Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 lutego 2014 roku (znak: RIO.I.6001-15/13), o treści jak niżej:

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Suraż za 2012 rok i inne wybrane okresie, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Surażu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała uchybienia polegające na:

a) bezpodstawnym sporządzaniu dowodów „polecenie księgowania” w przypadku, gdy jednostka posiadała dowody źródłowe dokumentujące operację, np. dla operacji przyjęcia środków trwałych udokumentowanych dowodem OT czy ich przekazania (PT). W świetle przepisów art. 20 ust. 2 ustawy dowód PK jest dowodem wewnętrznym, sporządzanym jako udokumentowanie operacji wewnątrz jednostki – str. 7-8 protokołu kontroli,

b) dokonywaniu w ewidencji księgowej Urzędu zapisów obrazujących realizację dochodów gromadzonych bezpośrednio na rachunku budżetu za pośrednictwem strony Wn konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Zgodnie z określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia zasadami, w przypadku gdy urząd jako jednostka budżetowa nie dysponuje w banku wyodrębnionym rachunkiem bieżącym, to dotyczące urzędu obroty (w tym przypadku związane tylko z dochodami) powinny być księgowane w ewidencji urzędu jako zapis wtórny na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” w korespondencji z właściwym dla danej operacji kontem. Ponadto w takiej sytuacji (dla dochodów ujmowanych na koncie 130 zapisem wtórnym do konta 133) nie powinny w Urzędzie występować zapisy na koncie 222, a saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych dochodów budżetowych podlega przeksięgowaniu ma podstawie sprawozdań Rb-27S na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki” – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) bezpodstawnym zaniechaniu prowadzenia w ewidencji budżetu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, na którym powinny być ujęte operacje dotyczące rozliczenia dochodów realizowanych przez inne niż Urząd jednostki budżetowe, wykazanych w sporządzanych przez te jednostki sprawozdaniach Rb-27S; rozliczenia przekazywanych dochodów księgowano bezpośrednio na koncie 901 „Dochody budżetowe” – str. 16-17 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowym zaewidencjonowaniu na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” naliczonych odsetek od nieopłaconych w terminie należności w wysokości 785.094,15 zł. Należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290 należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 – Ma 290. W trakcie kontroli kwota odsetek ujęta na koncie 290 została przeksięgowana na konto 750 – str. 16 protokołu kontroli,

e) nieujęciu na koncie 221 zaległości (na kwotę 115 zł) i nadpłat (w wysokości 376,83 zł) wynikających z rocznych sprawozdań Rb-27 sporządzonych przez II Urząd Skarbowy w Białymstoku i Ministerstwo Finansów, co skutkowało niewykazaniem ich w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2012 r. Stosowanie do zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym ujmuje się m.in. należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy; zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) – str. 15 protokołu kontroli,

f) zdublowaniu w ewidencji budżetu i Urzędu zobowiązań z tytułu podatku VAT w wysokości 3.847 zł – str. 17 protokołu kontroli,

g) utrzymywaniu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu nierealnego salda Ma wskutek nieprawidłowo prowadzonych rozliczeń dotyczących posiadanych sum depozytowych. Dotyczyło to kwoty 1.737,88 zł uzyskanej przed 2000 r. z tytułu wpłat za tablice rejestracyjne oraz kwoty 2.321,14 zł, na którą składały się odsetki wynikające z umowy rachunku bankowego, na którym były przechowywane wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów. W trakcie trwania kontroli saldo zostało rozliczone poprzez przeniesienie łącznej kwoty 4.059,02 zł na dochody budżetu – str. 16 protokołu kontroli,

h) prowadzeniu ewidencji analitycznej gruntów z naruszeniem przepisów art. 23 ust. 2 ustawy; stwierdzono, że zapisy w niej dokonane nie zawierają daty operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 97-98 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej (opis zawarto na str. 8-10 i 15 protokołu kontroli) przeprowadzona pod kątem przestrzegania przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) wykazała, że:

a) kwotę ujętą w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2012 r. w kolumnie „Dochody otrzymane” zawyżono o przekazany w 2012 r. do urzędu skarbowego podatek VAT w wysokości 35.391,64 zł i zaniżono o sumę 1.430,30 zł stanowiącą różnicę między dochodami zrealizowanymi na rzecz gminy w 2011 r. przez urzędy skarbowe i Ministerstwo Finansów w kwocie 11.602,67 zł, które wpłynęły na rachunek bankowy w 2012 r., a dochodami z tych samych źródeł zrealizowanymi w 2012 r. w kwocie 10.172,37 zł, które wpłynęły w 2013 r. Naruszono tym samym przepisy zawarte w § 3 ust. 1 pkt 5 i ust. 3 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia. Analogiczne regulacje w zakresie wykazywania dochodów otrzymanych obowiązują na podstawie przepisów obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119), które weszło w życie 24 stycznia 2014 r.,

b) w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2012 r. wykazano zaległości (na kwotę 115 zł) i nadpłaty (w wysokości 376,83 zł) wynikające z rocznych sprawozdań Rb-27 sporządzonych przez II Urząd Skarbowy w Białymstoku i Ministerstwo Finansów, mimo że nie wynikały one z jednostkowego sprawozdania Rb-27S sporządzonego na podstawie ewidencji budżetu i Urzędu za 2012 r. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że wymienione należności wykazano w sprawozdaniu zbiorczym na podstawie rocznych sprawozdań Rb-27 sporządzonych przez wymienione podmioty. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o naruszeniu zasady sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych, wyrażonej w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r., a obecnie w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. Nieuwzględnienie zaległości i nadpłat w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S, jak już wyżej wskazano, było efektem nieujęcia ich na koncie 221. Opisywana należność w kwocie 115 zł została też wykazana w łącznym sprawozdaniu Rb-N za 2012 r. pomimo, że nie wynikała z własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N. Zgodnie przepisami § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 ze zm.), sprawozdanie łączne sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych jst i własnego sprawozdania jednostkowego.

Badanie realizacji wpływów za sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków wykazało, że do czasu kontroli nie zostały opłacone należności na łączną kwotę 3.647,17 zł. Z tej kwoty 1.734,03 zł stanowią należności powstałe w latach 2000–2009, zaś 1.913,14 zł dotyczy sum wymagalnych za 2010 r. Wskutek braku należytych działań windykacyjnych (do dłużników wysyłano jedynie wezwania do zapłaty, natomiast nie były podejmowane czynności zmierzające do egzekucji na drodze sądowej) należności te uległy przedawnieniu. Zgodnie z art. 118 k.c. świadczenia okresowe przedawniają się po upływie trzech lat. Sprawy związane z windykacją należności za pobór wody i odprowadzenie ścieków należały do obowiązków wskazanego w protokole kontroli inspektora Urzędu Miejskiego – str. 14 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że jednostka w dalszym ciągu nie dokonała aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego (realizacja dochodów z tego tytułu od dwóch użytkowników wieczystych w 2012 r. wyniosła 598 zł). Aktualnie od momentu zawarcia umów o oddanie w użytkowanie wieczyste gruntów upłynęło odpowiednio 16 i 27 lat. Na podjęcie działań zmierzających do aktualizacji opłat wskazano w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym po poprzedniej kontroli kompleksowej RIO. W odpowiedzi zalecenia pokontrolne poinformował Pan, iż jest sporządzany wykaz umów związanych z oddaniem w użytkowanie wieczyste nieruchomości, a następnie przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego nastąpi aktualizacja opłat z tego tytułu – str. 20-21 protokołu kontroli.

         Badanie trybu zawierania umów najmu lokali użytkowych i dzierżawy nieruchomości gminnych wykazało, że objęte kontrolą umowy najmu na okres powyżej 3 miesięcy oraz umowy dzierżawy były zawierane bez uprzedniego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, o którym mowa w art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono także podczas poprzedniej kontroli kompleksowej RIO. W odpowiedzi zadeklarował Pan, iż będą sporządzane i upubliczniane wykazy nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia lub wydzierżawienia w przypadkach przewidzianych w art. 35 ust. 1 i 1 b ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 26-27 protokołu kontroli.

         Ponadto ustalono, że umowa z dnia 30 października 2006 r. dotycząca najmu lokalu użytkowego, zawarta na okres 3 lat, została przedłużona po raz drugi aneksem nr 2/2012 z dnia 31 października 2012 r. na kolejne 3 lata, bez uzyskania przez Pana Burmistrza zgody Rady Miejskiej wymaganej przepisami art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.). Podkreślenia wymaga, że nieprawidłowość ta także ma charakter powtarzający się w stosunku do ustaleń poczynionych podczas poprzedniej kontroli gospodarki finansowej. Podobnie jak przy poprzedniej kontroli, stosowna uchwała w sprawie wyrażenia zgody na wynajęcie lokalu użytkowego została podjęta przez Radę Miejską w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych (w dniu 19 grudnia 2013 r.) – str. 26-27 protokołu kontroli.

W wyniku badania dochodów ze sprzedaży nieruchomości stwierdzono, że w ogłoszeniach o 3 przetargach ustnych nieograniczonych ustalono postąpienia w kwotach odpowiednio: 800 zł, 800 zł i 1.000 zł. Należy wskazać, że według postanowienia § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.) o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, nie zaś jego organizator. Przywołany przepis zawiera jedynie wskazanie, iż postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Ustalanie przez organizatora przetargów postąpień w takiej wysokości w stosunku do cen wywoławczych (odpowiednio 8,2%, 7,9% i 7,3% ceny wywoławczej) stanowiło nieuprawnione zobowiązywanie nabywców do deklarowania postąpienia znacząco przewyższającego 1% ceny – str. 30 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.  

W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej kontroli podatkowych przeprowadzanych przez organ podatkowy stwierdzono:

 - naruszenie art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej przez osoby prowadzące czynności kontrolne, które w momencie wszczęcia kontroli nie posiadały legitymacji służbowych,

- brak w protokołach kontroli oceny prawnej sprawy, co narusza wskazania art. 290 § 2 pkt 6a przywołanej ustawy,

- brak opisu dokonanych czynności prowadzących do ustaleń weryfikujących dane zawarte w deklaracjach podatkowych. Zgodnie z art. 290 § 2 pkt 6 Ordynacji podatkowej w protokole należy zawrzeć dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów. Oznacza to, że w bezpośrednio protokole lub jako załączniki do niego powinny być zawarte wszystkie dokumenty, dowody z przeprowadzonych w trakcie kontroli czynności – str. 34-36 protokołu kontroli.

W wyniku analizy otrzymanych w 2013 pozwoleń na użytkowanie obiektów budowlanych (2 szt.) stwierdzono w przypadku pierwszym, że istnieją rozbieżności pomiędzy danymi wynikającymi z dokumentu, a tym co podatnik prezentuje w informacji podatkowej. Z dokumentu przesłanego przez Nadzór Budowlany wynika, że na nieruchomości znajdują się następujące obiekty budowlane: budynek mieszkalno-usługowy o pow. użytkowej 456,27 m², hangar na kajaki wraz z zapleczem sanitarnym po pow. użytkowej 76,75 m², miejsca parkingowe o pow. 450 m² oraz urządzenia wodne zajmujące pow. 950 m². Natomiast podatnik w informacji na podatek od nieruchomości wykazał do opodatkowania budynki mieszkalne o pow. 86,83 m², grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 4.738 m², budynki związane z działalnością gospodarczą 369,44 m² i budynki pozostałe 76,75 m².

W przypadku drugiego dokumentu należy ustalić czy obiekt budowlany (maszt do pomiaru siły wiatru), który uzyskał pozwolenie na tymczasowe użytkowanie spełnia kryteria pozwalające na jego opodatkowanie, tzn. czy spełnia warunki, aby uznać go za budowlę w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego. W razie potwierdzenia, że mamy do czynienia z budowlą należy wezwać podatnika do złożenia wyjaśnień na okoliczność niezłożenia deklaracji podatkowej (art. 27a § 1 Ordynacji podatkowej) – str.  37 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP za rok 2012 i stwierdzono, że zaniżono o 1.584,25 zł kwotę skutków obniżenia przez Radę Miejską maksymalnych stawek podatku od środków transportowych, co powoduje, iż w tej części sprawozdania są sporządzone niezgodnie z § 9 ust. 1 i 2 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz zasadami sporządzania wskazanych sprawozdań, wynikającymi z załącznika nr 39 do rozporządzenia. Wymienione powyżej przepisy stanowią, iż kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, natomiast kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – str. 38 protokołu kontroli. Analogiczne regulacje zawiera obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r.

Z ustaleń kontroli wynika, że możliwości prowadzenia czynności sprawdzających w poszczególnych podatkach w stosunku do ustaleń z poprzedniej kontroli nie uległy znaczącej poprawie. W przypadku większości podatników nadal nie ma dokumentów, na podstawie których można byłoby zweryfikować powierzchnię budynków, wartość budowli wykazanych w deklaracjach podatkowych i prawidłowość zastosowania ulg. Organ podatkowy przeprowadza kontrole podatkowe, jednakże ich ilość w stosunku do liczby podatników stanowi niewielki odsetek. Nie stwierdzono wykorzystywania innych możliwości uzyskania dokumentacji, np. wynikających z art. 274a i 275 Ordynacji podatkowej. W związku z powyższym należy uznać, że w przedmiotowym zakresie organ podatkowy nie ma możliwości prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że organy podatkowe dokonują czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przestawionymi dokumentami.

W wyniku porównania danych wykazanych w deklaracjach podatkowych złożonych przez podatników podatku od nieruchomości z zapisami ewidencji geodezyjnej stwierdzono, że:

- trzech podatników wymienionych w załączniku nr 2/2 do protokołu kontroli pod poz. 7, 10 i 12, wchodzących w skład grupy PKP, nie wykazało w złożonych deklaracjach wszystkich gruntów, które zgodnie z ewidencją geodezyjną są w ich posiadaniu. Z zapisów ewidencji wynika, że powierzchnia gruntów będących w posiadaniu PKP wynosi 18,43 ha (Tk - tereny kolejowe), natomiast podatnicy wykazali jedynie 65 m². Mamy więc do czynienia z naruszeniem przez podatnika art. 6 ust. 9 pkt 1 i 3 i (lub) ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.). W myśl ust. 9 pkt 1 i 3 podatnik jest zobowiązany składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku oraz wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Natomiast naruszenie ust. 10 miałoby miejsce w przypadku, gdyby w trakcie prowadzonego postępowania ustalono, że ww. grunty są zwolnione z podatku od nieruchomości na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Przepis ten stanowi, że obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości, o którym mowa w art. 6 ust. 6 i w ust. 9 pkt 1, dotyczy również podatników korzystających ze zwolnień na mocy przepisów niniejszej ustawy,

- podatnik wymieniony pod poz. 33 wykazując w złożonej deklaracji do opodatkowania grunty o pow. 21.409 m², których właścicielem jest osoba fizyczna, naruszył art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten stanowi, że podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące: właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych, z zastrzeżeniem ust. 3; posiadaczami samoistnymi nieruchomości lub obiektów budowlanych; użytkownikami wieczystymi gruntów; posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie: wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa⁽³⁾ lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości, jest bez tytułu prawnego, z zastrzeżeniem ust. 2. Mając na uwadze powyższe ustalenia należy również sprawdzić prawidłowość opodatkowania wykazanych w deklaracji budynków mieszkalnych o pow. 111 m², budynków związanych z działalnością gospodarczą o pow. 2.534 m² oraz budynków pozostałych o pow. 1.114 m²,

- podatnik wymieniony pod poz. 15, wykazał do opodatkowania grunty o pow. 1.374 m². Tymczasem z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik na terenie gminy posiada grunty o pow. 652 m². Dokumentacja podatkowa nie pozwala na ustalenie kto jest właścicielem pozostałej powierzchni gruntów oraz czy jest możliwe, aby zgodnie z obowiązującymi przepisami na podatniku ciążył obowiązek podatkowy. Wykazanie do opodatkowania innej niż wynikająca z danych geodezyjnych powierzchni gruntów narusza art. 2 ust. 1 pkt 1, w zw. z art. 2 ust. 2, art. 4 ust. 1 i art. 1 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W myśl przywołanych przepisów opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają wszystkie grunty będące w posiadaniu podatnika z wyłączeniem przypadków wskazanych w ustawie,

- należy wyjaśnić prawidłowość złożenia deklaracji przez podatników wymienionych pod poz. 26 i 36. W trakcie kontroli stwierdzono, że pierwszy z podatników przez dziesięć miesięcy wykazywał do opodatkowania budynki mieszkalne o pow. 194 m² i budynki pozostałe o pow. 350 m². W związku z likwidacją posterunku na terenie gminy nieruchomość została przekazana drugiemu z wymienionych podatników, który w złożonej deklaracji wykazał do opodatkowania jedynie budynki mieszkalne o pow. 623,30 m², 

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 29, mamy do czynienia  naruszeniem art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej w związku z niedołączeniem do korekty deklaracji pisemnego wyjaśnienia przyczyn jej złożenia. Ponadto wyjaśnienia wymaga prawidłowość sporządzenia deklaracji (korekty), w której do opodatkowania zostały wykazane grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 41.675 m², budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 794 m² oraz budynki pozostałe o pow. 80 m². W pierwszej deklaracji podatnik całość posiadanych budynków wykazał jako związane z działalnością gospodarczą. Możliwość wykazania budynków posiadanych przez przedsiębiorcę jako niezwiązanych z działalnością gospodarczą reguluje treść art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Na podstawie posiadanej przez organ podatkowy dokumentacji nie ma możliwości stwierdzenia, czy złożona deklaracja korygująca zawiera dane zgodne ze stanem faktycznym. Należy również zwrócić uwagę na brak w złożonej deklaracji budowli do opodatkowania. Na działalność gospodarczą zajęty jest znaczny obszar gruntów oraz duża powierzchnia budynków, co może sugerować istnienie takich budowli jak ogrodzenie, utwardzony plac lub wewnętrzne oświetlenie,

- podmiot wymieniony pod poz. 38, nie składając deklaracji na posiadane grunty będące własnością Skarbu Państwa sklasyfikowane jako N-nieużytki o pow. 18.500 m² naruszył art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych . Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych na nim, jako posiadaczu gruntów, ciąży obowiązek podatkowy i wiążący się z tym obowiązek złożenia deklaracji podatkowej,

- podczas kontroli terminowości składania deklaracji podatkowych stwierdzono naruszenie art. 6 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatnika wymienionego w poz. 36 – deklaracja wpłynęła w dniu 30 listopada 2012 r. (zdarzenie mające wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego miało miejsce w dniu 31 października 2012 r.) – str. 39-41 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość sporządzenia deklaracji przez podatników podatku rolnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej, w przypadku  podatników wymienionych pod wskazanymi pozycjami wykazu stanowiącego załącznik nr 2/3 do protokołu kontroli, stwierdzono że:

- poz. 4 - w złożonej deklaracji wykazał grunty sklasyfikowane jako Wp – pow. 15,2623 ha i N – pow. 4,9019 ha. Zgodnie z przepisami regulującymi zasady ewidencji gruntów i budynków obie wymienione kategorie gruntów nie są zaliczane do użytków rolnych. Wobec powyższego wykazanie ich w przedmiotowej deklaracji narusza art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381), w myśl którego opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub jako grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza,

- poz. 10 – nie składając deklaracji korygującej w związku ze sprzedażą posiadanych gruntów rolnych naruszył art. 6a ust. 8 pkt 2 ustawy o podatku rolnym. Przedmiotowy przepis zobowiązuje podatników do korygowania deklaracji w przypadku zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, o których mowa w ust. 4,

- poz. 11 – wykazując w deklaracji grunty orne VI klasy o pow. 0,2575 ha naruszył art. 3 ust. 1 ustawy o podatku rolnym. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że przedmiotowe grunty są własnością osoby fizycznej, a zatem w oparciu o posiadaną przez organ podatkowy dokumentację w świetle obowiązujących przepisów nie zaistniały zdarzenia umożliwiające przeniesienia obowiązku podatkowego  na podatnika,

- poz. 13 – należy dokonać weryfikacji danych zawartych w złożonych deklaracjach. Na podstawie ewidencji gruntów i budynków oraz dokumentów przekazanych przez podatnika ustalono, że na dzień 31 grudnia 2012 r. w posiadaniu podatnika pozostało 88,4730 ha użytków rolnych oraz gruntów zadrzewionych i zakrzewionych na użytkach rolnych, których powierzchnia przeliczeniowa do opodatkowania wynosi 24,2126 ha. Natomiast w kontrolowanym okresie podatnik złożył  4 deklaracje, w których za każdym razem zmianie ulegała wykazywana powierzchnia gruntów (opis na str. 44 protokołu kontroli). Z przedstawionej dokumentacji wynika, że w trakcie roku wygasło 9 umów dzierżawy, które obowiązywały do 30 września 2012 r. Natomiast podatnik składając korekty deklaracji wskazuje, że poszczególne zmiany zachodziły z końcem lutego i kwietnia. Tak więc dokumentacja podatkowa nie uwiarygodnia działań podatnika i wskazuje na naruszenie materialnych przepisów prawa podatkowego (art. 6a ust. 8 pkt 2, w związku z ust. 4 ustawy o podatku rolnym).

Natomiast w wyniku kontroli terminowości składania deklaracji stwierdzono, że dokumentów w ustawowym terminie nie złożyli podatnicy wymienieni pod poz. 6-9, czym naruszyli art. 6a ust. 6 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Równocześnie ustalono, że u podatników z poz.  2, 10 i 11 na deklaracjach nie odnotowano daty ich wpływu, co powoduje brak możliwości przeprowadzenia czynności sprawdzających (art. 272 pkt 1 lit. a) Ordynacji podatkowej). Ponadto na podstawie ewidencji korespondencji nie jest możliwe ustalenie daty wykonania obowiązku, o której mowa w art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, wobec powyższego nie można jednoznacznie przesądzić o naruszeniu przez podatników obowiązujących przepisów – str. 42-45 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i powszechności opodatkowania podatników podatku leśnego będących osobami prawnymi i jednostkami niemającymi osobowości prawnej wykazała, że podatnik wymieniony pod poz. 1, wykazując do opodatkowania 0,3595 ha lasów naruszył art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465). Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że właścicielem przedmiotowych gruntów jest inny podmiot niż jednostka samorządu terytorialnego lub Skarb Państwa. W przypadku podatnika wymienionego pod poz. 4 na podstawie przedstawionej dokumentacji nie jest zaś możliwe zweryfikowanie klasyfikacji poszczególnych rodzajów lasu – np. lasy ochronne lub wpisane do rejestru zabytków. A zatem organ podatkowy nie ma możliwości wykonania czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. W przypadku korzystania przez podatnika z ulgi w zapłacie podatku organ podatkowy zgodnie z art. 275 § 1 Ordynacji podatkowej może zażądać dokumentów uwiarygodniających prawo do korzystania z nich, co pozwoliłoby na ustalenie stanu faktycznego. Naruszenie obowiązujących norm stwierdzono także w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6. W tej sytuacji nie jest możliwe zweryfikowanie terminu złożenia deklaracji ponieważ nie odnotowano na niej daty jej wpływu do Urzędu. W takiej sytuacji organ podatkowy nie ma możliwości przeprowadzenia czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 pkt 1 lit. a Ordynacji podatkowej (przedmiotowy opis dotyczy również podatnika wymienionego pod poz. 1). Ponadto w trakcie porównania danych wynikających z ewidencji geodezyjnej z dokumentami złożonymi przez podatnika ustalono, że zadeklarowana powierzchnia gruntów leśnych jest zaniżona o 2,1911 ha. Istotne jest również, że podatnik wykazuje działki, które według zapisów ewidencji gruntów i budynków nie są w jego posiadaniu lub wykazana w nich powierzchnia gruntów nie odpowiada wartościom wynikającym z danych geodezyjnych. Niezgodność danych zawartych w dokumentacji podatnika z zapisami geodezyjnymi powoduje, że mamy do czynienia z naruszeniem art. 3 ustawy o podatku leśnym. Z dokumentacji podatkowej wynika również, że w dniu 30 września 2012 roku wygasło 9 umów dzierżawy, które w 3 przypadkach dotyczyły również gruntów sklasyfikowanych jako lasy. Niezłożenie przez podatnika deklaracji korygującej stanowi naruszenie art. art. 6 ust. 5 pkt 2 ustawy o podatku leśnym, który zobowiązuje podatników do korygowania deklaracji, w razie zaistnienia zmian, o których mowa w art. 5 ust. 4, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian – str. 46-47 protokołu kontroli.

Dokonana w zakresie tej należności kontrola powszechności i prawidłowości opodatkowania osób fizycznych wykazała, że:

- w przypadku podatników korzystających z ulgi wynikającej z treści art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym, w informacjach podatkowych nie są podawane daty zalesienia gruntów. Organ podatkowy nie posiada również innych, aktualnych dokumentów, które pozwalałyby na weryfikację możliwości korzystania z ulgi przez poszczególnych podatników. W związku z powyższym organ podatkowy nie ma żadnych możliwości dokonania czynności sprawdzających w zakresie zgodności danych wykazanych w informacji podatkowej ze stanem faktycznym. Tym samym mamy do czynienia z naruszeniem art. 272 pkt 1 lit. a) Ordynacji podatkowej,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 10 należy wszcząć działania w oparciu o art. 274a Ordynacji podatkowej w celu wyegzekwowania informacji podatkowej, w której zawarte dane będą zgodne z zapisami ewidencji gruntów i budynków. Podatnik w złożonym dokumencie wykazał grunty o pow. 5.000 m², gdy tymczasem zgodnie z ewidencją gruntów i budynków jest posiadaczem gruntów o pow. 8.114 m²,

 - podatnik wymieniony pod poz. 25 do gruntów leśnych zaliczył grunty sklasyfikowane jako Lz o pow. 0,07 ha, co stanowi naruszenie art. 1 ust. 2 ustawy o podatku leśnym, zgodnie z którym za lasy uważa się grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako ls – lasy. Ponadto grunty sklasyfikowane jako N wpisano w ewidencji podatkowej, w części dotyczącej wymiaru podatku rolnego, co stanowi naruszenie art. 1 ustawy o podatku rolnym,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 36 – dokonano wymiaru podatku z naruszeniem art. 4 ust. 6 ustawy o podatku rolnym, ponieważ grunty sklasyfikowane jako S Ps III – o pow. 0,11 ha opodatkowano jak pastwiska. Zgodnie z przywołanym przepisem sady przelicza się na hektary przeliczeniowe według przeliczników określonych w ust. 5 dla gruntów ornych, z tym, że do sadów klasy III i IV stosuje się odpowiednio przeliczniki dla klasy IIIa i IVa - str. 48-49 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na str. 51-57 protokołu kontroli wynika, że w przypadku udzielania ulg w zapłacie podatku na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, w większości analizowanych spraw organ podatkowy nie wskazał sposobu i rodzaju pozyskanych informacji pozwalających wnioskować, iż w poszczególnych przypadkach występują przesłanki, o których mowa w art. 67a § 1 Ordynacji. Tym samym należy uznać, że decyzje nie zwierają uzasadnienia faktycznego a taka sytuacja skutkuje naruszeniem art. 210 § 1 pkt 6, w zw. z § 5 Ordynacji podatkowej. Uzasadnienie faktyczne jest nieodzownym elementem każdej decyzji, na podstawie której przyznano podatnikowi ulgę w zapłacie podatku. Ponadto materiał dowodowy w większości przypadków nie przedstawia przyczyn pogorszenia się sytuacji materialnej podatnika, na który to argument przeważnie się powoływano. Należy również stwierdzić, że zebrana dokumentacja nie pozwala stwierdzić czy sytuacja ma charakter nagły, nie dający się przewidzieć czy też przejściowy. A zgodnie z wyjaśnieniem uzasadnienia prawnego tylko w takich przypadkach można mówić o występowaniu interesu podatnika lub interesu publicznego. W związku powyższym sposób załatwiania spraw dotyczących udzielania ulg podatkowych należy uznać za nieprzystający do zasad wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej, bowiem zgodnie z art. 122 Ordynacji organ  podatkowy jest zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. A zatem każda sprawa powinna być prowadzona w sposób przejrzysty, transparentny oraz niebudzący wątpliwości, co do bezstronności organu podatkowego. Uregulowania dotyczące sposobu prowadzenia postępowania podatkowego są zawarte w Dziale IV Ordynacji podatkowej. Na przykład w art. 187 § 1 ustawodawca zobowiązał organ do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 tej ustawy). Organy podatkowe na podstawie zebranego materiału dowodowego mają również obowiązek dokonania oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Należy również pamiętać, że całość prowadzonego postępowania, zgodnie z art. 120 Ordynacji, powinna mieć swoje oparcie w obowiązujących przepisach prawa.

         Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wykazała, że okazana dokumentacja podatkowa, dotycząca uniemożliwia weryfikację wszystkich parametrów niezbędnych do sprawdzenia wysokości zadeklarowanego podatku, np. rodzaju zawieszenia. A zatem można stwierdzić, że organ podatkowy nie prowadzi czynności sprawdzających w zakresie określonym w art. 272 Ordynacji podatkowej.

Ustalono, że podatnik wymieniony pod poz. 3 (załącznik nr 2/8 do protokołu kontroli), w przypadku podjazdu o nr rejestracyjnym …..[1] zadeklarował zaniżoną stawkę podatkową wynoszącą 1.301 zł. Z załącznika do deklaracji wynika, że dmc zespołu pojazdów, będące podstawą naliczenia podatku, wynosi 40 ton, pojazd posiada dwie osie i zawieszenie pneumatyczne. A zatem zgodnie z zapisami uchwały w sprawie stawek podatkowych pojazd powinien być opodatkowany stawką 1.474 zł. Z kolei podatnik wymieniony pod poz. 4 w kontrolowanym okresie nie złożył deklaracji na nabytą w dniu 1 marca 2012 r. naczepę – ……[2] i ciągnik samochodowy – …...[3] Nie stwierdzono również aby w roku 2012 organ podatkowy prowadził w tej sprawie postępowanie wyjaśniające. Niewykazanie przez podatnika pojazdów do opodatkowania narusza art. 9 ust. 1 w zw. z art. 8 pkt 3 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W dniu 14 lutego 2013 r. podatnik złożył deklarację na rok 2012 i zadeklarował podatek w wysokości 983 zł i 641,66 zł. Wartości te w świetle posiadanych danych są niewłaściwe. Zgodnie z zapisami uchwały Nr XII/66/11 Rady Miejskiej w Surażu powinny wynieść odpowiednio 1.105 zł i 900 zł.

Stwierdzono także, iż sposób ewidencjonowania przychodzącej korespondencji uniemożliwia weryfikację  wywiązywania się podatników z obowiązków wynikających z art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Na deklaracjach nie jest odnotowywany sposób ich doręczenia i data wpływu do kontrolowanej jednostki. Zgodnie z art. 272 pkt 1 lit. a) Ordynacji podatkowej organy podatkowe są zobligowane do sprawdzania terminowości składania deklaracji – str. 57-59 protokołu kontroli.

Z zapisów zawartych w ewidencji księgowej wynika, że wpływy z tytułu podatków są księgowane na podstawie zapisów wynikających z wyciągów bankowych, do których bank nie dołącza  wydruków potwierdzeń przelewów. Z analizy treści tych dokumentów wynika, że w niektórych przypadkach opis zdarzeń księgowych widniejący na wyciągu jest bardzo ogólny i nie pozwala na precyzyjne ustalenie okresu jakiego dotyczyła wpłata, co stanowi naruszenie § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz.1375). Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że na wyciągach nie jest zapisana data obciążenia rachunku podatnika. W związku powyższym za datę wykonania zapłaty zobowiązania podatkowego uznaje się datę operacji na rachunku odbiorcy (organu podatkowego), co jest niezgodne z art. 60 Ordynacji podatkowej. Sytuacja taka może również rodzić skutki finansowe dla podatników w postaci naliczenia odsetek lub ich naliczenia w wyższej wysokości. Na przykład w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 2/2 do protokołu kontroli pod poz. 31 z wyciągu bankowego wynika, że wpłatę na I i II ratę podatku zaksięgowano w dniu 2 marca 2012 r. (wysokość raty I 2.887 zł i II 2.883 zł). Z tytułu zapłaty podatku po terminie podatnik naliczył i opłacił odsetki w wysokości 50 zł. Przyjmując za datę wygaśnięcia zobowiązania podatkowego dzień zaksięgowania wpłaty na rachunek organu podatkowego wysokość należnych odsetek powinna wynieść 52 zł. Jeżeli natomiast przyjąć datę wykonania jako 1 marca 2012 r. kwota odsetek byłaby prawidłowa – str. 59-60 protokołu kontroli.

Natomiast w wyniku analizy kont podatkowych podatników wymienionych w załącznikach nr 2/2, 2/3, 2/4, 2/5 i 2/8 do protokołu kontroli stwierdzono 4 przypadki naruszenia art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej polegające na nieprzeksięgowaniu wpłaty dokonanej po terminie płatności i nie pokrywającej w całości należności głównej i kwoty należnych odsetek. Opis nieprawidłowości zawarty został na str. 60-62 protokołu kontroli. 

Badaniu poddano również zagadnienia prawidłowości i powszechności działań upominawczych i egzekucyjnych. Wykazało ono, że znacznej części badanej grupy podatników, wymienionych w załączniku nr 2/9, nie objęto działaniami upominawczymi oraz egzekucyjnymi, co stanowi naruszenie § 3 i 5 w zw. z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). W przypadku części podatników zaliczanych do osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej organ podatkowy przed podjęciem czynności egzekucyjnych nie prowadził postępowania upominawczego, czym naruszył art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1996 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.). Ustalono jednocześnie, iż sposób prowadzenia ewidencji upomnień oraz wystawiania upomnień narusza przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych  przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Organ podatkowy prowadzi odrębne ewidencje dla poszczególnych rejonów, na jakie podzielona jest gmina. Skutkuje to również powielaniem numeracji wystawianych upomnień. Z treści rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji wynika, że jeżeli zobowiązanie nie zostało opłacone wierzyciel wystawia dłużnikowi upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji (§ 3). Dokument wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla dłużnika, a drugi pozostaje w aktach sprawy (§ 4 ust. 1). Upomnienie oznacza się kolejnym numerem z ewidencji upomnień (§ 4 ust. 2). Przyjęte w przepisach sformułowania wskazują, że należności wierzyciela należy traktować jako jedną integralna całość. Dzielenie ewidencji upomnień powoduje również, że każde wystawione upomnienie to kolejna należność, której nieopłacenie powoduje obowiązek jej egzekucji. Ponadto zapisy ewidencji upomnień nie odzwierciedlają w całości stanu faktycznego, ponieważ zawarte w niej adnotacje dotyczące tytułów wykonawczych są niezgodne ze stan faktycznym. Numery tytułów wykonawczych tam wpisane różnią się od numerów widniejących na tytułach wykonawczych – str. 64-66 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji wydatków z tytułu wynagrodzeń wykazała, że w okresie objętym kontrolą Sekretarz Gminy otrzymywała dodatek specjalny przyznany jej w dniu 12 grudnia 2008 r. w wysokości 500 zł na czas nieoznaczony. Powyższa nieprawidłowość, pomimo Pana deklaracji o przyznawaniu pracownikom dodatków specjalnych na czas oznaczony zakomunikowanej w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wystosowane w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej RIO, została usunięta dopiero w dniu 1 marca 2013 r. (z tej daty pochodzi Pana pismo przyznające Sekretarzowi dodatek specjalny na okres od 1 marca 2013 do 31 grudnia 2015 r.). Nadto, jak wykazała kontrola, dodatki specjalne przyznane na okres 2012 r., otrzymywało także dwóch inspektorów Urzędu. W żadnym z pism przyznających wymienionym pracownikom dodatki specjalne nie wskazano, jakich konkretnie dodatkowych zadań dotyczy przyznanie dodatku; nie wskazano też zakresu zwiększonych czasowo obowiązków tych pracowników, co jest wymogiem przyznania dodatków na gruncie przepisów art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, ze zm.). Okresowe zwiększenie obowiązków służbowych w ramach realizowanych zadań należy zatem uznać za okoliczność nieudokumentowaną w pismach przyznających dodatki, ponieważ brak w ich treści dostatecznie precyzyjnych sformułowań – str. 68-69 protokołu kontroli.

Analiza wydatków z tytułu używania do jazd lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy przez Pana Burmistrza wykazała błędy przy obliczaniu wysokości ryczałtu za okres grudzień 2011 – lipiec 2013 r. Nieprawidłowość wynikała z faktu, iż w jednostce rozliczano ryczałt zmniejszając go nie o 1/22 za każdy dzień nieobecności, jak wynika to z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), lecz obliczając kwotę ryczałtu jako iloczyn dni obecności w pracy w danym miesiącu (przyjmując niejednokrotnie inną ilość dni niż wynikająca z oświadczeń o używaniu pojazdu) oraz ilości kilometrów przypadających na jeden dzień roboczy (obliczonych wg wzoru: 300 km/22 dni = 13,64 km) oraz stawki za 1 km (0,8358 zł). Zakwestionowany sposób obliczania wysokości ryczałtu spowodował jego zaniżenie o łączną kwotę 168,20 zł wypłaconą Panu Burmistrzowi w trakcie kontroli – str. 71-73 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu diet radnych Rady Miejskiej wykazała, że zryczałtowana dieta Przewodniczącego Rady określona została uchwałą Nr XIII/72/11 z dnia 29 grudnia 2011 r. na 1.325 zł miesięcznie. Należy wskazać, że obowiązująca stawka przewyższa maksymalną wysokość diety, ustaloną na podstawie przepisów art. 25 ust. 1 pkt 6 ustawy o samorządzie gminnym oraz § 3 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. Nr 61, poz. 710), o 0,15 zł – str. 73 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych ,,polecenie księgowania” w przypadku posiadania dowodów źródłowych dokumentujących daną operację,

b) zaniechanie ewidencjonowania w księgach Urzędu operacji dotyczących realizacji dochodów z wykorzystaniem konta 222, mając na uwadze, że według obowiązujących przepisów do ich ewidencji służy konto 130, a także, że konto 222 nie ma zastosowania w ewidencji Urzędu w przypadku braku odrębnego rachunku bieżącego Urzędu i realizacji dochodów Urzędu bezpośrednio za pomocą rachunku budżetu,

c) stosowanie konta 222 w ewidencji budżetu do księgowania dochodów przekazywanych przez jednostki budżetowe z ich rachunków bieżących na rachunek budżetu oraz danych sprawozdań Rb-27S,

d) księgowanie operacji dotyczących naliczenia odsetek od nieuregulowanych należności w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia; dokonywanie odpisów aktualizujących należności z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

e) ujmowanie na koncie 221 zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań Rb-27 sporządzanych przez urzędy skarbowe i informacji publikowanych przez Ministerstwo Finansów,

f) zaniechanie dublowania rozrachunków w ewidencji budżetu i Urzędu,

g) dokonywanie w ewidencji analitycznej gruntów zapisów odpowiadających zawierających elementy wymagane przepisami art. 23 ustawy o rachunkowości.

2. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-27S, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

b) ujmowanie w zbiorczych sprawozdaniach danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych.

3. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do podejmowania stosownych działań windykacyjnych w stosunku do zalegających z opłatami za sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków, mając na uwadze uniknięcie przypadków upływu terminów przedawnienia należności.

4. Przeprowadzenie aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste.

5. Sporządzanie i odpowiednie upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, stosownie do art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

6. Zaniechanie ustalania wysokości postąpienia w przetargach na sprzedaż nieruchomości, jako czynności, do której organizator przetargu nie jest upoważniony.

7. Przestrzeganie zasad przeprowadzania kontroli podatkowych określonych we wskazanych przepisach Ordynacji podatkowej.

8. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

9. Wyeliminowanie oraz wyjaśnienie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń (każdego podatnika) .

10. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

11. Ewidencjonowanie wpłat podatników z zachowaniem zasad wynikających z Ordynacji podatkowej.

12. Prowadzenie działań upominawczych i egzekucyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

13. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

14. Naliczanie ryczałtu z tytułu używania do jazd lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

15. Rozważenie przedłożenia Radzie Miejskiej projektu uchwały dostosowującej wysokość diety Przewodniczącego Rady do obowiązujących przepisów prawa.

16. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku