Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Filipów

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 lutego 2014 roku (znak: RIO.V.6001-6/13), o treści jak niżej:

Pan

Sylwester Koncewicz

Wójt Gminy Filipów

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Filipów za 2012 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Filipów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         W wyniku kontroli zagadnień dotyczących funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy stwierdzono, że nie została umieszczona w BIP informacja o rejestrze instytucji kultury (Gminna Biblioteka Publiczna w Filipowie i Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Filipowie) oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych. Obowiązek zamieszczenia tych informacji nakłada § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w prawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Uchybienie zostało wyeliminowana w trakcie kontroli – str. 5 protokołu kontroli.

         Ponadto stwierdzono, że Pan Wójt, powołując się na art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), udzielił pełnomocnictw kierownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej w Filipowie i dyrektorowi Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Filipowie. Należy wskazać, że regulacja zawarta w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. GBP i GOKiS są instytucjami kultury, w związku z czym posiadają osobowość prawną – art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406). Udzielone pełnomocnictwa należy zatem uznać za bezprzedmiotowe – str. 5-6 protokołu kontroli.

            Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) wykazało następujące błędy:

a) w zakładowym planie kont Urzędu nie ujęto konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia” służącego do ewidencji wpłaconych a niewyjaśnionych kwot należności – zgodnie z przepisem § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce – str. 13 protokołu kontroli,

b) nie określono zasad ewidencji materiałów ograniczając się do zapisu 4) Zespół 3 – Materiały i towary 310 materiały 310-…wg potrzeb jednostki. Należy wskazać, że kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników, spośród wymienionych w art. 17 ust. 2 ustawy. W instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli oraz archiwizowania dowodów księgowych określono Pod pojęciem materiałów należy rozumieć przedmioty pracy zużywane jednorazowo i całkowicie po wydaniu ich do zużycia. Zakupów materiałów dokonuje się tylko do bezpośredniego zużycia. Dowodem przyjęcia jest potwierdzenie odbioru umieszczone na rachunku lub fakturze przez pracownika, który pobrał materiał. Rozchód materiałów biurowych ewidencjonowany jest przez wyznaczonego pracownika referatu organizacyjnego. W praktyce przyjęto rozwiązanie polegające na odpisywaniu w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu bez ustalania stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy (paliwo zakupione do samochodów). Na koncie 310 ewidencjonowany był natomiast zapas węgla, co nie wynika z przepisów wewnętrznych. Dokonując wyboru kierownik jednostki powinien kierować się zasadą określoną w art. 8 ustawy, według której określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności, o której mowa w art. 7 ustawy, a także zasadą istotności wyrażoną w art. 4 ust. 4 ustawy, zgodnie z którą jednostka może w ramach przyjętych zasad rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej – str. 14 protokołu kontroli,

c) nie określono zasad ewidencji na koncie 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” – str. 14 protokołu kontroli,

d) w opisie do konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” wskazano, że na stronie Wn ujmuje się dotacje przekazane przez jednostki budżetowe na finansowanie środków obrotowych i inwestycji oraz inne dotacje przekazane z budżetu, wykorzystanie środków budżetowych na finansowanie inwestycji jednostek budżetowych, co jest niezgodne z opisem do tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, z którego wynika, że na stronie Wn konta 810 ujmuje się wartość dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane i rozliczone w korespondencji z kontem 224. Określenie „w części uznanej za wykorzystane i rozliczone” ma podstawowe znaczenie dla zasad ewidencji na koncie 810 – str. 14-15 protokołu kontroli,

e) w „zasadach prowadzenia rachunkowości” ustalił Pan, że Konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) prowadzi się dla uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów kont księgi głównej. Konta analityczne rozbudowują konta syntetyczne, stosownie dla potrzeb księgowości. W zakładowych planach kont dla budżetu i jednostki, przy kontach rozrachunkowych wskazano w zakresie prowadzenia ewidencji szczegółowej wg potrzeb jednostki – zapis taki nie może być uznany za określenie sposobu prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy. Stwierdzono, że w praktyce nie jest prowadzona ewidencja analityczna do szeregu kont, co zostało opisane na str. 15-16 protokołu kontroli:

- konto 134 „Kredyty bankowe” w księgach budżetu – ewidencja szczegółowa powinna umożliwiać ustalenie stanu zadłużenia według umów kredytowych; w 2012 r. ewidencja nie była prowadzona, od 2013 r. założono ewidencję analityczną według umów,

- konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w księgach budżetu – ewidencja szczegółowa powinna umożliwiać ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów,

- konto 139 „Inne rachunki bankowe” w księgach Urzędu – ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego a także według kontrahentów,

- konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w ewidencji Urzędu – ewidencja szczegółowa powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów; badana jednostka wydzieliła na tym koncie ewidencję tylko dla 11 kontrahentów (np. PGE Białystok, Poczta Polska, Orlen, Centertel), natomiast pozostałych ujęła na koncie 201-13 „Pozostali” w treści zapisu wskazując czego dotyczy wydatek bez wskazania kontrahenta,

- konto 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” w ewidencji Urzędu – ewidencja szczegółowa powinna zapewnić możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek oraz przeznaczenia tych środków,

- konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu – ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów; badana jednostka prowadzi niepełną ewidencję szczegółową, np. na koncie 240-01 ewidencjonuje się: wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wpłaty od mieszkańców za przydomowe oczyszczalnie.

         Oprócz braku ewidencji analitycznej, wymaganej zasadami funkcjonowania poszczególnych kont określonymi w załącznikach nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, stwierdzono również inne nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające zarówno przepisy przywołanego rozporządzenia, jak i ustawy o rachunkowości, poprzez:

a) niesporządzanie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, co dotyczyło kont pomocniczych dotyczących należności z tytułu dochodów innych niż podatkowe (najem, dzierżawa, użytkowanie wieczyste, usługi); naruszono tym samym art. 13 ust. 1 pkt 4 i art. 18 ust. 2 ustawy – str. 17 protokołu kontroli,

b) niewskazywanie w zapisach księgowych daty dowodu księgowego, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, oraz datę zapisu; ponadto z ustaleń kontroli wynika, że podawane w zapisach daty jako „data dokumentu” i „data księgowania” są tożsame – str. 18-19 protokołu kontroli,

c) księgowanie operacji w księgach niezgodnie z dekretem umieszczonym na dowodzie źródłowym, wbrew przepisowi art. 24 ust. 3 ustawy stanowiącemu, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe – str. 19-20 protokołu kontroli,

d) niezachowanie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy, wyrażającej się tym, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty; w efekcie w księgach 2012 r. i sprawozdaniu Rb-28S za 2012 r. nie wykazano zobowiązań i odpowiadających im kosztów w wysokości 1.107,43 zł; analogicznie na koniec 2011 r. nie wykazano w księgach i sprawozdawczości zobowiązań i odpowiadających im kosztów w wysokości 1.690 zł – str. 20-22 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowe ujęcie w księgach naliczonego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – zaliczono go bowiem w koszty w momencie przekazania środków na rachunek Funduszu, co jest niezgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji; ustalony odpis na początek roku powinien być zaksięgowany w koszty jednostki oraz jako zobowiązanie wobec Funduszu – str. 20-21 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowe ewidencjonowanie rozchodów (wypłat) z kasy Urzędu, co zostało opisane w na str. 22-23 protokołu kontroli; w konsekwencji obroty na koncie 101-01 „Kasa-pobrania” były zerowe, co nie ma uzasadnienia w faktycznym przebiegu zdarzeń; operacje księgowano niezgodnie z danymi wynikającymi z dokumentów stanowiących podstawę zapisu:

- wyciąg bankowy (pobranie gotówki do kasy) Wn 101 – Ma 141 „Środki pieniężne w drodze” oraz Wn 141 – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”,

- wypłaty z kasy Wn konto zespołu 2 lub 4 – Ma 130,

- ogólna kwota wypłat dokonanych z kasy zapisami ujemnymi Wn 101 – Ma 141 oraz Wn 141 – Ma 130,

g) błędne ewidencjonowanie dotacji budżetowych przekazanych instytucjom kultury, co polegało na księgowaniu jedynie części przekazanych dotacji na koncie 224; większość dotacji księgowana była bezpośrednio na stronie Wn konta 810. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia księgowania na stronie Wn konta 810 należy dokonywać dla dotacji uznanej za wykorzystaną lub rozliczoną, w korespondencji z kontem 224, na którym ujmuje się wartość dotacji przekazanej – str. 23-24 protokołu kontroli,

h) zaksięgowanie nadpłaty z tytułu udziałów gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”, zamiast na koncie 221 jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 24 protokołu kontroli,

i) nieujęcie w księgach zobowiązania z tytułu opłaty za składowanie odpadów w miejscu na ten cel nieprzeznaczonym, nałożonej decyzją Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego z dnia 25 listopada 2009 r. w wysokości 95.045 zł; spłata zobowiązania została rozłożona na cztery roczne raty. Raty przypadające do spłaty w latach 2010-2012 w łącznej kwocie 75.045 zł nie zostały zaksięgowane jako zobowiązanie na koncie rozrachunkowym, co spowodowało, że w sprawozdaniach Rb-28S za te lata oraz w bilansach Urzędu nie zostały wykazane zobowiązania: w 2009 r. w kwocie 75.045 zł, w 2010 r. – 50.029,90 zł, w 2011 r. – 25.014,90 zł. Tym samym księgi nie przedstawiały rzeczywistego stanu zobowiązań jednostki, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy – str. 24 protokołu kontroli,

j) nieprawidłową ewidencję na kontach 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w księgach budżetu, polegającą na tym, że kwota 196.984,83 zł dotycząca zrealizowanych w 2012 r. przez Urząd Gminy dochodów została przeksięgowana z konta 222 na konto 223, co spowodowało, że konta te na dzień 31 grudnia 2012 r. wykazywały stany zerowe. W rzeczywistości dochody w kwocie 196.984,83 zł zostały przeznaczone na pokrycie wydatków bieżących jednostki. Odnosząc się do powyższych ustaleń Skarbnik w wyjaśnieniu podała jako przyczynę błędu m.in. natłok obowiązków spowodowany tym, że pod nieobecność pracownika prowadzącego księgi Urzędu (od kwietnia do grudnia 2012 r.) prowadziła jednocześnie księgi budżetu i Urzędu, w efekcie Na koniec roku źle obliczyłam stan dochodów, gdyż dochody i wydatki w 2012 roku były realizowane na tym samym koncie bankowym (od 2013 r. funkcjonują dwa odrębne) i przekazałam do budżetu zbyt małą kwotę. Z nieprzekazanych dochodów zostały pokryte wydatki jednostki.

         Nieodprowadzenie dochodów do budżetu oraz wydatkowanie zgromadzonych tytułem dochodów środków w ramach realizacji planu wydatków jednostki budżetowej stanowi naruszenie zasady wyrażonej art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), zaś dokonane w związku z tym operacje księgowe naruszają prawem określone zasady funkcjonowania kont. Urząd Gminy będący jednostką budżetową może realizować wydatki wyłącznie ze środków przekazanych z budżetu – str. 153-154 protokołu kontroli.

         Podczas kontroli prawidłowości sporządzania raportów kasowych oraz dowodów kasowych stwierdzono, że w jednym przypadku gotówka pobrana z kasy nie została pokwitowana przez odbiorcę. Dotyczyło to wypłaty ekwiwalentu dla strażaka biorącego udział w akcji w kwocie 68,32 zł, który złożył do protokołu oświadczenie, że osobiście odebrał ekwiwalent, lecz przez roztargnienie zapomniał potwierdzić odbiór gotówki. Obowiązek potwierdzania odbioru gotówki z kasy wynika z § 10 pkt 5 instrukcji kasowej. Z kolei art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać podpis osoby, której wydano składniki aktywów. Kasjer wyjaśnił popełniony błąd nieuwagą – str. 29-30 protokołu kontroli.

         W zakresie wykonania budżetu gminy za 2012 r. stwierdzono, że ostateczna wersja uchwały budżetowej przewidywała realizację dochodów w wysokości 17.741.640 zł i wydatków na poziomie 19.141.384 zł. Plan dochodów wykonano w wysokości 14.308.243,43 zł (80,64%), zaś wydatków w wysokości 13.936.980,97zł (72,81%). Planowany deficyt w wysokości 1.399.744 zł nie został osiągnięty – wykonanie budżetu zamknęło się faktycznie nadwyżką na kwotę 371.262,46zł.

         Pierwotnie w budżecie zaplanowano zaciągnięcie kredytów i pożyczek w wysokości 3.581.681 zł, przeznaczonych na pokrycie planowanego deficytu – 3.131.681 zł oraz na spłatę rat kredytów – 450.000 zł. Uchwałą Nr XII/83/2012 Rady Gminy Filipów z dnia 30 marca 2012 r. dokonano zmian w planie dochodów i wydatków, co spowodowało, że planowany w budżecie deficyt zmniejszył się do kwoty 2.515.839 zł – miał on być pokryty kredytem w wysokości 2.327.100 zł i wolnymi środkami w wysokości 188.739 zł. Łączna kwota przychodów z tytułu planowanych do zaciągnięcia kredytów wynosiła 2.777.100 zł (2.327.100 zł na pokrycie deficytu i 450.000 zł na spłatę rat kredytów zaciągniętych w poprzednich latach). Kolejna zmiana budżetu mająca wpływ na planowany wynik budżetu miała miejsce w dniu 5 listopada 2012 r. – Rada Gminy Filipów uchwałą Nr XVI/114/2012 ustaliła planowany deficyt w wysokości 1.399.744 zł, który miał być pokryty zaciągniętym kredytem w wysokości 1.211.005 zł i wolnymi środkami w wysokości 188.739 zł. Łączna kwota przychodów z tytułu planowanych do zaciągnięcia kredytów wynosiła 1.661.005 zł (w tym 450.000 zł na spłatę rat wcześniej zaciągniętych kredytów).

         Wykonanie przychodów nastąpiło w 100% – kredyt planowany do zaciągnięcia ostatecznie w wysokości 1.661.005 zł został zaciągnięty w tej wysokości. Umowa kredytu została podpisana 10 grudnia 2012 r., zaś bank przekazał środki na rachunek budżetu w 2 transzach – w dniu 13 grudnia 2012 r. kwotę 400.000 zł (środki zostały określone jako przeznaczone na opłacenie faktury za przebudowę drogi gminnej) i w dniu 31 grudnia 2012 r. kwotę 1.261.005 zł (kwotę 811.005 zł określono jako przeznaczoną na budowę Gminnego Centrum Kultury w Filipowie, zaś 450.000 zł jako przeznaczoną na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów).

         W trakcie kontroli zwrócono uwagę na niskie wykonanie dochodów i wydatków budżetowych w stosunku do planu, które w większości było związane z niewykonaniem zaplanowanych dochodów i wydatków majątkowych. W 2012 r. nie wykonano dochodów na łączną kwotę 3.433.396,57 zł i wydatków na łączną kwotę 5.204.403,03 zł. Niezrealizowane dochody głównie dotyczyły rozdziału 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi” par. 6280 „Środki otrzymane od pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych”. W tym rozdziale plan po zmianach wynosił 3.548.001,31 zł, a został wykonany w wysokości 189.420,41 zł (niewykonanie dochodów wyniosło 3.358.580,90 zł). Dochody te miały pochodzić z głównie z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Białymstoku na dofinansowanie dwóch zadań: „Budowa przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Filipów” oraz „Sieć wod.-kan. wraz z oczyszczalnią ścieków w miejscowości Filipów – etap 2”. Plan wydatków w rozdziale 01010 wynosił po zmianach 4.111.185 zł i został wykonany w kwocie 189.599,42 zł. Niewykonane wydatki wynoszące 3.921.585,58 zł dotyczyły niezrealizowanej inwestycji, która miała być pokryta środkami z WFOŚiGW. Inwestycja z powodu złych warunków atmosferycznych nie została wykonana w 2012 r. Na kwotę niewykonanych wydatków budżetu składały się też m.in. przesunięta do zakończenia w 2013 r. inwestycja pn. „Budowa Gminnego Centrum Kultury”, na realizację której nie wydano w 2012 r. planowanej kwoty 521.109,75 zł, niewykorzystane środki na realizację zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi oraz zarządzania kryzysowego – 53.000 zł, niezrealizowane remonty dróg gminnych – ok. 205.000 zł, niezrealizowany plan rekultywacji wysypiska śmieci – 54.000 zł.

         W kontekście przedstawionego opisu uzasadnione wątpliwości budzi rzetelność monitorowania faktycznej realizacji założeń uchwały budżetowej, dotyczących przede wszystkim realności planowanych dochodów i wydatków. Postanowień uchwały budżetowej nie dostosowano bowiem w całości do faktycznego przebiegu realizacji jej pierwotnych postanowień w roku budżetowym. Należyte monitorowanie bieżącej realizacji budżetu i związanych z tym potrzeb w zakresie finansowania wydatków i rozchodów nie powinno – według ustaleń kontroli – skutkować potrzebą zaciągnięcia przez gminę w dniu 10 grudnia 2012 r. przewidzianego w uchwale budżetowej kredytu – 2 transza kredytu na kwotę 1.261.005 zł została przekazana przez bank 31 grudnia 2012 r. Według danych sprawozdania Rb-NDS za 2012 r. wykonanie „finansowania”, rozumianego – w świetle § 10 pkt 4 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – jako różnica pomiędzy przychodami ogółem a rozchodami ogółem, której wysokość powinna zapewnić pokrycie kwoty deficytu w przypadku jego wystąpienia, stanowiło kwotę dodatnią w wysokości 1.399.744,19 zł (tzw. nadwyżka „finansowania”). Jednocześnie stan środków pieniężnych na rachunku budżetu gminy na koniec 2012 r. wynosił 2.010.133,96 zł (w tym środki niewykorzystanych dotacji – 724,74 zł oraz środki subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku – 263.861 zł). Na tej podstawie można wysunąć wniosek o zaciągnięciu zobowiązania zaliczanego do długu ponad potrzeby wynikające z faktycznej konieczności opłacenia wydatków lub sfinansowania rozchodów budżetu na 2012 r., co skutkuje m.in. koniecznością ponoszenia kosztów z tytułu obsługi zadłużenia niewykorzystanego na finansowanie budżetu – str. 39-44 protokołu kontroli.

         W zakresie gospodarowania rzeczowymi aktywami obrotowymi stwierdzono, że zakupione paliwo księgowane było w koszty w momencie zakupu. Z rozliczenia paliwa na dzień 31 grudnia 2012 r. wynika, że w 12 samochodach oraz innych urządzeniach (m.in. kosiarka, motopompy, pilarka) pozostało paliwo w łącznej ilości 1.213,49 litra, co stanowiło równowartość około 6.674 zł. Zapas paliwa nie został wyceniony i ujęty na koncie 310 „Materiały” z jednoczesną korektą kosztów, jak tego wymaga art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W wyjaśnieniu złożonym na okoliczność zaniechania wyceny paliwa Skarbnik Gminy wskazuje, że Spis niezużytego paliwa wg stanu na 31.12.2012r. został przeprowadzony tylko ilościowo na podstawie kart drogowych kierowców, a zakupione paliwo było ujęte bezpośrednio w koszty na koncie 401 zużycie materiałów i energii. Niezaewidencjonowanie paliwa na koniec roku na koncie 310 wynika z faktu, iż koszt paliwa ok. 6.674,19zł jest nikły w stosunku do poniesionych kosztów materiałów i nie ma dużego wpływy na wynik finansowy jednostki. Odnosząc się do wyjaśnienia Skarbnika należy wskazać, że spisania stanów paliwa z kart drogowych nie można uznać za przeprowadzenie spisu z natury w świetle art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Nie negując zaś tezy o nikłym wpływie zaniechania wyceny na wynik finansowy jednostki, zwrócić uwagę należy, że uproszczenia przyjmowane przez jednostkę w ramach zasady istotności, o której mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, powinny być uregulowane w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości.

Komisja inwentaryzująca paliwo sporządziła takie dokumenty jak protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji oraz protokół różnic inwentaryzacyjnych, które zostały podpisane przez Skarbnika i zatwierdzone przez Pana Wójta. Sporządzanie takich protokołów jest bezzasadne wobec przyjęcia metody spisywania paliwa w koszty w momencie zakupu. Brak bowiem na koncie 310 danych ewidencyjnych, z którymi można porównać spisane stany i dokonać ich oceny pod kątem wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych.

         Kontrola wykazała ponadto, że w jednym przypadku, dotyczącym ciągnika ZETOR, wykazany został na koniec 2012 r. stan paliwa w tym pojeździe wyższy niż to wynika z pojemności zbiornika. Wielkość zbiornika w tym pojeździe wynosi 90 litrów, natomiast wykazano na koniec 2012 r. 153,5 litra. Wyjaśniono kontrolującym, że w grudniu 2012 r. został zlikwidowany punkt tankowania w Filipowie i pojazdy tankowały od tego czasu w Kowalach Oleckich – miejscowości oddalonej o 14 km od Filipowa. W związku z tym kierowca oprócz tankowania do baku pobierał paliwo do kanistrów, aby uniknąć jazdy do punku tankowania. W związku z tym stan paliwa dla ciągnika był wyższy niż wielkość zbiornika. W świetle wyjaśnień zapas ten nie powinien być wykazany jako zapas w pojeździe – str. 118-120 protokołu kontroli.

         W zakresie realizacji wydatków na podróże służbowe stwierdzono, że stosowaną w okresie objętym kontrolą umowę na czas nieokreślony na używanie samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych zawarł z Panem Wójtem w 2008 r. ówczesny Przewodniczący Rady Gminy, co obecnie narusza przepis art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy, w drodze uchwały. Zwrot kosztów używania prywatnych samochodów dokonywany jest w przypadku jazd lokalnych na podstawie umowy cywilnoprawnej zawieranej między pracodawcą i pracownikiem, co wynika z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1414, ze zm.). Ustalenie wysokości ryczałtu za jazdy lokalne stanowi zatem czynność z zakresu prawa pracy, która powinna być wykonana przez wyznaczoną przez Pana osobę zastępującą lub Sekretarza Gminy – str. 126-127 protokołu kontroli.

         Ponadto stwierdzono uchybienia w zlecaniu podróży służbowych i rozliczaniu ich kosztów (str. 127-128 protokołu kontroli), polegające na:

a) niewskazywaniu środka lokomocji przeznaczonego do odbycia podróży – 3 przypadki,

b) niewskazywaniu godziny wyjazdu i powrotu z podróży – 2 przypadki,

c) niedokonaniu kontroli rozliczenia kosztów podróży pod względem formalno-rachunkowym – 1 przypadek,

d) niewskazaniu w poleceniu wyjazdu służbowego pojemności skokowej silnika samochodu – 1 przypadek,

e) braku podpisu osoby zlecającej wyjazd – 2 przypadki,

f) wypłaceniu kosztów podróży po upływie 14 dni od zakończeniu podróży – 1 przypadek.

         Zgodnie z ustaleniami instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli oraz archiwizowania dowodów księgowych obowiązującej w Urzędzie Gminy polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik sekretariatu a podpisuje Wójt lub Sekretarz (w przypadku Wójta Sekretarz Gminy), który określa termin i miejsce podróży służbowej, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, cel podróży służbowej i rodzaj środka lokomocji jakim pracownik może podróżować. Natomiast instrukcja podstawowych zasad gospodarki kasowej w Urzędzie określa w § 10 pkt 2 i 4, że do obowiązków kasjera należy sprawdzenie czy dokumenty zawierają podpisy osób sprawdzających. Dokumenty źródłowe nie odpowiadające tym warunkom nie mogą być przyjęte do wypłaty.

Uchybienia te naruszały również postanowienia obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.):

- brak godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży uniemożliwia ustalenie czy pracownikowi przysługiwała dieta na podstawie § 4 rozporządzenia; obecnie analogiczne regulacje zawiera § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167),

- według § 2 rozporządzenia środek właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę miał określać pracodawca (obecnie § 3 ust. 1 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r.),

- § 8a ust. 2 rozporządzenia wymagał od pracownika dokonania rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (obecnie § 5 ust. 1 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r.).

         W zakresie zagadnienia podróży służbowych stwierdzono też, że w większości przypadków pracownicy odbywali podróż służbową własnymi samochodami. Wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu podczas podróży służbowej została ustalona zarządzeniem Pana Wójta Nr 1/2012 z dnia 5 stycznia 2012 r. Wynika z niego, że zwrot kosztów podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością Urzędu Gminy Filipów następuje według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu: 0,600 zł jeżeli samochodem podróżuje jeden pracownik i 0,800 zł jeżeli samochodem podróżuje dwóch lub więcej pracowników. W treści zarządzenia nie zróżnicował Pan stawek w zależności od pojemności skokowej silnika samochodu, co może prowadzić do naruszenia § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w zw. z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), które różnicują stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu w zależności od pojemności skokowej silnika – do 900 cm³ i powyżej 900 cm³. Brak zróżnicowania stawek powoduje, że zastosowanie regulacji wewnętrznych przy odbywaniu podróży samochodem o pojemności silnika poniżej 900 cm³ spowoduje przekroczenie stawki maksymalnej określonej przywołanymi przepisami.

         Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej (str. 110, 134-135 i 151-152 protokołu kontroli), określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wynika, że błędnie zaliczono:

a) do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” wydatek na zakup pieca c.o. wraz z przewozem i montażem o łącznej wartości 22.398,30 zł oraz wydatek poniesiony na zakup pompy głębinowej do hydroforni o wartości 11.070 zł, zamiast do par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”,

b) wydatki w kwocie 3.880,40 zł na realizację porozumień zawartych z miastem Suwałki na prowadzenie zadań publicznych z zakresu realizacji obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego przez dziecko z terenu gminy Filipów w publicznym przedszkolu funkcjonującym na terenie miasta Suwałki oraz na prowadzenie zadań publicznych z zakresu organizacji zajęć wczesnego wspomagania rozwoju dziecka dla dzieci z terenu gminy Filipów oraz w kwocie 4.212,72 zł na realizację porozumień zawartych z miastem Suwałki na prowadzenie nauczania religii Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego dla uczniów z terenu gminy Filipów – do par. 4330 „Zakup usług przez jednostki samorządu terytorialnego od innych jednostek samorządu terytorialnego”, zamiast do par. 2310 „Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”. Formą finansowania porozumień zawieranych między gminami w celu przekazania zadań jest dotacja celowa, co wynika m.in. z art. 46 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 ze zm.),

c) dochody w kwocie 3.414 zł z najmu sali konferencyjnej i świetlicy wiejskiej do par. 0830 „Wpływy z usług”, zamiast do par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych...”.

         Badając dochody z majątku gminy ustalono, że na terenie gminy Filipów obowiązują zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata określone uchwałą Nr XXXI/206/10 Rady Gminy Filipów z dnia 30 lipca 2010 r. Treść uchwały nie uwzględnia jednak zmienionego z dniem 22 października 2007 r. brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, który nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 93 protokołu kontroli.

         Kontrola realizacji dochodów z najmu lokali użytkowych wykazała, że we wszystkich zbadanych przypadkach wnioski najemców o przedłużenie dotychczasowych umów najmu nie zostały złożone w terminie wskazanym w § 10 ust. 2 pkt 6 uchwały Rady Gminy z dnia 30 lipca 2010 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości…, tj. na miesiąc przed wygaśnięciem dotychczas obowiązującej umowy – str. 105-106 protokołu kontroli.

         Analiza prawidłowości zawierania umów dzierżawy gruntów oraz wyliczania czynszu dzierżawnego wykazała błędne ustalenie wysokości czynszu w okresie objętym kontrolą – w 26 przypadkach na 28 sprawdzonych pozycji. Polegało to na ustalaniu wysokość czynszu odrębnie dla każdej działki będącej przedmiotem danej umowy. Była to praktyka nie znajdująca uzasadnienia w uregulowaniach wynikających z zarządzenia Nr 226/10 Wójta Gminy Filipów z dnia 10 września 2010 r., które ustalało wysokość czynszu dzierżawnego w 2012 r. za 0,01 ha gruntów na kwotę 0,40 zł, jednak nie mniej niż 15 zł rocznie. Pojęcie czynszu dzierżawnego w świetle art. 693 § 1 Kodeksu cywilnego należy definiować jako świadczenie wynikające z umowy dzierżawy, której przedmiot określano (wedle załączonych do protokołu kontroli umów) np. jako nieruchomość rolna, składająca się z działek nr 2118 i 2119. Postanowienia zarządzenia w zakresie minimalnej wysokości czynszu należało zatem w okresie objętym kontrolą odnosić do kwoty czynszu wynikającego z danej umowy dzierżawy, a nie każdej działki odrębnie (jeżeli przedmiotem umowy jest więcej niż jedna działka gruntu). W wyniku kontroli stwierdzono zawyżenie czynszu za 2012 r. na kwotę 364 zł. Szczegółowe wyliczenie skutków finansowych zawarto na str. 101-102 protokołu kontroli.

         Jak wynika z ustaleń kontroli, w dniu 20 marca 2013 r. wydał Pan kolejne zarządzenie w sprawie ustalenia wysokości czynszu dzierżawnego. Z jego regulacji wynika obecnie jednoznacznie, że minimalna wysokość czynszu ustalona na 18 zł dotyczy „każdej działki gruntu”, co należy uznać za przepis upoważniający do naliczania wysokości czynszu jako sumy czynszu za poszczególne działki objęte umową dzierżawy. Zarządzenie to ustala także obowiązek dokonywania waloryzacji czynszu – w okresie objętym kontrolą brak było regulacji w tym zakresie.

W wyniku kontroli dochodów z opłat za utrzymanie i eksploatację wodociągów gminnych ustalono, że w umowie zawartej z przedsiębiorcą (Zakładem Instalacji Sanitarnych w Filipowie) w dniu 4 grudnia 2008 r. na okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2014 r. wysokość opłaty określono na 10% ceny jednostkowej sprzedanej wody. Aneksem nr 2 do umowy, zawartym w dniu 12 listopada 2012 r. zmieniono wysokość opłaty z 10% na 4% ceny jednostkowej sprzedanej wody – obniżona stawka miała zastosowanie do wpłat wnoszonych w 2013 r. Obniżenie opłaty Pan Wójt w złożonym wyjaśnieniu motywuje stratami przedsiębiorcy wynikającymi z niepodnoszenia ceny za odprowadzane ścieki, której podniesienie mogłoby spowodować odstraszenie odbiorców od podłączenia. W związku z tym, że w zawartej z przedsiębiorcą umowie nie określono zasad weryfikacji rzetelności dokonywanych przez przedsiębiorcę wyliczeń należnej gminie opłaty, przedsiębiorca nie przedkładał żadnych dokumentów pozwalających potwierdzić prawidłowość ustalonej kwoty (np. stanu liczników w poszczególnych okresach, obrazujących ilość sprzedanej wody). W trakcie kontroli, w dniu 17 grudnia 2013 r., przedsiębiorca przedłożył wykaz sprzedaży wody (bez wskazań liczników na początek i koniec okresu rozliczeniowego, a więc nie udokumentowany) z wyliczeniem opłaty, uregulował także należne odsetki za zwłokę we wnoszeniu opłat za 2012 r., które zostały naliczone dopiero w trakcie kontroli i wyniosły 317,84 zł. Aneksem do umowy podpisanym w trakcie kontroli, w dniu 31 grudnia 2013 r., zobowiązano przedsiębiorcę do przedkładania informacji o dobowej produkcji i sprzedaży wody przez wodociągi z poszczególnych hydroforni za każdy miesiąc, w terminie do 5-ego dnia każdego miesiąca. Uregulowano również sprawy związane z przeprowadzaniem kontroli prawidłowości rozliczeń przez komisję powołaną do tego celu – str. 94-96 protokołu kontroli.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące dochodów z najmu autobusów i stwierdzono, że zarządzeniem Wójta Nr 18/09 z dnia 23 lipca 2009 r. ustalono stawki za najem autobusów m.in. dla Urzędu Gminy Filipów oraz gminnych jednostek organizacyjnych. W związku z tym, że autobusy stanowią własność kontrolowanej jednostki bezzasadne jest określanie stawek za najem autobusów dla Urzędu Gminy Filipów (umowy „najmu” musiałby podpisywać Pan „sam ze sobą”). W trakcie kontroli nie stwierdzono zawierania „umów najmu” z Urzędem Gminy Filipów.

Ustalono także, iż w zawieranych umowach najmu autobusów oprócz określenia trasy wyjazdu oraz sposobu wyliczenia opłaty za najem dodatkowo zobowiązywano wynajmującego aby ponosił koszty związane z dietą kierowcy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Zapis dotyczący diety należnej kierowcy na podstawie umowy najmu autobusu również należy uznać za bezzasadny. Umowy zawierane w 2013 r. takiego zapisu już nie posiadały. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynika, że wypłata diet z tego tytułu nie miała miejsca w 2012 r. – str. 97-98 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji dochodów z najmu autobusów stwierdzono nienaliczenie należnych gminie odsetek w kwocie 10,27 zł z tytułu nieterminowej płatności. Przypadki nienaliczenia i nieujęcia w księgach należnych gminie odsetek wystąpiły także w zakresie dochodów z najmu lokali – str. 98 i 103-106 protokołu kontroli. Naruszono tym samym § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, zobowiązujący do ujmowania w księgach odsetek należnych jednostce na koniec każdego kwartału oraz w momencie zapłaty, a także art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązujący jednostkę sektora finansów publicznych do ustalania i dochodzenia wszystkich przypadających jej należności.

         Badając procedurę ustalenia stawek za dostawę energii cieplnej stwierdzono, że najemcy lokali mieszkalnych byli rozliczani w oparciu o stawki określone przez Pan Wójta w drodze zarządzenia. Do umów zawieranych przed 1 maja 2011 r. zastosowanie miała stawka 4,20 zł za 1m² powierzchni użytkowej mieszkania, zaś po tej dacie – 4,31 zł za 1 m². Kontrola wykazała jednakże, iż nie dokonywano rozliczenia wpłat w stosunku do faktycznych kosztów wytworzenia energii cieplnej. Należy wskazać, że pobierane opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu kosztów za dany okres rozliczeniowy. Zgodnie z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) wysokość opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. Brak bieżącej kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości wnoszonych przez najemców opłat – str. 111 protokołu kontroli.

Analiza podstaw władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne wykazała, Zespół Szkół w Filipowie włada nieruchomością gruntową, budynkiem szkoły, „Domem Nauczyciela” z lokalami mieszkalnymi oraz budynkiem gospodarczym. Jako podstawę prawną władania okazano kontrolującym pełnomocnictwo udzielone dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Filipowie uchwałą Nr 17/96 Zarządu Gminy w Filipowie z dnia 31 października 1996 r. Należy wskazać, że prawną formą gospodarowania nieruchomościami przez jednostki nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustalany w drodze decyzji administracyjnej, co wynika z art. 43 w zw. z art. 45 i art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 143-144 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Kontrola przeprowadzona w zakresie powszechności doręczania decyzji wymiarowych wykazała przypadek braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonej decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego na kwotę 123 zł). Z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że podatnik nie żyje. W tym przypadku organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 83 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań podatkowych opłacanych przez osoby fizyczne wykazało nieprawidłowości polegające m.in. na doręczaniu decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego po terminie umożliwiającym podatnikom zapłatę I raty zobowiązania podatkowego w ustawowym terminie, co w wielu przypadkach miało również wpływ na terminowość wpłaty I raty zobowiązania pieniężnego (w badanej próbie 41 nakazów płatniczych na kwotę 5.954 zł doręczono średnio 7,9 dni po terminie). Zgodnie z art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia decyzji wymiarowej, o czym informacja była zawarta w decyzji – str. 81-82 protokołu kontroli.

Następnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły nieprowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Jak wyszczególniono w opisie na str. 52-54, 61 i 66 protokołu kontroli, informacji nie wyegzekwowano od 69 podatników podatku rolnego (24,03% sprawdzonych pozycji – wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 11.405 zł), 22 podatników podatku od nieruchomości (16,18% sprawdzonych pozycji – wymiar w wysokości 12.538 zł) oraz 33 podatników podatku leśnego (40,77% sprawdzonych pozycji – wymiar 777 zł). Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465).

Działania kontrolne prowadzone w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowały zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień w omawianej należności. Stwierdzona w tym obszarze nieprawidłowość dotyczyła braku weryfikacji faktur dołączonych do wniosku o przyznanie ulgi inwestycyjnej (decyzja BF.31110-3/2010 z dnia 18 stycznia 2011 r.):

- w pozycji 1 zestawienia (faktura VAT 251/2008/K z dnia 22 września 2008 r. na kwotę 7.729,92 zł) ujęto kwotę 13.801,13 zł zawyżając podstawę naliczenia ulgi o kwotę 6.071,21 zł, a kwotę ulgi o 1.517,80 zł,

- w pozycji 4 (faktura VAT 26/08/2008 z dnia 29 sierpnia 2008 r. na kwotę 16.200 zł) ujęto kwotę 13.278,69 zł zaniżając podstawę naliczenia ulgi o kwotę 2.921,31 zł, a kwotę ulgi o 730,33 zł.

Stwierdzono także, iż we wszystkich badanych przypadkach komisja badająca prawidłowość wykonania inwestycji nie posiadała upoważnienia do przeprowadzania kontroli. Narusza to przepis art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej, w myśl którego wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia – str. 57 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień z zakresu prawidłowości opodatkowania osób fizycznych podatkiem od nieruchomości wykazało następujące uchybienia (str. 66 protokołu kontroli):

- opodatkowano zawyżoną o 4 m² powierzchnię budynku mieszkalnego, który jest w posiadaniu podatnika o nr ewid. 1070/26-00037; zawyżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 2 zł (4 m² x 0,45 zł),

- opodatkowano zaniżoną o 40,99 m² powierzchnię budynku mieszkalnego, który jest w posiadaniu podatnika o nr ewid. 998/08-14121, zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 18 zł (40,99 m² x 0,45 zł),

- opodatkowano zawyżoną o 7 m² powierzchnię budynku mieszkalnego, który jest w posiadaniu podatnika o nr ewid. 1261/08-00063 zawyżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 3 zł (7 m² x 0,45 zł),

- nie opodatkowano budynku mieszkalnego o powierzchni 150 m², który jest w posiadaniu podatnika o nr ewid.1776/08-0000063, zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 68 zł (150 m² x 0,45 zł),

- nieopodatkowanie gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 45 m² będących w posiadaniu podatnika o nr ewid. 3504, zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 29 zł (45m² x 0,64 zł).

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek od nieruchomości oraz na podatek od środków transportowych od osób fizycznych. Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy ze znacznym opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w wielu przypadkach skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku – str. 69 i 73-74 protokołu kontroli.

Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że podatnik, o nr ewidencyjnych 879/4/3 zadeklarował od 2 ciągników siodłowych podatek niezgodny ze stawką wynikającą z uchwały Rady Gminy. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wyniosło ogółem 206 zł – str. 74 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień z zakresu prawidłowości opodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości pozwoliło ustalić, że 5 deklaracji złożonych zostało przez osoby fizyczne (podatnicy o nr ewidencyjnych 9371/32/40, 33/32/40, 11377/32/40, 11270/32/40, 10572/32/40). W myśl art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) podatek od nieruchomości na rok podatkowy od osób fizycznych ustala w drodze decyzji organ podatkowy właściwy ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania. Podatek jest płatny w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminach do dnia: 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. W związku z powyższym wymienieni podatnicy winni złożyć informacje o posiadanych nieruchomościach, zaś organ podatkowy ustalić podatek w drodze decyzji – str. 70 protokołu kontroli.

Z ustaleń wynika, że w 2012 r. organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Przywołany przepis stanowi, że organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem § 3, przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych (kontrolowanych). Brak przeprowadzania kontroli podatkowych może mieć zasadnicze znaczenie przy prawidłowym wymiarze należności podatkowych. W myśl wskazań art. 281 § 2 ustawy celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego – str. 91 protokołu kontroli.

         Ustalono także, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.). Gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) wynika, że jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Przepisy nie określają wysokości kwoty zaległości, od której należy bezwzględnie prowadzić działania egzekucyjne. Również przepisy wewnętrzne kontrolowanej jednostki nie regulują zasad prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych. Z konstrukcji przepisów zawartych w ustawie i rozporządzeniu wynika, że działania windykacyjne mają być podejmowane systematycznie i niezwłocznie, tj. w najbliższym możliwym terminie po uzyskaniu informacji o nieopłaceniu podatku. Brak określenia w przepisach powszechnie obowiązujących ścisłych terminów pozwala, aby organ podatkowy, mając na uwadze m. in. możliwości organizacyjne (kadrowe), doprecyzował zasady i terminy prowadzenia tych czynności, z uwzględnieniem obowiązku dbałości o kompletność dochodów budżetu gminy. 

Na dzień 31 grudnia 2012 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła:

- w podatku od nieruchomości od osób prawnych 12.860,54 zł – str. 71 protokołu kontroli,

- w podatku od środków transportowych od osób fizycznych 1.447,80 zł – str. 74 protokołu kontroli,

- w łącznym zobowiązaniu pieniężnym 9.664 zł – str. 87 protokołu kontroli.

Nieprawidłowość stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyła ona przypadku nieobciążenia odsetkami za zwłokę przy wpłacie wniesionej po terminie płatności, co narusza przepisy art. 53 Ordynacji podatkowej – str. 86 protokołu kontroli,

Badaniu poddano prawidłowość sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2012 r. i stwierdzono zawyżenie skutków finansowych, w niżej wskazanych pozycjach:

-         w kolumnie 4 (skutki obniżenia górnych stawek podatków, obliczone za okres sprawozdawczy), w wierszu A4 – podatek rolny zawyżono skutki finansowe o kwotę 398,86 zł (jest 392.936,67 zł winno być 392.537,81 zł); jest to wynikiem ujęcia skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych od gruntów będących własnością gminy Filipów,

-         w kolumnie 4 (skutki obniżenia górnych stawek podatków, obliczone za okres sprawozdawczy), w wierszu A7 – podatek od środków transportowych zawyżono skutki finansowe o kwotę 4.879,68 zł (jest 85.197,37 zł winno być 80.317,69 zł); wynika to z ujęcia skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych od przyczep rolników ustawowo zwolnionych od podatku.

Ogółem w omawianym sprawozdaniu zawyżono skutki finansowe o kwotę 5.278,54 zł

Obowiązujące w okresie objętym kontrolą zasady sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-PDP zawarte były w załączniku nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), a obecnie – analogicznie w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości – w załączniku nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 119). Przepisy § 9 obu przywołanych rozporządzeń stanowią, że kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. W trakcie trwania kontroli, w dniu 9 września 2013 r., skorygowane sprawozdanie przekazano do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

Podkreślić należy, że część z ustalonych podczas niniejszej kontroli nieprawidłowości ma charakter powtarzających się, ponieważ nie zostały one wyeliminowane poprzez uwzględnienie wniosków z poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową, mimo poinformowania Izby o podjętych działaniach w tym zakresie – str. 155-156 protokołu kontroli. Nie zostały wykonane zalecenia dotyczące m.in.: określenia metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych, prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 201, rozliczania wpłat za energię cieplną z faktycznie ponoszonymi kosztami, gromadzenia informacji dotyczących podatku rolnego i leśnego, prowadzenia czynności egzekucyjnych w zakresie należności podatkowych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Wójcie – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

2. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) precyzyjne wskazanie metod ewidencji poszczególnych rodzajów materiałów,

b) uzupełnienie zakładowego planu kont Urzędu o konto 245,

c) prawidłowe określenie zasad ewidencji na kontach 310, 224 i 810 w planie kont Urzędu,

d) uzupełnienie opisu poszczególnych kont o zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie kont pomocniczych do wszystkich kont, dla których wymagania w tym zakresie zawiera opis ich funkcjonowania określony przepisami załączników nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

b) sporządzanie na koniec roku zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do konta 221,

c) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

d) wprowadzanie do ksiąg rachunkowych zapisów zgodnie z dekretem umieszczonym na dowodzie źródłowym,

e) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze obowiązek wykazania w księgach upływającego okresu sprawozdawczego i sprawozdaniach za ten okres zobowiązań i związanych z nimi kosztów,

f) księgowanie operacji naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, tj. poprzez ujęcie zobowiązań i kosztów jednostki w momencie naliczenia odpisu,

g) ewidencjonowanie operacji dokonywanych za pośrednictwem kasy w sposób zapewniający odzwierciedlenie w księgach rzeczywistego ich przebiegu; uwzględnienie w tym zakresie uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

h) ujmowanie wszystkich przekazanych dotacji na koncie 224; przeksięgowywanie ich na stronę Wn konta 810 w części uznanej za wykorzystaną lub rozliczoną,

i) ewidencjonowanie zaległości i nadpłat dotyczących udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych na koncie 221,

j) wykazywanie w księgach wszystkich zobowiązań posiadanych przez jednostkę,

k) ujmowanie w księgach wszystkich należnych gminie odsetek na zasadach określonych w § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

4. Zaprzestanie przeznaczania zrealizowanych dochodów na wydatki. Odprowadzanie na rachunek budżetu całości dochodów zrealizowanych przez jednostkę i pokrywanie jej wydatków wyłącznie ze środków przekazanych z rachunku budżetu.

5. Zobowiązanie kasjera do dołożenia większej staranności przy sprawdzaniu prawidłowości dowodów źródłowych poświadczających odbiór gotówki z kasy.

6. Dołożenie większej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu gminy pod kątem przyjętych założeń dotyczących realności planowanych dochodów i wydatków oraz zasadności zaciągania zobowiązań finansowych służących sfinansowaniu deficytu lub spłacie wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

7. Inwentaryzowanie na ostatni dzień roku drogą spisu z natury zapasu materiałów odnoszonych w koszty w momencie zakupu oraz ujmowanie wycenionej wartości ustalonego zapasu na koncie 310 z jednoczesną korektą kosztów. Rozważenie określenia w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości uproszczenia polegającego na zaniechaniu wyceny zapasu ze względu na zasadę istotności, stosownie do wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy.

8. W zakresie zlecania podróży służbowych i rozliczania ich kosztów:

a) zapewnienie, aby wszystkie polecenia wyjazdu opatrzone były podpisem osoby zlecającej wyjazd oraz zawierały wskazanie środka lokomocji właściwego do odbycia podróży,

b) zobowiązanie osób upoważnionych do kontroli prawidłowości rozliczeń kosztów podróży do egzekwowania ujęcia w rozliczeniach czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, danych oraz dokumentowania faktu dokonania kontroli rozliczania pod względem formalno-rachunkowym,

c) zobowiązanie pracowników do przedkładania rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

d) zróżnicowanie w regulacjach wewnętrznych stawek za 1 km przebiegu samochodu prywatnego w podróży służbowej dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³ i powyżej 900 cm³.

9. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania dochodów i wydatków, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

10. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmiany uchwały określającej zasady nabywania, zbywania, obciążania, wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości, dostosowującej zakres jej postanowień do obowiązującego brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, wymagającego uregulowania zasad zawierania umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony.

11. Przedłużanie umów z dotychczasowymi najemcami lokali użytkowych po spełnieniu przez nich warunku terminowego złożenia wniosku w tej sprawie, wymaganego uchwałą Rady Gminy.

12. Naliczanie dzierżawcom nieruchomości czynszu dzierżawnego w sposób wynikający z treści zarządzeń Pana Wójta.

13. Rozliczenie z dzierżawcami nieruchomości gruntowych czynszu dzierżawnego zawyżonego w okresie objętym kontrolą o łączną kwotę 364 zł.

14. Bieżące weryfikowanie prawidłowości opłat wnoszonych przez przedsiębiorcę pełniącego funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego.

15. Rozliczanie wpłat wnoszonych przez najemców na poczet kosztów wytworzenia energii cieplnej względem faktycznie poniesionych kosztów, mając na uwadze postanowienia art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów...

16. Zmianę zarządzenia dotyczącego określenia stawek za najem autobusów stanowiących własność gminy, polegającą na usunięciu postanowień przewidujących możliwość zawarcia umowy najmu z Urzędem Gminy i innymi jednostkami budżetowymi oraz wypłacania kierowcy diety za świadczenie usług przewozowych na podstawie umów najmu.

17. Wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół w Filipowie.

18. Zachowanie terminowości doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

19. Podejmowanie przewidzianych przepisami Ordynacji podatkowej czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

20. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego oraz podatku od nieruchomości.

21. Prawidłowe ustalanie kwoty wydatków stanowiących podstawę udzielenia ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym.

22. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania osób fizycznych podatkiem od nieruchomości z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w tym zakresie.

23. Wyeliminowanie nieprawidłowości w obszarze pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych.

24. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych.

25. Prawidłowe naliczanie odsetek za zwłokę przy wpłatach zobowiązań podatkowych dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.).

26. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy przywołane w części opisowej wystąpienia.

27. Rzetelne sporządzanie sprawozdań Rb-PDP.

28. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach