższego zaniżono kwotę skutków o 4.058,58 zł. Miało to odzwierciedlenie także w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r.

         „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy” zaniżono także za 2010 i 2011 r., o kwoty odpowiednio 4.275,65 zł i 4.299,81 zł. Łącznie w rocznych sprawozdaniach za lata 2010-2012 zaniżono skutki o 12.634,04 zł. Ponadto stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym na dzień 30 września 2013 r. wykazana kwota skutków była zaniżona o 3.005,94 zł – str. 97-98 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) gromadzeniu na wspólnym rachunku bankowym środków ZFŚS Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Kultury oraz Gminnej Biblioteki Publicznej mimo braku umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej między tymi jednostkami. Naruszono tym samym art. 9, art. 10 i art. 12 ust. 1 ustawy o z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.). Zgodnie z przywołanymi przepisami środki Funduszu tworzącego go podmiotu przechowywane są na odrębnym rachunku bankowym, którym administruje pracodawca. Pracodawcy mogą też postanowić o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej na warunkach określonych w umowie,

b) naliczaniu odpisu na ZFŚS w sposób sprzeczny z postanowieniami § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), co skutkowało zawyżeniem odpisu dotyczącego GOK za 2012 r. o kwotę 361 zł – str. 101-102 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udokumentowania i rozliczenia wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobów dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) wykazała, że w okresie objętym kontrolą w przypadku kosztów przejazdu samochodem nienależącym do pracodawcy oraz ryczałtów za używanie pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych należną kwotę zaokrąglano do pełnych dziesiątek groszy, przy czym przy 5 groszach i więcej zaokrąglano należność do góry, a 4 grosze i mniej pomijano. Postępowanie takie nie znajdowało uzasadnienia w przywołanych wyżej aktach prawnych, jak również w przepisach obowiązującego od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – str. 102-104 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że gmina Sokoły uzyskała w 2012 r. dochody z tytułu udzielonych zezwoleń na sprzedaż alkoholu w wysokości 77.164,64 zł (na plan 76.606 zł). Wydatki na realizację programu przeciwdziałania alkoholizmowi wyniosły 67.034,08 zł (na plan 104.406 zł), a na przeciwdziałanie narkomanii 0 zł (na plan 3.000 zł). Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.) dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz programów przeciwdziałania narkomanii. Analiza wydatków realizowanych na przeciwdziałanie alkoholizmowi wykazała, że kontrolowana jednostka dokonuje na rzecz stowarzyszeń wydatków w oparciu o składane przez nie wnioski i pozytywną opinię Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Stwierdzono, że:

a) Klubowi Rodzin Abstynenckich „Łabędź” przekazano na podstawie zawartej umowy kwotę 1.700 zł na udział członków Klubu w mityngach i spotkaniach trzeźwościowych, jak też innych zadań w zakresie terapii, tworzenia bazy i utrzymania lokalu oraz prowadzenia punktu konsultacyjnego. Nie stwierdzono, aby zawarcie porozumienia poparte było stosowaniem jakiegokolwiek trybu zlecania realizacji zadań publicznych spośród określonych przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.),

b) Klubowi Sportowemu „Sokoły” przyznano kwotę 6.000 zł na sfinansowanie spotkań rundy wiosennej, na wniosek prezesa tego klubu. Wydatki na opłacenie faktur i rachunków poniósł bezpośrednio Urząd Gminy; nie stwierdzono zawarcia umowy w tej sprawie,

c) LŁKS „Prefbet” Śniadowo i KS „Podlasie” przyznano łącznie kwotę 1.250 zł na dofinansowanie obozu sportowego dla 5 osób, na wniosek wymienionych klubów. Wydatki na opłacenie rachunków poniósł bezpośrednio Urząd Gminy; nie stwierdzono zawarcia umów w tej sprawie,

d) Stowarzyszeniu Pomocy Szansa przyznano kwotę 1.500 zł na organizacje imprezy „Warsztatowe Spotkania z Kulturą”, na wniosek stowarzyszenia. Faktura za dowóz zespół na tę imprezę została opłacona bezpośrednio przez Urząd Gminy; nie stwierdzono zawarcia umowy w tej sprawie,

e) na dofinansowanie wyjazdu grupy parafian na Europejskie Spotkania Młodzieży na wniosek Parafii Rzymskokatolickiej w Sokołach przyznano – jak wynika z protokołu z posiedzenia Komisji – dotację w kwocie około 1.000 złotych. Urząd opłacił fakturę w wysokości 1.353 zł za „Druk promocyjny – Taize (1 kpl.)” wystawioną przez drukarnię. Wniosek Parafii dotyczył kosztów udziału w wyjeździe. Nie stwierdzono zawarcia umowy.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 221 ustawy o finansach publicznych, podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, realizujące zadania jednostki samorządu terytorialnego, mogą otrzymywać z budżetu tej jednostki samorządu terytorialnego dotacje na ten cel. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, m.in. na podstawie oferty realizacji zadania złożonego przez organizację pozarządową i inne podmioty wymienione w tej ustawie – art. 12 i art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego… – str. 104-106 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi wykazała, że kwotę 500 zł wydatkowano na „promocję i reklamę” gminy Sokoły podczas „Koncertu Papieskiego”. Wnioskujący o zakup usługi promocyjnej i objęcie patronatu podmiot „Artos-Groupe” zaproponował umieszczenie herbu gminy na materiałach reklamowych oraz przekazanie stosownej ilości zaproszeń VIP na ten specjalny koncert. Z dokumentacji nie wynika, jak związek miał ten wydatek z przeciwdziałaniem alkoholizmowi, poza wskazaniem na opisie faktury dokonanym w Urzędzie, że treści antyalkoholowe były przekazywane w czasie koncertu.

Kontrolą objęto również udzielanie i rozliczanie dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych w zakresie zlecania realizacji zadań innych niż mające związek z profilaktyka antyalkoholową. Stwierdzono, że do rozliczenia dotacji udzielonej umową z dnia 6 kwietnia 2012 r. dla KS „Sokoły” ujęto część wydatków zrealizowanych poza okresem, którego dotyczyła umowa (koszt przejazdu zawodników, wynagrodzenie trenera). Łącznie rozliczono wydatki z okresu, którego nie dotyczyła umowa w wysokości 2.042,38 zł. Kontrolowana jednostka uznała rozliczenie za prawidłowe – str. 115 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami przez gminne jednostki budżetowe stwierdzono, że nie został uregulowany sposób władania nieruchomościami przez szkoły. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy. Odpowiadając na wystąpienie wystosowane na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej wskazał Pan, że Zostanie ustanowiony trwały zarząd w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki organizacyjne oświaty. W zakresie prawidłowości udostępniania nieruchomości instytucjom kultury stwierdzono, że Gminny Ośrodek Kultury i Gminna Biblioteka Publiczna władają nieruchomościami bez określenia formy władania. Zgodnie z art. 56 w zw. z art. 51 ustawy o gospodarce nieruchomościami, właściwą formą władania przez samorządowe osoby prawne jest własność lub użytkowanie wieczyste. Za dopuszczalne należy uznać także zastosowanie innej formy cywilnoprawnej – str. 118-119 protokołu kontroli.

Badając gospodarkę materiałową ustalono, że przepisy wewnętrzne jednostki przewidują ujmowanie wszystkich materiałów w koszty w momencie zakupu. Mimo to w ewidencji Urzędu znajdowały się materiały (krąg betonowy, znaki drogowe, obejma ocynkowana) objęte ewidencją magazynową, co nie wynika z przepisów wewnętrznych – str. 120-121 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik Nr 8 do zarządzenia Pana Wójta z dnia 14 sierpnia 2012 r. stwierdzono, że przewiduje ona przeprowadzanie inwentaryzacji materiałów nie rzadziej niż raz na 4 lata – str. 121 protokołu kontroli. Jest to sprzeczne z regulującymi zasady inwentaryzacji materiałów – w zależności od przyjętej metody ewidencji i sposobu ochrony – przepisami art. 26 ust. 1 pkt 1 i art. 26 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, które nie przewidują żadnego przypadku umożliwiającego inwentaryzowanie materiałów z czteroletnią częstotliwością.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji środków rzeczowych (str. 121-125 protokołu kontroli) wykazała, że spisu z natury środków trwałych dokonano według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. w oparciu o zarządzenie Pana Wójta z dnia 13 grudnia 2012 r. Ustalono, że do arkuszy spisu z natury wpisane zostały również te składniki majątkowe (np. grunty, sieć kanalizacyjna, kanalizacja sanitarna, przyłącza), które zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości należy inwentaryzować w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

Na arkuszach spisu z natury dokonywano zapisów nie figuruje w ewidencji księgowej – np. arkusz nr 93 (dotyczący wyposażenia OSP Bruszewo) zawiera 57 pozycji, w tym 33 pozycje zawierają zapis nie figuruje w ewidencji księgowej. Z kolei na arkuszu spisu o nr 87 dotyczącym środków trwałych znajdujących się na stanie Urzędu zawarto 38 pozycji, z czego 11 pozycji zawierają zapis nie figuruje w ewidencji księgowej (np. poz. nr 17 „budynek mieszkalny ul. Kolejowa 7”, poz. 20 „budynek gospodarczy ul. Wspólna 1”, poz. 21 „śmietnik ul. Wspólna 1”, poz. 22 „budynek mieszkalno-usługowy”. W wyjaśnieniu w sprawie znaczenia zapisów na arkuszach spisowych o treści nie figuruje w ewidencji księgowej Skarbnik przedstawiła, że Inwentaryzacja została przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2012 roku. Po jej zakończeniu w celu rozliczenia na podstawie zapisów w analitycznej ewidencji księgowej dokonano wyceny. Podczas przeprowadzania tej operacji zostały wpisane wartości występujące w księgach rachunkowych, natomiast w pozycjach nie zaewidencjonowanych wartościowo niefortunnie dokonano nieprecyzyjnego zapisu „nie figuruje w ewidencji księgowej”. Zapis ten nie wynika z różnic inwentaryzacyjnych, a informuje o tym, że dany środek trwały nie posiada wartości księgowej. Są one w ewidencji zasobu komunalnego, co wynika z określonych decyzji (…). W wyjaśnieniu wskazano m.in. na decyzje komunalizacyjne z 1991 r. Ponadto z wyjaśnienia wynika, że część niewycenionych środków trwałych jest objęta wartością innych środków trwałych, np. określonego jako szatnia dla sportowców.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieuwzględnienie formułowanych dotychczas wniosków pokontrolnych.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

2. W zakresie organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych

a) zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez dyrektorów instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,

b) przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały stanowiącej formalną podstawę prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej szkół,

c) zaprzestanie dysponowania przez Pana Wójta rachunkami bankowymi jednostek oświatowych i instytucji kultury. Podjęcie stosownych działań skutkujących zorganizowaniem obsługi bankowej tych jednostek w sposób zapewniający dysponowanie środkami każdej z nich wyłącznie przez jej kierownika oraz ewentualnie upoważnionych przez niego pracowników kierowanej jednostki.

d) wskazanie dyrektorom szkół obsługiwanych przez Urząd Gminy na konieczność wprowadzenia dokumentacji opisującej zasady rachunkowości stosowane w kierowanych przez nich jednostkach,

e) wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają szkoły,

f) formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez instytucje kultury.

3. W zakresie sporządzania planów finansowych:

a) przekazywanie podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych oraz egzekwowanie sporządzania przez kierowników podległych jednostek projektów planów finansowych i przedstawiania ich Panu Wójtowi celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej,

b) zobowiązanie kierowników instytucji kultury do sporządzania planów finansowych zgodnie z przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

4. Zmodyfikowanie treści dokumentacji opisującej przyjęte zasad rachunkowości poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących stosowanie „ujednoliconego” planu kont, mając na uwadze, że rozwiązania tego typu nie zostały przewidziane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

b) wprowadzenie do zakładowego planu kont dla budżetu konta 133, jako służącego ewidencji obrotów i sald rachunków bankowych obrazujących stan środków budżetu,

c) oznaczenie w planie kont dla budżetu konta służącego ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu niewygasających wydatków symbolem 225,

d) usunięcie z opisu konta 224 w planie kont dla budżetu postanowień przewidujących księgowanie na nim mylnych przelewów, które powinny być ujmowane na koncie 240,

e) usunięcie postanowień przewidujących inwentaryzowanie materiałów z czteroletnią częstotliwością,

f) uwzględnienie w regulacjach dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie prowadzenia raportów kasowych i dokumentowania wpłat.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wynikających ze stosowania rozwiązań sprzecznych z określonymi przez Ministra Finansów zasadami funkcjonowania i treścią ekonomiczną kont, wymienionych w niniejszym wystąpieniu oraz protokole kontroli, poprzez:

a) zaniechanie dokonywania księgowań w korespondencji kont właściwych planowi kont budżetu (901, 902) i planowi kont Urzędu jako jednostki budżetowej (800),

b) ewidencjonowanie zrealizowanych dochodów na koncie 130 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej, jak to wynika z obowiązujących zasad określonych rozporządzeniem Ministra Finansów,

c) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych ,,polecenie księgowania” w przypadku posiadania dowodów źródłowych dokumentujących daną operację,

d) księgowanie rozbieżności między przypisaną należnością z tytułu przypadającej gminie płatności ze środków UE a faktycznie otrzymanymi środkami w sposób wskazany w protokole kontroli, bez stosowania konta 962,

e) księgowanie równowartości naliczonych odsetek na koncie 290 tylko w przypadku stwierdzenia podstaw do dokonania odpisu aktualizującego na podstawie przepisów art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

f) księgowanie na koncie 226 i wykazywanie w sprawozdawczości należności długoterminowych na zasadach wskazanych w części opisowej wystąpienia,

g) zaniechanie dokonywania wydatków objętych planami finansowymi szkół z rachunku oznaczonego kontem o symbolu 130-3, ewidencjonowanym w księdze głównej budżetu, mając na uwadze, że rozwiązanie takie uniemożliwia prawidłowe ujęcie wydatków w księgach szkół oraz prawidłowe sporządzenie sprawozdań Rb-28S dla poszczególnych szkół,

h) zaniechanie księgowania na stronie Ma konta 221 realizacji dochodów, które nie były uprzednio przypisane,

i) niezwłoczne korygowanie w księgach nierealnych stanów należności i nadpłat, o których jednostka posiada wiedzę w czasie sporządzania sprawozdawczości, mając na uwadze zachowanie zgodności sprawozdań z ewidencją, a także rzetelność danych sprawozdawczych,

j) przypisywanie na koncie 221 należności z tytułu użytkowania wieczystego; wprowadzenie na to konto aktualnego stanu zaległości z tytułu nieuregulowanych opłat,

k) zaniechanie ewidencjonowania w par. 047 dochodów z dzierżawy i ze sprzedaży nieruchomości, które powinny być ujęte odpowiednio w par. 075 i 077,

l) prowadzenie ewidencji materiałów zgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami wewnętrznymi lub przygotowanie regulacji wewnętrznych w tym zakresie dostosowanych do faktycznych potrzeb jednostki,

m) dokonanie wyceny i ujęcia w księgach rachunkowych wartości obiektów budowlanych oraz składników wyposażenia, w odniesieniu do których wskazano podczas kontroli na brak wartości księgowej.

6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

b) zapewnienie wyeliminowania przypadków oznaczania sprawozdań budżetowych Zespołu Szkół nazwą „Gimnazjum w Sokołach”,

c) prawidłowe ustalanie i wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS wysokości wolnych środków,

d) wykazywanie w bilansie budżetu krótkoterminowych zobowiązań finansowych stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości,

e) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS sporządzanym na dzień 31 grudnia kwoty przychodów wynikającej z kredytów zaciągniętych w trakcie roku budżetowego i niespłaconych do końca roku,

f) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS rozchodów z tytułu spłaty kredytów zaciągniętych we wcześniejszych latach budżetowych,

g) ustalenie rzetelnych danych w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatków i sporządzenie korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za okresy wskazane w części opisowej wystąpienia, przy uwzględnieniu zawartych tam uwag.

7. Przestrzeganie określonych uchwałą budżetową limitów zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek, mając na uwadze, że limit dotyczący zobowiązań zaciąganych na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu nie stanowi upoważnienia do zaciągania kredytu, którego termin spłaty wykracza poza rok budżetowy.

8. W związku z projektowanym w czasie kontroli nabyciem GS „SCh” prawa użytkowania wieczystego nieruchomości, której gmina jest właścicielem:

a) zaniechanie wskazywania, jako elementu rozliczenia ceny nabycia prawa, niepowstałych jeszcze należności podatkowych od GS, mając na uwadze, że zgodnie z przepisami art. 66 Ordynacji podatkowej przejęcie własności rzeczy lub praw może nastąpić tylko w zamian za istniejące zaległości podatkowe,

b) rozważenie zasadności zawarcia umowy z GS „SCh” na warunkach określonych w projekcie uzgodnień okazanym w trakcie kontroli.

9. Egzekwowanie od zobowiązanych regulowania odsetek od nieterminowych płatności podatkowych i niepodatkowych należności gminy.

10. Wyegzekwowanie od podatników podatku rolnego brakujących informacji podatkowych.

11. Prowadzenie poboru opłaty targowej w sposób umożliwiający dokonywanie kontroli prawidłowości pobierania opłaty przez inkasentów.

12. Księgowanie wpłat zaległości podatkowych na poczet należności głównej i odsetek zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

13. Podjęcie niezbędnych działań mających na celu realizację obowiązków w zakresie kontroli podatkowych, wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

14. Prowadzenie czynności sprawdzających na zasadach i w zakresie wymaganym wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

15. Zawarcie z kierownikami instytucji kultury umów o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej lub zobowiązanie kierowników tych jednostek do otwarcia odrębnych rachunków ZFŚS, którymi będą dysponowali.

16. Zapewnienie zmniejszenia wysokości odpisu na ZFŚS w GOK na 2014 r. o kwotę 361 zł, odpowiadającą jego zawyżeniu za 2012 r., oraz przestrzegania wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli zasad ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych.

17. Zaprzestanie zaokrąglania kwot zwrotu kosztów podróży służbowych oraz ryczałtów za używanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy do jazd lokalnych.

18. Finansowanie zadań publicznych gminy realizowanych przez podmioty niepubliczne z uwzględnieniem przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

19. Dołożenie należytej staranności w zakresie weryfikowania składanych przez dotowane podmioty sprawozdań z realizacji zadań publicznych pod kątem zgodności z zawartą umową.

20. Zaniechanie ujmowania w arkuszach spisowych środków trwałych podlegających inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku