Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Rudka

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 listopada 2013 roku (znak: RIO.I.6001-7/13), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Anusiewicz

Wójt Gminy Rudka

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rudka za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Rudka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Wykonanie budżetu gminy Rudka za 2012 r. nastąpiło z naruszeniem art. 242 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), bowiem wykonane wydatki bieżące były wyższe niż dochody bieżące o 378.889,85 zł, podczas gdy stan wolnych środków na koniec 2012 r. wynosił 282.116 zł. Okoliczność ta była podstawą negatywnej opinii Składu Orzekającego RIO w Białymstoku o sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2012 r. Jako przyczynę tej sytuacji wskazał Pan zaistniałą konieczność poniesienia wydatków na remont szkoły w związku z jej zalaniem. Analizując podczas kontroli zagadnienie wykonania budżetu zwrócono jednakże uwagę także na niskie wykonanie dochodów budżetu za 2012 r., w tym dochodów bieżących, których realizacja zamknęła się kwotą niższą o 763.940,04 zł od planu. Nie wykonano w pełni głównie dochodów ze sprzedaży wody i odprowadzania ścieków (różnica w stosunku do planu o 183.424,66 zł), z usług za wynajem sprzętu (różnica 80.817,80 zł), z różnych opłat (różnica ogółem w tym paragrafie wynikająca ze sprawozdania z wykonania budżetu to 37.648,48 zł). Znacząco niższe od planu były też dochody z podatku od nieruchomości i podatku rolnego (łącznie o 88.851,07 zł). W złożonym wyjaśnieniu dotyczącym podstaw planowania dochodów bieżących z niektórych źródeł Skarbnik Gminy wskazał m.in., że (…) Na koniec 2012 roku w miesiącu grudniu należało przeprowadzić analizę wykonania poszczególnych dochodów ale w związku z nadmiarem obowiązków (…) przeoczono i nie dokonano analizy wykonania planu dochodów w w/w rozdziałach i paragrafach.

Należy zwrócić uwagę, że wobec planowanej w budżecie po zmianach nadwyżki dochodów bieżących nad wydatkami bieżącymi (wynoszącej zaledwie 92.935 zł) i stanu wolnych środków wynoszącego na początek 2012 r. 87.682 zł, zakres rozbieżności między realnością planu a faktyczną realizacją dochodów bieżących, potwierdzony przez Skarbnika Gminy w wyjaśnieniu, upoważnia do postawienia tezy, że plan dochodów bieżących nie mógł stanowić w pełni rzetelnej podstawy do ponoszenia zaplanowanych wydatków bieżących przy zachowaniu zasady określonej w art. 242 ustawy o finansach publicznych.

Istotne rozbieżności stwierdzono też w wyniku kontroli realizacji planu dochodów ze sprzedaży składników majątkowych, ustalonego w uchwale budżetowej na poziomie 177.482 zł. Jego wykonanie zamknęło się kwotą 4.707,07 zł. W wyjaśnieniu dotyczącym przyczyn niewykonania dochodów ze sprzedaży składników majątkowych Skarbnik Gminy wskazuje, że założono wpływ dochodów ze sprzedaży dwóch nieruchomości w obrębie wsi Olędy. Kontrola wykazała, że w dniu 2 października 2012 r. został opracowany wykaz tych nieruchomości jako przeznaczonych do sprzedaży, jednakże nie doszła ona do skutku w 2012 roku. Cena nieruchomości została ustalona na 30.000 zł i 7.020 zł, co świadczy o zawyżeniu planu dochodów. Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że dochody te zaplanowane zostały w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych” zamiast w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, jak to wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Wśród dochodów wykazanych jako wykonane w par. 0870 stwierdzono błędnie sklasyfikowane wpływy ze zbycia udziału gminy w nieruchomości w kwocie 3.670 zł – str. 40-42 protokołu kontroli, załączniki nr 2/1 i 2.2 do protokołu kontroli.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Rudka nie został powołany zastępca Pana Wójta. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Rudka w § 13 ust. 1 pkt 2 stanowi, że w Urzędzie tworzy się stanowisko zastępcy Wójta. Ponadto w § 17 ust. 1 regulaminu postanowiono, że Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań, zaś w § 18 ust. 1: Zastępca Wójta wykonuje zadania kierownika Urzędu podczas nieobecności Wójta. Zastępca Wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia wójta.

Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy ponadto sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), w gminie Rudka może być powołany jeden zastępca Wójta. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień dotyczących funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że dyrektorowi Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudce udzielił Pan pełnomocnictwa do jednoosobowego działania na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (zarządzenie z dnia 31 grudnia 2012 r.). Należy wskazać, że udzielanie pełnomocnictw osobom zarządzającym instytucjami kultury, jako osobami prawnymi, jest bezprzedmiotowe. Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz z mocy prawa – art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406). Stosownie zaś do art. 27 ust. 1 tej ustawy instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków. Przywołany art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym odnosi się zaś do kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – str. 8 protokołu kontroli.

         W 2012 r. Urząd Gminy prowadził obsługę finansowo-księgową wszystkich jednostek organizacyjnych gminy, tj. Zespołu Szkół, GOPS i Gminnej Biblioteki Publicznej. Od 2013 r. GOPS samodzielnie prowadzi księgi rachunkowe, natomiast pozostałe jednostki nadal są obsługiwane. Stwierdzono, że podstawą wykonywania obsługi Zespołu Szkół jest stosowna uchwała Rady Gminy, podjęta na podstawie art. 5 ust. 7 pkt 3 i ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Natomiast jeżeli chodzi o prowadzenie przez Urząd ksiąg rachunkowych Biblioteki należy wskazać, że stan ten narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Biblioteka działająca jako odrębna osoba prawna jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Rachunkowość instytucji, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez dyrektora główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Przepisy prawa przewidują możliwość prowadzenia obsługi finansowo-księgowej wyłącznie jednostek oświatowych.

Zakres czynności składających się na wykonywanie wspólnej obsługi jednostek oświatowych określa art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty stanowiąc, że należą do nich zagadnienia, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Prowadzenie obsługi szkoły nie zwalnia zatem jej dyrektora z obowiązku opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, o której mowa w art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Kontrola wykazała, że dyrektor Zespołu Szkół nie opracował dokumentacji opisującej zasady rachunkowości obowiązujące w Zespole Szkół.

Stwierdzono, że Pan Wójt dysponuje rachunkami bankowymi jednostek, dla których Urząd Gminy prowadzi księgi rachunkowe. Stan ten narusza postanowienia art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Natomiast art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje, że kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej wyłącznie pracownikom jednostki. Przepisy prawa nie przewidują możliwości, aby Pan Wójt dysponował środkami pozostającymi na rachunkach bankowych jednostek organizacyjnych. Nie mieści się to także w pojęciu obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, ponieważ brak w ustawie o systemie oświaty regulacji wskazujących na możliwość ograniczenia samodzielności szkoły jako jednostki budżetowej w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej (gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków).

Analiza kompletności zakresów czynności pracowników zatrudnionych w referacie finansowo-budżetowym wykazała brak ustalonych zastępstw na czas nieobecności.  Uregulowanie kwestii zastępstw jest niezbędne z punktu widzenia zapewnienia ciągłości działania jednostki – str. 14-15 protokołu kontroli.

Weryfikacja dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) niedostosowaniu zawartego w zakładowym planie kont opisu konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” do faktycznie przyjętych rozwiązań w zakresie obsługi bankowej. Rachunek bieżący dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej nie jest prowadzony, mimo tego w opisie funkcjonowania konta wskazano zarówno na zasady ewidencji obowiązujące przy realizacji dochodów i wydatków bezpośrednio z rachunku budżetu, jak i przy posiadaniu wyodrębnionego rachunku Urzędu przeznaczonego do gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków. Ponadto z opisu konta 130 nie wynikają stosowane zasady podziału konta 130 na konta szczegółowe – str. 21-22 protokołu kontroli,

b) nieokreśleniu daty rozpoczęcia eksploatacji programu służącego do ewidencji operacji kasowych oraz stosowanej wersji oprogramowania, czym naruszono art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy – str. 34 protokołu kontroli.

Ponadto w zakresie prawidłowości regulacji wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej stwierdzono, że instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych jest nieaktualna w zakresie zasad sporządzania poleceń przelewów – str. 29 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) stosowany w praktyce podział konta 133 „Rachunek budżetu” na szereg kont szczegółowych nie wynika ani z zasad jego funkcjonowania określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, ani z zakładowego planu kont. Z ustaleń kontroli nie wynika też, aby dostarczał danych użytecznych przy sporządzaniu sprawozdawczości czy informacji o znaczeniu analitycznym niewynikających z innych kont. Część utworzonych kont nie służy ewidencji obrotów na poszczególnych rachunkach bankowych, leczy rodzajowo określonych operacji, w wyniku czego wykazują one w trakcie roku salda strony Ma – niezgodnie z zasadami funkcjonowania konta 133 – str. 31-32 protokołu kontroli,

b) zapisy księgowe zawierają trzy jednakowe daty opisane jako „Data dok.”, „Data spr.”, „D.zd.gosp”. Ustalono, że wskazana w zapisie księgowym data odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Stosowany sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości – str. 19 protokołu kontroli,

c) na koncie 133 dokonywano zapisów ujemnych, niezgodnie z danymi wyciągów bankowych, naruszając zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 32-33 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że bilans z wykonania budżetu gminy na dzień 31 grudnia 2012 r. został sporządzony dnia 17 kwietnia 2013 r. Bilans z wykonania budżetu gminy należało sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, tj. do dnia 31 marca 2013 r. – § 24 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… – str. 23 protokołu kontroli.

Analiza należności gminy wykazała, że na dzień 31 grudnia 2012 r. na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” występowały należności za sprzedaż wody i odprowadzone ścieki w wysokości 33.376,36 zł oraz naliczone odsetki od tych zaległości w wysokości 5.198,20 zł. Należności w kwocie 32.583,59 zł stanowiły należności wymagalne na koniec 2012 r. Ustalono, że do dłużników tych należności wysłano w 2012 r. 179 wezwań do zapłaty (upomnień), nie kierowano zaś spraw na drogę postępowania sadowego, mimo że w treści wezwań podawano, iż niedokonanie wpłaty w terminie 7 dni od otrzymania wezwania spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Analiza zakresów czynności pracowników Urzędu Gminy wykazała, że brak jest w nich odpowiednich zapisów nakładających obowiązki w zakresie analizy należności bieżących i wymagalnych z tego tytułu oraz ich prawidłowej windykacji.

Na podstawie prowadzonej ewidencji stwierdzono, że na ogólną sumę zaległości w wysokości 32.583,59 zł składały się zaległości z następujących okresów:

- z lat 1998-2009 w wysokości 4.291,47 zł; zaległości te uległy przedawnieniu na dzień 31 grudnia 2012 r., stosownie do art. 118 w zw. z art. 123 § 1 k.c.,

- z 2010 r. w wysokości 2.628,27 zł,

- z 2011 r. w wysokości 6.684,41 zł,

- z 2012 r. w wysokości 18.979,44 zł.

Weryfikacja zaległości, dla których upłynął okres przedawnienia na dzień 30 czerwca 2013 r. wykazała natomiast, że na ogólną sumę ujętych w ewidencji należności głównych, wynoszącą 35.532,17 zł, termin przedawnienia upłynął dla należności na kwotę 5.601,38 zł –str. 38-39 protokołu kontroli.

Stwierdzony stan faktyczny przesądza o braku należytych działań windykacyjnych, co doprowadziło do upływu terminu przedawnienia części należności, wynoszącego dla roszczeń cywilnoprawnych o świadczenia okresowe 3 lata (art. 118 k.c.). Stosownie do art. 123 § 1 pkt 1 k.c. bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia. Należy też wskazać, że od 11 lutego 2012 r. obowiązuje przepis art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązujący wprost jednostkę sektora finansów publicznych do terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Kontrola procedury zbycia udziału gminy w nieruchomości wykazała, że w przetargu na sprzedaż udziału ogłoszonym 24 października 2011 r. opierano się na operacie szacunkowym z dnia 24 sierpnia 2010 r. Zgodnie z art. 156 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), operat szacunkowy może być wykorzystany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Stwierdzono ponadto, że wartość sprzedanego udziału w nieruchomości nie została zdjęta z ewidencji księgowej i w momencie przeprowadzania kontroli nadal znajdowała się na koncie 011 „Środki trwałe”. Wyksięgowania dokonano z dniem 1 lipca 2013 r. – str. 42-44 protokołu kontroli.

Badanie trybu wyłaniania dzierżawców nieruchomości wykazało, że umowa dzierżawy z dnia 31 stycznia 2011 r. została zawarta na okres 3 lat bez uprzedniego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Obowiązek sporządzenia i sposób upublicznienia wykazu wynikają z przepisów art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do treści wykazu określa art. 35 ust. 2 przywołanej ustawy – str. 44 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu stwierdzono, że jeden z przedsiębiorców dokonał wpłaty pierwszej raty z przekroczeniem terminu określonego w art. 11¹ ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.). W takiej sytuacji, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy, zezwolenie wygasa. Przedsiębiorca, którego zezwolenie wygasło z przyczyn określonych w art. 18 ust. 12 pkt 5 może wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia – art. 18 ust. 13 ustawy. Kontrola wykazała, że nieterminowa wpłata nie skutkowała żadnymi czynnościami kontrolowanej jednostki związanymi z faktem wygaśnięcia zezwolenia. Ustalono, że podmiot, który wpłacił należność po terminie zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej – str. 46 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

         Weryfikując działania organu podatkowego w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat stwierdzono, że nie przeprowadzano kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Przywołany przepis wskazuje, że organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem § 3, przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych, zwanych dalej „kontrolowanymi”. Tak sformułowany przepis należy traktować jako obowiązek nałożony na organ podatkowy. Celem kontroli jest sprawdzenie, czy podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Ustawa nie precyzuje ilości i zakresu kontroli więc uregulowanie tego typu spraw leży w kompetencji organu podatkowego, natomiast brak działań w tej materii należy uznać za naruszenie przywołanej regulacji – str. 48 protokołu kontroli.

W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2012 r. z ewidencją księgową stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prezentacji skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru w obszarze, w jakim prowadzone były czynności kontrolne. Nieprawidłowość ta polegała na zaniżeniu o kwotę 8.509,72 zł skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych. Powodem jej wystąpienia było przyjęcie do obliczeń błędnej stawki maksymalnej w przypadku naczep. Z deklaracji podatkowych wynika, że dmc zespołu pojazdów każdej naczepy wynosi ponad 36 ton. Maksymalna stawka podatkowa wynikająca z obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 19 października 2011 r. w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2012 r. (M.P. Nr 95, poz. 961) dla tego rodzaju pojazdów wynosiła 2.302,20 zł, natomiast do obliczenia skutków przyjęto stawkę 1.820,96 zł – str. 49 protokołu kontroli.

         Analizując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono, że ewidencja podatkowa nie daje możliwości zweryfikowania powierzchni użytkowych budynków oraz  wartość budowli wykazanych deklaracjach podatkowych pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym. Braki w dokumentacji wskazują, że nie jest możliwe prowadzenie czynności sprawdzających, do których organ podatkowy jest zobligowany na podstawie art. 272 Ordynacji podatkowej. W myśl przywołanego przepisu organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów, stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów, ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

         Natomiast kontrola w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania wykazała, że:

- podmiot wymieniony pod poz. 25  posiadający na terenie gminy grunty sklasyfikowane jako Tr – tereny różne o pow. 1.500 m² nie złożył deklaracji podatkowej. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) tego rodzaju grunty podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. W związku z powyższym naruszono art. 6 ust. 9 pkt 1 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 1 i art. 3 ust. 1 tej ustawy. Przywołane przepisy stanowią, że na posiadaczu nieruchomości ciąży obowiązek podatkowy, a zatem jako podatnik jest on zobowiązany do składania deklaracji podatkowych w określonych terminach. Należny podatek za opodatkowanie przedmiotowych gruntów za 2012 r. wynosiłby 570 zł. Deklaracji na podatek od nieruchomości nie złożył również podmiot wymieniony pod poz. 26. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że jest w posiadaniu 8,57 ha gruntów sklasyfikowanych jako dr – drogi. Podmiot w 2012 r. oraz w 4 latach poprzedzających nie składał deklaracji, w której byłyby wykazane podlegające opodatkowaniu grunty. Opodatkowanie przedmiotowych gruntów, tylko w roku 2012, skutkowałoby zwiększeniem dochodów podatkowych o kwotę 32.566 zł,

     - podmiot wymieniony pod poz. 14 błędnie zakwalifikował posiadane budynki administracyjne jako gospodarcze, co skutkowało wykazaniem ich w deklaracji jako zwolnione na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W trakcie kontroli organ podatkowy podjął działania w celu wyjaśnienia prawidłowości sporządzenia deklaracji. W wyniku tych działań podatnik złożył korektę deklaracji wykazując budynki administracyjne do opodatkowania,

     - w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6 stwierdzono, że budynek hydroforni został błędnie zakwalifikowany jako budowla, jego wartość księgową wynoszącą 88.394 zł podatnik uwzględnił w wartości opodatkowanych budowli. Skutkiem tej nieprawidłowości było zawyżenie należnego podatku o kwotę około 1.768 zł. Ustalono natomiast, że podatnik nie wykazał do opodatkowania 4 mieszkań, których łączna powierzchnia wynosi 240,94 m². Należny podatek za przedmiotowe lokale w roku 2012 powinien wynieść 65 zł. W trakcie kontroli organ podatkowy wyegzekwował od podatnika deklaracje korygujące.

         Analizując deklaracje podatkowe stwierdzono również, że trzech podatników wymienionych w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli pod poz. 19-21 złożyło dokumenty po terminie wynikającym z art. 6 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ponieważ naruszenie postanowień przywołanego przepisu jest zagrożone grzywną wynikającą z przepisów kodeksu karnego skarbowego organ podatkowy w takich przypadkach powinien zawiadamiać organy skarbowe upoważnione do prowadzenia postępowania karnego skarbowego. Opis powyższych nieprawidłowości zawarty jest na str. 51-53 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania oraz terminowości składania dokumentów stwierdzono również w przypadku podatników podatku rolnego i leśnego od osób prawnych. Polegały one na:

- niezłożeniu deklaracji przez podmiot wymieniony w załączniku nr 3/3 do protokołu kontroli pod poz. 7. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że na terenie gminy podmiot posiada grunty rolne sklasyfikowane jako B-R IVb – 0,0090 ha, Ł IV – 0,0237 ha, Ps IV – 0,0403 ha, R IIIb – 0,0789 ha, R IVa – 0,1596 ha, R IVb – 0,2431 ha, R V – 0,0025 ha, S-R IVb – 0,006 ha. Sposób opodatkowania gruntów będzie uzależniony od ich całkowitej powierzchni znajdującej się w posiadaniu podatnika i sposobu ich sklasyfikowania w ewidencji gruntów i budynków. W przypadku posiadania gospodarstwa rolnego, w rozumieniu ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. Nr z 2006 r. Nr 139, poz. 969 ze zm.), właściwe będzie naliczenie podatku zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. W innej sytuacji zastosowanie będzie miał art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym. Należny podatek będzie wynosił odpowiednio 82 zł lub 208 zł. Podatnik nie złożył deklaracji również na podatek leśny, a zgodnie z ewidencją gruntów i budynków posiada las o pow. 0,0044 ha. Ponieważ w przypadku opodatkowania gruntów podatek wyniósłby 0,18 zł, to zgodnie z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej na podatniku nie ciążyłby obowiązek jego zapłaty. Z ustaleń kontroli wynika również, że w kontrolowanym okresie deklaracji na podatek leśny nie złożył podmiot wymieniony w załączniku nr 3/4 do protokołu kontroli pod poz. 6; z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu są grunty leśne o pow. 2,27 ha. W przypadku ich opodatkowania jako lasy pozostałe należny podatek wyniósłby 93 zł,

- niewykazaniu do opodatkowania przez podatnika wymienionego w załączniku nr 3/3 do protokołu kontroli pod poz. 5 następujących gruntów: R IVa – 0,36 ha, Ps III – 0,05 ha, Ps IV – 0,04 ha, PsV – 0,03 ha. W trakcie kontroli podatnik złożył deklarację, w której wykazał do opodatkowania przedmiotowe grunty i zadeklarował podatek w wysokości 74 zł,

- złożeniu deklaracji podatkowych po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 645). Również w tych przypadkach organ podatkowy nie zawiadomił organów skarbowych o możliwości popełnienia wykroczenia karnego skarbowego – str. 54-55 protokołu kontroli.

W trakcie analizy prawidłowości stosowania ulg w zapłacie podatku rolnego na podstawie ustawy o podatku rolnym stwierdzono, że w przypadku ulgi inwestycyjnej udzielonej w związku z modernizacją budynku inwentarskiego nie jest możliwe zweryfikowanie prawidłowości jej udzielenia, ponieważ organ podatkowy nie określił zakresu prac budowlanych, które wchodzą w zakres modernizacji. W związku z brakiem definicji ustawowej pojęcia „modernizacja”, na potrzeby tego typu rozstrzygnięć organ podatkowy winien wskazać co, czyli jaki zakres prac budowlanych, uznaje za modernizację. Można zatem stwierdzić, że wydana decyzja nie zawiera uzasadnienia prawnego, co narusza postanowienia art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej – str. 59-60 protokołu kontroli.

         Podczas kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono, że przedstawiona ewidencja podatkowa nie pozwala na pełną weryfikację danych niezbędnych do sprawdzenia prawidłowości zadeklarowanego podatku. Między innymi nie można zweryfikować danych dotyczących rodzaju zawieszenia, a w przypadku pojazdów z terenu gminy wprowadzonych do ewidencji Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim przed rokiem 2009, również dmc pojazdów lub zespołu pojazdów. A zatem organ podatkowy nie ma możliwości wykonania czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z art. 272 Ordynacji podatkowej. Natomiast w wyniku kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania stwierdzono, że podatnik wymieniony pod poz. 5 wykazał w deklaracji do opodatkowania dwa samochody strażackie, które zgodnie z wpisami w dowodzie rejestracyjnym mają status samochodów specjalnych. Opodatkowanie ich narusza postanowienia art. 12 ust. 1 pkt 2 o podatkach i opłatach lokalnych, w myśl którego z podatku zwolnione są środki transportowe stanowiące zapasy mobilizacyjne, pojazdy specjalne oraz pojazdy używane do celów specjalnych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym. A zatem organ podatkowy jest zobowiązany do wezwania podatnika do złożenia wyjaśnień i skorygowania deklaracji (art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej) – str. 60-61 protokołu kontroli.

Mając na uwadze opis zawarty na str. 62-68 protokołu kontroli należy stwierdzić, że wskazane tam uchybienia są konsekwencją nieprawidłowego podejścia organu podatkowego do instytucji ulgi w zapłacie podatku udzielanej na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Zastosowanie ulgi na podstawie wskazanego przepisu jest sytuacją wyjątkową, którą winno stosować się tylko w niezbędnych przypadkach. Pomimo, że organy podatkowe posiadają prawo swobodnego decydowania w przypadku spraw o umorzenie zobowiązania podatkowego, to uprawnienie to uzyskują dopiero po wykazaniu w prowadzonym postępowaniu podatkowym występowania wskazanych w tym przepisie przesłanek. Owa swoboda nie oznacza więc dowolności, organ podatkowy rozpatrując sprawę musi dokonywać oceny w oparciu o prawdę obiektywną, a nie subiektywne odczucia wnioskodawcy. Mając zatem na uwadze przepisy działu VI Ordynacji podatkowej, postępowanie podatkowe prowadzone przez organy podatkowe powinna cechować przejrzystość, staranność i powinno ono budzić zaufanie do organów podatkowych. W orzecznictwie sądowym podnosi się, że oceny istnienia przesłanek wymienionych w art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej można dokonywać tylko na tle konkretnej sprawy. Tymczasem z materiału dowodowego zgromadzonego w kontrolowanych przypadkach nie wynika, w jaki sposób organ podatkowy doszedł do wniosków pozwalających na zastosowanie ulg w zapłacie podatku. Obowiązujące przepisy nie definiują co należy rozumieć poprzez ważny interes podatnika lub publiczny. Ciężar zdefiniowania ciąży zatem każdorazowo na organie podatkowym. W tej czynności powinien on uwzględnić orzecznictwo sądowe oraz opracowania zawarte w doktrynie prawa podatkowego. Istnienie ważnego interesu podatnika jest rozumiane m.in. jako obniżenie zdolności płatniczych spowodowane zaistnieniem czynników zewnętrznych, na których wystąpienie podatnik nie miał wpływu, a spłata lub wyegzekwowanie należności podatkowych w sposób istotny obniża warunki egzystencji podatnika. Za nadzwyczajne przypadki losowe uznaje się okoliczności, które są niezależne od sposobu postępowania podatnika bądź są spowodowane działaniem czynników, na które podatnik nie może mieć wpływu. Natomiast przez interes publiczny z jednej strony należy rozumieć sytuację, w której zapłata podatku spowodowałby konieczność występowania podatnika o udzielenie pomocy przez państwo. Natomiast w drugim przypadku mamy do czynienia z potrzebą zaspokojenia potrzeb zbiorowości lokalnej lub całego społeczeństwa. Jak wcześniej wskazano, indywidualne podejście do każdej sprawy musi wykazać, że w konkretnym przypadku mamy do czynienia z taką sytuacją podatnika, w której opłacenie podatku spowoduje pogorszenie jego sytuacji. W ocenie kontrolującego materiał  dowodowy nie przedstawia przyczyn pogorszenia się sytuacji materialnej podatnika, nie uwiarygodnia uzyskiwanych dochodów i ponoszonych wydatków oraz nie potwierdza czy sytuacja ma charakter nagły, nie dający się przewidzieć, oraz przejściowy.

Kontrola kont podatkowych wykazała, że podatnik wymieniony pod poz. 2 błędnie ustalił wysokość należnych odsetek od opłaconych po terminie I i II raty podatku od środków transportowych. Z opisu zawartego na str. 72-73 protokołu kontroli wynika, że wysokość naliczonych odsetek wynosi odpowiednio 12 i 10 zł. Uwzględniając wszystkie parametry niezbędne do ich obliczenia, takie jak wysokość raty, ilość dni po terminie oraz stawkę oprocentowania zaległości, ich wysokość powinna wynieść odpowiednio 15 i 13 zł. Ponieważ dokonywane wpłaty nie pokrywały w całości kwoty należności głównej i odsetek, organ podatkowy powinien dokonać przeksięgowania należnej wpłaty zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Przywołany przepis nakazuje, aby w przypadku gdy dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, zaliczyć wpłatę proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.

Kontrola wynagrodzeń pracowników wykazała, że Sekretarzowi Gminy oraz Skarbnikowi Gminy przyznaje Pan corocznie, na okres 1 roku, dodatek specjalny bez pisemnego uzasadnienia potwierdzającego zaistnienie przesłanek przyznania dodatku, o których mowa w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.). Przepis ten wskazuje, że dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z pism przyznających dodatki specjalne nie wynika, na czym polegało zwiększenie obowiązków służbowych, a regularne (nieprzerwane) przyznawanie dodatku przeczy jego okresowemu charakterowi. Treść art. 36 ust. 5 ustawy jednoznacznie wskazuje na okresowy charakter dodatku specjalnego. Mając na uwadze przywołany przepis, decyzja o przyznaniu dodatku specjalnego powinna wskazywać zwiększone obowiązki lub dodatkowe zadania będące podstawą jego przyznania oraz okresowy charakter tej podstawy, a przez to i przyznanego dodatku – str. 77 protokołu kontroli.

Z kolei referentowi Urzędu Gminy dwukrotnie przyznano „jednorazowe wynagrodzenie” w łącznej wysokości 380 zł z tytułu ustalania i wypłacania zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Mając na uwadze okresowy charakter tych czynności oraz brzmienie art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, Pan Wójt powinien przyznać pracownikowi wynagrodzenie za te czynności w formie dodatku specjalnego.

Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych wykazała nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) nie wyznaczył Pan pracownika do prowadzenia kart drogowych, co stanowi niewypełnienie zasad określonych Instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych – jest to jedyna regulacja wewnętrzna związana z eksploatacją pojazdów służbowych,

b) w regulacjach wewnętrznych oraz zakresach czynności pracowników Urzędu nie określono żadnych konkretnych obowiązków związanych z eksploatacją samochodów służbowych (zasad korzystania z nich, wypełniania i kontroli kart drogowych, itp.),

c) w odniesieniu do jednego samochodu osobowego oraz samochodów ciężarowych opis trasy wyjazdu polega na wpisaniu „teren Gminy” bądź „Gmina Rudka”. Uniemożliwia to zweryfikowanie celowości wyjazdu (jego związku z wykonywaniem czynności służbowych), a tym samym zasadności wydatku poniesionego w związku z zakupem paliwa – str. 79-80 protokołu kontroli.

Kontrola inwentaryzacji przeprowadzonej na podstawie zarządzenia Pana Wójta nr 28/09 z dnia 13 listopada 2009 r. wykazała, że:

a) zarządził Pan przeprowadzenie inwentaryzacji w GOPS oraz Bibliotece, co należy uznać za pochodną prowadzenia obsługi księgowej tych jednostek; na wadliwość tego stanu wskazano na str. 3 wystąpienia,

b) według sporządzonej dokumentacji cała inwentaryzacja została przeprowadzona w drodze spisu z natury, w tym wartości niematerialne i prawne, grunty, sieci kanalizacyjne i wodociągowe. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony (sieci kanalizacyjne i wodociągowe), wartości niematerialnych i prawnych oraz gruntów przeprowadza się w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – str. 93 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłowa gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz o pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 par. 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dołożenie większej staranności przy planowaniu dochodów budżetowych oraz bieżące monitorowanie realności planu przyjętego w uchwale budżetowej.

2. Klasyfikowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości w par. 0770.

3. Podjęcie działań w celu powołania zastępcy Pana Wójta, mając na uwadze regulacje prawne przywołane w części opisowej wystąpienia oraz zasady funkcjonowania Urzędu określone przez Pana w regulaminie organizacyjnym.

4. Zaniechanie udzielania kierownikowi instytucji kultury pełnomocnictwa do kierowania jednostką.

5. Zapewnienie dyrektorowi Biblioteki warunków umożliwiających wykonywanie obowiązków nałożonych przepisami ustawy o rachunkowości,

6. Zobowiązanie dyrektora Zespołu Szkół w Rudce do opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, której postanowienia będą stanowić podstawę prowadzenia ksiąg Zespołu przez Urząd Gminy.

7. Zaprzestanie dysponowania przez Pana Wójta rachunkami bankowymi Zespołu Szkół i Biblioteki. Podjęcie stosownych działań skutkujących zorganizowaniem obsługi bankowej tych jednostek w sposób zapewniający dysponowanie środkami każdej z nich wyłącznie przez jej kierownika oraz ewentualnie upoważnionych przez niego pracowników kierowanej jednostki.

8. Uzupełnienie zakresów czynności pracowników o kwestie dotyczące zastępstw na czas nieobecności w pracy.

9. W zakresie regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce:

a) dostosowanie opisu konta 130 w zakładowym planie kont do faktycznie przyjętych rozwiązań w zakresie obsługi bankowej (brak rachunku bieżącego Urzędu Gminy),

b) określenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości daty rozpoczęcia eksploatacji programu służącego do ewidencji operacji kasowych oraz stosowanej wersji oprogramowania,

c) dostosowanie instrukcji obiegu dokumentów do faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie sporządzania poleceń przelewów.

10. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 133 jedynie w układzie poszczególnych rachunków bankowych budżetu ujmowanych w ramach tego konta, mając na uwadze, że funkcją konta 133 wynikającą z załącznika nr 2 do rozporządzenia jest wyłącznie uwidocznienie obrotów i sald na rachunkach bankowych, na których gromadzone są środki budżetu,

b) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

c) przestrzeganie obowiązku dokonywania zapisów na koncie 133 wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych.

11. Sporządzanie bilansu z wykonania budżetu gminy w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe.

12. Podejmowanie przez sądem przewidzianych prawem czynności zmierzających do wyegzekwowania należności wymagalnych za sprzedaż wody i odprowadzone ścieki, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia.

13. Przypisanie odpowiedniemu pracownikowi (pracownikom) w zakresie czynności obowiązków dotyczących podejmowania działań egzekucyjnych przed upływem terminu przedawnienia należności cywilnoprawnych

14. Stosowanie w procedurze zbywania nieruchomości operatów szacunkowych sporządzonych nie wcześniej niż 12 miesięcy przed terminem ich wykorzystania.

15. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia lub wydzierżawienia zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

16. Stosowanie sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wobec przedsiębiorców niedokonujących opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w terminie.

17. Ustalenie rzetelnych danych w zakresie obniżenia górnych stawek podatkowych i sporządzenie korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2012 r. z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

18. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z przepisów Ordynacji podatkowej.

19. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności zobowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawić wyniki (w tym finansowe) przeprowadzonych działań w stosunku do poszczególnych podatników.

20. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji.

21. Przestrzeganie zasad naliczania odsetek za zwłokę i ewidencjonowania zaległych wpłat wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej.

22. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

23. W zakresie eksploatacji samochodów służbowych:

a) wyznaczenie pracownika do prowadzenia kart drogowych, jak to wynika z regulacji wewnętrznych,

b) kompleksowe uregulowanie w przepisach wewnętrznych oraz zakresach czynności pracowników zagadnień dotyczących dysponowania samochodami służbowymi, kontroli tych procesów oraz ich dokumentowania,

c) dokumentowanie celów korzystania z pojazdów służbowych w sposób umożliwiający potwierdzenie służbowego charakteru wyjazdów.

24. Zapewnienie przeprowadzania inwentaryzacji metodą właściwą dla danego rodzaju składników aktywów i pasywów, mając na uwadze przepisy art. 26 ustawy o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku