Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 stycznia 2014 roku (znak: RIO.V.6001-5/13), o treści jak niżej:

Pan

Witold Liszkowski

Wójt Gminy Puńsk

        W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Puńsk za 2012 rok i inne wybrane okresie, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Puńsk na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         W zakresie zagadnień dotyczących funkcjonowania instytucji kultury stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru w postaci elektronicznej. Stosowny rejestr został opracowany i opublikowany w trakcie kontroli – str. 4-5 protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień organizacyjnych ustalono, że obsługa finansowo-księgowa jednostek oświatowych prowadzona jest przez pracowników Urzędu Gminy. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi szkół w Urzędzie Gminy. Kompetencje organu prowadzącego dotyczące organizowania wspólnej obsługi szkół przysługują Radzie Gminy, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola zakresów czynności wykazała, że nie zostało określone zastępstwo na czas nieobecności Skarbnika. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, jak wskazano w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 11 protokołu kontroli.

W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości stwierdzono, że w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 13-14 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) oraz regulacji wewnętrznych, poprzez:

a) wprowadzenie do planu kont Urzędu konta 014 „Zbiory biblioteczne” i ewidencjonowanie na nim wartości książek, biuletynów, informatorów itp. wydawnictw nabywanych przez Urząd. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 014, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, może być ono stosowane przez wymienione tam biblioteki – str. 12-13 protokołu kontroli,

b) wykazanie na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” jednostronnego salda ustalonego jako per saldo należności i zobowiązań ujętych na tym koncie (faktyczne salda wynosiły: Wn 35.749,29 zł, Ma 710,75 zł). Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 221 może wykazywać saldo dwustronne. W sprawozdawczości za 2012 r. wartość należności i zobowiązań ujętych na omawianym koncie została wykazana w wysokości prawidłowej – str. 15 protokołu kontroli,

c) ewidencjonowanie w księgach budżetu operacji dotyczących np. zwrotów mylnych przelewów i niewykorzystanych dotacji jako zmniejszenia dochodów księgowanego zapisem ujemnym Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”, co narusza zasadę dokonywania na koncie 133 zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych. Podobnie, z naruszeniem wymienionej zasady, w księgach rachunkowych budżetu ujmowano wpływy z tytułu zwrotu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku przez jednostki budżetowe na pokrycie wydatków, stosując zapis ujemny Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 133 – str. 16-17 protokołu kontroli,

d) ewidencjonowanie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” zwrotów nadpłat poprzez stosowanie zapisów ujemnych na stronie Wn tego konta. Zgodnie z określonymi rozporządzeniem zasadami funkcjonowania konta 130, ewidencja na nim odbywa się przy zachowaniu zasady zgodności z danymi wyciągów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje ponadto zasada czystości obrotów, co oznacza że do zapisów z tytułu m.in. zwrotów nadpłat wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta – str. 17 protokołu kontroli,

e) księgowanie dochodów z tytułu najmu na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zamiast na koncie 221 służącym do ewidencjonowania należności z tytułu dochodów budżetowych – str. 17 protokołu kontroli,

f) ujmowanie na koncie 201 zobowiązań z tytułu wpłat na PFRON, które winny być ewidencjonowane na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” – str. 18 protokołu kontroli,

g) dokonanie w dniu 31 grudnia 2012 r. błędnego zapisu Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności” – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” o wartości 16.718,80 zł dotyczącego utworzenia odpisu aktualizującego należność z tytułu opłaty planistycznej (należność zabezpieczona hipoteką przymusową; wystawiono tytuł wykonawczy). Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy odpisowi aktualizującemu nie podlegają należności w wysokości pokrytej zabezpieczeniem (w tym przypadku hipoteką). Natomiast w odniesieniu do samego zapisu księgowego wskazania wymaga, że odpis aktualizujący należność główną ewidencjonuje się Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290. Ponadto o dokonany (aczkolwiek niewłaściwie) odpis aktualizujący nie skorygowano należności wykazanych w aktywach bilansu Urzędu. Utworzoną „rezerwę” wyksięgowano z kont 290 i 840 w trakcie kontroli – str. 18-19 i 25-26 protokołu kontroli,

h) ujmowanie zmian budżetu zmniejszających plan dochodów i wydatków budżetu zapisami ujemnymi po stronie Ma konta 991 „Planowane dochody budżetu” zamiast zapisami na stronie Wn oraz zmian budżetu zmniejszających plan wydatków budżetu zapisami ujemnymi po stronie Wn konta 992 „Planowane wydatki budżetu” zamiast zapisami na stronie Ma, jak tego wymagają zasady funkcjonowania kont 991 i 992 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 19 protokołu kontroli,

i) ujmowanie na koncie 011 „Środki trwałe” środków trwałych, które z uwagi na ich wartość początkową, niższą niż określona w § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia oraz zawartych w nim zasad funkcjonowania konta 011 (przyjętych do stosowania także regulacjami wewnętrznymi), kwalifikowały się do ujmowania na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. Ewidencją na koncie 011 objęto m.in. szuflę metalową o cenie jednostkowej 1.220 zł, spawarkę o cenie jednostkowej 2.348,96 zł, zasilacz o cenie jednostkowej 706,38 zł – str. 112 protokołu kontroli,

j) ewidencjonowanie w niektórych przypadkach na koncie 013 składników majątkowych o wartości mniejszej niż 500 zł; w myśl postanowień przyjętych w jednostce zasad rachunkowości, ewidencji ilościowo-wartościowej podlegają pozostałe środki trwałe o wartości co najmniej 500 zł – str. 113 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), stwierdzono, że w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2012 r. wykazano w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty ogółem” zaległości na kwotę 1.380 zł, mimo że nie wynikały one z jednostkowego sprawozdania Rb-27S Urzędu za 2012 r. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że wymienione należności wykazano w sprawozdaniu zbiorczym na podstawie rocznych sprawozdań Rb-27 sporządzonych przez urzędy skarbowe. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o naruszeniu zasady sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych, wyrażonej w § 6 ust. 1 pkt 3 przywołanego rozporządzenia. Nieuwzględnienie zaległości w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu, jak wynika z ustaleń kontroli, było efektem nieujęcia ich na koncie 221, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, przewidującym, że na koncie tym ujmuje się m.in. należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy; zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty). Wskazania wymaga ponadto, że pomimo, iż opisywana należność w kwocie 1.380 zł nie wynikała z ksiąg rachunkowych Urzędu, została wykazana także w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N za 2012 r. – str. 20-22 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano m.in. dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i stwierdzono sporadyczne uchybienia opisane w protokole kontroli.

Ustalenia dotyczyły braku reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek od nieruchomości oraz podatek od środków transportowych. Wskazuje to, że organ podatkowy w niedostatecznym zakresie dokonywał czynności sprawdzających, m.in. odnośnie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 58 oraz 61 protokołu kontroli.

Analiza realizacji dochodów z tytułu opłaty skarbowej pozwoliła ustalić, iż w 22 przypadkach od wydanych wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego nie pobrano opłaty skarbowej, a z zamieszczonej adnotacji wynikało, że „zwolnione były od opłaty na podstawie ustawy”. Stwierdzono brak adnotacji określającej podstawę prawną zwolnienia. Obowiązek jej zamieszczenia wynika z treści § 4 ust. 1 pkt 3 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330), który stanowi, że wydając wnioskodawcy lub dokonującemu zgłoszenia dokument potwierdzający dokonanie czynności urzędowej, zaświadczenie lub zezwolenie (pozwolenie, koncesję), organ administracji samorządowej zamieszcza na nim adnotację, potwierdzoną podpisem osoby dokonującej adnotacji, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego, w której określa podstawę prawną wyłączenia lub zwolnienia – w przypadku gdy podmiot składający zgłoszenie lub wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) jest zwolniony od opłaty skarbowej – str. 65-66 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono uchybienia polegające na prowadzeniu nieterminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych dotyczących łącznego zobowiązania pieniężnego. W kontrolowanym okresie tytuły wykonawcze wystawiono dwukrotnie: w dniu 4 lipca 2012 r. obejmujące zaległości z I półrocza oraz w dniu 17 stycznia 2013 r obejmujące zaległości z II półrocza. Powyższe świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 poz. 1015, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) – str. 71 protokołu kontroli.

         Kontrolowana jednostka posiada przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), wprowadzone przez Pana zarządzeniem nr 42/10 z dnia 3 grudnia 2010 r. (załącznik nr 9). Z przyjętych regulacji wynika, że dopiero od zamówienia o wartości 20.000 zł netto istnieje obowiązek wystosowania pisemnego zapytania ofertowego skierowanego do co najmniej dwóch wykonawców bądź zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej zamawiającego, z wyjątkiem sytuacji, w których zamówienie może realizować tylko jeden wykonawca; z powyższych czynności sporządza się protokół. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 20.000 zł netto nie przewidziano żadnych procedur. Podkreślenia wymaga, że obowiązujące regulacje, z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano konkurencyjność postępowania, nie zapewniają udokumentowania, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości) przestrzegano zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów wyrażonej w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 26 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, ze zm.). Stwierdzono także niespójność pomiędzy zapisami pkt 5 rozdziału IV i pkt 2 rozdziału VI opisywanych regulacji, według których obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej dotyczy zamówień o wartości odpowiednio: większej niż 20.000 zł netto i większej niż 10.000 zł netto – str. 90-91 protokołu kontroli.

Wskazania wymaga też, że w trakcie kontroli nie okazano żadnej dokumentacji potwierdzającej zastosowanie przywołanych procedur przy wyłonieniu wykonawcy usług prawniczych świadczonych na rzecz gminy przez kancelarię radcy prawnego na podstawie umowy zawartej na okres 2 lat w dniu 4 stycznia 2011 r. Jak ustalono, za wykonanie przedmiotu umowy przewidziano wynagrodzenie miesięczne w wysokości 1.900 zł brutto. Za dwuletni okres trwania umowy wynoszą zatem 45.600 zł – str. 100 protokołu kontroli. 

Kontrola dokumentacji dotyczącej analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Puńsk oraz obliczenia kwot dodatków uzupełniających dla nauczycieli za 2012 r. wykazała nieprawidłowe ustalenie wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych. Stwierdzono, że w przypadku jednego nauczyciela dyplomowanego uwzględniono zawyżoną o 11.128,22 zł kwotę wydatków z tytułu wynagrodzenia wypłaconego w okresie wrzesień-grudzień 2012 r., co skutkowało zawyżeniem sumy faktycznych wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych (w sprawozdaniu wykazano kwotę 2.159.368,38 zł, podczas gdy prawidłowo powinna ona wynosić 2.148.240,16 zł). Wskazana nieprawidłowość miała wpływ na obliczenie kwoty różnicy pomiędzy wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w tym stopniu awansu a sumą iloczynu średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli dyplomowanych. Prawidłowo ujemna różnica zamiast kwoty 64.796,84 zł powinna wynosić 75.925,06 zł. Efektem tej nieprawidłowości było zaniżenie kwot podlegających wypłacie nauczycielom dyplomowanym tytułem dodatków uzupełniających. W trakcie kontroli została sporządzona i przesłana do RIO w Białymstoku stosowna korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w szkołach prowadzonych przez gminę Puńsk za 2012 r.

Stwierdzono ponadto, że zadania z zakresu ustalania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli prowadzone są przez referenta Urzędu Gminy, któremu nie powierzono pisemnie obowiązków w tym zakresie – str. 103-105 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Wydatek na kwotę 13.500 zł dotyczący opracowania dokumentacji techniczno-budowlanej na realizację inwestycji „Przebudowa ul. Dariusa i Gierenasa oraz ul. Sudawskiej w Puńsku” wykazano w par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, podczas gdy prawidłową podziałką klasyfikacji był par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 93-94 protokołu kontroli.

Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących i majątkowych budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczaniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu – art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzona nieprawidłowość spowodowała obniżenie prezentowanych przez gminę wskaźników.

         W sferze gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości stwierdzono, że na terenie gminy obowiązują zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata określone uchwałą Rady Gminy z dnia 24 kwietnia 2006 r. Analiza treści uchwały prowadzi do wniosku, że zakres jej regulacji nie wyczerpuje dyspozycji art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.). Od dnia 22 października 2007 r. przywołany przepis nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu określenia tych zasad w drodze uchwały może Pan zawierać umowy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady – str. 108-109 protokołu kontroli.

Ustalono ponadto, że nieruchomości, którymi dysponują oświatowe jednostki budżetowe nie zostały im oddane w trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Należy przy tym wskazać, że zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o systemie oświaty publiczne szkoły są zwolnione z opłat z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, zajętymi na działalność oświatową – str. 109 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały stanowiącej formalną podstawę prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej szkół.

2. Rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych (zakresach obowiązków) zasad zastępstwa Skarbnika w czasie jego nieobecności.

3. Usunięcie z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie prowadzenia konta 014 w ewidencji Urzędu; wyksięgowanie z ewidencji wartości zakupionych wydawnictw,

b) ustalanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych w ewidencji syntetycznej w przypadku posiadania zarówno należności jak i zobowiązań na tych kontach,

c) dokonywanie zapisów na kontach 130 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

d) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 poprzez stosowanie technicznego zapisu ujemnego

e) księgowanie należności jednostki z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221,

f) ) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu wpłat na PFRON na koncie 229,

g) dokonywanie odpisów aktualizujących należności z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

h) prawidłowe ewidencjonowanie zmian planu dochodów i wydatków budżetowych na kontach pozabilansowych 991 i 992,

i) ujmowanie w ewidencji księgowej Urzędu na koncie 221 zaległości i nadpłat wykazywanych przez urzędy skarbowe w sprawozdaniach Rb-27,

j) przeksięgowanie wartości początkowej środków trwałych nieprawidłowo ujętych na koncie 011 i dotychczasowego ich umorzenia z konta 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych z prawnych” na konta odpowiednio 013 i 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

k) ewidencjonowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013 na zasadach określonych przepisami wewnętrznymi.

5. Ujmowanie w zbiorczych sprawozdaniach budżetowych danych wynikających  ze sprawozdań jednostkowych. 

6. Podejmowanie czynności sprawdzających w oparciu o wskazane przepisy Ordynacji podatkowej w odniesieniu do terminowości składania deklaracji podatkowych, a także mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

7. Wydawanie zaświadczeń dotyczących aktualnego planu zagospodarowania przestrzennego w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy.

8. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

9. Przestrzeganie ustalonych procedur wewnętrznych w zakresie wyłaniania wykonawców zamówień o wartości poniżej 14.000 euro, a także rozważenie ich zmodyfikowania, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.  

10. W zakresie sporządzania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz obliczania jednorazowych dodatków uzupełniających:

a) dołożenie należytej staranności przy ustalaniu danych służących sporządzeniu sprawozdania na podstawie art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela w zakresie wysokości wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie,

b) dokonanie ponownego obliczenia wysokości dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych za 2012 r. – z uwzględnieniem kwoty 11.128,22 zł o którą zaniżono dodatki za 2012 r. – oraz dokonanie wypłaty należnych dodatków uzupełniających nauczycielom dyplomowanym, którzy otrzymali je w zaniżonej wysokości za 2012 r.,

c) pisemne powierzenie referentowi Urzędu Gminy zadań z zakresu ustalania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego.

11. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych. 

12. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały uzupełniającej treść obowiązującej uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym o zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony.

13. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają jednostki budżetowe. 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach