Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Siemiatycze

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 października 2013 roku (znak: RIO.I.6001-9/13), o treści jak niżej:

Pan

Edward Zaremba

Wójt Gminy Siemiatycze

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Siemiatycze za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Siemiatycze na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Część nieprawidłowości została wyeliminowana w trakcie czynności kontrolnych.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa
 w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Gmina Siemiatycze dotychczas nie zatrudniała osoby na stanowisku zastępcy Wójta. Stanowiska tego nie przewiduje też obowiązujący regulamin organizacyjny Urzędu Gminy. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), w gminie Siemiatycze może być powołany jeden zastępca Wójta. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2 protokołu kontroli.

Analiza zakresu czynności Skarbnika Gminy, nadanego w 2007 r., wykazała, że nie odnosił się on do wszystkich obowiązków przewidzianych postanowieniami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). W trakcie kontroli, w dniu 2 lipca 2013 r., Skarbnikowi został nadany nowy zakres czynności, dostosowany do przywołanej regulacji – str. 3 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą Urząd Gminy prowadził księgi rachunkowe Biblioteki i GOPS w Siemiatyczach (ponadto zarządzał Pan przeprowadzenie inwentaryzacji w GOPS). Od 1 stycznia 2013 r. GOPS w Siemiatyczach zatrudnia głównego księgowego, natomiast pracownicy Urzędu w dalszym ciągu prowadzą księgi dla Biblioteki. Stan ten narusza postanowienia art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Biblioteka, działająca jako osoba prawna, jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji kultury, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez dyrektora główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 5-6 i 95-96 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające wymogi ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), polegające w szczególności na:

a) dokonywaniu na koncie 133 „Rachunek budżetu” zapisów niezgodnych z danymi wyciągów bankowych, czym naruszono zasady funkcjonowania tego konta zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia, przewidujące, że zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem – str. 10-11 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowym prowadzeniu ewidencji analitycznej do kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”; kontrola wykazała, że ewidencja nie była podzielona analitycznie według  poszczególnych jednostek budżetowych – jak tego wymagają zasady prowadzenia wymienionych kont zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia – lecz na „oświatę” i GOPS – str. 13 protokołu kontroli,

c) ujmowaniu na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” należności zabezpieczonych hipoteką, co pozostaje w sprzeczności z zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, według których konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności budżetowych. Okoliczność zabezpieczenia należności hipoteką nie powoduje, że należność nabiera cech należności długoterminowej. W efekcie błędnego – wynikającego tylko ze sposobu zabezpieczenia – księgowania kwota 31.280,50 zł została wykazana w bilansie Urzędu jako należności długoterminowe – str. 16 protokołu kontroli,

d) wykazaniu na koniec 2012 r. na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zamiast na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” zobowiązania w kwocie 69,27 zł oznaczającego wyegzekwowaną zaliczkę alimentacyjną wpłaconą przez komornika, podlegającą odprowadzeniu do PUW – str. 13 protokołu kontroli,

e) zaksięgowaniu odpisu aktualizującego należności w wysokości 19.110 zł (11.530 zł należności główne i 7.580 zł odsetki) zapisem Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności” – str. 17 protokołu kontroli; stosownie do zasad ewidencji odpisu aktualizującego zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia oraz art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości odpis należności głównych powinien być zaksięgowany Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290, zaś odpis odsetek Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290.

         Analiza prawidłowości dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości wykazała, że nie określała ona:

a) wykazu kont ksiąg pomocniczych oraz zasad ich prowadzenia, czym naruszono art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu kontroli,

b) dowodów księgowych dokumentujących przyjęcie na stan środków trwałych – str. 94 protokołu kontroli.

Zarządzeniem nr 20/2013 z dnia 1 lipca 2013 r. Pan Wójt wprowadził regulacje wewnętrzne uzupełnione o brakujące elementy.

Zasady prowadzenia przez Urząd Gminy gospodarki drukami ścisłego zarachowania przewidują, że do tych druków zalicza się kwitariusze przychodowe K-103, czeki bankowe, bloczki KP i KW, arkusze inwentaryzacyjne i konto kwitariusze sołtysów. W prowadzonej przez jednostkę księdze ewidencjonowano kwitariusze przychodowe K-103, konto kwitariusze sołtysów oraz czeki gotówkowe. Nie prowadzono natomiast ewidencji dla wykorzystywanych w działalności Urzędu dokumentów KP i KW (dowody KW nie są faktycznie wykorzystywane). W trakcie kontroli została założona ewidencja dla druków KP – str. 11-12 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdania jednostkowego Rb-27S sporządzonego przez Pana Wójta za 2012 r. wykazała, że do dochodów 2012 r. zaliczono należność z tytułu podatku rolnego w kwocie 515 zł. Wpływ tej należności na rachunek bankowy nastąpił w dniu 2 stycznia 2013 r. Naruszono w ten sposób zasadę kasowego wykonania budżetu określoną w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., zawyżając dochody (wynik) budżetu 2012 r. o kwotę 515 zł i zaniżając o nią dochody (wynik) budżetu 2013 r. – str. 13 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość dochodzenia należności gminy stwierdzono brak należytych czynności egzekucyjnych w stosunku do należności od użytkownika wieczystego działki nr 271 o pow. 0,43 ha położonej w Siemiatyczach Stacji, powstałych w latach 2005-2008, co doprowadziło do upływu okresu przedawnienia tych należności w świetle art. 118 Kodeksu cywilnego. Przedmiotowa należność wynosi 3.825,57 zł; z tytułu nieopłacenia w terminie naliczono też 2.971,17 zł odsetek. Należności od tego dłużnika powstałe w latach 2001-2005 również nie były terminowo opłacane, jednakże gmina podjęła czynności egzekucyjne – postanowieniem z dnia 5 czerwca 2006 r. umorzone zostało postępowanie egzekucyjne wobec bezskuteczności egzekucji z majątku dłużnika. Od tego czasu kontrolowana jednostka nie dokonywała żadnych czynności mających na celu wyegzekwowanie wymienionych należności. Pismem z dnia 16 maja 2013 r. skierowanym do Pana Wójta dłużnik zwrócił się – mimo upływu okresu przedawnienia – o umorzenie zaległej kwoty 3.825,57 zł wraz z odsetkami ze względu na ciężką sytuację materialną jej i rodziny. Okoliczności tej nie można jednak – w świetle doktryny prawa cywilnego – potraktować jako zrzeczenia się zarzutu przedawnienia, o którym mowa w art. 117 § 2 k.c., ze względu na brak dostatecznie wyraźnego oświadczenia woli w tej sprawie. Do dnia zakończenia kontroli Pan Wójt nie podjął decyzji w sprawie umorzenia wierzytelności – str. 15 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości procedury opracowania planów finansowych stwierdzono, że informacja niezbędna do opracowania projektów planów finansowych oraz informacja o ostatecznych kwotach wydatków wynikających z uchwały budżetowej zostały przesłane do kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Siemiatyczach i zawierały dane dotyczące zarówno GZOS jak i wszystkich obsługiwanych przez GZOS szkół. Oddzielnych informacji dla dyrektorów poszczególnych szkół nie przekazano. Zgodnie z przepisami art. 248 ust. 1 i art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych informacje niezbędne do sporządzenia planów finansowych i ich projektów powinny być przekazywane podległym jednostkom.

Ponadto stwierdzono, że w 2012 r. kierownik GZOS, a nie dyrektorzy obsługiwanych szkół, występował z wnioskiem o zmianę planu finansowego poszczególnych szkół. O zmianach w budżecie gminy w 2012 r. nie informowano dyrektorów obsługiwanych szkół, lecz tylko kierownika GZOS, który podpisem potwierdzał zapoznanie się ze zmianami. Analizując zagadnienie zmian w planach na 2013 r. stwierdzono, że informacja taka była przesłana również tylko do kierownika Zespołu, ale na posiadanej w dokumentacji Urzędu informacji dyrektorzy szkół własnoręcznym podpisem potwierdzali, że zapoznali się z tymi zmianami. Dyrektorzy zwracali się również do Pana o zmianę planu finansowego – str. 23-24 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości, przeprowadzona w szczególności pod kątem przestrzegania przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), wykazała, że:

a) zaniechano pisemnego powiadomienia osób ustalonych w przetargu jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art.41 ust.1 ustawy. Jak stanowi powołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie).  Z art. 41 ust. 2 ustawy wynika ponadto, iż w zawiadomieniu powinna znaleźć się informacja, że w przypadku gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi – str. 29 i 31-32 protokołu kontroli,

b) w jednym ze zbadanych postępowań w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie znalazł się zapis o terminie złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy; naruszono tym samym art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy. Ponadto nie zachowano 6-tygodniowego okresu między datą upublicznienia wykazu a datą ogłoszenia o przetargu (art. 38 ust. 2 ustawy). Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, zagadnienia dotyczące prawa pierwszeństwa i wniosków z tym związanych pominięto świadomie, kierując się tym, że zbywane nieruchomości zostały przekazane w zamian za świadczenie emerytalne. Należy wskazać, że ustawa nie podaje okoliczności umożliwiających pominięcie wymienionych regulacji ze względu na sposób nabycia przez gminę zbywanej nieruchomości. W pozostałych zbadanych postępowaniach przywołane regulacje były przestrzegane – str. 25-26 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste wykazała, że roczny przypis z tego tytułu zakładany był na poziomie 3.572,31 zł, zaś wykonanie dochodów w par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie, służebności i użytkowanie wieczyste nieruchomości” wyniosło 17.105,58 zł. Ustalono, że powodem znaczącej rozbieżności między planem a wykonaniem było niewłaściwe klasyfikowanie dochody z najmu i dzierżawy, które ujmowano do par. 0470 zamiast do par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”. Nieprawidłowo sklasyfikowano dochody na kwotę 13.533,27 zł.

Badając prawidłowość ustalenia opłat za użytkowanie wieczyste (przeanalizowano 5 na 22 użytkowników gruntów) stwierdzono, że wysokość opłat ustalono w latach 1998-1999. W związku z tym podjęcie działań skutkujących aktualizacją opłat, określonych przepisami art. 77 i nast. ustawy o gospodarce nieruchomościami, jest niezbędne z uwagi na odległy czas ustalenia opłat w dotychczasowej wysokości. Przepis art. 12 ustawy zobowiązuje organy właściwe w sprawach gospodarowania nieruchomościami do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki – str. 38 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Weryfikacja prawidłowości danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2012 rok wykazała zawyżenie wysokości skutków obniżenia górnych stawek w podatku rolnym od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. Skutki te wykazano w kwocie 1.159 zł, podczas gdy ich wysokość wynikająca z dokumentów źródłowych wynosi 1.108 zł. W związku z powyższym, mając na uwadze regulacje zawarte w § 17 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), stwierdzone w sprawozdaniach błędy powinny być przedmiotem niezwłocznej korekty – str. 39 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała, że w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 15 należy ustalić moment przeklasyfikowania posiadanych przez niego gruntów i wyegzekwować za ten okres prawidłowo sporządzone deklaracje. Z okazanej dokumentacji wynika, że na koniec roku podatkowego w posiadaniu podatnika były użytki rolne o pow. 3,77 ha, z których opodatkowaniu podlegały jedynie grunty sklasyfikowane jako RIVb – 0,41 ha. Pozostałe grunty korzystały ze zwolnienia wynikającego z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.). Zatem należny podatek powinien wynieść 37 zł. Natomiast w deklaracji podatkowej podatnik wykazał do opodatkowania użytki rolne o pow. 5,49 ha, z których do opodatkowania kwalifikowały się grunty sklasyfikowane jako R IVb – 0,66 ha, a wysokość należnego podatku wynosiła 59 zł. Ponieważ z wyjaśnień pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za wymiar podatków wynika, że rozbieżności pomiędzy zapisami geodezyjnymi i deklaracją mogą być konsekwencją aktualizacji gruntów dokonanej przez Starostwo Powiatowe, o której nie został zawiadomiony podatnik i organ podatkowy, kwestię tą należy wyjaśnić w toku czynności sprawdzających. Natomiast kontrola wywiązywania się podatników z obowiązku wynikającego z art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym (składanie deklaracji w odpowiednich terminach) wykazała jego naruszenie przez podmioty wymienione w zał. nr 3/3 do protokołu kontroli pod poz. 3, 4, 7, 9, 10 i 14. Przywołany przepis stanowi, że osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku; odpowiednio skorygować deklaracje, w razie zaistnienia zmian, o których mowa w ust. 4, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmian. Ponadto niedotrzymanie ustawowych terminów skutkuje naruszeniem art. 56 § 4 k.k.s., zgodnie z którym czyn taki może stanowić wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny. W kontrolowanym okresie organ podatkowy nie kierował w tej sprawie zawiadomień do właściwego urzędu skarbowego. Wartość zobowiązania wynikającego z deklaracji złożonych po terminie wynosi 198 zł – str. 45-48 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników osób prawnych. Stwierdzono, iż jeden podatnik wskazany w protokole kontroli deklaruje część gruntów, które w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) powinny zadeklarować osoby fizyczne. Z kolei inny podatnik nie zadeklarował powierzchni 2.071 m2, których posiadanie wynika z przedstawionej w trakcie kontroli ewidencji gruntów i budynków – str. 41-43 protokołu kontroli.

W tej części kontroli badaniu poddano również deklarację podatkową złożoną przez kontrolowaną jednostkę. Analizując dokumentację, która służyła do sporządzenia tej deklaracji, ustalono, że w 2012 r. nie zadeklarowano 1.601.058 m2 gruntów podlegających opodatkowaniem podatkiem od nieruchomości, na które składają się przede wszystkim powierzchnie dróg wewnętrznych. Spowodowało to zaniżenie podatku o kwotę 352.232,76 zł. Ponadto powoduje to, że prezentowane w sprawozdaniu Rb-PDP i Rb-27S skutki obniżenia przez Radę Gminy Siemiatycze górnych stawek podatkowych są niedoszacowane – według ustaleń kontroli o kwotę 336.222,18 zł – str. 43-44 protokołu kontroli.

Również w wyniku weryfikacji danych wykazanych w deklaracjach podatkowych przez podatników podatku leśnego od osób prawnych stwierdzono nieprawidłowości:

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6 – złożenie deklaracji podatkowej z naruszeniem art. 6 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465). Z danych podatkowych wynika, że jest to osoba fizyczna. Ta kategoria podatników jest zaś zobowiązana do składania informacji podatkowych, a podatek jest wymierzany w drodze decyzji (art. 6 ust. 3 ustawy),

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 11 – brak wyjaśnienia wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia deklaracji, w której do opodatkowania wykazano las o pow. 0,08 ha. Tymczasem z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika, w momencie wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, powierzchnia gruntów leśnych wynosi 0,98 ha. W ewidencji podatkowej nie ma dokumentów, z których wynikałoby, kiedy nastąpiła zmiana klasyfikacji gruntów. Nie stwierdzono również, aby organ podatkowy prowadził w tej materii postępowanie wyjaśniające, które pozwoliłoby na ustalenie prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego. Mając na uwadze art. 5 ust. 4 ustawy o podatku leśnym organ podatkowy powinien ustalić moment zmiany powierzchni gruntów leśnych i wyegzekwować od podatnika deklaracje sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym.

W trakcie analizy działań organu podatkowego w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego stwierdzono, że posiadana dokumentacja nie pozwala na zweryfikowanie deklaracji m.in. pod kątem prawidłowości stosowania zwolnienia z opodatkowania, wynikającego z treści art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym, oraz opodatkowania lasów zaklasyfikowanych jako ochronne. Należy zatem stwierdzić, że prowadzone czynności sprawdzające nie są realizowane w pełnym zakresie. Nie ma bowiem możliwości potwierdzenia, że dane wykazane w deklaracjach odpowiadają aktualnemu stanowi faktycznemu, do czego obliguje organ podatkowy brzmienie art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Oznacza to na przykład, że brak możliwości ustalenia czy podatnik wymieniony pod poz. 10 prawidłowo wykazuje część lasów jako ochronne, dla których stawka opodatkowania jest niższa o 50% od stawki ustalonej dla lasów pozostałych. Organ podatkowy powinien dążyć do zgromadzenia dokumentacji podatkowej umożliwiającej ustalenie stanu faktycznego w trakcie prowadzonych czynności sprawdzających. Natomiast kontrola terminowości składania deklaracji wykazała naruszenie art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym przez trzech podatników wymienionych w zał. nr 3/4 do protokołu kontroli pod poz. 1, 4 i 5. Przywołany przepis stanowi, że osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Lasów Państwowych, a także jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia lasów, deklaracje na podatek leśny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Niewywiązywanie się podatników z obowiązku terminowego złożenia deklaracji podatkowych może stanowić wykroczenie karnoskarbowe, które według art. 56 § 4 k.k.s jest zagrożone karą grzywny. Z dokumentacji podatkowej wynika, że organ podatkowy nie zawiadamiał organów skarbowych o możliwości popełnienia wykroczenia – str. 49-51 protokołu kontroli.

W zakresie podatku od środków transportowych ustalono jeden przypadek, opisany na str. 57 protokołu kontroli, zawyżenia stawki podatkowej o kwotę 94,25 zł przy braku reakcji służb organu podatkowego, wskazującej na niedostateczne prowadzenie czynności sprawdzających.

Kontrola prawidłowości stosowania zwolnienia i ulg w podatku rolnym w związku z nabyciem gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego wykazała, że przedstawiona dokumentacja nie pozwala na stwierdzenie, czy w przypadku podatników powiększających posiadane gospodarstwo rolne nie doszło do naruszenia art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku rolnym. W myśl przywołanego przepisu zwolnienie przysługuje jedynie w przypadku, gdy areał gruntów gospodarstwa nie przekroczył 100 ha. Sytuacja taka dotyczy podatników, którym zwolniono nabyte grunty na podstawie decyzji FN.3121.8.2012; FN.3121.12.2012; FN.3121.2.2012. Ponadto w przypadku sprawy o numerze FN.3121.12.2012 organ podatkowy nie wydał decyzji w sprawie zmiany wysokości zobowiązania podatkowego za rok 2012. Ponieważ podatnik korzysta również z ulgi inwestycyjnej brak zmiany decyzji wymiarowej zwiększającej przypis podatku rolnego o 101,68 zł spowodował, że nie uległa zmniejszeniu kwota ulgi inwestycyjnej pozostająca do wykorzystania w latach następnych. W trakcie trwania kontroli organ podatkowy wydał stosowną decyzję zmieniającą wymiar zobowiązania podatkowego za 2012 r. Natomiast analiza decyzji organu podatkowego, na podstawie których udzielano ulg inwestycyjnych z tytułu wydatków poniesionych na modernizację pozwala stwierdzić, że nie zawierają one definicji pojęcia „modernizacja”. Ponieważ nie ma jej również w obowiązujących przepisach prawa zarówno budowlanego jak i podatkowego, organ podatkowy jest zobligowany wyjaśnić, jakimi przesłankami kieruje się udzielając ulgi. Nie wszystkie prace budowlane można uznać za modernizację, szczególnie w kontekście przepisów Prawa budowlanego definiujących rodzaje prac budowlanych. Tak więc organ podatkowy w oparciu o obowiązujące przepisy i orzecznictwo sądowe powinien na potrzeby decyzji zdefiniować pojęcie modernizacji, przy pomocy którego będą rozpatrywane poszczególne sprawy – str. 56-60 protokołu kontroli.

Z opisu zwartego na str. 61-62 protokołu kontroli wynika, że zawarte w decyzji, na podstawie której umorzony został podatek, uzasadnienie faktyczne nie spełnia wymogów wynikających z art. 201 § 4 Ordynacji podatkowej, ponieważ nie zawiera oceny materiału dowodowego w kontekście sytuacji finansowej podatnika. Złą sytuacją materialną podatnik argumentował potrzebę zastosowania ulgi. Zarówno we wniosku, jaki i w decyzji wskazano, że jednym źródłem utrzymania jest renta. Natomiast z materiału dowodowego wynika, że do dochodów należy również zaliczyć połowę dopłat przysługujących za posiadane grunty rolne. Nie wskazano również w jaki sposób ustalono „przejściowość” ustalonej sytuacji i jakie mają nastąpić zmiany, które spowodują poprawę statusu materialnego (takie stwierdzenie zawarto w uzasadnieniu decyzji). Należy też zauważyć, że zgodnie z wyjaśnieniem uzasadnienia prawnego za ważny interes podatnika należy przyjąć sytuację, w której następuje znaczne obniżenie zdolności płatniczych dłużnika spowodowane zdarzeniem losowym takim jak pożar, powódź, kradzież lub inne zdarzenia uznane za wyjątkowe, których podatnik nie mógł przewidzieć lub zapobiec. Natomiast pod pojęciem interesu publicznego należy rozumieć pewną potrzebę (dobro), której zaspokojenie powinno służyć zbiorowości lokalnej lub całemu społeczeństwu. W uzasadnieniu faktycznym organ podatkowy nie odnosi się również do zaprezentowanego wyjaśnienia uzasadnienia prawnego. Jak wskazano w protokole kontroli, udzielanie ulg w zapłacie podatku powinno być stosowane tylko w sytuacjach wyjątkowych i wymaga ze strony organu podatkowego szczególnej staranności w prowadzonym postępowaniu. Służby finansowe powinny zebrać i rozpatrzyć materiał dowodowy w sposób nie budzący wątpliwości lub pozostawiający miejsce na interpretowanie sposobu jego postępowania. Dlatego tak istotne jest uzasadnienie decyzji, w którym powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności fakty uznane za udowodnione, przyczyny dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisy prawa zastosowane w sprawie.

W trakcie kontroli prawidłowości prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych w oparciu o wytypowaną grupę dłużników stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- w przypadku podatników o nr kont  60007, 80181 i 270015, u których wysokość zaległości nie przekroczyła kosztów upomnienia polegały one na niewystawieniu upomnień, co stanowiło naruszenie postanowień § 21 ust. 4 instrukcji dotyczącej zasad rozliczeń wpłat podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w Urzędzie Gminy Siemiatycze, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 6/09 Wójta Gminy Siemiatycze z dnia 28 sierpnia 2009 roku. Przepis ten stanowi, że nie sporządza się upomnień po racie podatku, jeżeli wysokość zaległości nie przekracza wysokości kosztów upomnienia. Wówczas na koniec roku podatkowego sporządza się czteropozycyjne upomnienie i doręcza zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru,

-  w przypadku podatnika o nr konta 7056, którego zobowiązanie podatkowe z roku 2006 uległo przedawnieniu, polegało ono na niewystawieniu upomnienia, co uniemożliwiło prowadzenie dalszych czynności egzekucyjnych.

Ponadto część prac upominawczych prowadzono po terminie wyznaczonym w instrukcji w sprawie ewidencji podatków i opłat, która obliguje służby finansowe organu podatkowego do wystawienia upomnień w ciągu 30 dni od terminu płatności podatku (raty) – str. 63-66 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości naliczenia wynagrodzeń inkasentom pozwoliło stwierdzić, że kwoty brutto wynagrodzeń wyliczano z naruszeniem zasad ich zaokrąglania, ustalonych treścią art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 68 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnienia funduszu sołeckiego stwierdzono, że w kontrolowanym okresie Pan Wójt nie powierzył w formie pisemnej konkretnemu pracownikowi (pracownikom) obowiązków w zakresie weryfikacji prawidłowości składanych przez sołectwa wniosków. W trakcie kontroli Pan Wójt Gminy upoważnił jednego pracownika do czynności związanych z prowadzeniem funduszu sołeckiego a innego do zatwierdzenia dokumentów pod względem merytorycznym w zakresie realizacji wydatków w ramach funduszu sołeckiego.

Analiza statutów poszczególnych sołectw przyjętych uchwałami Rady Gminy Siemiatycze z maja i listopada 2011 r. wykazała, że przewidują one, iż z zebrania wiejskiego sporządza się protokół zawierający podane w statucie elementy. Statuty nie przewidywały obowiązku dokumentowania podjętych przez zebrania decyzji w formie uchwały jako odrębnego dokumentu załączanego do protokołu zebrania. Analiza wniosku sołectwa Słochy Annopolskie z dnia 28 września 2012 r. w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego na 2013 r. wykazała, że zawierał on jako przedsięwzięcia przewidziane do realizacji modernizację, wyrównanie, nawożenie żwiru i naprawę przepustów znajdujących się w obszarze wsi (szacowany koszt 10.000 zł) oraz zakup sprzętu do świetlicy (szacowany koszt 1.668 zł). Do wniosku dołączono protokół z zebrania wiejskiego, które odbyło się 23 września 2012 r. Z protokołu zebrania nie wynika jednak, jakie przedsięwzięcia zostały uchwalone przez zebranie wiejskie. Jako punkt porządku zebrania określono przyjęcie uchwały o przyjęciu wniosku do funduszu sołeckiego, natomiast jako streszczenie przebiegu obrad podano m.in., że mieszkańcy mieli mnóstwo pytań do zaproszonych gości (obecnych na zebraniu Sekretarza Gminy i kierownika referatu) oraz, że pozostałe propozycje i pytania mieszkańców wsi przekazane zostaną do końca miesiąca. Z protokołu wynika także, że za przyjęciem uchwały w sprawie uchwalenia wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego było 18 uczestników zebrania, a 6 wstrzymało się od głosu. Punkt 9 protokołu brzmi treść podjętych uchwał – uchwały w załączeniu (3 egz.). Uchwały nie zostały okazane.

Kwestia ustaleń zebrania wiejskiego wsi Słochy Annopolskie była przedmiotem skargi na bezczynność Pana Wójta. Z uzasadnienia orzeczenia WSA w Białymstoku z dnia 23 kwietnia 2013 r. wynika, że Sąd oceniając dokumentację zebrania stwierdził, iż z oryginału protokołu zebrania poza jedenastoma punktami porządku zebrania nie wynika żadna konkretna treść obrad ani podjętych uchwał, nie posiada on także załączonych uchwał – str. 90-92 protokołu kontroli.

Odnosząc stwierdzony podczas kontroli stan faktyczny do regulacji zawartych w ustawie z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.) należy wskazać, że wniosek sołectwa Słochy Annopolskie powinien zostać odrzucony na podstawie art. 4 ust. 5 w zw. z art. 4 ust. 2 tej ustawy. Z dokumentacji zebrania nie wynika bowiem, aby treść wniosku została uchwalona przez zebranie wiejskie, co więcej, nie wynika z niej także aby zebranie podjęło jakąkolwiek decyzję mogącą stanowić dla sołtysa podstawę do sporządzenia i przedłożenia Panu Wójtowi wniosku. W następstwie braku dowodów na spełnienie warunku uchwalenia przez zebranie wiejskie, wniosek powinien zatem zostać przez Pana odrzucony. Zawarte w nim przedsięwzięcia mogą zostać zrealizowane – jako zadania własne gminy – jednakże ze względu na wadę wniosku wydatki poniesione na ich realizację nie mogą być uznane za wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego, a w konsekwencji zostać zawarte we wniosku, który zostanie przez Pana złożony do Wojewody Podlaskiego o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2013 r.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że wynagrodzenie zasadnicze Skarbnika Gminy ustalone zostało od dnia 1 października 2012 r.  w wysokości 4.930 zł, podczas gdy z pkt 5 tabeli III zawartej w załączniku nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1050) wynika, że maksymalna kwota wynagrodzenia zasadniczego, jaką można przyznać skarbnikowi gminy o liczbie mieszkańców do 15.000 wynosi 4.800 zł. Łącznie w okresie od października 2012 r. do lipca 2013 r. Skarbnikowi wypłacono wynagrodzenie w wysokości zawyżonej o 1.692,60 zł (łącznie z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym za 2012 r.) względem obowiązujących przepisów. W trakcie kontroli Pan Wójt skorygował wynagrodzenie zasadnicze Skarbnika do wysokości 4.800 zł (począwszy od 1 sierpnia 2013 r.) – str. 71 protokołu kontroli.

Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 76-77 protokołu kontroli, badana jednostka stosuje przy wyłanianiu wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro procedury świadczące o dbałości w zakresie dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Jednocześnie obowiązki dotyczące udokumentowania całości postępowania w tym zakresie nie wynikają wprost z wprowadzonego przez Pana Wójta regulaminu. Właściwe jest zatem jego uzupełnienie o postanowienia wyraźnie zobowiązujące do udokumentowania postępowania w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty.

Zarządzeniem Pana Wójta nr 14/09 z dnia 20 października 2009 r. zostały określone zasady przeprowadzenia „pełnej” inwentaryzacji w 2009 r. Zarządzeniem tym powołano m.in. zespoły spisowe, określono ich zadania oraz terminy przeprowadzenia inwentaryzacji. Nie określono jednak dnia, na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja. Dzień ten nie był wskazany także w arkuszach spisowych. Nieokreślenie dnia, na który ustalany jest stan podczas inwentaryzacji utrudnia weryfikację jej prawidłowości i rozliczenie – str. 97-98 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania mieniem stwierdzono, że Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości – obowiązek ustalenia takiego planu wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wymagania co do treści planu określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy – str. 93 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie posiadała też pisemnych procedur w zakresie korzystania z pojazdów służbowych. W dniu podpisania protokołu kontroli wydał Pan Wójt zarządzenie zatwierdzające regulamin korzystania z samochodu służbowego w Urzędzie Gminy Siemiatycze – str. 96 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość dokonywania zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej stwierdzono, że w 2012 r. przyjmowanie wniosków i przygotowanie decyzji wykonywało trzech pracowników Urzędu Gminy. Dwóch z nich posiadało w zakresach czynności adnotację zobowiązująca do prowadzenia spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego. Pomimo tego Pan Wójt zawarł z tymi pracownikami w dniu 1 sierpnia 2012 r. umowy zlecenia na wykonanie czynności przypisanych zakresem obowiązków, określając wynagrodzenie w wysokości 300 zł. Wyjaśnił Pan, że w dniu  01 sierpnia 2012roku  na wniosek Skarbnika Gminy  zawarłem  umowy zlecenia z trzema pracownikami w tym dwóch pracowników miało w zakresie obowiązków wpisane wykonywanie spraw związanych z rozliczeniem paliwa. (…) W okresie sierpień –grudzień 2012 roku spiętrzyły się prace w wymiarze podatków –przygotowanie projektu uchwał podatkowych na 2013rok, przyjmowanie wniosków i wydawanie decyzji w sprawie zwrotu  podatku akcyzowego zawartego w cenie paliwa. Po przeanalizowaniu sytuacji,  postanowiłem za zwiększone obciążenie  pracą, wynagrodzić tych pracowników zawierając z nim umowy zlecenia. Był to incydent jednorazowy, nie do końca przeanalizowany co do słuszności pod względem prawnym. W przyszłości za dodatkowe prace, wykraczające poza zakres obowiązków będę wynagradzał zgodnie z obowiązującym w urzędzie gminy regulaminem wynagradzania pracowników. Ze swej strony mogę tylko zapewnić, iż taka sytuacja w przyszłości się nie powtórzy – str. 100-102 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu powołania zastępcy Pana Wójta, mając na uwadze regulacje prawne przywołane w części opisowej wystąpienia.

2. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez dyrektora Biblioteki obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 133 wyłącznie na podstawie danych wynikających z wyciągów bankowych,

b) prowadzenie ewidencji analitycznej do kont 222 i 223 w sposób zapewniający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi,

c) ewidencjonowanie na koncie 226 wyłącznie należności o charakterze długoterminowym, mając na uwadze, że o charakterze tym decyduje termin płatności należności, a nie sposób jej zabezpieczenia,

d) ujmowanie na koncie 224 zobowiązań wobec budżetu państwa z tytułu znajdujących się na rachunku budżetu gminy i podlegających odprowadzeniu na rachunek PUW dochodów z zadań zleconych,

e) księgowanie odpisu aktualizującego należności główne i odsetki w sposób podany w części opisowej wystąpienia.

4. Ustalanie kwoty dochodów budżetu danego roku według kasowego wykonania na rachunkach bankowych (wpływów objętych wyciągami bankowymi), za wyjątkiem operacji szczególnych uregulowanych przepisami prawa.

5. Podejmowanie przewidzianych prawem czynności egzekucyjnych wobec dłużników należności cywilnoprawnych, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia. Rozstrzygnięcie kwestii należności od użytkownika wieczystego, omówionej w części opisowej wystąpienia, poprzez podjęcie próby jej wyegzekwowania lub umorzenie.

6. Kierowanie do dyrektorów poszczególnych szkół informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów.

7. W zakresie procedury zbywania nieruchomości:

a) pisemne powiadamianie nabywców wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, mając na uwadze przepisy art. 41 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) zamieszczanie w każdym wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o terminie składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

8. Zapewnienie klasyfikowania dochodów z najmu i dzierżawy w par. 0750.

9. Przeprowadzenie aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste.

10. Dokonanie korekty danych sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2012 r., mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

11. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

12. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości dotyczących danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

13. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji.

14. Przestrzeganie obowiązujących przepisów i terminów w zakresie prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą zobowiązań podatkowych.

15. Wyeliminowanie uchybień związanych z naliczaniem wynagrodzeń inkasentom z uwzględnieniem wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

16. Odrzucanie składanych przez sołtysów wniosków w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego, jeżeli zawarte w nich przedsięwzięcia nie wynikają z dokumentacji zebrania wiejskiego, stosownie do art. 4 ust. 5 w zw. z art. 4 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim.

17. Uwzględnienie przy składaniu do Wojewody Podlaskiego wniosku o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2013 r., że wydatki poniesione na realizację wniosku sołectwa Słochy Annopolskie nie mogą być w nim zawarte ze względu na wadę wniosku sołectwa przedstawioną w części opisowej wystąpienia.

18. Rozważenie wystąpienia do Skarbnika Gminy o dobrowolny zwrot kwoty 1.692,60 zł odpowiadającej zawyżeniu wynagrodzenia w okresie od października 2012 r. do lipca 2013 r.

19. Doprecyzowanie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro w zakresie obowiązków dotyczących dokumentowania postępowania w sprawie wyłonienia oferty najkorzystniejszej.

20. Formalne określanie dnia, na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja.

21. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

22. Zaprzestanie zawierania z pracownikami Urzędu umów zlecenia na realizację zadań objętych zakresem obowiązków w ramach umowy o pracę.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

            w Białymstoku