Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 czerwca 2013 roku (znak: RIO.V.6001-2/13), o treści jak niżej:

Pan

Czesław Karpiński

Burmistrz Rajgrodu

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rajgród za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw ogólnoorganizacyjnych ustalono, że Pan Burmistrz, na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594), udzielił pełnomocnictw do dokonywania czynności prawnych dyrektorowi Biblioteki Publicznej i dyrektorowi Domu Kultury. Należy wskazać, że udzielenie takich pełnomocnictw osobom zarządzającym instytucjami kultury, jako osobami prawnymi, jest bezprzedmiotowe. Stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406), instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków. Przywołany art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym odnosi się zaś do kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto, że postanowienia Statutu Gminy nie zostały zmodyfikowane w celu dostosowania do obowiązującego od 1 stycznia 2009 r. stanu prawnego w zakresie podstawy zatrudnienia Sekretarza. Na mocy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) sekretarz gminy zatrudniany jest na podstawie umowy o pracę – dotychczasowa kompetencja rady gminy do powoływania sekretarza została zniesiona. Kwestia ta nie znalazła odzwierciedlenia w postanowieniach Statutu, który w dalszym ciągu stanowi w § 16 ust. 2 pkt 3 o wyłącznej właściwości Rady Miejskiej do powoływania i odwoływania Sekretarza – str. 6 protokołu kontroli.

W wyniku analizy zakresów czynności stwierdzono, że nie zostało określone zastępstwo na czas nieobecności Skarbnika. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, jak wskazano w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 11 protokołu kontroli.

Badanie funkcjonowania procedur wewnętrznych wykazało zaś, że część dowodów księgowych nie została sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty (łącznie 15 dowodów dotyczących rozliczeń podróży służbowych). Naruszono tym samym postanowienia pkt 3 rozdziału II Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stosowanej w Urzędzie Miejskim – str. 10 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), polegające w szczególności na:

a) zaniechaniu kolejnego numerowania zapisów w dzienniku oraz sumowania obrotów dziennika w sposób ciągły, czym naruszono przepisy art. 14 ust. 2 ustawy – str. 13 protokołu kontroli,

b) niezamieszczaniu przy dekretach wskazujących na sposób ujęcia dowodu w księgach podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazanie, czego wymaga przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 13 protokołu kontroli,

c) dokonywaniu zapisów księgowych wbrew zasadom określonym w art. 23 ust. 2 pkt 1-2 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji – str. 14 protokołu kontroli,

d) ewidencjonowaniu rozrachunków z tytułu wpłat na PFRON na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, jak to wynika z przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

e) ujmowaniu na koncie pozabilansowym 991 „Planowane dochody budżetu” w ewidencji budżetu zmian budżetu zmniejszających planowane dochody po stronie Ma ze znakiem „minus”, zamiast po stronie Wn tego konta, a także zmian budżetu zmniejszających planowane wydatki na koncie pozabilansowym 992 „Planowane wydatki budżetu” po stronie Wn ze znakiem „minus”, zamiast na stronie Ma tego konta, czym naruszono zasady funkcjonowania obu kont określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia - str. 30 protokołu kontroli,

f) ustalaniu kwoty zrealizowanych dochodów budżetu gminy z tytułu sprzedaży nieruchomości oraz najmu lokali użytkowych i dzierżawy gruntów w kwocie brutto. W konsekwencji odprowadzenie różnicy pomiędzy VAT należnym i VAT podlegającym odprowadzeniu do Urzędu Skarbowego na łączną kwotę 15.882,28 zł było traktowane jako wydatek budżetowy w paragrafie 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)”. Należy wskazać, że podatek VAT nie stanowi źródła dochodów budżetu gminy, lecz dochód budżetu państwa. Wpływ środków oznaczających wpłacenie przez kontrahenta należnego VAT nie może być zaliczony do dochodów budżetu również z tego względu, że kwoty tej nie można przeznaczyć na wydatki lub rozchody budżetu gminy – są to środki podlegające wyłącznie odprowadzeniu do właściwego urzędu skarbowego, po ewentualnym pomniejszeniu o podatek podlegający odliczeniu. Od 2013 r. jednostka zaniechała ustalania kwot dochodów i wydatków budżetu z uwzględnieniem wpływów z podatku VAT należnego i kwot wpłaconych do Urzędu Skarbowego tytułem rozliczenia VAT – str. 90, 98 i 103 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że opracowane przez dyrektorów instytucji kultury plany finansowe były przekazywane Panu Burmistrzowi celem akceptacji. Podobnie, zmiany dokonywane w planach w trakcie roku budżetowego podlegały zatwierdzeniu przez Pana Burmistrza. Było to m.in. pochodną zapisów zawartych w pkt I.6 zarządzenia Nr 239/10 Burmistrza z dnia 27 lutego 2010 r. w sprawie zasad przyznawania i rozliczania dotacji podmiotowej i celowej z budżetu gminy Rajgród dla instytucji kultury stanowiących, że Korekty planów finansowych mogą być dokonywane przez dyrektora samorządowej instytucji kultury, jeśli nie zmieniają wielkości dotacji z budżetu gminy. (Korekty planów przekładane są dla Burmistrza celem uzgodnienia i zatwierdzenia). Zgodnie z treścią art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Z przywołanych przepisów nie wynika kompetencja do zatwierdzania planu finansowego i jego zmian przez organizatora – str. 28-29 protokołu kontroli.

Badanie procedur sprzedaży nieruchomości (str. 90-94 protokołu kontroli) wykazało następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.):

a) zaniechanie pisemnego powiadamiania osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia),

b) w jednym przypadku ogłoszenie o przetargu opublikowano przed upływem terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy (liczonych od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia), czym naruszono art. 38 ust. 2 ustawy.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań opłacanych przez osoby fizyczne wykazała naruszenia przepisów z tego zakresu polegające na niezachowaniu obowiązujących terminów doręczania podatnikom decyzji wymiarowych, nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego. Nieprawidłowość dotyczyła 6 podatników, zaś kwota podatku wynikająca z decyzji wynosiła 1.543 zł. W związku z powyższym, w przypadku podatników, którym decyzje doręczono po pierwszym marca, uległ zmianie termin płatności wynikający z treści art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.), art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) oraz art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 465). Zgodnie bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej, w tego typu przypadkach termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia. Informacji takiej kontrolowana jednostka na decyzjach nie zamieściła – str. 74 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także nieprawidłowości, które polegały na braku prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 12 nakazów płatniczych na kwotę 1.961 zł). Z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że 4 podatników nie żyje, a 8 podatników zmieniło miejsce stałego zamieszkania. Jak wskazano na str. 74-75 protokołu kontroli służby organu podatkowego nie czyniły starań mających na celu doręczenie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika może być podstawą do ustanowienia kuratora sądowego do doręczeń dla takiej osoby, nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2 w zw. z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). W związku z powyższym organ podatkowy, jako zainteresowana strona, winien skierować wniosek do sądu opiekuńczego miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej. W przypadku gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega on przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

Następnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły również nieprowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wynika to z braku reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Prawidłowo wypełnionych informacji nie wyegzekwowano od: 87 podatników podatku rolnego (64,41% sprawdzonych pozycji), 11 podatników podatku od nieruchomości (5,86% sprawdzonych pozycji) oraz 47 podatników podatku leśnego (54,65% sprawdzonych pozycji). Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – str. 39-41, 50-51 oraz 55 protokołu kontroli.

Działania kontrolne prowadzone w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowały również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień w omawianej należności. Stwierdzona w tym obszarze nieprawidłowość dotyczyła ulgi inwestycyjnej udzielonej decyzją nr F.IV.3121.2.3.2012 z dnia 25 października 2012 r. i polegała na nieuwzględnieniu w podstawie naliczenia ulgi kwoty 150 zł za transport mat legowiskowych, tj. za usługę ściśle związaną z realizacją omawianej inwestycji (faktura nr 00419/12 z dnia 18 czerwca 2012 r.). Udzieloną ulgę zaniżono o kwotę 37,50 zł. W trakcie kontroli, w dniu 15 marca 2013 r., zmieniono decyzję ostateczną Pana Burmistrza w części dotyczącej kwoty przyznanej ulgi inwestycyjnej – str. 45-46 protokołu kontroli.

Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych wykazała jeden przypadek różnicy między danymi zawartymi w informacji podatkowej złożonej przez podatnika o nr ewid. 280026 a danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej, według których wymierzono podatek. Różnica wynosząca 30 m² dotyczyła powierzchni budynku mieszkalnego. Zaniżenie podatku z tego tytułu w latach 2009-2012 wynosiło 77 zł – str. 55 protokołu kontroli.

         Z kolei z opisu zawartego w protokole kontroli dotyczącego opodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości wynika, że w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania dokonano następujących ustaleń:

- deklaracje na podatek od nieruchomości złożyło 5 podatników (1500030, 1500054, 1500059, 1500063, 1500079) będących osobami fizycznymi, którzy prowadzą działalność gospodarczą (w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych, prowadzący gospodarstwo rybackie, ajent ubezpieczeniowy oraz współwłaściciele (spółka cywilna) prowadzący ośrodek wypoczynkowy). Zgodne z treścią art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podatek od nieruchomości osobom fizycznym ustala w drodze decyzji organ podatkowy właściwy ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania. Podatek jest płatny w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminach: do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego (w trakcie trwania kontroli podatnicy złożyli informacje podatkowe na 2013 r., zaś organ podatkowy wymierzył podatek w drodze decyzji) – str. 58 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika o nr ewid. 1500039 stwierdzono, iż zgodnie z zapisami ewidencji gruntów posiada m.in. grunty pozostałe sklasyfikowane, jako Bi o powierzchni 26.679 m², od których nie zadeklarował podatku (w trakcie trwania kontroli podatnik złożył korekty deklaracji za lata 2009-2013 wykazując nieopodatkowane grunty, kwota podatku wyniosła 34.684 zł) – str. 58 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika o nr ewid. 150006 stwierdzono, że zaniżył on podlegającą opodatkowaniu powierzchnię gruntów sklasyfikowanych, jako Bi o 65 m² (w trakcie trwania kontroli złożył korekty deklaracji za lata 2009-2013, kwota podatku wynosiła 298 zł) – str. 58 - 59 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika (przedsiębiorcy) o nr ewid. 1500036 stwierdzono, że niewłaściwie zakwalifikował posiadane grunty sklasyfikowane jako B o powierzchni 4.163 m² do kategorii pozostałe, zamiast do kategorii grunty związane z działalnością gospodarczą, zaniżając podatek o kwotę 2.040 zł. W myśl art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (w zw. z art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. a) tej ustawy) obowiązek uiszczania podatku od nieruchomości w najwyższej stawce wiąże się, co do zasady, już tylko z samym faktem posiadania gruntu przez przedsiębiorcę (sposób wykorzystania gruntu nie ma tu znaczenia). Wyjątek stanowią grunty sklasyfikowane m.in. jako grunty rolne – do objęcia ich podatkiem od nieruchomości wymagane będzie spełnienie dodatkowej przesłanki, tj. zajęcia (wykorzystania) tychże gruntów na prowadzenie działalności gospodarczej – str. 58 -59 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika o nr ewid. 150008 ustalono, że podatnik w deklaracji błędnie wykazał posiadane nieruchomości (budynki związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 239,35 m², grunty związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 24.300 m² oraz budynek mieszkalny o powierzchni 207 m²), w trakcie trwania kontroli wszczęto postępowanie podatkowe następstwem, którego było złożenie przez podatnika korekty deklaracji. Z wyjaśnienia dołączonego do korekty deklaracji wynika, że podatnik posiada grunty o powierzchni 24.692 m² oraz budynek o powierzchni 1.000 m², który został wykazany w pozycji budynki pozostałe (budynek uległ częściowemu spaleniu i ze względów technicznych nie może być wykorzystany do prowadzenia działalności gospodarczej). Kwota wynikająca z korekty deklaracji była wyższa od kwoty zadeklarowanej pierwotnie o 2.518 zł – str. 59 protokołu kontroli.

         Ustalenia dokonane podczas badania realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych dotyczyły przypadku niewywiązania się podatnika z obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych. Przepisy materialnego prawa podatkowego z zakresu podatku rolnego określają zarówno przypadki jak i terminy, w których podatnicy są zobowiązani składać deklaracje. Pierwszy termin składania dokumentów w roku podatkowym przypada na 15 stycznia, natomiast w przypadku zmian zachodzących w trakcie roku podatkowego, mających wpływ na powstanie i wygaśnięcie obowiązku podatkowego termin wynosi 14 od zaistnienia wymienionych okoliczności. Stwierdzono brak rekcji organu podatkowego na nieterminowe złożenie deklaracji podatkowej przez podatnika o nr ewid. 20008 (deklaracja złożona została w dniu 2 kwietnia 2012 r.), czym naruszony został przepis art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Późniejsze złożenie deklaracji miało również wpływ na terminowość wpłaty I raty podatku. Jest to sytuacja powtarzająca się, gdyż w roku poprzedzającym kontrolowany okres podatnik złożył deklarację w dniu 10 października. Nie stwierdzono natomiast, aby organ podatkowy, w związku z nagminnym uchylaniem się podatnika od terminowego składania deklaracji podatkowych, występował z wnioskiem do US o ukaranie podatnika w oparciu o przepisy karno-skarbowe – str. 47 protokołu kontroli.

Ustalono ponadto, że podatnik (osoba prawna) podatku rolnego i leśnego, figurujący w ewidencji podatkowej odpowiednio pod poz. 20006 oraz poz. 150071 w złożonych deklaracjach wykazał do opodatkowania powierzchnie gruntów, które nie są zgodne z zapisami ewidencji budynków i gruntów. Zaniżenie za lata 2008-2012 podatku rolnego wynosiło 488 zł, a zawyżenie podatku leśnego za ten okres, wynosiło 200 zł. W trakcie trwania kontroli podatnik złożył korekty deklaracji i uregulował należny z tego tytułu podatek – str. 48 oraz 53 protokołu kontroli.

Naruszenia przepisów dotyczące prawidłowości i powszechności opodatkowania stwierdzono również w przypadku podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych. Z ustaleń wynika, że:

- podatnicy o nr ewid. 8, 9, 10 oraz 12 nie wywiązali się z obowiązku terminowego złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych. Deklaracje złożone zostały odpowiednio 9, 18, 97 oraz 132 dni po terminie wskazanym przepisem art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Z cytowanych przepisów wynika, że osoby fizyczne i prawne mają obowiązek składać, w terminie do dnia 15 lutego, właściwemu organowi podatkowemu deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru – str. 66 protokołu kontroli,

- podatnik o nr ewid. 5 od posiadanego samochodu ciężarowego zadeklarował podatek niezgodny ze stawką wynikającą z uchwały Rady, tj. w wysokości 320 zł – winno być 410,00 zł. Zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 90 zł. W trakcie kontroli podatnik złożył korektę deklaracji i wpłacił należny podatek – str. 66 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i powszechności działań windykacyjnych wykazała, że w 2012 r. wystawiono tylko 2 tytuły wykonawcze, w tym 1 na zaległości z lat poprzedzających kontrolowany okres; oba tytuły dotyczyły łącznego zobowiązania pieniężnego Natomiast w przypadku osób prawnych w 2012 r. nie wystawiono żadnego tytułu wykonawczego. Ponieważ prowadzone przez organ podatkowy działania upominawcze nie przyniosły pożądanego efektu w postaci wygaszenia zobowiązania podatkowego, niezbędne jest podejmowanie prawem przepisanych działań egzekucyjnych. Tym bardziej, że przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) obligują wierzyciela do kolejnych działań w postaci wystawienia tytułu wykonawczego (§ 5 ust. 1 rozporządzenia) i jego niezwłocznego przesłania do organów egzekucyjnych (§ 6 ust. 1 rozporządzenia). Konstrukcja przepisów wskazuje, że działania organu powinny być systematyczne i kompleksowe – str. 62, 67-68 i 82 protokołu kontroli.

Na dzień 31 grudnia 2012 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi wynosiła 236.844 zł, w tym:

- 57.866 zł w podatku od nieruchomości od osób prawnych,

- 24.783,53 zł w podatku od środków transportowych od osób fizycznych,

- 154.195,00 zł w łącznym zobowiązaniu pieniężnym.

Uchybienia stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadków niestosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej.

Na dzień 31 grudnia 2012 r. nadpłata wynosiła 13.502,46 zł, w tym:

- 1 zł w podatku rolnym od osób prawnych – str. 49 protokołu kontroli,

- 10 zł w podatku leśnym od osób prawnych – str. 53 protokołu kontroli,

- 3.708,32 zł w podatku od nieruchomości od osób prawnych – str. 62 protokołu kontroli,

- 9.783,14 zł w łącznym zobowiązaniu pieniężnym – str. 82 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia należnego sołtysom wynagrodzenia za inkaso stwierdzono, iż przy wyliczeniu podatku dochodowego nie uwzględniono ryczałtu wypłacanego kwartalnie w kwocie 120 zł. Nieprawidłowość dotyczyła wszystkich inkasentów łącznego zobowiązania pieniężnego (podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości), za wyjątkiem inkasenta z miasta Rajgród, gdyż inkasent ten ryczałtu nie otrzymuje. Wiązało się to również z zawyżeniem wypłaconej sołtysom prowizji. Brak powszechności naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych naruszył zasady określone w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Kwota nieprawidłowo wypłaconego sołtysom wynagrodzenia, a tym samym zaniżenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w kontrolowanym okresie wyniosła 2.592 zł – str. 75 protokołu kontroli.

          Jak wskazuje opis zawarty na str. 86 protokołu kontroli do zakładowego planu kont nie wprowadzono syntetycznego konta pozabilansowego 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika”. Obowiązek prowadzenia wskazanego konta wynika z § 10 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), a zasady jego prowadzenia z § 12 rozporządzenia.

Podkreślić należy także, iż część z ustalonych podczas niniejszej kontroli nieprawidłowości ma charakter powtarzających się, ponieważ nie zostały one wyeliminowane poprzez uwzględnienie wniosków z poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową. Organ wykonawczy gminy poinformował o działaniach zmierzających do wykonania przekazanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń pokontrolnych. Świadczy to, iż nie poczyniono należytych starań w celu poprawy prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej gminy w zakresie podatków i opłat lokalnych – str. 88 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Wydatki na kwotę 24.145,95 zł poniesione na zakup materiałów potrzebnych do napraw bieżących i remontów wykonywanych przez OSP ujęto w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, podczas gdy prawidłową podziałką klasyfikacji jest par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Nadto wydatki z tytułu opłaty abonamentowej za oprogramowanie nieprawidłowo zaewidencjonowano w par. 4210, zamiast w par. 4430 „Różne opłaty i składki” – str. 122 protokołu kontroli.

Badanie zagadnienia osiągania przez gminę Rajgród wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2012 r. (str. 128-132 protokołu kontroli) wykazało, że nieprawidłowo ustalono liczby etatów w poszczególnych okresach 2012 r. na wszystkich stopniach awansu zawodowego nauczycieli. Przyczyną nieprawidłowości było przede wszystkim bezpodstawne, w świetle przepisów § 3 ust. 6-8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35), pomniejszanie wymiaru etatów za dni nieobecności, za które nauczyciele otrzymywali wynagrodzenie z planu finansowego szkoły. Ustalone przez kontrolujących kwoty faktycznych różnic między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia a średnimi wynagrodzeniami nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, w związku z ich dodatnimi wartościami we wszystkich grupach nauczycieli, nie spowodowały obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających (wynikające ze sprawozdania dodatnie różnice należałoby pomniejszyć o kwoty wskazane w protokole kontroli).

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że zakres regulacji zawartych w § 6 pkt 1 uchwały Rady Miejskiej z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas dłuższy niż 3 lata pozostaje w sprzeczności z obecnym brzmieniem art. 39 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Od dnia 22 października 2007 r. przywołany przepis stanowi, że jeżeli pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, w okresie nie krótszym niż 30 dni, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia jego zamknięcia, przeprowadza się drugi przetarg. W treści uchwały zawarty jest zapis, zgodnie z którym w sytuacji gdy pierwszy przetarg zakończył się niepowodzeniem, przeprowadza się drugi przetarg, który powinien się odbyć nie wcześniej niż po dwóch tygodniach (zamiast po 30 dniach) – str. 89 protokołu kontroli.

         W sferze gospodarowania nieruchomościami należy wskazać ponadto, że począwszy od 1988 r. Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie włada jako trwały zarządca 25 nieruchomościami, zaś od 1994 r. 5 nieruchomościami (decyzjami nr 8224-14/88 i nr 8224-15/88 z 1988 r. Naczelnika Miasta i Gminy Rajgród oraz decyzją nr 8224-1/94 z 1994 r. Zarządu Miasta Rajgród przekazano Zakładowi nieruchomości w zarząd, po czym na podstawie art. 199 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami nastąpiło przekształcenie z mocy prawa zarządu w trwały zarząd). Z przywołanych decyzji wynika, że w stosunku do 5 nieruchomości ustalono opłaty za zarząd, zaś pozostałych 25 nieruchomości przekazano nieodpłatnie (jak wynika z udzielonych wyjaśnień nieodpłatny zarząd dotyczył w większości terenów zieleni: Parku Miejskiego, Góry Zamkowej, terenów nadbrzeżnych jeziora Rajgrodzkiego, innych pasów zieleni, a także terenu, na którym znajduje się obiekt oczyszczalni ścieków). Nie stwierdzono, aby ustanowione decyzjami opłaty z tytułu trwałego zarządu 5 nieruchomościami były przez Zakład wnoszone (ustalono je według stawki 1,5%  na kwoty 48.145 zł i 8.311 zł (stawki przed denominacją)). Należy wskazać, że przewidziane w art. 83 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami stawki procentowe opłat za trwały zarząd różnią się od tych, które obowiązywały przed wejściem w życie ustawy o gospodarce nieruchomościami na podstawie przepisów ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (stawki opłaty rocznej wynoszą obecnie od 0,1 do 1% ceny nieruchomości; wcześniej, według art. 40 ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości stawki mogły wynosić od 0,3 do 3% ceny). Z tego względu w art. 222 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami przewidziano, że przepisy art. 83 stosuje się odpowiednio do nieruchomości oddanych w trwały zarząd przed wejściem w życie ustawy o gospodarce nieruchomościami, a zmiany wysokości stawek procentowych opłat rocznych dokonują w drodze decyzji właściwe organy (zdefiniowane w art. 4 pkt 9 ustawy). Należało zatem dokonać zmian stawek odpowiednio do nowych regulacji ustawy o gospodarce nieruchomościami, czego nie uczyniono. W wyjaśnieniu zastępca Pana Burmistrza, powołując się na regulację art. 199 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wskazał m.in.: (…) W świetle powyższego byliśmy przekonani, że nie są konieczne dodatkowe działania związane z regulowaniem stanu prawnego nieruchomości będących we władaniu Zakładu Gospodarki Komunalnej o Mieszkaniowej w Rajgrodzie. Również z uwagi na wcześniejsze nieodpłatne przekazanie nieruchomości nie były naliczane opłaty za trwały zarząd (…).

Nadto podkreślenia wymaga, że na podstawie decyzji z 2001 i 2002 r. w trwałym zarządzie Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie pozostają nieruchomości przeznaczone na wysypisko odpadów komunalnych i stację uzdatniania wody. Nie stwierdzono, aby w decyzjach o ustanowieniu trwałego zarządu określono opłatę z tytułu trwałego zarządu, która jest niezbędnym elementem decyzji wymaganym na gruncie art. 45 ust. 2 pkt 7 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wyjaśnieniu wskazano, że z uwagi na złożony przez Dyrektora Zakładu w dniu 28 marca 2013 r. wniosek o wygaszenie trwałego zarządu części nieruchomości, które nie są związane z działalnością prowadzoną przez Zakład, będzie wydana decyzja o wygaszeniu trwałego zarządu, natomiast dla pozostałych nieruchomości zostanie naliczona opłata zgodnie z obowiązującymi przepisami – str. 147-150 protokołu kontroli.

         W zakresie wykorzystania przez gminę Rajgród dotacji celowej przeznaczonej na częściowy zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej stwierdzono uchybienie polegające na przyjęciu do ustalenia zwrotu części podatku akcyzowego na łączną kwotę 26,88 zł oleju zakupionego wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem złożenia wniosku, czym naruszono art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.).

Ustalono ponadto, że za dokonanie czynności potwierdzenia zgodności przedkładanych kopii faktur VAT z oryginałem Urząd Miejski nie pobrał opłaty skarbowej w łącznej kwocie 95 zł. Zgodnie z pkt 4 części II załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282 ze zm.), opłacie tej podlega poświadczenie zgodności kopii dokonane przez organ administracji rządowej lub samorządowej, zaś wysokość tej opłaty wynosi 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej stronicy – str. 160-161 protokołu kontroli.

W ramach kontroli kompleksowej przeprowadzona została kontrola udzielania w 2012 r. dotacji jednostkom oświatowym, których organem prowadzącym są podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego. Objęto nią w szczególności prawidłowość obliczenia należnych za 2012 r. kwot dotacji oraz ich rozliczenia. Z ustaleń kontroli wynika, że w trakcie 2012 r. dotacje z budżetu gminy Rajgród otrzymała Szkoła Podstawowa w Mieczach (szkoła publiczna prowadzona przez Społeczno-Oświatowe Stowarzyszenie Pomocy Pokrzywdzonym i Niepełnosprawnym Edukator) oraz Szkoła Podstawowa w Woźnej Wsi i Szkoła Podstawowa w Bełdzie (szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych prowadzone odpowiednio przez Stowarzyszenie Edukator i Stowarzyszenie Edukacyjne BEŁDA). Podstawę udzielenia dotacji w przypadku pierwszej szkoły stanowiły przepisy art. 80 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), zaś odnośnie dwóch pozostałych szkół przepisy art. 90 ust. 2a tej ustawy.

Przeprowadzona analiza wykazała zaniżenie sumy dotacji dla Szkoły Podstawowej w Mieczach w 2012 r. na łączną kwotę 17.392,82 zł (stosowne obliczenia w tym względzie zawarto na str. 171-175 protokołu kontroli oraz w załącznikach nr 4/9-4/14 do protokołu kontroli). Do nieprawidłowego ustalenia kwoty dotacji – w świetle przepisów art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty stanowiących, iż dotacja obliczana jest na podstawie ustalonych w budżecie gminy wydatków bieżących przewidzianych na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez tę jednostkę samorządu terytorialnego – doszło m.in. w wyniku:

a) nieuwzględnienia w podstawie naliczenia dotacji dla Szkoły kosztów obsługi finansowo-księgowej prowadzonej przez Urząd Miejski w Rajgrodzie (tj. wynagrodzeń i pochodnych od nich pracowników prowadzących tę obsługę oraz odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych), które według ustaleń kontroli w 2012 r. wyniosły łącznie 100.087,95 zł; koszty ekonomiczno-administracyjnej obsługi szkół mieszczą się w pojęciu wydatków bieżących, o których mowa w przywołanych wyżej przepisach,

b) przyjęcia do obliczeń wysokości dotacji wydatków bieżących poniesionych na 22 uczniów dotowanej szkoły (błąd ów powielany był począwszy od obliczania planowanej dotacji do jej rozliczenia), a także 60 uczniów niepublicznych szkół podstawowych w Woźnej Wsi i w Bełdzie (tj. szkół nieprowadzonych przez gminę od 1 września 2012 r.); prawidłowo odniesieniem dla ustalenia dotacji mogą być wyłącznie wydatki bieżące przewidziane w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez kontrolowaną jednostkę,

c) uwzględnienia w podstawie naliczenia dotacji kwot dotacji przekazanych według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. dla Stowarzyszenia Edukator na prowadzenie Szkoły Podstawowej w Woźnej Wsi i dla Stowarzyszenia Bełda na prowadzenie Szkoły Podstawowej w Bełdzie, tj. szkół, które począwszy od 1 września 2012 r. nie były nieprowadzone przez gminę,

d) błędnego obliczenia należnej dotacji na podstawie wydatków bieżących przewidzianych łącznie w szkołach podstawowych (rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe”) i oddziałach przedszkolnych przy szkołach podstawowych (rozdz. 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych”) w przeliczeniu na wszystkich uczniów szkół i oddziałów przedszkolnych. Wskazania wymaga, że funkcjonujące przy szkołach oddziały przedszkolne nie mieszczą się w pojęciu szkół tego samego typu i rodzaju co szkoły podstawowe, a zatem obliczanie stawki dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego z uwzględnieniem wydatków bieżących poniesionych w rozdz. 80101 należy uznać za niewłaściwe. Właściwe przy obliczaniu wysokości wydatków bieżących na ucznia oddziału przedszkolnego jest uwzględnienie wydatków poniesionych w rozdz. 80103 proporcjonalnie do liczby uczniów oddziału przedszkolnego, jeżeli zaś wydatki (sklasyfikowane w innych rozdziałach klasyfikacji budżetowej) dotyczą wszystkich jednostek prowadzonych przez daną j.s.t., kwotę wydatków na jednego ucznia stanowi iloraz wydatków wykonanych i średniej miesięcznej liczby uczniów tych jednostek. W rezultacie całość przekazanej w trakcie 2012 r. dotacji na kwotę 166.452,33 zł obliczono i sklasyfikowano jako wydatek w rozdz. 80101, zamiast częściowo w rozdz. 80103. Z dokonanych w trakcie kontroli wyliczeń wynika, że wysokość dotacji w rozdz. 80101 powinna wynieść 159.181,64 zł, zaś w rozdz. 80103 – 24.663,51 zł.

Należy dodać, iż w wyniku dokonanego przez kontrolowaną jednostkę rozliczenia dotacji udzielonej dla Szkoły Podstawowej w Mieczach (na podstawie faktycznie wykonanych wydatków bieżących w 2012 r.), dotację pomniejszono o 543,67 zł zaliczając jednocześnie tę kwotę na poczet dotacji udzielonej Szkole w marcu 2013 r. Stosowną decyzję w tym względzie wydał Pan na podstawie m.in. § 19 ust. 4 uchwały Nr XXII/134/12 Rady Miejskiej w Rajgrodzie z dnia 27 września 2012 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla szkół, przedszkoli i placówek oświatowych…, stanowiącego, iż Kwota nadpłaconej dotacji zaliczana będzie w poczet dotacji udzielanych w roku, w którym dokonano rozliczenia nadpłaconej dotacji. Podkreślenia wymaga, iż przepis ów uchwałą Nr 3929/12 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 23 października 2012 r. uznano za nieważny jako pozostający w sprzeczności z zapisem art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, który wskazuje, iż dotacje udzielone z budżetu j.s.t. w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu w terminie do 31 stycznia następnego roku. Zaliczenie nadpłaconej dotacji na poczet dotacji udzielonej w następnym roku nie znajdowało zatem umocowania prawnego – str. 165-166 protokołu kontroli.

         Z ustaleń kontroli wynika ponadto, iż poza dotacją gmina przekazała niepublicznej Szkole Podstawowej w Woźnej Wsi oraz Szkole Podstawowej w Bełdzie materiały do ogrzewania pomieszczeń w postaci węgla i oleju opałowego, a także oleju napędowego o łącznej wartości 2.917,30 zł (z tego dla pierwszej z wymienionych szkół o wartości 1.113,94 zł, zaś dla drugiej o wartości 1.803,36 zł). Podkreślenia wymaga, iż jedyną dozwoloną formą finansowania z budżetu j.s.t. szkół i placówek publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż j.s.t. oraz szkół i placówek niepublicznych są dotacje udzielane na zasadach określonych odpowiednio w przepisach art. 80 i 90 ustawy o systemie oświaty. Dotacja jaką otrzymuje szkoła niepubliczna ma charakter dotacji podmiotowej, która ma na celu przede wszystkim finansowanie wydatków bieżących, a więc bezpośrednio związanych z funkcjonowaniem szkoły. Świadczy o tym przepis art. 90 ust. 3d ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym dotacje są przeznaczane na dofinansowanie realizacji zadań szkoły w zakresie kształcenia, wychowania i opieki. Przywołane przepisy stanowią wprost, że dotacje mogą być wykorzystywane na pokrycie wydatków bieżących szkoły (obejmujących m.in. zakup wyżej wymienionych materiałów) – str. 181 protokołu kontroli.

Nadto kontrola wykazała, iż wniosek o udzielenie dotacji złożony przez Stowarzyszenie Edukacyjne BEŁDA na prowadzenie począwszy od dnia 1 września 2012 r. Szkoły Podstawowej w Bełdzie nie spełniał wszystkich wymogów zawartych w uchwale organu stanowiącego wydanej na podstawie art. 80 ust. 4 i art. 90 ust. 4 ustawy o systemie oświaty. W szczególności nie zawierał takich danych jak: status prawny osoby prowadzącej szkołę, nazwa i adres szkoły, numer i data zezwolenia na prowadzenie szkoły, imię i nazwisko oraz pełniona funkcja osoby kierującej szkołą, planowana liczba uczniów, z uwzględnieniem zmian związanych z organizacją roku szkolnego, nazwa banku i numer rachunku bankowego, na który ma być przekazywania dotacja – str. 169-170 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Miasta. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

2. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany Statutu polegającej na usunięciu przepisów przewidujących właściwość Rady Miejskiej do powoływania i odwoływania Sekretarza.

3. Rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych (zakresach obowiązków) zasad zastępstwa Skarbnika w czasie jego nieobecności.

4. Zapewnienie należytego funkcjonowania procedur kontroli zarządczej w celu wyeliminowania przypadków realizacji niezatwierdzonych do wypłaty dowodów księgowych.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prawidłowe sumowanie obrotów na poszczególnych stronach dziennika wraz z zachowaniem kolejności numerowania zapisów w dzienniku,

b) opatrywanie dekretów zawartych na dowodach księgowych podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach,

c) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z zasadami zawartymi w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

d) ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu wpłat na PFRON na koncie 229,

e) przestrzeganie zasad dokonywania zapisów na kontach pozabilansowych 991 i 992.

6. Zaniechanie zatwierdzania planów finansowych instytucji kultury i ich zmian.

7. W zakresie dochodów z majątku gminy:

a) pisemne zawiadamianie nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

b) przestrzeganie terminu publikacji ogłoszeń o przetargach na sprzedaż nieruchomości.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie powszechności i terminowości doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

9. Prowadzenie działań zmierzających do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, mając na uwadze zasadę powszechności opodatkowania oraz wskazane przepisy Ordynacji podatkowej.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

11. Wyegzekwowanie od wszystkich podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego leśnego i od nieruchomości.

12. Prowadzenie pełnych, terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

13. Doprowadzenie do likwidacji nadpłat na kontach podatników w myśl obowiązujących przepisów.

14. Naliczanie od należnego sołtysom wynagrodzenia podatku dochodowego na zasadach wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

15. Prowadzenie w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat wszystkich niezbędnych kont wymaganych przepisami.

16. Wdrożenie stosownych mechanizmów nadzoru nad realizacją wniosków pokontrolnych celem zapewnienia rzetelnego ich wykonania, stosownie do udzielonej Izbie Obrachunkowej odpowiedzi.

17. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków.

18. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia większej staranności przy ustalaniu danych dotyczących liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego na potrzeby analizy osiągania poziomu średnich wynagrodzeń nauczycieli.

19. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu… celem dostosowania jej postanowień do obowiązujących przepisów

20. Dokonanie stosownych zmian decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie w zakresie opłat z tytułu trwałego zarządu, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

21. W zakresie zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej:

a) przyjmowanie do obliczenia zwrotu faktur dokumentujących zakup oleju napędowego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem złożenia wniosku,

b) skorygowanie w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, poprzez zmniejszenie kwoty zwrotu o 26,88 zł, wskazanej w protokole kontroli decyzji w sprawie zwrotu części podatku akcyzowego wydanej m.in. na podstawie faktury dokumentującej zakup oleju napędowego wcześniej niż w okresie 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku,

b) pobieranie opłaty skarbowej za dokonywanie czynności potwierdzania przedkładanych kopii faktur za zakup oleju za zgodność z oryginałem.

22. W zakresie udzielania dotacji szkołom prowadzonym przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego:

a) prawidłowe, w świetle art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty, ustalanie dotacji dla szkół publicznych, dla których organem prowadzącym nie jest jednostka samorządu terytorialnego, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

b) wyrównanie dotacji dla Szkoły Podstawowej w Mieczach zaniżonej za 2012 r. o kwotę 17.392,82 zł,

c) egzekwowanie zwrotu do budżetu miasta dotacji w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego,

d) finansowanie z budżetu miasta działalności szkół publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina oraz szkół niepublicznych jedynie w formie dotacji,

e) przyjmowanie wyłącznie wniosków o udzielenie dotacji spełniających wymogi zawarte w uchwale organu stanowiącego.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach