Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół nr 1 w Grajewie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 kwietnia 2013 roku (znak: RIO.I.6002-7/13), o treści jak niżej:

Pan

Grzegorz Curyło

Dyrektor Zespołu Szkół Nr 1

w Grajewie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Nr 1 w Grajewie za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne Zespołu Szkół, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Kontrola zagadnień składających się na organizację wewnętrzną jednostki wykazała, że zakresy czynności dwóch wicedyrektorów Zespołu zawierają analogiczne stwierdzenia przewidujące, że mogą oni zatwierdzać dokumenty księgowe w przypadku nieobecności Pana Dyrektora spowodowanej zwolnieniem lekarskim. Należy wskazać, że w sytuacji, gdy funkcję wicedyrektora pełnią 2 osoby przywołane postanowienie zakresów czynności może utrudniać ustalenie ewentualnej odpowiedzialności za działania podjęte podczas nieobecności Pana Dyrektora. Nie rozstrzygnął Pan bowiem, w gestii którego z wicedyrektorów leży wykonywanie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej podczas Pana nieobecności – str. 4 protokołu kontroli.

Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności nadany głównemu księgowemu Zespołu w dniu 1 czerwca 2004 r. nie w pełni odpowiada przepisom art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) bowiem nie wskazuje na realizację obowiązków takich jak wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 4 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, że zakres czynności nadany 1 listopada 2003 r. starszemu księgowemu wymieniał szereg obowiązków, których pracownik faktycznie nie wykonuje (np. właściwe prowadzenie księgi głównej Zespołu oraz ewidencji księgowej na kontach analitycznych; analiza i uzgadnianie na koniec każdego miesiąca prawidłowości księgowań na syntetycznych i analitycznych kontach). Pracownik faktycznie prowadzi tylko częściowo ewidencję wyodrębnionego rachunku dochodów, co nie wynika wprost z jego zakresu czynności. Zakres czynności starszego księgowego powielał postanowienia zakresu czynności głównego księgowego – str. 4-5 protokołu kontroli.

Analiza funkcjonowania procedur kontroli zarządczej wykazała nieterminowe opłacenie dwóch faktur, co było spowodowane dostarczeniem ich do księgowości po upływie terminu płatności. Obie faktury zatwierdził pod względem merytorycznym kierownik gospodarczy w datach umożliwiających ich terminowe opłacenie – str. 18-19 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że nie określił Pan daty rozpoczęcia eksploatacji programów księgowych używanych w Zespole do prowadzenia ksiąg rachunkowych, co narusza art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330) – str. 11 protokołu kontroli. Ponadto w regulacjach wewnętrznych wskazano, że księgi rachunkowe obejmują m.in. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ustawy o rachunkowości wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają tylko te jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 12 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), wykazała że:

a) w księgach za 2012 r. wykazano salda bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia w łącznej kwocie 58.181,31 zł na kontach 141 po stronie Ma, 225 (VAT) po stronie Wn i 221 po stronie Wn. Salda powstały wskutek wcześniejszych błędnych przeksięgowań operacji związanych ze zlikwidowanym rachunkiem dochodów własnych. Salda te nie posiadały treści ekonomicznej i w dniu 11 marca 2013 r., wskutek czynności kontrolnych, zostały wyksięgowane pod datą 31 grudnia 2012 r. – str. 13-14 protokołu kontroli,

b) nie było sporządzane zestawienie prowadzonych w jednostce dzienników częściowych; zestawienie za 2011 r. zostało sporządzone w trakcie czynności kontrolnych w dniu 22 lutego 2013 r. Zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy zestawienie dzienników częściowych należy sporządzić na koniec danego okresu sprawozdawczego – str. 15 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo przeksięgowano wynik finansowy za 2011 r., co spowodowało, że na koncie 860 „Wynik finansowy” w bilansie otwarcia 2012 r. widniały obroty po obu stronach konta: Wn – 4.221.635,88 zł i Ma – 94.720,23 zł oraz saldo Wn w kwocie 4.127.365,65 zł. Zgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia konto 860 może wykazywać saldo Wn (strata) lub saldo Ma (zysk). Obroty w bilansie otwarcia powstały poprzez przeksięgowanie straty (łącznej ze wszystkich prowadzonych w jednostce dzienników) tylko w dzienniku „głównym”. W trakcie kontroli dokonano odpowiednich przeksięgowań – str. 15 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo księgowano otrzymywane przez jednostkę wpływy z tytułu zwrotów środków – nie stosowano zasady czystości obrotów wynikającej z opisu konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia, nakazującej do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt wprowadzać dodatkowo techniczny zapis ujemny. Odnosiło się to do zwrotów w łącznej wysokości 13.392,52 zł. Część zwrotów (3.772,26 zł) dotyczyła wpływów z urzędów pracy w związku z refundacją wynagrodzeń pracowników wykonujących pracę w ramach robót interwencyjnych. Traktowanie tych wpływów jako zmniejszających wydatki i koszty zniekształciło faktyczną wysokość kosztów poniesionych na wynagrodzenia pracowników Zespołu świadczących pracę w ramach jego działalności. Refundacje z urzędów pracy należało przyjąć jako dochody budżetowe, objąć sprawozdaniem Rb-27S i odprowadzić na rachunek budżetu powiatu – str. 16-17 protokołu kontroli,

e) nie przestrzegano, przy księgowaniu prowizji od terminowych przelewów podatku dochodowego od wynagrodzeń do urzędu skarbowego (642 zł za 2012 r.), zasady wymagającej dokonywania zapisów na koncie 130 wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych i zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem (załącznik nr 3 do rozporządzenia). Księgowań na koncie 130 dokonywano na podstawie poleceń księgowania przy braku faktycznego przepływu środków na rachunku bieżącym – str. 18 protokołu kontroli,

f) nie naliczano odsetek od nieterminowych płatności czynszów najmu oraz opłat za dostawę mediów; suma nienaliczonych odsetek w próbie przyjętej do kontroli wyniosła 34,27 zł – str. 55-57 protokołu kontroli; jak stanowi § 8 ust. 5 rozporządzenia, należne jednostce odsetki powinny być ujęte w księgach rachunkowych w momencie wpłaty lub w wysokości należnej na koniec każdego kwartału. Z kolei art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych wymaga ustalania przez jednostkę sektora finansów publicznych wszystkich przypadających jej należności pieniężnych,

g) na koncie 011 „Środki trwałe” ewidencjonowano składniki majątkowe o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł, co było niezgodne z uregulowaniami wewnętrznymi przyjętymi w jednostce – str. 61 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki kasowej, której ustalenia przedstawiono na str. 21-26 protokołu kontroli, wykazała, że:

a) postanowienia instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości wprowadzonej w dniu 31 marca 2012 r. pozostają w sprzeczności z uregulowaniami zawartymi w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych przyjętej zarządzeniem z dnia 1 stycznia 2004 r. Instrukcja obiegu dokumentów wskazuje, że pokwitowania przyjęcia do kasy winny być sporządzone odręcznie w dwóch egzemplarzach przez kalkę z datą, danymi wpłacającego, kwotą i podpisem. Z kolei według instrukcji kasowej wpłaty przyjmowane są na podstawie dowodów KP tworzonych w systemie komputerowym (faktycznie takie rozwiązanie jest stosowane),

b) kwitariusze K-103 i K-104, które wymienia instrukcja obiegu dokumentów, faktycznie nie są stosowane w jednostce,

c) dwóch pracowników Zespołu (specjalista oraz bibliotekarz) przyjmowało wpłaty za usługi ksero na podstawie dowodów niemających cech druków ścisłego zarachowania, co uniemożliwia uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wszystkie pobrane środki zostały odprowadzone na rachunek bankowy. Jeden z wymienionych pracowników nie złożył oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za pobieraną gotówkę,

d) nie zachowano w 2012 r. ciągłości numeracji w zakresie dowodów KP i raportów kasowych generowanych w programie komputerowym; ustalenie dotyczyło:

- druków KP dla kasy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (po KP nr FS-000001/2012 z 21 czerwca 2012 r. wygenerowany został dowód nr FS-000006/2012 z 29 czerwca 2012 r.) oraz raportów kasowych dla kasy ZFŚS (po Rk nr FS-000001/2012 za 21 czerwca 2012 r. wygenerowano raport nr FS-000006/2012 za okres 22-29 czerwca 2012 r.);

- raportów kasowych dla kasy głównej (po Rk nr B-000001/2012 za 19 marca 2012 r. wygenerowany został raport nr B-000003/2012 za okres od 20 marca do 4 czerwca 2012 r.). W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa wskazała, że błędy powstały w wyniku nieprawidłowego działania programu Kasa. Brak ciągłości w numeracji druków oraz udokumentowania przyczyn przerwania ciągłości numeracji nie pozwala na uznanie ich za posiadające cechy druków ścisłego zarachowania oraz przyjęcie racjonalnego zapewnienia o kompletności ewidencji obrotów kasowych.

Kontrola prawidłowości sporządzenia projektu planu finansowego wykazała, że posiadana przez jednostkę dokumentacja nie potwierdza czy rada pedagogiczna wypełniła obowiązek zaopiniowania projektu planu finansowego przewidziany dyspozycją przepisu art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Z okazanej dokumentacji wynika jedynie zapoznanie rady pedagogicznej z planem finansowym Zespołu – str. 31 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji planu wydatków wykazała, że w związku z brakiem wystarczających środków w planie finansowym rozdziału 80120 „Licea Ogólnokształcące” par. 4300 „Zakup usług pozostałych” (brakujący limit w tej podziałce wynosił 939,65 zł) w dniu 7 grudnia 2012 r. dokonano opłacenia zobowiązań na kwotę 1.960,48 zł ze środków przewidzianych w rozdziale 85410 „Internaty i bursy szkolne”. W dniu realizacji wydatków Pan Dyrektor posiadał upoważnienie do dokonywania przeniesień między paragrafami w danym rozdziale. Plan w rozdz. 80120, par. 4300 zwiększono dopiero w dniu 18 grudnia 2012 r. i dokonano odpowiednich przeksięgowań – str. 33 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych wydatki ujęte w planach finansowych jednostek budżetowych stanowią nieprzekraczalny limit. Artykuł 44 ust. 1 pkt 3 tej ustawy stanowi, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Także art. 254 pkt 3 ustawy wskazuje, że dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.

Kontrola wydatków poniesionych na wynagrodzenia wykazała, że wbrew postanowieniom art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela przyznał Pan dodatki za pełnienie funkcji opiekuna stażu nauczycielom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych, tj. jednemu z Wicedyrektorów na okres od 1 września 2009 r. do 31 maja 2011 r. oraz kierownikowi internatu na okres od 1 września 2011 r. do 31 maja 2014 r. (w wysokości po 25 zł miesięcznie). Zgodnie z przywołanym przepisem dyrektor szkoły oraz nauczyciele zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego nie mogą pełnić funkcji opiekuna stażu. Do końca marca 2013 r. wskazanym nauczycielom wypłacono dodatki w łącznej wysokości 700 zł – str. 36 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków poniesionych na podróże służbowe pracowników stwierdzono, że 3 z 17 zbadanych rozliczeń kosztów podróży służbowych zostało przedłożonych do rozliczenia z uchybieniem 14-dniowego terminu wskazanego w okresie objętym kontrolą przez § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Od 1 marca 2013 r. analogiczną regulację w zakresie terminu rozliczenia kosztów podróży zawiera § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) – str. 41-42 protokołu kontroli.

W wyniku badania dochodów i wydatków realizowanych za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, stwierdzono, że:

a) jednostka gromadziła na rachunku dochody niewynikające z przepisów uchwały Rady Powiatu Grajewskiego Nr L/287/10 z dnia 8 listopada 2010 r. w sprawie gromadzenia na wydzielonym rachunku dochodów przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Mimo braku odpowiednich postanowień uchwały jednostka gromadziła na wyodrębnionym rachunku wpływy z opłat za administrowanie, pobierane od właścicieli 4 lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku internatu. W związku z tym, że podstawą wpływów nie jest stosunek najmu lecz świadczenie usług na rzecz właścicieli nieruchomości, nie można zastosować przepisów § 8 uchwały określających dochody związane z najmem – str. 55 protokołu kontroli,

b) część wydatków realizowanych z „dochodów z wynajmu” nie mieściła się w katalogu wydatków określonych przez Radę Powiatu jako przeznaczenie „dochodów z wynajmu”. Uchwała w § 8 przewiduje, że wpływy z tego tytułu można przeznaczyć na: pokrycie kosztów nabycia lub wytworzenia dostarczanych mediów, kosztów napraw bieżących oraz kosztów utrzymania mienia z wynajmu lub dzierżawy, którego pochodzą dochody; wydatki inwestycyjne i zakupy inwestycyjne realizowane w ramach odtworzenia lub zwiększenia wartości mienia, z wynajmu lub dzierżawy którego pochodzą dochody; pokrycie kosztów związanych z bankową obsługą rachunku (…). Kontrola wykazała, że wpływy zakwalifikowane przez jednostkę jako „dochody z wynajmu” przeznaczano m.in. na zakup: etyliny i oleju silnikowego do kosiarki, prasy i literatury fachowej, druków oświatowych, tonerów, tuszu do drukarki, kalendarzy biurowych, papieru ksero, pomocy dydaktycznych i książek, programów komputerowych i licencji, usług pocztowych, a także na udostępnianie adresu na portalu Grajewo oraz wynajęcie mikrobusu. Łączna kwota wydatków poniesionych z wpływów zakwalifikowanych jako „dochody z wynajmu” na cele niewynikające z § 8 uchwały Rady Powiatu wyniosła w 2012 r. 26.959,30 zł – str. 54 protokołu kontroli.

         Analiza dochodów gromadzonych przez Zespół na wyodrębnionym rachunku – pochodzących z wpłat właścicieli 4 mieszkań, w stosunku do których Zespół Szkół wykonuje czynności określone jako „administrowanie” oraz najemców – wykazała, że opłaty za dostarczanie wody, odbiór ścieków, wywóz nieczystości stałych i centralne ogrzewanie pobierane są od właścicieli w wysokości niepokrywającej kosztów ponoszonych przez Zespół Szkół z tego tytułu. Stwierdzono, że Zespół opłaca koszty, a w dalszej kolejności obciąża właścicieli na podstawie refaktur stosując inne (z góry ustalone) stawki niż to wynika z faktur obciążających Zespół Szkół. W konsekwencji szkoła finansuje ze środków publicznych część kosztów utrzymania prywatnych lokali mieszkalnych. W 2012 r. kwota kosztów poniesionych ponad ustalone należności od właścicieli i najemców lokali wyniosła 4.451,05 zł – str. 53-54 protokołu kontroli.

W zakresie ustalania wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych stwierdzono, że w odniesieniu do jednego z lokali nie stosowano postanowień uchwały Zarządu Powiatu Grajewskiego Nr 48/185/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. w sprawie ustalenia stawek czynszu za lokale mieszkalne – str. 50-51 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków za zakup artykułów żywnościowych wykazała, że w celu wyłonienia wykonawcy zastosowano zapytanie ofertowe w formie telefonicznej. Na okoliczność wyboru dostawców sporządzane były protokoły, w których jednak nie wskazywano zaproponowanych cen. Brak też pisemnych umów z dostawcami. Uniemożliwia to stwierdzenie czy wybrano najkorzystniejsze oferty, a także czy dostawcy stosowali zaoferowane ceny dostaw. Obowiązujący w jednostce regulamin udzielania zamówień publicznych przewiduje w przypadku zamówień o wartości poniżej 6.000 euro (taką wartość oszacowano dla każdej kategorii artykułów żywnościowych) jedynie sondaż w formie telefonicznej lub na podstawie dostępnych materiałów reklamowych. Kontrola przykładowych faktur dokumentujących zakupy wykazała, że jeden dostawca stosował różne ceny na te same produkty. Ponadto w ramach każdej kategorii produktów wybrano po 2-3 dostawców. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan m.in., że powodami potrzeby korzystania z usług więcej niż jednego dostawcy artykułów danej kategorii były m.in.: okresowy lub stały brak danego produktu u danego dostawcy (…), potencjalny brak możliwości dostawy ze względu na unieruchomiony środek transportu lub opóźnioną dostawę (ma to szczególne znaczenie w okresie zimowym). Brak jasno określonych kryteriów wyboru, wybór więcej niż jednego dostawcy na dany rodzaj produktów oraz stosowanie różnych cen dostaw prowadzą do wniosku, że mimo wdrożenia i zastosowania procedur wewnętrznych w zakresie wyłaniania wykonawców proces realizacji zamówienia nie pozwala na ustalenie celu zastosowania zapytania ofertowego, rozumianego w kontekście przepisów art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 58-60 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania majątkiem wykazała brak udokumentowania świadczącego o wypełnianiu obowiązków w zakresie informowania Zarządu Powiatu o zawieranych umowach najmu pomieszczeń (opisanych na str. 56-57 protokołu kontroli), wynikających z postanowień art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) oraz sprecyzowanych załącznikiem Nr 2 do uchwały Nr XXXVII/21806 Rady Powiatu Grajewskiego z dnia 23 lutego 2006 r. W uchwale Rada Powiatu postanowiła, że wydzierżawienie nieruchomości lub wynajęcie lokalu przez kierownika jednostki organizacyjnej powiatu na okres dłuższy niż trzy lata wymaga zgody Zarządu Powiatu. Z kolei o zamiarze wynajęcia lokalu lub wydzierżawienia nieruchomości na okres co najmniej 1 roku kierownik jednostki zawiadamia Zarząd Powiatu na co najmniej 14 dni przed terminem przetargu lub, w przypadku drogi bezprzetargowej, przed terminem zawarcia umowy – str. 56-58 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji stwierdzono, że:

a) arkusze spisu z natury użyte do inwentaryzacji materiałów dokonanej na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz składników ujętych na koncie 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” dokonanej w 2011 r. zostały sporządzone elektronicznie. Z regulacji wewnętrznych obowiązujących na dzień przeprowadzania kontroli nie wynika, czy arkusze spisu powinny być drukami ścisłego zarachowania. W instrukcji inwentaryzacyjnej (zał. Nr 7 do polityki rachunkowości) wskazano jedynie, że arkusze winny być wydane przewodniczącemu komisji, a po zakończeniu spisu z natury z systemu generowane są wycenione arkusze spisu z natury. Regulacje wewnętrzne mające zastosowanie do inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w 2011 r. wskazywały, że arkusze spisowe stanowią druki ścisłego zarachowania, które osoba odpowiedzialna powinna była wydać przewodniczącemu komisji. Jednostka nie prowadziła ewidencji arkuszy spisowych, nie okazano również wydruku z programu komputerowego stanowiącego zestawienie sporządzonych (elektronicznie) i wydanych arkuszy, co uniemożliwia stwierdzenie ich kompletności – str. 67-68 protokołu kontroli,

b) arkusz spisowy dotyczący środków trwałych (konto 011) sporządzony w dniu 28 września 2011 r. zawierał m.in. pozycje takie jak modernizacja pokrycia dachowego oraz grunty. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości koszty ulepszenia środka trwałego polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji zwiększają wartość początkową tego środka. Nie jest możliwe stwierdzenie w drodze spisu stanu ilościowego „modernizacji”, co budzi wątpliwości co do rzetelności spisu. Należy też wskazać na bezpodstawne ujęcie w arkuszu spisu z natury gruntów, które zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości podlegają inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W wyjaśnieniu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wskazał, że komisja inwentaryzacyjna dokonała spisu z natury środków trwałych w zakresie ich stanu ilościowego, następnie w drodze analizy ksiąg rachunkowych określiła wartość poszczególnych środków trwałych – str. 68 protokołu kontroli,

c) w wydanych przez Pana zarządzeniach w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, datowanych na 31 maja oraz 2 czerwca 2011 r., nie określił Pan, na jaki dzień ma być przeprowadzona inwentaryzacja oraz nie wskazał Pan terminu jej rozliczenia. Uregulowanie wskazanych kwestii należy uznać za niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia, ustalenia wyników i rozliczenia inwentaryzacji – str. 67 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w zakresach czynności wicedyrektorów poprzez wskazanie kolejności zastępstwa w czasie nieobecności Pana Dyrektora.

2. Dostosowanie zakresu czynności głównego księgowego do postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

3. Precyzyjne uregulowanie w zakresie czynności starszego księgowego faktycznie wykonywanych przez niego obowiązków.

4. Zobowiązanie kierownika gospodarczego do przekazywania dokumentów finansowo-księgowych do księgowości w sposób umożliwiający terminowe ich opłacenie.

5. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) określenie dat rozpoczęcia eksploatacji programów stosowanych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

b) usunięcie z wykazu ksiąg rachunkowych postanowień wskazujących na obowiązek prowadzenia wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza),

c) usunięcie z instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych postanowień sprzecznych z zasadami gospodarki kasowej przyjętymi późniejszymi przepisami wewnętrznymi i mającymi faktycznie zastosowanie w praktyce – w szczególności dotyczących sporządzania pokwitowania wpłat i kwitariuszy przychodowych K-103 i K-104,

d) wprowadzenie stosownych procedur ustanawiających wymóg dokumentowania wpłat gotówkowych za usługi kserograficzne za pomocą dowodów posiadających cechy druków ścisłego zarachowania,

e) rozważenie wprowadzenia zmian w regulaminie udzielania zamówień publicznych w kwestii dokumentowania postępowań prowadzonych w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty, mając na uwadze wnioski wynikające z kontroli udzielenia i realizacji zamówień udzielonych na zakup artykułów żywnościowych.

6. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych,

b) prawidłowe dokonywanie księgowań dotyczących wyniku finansowego jednostki,

c) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

d) ewidencjonowanie otrzymywanej refundacji wynagrodzeń pracowników świadczących pracę na rzecz Zespołu jako dochodów budżetowych i odprowadzanie tych środków do budżetu powiatu,

e) księgowanie operacji na koncie 130 wyłącznie na podstawie danych wyciągów bankowych,

f) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od nieterminowych płatności czynszów, zgodnie z zasadami określonymi w § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

g) ewidencjonowanie środków trwałych zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi,

h) zapewnienie prawidłowości funkcjonowania programu do obsługi kasy w zakresie ciągłości numeracji druków generowanych w programie. Bieżące wyjaśnianie i dokumentowanie przyczyn powstania braku ciągłości numeracji.

7. Dokumentowanie wypełniania przez radę pedagogiczną obowiązku w zakresie opiniowania projektu planu finansowego Zespołu.

8. Ponoszenie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym jednostki dla danego rodzaju wydatków. Dokonywanie, w ramach posiadanych upoważnień, zmian w planie finansowym wydatków jednostki w terminach umożliwiających realizację wydatków w prawidłowych podziałkach klasyfikacyjnych.

9. Zaniechanie powierzania funkcji opiekuna stażu nauczycielom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych.

10. Zobowiązanie pracowników do terminowego przedkładania rozliczeń kosztów podróży służbowych.

11. Odprowadzanie do budżetu powiatu zrealizowanych dochodów z pobieranych od właścicieli lokali mieszkalnych opłat za administrowanie nieruchomością, do czasu ewentualnej zmiany uchwały Rady Powiatu Grajewskiego, na podstawie której tego rodzaju wpływy zostaną wskazane jako źródła dochodów gromadzone na wyodrębnionym rachunku.

12. Wydatkowanie środków zgromadzonych z poszczególnych tytułów na wyodrębnionym rachunku wyłącznie na cele wskazane uchwałą Rady Powiatu Grajewskiego dla poszczególnych źródeł dochodów.

13. Obciążanie najemców i właścicieli lokali mieszkalnych kosztami dostaw mediów i świadczenia usług w wysokości ustalanej jako pokrycie kosztów rzeczywiście ponoszonych przez Zespół w związku z ich zakupem.

14. Ustalenie czynszu za najem wskazanego w protokole kontroli lokalu mieszkalnego na podstawie uchwały Zarządu Powiatu Grajewskiego określającej zasady naliczania czynszu.

15. Dokumentowanie realizacji obowiązku informowania Zarządu Powiatu o zawieranych umowach najmu pomieszczeń.

16. W zakresie inwentaryzacji:

a) zapewnienie przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych,

b) zaniechanie traktowania wartości ulepszeń środków trwałych jako odrębnych obiektów inwentarzowych; wskazanie głównemu księgowemu na obowiązek doksięgowywania wartości ulepszenia do wartości początkowej ulepszanego środka trwałego,

c) zaniechanie dokumentowania inwentaryzacji gruntów na arkuszu spisu z natury,

d) wskazywanie w zarządzeniach w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji dnia, na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja oraz terminu rozliczenia jej wyników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Grajewskiego