Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Boćkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lipca 2013 roku (znak: RIO.I.6002-13/13), o treści jak niżej:

Pan

Kazimierz Pietraszko

Dyrektor Zespołu Szkół

w Boćkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Boćkach za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne dotyczące funkcjonowania Zespołu Szkół, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, dochody i wydatki wyodrębnionego rachunku dochodów i rozliczenia z budżetem gminy.

Z ustaleń kontroli wynika, iż do dnia 29 listopada 2012 r. funkcję głównego księgowego Zespołu formalnie pełniła Nina Tyszkiewicz (z którą rozwiązano umowę o pracę w związku z osiągnięciem wieku emerytalnego), zaś od 15 listopada tego roku na stanowisku głównego księgowego został zatrudniony Marek Krzycki. Stwierdzono, że w zakresie czynności nadanym N. Tyszkiewicz w dniu 1 października 2010 r. nie ustalono, wbrew wymaganiom zawartym w art. art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), obowiązków i odpowiedzialności w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Przyznany M. Krzyckiemu zakres czynności wykazuje zgodność z zakresem obowiązków i odpowiedzialności przypisanych głównemu księgowemu jednostki sektora finansów publicznych. Analiza obu zakresów czynności wykazała ponadto, że nie zostało określone zastępstwo na czas nieobecności głównego księgowego. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, jak wskazano w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 2-3 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia dotyczące gospodarki pieniężnej stwierdzono, że w siedzibie Zespołu przyjmowane były wpłaty tytułem odpłatności za żywienie i za pobyt dzieci w przedszkolu. Wpłaty na podstawie kwitariuszy przychodowych przyjmowane były przez intendenta; osoba ta przechowywała zebraną gotówkę i odprowadzała na rachunki bankowe. Należy wskazać, że obowiązki i odpowiedzialność w tym zakresie nie zostały jej przydzielone zakresem czynności. Złożyła ona jednakże ogólne oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone składniki majątkowe – str. 16 protokołu kontroli.

W przepisach wewnętrznych dotyczących druków ścisłego zarachowania nie uwzględniono wszystkich druków stosowanych w praktyce, tj. czeków gotówkowych i kwitariuszy przychodowych. Powyższe uchybienie wyeliminowano w trakcie kontroli – str. 21-22 protokołu kontroli.

Analiza funkcjonowania procedur wewnętrznych wykazała, że część dowodów księgowych z października 2012 r. (na łączną kwotę 7.601,27 zł) nie została opatrzona adnotacjami na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty. Naruszono tym samym postanowienia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stosowanej w Zespole – str. 6 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w okresie objętym kontrola, w świetle przepisów ustawy 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289) wykazała szereg istotnych nieprawidłowości, których głównym źródłem było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez poprzedniego głównego księgowego N. Tyszkiewicz. Część z opisanych niżej nieprawidłowości została wyeliminowana przez obecnego głównego księgowego (zarówno przed rozpoczęciem kontroli jak i w jej trakcie). W celu oceny prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych po objęciu stanowiska przez M. Krzyckiego badanie przeprowadzono za marzec 2013 r.

W wyniku analizy dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że obowiązujący w okresie objętym kontrolą zakładowy plan kont wprowadzony został zarządzeniem byłego dyrektora Zespołu z dnia 1 października 2010 r. Okazany plan kont nie przewidywał prowadzenia niektórych kont występujących w 2012 r. w księdze głównej, tj. kont: 101 „Kasa”, 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” i 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Poza tym w zakładowym planie kont, a także w ewidencji, nie przewidziano następujących kont: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, 750 „Przychody finansowe”, 751 „Koszty finansowe”, 760 „Pozostałe przychody operacyjne” i 761 „Pozostałe koszty operacyjne”. Należy wskazać ponadto na niedostosowanie brzmienia konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, które w zakładowym planie kont występowało pod nazwą obowiązującą w treści uchylonego z dniem 31 lipca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (Dz. U. Na 142, poz. 1020 ze zm.), tj. „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, a także numeracji kont zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” określonych błędnie jako: konto 401 „Amortyzacja” zamiast 400, konto 402 „Wynagrodzenia pracowników” zamiast 404 i konto 406 „Usługi obce” zamiast 402 (błędna numeracja nie występowała w księgach rachunkowych). Stwierdzono także, iż zakładowy plan kont przewidywał konto 761 „Pokrycie amortyzacji”, które w obecnym stanie prawnym nie znajduje zastosowania. Typowe plany kont dla jednostek budżetowych, stanowiące podstawę opracowania zakładowych planów kont, zostały określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. Jak wynika z postanowień § 15 ust. 1 pkt 1 tego aktu prawnego, konta wskazane w załączniku nr 3 należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce. Wymienione uchybienia w treści polityki rachunkowości nie występują już w dokumentacji zasad rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem nr 13/2013 Pana Dyrektora z dnia 12 kwietnia 2013 r. W dokumencie tym pominięto jednakże kwestię stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych – nie wskazano, które pomocnicze urządzenia księgowe prowadzone są ręcznie. W wyniku działań kontrolnych dokonano stosowanego uzupełnienia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – str. 4 i 11 protokołu kontroli.

W dokumentacji opisującej zasady rachunkowości (zarówno tej wprowadzonej w 2010 r. jak i w 2103 r.) nie określono metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych rodzajów rzeczowych składników aktywów obrotowych, co narusza art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W praktyce wartość niezużytego do końca 2012 r. oleju opałowego, odpisywanego w momencie zakupu w koszty jednostki, pomimo zinwentaryzowania w drodze spisu z natury i wyceny, nie została przeksięgowana z prowadzonego konta 400 „Koszty wg rodzajów” na konto 310 „Materiały”, który to wymóg przy zastosowaniu metody odpisywania zakupionych materiałów w koszty ustanawia przepis art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Inną metodę, polegającą na ewidencji ilościowo-wartościowej do konta 310, pomimo braku decyzji kierownika jednostki o jej przyjęciu, stosowano w odniesieniu do artykułów żywnościowych. Nieprawidłowość wyeliminowano w trakcie kontroli poprzez wskazanie w dokumentacji zasad rachunkowości stosowanych metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla wymienionych grup składników aktywów obrotowych. Nadto wskazania wymaga, iż w trakcie 2012 r. konto 310 nie wykazywało obrotów (za wyjątkiem miesiąca grudnia, w którym to okresie obroty Wn wyniosły 12.479,30 zł, zaś obroty Ma 4.754,20 zł). Z ewidencji do tego konta nie wynikał bilans otwarcia (nie został on bowiem wprowadzony na początku roku), poza tym nie dokonano zamknięcia omawianego konta (nie ustalono salda końcowego). Jednocześnie, jak wykazała kontrola, w sprawozdaniu finansowym Zespołu za 2012 r. w poz. B.I „Zapasy” wykazano kwotę 28.212,10 zł, która dotyczyła zinwentaryzowanego na koniec roku oleju opałowego o wartości 16.785 zł i zinwentaryzowanych artykułów spożywczych znajdujących się w magazynie o wartości 11.427 zł. Fakt, iż kwota zapasów wynikająca z bilansu nie znajdowała odzwierciedlenia w ewidencji księgowej świadczy o nierzetelności danych ewidencyjnych.

Wniosek dotyczący nierzetelności danych o stanie aktywów i pasywów jednostki dotyczy także innych przypadków. Stan środków pieniężnych na dzień 31 grudnia 2012 r. wynikający z bankowego potwierdzenia sald nie znajdował odzwierciedlenia w danych ewidencji księgowej dotyczących kont zespołu 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe” (tj. kont. 130, 132 i 135). Obroty wymienionych kont za okres od stycznia do listopada 2012 r. nie zostały bowiem podsumowane, zaś ich salda za miesiąc grudzień nie odpowiadały danym bankowego potwierdzenia sald. Wyprowadzenia opisywanych kont rachunków bankowych (tj. ustalenia ich obrotów w ciągu roku oraz sald zamknięcia zgodnych z danymi banku) dokonał obecny główny księgowy, co zobrazował w zestawieniu obrotów i sald z dnia 10 maja 2013 r. Poza tym konta rozrachunkowe (tj.: 201, 223, 225, 229, 231, 234 i 240), w okresie od stycznia do listopada 2012 r. także nie wykazywały obrotów, pomimo występowania operacji gospodarczych podlegających ujęciu na nich (zapisów na wymienionych kontach dokonano jedynie za grudzień). Z ewidencji do tych kont nie wynikały bilanse otwarcia; nie dokonano także ich zamknięcia na koniec roku obrotowego (tym samym nie ustalono sald końcowych). Według sporządzonego w trakcie kontroli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2012 r., omawiane konta rozrachunkowe wykazywały salda Ma oraz saldo Wn (konto 234); ustalone one zostały jednakże jedynie na podstawie obrotów z grudnia 2012 r. Nadto wskazania wymaga, że w trakcie 2012 r. nieprawidłowość polegająca na braku jakichkolwiek obrotów (łącznie z wprowadzeniem bilansu otwarcia oraz bilansu zamknięcia) dotyczyła również kont 800 „Fundusz jednostki” oraz konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

W zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych 2012 r. (prowadzonych w tym okresie metodą tradycyjną, bez użycia komputera) stwierdzono inne liczne nieprawidłowości rzutujące w sposób istotny na rzetelność ksiąg (opisane na str. 8-11, 18-21, 26, 38-40 i 45-47 protokołu kontroli), polegające na:

a) niesporządzaniu zestawień obrotów i sald kont księgi głównej skutkującym m.in. brakiem bilansu zamknięcia większości kont w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 18 ustawy, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (zawierające enumeratywnie określone w wymienionym przepisie elementy), którego obroty powinny być zgodne z obrotami dziennika. Sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym stanowi warunek uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco, o czym stanowi przepis art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Przepisy art. 12 ust. 2 pkt 1 tej ustawy stanowią natomiast o obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ostatniego dnia roku obrotowego,

b) niewprowadzeniu do bilansu otwarcia 2012 r. większości sald (wyjątek stanowiło 5 kont: 011, 013, 014, 071 i 072), czym naruszono zasadę ciągłości określoną w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowiącą, że wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok księgach rachunkowych,

c) braku sumowania zapisów (obrotów) dziennika liczonych w sposób ciągły, wymaganego przepisem art. 14 ust. 2 ustawy,

d) niezgodnym z przepisami art. 25 ustawy korygowaniu treści zapisów księgowych (m.in. przy użyciu korektora), a także dokonywaniu niektórych zapisów w księdze głównej w sposób nietrwały (ołówkiem), co sprzeciwiało się przepisowi art. 23 ust. 1 ustawy stanowiącemu, że zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany (np. poz. 167 na kwotę 6.000 zł),

e) niewskazywaniu na niektórych dowodach księgowych dekretacji (tj. stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych), a także niezamieszczaniu przy dekretach wskazujących na sposób ujęcia dowodu w księgach podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, wymaganego przez art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy,

f) niezachowaniu (w jednym przypadku) chronologii zapisów w dzienniku oraz na kontach księgi głównej. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy dziennik winien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, również art. 15 ust. 2 ustawy stanowi, że zapisów na kontach księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej,

g) nieprzestrzeganiu w księdze głównej zasady podwójnego zapisu wyrażonej w art. 15 ust. 1 ustawy, co dotyczyło m.in. operacji gospodarczych ujętych w raportach kasowych nr 16 i 17 z 2012 r. zaksięgowanych jedynie na stronie Ma kont zespołu 4 (z pominięciem konta 101),

h) ujęciu części operacji polegających na podjęciu do kasy środków na podstawie czeków z pominięciem zapisów na koncie 130, co skutkowało niezgodnością zapisów pomiędzy ewidencją jednostki na koncie 130 a ewidencją banku naruszającą zasady funkcjonowania konta 130 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia (np. wyciąg z 19 października 2012 r. na kwotę 922,93 zł). Niezachowywanie zasady, w myśl której zapisy na koncie 130 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych polegało także na zastosowaniu zapisu ujemnego jedynie po stronie Ma konta 130 na okoliczność wykazanych w wyciągach bankowych wpływów z tytułu odszkodowania za uszkodzone mienie w łącznej wysokości 8.054,02 zł. Nadto wskazania wymaga, że kwoty odszkodowań, na podstawie uchwały Nr XXVIII/153/10 Rady Gminy Boćki z dnia 28 września 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych Gminy Boćki gromadzących dochody na wydzielonym rachunku bankowym, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia…, prawidłowo powinny stanowić dochód wyodrębnionego rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, zaś ich wpływ zostać ujęty zapisem Wn 132 – Ma 760,

i) braku wymaganych zapisów na koncie 011 „Środki trwałe” w ewidencji syntetycznej i analitycznej (księgach inwentarzowych, w których ostatnie wpisy pochodzą z 2006 r.) oraz na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w ewidencji syntetycznej, mimo występowania operacji gospodarczych podlegających ujęciu na tych kontach, co naruszało art. 20 ust. 1 ustawy stanowiący, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 24 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym za rzetelne uważa się księgi rachunkowe, których zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Nieujmowanie w ewidencji syntetycznej wszystkich środków trwałych będących w posiadaniu Zespołu i jednoczesne zaewidencjonowanie w trakcie 2012 r. w księgach inwentarzowych prowadzonych do konta 013 zwiększeń stanu pozostałych środków trwałych na łączną kwotę 13.467 zł spowodowało brak zgodności między ewidencją syntetyczną i ewidencją analityczną, co narusza art. 16 ust. 1 ustawy. Poza tym, pomimo dekretacji, w księgach rachunkowych – wbrew przywołanej zasadzie z art. 20 ust. 1 ustawy – nie ujęto operacji gospodarczych na kwotę 1.400 zł objętych raportem kasowym nr 11/2012 oraz operacji dotyczącej naliczenia przez bank odsetek na wyodrębnionym rachunku dochodów oświatowych w wysokości 93,89 zł,

j) nieprzestrzeganiu zasady czystości obrotów na koncie 130, co było wynikiem nieprawidłowej ewidencji zwrotu wydatków (m.in. z tytułu refundacji składek ZUS i podatku dochodowego od wynagrodzeń w wysokości 3.268,65 zł); obowiązek przestrzegania zasady czystości obrotów na koncie 130 wynika z zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

k) niewyodrębnieniu w ramach konta 130 subkont dochodów i wydatków, co sprzeciwiało się zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

l) wykorzystywaniu konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, wbrew zasadom jego funkcjonowania, do ewidencji rozliczeń z tytułu dochodów budżetowych (opłat za przedszkole, które w 2012 r. wynosiły 3.549 zł) przekazywanych na rachunek budżetu gminy Boćki (zamiast za pośrednictwem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, które w 2012 r. nie wykazywało obrotów). Również operacja dotycząca przelewu do budżetu gminy środków zgromadzonych na dzień 31 grudnia 2012 r. na wyodrębnionym rachunku dochodów oświatowych (w wysokości 18.572,44 zł) ujęta została błędnie przy wykorzystaniu konta 223 (zapis Wn 223 – Ma 132); prawidłowy zapis Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – Ma 132. Ta sama kwota została także błędnie wykazana w sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. jako dochód w par. 2400 „Wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”, podczas gdy przekazywane na rachunek budżetu gminy środki stanowią wydatek podlegający ujęciu w sprawozdaniu Rb-34S w par. 2400, zaś jako dochody budżetowe wykazywane są w sprawozdaniu jednostkowym sporządzanym przez Urząd Gminy,

ł) nieprawidłowym księgowaniu na koncie 013 aktywów trwałych o wartości powyżej 3.500 zł (łączna wartość 37.617,77 zł), które podlegają zarachowaniu na koncie 011 oraz stopniowemu umorzeniu, stosownie do § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

m) niewskazywaniu w księgach inwentarzowych środków trwałych numerów inwentarzowych oraz dowodów księgowych będących podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej. Oznaczenie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy; wymagania co do treści zapisów w księgach rachunkowych, w tym pomocniczych, określa zaś art. 23 ust. 2 ustawy,

n) naruszeniu zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy poprzez nieujęcie w księgach 2012 r. należności za żywienie w kwocie 181,30 zł oraz za pobyt dzieci w przedszkolu w wysokości 24 zł (ustalonych na podstawie kontroli próby kwitariuszy przychodowych prowadzonych przez intendenta),

o) błędnym przyjęciu na wyodrębniony rachunek, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, i zaewidencjonowaniu na koncie 132 sumy depozytowej z tytułu kaucji w kwocie 500 zł, wniesionej jako zabezpieczenie roszczeń z tytułu najmu pomieszczenia szkolnego. Środki te powinny być ujmowane na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Kontrola wykazała, że Zespół nie posiada wyodrębnionego rachunku sum depozytowych, którego obroty powinny być uwidocznione na koncie 139.

Ustalenia kontroli dokonane na podstawie badania prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych za marzec 2013 r. wykazały poprawę w zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej, m.in. w wyniku rozpoczęcia prowadzenia ksiąg za pomocą komputera, a także ustalenia nowej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Do nieprawidłowości, które w dalszym ciągu wymagają usunięcia należy zaliczyć przede wszystkim brak urealnienia (odtworzenia zapisów dotyczących 2012 r., zamknięcia na koniec 2012 r. oraz wprowadzenia bilansu otwarcia 2013 r.) i uzgodnienia stanu ksiąg syntetycznych i analitycznych w zakresie kont zespołu 0 „Majątek trwały” oraz kont 310, 800, 851 i 860 „Wynik finansowy”. Poza tym zwrócenia uwagi wymaga także nieprawidłowe ewidencjonowanie w 2013 r. operacji w księgach rachunkowych (opisane na str. 22-23 protokołu kontroli), polegające na:

a) wykazywaniu na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, wskutek nieprawidłowego funkcjonowania programu komputerowego, salda jednostronnego ustalonego jako per saldo należności i zobowiązań ujętych na tym koncie. Zgodnie z przepisami rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… konto 201 może wykazywać zarówno saldo należności jak i zobowiązań. Zgodnie zaś z przepisem art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być rzetelne, tj. odzwierciedlać stan rzeczywisty,

b) zaniechaniu ewidencji przekazania do budżetu gminy zrealizowanych dochodów na kwotę 270,75 zł poprzez konto 222, tj. niezgodnie z zasadami ustalonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

c) wykorzystywaniu do ewidencji należności jednostki, m.in. z tytułu wpłat za żywienie oraz za najem pomieszczeń, konta 201 zamiast konta 221, jak przewidują przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia oraz postanowienia zakładowego planu kont,

d) nieprowadzeniu ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia ewidencja planu powinna być prowadzona na pozabilansowym koncie 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”.

Zaprezentowane błędy w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych rzutowały na dane sprawozdawczości Zespołu za 2012 r. (str. 13-15 i 19-21 protokołu kontroli). Przede wszystkim stwierdzono, że dane zawarte w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-34S nie wynikały z urządzeń księgowych, zaś dane wykazane w sprawozdaniach Rb-28S pochodziły z ręcznej ewidencji wydatków według paragrafów utworzonej przez M. Krzyckiego. Obecny główny księgowy odnosząc się do podstaw sporządzenia przez niego wymaganych sprawozdań budżetowych za 2012 r. oraz sprawozdania finansowego stwierdził: (…) księgi rachunkowe w 2012 roku były prowadzone ręcznie w postaci tzw. amerykanki, zapisy poszczególnych operacji księgowych były zapisywane chaotycznie, brak podsumowań poszczególnych miesięcy w roku oraz narastająco. Próby podsumowania poszczególnych kont księgowych w księdze głównej nie zgadzały się z miesięcznymi sprawozdaniami. Wszelkie podsumowania potrzebne do sprawozdań rocznych trzeba było robić „na piechotę„ z dowodów księgowych znajdujących się w segregatorach (…) Sprawozdanie budżetowe Rb-28S za miesiące listopad i grudzień 2012 r. sporządziłem na podstawie zestawień klasyfikacji budżetowej, które utworzyłem ręcznie za pomocą programu Exel, do którego wprowadzałem ręcznie wyciągi bankowe z danych miesięcy. Pozostałe sprawozdania wykonałem na „piechotę” podsumowując ręcznie dokumenty potrzebne do sporządzenia tych sprawozdań, ponieważ w Zespole nie była prowadzona odpowiednia analityka do kont, aby z zestawień można było wykonać sprawozdania (…).

Czynności kontrolne w odniesieniu do sprawozdawczości, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247), wykazały – oprócz opisanych wyżej błędów – następujące nieprawidłowości:

a) nie sporządzono miesięcznego sprawozdania Rb-27S listopad 2012 r. Kontrola wykazała, że w okresie od stycznia do października tego roku Zespół nie osiągał dochodów. W listopadzie 2012 r. uzyskano dochody z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu w kwocie 1.558 zł, które podlegały wykazaniu w tym sprawozdaniu,

b) wykazano w sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. dochody w kwocie 466 zł za uczęszczanie dzieci do przedszkola, które ze względu na fakt, że ich wpływ na rachunek bankowy Zespołu nastąpił w dniu 4 stycznia 2013 r. stanowiły dochody 2013 r. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r., w kolumnie „Dochody wykonane” sprawozdania Rb-27S wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów,

c) nie ujęto w sprawozdaniu Rb-28S i Rb-Z za 2012 r. zobowiązań wymagalnych wynikających z ewidencji do konta 201 na kwotę 695 zł (uiszczonych w styczniu 2013 r.). W świetle przepisów § 6 ust. 1 pkt 1 oraz § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r., kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Zasady sporządzania sprawozdań Rb-28S, wynikające z § 8 ust. 2 pkt 5 załącznika nr 39 do przywołanego rozporządzenia, stanowią o obowiązku wykazania w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” zobowiązań, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione ani umorzone. Zobowiązania wymagalne podlegają ponadto wykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z, co wynika z zasad jego sporządzania zawartych w § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r.,

d) pomiędzy sumą zobowiązań wykazaną w bilansie za 2012 r. i w sprawozdaniu Rb-28S istniała różnica w wysokości 466,19 zł wynikająca, jak wskazał główmy księgowy, prawdopodobnie z podwójnego policzenia kwot i zamieszczenia w bilansie nieprawidłowej kwoty.

         Badanie realizacji obowiązków sprawozdawczych na podstawie sprawozdań sporządzonych za marzec 2013 r. nie wykazało uchybień.

Analiza osiągania przez Zespół dochodów z tytułu odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu, regulowanych uchwałą Rady Gminy Nr XII/87/12 z dnia 30 sierpnia 2012 r., wykazała, że pomimo określenia w uchwale terminu wnoszenia opłat do 10 każdego miesiąca, z zawartej przez Pana Dyrektora z rodzicami przykładowej umowy w sprawie zakresu świadczeń oraz zasad pobierania odpłatności wynikał termin uiszczania opłaty do 15 każdego miesiąca, co pozostawało w sprzeczności z uchwałą. Poza tym stwierdzono, że od nieterminowych wpłat nie były pobierane odsetki przewidziane postanowieniami umów. Brak naliczenia odsetek (w kwocie 3,91 zł) stwierdzono także w odniesieniu od nieterminowo wniesionych wpłat czynszu za najem pomieszczeń szkolnych. Obowiązek naliczania i ujmowania w księgach odsetek w wysokości należnej na koniec każdego kwartału wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 24-25 i 42 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków. Stwierdzono ujęcie w par. 4260 „Zakup energii”, zamiast w par. 4580 „Pozostałe odsetki”, wydatków z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie faktur za energię w wysokości 8,11 zł, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Poniesienie kosztów odsetek przez Zespół wiązało się z zapłatą zobowiązań z przekroczeniem terminu płatności (będącą, jak wynika z ustaleń kontroli, wynikiem zbyt późnego przekazania faktur do księgowości). Stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 19 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości danych przygotowanych przez Zespół Szkół na potrzeby analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli i sporządzenia przez Wójta Gminy sprawozdania w tym zakresie wykazała błędy przy obliczeniu sumy osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego dla dwóch nauczycieli mianowanych (prawidłowo suma osobistych stawek w tej grupie awansu powinna wynosić 32.156,17 zł). Poza tym, jak wskazuje opis zawarty na str. 30-31 protokołu kontroli, struktura średniorocznego zatrudnienia nauczycieli kontraktowych za 2012 r. została zawyżona w okresie I-VIII o 0,02 i wyniosła 5,77 zamiast 5,75, natomiast w przypadku nauczyli mianowanych została zaniżona w okresie I-IX o 0,05 i wyniosła 13,29 zamiast 13,34 zł. Ustalenia kontroli rzutowały na prawidłowość obliczenia sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli kontraktowych i mianowanych wykazaną w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczyciel na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Boćki. W przypadku nauczycieli kontraktowych ustalono ją na kwotę 210.523,40 zł zamiast 209.593,45 zł (po uwzględnieniu ustaleń kontroli); suma iloczynów w kategorii nauczycieli mianowanych ustalona została zaś w wysokości 597.595,01 zł, podczas gdy według kontrolującego powinna ona wynosić 599.103,04 zł. Stwierdzone uchybienia miały także wpływ na kwoty różnic pomiędzy wydatkami poniesionymi przez gminę na wynagrodzenia nauczycieli obu kategorii a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń. Według sprawozdania wynosiły one w kategorii nauczycieli kontraktowych 14.267,22 zł zamiast 13.337,27 zł (różnica mniejsza o 929,85 zł skutkująca zawyżeniem kwot podlegających wypłacie nauczycielom tytułem dodatków uzupełniających) oraz w kategorii nauczycieli mianowanych 47.267,22 zł zamiast 49.195,06 zł (różnica większa o 1.927,84 zł skutkująca zaniżeniem kwot podlegających wypłacie nauczycielom tytułem dodatków uzupełniających). W konsekwencji kwoty dodatków należnych poszczególnym nauczycielom zatrudnionym na omawianych stopniach awansu zawodowego zostały ustalone niezgodnie z przepisami załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35) – str. 29-31 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku podróży służbowych, dla których jako środek lokomocji wskazano środek transportu zbiorowego (tylko w jednym przypadku, spośród objętych próbą, podróż służbową odbyto samochodem prywatnym), pracownicy nie załączali dokumentów (rachunków) potwierdzających wydatki. Koszty przejazdu zwrócono według cen biletów środków transportu zbiorowego. Obowiązek ich załączenia regulowały do 28 lutego 2013 r. przepisy § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownicy składali pisemne oświadczenia wskazując, że brak udokumentowania wydatków wynika z faktu zgubienia biletów. Przyjmowanie oświadczeń pozostawało w sprzeczności z przywołanym przepisem, zgodnie z którym złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku mogło stanowić podstawę rozliczenia kosztów jedynie w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Należy wskazać, że z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 r., poz. 167). Oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania w obecnym stanie prawnym odnosi się do sytuacji, w której przedstawienie (a nie jak dotąd „uzyskanie”) dokumentu nie jest możliwe (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

W zakresie wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono ponadto inne uchybienia naruszające przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r., takie jak:

a) nieokreślanie przez pracodawcę środka transportu właściwego do odbycia podróży (§ 5 ust. 1),

b) brak daty przedłożenia do rozliczenia kosztów podróży, co uniemożliwiło ustalenie, czy delegowani wywiązali się z nałożonego przepisami § 8a ust. 2 rozporządzenia obowiązku przedłożenia rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

c) brak wskazania w rozliczeniach kosztów podróży służbowych godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży, mających wpływ na ustalenie ewentualnych należności z tytułu diet przysługujących delegowanym (§ 4 ust. 2).

Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. reguluje analogicznie wymogi określenia przez pracodawcę środka transportu właściwego do odbycia podróży, termin przedłożenia delegacji do rozliczenia oraz obowiązek wskazywania w rozliczeniach kosztów podróży służbowych godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży (§ 3 ust. 1, § 5 ust. 1 i § 7 ust. 2 rozporządzenia) – str. 31-32 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że pomimo dokonania korekty odpisu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli, na rachunek bankowy Funduszu nie przekazano zwiększenia odpisu za 2012 r. na kwotę 1.231,38 zł, co stanowiło naruszenie art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349) – str. 32-33 protokołu kontroli.

W ramach kontroli stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zbadano postępowanie prowadzone w trybie zapytania o cenę na zakup oleju opałowego przez Zespół, stwierdzając następujące nieprawidłowości:

a) nie udokumentowano faktu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia. Stosownie do przepisów § 2 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinna określać wartość zamówienia oraz datę i sposób jej ustalenia. Jak stanowi art. 32 ust. 1 ustawy, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością,

b) nie udokumentowano faktu sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaganej przepisami art. 71 ust. 2 w zw. z art. 36 ustawy. Na potrzeby postępowania opracowano dokument pn. „ogłoszenie zapytanie o cenę”, w którym zawarto większość elementów wymaganych dla specyfikacji, za wyjątkiem jednakże: terminu związania ofertą, opisu sposobu przygotowania ofert, miejsca i terminu otwarcia ofert, pouczenia o środkach ochrony prawnej. Dokument ów, jak wynika z ustaleń kontroli i udzielonych wyjaśnień, był kierowany do wykonawców; dokonano ponadto jego upublicznienia poprzez zamieszczenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zespołu oraz na jego stronie internetowej. Ustawa w art. 69 stanowi, że zapytanie o cenę jest trybem udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytania o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. W zawiązku z powyższym na potrzeby postępowania prowadzonego w trybie zapytania o cenę nie opracowuje się ogłoszenia o zamówieniu, ponieważ nie podlega ono upublicznieniu. Zgodnie z art. 71 ustawy zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przesyła specyfikację istotnych warunków zamówienia,

c) nie udokumentowano prowadzonego postępowania protokołem wymaganym przepisami art. 96 Prawa zamówień publicznych. Z tego względu dokumentacja postępowania nie zawierała w szczególności danych dotyczących wykonawców zaproszonych do składania ofert, wykonawców, którzy złożyli oferty czy zestawienia ofert. Na podstawie okazanej dokumentacji ustalono, że zaproszenia wystosowano drogą elektroniczną do 5 wykonawców, co potwierdzają także udzielone wyjaśnienia,

d) w prowadzonym postępowaniu nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu, co stanowiło przesłankę unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 2 ustawy. Stwierdzono bowiem, że spośród dwóch złożonych ofert, oferta firmy Naftan sp. z o.o. z Oleksz nie zawierała ceny (na formularzu ofertowym znajdowała się jedynie adnotacja, że w rozmowie telefonicznej oferent zaoferował cenę 3,88 zł za litr oleju; oferta wybrana w postępowaniu opiewała na kwotę 3,83 zł za litr). Na gruncie przepisów art. 72 ust. 1 ustawy w ofercie składanej w trybie zapytania o cenę każdy wykonawca ma obowiązek zawrzeć cenę, której nie może zmienić. Z treści art. 72 ust. 2 wynika zaś, że zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. Ofertę z najniższą ceną należy rozumieć jako ofertę najkorzystniejszą zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy. Brak ceny w ofercie w świetle przywołanych przepisów przesądza o jej niezgodności z ustawą, co z kolei stanowi przesłankę odrzucenia oferty zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy,

e) w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, sporządzonym przez zamawiającego na podstawie art. 92 ust. 1 ustawy, nie podano firmy i siedziby wykonawcy, który oprócz wybranego oferenta złożył ofertę. Nie zawarto w nim także terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Jak wynika z załączonej do protokołu dokumentacji, umowę na dostawy oleju podpisano w dniu 29 października 2012 r., tj. w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin składania ofert.

         Stwierdzono ponadto, że w § 5 umowy podpisanej z wybranym wykonawcą dostaw wskazano, iż cena oleju może ulec zmianie ze względu warunki niezależnie od stron (wzrost lub spadek cen PKN ORLEN). Możliwość zmiany ceny ofertowej była przewidziana w treści dokumentu pn. „ogłoszenie zapytanie o cenę” (jako modyfikacja procentowa proporcjonalnie do zmian ceny oleju u producenta). Wskazania wymaga, że tak ogólnie opisane podstawy do zmiany ceny (w szczególności brak obowiązku udokumentowania przez wykonawcę powodu zmiany ceny) nie dają zamawiającemu żadnej możliwości weryfikacji, czy zamówienie w istocie realizowane jest na warunkach najkorzystniejszej oferty. W wyniku porównania stosowanych przez dostawcę cen (próba obejmowała 5 dostaw, z czego 4 miały miejsce w 2012 r. i 1 w styczniu 2013 r.) z cenami producenta zamieszczonymi na stronie internetowej www.orlen.pl, stwierdzono, że pierwsze dwie dostawy zawierały ceny podane w ofercie, natomiast pozostałe dostawy odbyły się po cenach innych niż ustalone w umowie (zarówno niższych jak i wyższych). Pan Dyrektor wyjaśnił, że ceny dostaw oleju opałowego w sezonie grzewczym 2012/2013 były podwyższane ze względu na wzrost cen hurtowych producenta paliwa. Do tej pory nie były przez nas weryfikowane. Jednocześnie informuję, iż przy zawarciu następnej umowy na sezon grzewczy 2013/2014r. będziemy weryfikować ceny umieszczone na fakturze przez dostawców – str. 33-37 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 40 protokołu kontroli wynika, że gmina Boćki nie przekazała w trwały zarząd nieruchomości użytkowanych przez Zespół Szkół. Trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomościami przez jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, stosownie do art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Pełnienie funkcji trwałego zarządcy wiąże się m.in. z ustawowo określonymi (art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy) uprawnieniami dotyczącymi wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości. Na ich podstawie jednostka organizacyjna ma prawo do korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony. Zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Jak wykazała kontrola, Zespół Szkół zawierał umowy najmu pomieszczeń szkolnych mimo braku formalnych podstaw do władania nieruchomościami – str. 42-43 protokołu kontroli. Wniosek o ustanowienie trwałego zarządu przekażę Wójtowi Gminy Boćki w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy Boćki.

Kontrolującemu nie okazano dokumentacji potwierdzającej rozliczenie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2009 r. na podstawie zarządzenia byłego dyrektora Zespołu z dnia 15 stycznia 2010 r. (z okazanego zestawienia wartościowego inwentaryzowanych składników majątkowych wynikał stan pozostałych środków trwałych w wysokości 467.684,93 zł). Przepisy art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowią, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Nie okazano również żadnych dokumentów potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w latach poprzednich. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja środków trwałych winna być przeprowadzana co najmuje raz na 4 lata. Odnosząc się do nieprawidłowości w realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych stwierdził Pan: nie posiadam wiedzy na temat miejsca i terminu przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w Zespole Szkół w Boćkach. Dodał Pan, iż funkcję Dyrektora pełnię dopiero od 1 września 2012 r. i nie posiadam kompletu dokumentów związanych z wcześniejszym funkcjonowaniem szkoły; aby uporządkować i usystematyzować mienie posiadane przez Zespół planowane jest przeprowadzenie w bieżącym roku pełnej inwentaryzacji środków trwałych – str. 40-41 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, stwierdzono, że wraz z opłatą za żywienie pobierano od uczniów dodatkową opłatę w wysokości 1 zł miesięcznie przeznaczaną na wydatki rzeczowe związane z utrzymaniem stołówki szkolnej. Formalnie pobór opłaty wynikał z regulaminu odpłatności za posiłki przygotowane w stołówce szkolnej, wprowadzonego przez poprzedniego dyrektora Zespołu, który stanowił, że opłaty za „środki rzeczowe” szkoły ustala dyrektor na dany rok szkolny według zasad, że dla uczniów dopłata „do każdego posiłku” wynosi 1 zł, a zwolnieni są z niej uczniowie dofinansowani przez MOPS i inne instytucje. Należy wskazać, że pobieranie od uczniów korzystających ze stołówki szkolnej dodatkowej opłaty jest niezgodne z regulacją art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Przepis ten stanowi, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Zatem szkoła nie jest uprawniona do pobierania od uczniów dodatkowych, poza należnościami za obiady ustalonymi zgodnie z przywołanym przepisem, opłat związanych z funkcjonowaniem stołówki. Jak ustalono, w 2012 r. pobrano opłaty w łącznej kwocie 2.121 zł, zaś w okresie od stycznia do maja 2013 r. – 929 zł.

Poza tym, badając prawidłowość pobierania dochodów z tytułu wpłat za żywienie w stołówce szkolnej w 2012 r. stwierdzono, że dochody z tego tytułu wyniosły 94.836,55 (par. 083 „Wpływy z usług”), zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych ukształtowały się na poziomie 70.533,16 zł (par. 4220 „Zakup środków żywności”). Na sumę dochodów, jak wynika z ustaleń kontroli, składała się kwota 2.121 zł pobrana od uczniów na tzw. wydatki rzeczowe oraz kwota 5.944 zł pobrana za obiady od pracowników Zespołu. Pracownicy, jak wykazała kontrola, wnosili opłaty w wysokości 3 zł za obiad, podczas gdy stawka przewidziana dla uczniów wynosiła 1,50 zł. Z danych uzyskanych w wyniku odjęcia kwot 2.121 zł i 2.972 zł (stanowiącej 50% od kwoty 5.944 zł) od sumy uzyskanych dochodów wynika, że dochody z tytułu żywienia, niewykorzystane na wydatki związane z zakupem artykułów żywnościowych wyniosły 19.210,39 zł. Powyższe świadczy o naruszeniu regulacji art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty odnoszącej się do kwestii odpłatności uczniów za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej. Zgodnie z jej treścią opłaty uczniów za korzystanie z posiłków powinny być kalkulowane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. wsadu do kotła. Do opłaty pobieranej za posiłek ucznia nie wlicza się pozostałych kosztów przygotowania posiłku, czyli wynagrodzeń pracowników stołówki i składek od nich naliczanych oraz kosztów utrzymania stołówki.

Ustalenia dotyczące prawidłowości pobierania wpłat za żywienie w stołówce szkolnej w świetle art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty wskazują ponadto, że zasady funkcjonowania stołówek nie zostały określone w sposób wynikający z przywołanego przepisu w brzmieniu obowiązującym od 23 sierpnia 2008 r. Podstawę obowiązujących w okresie objętym kontrolą stawek za wydawane posiłki stanowiła bowiem uchwała Rady Gminy Boćki nr XI/46/08 z dnia 28 marca 2008 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania ze stołówek szkolnych oraz wysokości opłat w Zespole Szkół w Boćkach. Tymczasem od 23 sierpnia 2008 r. art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty zalicza ustalenie warunków korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, do kompetencji dyrektora szkoły, który winien działać w porozumieniu z organem prowadzącym, tj. wójtem gminy (art. 5c pkt 3 ustawy o systemie oświaty). Podczas kontroli nie stwierdzono, aby Pan Dyrektor ustalał warunki korzystania ze stołówki w trybie przywołanego art. 67a ust. 3 ustawy – str. 44-46 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego, przy czym w większości stwierdzone nieprawidłowości są wynikiem niewłaściwego wykonywania obowiązków przez byłego głównego księgowego N. Tyszkiewicz. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych (zakresach obowiązków) zasad zastępstwa głównego księgowego w czasie jego nieobecności.

2. Przypisanie intendentowi zakresem czynności obowiązków i odpowiedzialności dotyczących poboru, przechowywania i odprowadzania odpłatności za żywienie i za pobyt dzieci w przedszkolu.

3. Zapewnienie należytego funkcjonowania procedur kontroli zarządczej w celu wyeliminowania przypadków realizacji dowodów księgowych niesprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz niezatwierdzonych do wypłaty.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do podjęcia działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, których głównym źródłem było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez byłego głównego księgowego, a także do zweryfikowania bieżąco prowadzonych ksiąg w świetle niżej zawartych zaleceń, w celu ostatecznego potwierdzenia ich prawidłowości, poprzez:

a) urealnienie (polegające na odtworzeniu zapisów dotyczących 2012 r., dokonaniu zamknięcia na koniec 2012 r. i wprowadzenia bilansu otwarcia 2013 r.) oraz uzgodnienie stanu ksiąg syntetycznych i analitycznych, w szczególności w zakresie kont zespołu 0 oraz kont 310, 800, 851 i 860,

b) wykazywanie w ewidencji syntetycznej dwustronnych sald kont rozrachunkowych, obrazujących rzeczywisty stan należności i zobowiązań jednostki,

c) ewidencjonowanie operacji przekazania zrealizowanych dochodów do budżetu gminy poprzez konto 222,

d) ujmowanie należności z tytułu dochodów budżetowych, w tym przypisu opłat za żywienie i za najem pomieszczeń, na koncie 221 co najmniej na koniec każdego kwartału, w celu zapewnienia danych do sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości,

e) prowadzenie ewidencji zmian planu finansowego jednostki na koncie pozabilansowym 980,

f) opatrywanie dowodów księgowych dekretacją, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy,

g) zachowywanie zasady chronologii zapisów w dzienniku oraz na kontach księgi głównej,

h) prowadzenie ewidencji na koncie 130 zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, tj.:

- dokonywanie zapisów księgowych przy zachowaniu pełnej zgodności z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych,

- wyodrębnienie w ramach konta subkont dochodów i wydatków budżetowych,

- stosowanie technicznego zapisu ujemnego do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat i korekt,

i) gromadzenie na wyodrębnionym rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, wpływów ze wszystkich źródeł określonych uchwałą Rady Gminy Boćki,

j) przestrzeganie postanowień art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowiącego, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a także zasady memoriału wyrażonej w art. 6 ust. 1 tego aktu,

k) przestrzeganie zasad funkcjonowania konta 223 – jako służącego wyłącznie do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych,

l) zaniechanie ujmowania na koncie 013 składników majątkowych o wartości przekraczającej 3.500 zł,

m) ujmowanie w księgach inwentarzowych środków trwałych numerów inwentarzowych oraz wskazywanie dowodu księgowego będącego podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej,

n) zaniechanie przyjmowania sum depozytowych na wyodrębniony rachunek, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych; realizacja tego wniosku wymaga otwarcia przez Pana Dyrektora rachunku bankowego służącego przechowywaniu sum depozytowych, którego obroty będą w ewidencji ujmowane na koncie 139,

o) naliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach na koniec każdego kwartału.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S jako dochody wykonane wyłącznie wpływów zrealizowanych na rachunek bieżący (konto 130),

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z posiadanych przez jednostkę zobowiązań wymagalnych, tj. zobowiązań, których termin płatności minął na dzień sprawozdawczy a nie są przedawnione lub umorzone.

6. Określanie w umowach w  sprawie zakresu świadczeń oraz zasad pobierania odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu terminów wnoszenia opłat zgodnych z postanowieniami uchwały Rady Gminy.

7. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków budżetowych.

8. Terminowe regulowanie zobowiązań.

9. W zakresie ustalania danych stanowiących podstawę sporządzania przez Wójta Gminy Boćki sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) dołożenie należytej staranności przy ustalaniu osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli oraz ustalaniu struktury średniorocznego zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, mając na uwadze skutki finansowe błędów w tym zakresie ustalone podczas kontroli,

b) przekazanie Wójtowi korekty danych w zakresie obliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli kontraktowych i mianowanych w celu sporządzenia przez Wójta korekty sprawozdania, dokonania ponownego przeliczenia należnych nauczycielom dodatków uzupełniających i wypłacenia kwot odpowiadających zaniżeniu dodatków w stosunku do prawidłowego obliczenia.

10. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych:

a) przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad dokumentowania poniesionych kosztów podróży służbowych oraz przedkładania ich do rozliczenia,

b) określanie środka lokomocji w każdym poleceniu wyjazdu służbowego,

c) egzekwowanie od delegowanych realizacji obowiązku wskazywania w rozliczeniach kosztów podróży służbowych godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży.

11. Zwiększenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2013 r. o kwotę 1.231,38 zł, odpowiadającą zaniżeniu odpisu za rok 2012 w wyniku nieuwzględnienia korekty naliczenia.

12. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) wskazywanie w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wartości zamówienia oraz daty i sposobu jej ustalenia,

b) kierowanie do wykonawców w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę zaproszenia do składania ofert wraz ze specyfikacją spełniającą wymogi określone w przepisach art. 36 w zw. z art. 71 ust. 2 Prawa zamówień publicznych,

c) opracowywanie protokołu z postępowania w myśl art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

d) unieważnianie postępowania w przypadku zaistnienia ustawowo określonych przesłanek,

e) zawieranie w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty wszystkich danych wymaganych przepisami art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

f) określanie zasad dokumentowania zmian ceny dostaw oleju w sposób umożliwiający zamawiającemu zweryfikowanie, czy stosowane przez wykonawcę ceny odpowiadają warunkom przedstawionym w najkorzystniejszej ofercie.

13. W zakresie inwentaryzacji:

a) przestrzeganie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych,

b) dokumentowanie rozliczenia przeprowadzonej inwentaryzacji.

14. Zaniechanie pobierania od uczniów opłat dotyczących korzystania ze stołówki, które nie mają umocowania w przepisach prawa.

15. Ustalenie, w porozumieniu z Wójtem, warunków korzystania ze stołówki oraz wysokości opłat za posiłki, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, mając na uwadze w szczególności, że odpłatność uczniów za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej powinna być skalkulowana na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie faktycznych kosztów zakupu artykułów żywnościowych (art. 67a ust. 4 ustawy).

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Boćki