Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 czerwca 2013 roku (znak: RIO.I.6001-2/13), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Jaworowski

Wójt Gminy Brańsk

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Brańsk za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Brańsk na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w dalszym ciągu w gminie Brańsk nie został powołany zastępca Wójta. Na nieobsadzenie tego stanowiska zwrócono uwagę przy poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. Rekomendowano wówczas podjęcie przez Pana Wójta stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii zastępstwa, mając na uwadze regulacje prawne zawarte w art. 28g ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594) oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas Pana nieobecności. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne zadeklarował Pan, iż zastępca Wójta zostanie powołany w możliwie najszybszym czasie. Pomimo złożonej deklaracji zalecenie nie zostało wykonane do czasu niniejszej kontroli – str. 2 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wykazała, że załączony do Statutu Gminy wykaz jednostek organizacyjnych jest nieaktualny. Statut wymienia trzy nieistniejące od 1 września 2007 r. szkoły podstawowe – str. 3-4 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Upowszechniania Kultury im. Anny Dernowskiej w Kalnicy i Gminnej Biblioteki Publicznej w Kalnicy. Podstawę prowadzenia rachunkowości obu instytucji kultury stanowią regulacje wprowadzone przez Pana Wójta, poza tym przy stosowaniu gospodarki finansowej stosowane są inne przepisy wewnętrzne przez Pana określone, dotyczące w szczególności funkcjonowania kontroli zarządczej, gospodarki kasowej, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Dodatkowo, księgi rachunkowe prowadzone są jako wspólne dla GOUK i GBP, nie zapewniając tym samym danych do sporządzenia sprawozdawczości obowiązującej kierowników tych jednostek. Fakt prowadzenia przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych wymienionych instytucji kultury narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). Jednostki te, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez dyrektora główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Ustawa o finansach publicznych nakłada także na kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązki w zakresie organizacji kontroli zarządczej – art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3. W świetle standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zapewnienie właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej wymaga udokumentowania organizacji systemu kontroli w jednostce, co powinno przejawiać się we wprowadzeniu przez kierownika jednostki pisemnych procedur wewnętrznych (instrukcji) służących zapewnieniu realizacji celów tej kontroli wskazanych przywołanymi przepisami ustawy.

Badając zagadnienia dotyczące gospodarki środkami pieniężnymi stwierdzono, że rachunek bankowy prowadzony jest wspólnie dla wymienionych instytucji kultury (umowa rachunku bankowego została podpisana przez Pana Wójta), zaś ich dyrektorzy nie dysponują faktycznie środkami na nim gromadzonymi (z powodu braku upoważnień). Stan taki narusza postanowienia art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Należy mieć ponadto na uwadze, że zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406) instytucja kultury samodzielnie prowadzi gospodarkę w ramach posiadanych środków. Dla realizacji tego postulatu niezbędne jest wydzielenie środków dla każdej instytucji na odrębnych rachunkach bankowych, których dysponentami będą kierownicy poszczególnych instytucji – str. 10-12, 17-19, 22-23 i 32 protokołu kontroli.

Nadto z ustaleń zawartych na str. 108-109 protokołu kontroli wynika, że zarządzeniem Nr 25/2011 z dnia 7 października 2011 r. zarządził Pan przeprowadzenie inwentaryzacji w wymienionych instytucjach kultury, podczas gdy to na kierownikach tych jednostek, jako odrębnych osób prawnych, spoczywają obowiązki inwentaryzacyjne nałożone przepisami art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości. Poza tym, na podstawie decyzji wydawanych przez Pana Wójta, zdejmowano ze stanu księgowego zużyte środki trwałe tych jednostek. Powyższe stanowiło ingerencję w kompetencje kierownika instytucji kultury w zakresie zarządzania majątkiem, wbrew postanowieniom przywołanego art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej stanowiącego, iż instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia.

W wyniku analizy wypełniania obowiązków planistycznych przez instytucje kultury ustalono, że podstawą gospodarki finansowej GOUK i GBP w 2012 r. był wspólny dla obu instytucji plan finansowy zatwierdzony przez p.o. Dyrektora GOUK. Naruszało to przepisy art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej zobowiązujące dyrektora każdej instytucji kultury do ustalenia planu finansowego stanowiącego podstawę gospodarki finansowej każdej z nich. Poza tym stwierdzono, iż okazany plan finansowy był sporządzony w szczegółowości, która nie wynika z art. 31 w zw. z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, tj. przepisów określających zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym samorządowej osoby prawnej. Sporządzony na 2012 r. plan finansowy nie zawierał w szczególności informacji w zakresie planowanych należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz informacji w zakresie stanu środków pieniężnych na początek i na koniec roku.

W zakresie sprawozdawczości GOUK i GBP stwierdzono, że:

a) sporządzane były sprawozdania Rb-27S i Rb-28S (wspólne dla obu instytucji kultury), tj. sprawozdania z wykonania planu dochodów i wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, które – jak wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – nie są sporządzane przez samorządowe osoby prawne,

b) sprawozdania Rb-Z i Rb-N sporządzano dla obu instytucji kultury na jednym formularzu (druku); na gruncie przepisów § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) do sporządzania i przekazywania wymienionych sprawozdań zobowiązani są kierownicy poszczególnych jednostek posiadających osobowość prawną,

c) informację o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2012 r. i sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2012 r. także sporządzono wspólnie dla obu instytucji kultury. Poza tym sporządzone dokumenty nie zawierają wszystkich danych wymaganych przepisami art. 265 ustawy o finansach publicznych. Informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2012 r. nie wskazywała stanu należności i zobowiązań (w tym wymagalnych). Sprawozdanie roczne także nie zawierało informacji w zakresie stanu należności i zobowiązań (zobowiązania stanowiły kwotę 1.744,97 zł) oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku (wynoszącego odpowiednio 23.949,61 zł i 19.368,23 zł), które powinny być w nim uwzględnione w świetle art. 265 pkt 2 ustawy i wymaganej przez art. 30 szczegółowości danych planu finansowego – str. 22-23 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), wykazało następujące uchybienia:

a) kontrolowana jednostka nie prowadziła konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w podziale na subkonto dochodów i wydatków, co narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 24-25 protokołu kontroli,

b) jednostka posiada 18 kont o symbolu 133, którym odpowiada jeden rachunek bankowy. Jak wynika z udzielonych wyjaśnień, utworzono je m.in. ze względu na wyodrębnienie ewidencji księgowej w zakresie zadań realizowanych z udziałem środków unijnych. Analogiczny podział zastosowano w ewidencji Urzędu Gminy dokonując syntetycznego podziału konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” na 18 kont. Stwierdzono, że zastosowane podziały kont nie wynikały z przyjętych zasad rachunkowości, co narusza przepisy zawarte w § 15 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia dopuszczające podział kont syntetycznych na dwa lub więcej kont pod warunkiem, że wynika to z obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości. Dodatkowo stwierdzono, że wydruk obowiązującego w 2012 r. planu kont zawierał 4 konta rachunków środków funduszy specjalnego przeznaczenia (tj. kont: 135-1 „Złoże Świrydy”, 135-2 „Fundusz Ochrony Środowiska” (brak obrotów), 135-3 i 135-4 – posiadających analogiczną nazwę „Fundusz Świadczeń Socjalnych”), przy jednoczesnym funkcjonowaniu dwóch rachunków bankowych (odpowiednikiem obrotów na jednym z nich było konto 135-1, zaś drugim konta 135-3 i 135-4). Zapisy na tych kontach prowadzono według zasady określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla ksiąg księgi głównej, tj. według zasady podwójnego zapisu. Zastosowany podział konta 135, w szczególności na dwa syntetyczne konta 135-3 i 135-4, także nie wynikał z przyjętych zasad rachunkowości. Dodatkowo należy stwierdzić, iż saldo podane na wyciągu bankowym do rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w trakcie roku nie wynika z żadnego z dwóch wyżej wymienionych kont, lecz musi być ustalane w drodze obliczeń (suma sald obu kont syntetycznych odpowiada saldu wynikającemu z wyciągu bankowego) - str. 24-25 i 31-33 protokołu kontroli,

c) zapisy księgowe zawierają jedną datę opisaną jako „Data dok.”, „Data spr.” i „D. zd. gosp”. Ustalono, że podana data odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy - str. 21 protokołu kontroli,

d) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujmowano wyłącznie odsetki od należności, z czego wynika, że ujmowanie odsetek następowało z pominięciem należności głównej, tj. prowadzono ewidencję w sposób obowiązujący przed 2011 r. Należy wskazać, że od 1 stycznia 2011 r. odsetki od nieterminowo regulowanych należności powinny być księgowane nadal zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 750 „Przychody finansowe”, natomiast ujęcie ich na koncie 290 (w korespondencji z kontem 751 „Koszty finansowe”) jest możliwe tylko w sytuacji zaistnienia którejś z przesłanek do dokonania odpisu aktualizującego spośród wymienionych w art. 35b ustawy. Zaistnienie przesłanki do dokonania odpisu wiąże się z reguły z podstawą do dokonania odpisu także należności głównej, od której naliczane są odsetki – str. 41 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo prowadzono ewidencję analityczną do konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, tj. w sposób niezapewniający możliwości ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi. Konto 222 podzielono na dwa konta (222-1 i 222-2), z których jedno (konto 222-1) służyło do ewidencji rozliczeń z tytułu dochodów budżetowych zrealizowanych przez 5 szkół. Podobnie do konta 223 prowadzono tylko dwa konta szczegółowe – 223-1 „Rozliczenie wydatków oświaty” (wykorzystywane do ewidencji rozliczeń z tytułu wydatków zrealizowanych przez 5 jednostek oświaty) i 223-2 „Rozliczenie wydatków budżet GOPS” - str. 112-113 protokołu kontroli,

f) operacje dotyczące zwrotu środków niewykorzystanych na wydatki danego roku budżetowego przez jednostki oświatowe (w łącznej kwocie 58.169,25 zł) ewidencjonowano w księgach budżetu zapisem ujemnym Wn 223 – Ma 133, co narusza zasadę dokonywania na koncie 133 zapisów zgodnie z danymi wyciągów bankowych (zapis prawidłowy Wn 133 – Ma 223). Także operacje dotyczące wpływu do budżetu pozostałych na dzień 31 grudnia 2012 r. środków finansowych gromadzonych na wydzielonych rachunkach dochodów jednostek budżetowych (na łączną sumę 224,98 zł) ujmowano w ewidencji budżetu z naruszeniem przywołanej zasady. Polegało to na stosowaniu ujemnego zapisu Wn 223 – Ma 133 (niezgodnego z danymi wyciągów bankowych), zamiast zapisu Wn 133 – Ma 901 „Dochody budżetu” (jako zaliczenie wpływów na dochody budżetu klasyfikowane w par. 2400 „Wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”) – str. 112-113 protokołu kontroli,

g) ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” nie zapewniała możliwości ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek i przeznaczenia dotacji. Ustalono, że do ewidencji rozliczenia dotacji przekazanych instytucjom kultury (tj. GOUK i GBP), wbrew zasadom funkcjonowania konta 224 określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, stosowane było wspólne konto 224-5. Nadto, zwrot do budżetu niewykorzystanej w roku przekazania dotacji w kwocie 20.000 zł nieprawidłowo ujęto zapisem ujemnym Wn 224-5 – Ma 130; wskazana operacja powinna zostać zaewidencjonowana po stronie Ma konta 224, jak to wynika z zasad funkcjonowania tego konta – str. 114-115 protokołu kontroli,

h) zakupowane wydawnictwa, wykorzystywane w bieżącej pracy Urzędu Gminy oraz promocji gminy, ujmowano na koncie 014 „Zbiory biblioteczne”. W świetle zasad funkcjonowania tego konta, zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, może ono być stosowane przez biblioteki naukowe, fachowe, szkolne i pedagogiczne oraz biblioteki publiczne, a zatem nie powinno występować w ewidencji Urzędu Gminy (saldo Wn konta na koniec 2012 r. wynosiło 58.332,19 zł) – str. 107 protokołu kontroli.

Badając gospodarkę wodociągowo-kanalizacyjną stwierdzono, że we wnioskach Pana Wójta o zatwierdzenie taryf za dostarczanie wody i odprowadzenie ścieków na 2012 i 2013 r. (zadania przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego wykonuje Urząd Gminy) nie uwzględniono kosztów amortyzacji urządzeń związanych z prowadzeniem tej działalności, co jest niezgodne z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886) oraz załącznikiem do tego rozporządzenia określającym wzór wniosku. Z kolei § 9 ust. 3 rozporządzenia przewiduje, że przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne, których forma organizacyjno-prawna uniemożliwia zaliczanie kosztów amortyzacji lub umorzenia do kosztów uzyskania przychodów, mogą uwzględniać je w niezbędnych przychodach, stanowiących podstawę do ustalania cen i stawek opłat, jeżeli środki pochodzące z amortyzacji lub umorzenia będą stanowić wyłącznie źródło finansowania modernizacji i odtworzenia środków trwałych oraz spłaty kredytów i pożyczek zaciągniętych na sfinansowanie inwestycji – str. 49-50 protokołu kontroli.

Urząd Gminy w okresie objętym kontrolą prowadził wspólną działalność socjalną z GOUK, GBP i GOPS. Stwierdzony stan faktyczny nie wynikał z ustaleń między pracodawcami – kierownikami poszczególnych jednostek organizacyjnych. W świetle postanowień art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.) prowadzenie przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej powinno być oparte o umowę określającą w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. Stosowne porozumienie zostało zawarte w trakcie kontroli w dniu 29 marca 2013 r. – str. 33 protokołu kontroli.

Obowiązujące regulacje dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych (wprowadzone zarządzeniem Nr 2/10 Pana Wójta z dnia 14 stycznia 2010 r.) stanowią, iż środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej Wójta Gminy określa sam Wójt. Pozostaje to w sprzeczności z postanowieniami art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), na mocy których czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, niezwiązane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustalaniem wynagrodzenia, wykonuje wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy. Na podstawie przywołanego przepisu wyznaczonej osobie lub alternatywnie sekretarzowi gminy przyznana została właściwość do podejmowania wobec wójta czynności z zakresu prawa pracy, w tym delegowania do odbywania podróży służbowych, a tym samym określania środka transportu. Jak bowiem wynikało z treści § 5 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), a obecnie wynika z § 3 obowiązującego rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 167) – kompetencja do określania środka transportu właściwego do odbycia podróży należy do pracodawcy – str. 93–95 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnienia gospodarowania posiadanymi przez kontrolowaną jednostkę pojazdami służbowymi wykazała, że w części kart drogowych przyjęto określanie trasy przejazdów pojęciem „teren gminy” lub „teren miasta”, co powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdów. Uniemożliwia to zweryfikowanie celu wyjazdu (jego związku z wykonywaniem czynności służbowych), a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa. Jednocześnie wskazania wymaga brak procedur wewnętrznych regulujących zasady eksploatacji samochodów służbowych.

Z kolei konfrontacja kart drogowych z danymi ewidencji poleceń wyjazdu służbowego wykazała przypadki braku poleceń wyjazdu służbowego poza teren gminy dla osób podpisanych na kartach drogowych jako odbywające podróż. Nakazuje to traktować dane kart drogowych jako nierzetelne bądź świadczy o odbywaniu podróży służbowych bez formalnego delegowania poprzez wystawienie polecenia wyjazdu. Jak wyjaśniono, polecenia wyjazdu służbowego wystawiano jedynie w przypadkach, gdy zachodziło duże prawdopodobieństwo, iż czas trwania podróży służbowej przekroczy 8 godzin. W pozostałych przypadkach, tj. podróży służbowej odbywanej samochodem służbowym trwającej poniżej 8 godzin, polecenia wyjazdu nie były wystawiane. W myśl § 6 ust. 1 obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca (analogiczna regulacja zawarta była w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej uchylonego z dniem 1 marca 2013 r.) – str. 95-96 protokołu kontroli.

Analiza realizacji zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego wykazała brak należytej kontroli cen dostaw w świetle postanowień umowy. Pomimo zmiany cen dostaw w stosunku do oferty, dostawca nie udokumentował tej okoliczności potwierdzeniami producenta o cenie oleju z dnia zamówienia (czego wymagały postanowienia umowy), zaś zamawiający nie żądał przewidzianej dokumentacji. Łączna wartość dostaw oleju w 2012 r. wyniosła 12.219,44 zł – str. 100-101 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Analizując zakresy czynności pracowników, którzy w kontrolowanym okresie prowadzili ewidencję księgową podatków i opłat ustalono, że trzem z nich obowiązki w tym zakresie nie zostały powierzone odpowiednimi zapisami. Ponieważ wykonywane zadania nie miały charakteru incydentalnego nie można uznać, że mogą być realizowane w oparciu o zobowiązanie pracownika do wykonywania innych obowiązków zleconych przez Wójta, Sekretarza Gminy i Skarbnika, bez odpowiednich zapisów w zakresach czynności – str. 54 protokołu kontroli.  

W trakcie kontroli powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi ustalono, że do osób zajmujących ich wymiarem nie trafiały dokumenty, o których mowa w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (Dz. U Nr 240, poz. 2061 ze zm.). Przywołany przepis, oprócz wskazania rodzajów dokumentów, które mają być przekazywane, wskazuje również ich adresata, którym jest organ podatkowy. Stanowi to istotne ograniczenie możliwości pozyskania informacji z zakresu powstania i wygaśnięcia obowiązku podatkowego, szczególnie w przypadku nowo wybudowanych obiektów budowlanych. Zgodnie z treścią art. 6 ust. 6 i ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do składania deklaracji podatkowych (informacji) w przypadku powstania lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego lub zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego – str. 54- 55 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP, sporządzonych za 2012 rok kontrolowana jednostka nie wykazała skutków zastosowania uchwały Rady Gminy Brańsk Nr II/13/06 z dnia 5 grudnia 2006 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości, w stosunku do podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 9. Na podstawie dokumentacji podatkowej ustalono, że chodzi o kwotę 137.610 zł. Nieprawidłowość ta spowodowała również zaniżenie prezentowanych w sprawozdaniach skutków obniżenia górnych stawek podatkowych o kwotę 10.321 zł. Ponadto wyjaśnienia wymagają rozbieżności ustalone w wyniku analizy danych zawartych w wydruku wygenerowanym z programu wykorzystywanego do wymiaru podatków i kwot wykazanych w sprawozdaniach. W przedmiotowych sprawozdaniach wykazano:

- 24.310,47 zł – skutki obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości,

- 242.526,42 zł – skutki obniżenia górnych stawek w podatku rolnym

- 91.008,61 zł – skutki związane z zastosowaniem zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Rady Gminy.

Natomiast w oparciu o dane zawarte w programie ustalono następujące kwoty:

- 23.258,27 zł – skutki obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości,

- 208.414,00 zł – skutki obniżenia górnych stawek w podatku rolnym,

- 75.875,67 zł – skutki związane z zastosowaniem zwolnień.

Dla prawidłowego ustalenia skutków należy również wyjaśnić dlaczego do ewidencji podatkowej nie zostały wprowadzone grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako dr, Tr, K i Bz, które korzystają ze zwolnienia z podatku na mocy wymienionej uchwały Rady Gminy. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że tego rodzaju gruntów w posiadaniu osób fizycznych jest około 40.000 m² – str. 55-56 protokołu kontroli.

         Dokonana w trakcie czynności kontrolnych analiza ewidencji podatkowej wskazuje, że na jej podstawie nie jest możliwe zweryfikowanie prawidłowości opodatkowania wykazanych w deklaracjach budynków i budowli, bowiem nie zawiera ona dokumentów, które wskazywałyby jaka jest faktyczna ich powierzchnia użytkowa oraz wartość wykazanych budowli. Zatem zakres prowadzonych czynności sprawdzających, wskazany w treści art. 272 Ordynacji podatkowej jest ograniczony do weryfikacji terminowości wpływu dokumentu, prawidłowości pow. gruntów zadeklarowanych do opodatkowania, zastosowanej stawki podatkowej i obliczenia podatku. Natomiast nie jest możliwe ustalenie kompletnego stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Ze stwierdzonego stanu faktycznego wynika zatem, iż organ podatkowy nie wypełnia obowiązków wynikających z ustawy –str. 57-58 i 68 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli w zakresie powszechności i prawidłowości osiągania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wskazują m.in. na naruszenie art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatników wymienionych pod poz. 7 i 10, w związku z zadeklarowaniem do opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, nie zajętych na działalność gospodarczą. Przywołany przepis wskazuje, że opodatkowaniu tym podatkiem nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Pierwszy z wymienionych podatników wykazał 9.798 m² gruntów pozostałych, natomiast drugi 21.532 m².

Z kolei w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 2 w trakcie kontroli nie przedstawiono dokumentów, z których wynikałoby, iż faktycznie jest on w posiadaniu 6.617 m² gruntów będących własnością gminy Brańsk. Posiadanie gruntów należących do gminy (jednostki samorządu terytorialnego), zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach lokalnych, skutkuje przeniesieniem obowiązku podatkowego na dzierżawcę. Z ustaleń kontroli wynika jednak, że podatnik nie ma podpisanej umowy na dzierżawę gruntów gminnych oraz nie jest użytkownikiem wieczystym tej nieruchomości, ma zatem status posiadacza bezumownego.

W przypadku podatnika wymienionego pod poz. 16 zachodzi przypuszczenie, iż nie wykazał on do opodatkowania gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik jest w posiadaniu 1,0738 ha użytków rolnych V i VI klasy, które zostały wykazane w deklaracji na podatek rolny. Z ewidencji podatkowej wynika, że podatnik złożył również deklarację na podatek od nieruchomości, w której opodatkował budowle o wartości 47.631 zł. Ponieważ zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach lokalnych budowle podlegają opodatkowaniu jedynie w przypadku gdy są związane z działalnością gospodarczą można przyjąć, że prowadzi on działalność gospodarczą. Wówczas część z posiadanych gruntów byłaby zajęta na działalność gospodarczą i podlegała opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, stawką przewidzianą dla tak wykorzystywanych gruntów.

Wyjaśnienia wymaga również prawidłowość sporządzenia deklaracji przez podatnika wymienionego pod poz. 13, który wykazał w deklaracji podatkowej 2.059 m² gruntów pozostałych podlegających opodatkowaniu i 20.500 m² gruntów zwolnionych z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Podatnik jest posiadaczem części gminnej działki oznaczonej nr 95 z obrębu nr 11, która składa się z następujących gruntów Ł IV  - 0,77ha, W ŁIV – 0,03 ha, Bi – 0,23 ha i Bz  - 1,22 ha. Na podstawie okazanej dokumentacji nie jest możliwe ustalenie które z wymienionych gruntów są w posiadaniu podatnika. Nie ma zatem pewności, iż deklaracja została sporządzona prawidłowo ponieważ w przypadku posiadania użytków rolnych nie będą one podlegały opodatkowania ponieważ podatnik nie prowadzi działalności gospodarczej – str. 58-60 protokołu kontroli. 

Ustalono jednocześnie, iż podatnik wymieniony pod poz. 9 posiada kilka kont podatkowych w podatku od nieruchomości, co narusza § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Według tego przepisu dla każdego podatnika prowadzi się odrębne konto w każdej należności. Literalne brzmienie przepisu wskazuje, że w przypadku gdy podmiot jest podatnikiem podatku od nieruchomości powinien posiadać jedno konto podatkowe, niezależnie od tego ile złożył deklaracji podatkowych. Ponadto w przypadku wykazanych do opodatkowania budynków nie okazano dokumentów, z których wynikałaby ich powierzchnia użytkowa. Uniemożliwia to stwierdzenie, że zadeklarowana pow. budynków jest zgodna ze stanem faktycznym. Wątpliwości budzi również prawidłowość wykazania gruntów, których łączna powierzchnia wynikająca z deklaracji wynosi 4.026.101 m² (383.352 m² – grunty pozostałe (po korekcie 364.404 m²)), 22.513 m² - grunty związane z działalnością gospodarczą, 3.639.184,00 m² – grunty pod drogami zwolnione na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). W posiadaniu dzierżawców jest 10.800 m² gruntów podatnika, co skutkuje przeniesieniem na nich obowiązku podatkowego. Z ewidencji geodezyjnej wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty o pow. 4.033.825 m². Przedstawione dane sugerują, że powierzchnia wykazana przez podatnika, zsumowana z powierzchni gruntów oddanych w dzierżawę jest większa o 3.076 m² od pow. geodezyjnej. Ponadto przedstawione w trakcie kontroli uchwały o nadaniu statusu drogi publicznej nie uwiarygodniają wykazania większości gruntów sklasyfikowanych jako dr-drogi jako zwolnionych na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Z dokumentów nie wynika, które grunty  zostały zaliczone do dróg publicznych (brak numerów działek).

Również w przypadku podatników podatku rolnego i leśnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono nieprawidłowości polegające na wykazaniu w deklaracjach podatkowych powierzchni gruntu niezgodnej z zapisami ewidencji gruntów i budynków oraz dokumentami wskazującymi na posiadanie gruntów należących do jednostek samorządu terytorialnego, co stanowi naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 4 i art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.). Między innymi podatnik wymieniony w zał. nr 3/3 pod poz. 5 zadeklarował do opodatkowania grunty rolne o pow. 1,3742 ha, z których pow. przeliczeniowa do podatku wynosi 0,582 ha, a podatek 95 zł. Natomiast z umowy użyczenia i ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu jest 1,6835 ha gruntów, z których powierzchnia przeliczeniowa wynosi 0,7410 ha a podatek 120 zł. W trakcie kontroli podatnik złożył deklarację korygującą. Również podatnik wymieniony pod poz. 12 wykazał dane niezgodne z posiadaną dokumentacją geodezyjną i umowami dzierżawy. Ustalono, że powierzchnia przeliczeniowa ustalona na podstawie dokumentacji podatkowej powinna wynieść 2,3339 ha, a podatek 384 zł. Natomiast podatnik wymieniony pod poz. 10 błędnie ustalił powierzchnię przeliczeniową, co skutkowało zawyżeniem podstawy opodatkowania i należnego podatku o 32 zł. Innym stwierdzonym rodzajem nieprawidłowości jest naruszenie przez podatnika wymienionego pod poz. 8, art. 1 ustawy o podatku rolnym, w związku z wykazaniem w deklaracji podatkowej na podatek rolny gruntów niebędących użytkami rolnymi. W jego posiadaniu są grunty sklasyfikowane jako B – tereny mieszkaniowe o pow. 0,35 ha i Bp – zurbanizowane tereny niezabudowane o pow. 0,65 ha. Ponadto podatnik wymieniony pod poz. 12 według ewidencji gruntów i budynków posiada udział 1/2 w działce nr 133/2 o pow. 0,0971 ha  (RIVb – 0,084 ha, R V – 0,0131 ha). Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym nieruchomość ta podlega odrębnemu opodatkowaniu.

W obrębie podatku leśnego stwierdzono dwa przypadki błędnego ustalenia wysokości należnego podatku. Podatnik wymieniony pod poz. 5 wykazał w deklaracji grunty leśne o pow. 0,10 ha, w całości opodatkowane (4 zł). Natomiast z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu są grunty leśne o pow. 0,43 ha. W przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6 stwierdzono, że w deklaracji wykazał on grunty leśne o pow. 2,253 ha, z których opodatkowaniu podlega 1,823 ha. Tymczasem z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu jest las o pow. 2,403 ha - str. 62-63 i 67 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wskazują, iż dwóch podatników wymienionych w zał. 3/3 pod poz. 22 i 23 złożyło deklaracje po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym. Dotyczy to także trzech podatników podatku leśnego, wymienionych w zał. nr 3/4 pod poz. 1, 3 i 6, naruszających postanowienia art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. Przywołane przepisy zobowiązują podatników do przekazywania dokumentów w określonych terminach. Za naruszenie wskazanych przepisów w stosunku do podatników powinno zostać wszczęte postępowanie karnoskarbowe z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013, poz. 186) – str. 65 i 67 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości osób fizycznych stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 37 organ podatkowy w ewidencji księgowej prowadzi dwa konta podatkowe, czym narusza postanowienia § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Jako przyczynę nieprawidłowości należy wskazać odrębne opodatkowanie nieruchomości podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Podatnik jest posiadaczem użytków rolnych o pow. 1,78 ha. Zatem zgodnie z art. 6c ustawy o podatku rolnym, w przypadku osób fizycznych mających obowiązek opłacania jednocześnie podatku rolnego oraz podatku od nieruchomości lub podatku leśnego, na terenie tej samej gminy, wysokość należnego zobowiązania podatkowego, pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, ustala organ podatkowy w jednej decyzji (nakazie płatniczym).

Natomiast w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 54 grunty sklasyfikowane jako S Ps IV o pow. 0,03 ha opodatkowano jako pastwiska co narusza art. 4 ust. 6 ustawy o podatku rolnym. Przepis ten stanowi, że sady przelicza się na hektary przeliczeniowe według przeliczników określonych w ust. 5 dla gruntów ornych, z tym że do sadów klasy III i IV stosuje się odpowiednio przeliczniki dla klasy IIIa i IVa – str. 68-69 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości stosowania ulg w podatku rolnym pozwoliło ustalić, że w przypadku decyzji nr Fn.3121.21.8.2012 z dnia 29 maja 2012 r. do wydatków związanych z modernizacją budynku inwentarskiego zaliczono koszty zakupu agregatu prądotwórczego. Według ustaleń kontroli zakup przedmiotowego urządzenia o wartości 5.800 zł, nie jest wydatkiem związanym z modernizacją budynku, zatem nie można go zaliczyć do jej kosztów. Jest to bowiem urządzenie przenośne, które nie jest trwale powiązane z substancją budynku. Stanowi element wyposażenia, zatem w obecnym stanie prawnym wydatek taki nie może zostać ujęty do kosztów inwestycji. Stanowisko takie ma potwierdzenie między innymi w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 października 1998 r. (sygn. AKT III SA 1565/97), który wskazuje, że „(…) Wszelkie przepisy dotyczące ulg i zwolnień podatkowych muszą być interpretowane ściśle. Zatem modernizacja (unowocześnienie) budynku inwentarskiego, uprawniająca do ulgi podatkowej, musi dotyczyć substancji tego budynku, a nie jego wyposażenia, stanowiącego odrębne ruchomości. Przyznanie żądanej przez podatnika ulgi byłoby pozbawione podstawy prawnej (…)” -  str. 60-70 protokołu kontroli.

         Okazana dokumentacja podatkowa dotycząca podatku od środków transportowych uniemożliwia weryfikację wszystkich parametrów niezbędnych do sprawdzenia wysokości zadeklarowanego podatku. W szczególności dotyczy to pojazdów zarejestrowanych przed rokiem 2009. Można zatem stwierdzić, że organ podatkowy nie prowadzi czynności sprawdzających w zakresie określonym w treści art. 272 Ordynacji podatkowej. W toku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że:

- podatnik wymieniony pod poz. 1 błędne ustalił czas trwania obowiązku podatkowego w przypadku pojazdu o nr rejestracyjnych …….[1]. Z okazanej dokumentacji wynika, że został on sprzedany w dniu 17 sierpnia 2012 r. i wyrejestrowany 14 września 2012 r. Okres opodatkowania podatnik ustalił na 9 m-cy roku podatkowego Z przepisów dotyczących podatku od środków transportowych wynika, iż są dwie okoliczności powodujące wygaśnięcie obowiązku podatkowego. W pierwszym przypadku wygaśnięcie obowiązku podatkowego następuje z końcem miesiąca, w którym pojazd został sprzedany (art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Natomiast zgodnie z art. 9 ust. 5 tej ustawy obowiązek podatkowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, wygasa z końcem miesiąca, w którym środek transportowy został wyrejestrowany lub wydana została decyzja organu rejestrującego o czasowym wycofaniu pojazdu z ruchu lub z końcem miesiąca, w którym upłynął czas, na który pojazd powierzono. Z okazanej dokumentacji podatkowej wynika, że został on sprzedany innemu podmiotowi, a zatem obowiązek podatkowy powinien trwać 8 miesięcy tj. o jeden krócej niż ustalił to podatnik. Podatnik posiadał również drugi pojazd o nr rejestracyjnym …….¹. Z deklaracji korygującej wynika, że i w tym przypadku doszło do wygaśnięcia obowiązku podatkowego w tym samym czasie jak w pierwszym przypadku. Z uwagi jednak na fakt, iż okazana dokumentacja nie wyjaśnia czy został on sprzedany nabywcy na terenie kraju czy też za granicę lub przekazany do złomowania, nie jest możliwe stwierdzenie czy określony przez podatnika czas trwania obowiązku podatkowego jest prawidłowy czy nie,

- podatnik wymieniony pod poz. 5 w dniu 10 lipca 2012 r. nabył naczepę o nr rejestracyjnym ……..[2], co wynika z dokumentacji podatkowej. W deklaracji podatkowej wskazał następujące, wymagane przepisami parametry pojazdu: dmc zespołu pojazdów 36 ton, 3 osie i zawieszenie pneumatyczne. Kwota zadeklarowanego podatku wynosi 375 zł. Z dowodu rejestracyjnego dołączonego do deklaracji wynika, że to dmc pojazdu wynosi 36 ton. A zatem podane w deklaracji dmc zespołu pojazdów należy uznać za nieprawidłowe ponieważ nie uwzględnia masy pojazdu silnikowego. Stanowi to naruszenie art. 8 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach…, zgodnie z którym opodatkowaniu podlegają przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą równą lub wyższą niż 12 ton, z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego,

- podatnicy wymienieni pod poz. 14; 20, 23 i 24 zadeklarowali nieprawidłową wartość dmc zespołu pojazdów, która w przypadku posiadanych przez nich pojazdów jest podstawą ustalenia stawki podatkowej. Polegało to na nie uwzględnieniu masy pojazdu (przyczepy lub naczepy) przy ustalania dmc zespołu pojazdów. Podatnicy wskazywali jedynie dmc samych pojazdów, co naruszało postanowienia art. 8 pkt 3-6 ustawy o podatkach i opłatach… Przepisy te wskazują, że podstawą opodatkowania, w przypadku ciągników samochodowych, naczep i przyczep jest dopuszczalna masa całkowita zespołu pojazdów, na którą składa się w przypadku ciągników ich dopuszczalna masa całkowita i dmc naczepy, a w przypadku naczep ich dmc oraz masa pojazdu silnikowego (ciągnika lub samochodu ciężarowego),

- podatnik wymieniony pod poz. 8 podał nieprawidłową wartość dmc posiadanego pojazdu o nr rejestracyjnym …..². Według złożonej deklaracji dmc pojazdu wynosi 12,02 tony, posiada on 3 osie i inny system zawieszenia. Natomiast według danych organu rejestracyjnego (wydruku ze Starostwa Powiatowego) dmc przedmiotowego pojazdu wynosi 10,8 tony, posiada on dwie osie, brak jest informacji o rodzaju zawieszenia. Mając na uwadze okres opodatkowania (1 m-c) i obowiązujące stawki podatkowe, należny podatek powinien wynieść 117 zł, a nie 100 zł jak deklaruje podatnik,

- dwóch podatników, wymienionych w zał. nr 3/6 pod poz. 22 i 24, złożyło deklaracje podatkowe po terminie wynikającym z treści art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach… Naruszenie przez podatników wskazanych przepisów nie spotkało się z żadną reakcją organu podatkowego a zgodnie z art. 56 § 4 ustawy kks podatnicy, którzy składają deklaracje podatkowego po terminie popełniają wykroczenie skarbowe – str. 73-76 protokołu kontroli.

Opis zawarty na stronach 76-84 protokołu kontroli, dotyczący prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego oraz formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji w sprawie udzielania ulg w zapłacie podatku z przepisami Ordynacji podatkowej, wskazuje na uchybienia w tym zakresie. Sposób prowadzenia postępowania podatkowego spowodował, że zebrany materiał dowodowy oraz treść uzasadnienia faktycznego nie wskazują faktów i dowodów, które pozwalałyby na uzyskanie przez organ podatkowy możliwości rozważenia zastosowania ulgi. Z uzasadnienia prawnego analizowanych decyzji wynika, że z ważnym interesem podatnika i interesem publicznym mamy do czynienia w przypadku gdy występuje obniżenie zdolności płatniczych podatnika, spowodowane zaistnieniem czynników zewnętrznych, na których wystąpienie podatnik nie miał wpływu, a spłata lub wyegzekwowanie należności podatkowych w sposób istotny obniża warunki egzystencji podatnika. Za nadzwyczajne przypadki losowe uznaje się okoliczności, które są niezależne od sposobu postępowania podatnika bądź są spowodowane działaniem czynników, na które podatnik nie może mieć wpływu. Natomiast przez interes publiczny rozumie się dyrektywę nakazującą mieć na uwadze respektowanie wartości wspólnych dla całego społeczeństwa. Materiał dowodowy poszczególnych spraw, w powiązaniu z treścią uzasadnienia, nie przedstawia faktycznej sytuacji materialnej podatnika. Nie można również stwierdzić czy sytuacja ta miała charakter nagły, nie dający się przewidzieć oraz przejściowy. Jako przykład można wskazać podatnika, któremu uszkodzeniu uległ budynek. Organ podatkowy nie ustalił czy budynek był ubezpieczony i czy z tego tytułu podatnik uzyskał odszkodowanie lub też czy posiada środki finansowe, które zabezpieczają jego sytuację materialną. Przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej wskazują, że organy podatkowe mają działać na podstawie przepisów prawa oraz w sposób budzący do nich zaufanie. W toku postępowania organ podatkowy jest zobligowany do podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy (art. 122). Natomiast poprzez art. 187 § 1 Ordynacji ustawodawca zobowiązał organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 Ordynacji). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4 Ordynacji). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie.

Kontrola prawidłowości i powszechności prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych wykazała naruszenie zapisów § 22 ust. 3 i 5 instrukcji ewidencji podatków i opłat w Urzędzie Gminy Brańsk, ponieważ w przypadku I–III raty podatków opłacanych przez osoby fizyczne, upomnienia wystawiano później niż 30 dni od dnia płatności (§ 22 ust. 3), natomiast w przypadku należności, które nie zostały opłacone pomimo podjęcia działań upominawczych znakomita większość tytułów wykonawczych została wystawiona po 14 dniach od dnia doręczenia upomnienia (§ 22 ust. 5) – str. 86 protokołu kontroli.

W wyniku weryfikacji prawidłowości prowadzenia kont podatkowych stwierdzono dwa przypadki naruszenia art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, iż w sytuacji gdy dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. W przypadku podatnika wymienionego pod poz. 2 ustalono, że dokonana wpłata I raty podatku od środków transportowych (po ponownym dopuszczeniu pojazdu do ruchu), nie pokrywała należności głównej wraz z odsetkami. Z zapisów konta podatkowego wynika, że organ podatkowy nie zastosował zasad postępowania wynikających z przywołanego przepisu i nie przeksięgował dokonanej wpłaty. Wartość niepobranych, należnych na dzień zapłaty odsetek wynosiła 17 zł. Natomiast podatnik wymieniony pod poz. 15 opłacił po terminie II ratę podatku od środków transportowych.  Również i w tym przypadku podatnik nie naliczył odsetek od nieterminowej wpłaty, a organ podatkowy nie dokonał przeksięgowania wpłaconej kwoty podatku. Wartość niepobranych, należnych na dzień zapłaty odsetek wynosiła 7 zł – str. 87-89 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na stronie 90 protokołu kontroli wynika, że zgodnie z uchwałą Nr V/37/11 Rady Gminy Brańsk z dnia 17 maja 2011 roku w sprawie zarządzenia poboru w drodze inkasa podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego oraz określenia wysokości wynagrodzenia za inkaso, na inkasentów wyznaczono sołtysów poszczególnych sołectw Gminy Brańsk. Uchwała posiada załącznik, w którym z imienia i nazwiska wskazano poszczególnych sołtysów (inkasentów). Z dokumentacji podatkowej wynika, że w lipcu 2012 r. miała miejsce zmiana sołtysa w sołectwie Spieszyn. Natomiast brak zmiany przedmiotowej uchwały w tym zakresie spowodował, że inkaso prowadziła de facto osoba nie wskazana przez Radę Gminy. Ponadto stwierdzono również naruszenie art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej polegające na tym, iż w przypadku II-IV raty organ podatkowy nie zaokrąglał należnego inkasentom wynagrodzenia do pełnych złotych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wykonywanie zaleceń pokontrolnych stosownie do udzielonej odpowiedzi.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały uaktualniającej zawarty w Statucie Gminy wykaz jednostek organizacyjnych.

3. W zakresie funkcjonowania instytucji kultury:

a) zaniechanie prowadzenia przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych instytucji kultury,

b) zapewnienie dyrektorom instytucji kultury warunków umożliwiających wykonywanie obowiązków nałożonych przepisami ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,

c) umożliwienie dyrektorom instytucji kultury zorganizowania odrębnej obsługi bankowej, w sposób zapewniający dysponowanie środkami każdej z tych instytucji wyłącznie przez jej dyrektora oraz ewentualnie upoważnionych przez nich pracowników tych instytucji.

4. Przekazanie dyrektorom GOUK i GBP uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, dotyczących prawidłowości sporządzania planów finansowych instytucji kultury, a także sprawozdań Rb-Z i Rb-N oraz informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze i sprawozdań rocznych z wykonania planu finansowego tych jednostek.

5. Zaniechanie egzekwowania od dyrektorów instytucji kultury sporządzania i przekazywania sprawozdań Rb-27S i Rb-28S.

6. Uregulowanie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stosowanych zasad podziału kont syntetycznych na dwa lub więcej kont.

7. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) wyodrębnienie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130,

b) prowadzenie ewidencji na koncie 135 w sposób obrazujący bezpośrednio wynikające z wyciągów bankowych obroty i saldo na rachunku ZFŚS,

c) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

d) księgowanie operacji dotyczących naliczenia odsetek od nieuregulowanych należności oraz dokonywania odpisu aktualizującego w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia, z uwzględnieniem regulacji art. 35b ustawy o rachunkowości,

e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont 222 i 223 w ewidencji budżetu według poszczególnych jednostek budżetowych,

f) dokonywanie zapisów na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

g) ujmowanie operacji dotyczących wpływu do budżetu pozostałych na dzień 31 grudnia środków finansowych gromadzonych na wydzielonych rachunkach dochodów jednostek budżetowych zapisem Wn 133 – Ma 901,

h) prawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 224 w ewidencji Urzędu,

i) księgowanie dotacji zwróconych w tym samym roku budżetowym na stronie Ma konta 224,

j) zaniechanie prowadzenia konta 014 w ewidencji Urzędu; wyksięgowanie z ewidencji wartości wydawnictw.

8. Kalkulowanie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków z uwzględnieniem kosztów amortyzacji urządzeń wykorzystywanych przy prowadzeniu działalności wodociągowej i kanalizacyjnej, mając jednocześnie na uwadze postanowienia § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf…

9. W zakresie podróży służbowych i dysponowania samochodami służbowymi:

a) dostosowanie przepisów wewnętrznych regulujących zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych do obowiązujących przepisów prawa, mając na uwadze opis zawarty w części opisowej wystąpienia,

b) określenie zasad eksploatacji samochodów służbowych, w tym w szczególności wypełniania kart drogowych w sposób umożliwiający potwierdzenie w każdym przypadku, że wykorzystanie pojazdu i wynikające stąd koszty były związane z celami służbowymi,

c) zapewnienie zgodności między ewidencją poleceń wyjazdu służbowego a danymi kart drogowych wskazującymi na odbywanie podróży służbowych, które winny mieć umocowanie w pisemnym poleceniu wyjazdu określającym miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, a także jej cel.

10. Egzekwowanie od dostawców realizacji określonych umową obowiązków w zakresie dokumentowania sposobu zmian cen dostaw w stosunku do ceny ofertowej.

11. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

12. Wyeliminowanie oraz wyjaśnienie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

13. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

14. Udzielanie ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym.

15. Przestrzeganie obowiązujących norm prawnych, w tym regulacji wewnętrznych w zakresie prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych.

16. Stosowanie właściwych przepisów Ordynacji podatkowej w przypadkach wpłat podatków wnoszonych po terminie płatności.

17. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały dostosowującego regulujące dotyczące poboru podatków przez inkasentów do istniejącego stanu faktycznego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku