Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2013

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Szypliszkach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Rutkach  

zalecenia - Centrum Edukacji Nauczycieli w Białymstoku  

zalecenia - Gmina Bakałarzewo  

zalecenia - Gmina Bielsk Podlaski  

zalecenia - Gmina Boćki  

zalecenia - Gmina Brańsk  

zalecenia - Gmina Filipów  

zalecenia - Gmina Grodzisk  

zalecenia - Gmina Hajnówka  

zalecenia - Gmina Jaświły  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Kobylin Borzymy  

zalecenia - Gmina Kuźnica  

zalecenia - Gmina Milejczyce  

zalecenia - Gmina Nowinka  

zalecenia - Gmina Orla  

zalecenia - Gmina Przytuły  

zalecenia - Gmina Puńsk  

zalecenia - Gmina Rudka  

zalecenia - Gmina Rutka-Tartak  

zalecenia - Gmina Rutki  

zalecenia - Gmina Siemiatycze  

zalecenia - Gmina Sokoły  

zalecenia - Gmina Szypliszki  

zalecenia - Gmina Śniadowo  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wąsosz  

zalecenia - Gmina Zbójna  

zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Siemiatyczach  

zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Siemiatyczach  

zalecenia - Gminny Zespół Oswiaty w Jaświłach  

zalecenia - Gminny Zespół Szkół w Michałowie  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Bielsk Podlaski  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy 2  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Rajgród  

zalecenia - Miasto i Gmina Suraż  

zalecenia - Miasto i Gmina Szczuczyn  

zalecenia - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Suwałkach  

zalecenia - Powiat Hajnowski  

zalecenia - Powiat Grajewski  

zalecenia - Powiat Łomżyński  

zalecenia - Powiat Sejneński  

zalecenia - Powiat Wysokomazowiecki  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Samorząd Województwa Podlaskiego  

zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 5 w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Szkoła Policealna Nr 2 Pracowników Medycznych i Społecznych w Białymstoku  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Mońkach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Grodzisku  

zalecenia - Zespół Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu  

zalecenia - Zespół Szkół nr 1 w Grajewie  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sejnach  

zalecenia - Zespół Szkół w Augustowie  

zalecenia - Zespół Szkół w Bakałarzewie  

zalecenia - Zespół Szkół w Boćkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Filipowie  

zalecenia - Zespół Szkół w Kuźnicy  

zalecenia - Zespół Szkół w Mońkach  

zalecenia - Zespół Szkół z dodatkowym nauczaniem języka białoruskiego w Orli  



zalecenia - Gminny Zespół Oswiaty w Jaświłach

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2013-10-28 03:18
Data modyfikacji:  2013-10-28 03:18
Data publikacji:  2013-10-28 03:18
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Zespole Oświaty w Jaświłach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 czerwca  2013 roku (znak: RIO.I.6002-10/13), o treści jak niżej:

 

 

 

Pani

                                                                                  Dorota Teresa Szypulska

Kierownik Gminnego

Zespołu Oświaty w Jaświłach

 

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Zespołu Oświaty w Jaświłach i szkół obsługiwanych przez GZO za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, dochody i wydatki wyodrębnionego rachunku, inwentaryzację oraz rozliczenia z budżetem gminy.

 

W zakresie spraw organizacyjnych ustalono, że w okresie objętym kontrolą Pani Kierownik nie posiadała pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594). W trakcie kontroli, w dniu 12 kwietnia 2013 r., Wójt Gminy Jaświły udzielił Pani Kierownik stosownego pełnomocnictwa – str. 2 protokołu kontroli.

 

Kontrola sposobu wykonywania przez GZO wspólnej obsługi szkół wykazała, że wprowadzona przez Panią dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości jest stosowana przy prowadzeniu rachunkowości obsługiwanych jednostek. Należy wskazać, że obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości należy do dyrektorów szkół obsługiwanych przez GZO. Wynika to z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) określającego zakres zadań, które mogą być wykonywane w ramach wspólnej obsługi. Z zawartego w tym przepisie odesłania do art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330) wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości.

Pokreślenia wymaga ponadto, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości ustanowiona przez Panią Kierownik (po zmianach wprowadzanych kolejnymi aneksami) nie była prawidłowa w świetle przepisów art. 10 ustawy o rachunkowości. Zawierała ona tylko opis kont syntetycznych bilansowych i pozabilansowych, pomijając m.in. takie elementy jak zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej oraz zasady ochrony danych. W trakcie kontroli zarządzeniem z dnia 11 kwietnia 2013 r. określono wykaz programów komputerowych stosowanych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz zasady archiwizacji danych na nośnikach komputerowych.

Ponadto zwrócenia uwagi wymaga brak staranności przy wprowadzaniu zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Mimo obowiązywania regulacji wprowadzonych zarządzeniem z dnia 15 stycznia 2011 r., aneksy po tej dacie określano jako wprowadzające zmiany w poprzednio obowiązującej dokumentacji przyjętej zarządzeniem z dnia 15 października 2002 r. – str. 3-6 protokołu kontroli.

W kwestii kompletności regulacji wewnętrznych stwierdzono ponadto brak przepisów wewnętrznych dotyczących ewidencji i gospodarki środkami trwałymi, określających m.in. kwotę, od której składniki majątku trwałego uznawane są za pozostałe środki trwałe, zasady dokumentowania przyjęcia i likwidacji środków trwałych, prowadzenia ksiąg pomocniczych środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Brak też pisemnych regulacji dotyczących metod prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów). Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z wymienionych w nim metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Faktycznie nabywany przez Zespół Szkół w Jaświłach olej napędowy i olej opałowy są odpisywane w koszty w dniu zakupu oraz dokonywana jest korekta kosztów na dzień bilansowy. Identycznie zasady stosowane są dla nabywanego przez Szkołę Podstawową w Dolistowie oleju opałowego. Natomiast artykuły spożywcze są ewidencjonowane w ręcznie prowadzonych kartotekach metodą ilościowo-wartościową i corocznie inwentaryzowane – str. 42 protokołu kontroli.

 

Analiza wprowadzonej przez Panią Kierownik instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów wykazała, że wśród osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty wymienieni zostali m.in. Wójt Gminy Jaświły i jego zastępca. Wójt, zastępca Wójta oraz Skarbnik Gminy zostali też wymienieni w karcie wzorów podpisów jako upoważnieni do dysponowania rachunkiem GZO. W złożonym wyjaśnieniu oświadczyła Pani, że dysponowanie przez te osoby rachunkiem bankowym, a także zatwierdzanie przez nie dokumentów do wypłaty odbywa się tylko w przypadku nieobecności głównego księgowego lub kierownika GZO – str. 4 i 10 protokołu kontroli. Należy wskazać, że przyjęte rozwiązania są sprzeczne z art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki, zaś określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej może powierzyć pracownikom jednostki.

 

Kontrola sporządzania sprawozdań wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) wykazała, że w sprawozdaniu Rb-34S za 2012 r. przygotowanym przez GZO dla Zespołu Szkół w Jaświłach i podpisanym przez dyrektora tej szkoły nie wykazano zobowiązania w wysokości 726,33 zł dotyczącego zakupu artykułów spożywczych finansowanego z wyodrębnionego rachunku dochodów. Z kolei w sprawozdaniu Rb-N sporządzonym za 2012 r. dla GZO nie wykazano należności z tytułu wystawienia faktury korygującej w kwocie 249 zł – str. 9 protokołu kontroli.

 

Badając prawidłowość ewidencji obrotów środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących GZO i Zespołu Szkół w Jaświłach stwierdzono różnice między zapisami na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” a danymi wyciągów bankowych. Powodem różnic było nieprowadzenie w 2012 r. konta 141 „Środki pieniężne w drodze” (konto to zostało wprowadzone dopiero w 2013 r.). Pobrane z banku do kasy środki nie były bowiem księgowane na stronie Ma konta 130 i nie zmniejszały salda tego konta w dniu, w którym operacja była objęta wyciągiem bankowym. W efekcie salda na każdy dzień oraz dzienne obroty na koncie 130 różniły się od danych wyciągów bankowych. Na przykład pobranie czekiem gotówki z rachunku bieżącego GZO do kasy w dniu 5 listopada 2012 r. nie zostało zaksięgowanie tego dnia, przez co saldo konta 130 na ten dzień było identyczne jak saldo konta na dzień 2 listopada (1.849,15 zł), podczas gdy zgodnie z wyciągiem bankowym z dnia 5 listopada 2012 r. wyniosło 839,15 zł. Dopiero po księgowaniach dokonanych pod datą 30 listopada 2012 r. saldo konta 130 było zgodne z danymi wyciągu. Od 2013 r. kontrolowana jednostka prowadzi konto 141, wyeliminowano też niezgodności danych wyciągu z saldem konta 130 – str. 13-14 protokołu kontroli.

Analiza sald kont rozrachunkowych GZO i obsługiwanych jednostek na dzień 31 grudnia 2012 r. wykazała, że na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w ewidencji GZO uwidoczniono saldo strony Wn w kwocie 202,20 zł będące persaldem należności w kwocie 249 zł i zobowiązania w kwocie 46,80 zł. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 201 zawartymi w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), konto to powinno wykazywać zarówno stan należności jak i zobowiązań. Ustalono, że wskazane uchybienie nie miało wpływu na sprawozdanie Rb-28S i na bilans GZO, w których dane wykazano w prawidłowej wysokości. Jednakże należność w kwocie 249 zł została bezpodstawnie pominięta w sprawozdaniu Rb-N sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 r. – str. 14 protokołu kontroli.

Z kolei analiza zobowiązań ujętych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” wykazała, że na zobowiązanie w wysokości 4.590.66 zł składa się nieudokumentowana kwota 3.024,25 zł. Na podstawie złożonych wyjaśnień ustalono jedynie, że saldo dotyczy zabezpieczeń należytego wykonania umów. Nie było możliwe stwierdzenie kiedy zostały one wniesione i przez jakich wykonawców – str. 15 protokołu kontroli.

 

W zakresie dotyczącym rozliczania podatku VAT kontrola wykazała, że w deklaracjach sporządzanych dla Zespołu Szkół w Jaświłach odliczany jest podatek naliczony zawarty w zakupach artykułów spożywczych do stołówki szkolnej od podatku należnego zawartego w sprzedawanych w stołówce posiłkach, sprzedawanej energii cieplnej dla wspólnoty mieszkaniowej oraz w czynszu najmu powierzchni szkolnych). Z ustaleń kontroli wynika, że Zespół Szkół posiada także prawo odliczenia podatku VAT z tytuły zakupu oleju opałowego – w części przeznaczonej na ogrzewanie wspólnoty – z którego dotychczas nie korzystano. Jak wyjaśnił referent GZO zajmujący się rozliczaniem podatku VAT, nie posiadał wiedzy o istnieniu takiej możliwości, bowiem praktykowane było odliczanie podatku VAT tylko z faktur zakupu żywności – str. 16 protokołu kontroli.

 

Kontrola procedury opracowywania planów finansowych GZO i obsługiwanych szkół oraz dokonywania zmian w planach wykazała, że na podstawie otrzymywanych wyciągów z budżetu gminy Pani Kierownik dokonywała zmian także w planach finansowych obsługiwanych szkół. Wnioski do Wójta Gminy Jaświły o zmianę planu finansowego GZO i obsługiwanych szkół były podpisywane przez głównego księgowego i Panią Kierownik. Jak wynika ze złożonych do protokołu kontroli wyjaśnień zmiany w planach były przekazywane dyrektorom obsługiwanych szkół na ich prośbę, w formie komputerowego wydruku – str. 20 protokołu kontroli. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) w § 12 ust. 1 i 2 stanowi, że zarząd jednostki samorządu terytorialnego zawiadamia samorządowe jednostki budżetowe o dokonanych zmianach planów dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu. Zawiadomienia te stanowią podstawę dokonania zmian w planach. W związku z tym, że podstawą prowadzenia gospodarki finansowej jednostki stanowi plan finansowy, a odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki ponosi kierownik każdej jednostki – art. 11 ust. 3 i art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – zmiany w planie finansowym powinny być dokonywane przez kierownika każdej jednostki, na podstawie skierowanego do niego przez Wójta zawiadomienia stanowiącego podstawę zmian. Ze stwierdzonego podczas kontroli stanu faktycznego wynika, że dyrektorzy szkół nie zawsze dysponowali aktualną, zgodną z budżetem, wersją planu finansowego. Fakt prowadzenia przez GZO obsługi finansowo- księgowej szkół nie może mieć żadnego wpływu na procedurę sporządzania i zmiany planów finansowych obsługiwanych jednostek.

W wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gminy Jaświły wskażę Wójtowi Gminy na obowiązek przekazywania stosownych informacji o zmianach w planie bezpośrednio dyrektorom szkół.

 

Badając prawidłowość opracowania przez GZO danych na potrzebę sporządzenia przez Wójta Gminy Jaświły sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli stwierdzono, że przekazane do Urzędu Gminy dane, dotyczące wszystkich nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez gminę, różnią się od danych sprawozdania przekazanego do RIO w zakresie kolumny 8 (sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń) oraz kolumny 9 (wydatki poniesione na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela). Niezmienna pozostała zaś kwota różnicy wykazana w kolumnie 10. Jak ustalono, powodem różnicy były ustawienia stosowanego programu komputerowego dotyczące wykazania liczby etatów do 5 miejsc po przecinku, w związku z czym dane w kolumnie 8 różnią się od sprawozdania wysłanego do RIO, zawierającego dane obliczone do dwóch miejsc po przecinku. Natomiast dane w zakresie wydatków poniesionych na wynagrodzenia wykazane w sprawozdaniu wysłanym do RIO zostały dopasowane, tj. powiększone w stosunku do rzeczywistych wydatków, w celu ustalenia prawidłowej kwoty różnicy wykazanej w kolumnie 9 na podstawie wydruku z programu komputerowego.  I tak:

a)    w przypadku nauczycieli mianowanych kwota wykazana w wydruku z programu wyniosła w kolumnie 8 – 398.363,57 zł, a w kolumnie 9 – 390.456,87 zł (kwota różnicy 7.906,70 zł), natomiast w sprawozdaniu wysłanym do RIO w kolumnie 8 wykazano 398.489,02 zł, a w kolumnie 9 – 390.582,32 zł (kwota różnicy 7.906,70 zł),

b)    w przypadku nauczycieli stażystów kwota wykazana w wydruku z programu wyniosła w kolumnie 8 – 81.941,87 zł, a w kolumnie 9 – 81.926,38 zł (kwota różnicy 15,49 zł), natomiast w sprawozdaniu wysłanym do RIO w kolumnie 8 wykazano 81.977,13 zł, a w kolumnie 9 – 81.961,64 zł (kwota różnicy 15,49 zł).

Ustalono, że prawidłowo została obliczona struktura zatrudnienia w kategorii nauczycieli stażystów, jednakże do wydatków nauczycieli stażystów poniesionych na wynagrodzenia błędnie zaliczono dodatek mieszkaniowy otrzymany przez nauczyciela stażystę w listopadzie i grudniu 2012 r. w łącznej kwocie 20 zł. Prawidłowo wydatki nauczycieli stażystów powinny wynosić 81.906,38 zł (dane z programu), suma iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń – 81.977,13 zł (obliczona do dwóch miejsc po przecinku) a kwota ujemnej różnicy 74,75 zł, zamiast (-) 15,49 zł. Łącznie jednorazowe dodatki uzupełniające powinny zatem w tej grupie być wyższe o 59,26 zł.

Ponadto struktura zatrudnienia nauczycieli mianowanych została zawyżona w okresie wrzesień-grudzień 2012 r. o 0,01 i została podana w wysokości 10,12 zamiast 10,11. Spowodowane to było zaniechaniem potrącenia w strukturze zatrudnienia dni 1 i 2 września 2012 r., mimo że nauczyciel został zatrudniony od dnia 3 września. Uwzględniając prawidłowe wydatki z programu – 390.456,87 zł (bez dopasowania do kwoty różnicy) oraz iloczyn średnich wynagrodzeń i prawidłowej liczby etatów do dwóch miejsc po przecinku – 398.332,49 zł kwota ujemnej różnicy wyniosłaby 7.875,62 zł, zamiast (-) 7.906,70 zł. Łącznie jednorazowe dodatki uzupełniające powinny zatem w tej grupie być niższe o 31,08 zł – str. 31-34 protokołu kontroli.

 

Badając prawidłowość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i terminowość przelewów jego równowartości na wyodrębniony rachunek socjalny Zespołu Szkół w Jaświłach stwierdzono, że odpis na Fundusz naliczono w wysokości 163.086,87 zł, a przelewów środków na wyodrębniony rachunek bankowy dokonano w wysokości 163.176,87 zł, tj. o 90 zł większej niż naliczony odpis. Pani Kierownik wyjaśniła to omyłką – str. 36 protokołu kontroli.

 

Analiza wydatków Zespół Szkół w Jaświłach wykazała, że wydatek za wykonanie „naprawy głównej i modernizacji autobusu Autosan H9-21.41S” w kwocie 104.427 zł został zaewidencjonowany jako wydatek inwestycyjny w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” oraz ujęty na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Na podstawie szczegółowego opisu robót naprawczych, zawartego w 18 punktach specyfikacji istotnych warunków zamówienia, należy stwierdzić, że wydatek ten powinien zostać zakwalifikowany do par. 4270 „Zakup usług remontowych”. Istotą remontu jest bowiem przywrócenie (odtworzenie) pierwotnego stanu technicznego środka trwałego, niezmieniające jego charakteru i funkcji, następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynikające z tej eksploatacji. Remont nie zwiększa wartości środka trwałego w świetle przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 38-40 protokołu kontroli.

Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych. Stosowne uwagi dotyczące bardziej wnikliwej analizy zasadności przyjmowanej w budżecie klasyfikacji wydatków jako majątkowych zostaną przekazane Wójtowi Gminy Jaświły w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy.

 

W zakresie wyłaniania wykonawców zamówień publicznych stwierdzono, że w GZO oraz w jednostkach obsługiwanych nie opracowano procedur dotyczących udzielania zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro. Powinność opracowania takich regulacji wynika m.in. z postanowień art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Stanowią one, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Ustalone przez kierownika jednostki procedury winny zapewniać udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców. Z ustaleń kontroli wynika, że zakupy były poprzedzane rozeznaniem cenowym, jednakże nie zostało to udokumentowane – str. 41-42 protokołu kontroli.

 

Badając terminowość i częstotliwość inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w GZO i obsługiwanych szkołach stwierdzono, że w GZO oraz w Zespole Szkół w Jaświłach przeprowadzono ją według stanu na 31 grudnia 2008 r., natomiast inwentaryzację w Szkole Podstawowej w Dolistowie według stanu na 31 grudnia 2009 r. Od tego czasu do dnia rozpoczęcia kontroli w GZO oraz w Zespole Szkół w Jaświłach nie przeprowadzono inwentaryzacji, mimo przekroczenia 4-letniego terminu. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Dyrektor Zespołu Szkół wyjaśnił, że inwentaryzacji nie przeprowadzono ze względu na jego stan zdrowia – przebywał od października 2012 r. do marca 2013 r. na zwolnieniach lekarskich. Ponadto wskazał, że zastępujący go wicedyrektor z powodu dodatkowych obowiązków oraz braku pisemnego wniosku głównego księgowego GZO w Jaświłach przeoczył termin. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że obowiązujące od 22 kwietnia 2009 r. brzmienie art. 5 ust. 7 pkt 3 w zw. z art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty określa obowiązki podlegające wykonaniu w ramach realizacji obsługi administracyjnej i finansowej szkoły. Należą do nich czynności wymienione w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości, a więc m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy). Zapewnienie częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji należy więc przypisać do obowiązków Pani Kierownik, jako kierownika jednostki obsługującej szkoły. W trakcie kontroli, w dniu 11 kwietnia 2013 r., Pani Kierownik zarządzeniem nr 4/2013 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji powołała komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji w dniu 15 kwietnia 2013 r. – str. 46-47 protokołu kontroli.

 

         Nieprawidłowości związane z realizacją obowiązków przez dyrektorów obsługiwanych szkół zostały ujęte w odrębnych pismach skierowanych do dyrektora Zespołu Szkół w Jaświłach i dyrektora Szkoły Podstawowej w Dolistowie. Zawarto w nich wnioski dotyczące w szczególności opracowania przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, ustalania odpłatności za sprzedawane ciepło, udzielania zamówień publicznych oraz udostępniania nieruchomości. Do Wójta Gminy Jaświły skierowany zostanie dodatkowo – w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej – wniosek o wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają szkoły.

 

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz udzielania zamówień publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani jako kierowniku jednostki, stosownie do  art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową obsługiwanych szkół spoczywa na ich dyrektorach jako kierownikach odrębnych jednostek budżetowych. Kierownik każdej jednostki odpowiedzialny jest także za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych – art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym. Prawa i obowiązku głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. W zakresie regulacji wewnętrznych GZO:

a) uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte w GZO zasady rachunkowości o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia. Dołożenie należytej staranności przy dokonywaniu zmian w przepisach wewnętrznych,

b) opracowanie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

2. Wskazanie kierownikom jednostek obsługiwanych przez GZO na powinność opracowania:

a) dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości, w tym także regulacji dotyczących majątku trwałego i obrotowego,

b) procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

3. Usunięcie postanowień przewidujących Wójta Gminy i innych pracowników Urzędu Gminy w wykazach osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów GZO i dysponowania rachunkiem bankowym.

4. Zapewnienie, aby dane zawarte w sprawozdaniach GZO i obsługiwanych jednostek były zgodne z danymi ksiąg rachunkowych.

5. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) wykazywanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich należności i zobowiązań,

b) zaniechanie ujmowania na koncie 080 wydatków o cechach remontów,

c) ustalenie w porozumieniu z dyrektorem Zespołu Szkół pochodzenia i charakteru kwot pozostających na koncie 240. Rozliczenie ich z podmiotami wpłacającymi lub zarachowanie na dochody budżetu – jeżeli nie podlegają zwrotowi bądź nie będzie możliwe ustalenie podmiotów, którym mają być zwrócone.

6. Uwzględnianie przy sporządzaniu deklaracji Zespołu Szkół w Jaświłach podatku VAT wynikającego z faktur zakupu oleju opałowego – w części dotyczącej sprzedaży ciepła na rzecz wspólnoty mieszkaniowej.

7. Zaniechanie dokonywania zmian w planach finansowych obsługiwanych szkół.

8. W zakresie zagadnienia analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) dołożenie większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Jaświły sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela,

b) dokonanie ponownego przeliczenia jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów za 2012 r., w której to grupie awansu zawodowego zaniżono kwotę podlegającą podziałowi o 59,26 zł.

9. Zmniejszenie odpisu na ZFŚS na 2013 r. o kwotę 90 zł odpowiadającą jego zawyżeniu za 2012 r.

 

      O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Wójt Gminy Jaświły

 

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pisma z dnia 17 czerwca 2013 roku, do

jednostek, dla których GZO prowadzi obsługę finansowo-księgową:

 

 

Pan

                                                                                              Mirosław Pycz

Dyrektor Zespołu Szkół

w Jaświłach

 

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie marzec-kwiecień 2013 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Gminnego Zespołu Oświaty w Jaświłach, obejmując nią także elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których GZO prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Zespołu Szkół w Jaświłach. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości, prawidłowość realizacji dochodów i wydatków budżetowych, prawidłowość gospodarki majątkiem trwałym i obrotowym, udzielanie zamówień publicznych, gromadzenie dochodów na wyodrębnionym rachunku dochodów i inwentaryzację.

Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez GZO w Jaświłach zostały przekazane kierownikowi GZO. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów obu obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających:

- przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, w tym także regulacje w zakresie majątku trwałego i obrotowego – obowiązki w tym zakresie spoczywają na Panu Dyrektorze na podstawie art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 1, art. 10 i art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330),

- zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

         Kierownikowi GZO wskazano też na brak jego kompetencji do wprowadzania zmian w planach finansowych obsługiwanych szkół. Jednocześnie Wójtowi Gminy Jaświły przekazany zostanie wniosek dotyczący obowiązku przekazywania informacji stanowiących podstawy zmian w planie finansowym szkoły bezpośrednio Panu Dyrektorowi, jako władnemu do dokonywania zmian w planie finansowym kierowanej jednostki w świetle przepisów § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) oraz art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

 

Analiza dochodów gromadzonych przez Zespół Szkół wykazała, że w dniu 14 września 2012 r. zawarł Pan umowę ze wspólnotą mieszkaniową na dostawy ciepła w okresie od 1 października 2012 r. do 30 kwietnia 2015 r. Zgodnie z umową cena za dostarczone ciepło składa się z opłaty jednostkowej za 1 GJ, która wynosi 80 zł brutto (tj. 65,04 zł netto). Z analizy jednostkowych kosztów uzyskania ciepła w kotłowni Zespołu Szkół w Jaświłach, opracowanej na Pana zlecenie przez EnergoOcena z Białegostoku w styczniu 2012 r., wynika m.in., że jednostkowy koszt uzyskania 1 GJ ciepła z uwzględnieniem kosztu zakupu paliwa, kosztów przeglądu i obsługi kotłowni wynosi 126,93 zł. Wyjaśnił Pan, że stawkę 80 zł/GJ przyjęto na podstawie negocjacji, uwzględniając straty jakie wynikają z przesyłu energii cieplnej do istniejących urządzeń odbiorczych w budynku mieszkalnym oraz straty ciepła ponoszone przez szkołę (zwiększony ruch powietrza ze względu na otwieranie okien, drzwi, większą powierzchnię szklaną) w porównaniu z budynkiem mieszkalnym. Kalkulacji, z której wynikałaby stawka 80 zł za 1 GJ kontrolującemu nie okazano. Poprzednia umowa z 10 września 2010 r. ustalała cenę za GJ w wysokości 37 zł brutto, a pismem Pana Dyrektora z dnia 27 listopada 2011 r. zwiększono ją od 1 stycznia 2012 r. do 70 zł brutto za GJ. Należy zwrócić uwagę, że w latach 2006-2011 stawka za 1 GJ energii cieplnej zmieniła się tylko nieznacznie – z protokołu uzgodnień z dnia 29 grudnia 2005 r. pomiędzy Wójtem Gminy a przedstawicielami wspólnoty wynika, że od 2006 r. ustalono stawkę 35 zł brutto za 1 GJ.

Na podstawie wystawionych faktur ustalono wartość energii cieplnej zużytej w zbadanym okresie przez wspólnotę mieszkaniową. Zastosowanie ceny wynikającej z analizy kosztów powinno skutkować – według ustaleń kontroli – obciążeniem wspólnoty w okresie od stycznia 2012 r. do marca 2013 r. kwotą wyższą o 23.937,09 zł netto (29.442,62 zł brutto).

 

W zakresie odpłatności pobieranej za żywienie stwierdzono, że zarządzeniem nr 3/2011 ustalił Pan warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki. Kontrolującemu nie okazano jednak udokumentowanego potwierdzenia uzgodnienia z Wójtem Gminy Jaświły cen obiadów. Zgodnie z art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty o wysokości opłat za posiłki i o warunkach korzystania ze stołówki szkolnej decyduje dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym.

W wyniku analizy tego zagadnienia ustalono również, że Zespół Szkół osiągnął dochody w kwocie 3.788,90 zł z tytułu opłat za obiady wniesionych przez osoby korzystające z żywienia niebędące uczniami za przygotowanie posiłków. Postanowienia uchwały Nr XXXVII/190/10 Rady Gminy Jaświły z dnia 3 listopada 2010 r. o gromadzeniu dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty wskazują wśród źródeł dochodów wyodrębnionego rachunku m.in. dochody z przygotowania i sprzedaży posiłków. Mimo przytoczonego postanowienia uchwały wpłaty za przygotowanie posiłków od osób niebędących uczniami były odprowadzane na rachunek bieżący Zespołu szkół, a następnie do budżetu gminy. Wyjaśnił Pan, że przyjęto taki sposób postępowania w związku z informacją głównego księgowego GZO, aby wpłaty za przygotowanie posiłków odprowadzać na rachunek bieżący, gdyż od wpłat za posiłki odprowadzany jest podatek VAT.

 

W zakresie wydatków Zespołu Szkół kontrolą objęto m.in. naliczanie wynagrodzeń z tytułu godzin ponadwymiarowych. Uchwałą Nr XV/80/12 z dnia 25 maja 2012 r. Rada Gminy zmniejszyła tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin dla dyrektorów szkół liczących 17 i więcej oddziałów o 15 h  a wicedyrektorom o 11 h (Zespół Szkół posiada 21 oddziałów). Pismem z dnia 27 listopada 2012 r. Wójt Gminy w związku z długotrwałą nieobecnością w pracy spowodowaną chorobą Pana Dyrektora przyznał B. Komosie (Wicedyrektorowi) na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) dodatek specjalny w wysokości 1.000 zł miesięcznie oraz ustalił obniżkę tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin w wysokości 15 godzin. Z pisma wynika, że obniżony wymiar godzin obowiązuje od 16 września 2012 r., a ustaje z dniem  zaprzestania pełnienia dodatkowych obowiązków. W związku z tym, w świetle art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), do listopada 2012 r. Wicedyrektor mógł realizować w tygodniu tylko 4 godziny ponadwymiarowe, tj. 16 w okresie rozliczeniowym, a od grudnia 2012 r. tylko 2 godziny ponadwymiarowe tygodniowo, tj. 8 w okresie rozliczeniowym. Należy wskazać, że mimo obowiązywania zmniejszenia tygodniowego wymiaru godzin Wicedyrektor realizował w badanym okresie pełny wymiar godzin (18).

Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że Wicedyrektor we wrześniu zrealizował łącznie 19 godzin ponadwymiarowych, w  październiku 31, a w listopadzie i grudniu 2012 r. po 16. We wrześniu, październiku i grudniu został więc przekroczony limit określony przez art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, zgodnie z którym w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Łącznie przekroczono dozwoloną liczbę godzin ponadwymiarowych o 24 (we wrześniu o 3, w październiku o 15 i w grudniu o 6). Wynikające z ich realizacji wynagrodzenie wynosiło łącznie 994,80 zł.

W związku ze stwierdzonym przekroczeniem ilości godzin ponadwymiarowych kontrolą objęto również realizację przez B. Komosę tych godzin w okresie od stycznia do marca 2013 r. W styczniu Wicedyrektor zrealizował 10 godzin ponadwymiarowych, w lutym –  16, zaś w marcu – 14. Jak wynika z ustaleń kontroli limit w tym okresie przekroczono o 16 godzin. Wynikające z ich realizacji wynagrodzenie wynosiło 663,20 zł.

Wicedyrektor w grudniu 2012 r. otrzymał dodatek specjalny w wysokości 2.066,67 zł, który związany był z nieobecnością w pracy Pana Dyrektora w okresie od września do grudnia 2012 r. i obliczany proporcjonalnie do okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim w danym miesiącu oraz kwoty 1.000 zł miesięcznie. W 2013 r., do czasu powrotu Pana Dyrektora ze zwolnienia lekarskiego w dniu 3 kwietnia 2013 r., wypłacono dodatek specjalny w łącznej wysokości 3.066,67 zł. Należy wskazać, że regulamin wynagradzania nauczycieli nie przewiduje dodatków specjalnych dla nauczycieli. Uwagi w tym zakresie zostaną przekazane Wójtowi Gminy Jaświły.

 

Badając prawidłowość stosowania przez Zespół Szkół w Jaświłach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) stwierdzono, że:

a) w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę na zakup oleju opałowego wraz z dostawą do kotłowni nie udokumentowano ustalenia wartości zamówienia. Kwota 321.768 zł wynikająca z protokołu postępowania jest, jak ustalono, iloczynem 80.000 litrów oleju i ceny brutto za 1 litr wynoszącej 4,03 zł. Wartość netto zamówienia stanowi zatem 261.600 zł. Wartość zamówienia powinna być podana w kwocie netto, jak to wynika z art. 32 ust. 1 ustawy,

b) z umowy z dostawcą oleju opałowego zawartej w dniu 1 października 2012 r. wynika, że dostawca gwarantuje stałość ceny, a zamawiający dopuszcza wzrost ceny wyłącznie w przypadku wzrostu ceny u producenta przy jednoczesnym spełnieniu warunków w niej określonych. Należy wskazać, że umowa nie precyzuje sposobu ustalenia cen dostaw w przypadku zmian cen u producenta. W zakresie wzrostu ceny u producenta określa jedynie, że zmiana ceny przez dostawcę nie przewyższy wskaźnika wzrostu cen u producenta, bez określenia sposobu liczenia tego wskaźnika. Natomiast brak jest jakichkolwiek regulacji w przypadku obniżenia ceny u producenta, a tym samym ceny dostawy. Kontrolujący porównał stosowane ceny z cenami producenta zamieszczonymi na stronie internetowej www.orlen.pl. Faktycznie ceny dostaw były uzależniane od ceny producenta i były cenami producenta brutto, powiększonymi o marżę dostawcy w wysokości 0,05 zł (pierwsza dostawa) i o 0,04 zł (kolejne dostawy w 2012 r.),

c) w postępowaniu realizowanym w trybie przetargu nieograniczonego na usługę „naprawy głównej i modernizacji autobusu Autosan H9-21.41S” stwierdzono, że wybranego w postępowaniu wykonawcę oraz drugiego oferenta powiadomiono pismem z dnia 2 lipca 2012 r. o wyniku przetargu a ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w BZP. Nie udokumentowano jednak faktu zamieszczenia tego ogłoszenia na stronie Zespołu Szkół oraz tablicy ogłoszeń. Ponadto protokół postępowania nie został wypełniony w zakresie wyboru najkorzystniej oferty, środków ochrony prawnej i udzielenia zamówienia. Wymogi dotyczące treści protokołu postępowania zawiera rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458),

d) Zespół Szkół w 2012 r. dokonywał zakupów oleju napędowego do autobusów szkolnych, które w trakcie roku przekroczyły równowartość 14.000 euro. W 2012 r. dokonano zakupu oleju napędowego o wartości brutto 157.628,83 zł (128.153,52 zł netto). Nie stwierdzono dowodów na stosowanie procedur określonych Prawem zamówień publicznych przy wyłonieniu dostawcy; brak także pisemnej umowy dostawy. Jak wynika ze złożonego przez Pana Dyrektora wyjaśnienia, zakupów dokonywano u jedynego sprzedawcy oleju napędowego na terenie Jaświł, ponieważ do najbliższej stacji benzynowej w Mońkach jest około 18 km. W związku z tym nie stosowano przepisów Prawa zamówień publicznych.

         Należy zwrócić uwagę, że przepisy Prawa zamówień publicznych przewidują w art. 67 ust. 1 pkt 1 sytuacje dotyczące obiektywnej możliwości świadczenia dostaw przez tylko jednego wykonawcę. Wówczas zamawiający winien udokumentować przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki, poprzez:

- przekazanie zaproszenia do negocjacji, a wraz z nim informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy (art. 68 ust. 1 ustawy),

- uzyskanie od wykonawcy, najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (art. 68 ust. 2 ustawy).

 

Władanie nieruchomościami przez Zespół Szkół w Jaświłach nie ma umocowania w decyzji Wójta ustanawiającej trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, co wynika z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Pełnienie funkcji trwałego zarządcy wiąże się m.in. z ustawowo określonymi uprawnieniami dotyczącymi wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości (art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy). Stosowny wniosek dotyczący wydania decyzji ustanawiających trwały zarząd na rzecz prowadzonych szkół przekażę Wójtowi Gminy Jaświły w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. W złożonym wyjaśnieniu Pan Dyrektor przedstawił, że zawieranie umów najmu pomieszczeń następowało po telefonicznym poinformowaniu i uzyskaniu zgody organu prowadzącego.

Badając prawidłowość i terminowość uzyskiwanych dochodów wyodrębnionego rachunku z najmu pomieszczeń szkolnych stwierdzono, że najemca pomieszczenia na prowadzenie sprzedaży artykułów szkolnych i spożywczych płacił czynsz systematycznie ale nieterminowo w świetle zawartej umowy. Powodem był inny termin płatności podawany w fakturach wystawianych przez Zespół Szkół.

 

Reasumując, dla usunięcia wskazanych nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Dyrektora stosownych działań, polegających na:

1. Określeniu zasad (polityki) rachunkowości, w tym także regulacji w zakresie majątku trwałego i obrotowego.

2. Wdrożeniu procedur udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

3. Obciążanie wspólnoty mieszkaniowej za 1 GJ doprowadzonej do wspólnoty energii cieplnej według stawki wynikającej z analizy kosztów jej wytworzenia.

4. Dokumentowanie porozumienia z Wójtem Gminy Jaświły w zakresie wysokości stosowanych opłat za posiłki i warunków korzystania ze stołówki szkolnej.

5. Zapewnieniu, aby godziny ponadwymiarowe były realizowane przez nauczycieli w wymiarze nieprzekraczającym ograniczenia zawartego w art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela.

6. W zakresie stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych:

a) ustalaniu wartości zamówienia w kwocie netto,

b) precyzyjnym określaniu w umowie na dostawę oleju opałowego zasad ustalania cen w związku z ich zwiększeniem/zmniejszeniem u producenta, mając na uwadze zapewnienie możliwości kontroli ceny każdej dostawy,

c) dokumentowaniu faktu zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń,

d) zamieszczaniu w protokole postępowania o udzielenie zamówienia wszystkich wymaganych danych,

e) stosowaniu regulacji Prawa zamówień publicznych przy udzielaniu zamówienia na olej napędowy, mając na uwadze wskazania zawarte w niniejszym piśmie.

8. Zwróceniu uwagi osobom wystawiającym faktury za najem pomieszczeń na zgodność terminu płatności z  postanowieniami umowy.

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

 

Do wiadomości:

Wójt Gminy Jaświły

 

 

 

Pani

                                                                                              Cecylia Zajko

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Dolistowie

 

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie marzec-kwiecień 2013 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Gminnego Zespołu Oświaty w Jaświłach, obejmując nią także elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których GZO prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Szkoły Podstawowej w Dolistowie. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości, prawidłowość realizacji dochodów i wydatków budżetowych, prawidłowość gospodarki majątkiem trwałym i obrotowym, udzielanie zamówień publicznych, gromadzenie dochodów na wyodrębnionym rachunku dochodów i inwentaryzację.

Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez GZO w Jaświłach zostały przekazane kierownikowi GZO. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów obu obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających:

- przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, w tym także regulacje w zakresie majątku trwałego i obrotowego – obowiązki w tym zakresie spoczywają na Pani Dyrektor na podstawie art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 1, art. 10 i art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330),

- zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

Kierownikowi GZO wskazano też na brak jego kompetencji do wprowadzania zmian w planach finansowych obsługiwanych szkół. Jednocześnie Wójtowi Gminy Jaświły przekazany zostanie wniosek dotyczący obowiązku przekazywania informacji stanowiących podstawy zmian w planie finansowym szkoły bezpośrednio Pani Dyrektor, jako władnej do dokonywania zmian w planie finansowym kierowanej jednostki w świetle przepisów § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) oraz art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Władanie nieruchomościami przez Szkołę Podstawową w Dolistowie nie ma umocowania w decyzji Wójta ustanawiającej trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, co wynika z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Pełnienie funkcji trwałego zarządcy wiąże się m.in. z ustawowo określonymi uprawnieniami dotyczącymi wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości (art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy). Stosowny wniosek dotyczący wydania decyzji ustanawiających trwały zarząd na rzecz prowadzonych szkół przekażę Wójtowi Gminy Jaświły w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

 

Reasumując, dla usunięcia wskazanych nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Panią Dyrektor stosownych działań, polegających na:

- określeniu zasad (polityki) rachunkowości, w tym także regulacji w zakresie majątku trwałego i obrotowego,

- wdrożeniu procedur udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Wójt Gminy Jaświły

 





Odsłon dokumentu: 120436876
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120436876 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |