Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Wąsosz

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 lipca 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-4/13), o treści jak niżej:

Pan

Czesław Ołdakowski

Wójt Gminy Wąsosz

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wąsosz za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wąsosz na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W obszarze zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy ustalono, że:

a) obsługę finansowo-księgową instytucji kultury – Biblioteki Publicznej Gminy Wąsosz i Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Wąsoszu – prowadzi referat budżetu i podatków Urzędu  Gminy, co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). Instytucje kultury jako odrębne osoby prawne są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji kultury, jako jednostek sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez dyrektorów poszczególnych instytucji główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – str. 3-4 protokołu kontroli,

b) w statucie GOKiS, nadanym uchwałą nr V/24/11 Rady Gminy Wąsosz z dnia 30 marca 2011 r., do zadań tej instytucji kultury przypisano administrowanie budynkiem, w którym znajduje się jej siedziba i kompleksem Boisk Sportowych „Moje Boisko Orlik 2012” oraz udostępnianie bazy, co jednak nie skutkowało określeniem formy władania przez GOKiS wspomnianą bazą (zawarciem stosownej umowy). Zadania polegające na udostępnianiu tej bazy wykonuje faktycznie – wbrew postanowieniom statutu GOKiS – pracownik zatrudniony w Urzędzie Gminy – str. 3 protokołu kontroli,

c) nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają szkoły w Wąsoszu i Ławsku. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Należy wskazać, że nie jest sprzeczne z prawem realizowanie przez Urząd Gminy termomodernizacji obiektów szkół, które oddane zostały w trwały zarząd. Okoliczność realizacji tego rodzaju inwestycji Pan Wójt podał jako przyczynę nieustanowienia trwałego zarządu na rzecz tych szkół – str. 4  protokołu kontroli.

Analizując uregulowania w kwestii obiegu dokumentów finansowo-księgowych nie stwierdzono zapisów nakładających obowiązek oznaczania wszystkich dowodów datą wpływu. W konsekwencji niektóre dowody nie były oznaczone datą wpływu do Urzędu, co uniemożliwiało w niektórych przypadkach potwierdzenie terminowości regulowania zobowiązań. Od czasu kontroli wszystkie dowody opatrywane są datą wpływu do Urzędu – str. 9-10 protokołu kontroli.

Badając poprawność prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…(Dz. U. z 2013 r., poz. 289), stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) niezgodnie z określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia zasadami funkcjonowania kont 130 „Rachunek bieżący jednostki”, 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” księgowano w ewidencji Urzędu Gminy operacje w zakresie dochodów i wydatków realizowanych za pośrednictwem rachunku budżetu. Obroty na koncie 130, stanowiące powielenie zapisów na koncie 133 w ewidencji budżetu, księgowano w relacji z odpowiednimi kontami (przychodów, kosztów lub rozrachunków) i jednocześnie w tej samej wysokości, zapisami po drugiej stronie konta 130, w korespondencji z kontami 222 i 223. Powodowało to, że konto 130 zawsze wykazywało saldo „0”, podczas gdy prawidłowo, w sytuacji braku odrębnego rachunku bieżącego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, powinno ono odpowiadać saldu sald wynikających z subkont wydatków budżetowych i dochodów budżetowych. Obroty stron Wn i Ma konta 130 powinny być przeksięgowywane na podstawie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S na konto 800 „Fundusz jednostki”. Zgodnie z przepisami rozporządzenia konta 222 i 223 służą do rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową i odprowadzonych na rachunek budżetu dochodów oraz rozliczenia wydatków zrealizowanych z otrzymanych z rachunku budżetu środków na wydatki. Mają więc zastosowanie tylko w przypadku posiadania przez Urząd Gminy odrębnego rachunku bieżącego, za pośrednictwem którego dokonywane są rozliczenia z budżetem dotyczące realizacji dochodów i wydatków – str. 15-16  protokołu kontroli,

b) ujęta na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” kwota naliczonych odsetek od zaległości podatkowych, wynosząca 11.483,20 zł, została odniesiona w całości na konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, bez udokumentowania wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy, uzasadniających dokonanie odpisu. Świadczy to o stosowaniu zasad ewidencji odsetek obowiązujących do dnia 1 stycznia 2011 r. O braku analizy należności od dłużników pod kątem wystąpienia przesłanek z art. 35b ust. 1 ustawy przesądza fakt, iż nie dokonano odpisu należności głównych, od których dopisano odsetki. Należy bowiem wskazać, że określone ustawa o rachunkowości przesłanki utworzenia odpisu nie odnoszą się do rodzaju należności (główna czy odsetki) lecz do takich okoliczności jak aktualny status prawny dłużnika, jego sytuacja majątkowa i finansowa oraz stopień prawdopodobieństwa ściągnięcia należności. Ponadto odpis błędnie odniesiono na stronę Wn konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast – w przypadku odpisu należności z tytułu odsetek – na stronę Wn konta 751 „Koszty finansowe”; odpis należności głównej powinien zaś być ujmowany na koncie 290 w korespondencji z kontem 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, co wynika z art. 35b ust. 2 ustawy i zasad funkcjonowania konta 761 – str. 22-23 protokołu kontroli,

c) utrzymywano na koncie 221 nierealne saldo należności z tytułu czynszu w wysokości 1.999,98 zł. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 20 protokołu kontroli, mimo zawarcia umowy najmu lokalu użytkowego w dniu 13 września 2012 r. nie doszło do przekazania lokalu najemcy, ponieważ wystąpiły przeszkody formalne prowadzenia przez niego działalności. Kontrahent w dniu 30 września 2012 r. zwrócił się o rozwiązanie umowy; rozwiązano ją z datą 30 listopada 2012 r. Kontrolującym nie okazano protokołu przekazania lokalu, wymienionego w treści umowy, w związku z czym nie było podstaw do naliczania czynszu. W trakcie kontroli saldo wyksięgowano,

d) nie dokonywano bieżącej analizy rozliczeń ujętych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w odniesieniu do odsetek dopisanych przez bank w latach ubiegłych do rachunku sum depozytowych – ujętych w ewidencji analitycznej w kwocie zbiorczej, wynoszącej według stanu na 31 grudnia 2012 r. 9.839,49 zł. Uchybiono więc zasadom funkcjonowania kont zespołu 2 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi ewidencja szczegółowa powinna umożliwić ustalenie przebiegu rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów. Szczegółowość ewidencji ma istotne znaczenie w przypadku ujmowania na koncie 240 zobowiązań dotyczących zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umów zawartych w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Przepisy art. 148 ust. 5 tej ustawy zobowiązują zamawiającego, w przypadku gdy zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, do przechowywania zabezpieczenia na oprocentowanym rachunku bankowym i jego zwrotu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonymi o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy. W czasie prowadzenia kontroli na rachunku bankowym (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) zdeponowane były stosunkowo niewielkie sumy zabezpieczeń, co wskazuje, że ujęte na koncie 240 odsetki dopisane zostały w większości w latach ubiegłych, zaś z ewidencji nie wynika, od zabezpieczeń jakich podmiotów zostały naliczone – str. 21-22 protokołu kontroli.

            Analiza obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139) i na koncie 240, wykazała ponadto przetrzymywanie środków w wysokości 10.767,32 zł wniesionych w latach 2002-2007 przez wykonawców zamówień publicznych na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umów i zatrzymanych na poczet zabezpieczenia ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że kwota 6.700 zł (wpłacona w 2002 r.) nie została zwrócona wykonawcy zadania inwestycyjnego, ponieważ firma ta nie usunęła stwierdzonych usterek, przy czym wkrótce po wykonaniu umowy została rozwiązana i nie było od kogo egzekwować usunięcia usterek. Przesądza to, że kwota zabezpieczenia powinna być wykorzystana do pokrycia kosztów usunięcia usterek. Suma 4.067,32 zł (1.067,32 zł z 2002 r. i 3.000 zł z 2007 r.) stanowiła zabezpieczenia, co do których – jak wynika z treści wyjaśnienia Pana Wójta – zaistniały przesłanki uniemożliwiające zwrot:  w okresie rękojmi jeden ze wspólników wycofał się ze spółki. Nie ustalono komu należy zwrócić zabezpieczenie gwarancyjne. W niedługim czasie zmarł Pan (…) i  firma przestała istnieć. Do urzędu żaden ze spadkobierców nie zwracał się o zwrot zabezpieczenia. Mimo monitów telefonicznych ze strony urzędu, nie poinformowano o sposobie podziału i zwrotu środków – str. 21, 22  protokołu kontroli. Z zaprezentowanych ustaleń kontroli wynika zatem, że omówione wyżej kwoty powinny być wyksięgowane na rachunek budżetu i zaliczone do dochodów budżetu.

Badając dokumentację dotyczącą udzielenia pomocy rzeczowej Powiatowi Grajewskiemu przy realizacji zadania pn. „Remont bieżący drogi powiatowej Nr 1815B i Nr 181B w Wąsoszu” nie stwierdzono, by udzielenie pomocy – polegające na wykonaniu przez pracowników gminy robót wycenionych na 78.231 zł – poprzedzone było uchwałą Rady Gminy podjętą na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być przeznaczone na pomoc finansową lub rzeczową dla innych j.s.t., określoną odrębną uchwałą przez organ stanowiący. Uchwała w sprawie udzielenia pomocy rzeczowej (Nr XIX/117/2012) podjęta została przez Radę  Gminy Wąsosz w dniu 27 grudnia 2012 r. – po udzieleniu pomocy. Nie stwierdzono też, aby zawarta została pisemna umowa w tej sprawie, co narusza postanowienia art. 220 ust. 2 ustawy. Analizując treść wymienionej uchwały stwierdzono ponadto błędną podstawę prawną – przepisy ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), która nie obowiązuje od 2010 r. – str. 60-61 protokołu kontroli.

Umową z dnia 29 sierpnia 2012 r., na podstawie z uchwały Rady Gminy Nr XII/63/12 z dnia 27 lutego 2012 r., prowadzenie publicznej Szkoły Podstawowej w Niecikach przekazano stowarzyszeniu Edukator z Łomży. Badaniem objęto udzielenie dotacji na prowadzenie tej szkoły w świetle przepisów art. 80 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) oraz zasad i trybu określonych uchwałą Nr XII/64/12 Rady Gminy Wąsosz z dnia 27 lutego 2012 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji przedszkolom oraz szkołom, prowadzonym przez osoby fizyczne i osoby prawne inne niż jednostka samorządu terytorialnego, a także trybu oraz zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania. Za miesiące wrzesień-grudzień 2012 r. przekazano dotację w wysokości 76.680 zł.

Wymieniona suma dotacji, jak wynika z treści umowy zawartej ze stowarzyszeniem prowadzącym szkołę, stanowiła iloczyn ilości uczniów i kwoty przewidywanych miesięcznych wydatków na jednego ucznia w szkołach prowadzonych przez kontrolowaną gminę (klasy I-VI – 695 zł (100% wydatków) i klasa „0” – 220 zł (50% przewidzianych wydatków). Nie przedstawiono pisemnych kalkulacji, na podstawie których uzyskano te kwoty. Z umowy wynika, że kwota 695 zł na jednego ucznia to „uzgodniona miesięczna dotacja”. Zapis ten wskazuje, że jej wysokość nie była wyliczana na podstawie danych budżetu, lecz została ustalona ze stowarzyszeniem prowadzącym szkołę. Według wyliczeń  dokonanych w trakcie kontroli wydatki na jednego ucznia szkoły podstawowej przewidziane w budżecie na 2012 r. wynosiły 674,84 zł, a nie 695 zł. Kwota należnej gminie subwencji na jednego ucznia wynosiła zaś 674,05 zł (w umowie wskazano, że kwota ta wynosi 638 zł). Stosownie do art. 80 ust. 3 ustawy o systemie oświaty dotacja dla szkoły publicznej prowadzonej przez podmiot inny niż gmina przysługuje na jednego ucznia w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez tę jednostkę samorządu terytorialnego, nie niższej jednak niż kwota przewidziana na jednego ucznia szkoły danego typu i rodzaju w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 63 protokołu kontroli, po uwzględnieniu w rozliczeniach dotacji na dzieci uczęszczające do klasy „0” ogółem przekazana stowarzyszeniu w 2012 r. dotacja została zawyżona o 312,17 zł.

Analiza umowy zawartej ze stowarzyszeniem Edukator wykazała ponadto, że przewidziano w niej „sztywne” kwot dotacji na poszczególne miesiące – 19.170 zł miesięcznie zarówno w 2012 jak i 2013 r. (na podstawie aneksu z dnia 28 grudnia 2012 r.). Należy wskazać, że poszczególne raty dotacji nie mogą być przyjmowane z założenia w równej wysokości. Podlegają one korekcie do faktycznej liczby uczniów, a także do kwot wydatków stanowiących podstawę jej ustalenia na 2013 r., wynikających z budżetu gminy – str. 61-63 protokołu kontroli

Kontrola wydatków na zakup materiałów wykazała, że materiały przekazywano do bieżącego wykorzystania i zarachowywano bezpośrednio w koszty, jednakże w wielu przypadkach zaniechano zamieszczania opisów uzasadniających takie ujmowanie w ewidencji (np.  pokwitowań odbioru  materiałów biurowych wydanych pracownikom do użytku służbowego). Świadczy to o nieprzestrzeganiu unormowań zawartych w cz. IV ust. 3 pkt 3 polityki rachunkowości wprowadzonej przez Pana Wójta zarządzeniem nr 3/2012 z dnia 2 lipca 2012 r., według których materiały biurowe i gospodarcze wydawane są bezpośrednio po zakupie do użytku służbowego za ich pokwitowaniem na fakturze (rachunku) – str. 66-67 protokołu kontroli.

Badając wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356 ze zm.) ustalono, że niewykorzystane w danym roku środki na realizację gminnych programów przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii, pochodzące z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu, włączano do planu wydatków budżetu roku następnego (np. w 2012 r. zaplanowano wydatki w kwocie 41.280 zł, tj. o 15.280 zł większej od kwoty dochodów za zezwolenia planowanych w wysokości 26.000 zł). W latach wcześniejszych wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i przeciwdziałanie narkomanii były jednak istotnie mniejsze od dochodów pozyskiwanych z opłat za zezwolenia zrealizowanych w danym roku, co nie znalazło pełnego odzwierciedlenia w budżecie. Stwierdzono, że za 2011 r. była to kwota 10.087,15 zł, a za 2012 r. – 7.972,21 zł). Kontrola wykazała, że w latach następnych pomijano środki niewykorzystane z lat poprzednich – na 2013 r. wydatki zaplanowano w kwocie wyższej od dochodów z opłat jedynie o 7.800 zł (niższą niż pozostała z 2012 r.), gdyż nie włączono do planu wydatków na 2013 r. środków w wysokości 10.087,15 zł pozostałych z 2011 r. (włączonych do planu wydatków budżetu na 2012 r. jako środki niewykorzystane w latach poprzednich, lecz niezrealizowanych również w 2012 r.) co oznacza, że środki te rozdysponowano na inne cele. Zgodnie z art. 18² przywołanej ustawy dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 lub art. 18¹ oraz dochody z opłat określonych w art. 11¹ mogą być przeznaczane wyłącznie na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2012 r., poz. 124 ze zm.) i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 69 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wykazała ponadto, że mylnie zaksięgowano wpłatę w kwocie 262,50 zł w par. 0410 „Wpływy z opłaty skarbowej” zamiast w par. 0480 „Wpływy z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych”.  Wykonanie dochodów z opłat za 2012 r. wykazano w sprawozdaniu Rb-27S w wysokości 26.624,79 zł, zamiast 26.887,29 zł – str. 56-57 protokołu kontroli.

Kontrola osiągania na terenie gminy wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, i realizacji obowiązków określonych w art. 30a tej ustawy wykazała, że ustalona wysokość faktycznych wydatków na wynagrodzenia tylko w przypadku nauczycieli stażystów spowodowała obowiązek wypłaty dodatków uzupełniających. Kwota ujemnej różnicy między wynagrodzeniami faktycznie wypłaconymi w 2012 r. a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń dla pięciu nauczycieli stażystów zatrudnionych w 2012 r. została ustalona prawidłowo i wyniosła 2.785,63 zł. Sumę tę podzielono na dodatki uzupełniające i wypłacono w dniu 24 stycznia 2013 r. jedynie dwóm nauczycielom stażystom – zatrudnionym w grudniu 2012 r. Nie wypłacono dodatków uzupełniających w łącznej wysokości 1.448,84 zł trzem nauczycielom, którzy zatrudnieni byli jako stażyści od początku 2012 r. do czerwca 2012 r. Pozostałym dwóm nauczycielom, zatrudnionym do końca 2012 r., dodatki zawyżono zatem o 1.215,72 zł i 233,12 zł. W myśl postanowień art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela, kwota ujemnej różnicy jest dzielona między nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w roku, dla którego ustalono kwotę różnicy.

W dniu podpisania protokołu kontroli okazano listy płac z dnia 6 czerwca 2013 r., na podstawie których wypłacono trzem nauczycielom należne im dodatki w wysokości 1.448,84 zł oraz dowody wpłat od dwóch nauczycieli, którym dodatki wypłacono w zawyżonej wysokości – str. 82-83 i 90 protokołu kontroli.

Badając dokumentację inwentaryzacji przeprowadzonej w 2011 roku stwierdzono, że zespoły spisowe nie odnotowały na arkuszach inwentaryzacyjnych numerów inwentarzowych spisywanych składników. Utrudnia to jednoznaczne powiązanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, tj. realizację obowiązku wynikającego z art. art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zwłaszcza w odniesieniu do tak samo określanych składników majątkowych (np. meble biurowe, komputery) – str. 87 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że zaniechano pisemnego powiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięci przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia) – str. 50 protokołu kontroli.

          W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym wykazało nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Jak wykazano w opisie na str. 30-31 protokołu kontroli, w poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego (93 pozycje), w 3 przypadkach stwierdzono brak informacji.

Ustalono, że Rada Gminy Wąsosz nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o kompletność dochodów, przedłożyć Pan Wójt – str. 43 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych Gminy:

a) zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,

b) zapewnienie warunków umożliwiających realizację przez GOKiS zadań zapisanych w  statucie tej instytucji kultury w zakresie administrowania budynkiem i kompleksem boisk oraz udostępniania bazy na działalność sportowo-rekreacyjną; w tym celu w szczególności określenie prawnej formy władania nieruchomościami przez GOKiS,

c) ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi władają jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

2. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych obowiązku zamieszczania daty wpływu na dowodach księgowych wpływających do Urzędu Gminy.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie ewidencjonowania w księgach Urzędu operacji dotyczących realizacji dochodów i wydatków z wykorzystaniem kont 222 i 223, mając na uwadze, że według obowiązujących przepisów nie mają one zastosowania w przypadku braku odrębnego rachunku bieżącego Urzędu i realizacji dochodów i wydatków Urzędu bezpośrednio za pomocą rachunku budżetu,

b) księgowanie odsetek od nieopłaconych należności zapisem Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”; dokonywanie odpisu aktualizującego należności wyłącznie w przypadku stwierdzenia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, stosując w tym celu zapisy podane w części opisowej wystąpienia,

c) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 240 w sposób umożliwiający rozliczenie kwot pochodzących z oprocentowania środków zgromadzonych na rachunku depozytowym;  podjęcie działań w celu rozliczenia salda odsetek ujętego na koncie 240 i przekazania ich podmiotom, które wnosiły zabezpieczenia należytego wykonania umów, zgodnie z dyspozycją art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych,

d) zarachowanie na dochody budżetu kwoty 10.767,32 zł odpowiadającej przetrzymywanym na rachunku depozytowym zabezpieczeniom należytego wykonania umów, mając na uwadze względy podane w części opisowej wystąpienia.

4. Zawieranie umów w spawie udzielenia pomocy rzeczowej innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie pisemnej umowy, zawartej po podjęciu przez Radę Gminy odrębnej uchwały w sprawie udzielenia pomocy, stosownie do przepisów art. 216 ust. 2 pkt 5 i art. 220 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

5.  W zakresie udzielania dotacji dla stowarzyszenia prowadzącego publiczną Szkołę Podstawową w Niecikach:

a) ustalanie kwoty dotacji na jednego ucznia w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez gminę (nie niższej jednak niż kwota przewidziana na jednego ucznia szkoły danego typu i rodzaju w części oświatowej subwencji),

b) zaniechanie wskazywania w umowie ze stowarzyszeniem konkretnych kwot miesięcznej dotacji należnej stowarzyszeniu, mając na uwadze w szczególności zmienność podstawy ustalania jej wysokości w każdym roku, tj. kwoty wydatków bieżących na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez gminę oraz liczby uczniów.

6.  Przestrzeganie unormowań wewnętrznych zobowiązujących do zamieszczania na dowodach opisów uzasadniających zarachowanie bezpośrednio w koszty zakupionych materiałów.

7. Planowanie w budżetach wydatków na cele określone w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi z uwzględnieniem całości kwot dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych niewydatkowanych na te cele w latach poprzednich,

8. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia większej staranności przy klasyfikowaniu dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu.

9. Wzmożenie nadzoru w zakresie prawidłowości podziału dodatków uzupełniających dla nauczycieli.

10. Egzekwowanie od zespołów spisowych podawania w arkuszach spisu z natury numerów inwentarzowych poszczególnych składników majątkowych, którymi są one oznaczone.

11. Pisemne powiadamianie osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

12. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie  podatku rolnego.

13. Rozważenie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej z zachowaniem obowiązujących w tej materii przepisów Ordynacji podatkowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży