Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy  Kobylin Borzymy

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 maja 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-2/13), o treści jak niżej:

Pan

Wojciech Mojkowski

Wójt Gminy Kobylin Borzymy

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kobylin Borzymy za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kobylin Borzymy na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012, poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Kobylin Borzymy nie został powołany zastępca Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Kobylin Borzymy może być powołany jeden zastępca Wójta. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. Należy dodatkowo wskazać, że stanowisko zastępcy Wójta przewidziane zostało w treści wprowadzonego przez Pana Wójta regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy – str. 2 protokołu kontroli.

Badając  organizację i funkcjonowanie jednostek organizacyjnych gminy ustalono, że obsługę finansowo-księgową Biblioteki Publicznej Gminy Kobylin Borzymy prowadzi referat finansowy Urzędu  Gminy, co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). Instytucja kultury jako odrębna osoba prawna jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Ponadto stwierdzono, że Biblioteka bezumownie wykorzystuje do prowadzenia działalności pomieszczenia znajdujące się w budynku będącym siedzibą Urzędu Gminy.  – str. 3 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji budżetu gminy na 2012 rok wykazała, że w następstwie niepełnego wykonania zaplanowanych dochodów i przychodów kontrolowana jednostka nie posiadała środków budżetu na sfinansowanie wydatków realizowanych w ramach planu finansowego. Sfinansowania wydatków zaplanowanych w budżecie na 2012 rok w kwocie 46.099,48 zł dokonano posiadanymi na rachunku bieżącym środkami raty części oświatowej subwencji ogólnej, podlegającymi zaliczeniu do dochodów budżetu 2013 roku. Sfinansowanie budżetu gminy środkami, które nie stanowią dochodów lub przychodów budżetu danego roku narusza przepisy art. 211 ust. 1, art. 212 ust. 1 oraz art. 217 ust. 2 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

W efekcie przeznaczenia części środków subwencji będącej dochodem 2013 r. na sfinansowanie wydatków budżetu w 2012 r., dochody wykonane ujęte w ewidencji księgowej i sprawozdawczości za 2013 r. w części obejmującej kwotę 46.099,48 zł nie odpowiadają środkom pieniężnym, które gmina może zaangażować na realizację wydatków – są to dochody występujące wyłącznie w ewidencji. W konsekwencji sporządzony na 2013 r. plan wydatków budżetu – oparty o planowane dochody – w zakresie kwoty 46.099,48 zł nie może stanowić realnej podstawy zaciągania zobowiązań, gdyż nawet mimo pełnej realizacji dochodów gmina nie będzie posiadała środków pieniężnych na ich sfinansowanie – fizycznie zostały one przeznaczone na realizację budżetu w 2012 r. – str. 12 i 15 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 15 protokołu kontroli i załączonego do protokołu sprawozdania Rb-ST za 2012 r. wynika, że sprawozdanie to wypełniono niezgodnie z wzorem określonym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), ponieważ w wierszu I.2 „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” nie wykazano kwoty 46.081,20 zł odpowiadającej niewykorzystanym dotacjom ujętym na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, które zwrócono do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 30 stycznia 2013 r.

Problemy w finansowaniu budżetu były również przyczyną niewykonania wszystkich zaplanowanych wydatków oraz postanowień uchwały Rady Gminy Nr XIV/72/12 z dnia 10 lutego 2012 r., podjętej na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, o przyznaniu w 2012 r. pomocy finansowej Powiatowi Wysokomazowieckiemu w wysokości 500.000 zł na dofinansowanie przebudowy mostu przez rzece Ślinie w ciągu drogi powiatowej. Mimo spełnienia przez powiat warunków określonych umową z dnia 15 lutego 2012 r., z kwoty pomocy w wysokości 500.000 zł przekazano w 2012 r. jedynie 100.000 zł, przesuwając termin płatności dotacji na 2013 r. Badając prawidłowość operacji związanych z przekazywaniem i rozliczaniem dotacji w wysokości 500.000 zł stwierdzono błędne ujęcie w księgach 2012 r. zobowiązania wobec powiatu w kwocie 400.000 zł w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289). Kwotę zobowiązania z tytułu dotacji ujęto jako zobowiązanie na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, służącym do rozliczeń z tytułu dostaw, robót i usług, a nie dotacji, zaś po drugiej stronie na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”. Mając na uwadze postanowienia załącznika nr 3 do rozporządzenia, właściwym sposobem ujęcia zobowiązania z tytułu dotacji wobec budżetu powiatu w księgach 2012 r. byłoby dokonanie zapisu Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” – Ma 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”, a następnie zaksięgowanie zapłaty w księgach 2013 r. zapisami Wn 224 – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” z zapisem równoległym Wn 810 „Dotacje budżetowe…” – Ma 840 – str. 16-17 protokołu kontroli.

W zakresie ustalania i egzekwowania należności za sprzedaną wodę kontrola wykazała, że gmina nie prowadzi należytych działań windykacyjnych w stosunku do dłużników. Należności według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. wynosiły 36.338,11 zł, w tym kwota 7.649,30 zł dotyczyła 4 kontrahentów, którzy w ogóle nie dokonują wpłat lub dokonują ich sporadycznie. Poza upomnieniami i wezwaniami nie podejmowano innych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności od tych dłużników. Niepodejmowanie przewidzianych prawem czynności egzekucyjnych przed właściwymi organami prowadzi, w świetle art. 118 Kodeksu cywilnego, do upływu terminów przedawnienia należności, co może uniemożliwić skuteczne ich dochodzenie. Według stanu na 31 grudnia 2012 r. przedawnieniu uległa należność na kwotę 546,33 zł. Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostka sektora finansów publicznych obowiązana jest do terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania – str. 18 protokołu kontroli.

Również kontrola zagadnień dotyczących dochodów z najmu lokali wykazała brak czynności egzekucyjnych. Na koniec 2012 r. łączna zaległość z tego tytułu wynosiła 13.146,63 zł i figurowała na kontach pięciu najemców. W stosunku do najemców nie podjęto czynności egzekucyjnych. Stwierdzono ponadto, że nie dokonywano przypisu odsetek za zwłokę od należności niewpłaconych przez kontrahentów w terminie. W myśl § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 50-51 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), ustalono, że do par. 2310 „Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” ujęto kwotę 4.504 zł przekazaną, na podstawie  art. 90 ust. 2c ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), miastu Białystok tytułem zwrotu kosztów dotacji udzielonej przez miasto niepublicznemu przedszkolu w Białymstoku, do którego uczęszczało dziecko z terenu gminy Kobylin Borzymy. W związku z tym, że wystąpienie obowiązku świadczenia na podstawie przywołanego przepisu nie zależy od woli organów gminy (zawarcia porozumienia), nie można mu przypisywać charakteru dotacji. Jest to świadczenie, którego wysokość zależy wyłącznie od kwoty dotacji udzielonej uprzednio niepublicznemu przedszkolu przez miasto Białystok, co wynika wprost z przywołanego przepisu. Podstawa udzielenia tej dotacji przez miasto wynika zaś z faktu przyjęcia dziecka z terenu innej gminy przez dyrektora niepublicznego przedszkola – str. 62-63 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie posiada pisemnych procedur określających zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, tj. zamówień do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). W tej sytuacji wiele zamówień, także o znacznej wartości, udzielono bez udokumentowania sposobu wyboru wykonawców (m.in. na kwotę 57.899,99 zł za wykonanie dokumentacji kosztorysowej i na kwotę 20.500 zł za prace projektowe). Tym samym nie ma możliwości zweryfikowania, czy dokonano zleceń i poniesiono wydatki z uwzględnieniem zasad wynikających z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wymagających dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Właściwe jest zatem opracowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych zapewniających udokumentowanie stosowania ustawowych zasad dokonywania wydatków przy udzielaniu zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro – str. 8, 68-69 i 74-75 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości przekazywania odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała, że naruszono postanowienia art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.), gdyż do dnia 31 maja 2011 roku na rachunek bankowy Funduszu przekazano kwotę 1.500 zł, stanowiącą zaledwie 8,19% rocznego odpisu. Przywołany przepis nakazuje przekazanie do tego dnia kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3 ustawy – str. 12  protokołu kontroli.

Badając realizację dochodów i wydatków pod kątem przestrzegania postanowień  ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356 ze zm.), stwierdzono, że nie była w pełni realizowana dyspozycja art. 18² ustawy, który stanowi, że dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2012 r., poz. 124 ze zm.) i nie mogą być przeznaczane na inne cele. Stwierdzono niewykorzystanie na wskazane cele środków pochodzących z opłat w kwocie 20.842,86 zł w 2011 r. i w kwocie 6.382,20 zł w 2012 r. Niewykorzystane środki nie były uwzględniane w planie wydatków budżetów następnego roku, jako planowane wydatki ponad prognozowane dochody z opłat za zezwolenia, co świadczy o ich przeznaczeniu na cele inne niż wynikające z art. 18² ustawy – str. 72-73 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W zakresie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym wykazano nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. Było to pochodną naruszenia przez organ podatkowy przepisu art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Jak wykazano w opisie na stronie 35 protokołu kontroli, w poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego (117 pozycji), w 4 przypadkach stwierdzono brak informacji.

Weryfikacja działań organu podatkowego dotyczących prowadzenia kontroli podatkowych wykazała, że w regulacjach wewnętrznych Urzędu Gminy nie zawarto zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalono planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach tych określono także prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, czynności jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 Ordynacji podatkowej, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego – str. 44 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że zaniechano pisemnego powiadomienia osób wskazanych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia) – str. 47 protokołu kontroli.

Zawarte na str. 57 protokołu kontroli ustalenia dotyczące prawidłowości opracowania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę w świetle przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) wskazują, że stawka za wodę ustalona uchwałą Rady Gminy na okres od 16 grudnia 2011 do 15 grudnia 2012 r. obowiązuje także po upływie tego okresu, mimo braku uchwały w sprawie przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf na kolejny rok. Możliwość przedłużenia skalkulowanej taryfy, wynikającej z wniosku o którym mowa m.in. w art. 24 ust. 3 ustawy, wynika z przepisów art. 24 ust. 9a-9c ustawy. Zgodnie z tymi regulacjami warunkiem prawidłowego przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf na kolejny rok jest przedłożenie przez Pana Wójta Radzie Gminy stosownego wniosku wraz z uzasadnieniem oraz przygotowanie projektu uchwały – str. 57 protokołu kontroli. Ponadto kontrola dochodów ze sprzedaży wody wykazała, że w sprawozdaniu M-06 za 2012 r. wykazano straty wody wynoszące 53.212 m³, co stanowi  16,73% ogółu pozyskanej wody. Straty generują koszty nieprzynoszące dochodów, koszty ponoszone bez efektu wpływają zaś na wysokość ceny wody – str. 58 protokołu kontroli.

Oprócz ustaleń poczynionych podczas kontroli kompleksowej, podjęcie odpowiednich działań przez Pana Wójta jest warunkiem wyeliminowania dwóch spośród nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli przeprowadzonej przez Izbę w Zespole Szkół w Kobylinie Borzymach. Ustalono, że kwota planowanych wydatków w wysokości 5.395 zł, ujęta przez Zespół Szkół w kolumnie „Plan po zmianach” rocznego sprawozdania Rb-28S w rozdz. 85413 „Pomoc materialna dla uczniów”, została wykazana po rozmowie telefonicznej ze Skarbikiem Gminy – jak wyjaśnił główny księgowy Zespołu Szkół w trakcie kontroli problemowej. Nie stwierdzono pisemnej informacji Pana Wójta o zmianie planu finansowego Zespołu w rozdz. 85413. Ponadto w sprawozdaniu rocznym Rb-27S w rubryce „Plan po zmianach” wykazano kwotę 20.000 zł. W trakcie kontroli problemowej Skarbnik Gminy okazała kontrolującemu Zespół Szkół wyciąg z uchwały Nr XXI/107/12 Rady Gminy Kobylin Borzymy z dnia 28 listopada 2012 r. dotyczącej zmian w planie dochodów, na podstawie którego w rozdz. 80148 „Stołówki szkolne i przedszkolne” dokonano zwiększenia planu o 20.000 zł (przed zmianą brak planu dochodów). Ustalenia kontroli problemowej również nie wykazały, aby dyrektorowi Zespołu Szkół została przedstawiona pisemna informacja o zmianie (wprowadzeniu) planu dochodów.

Zgodnie z § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) Pan Wójt jest obowiązany zawiadamiać jednostki budżetowe o dokonanych zmianach planów dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu. Zawiadomienia te stanowią podstawę dokonywania zmian w planach finansowych jednostek. Udokumentowanie zawiadomień stanowi warunek umożliwiający weryfikację prowadzenia gospodarki finansowej jednostki zgodnie z planem finansowym.

Kontrola dochodów i wydatków związanych z żywieniem uczniów wykazała natomiast, że zawarta przez Pana Wójta umowa z firmą gastronomiczną na przygotowanie ciepłych posiłków wraz z dostawą do Zespołu Szkół przewiduje cenę w wysokości 4,59 zł brutto za jeden posiłek, nie specyfikując kosztów artykułów żywnościowych, kosztów przygotowania i kosztów dowozu. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia przedmiot zamówienia określono jako „Przygotowanie i dowóz gorącego posiłku dla dzieci”. Oferta dostawcy będąca w posiadaniu dyrektora Zespołu zawiera zaś m.in. zapis: „Oświadczamy, że w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia, opisane w siwz oraz koszty ewentualnych prac nie wyszczególnionych w siwz, a niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia”. Z treści s.i.w.z., oferty i umowy jednoznacznie wynika, że opłaty pobierane przez Zespół Szkół za żywienie dzieci obejmują m.in. koszty przygotowania i dowozu tych posiłków, co sprzeciwia się postanowieniom art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty. Założenie, że koszty przygotowania posiłków obciążają budżet gminy tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponosiliby kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni, zobowiązani byliby do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu zgodnie z art. 67a ust. 4 u.s.o., powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta, a także postanowienia regulaminu organizacyjnego Urzędu.

2. Stworzenie warunków umożliwiających kierownikowi Biblioteki wykonywanie obowiązków wynikających z art. 11 ustawy o rachunkowości.

3. Formalne uregulowanie podstaw korzystania przez Bibliotekę z pomieszczeń w budynku Urzędu Gminy.

4. Zaniechanie wykorzystywania wpływających w grudniu środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku, na finansowanie budżetu roku, w którym wpłynęły na rachunek.

5. Uwzględnienie przy realizacji budżetu na 2013 rok, że zaewidencjonowane dochody z części oświatowej subwencji w kwocie 46.099,48 zł nie mają pokrycia w środkach pieniężnych, a zatem plan wydatków w tej części nie może stanowić realnej podstawy zaciągania zobowiązań do sfinansowania w 2013 r.

6. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST danych o wysokości środków dotacji niewykorzystanych w roku budżetowym, wynikających z konta 224 w ewidencji budżetu.

7. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na:

a) ewidencjonowanie zobowiązań wynikających z rozliczeń dotacji udzielanych z budżetu gminy w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

b) ustalanie i przypisywanie w księgach wszystkich odsetek należnych gminie z tytułu nieterminowego regulowania należności.

8. Bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych w stosunku do dłużników należności cywilnoprawnych.  

9. Zaniechanie klasyfikowania jako dotacji wydatków poniesionych tytułem zwrotu wydatków innej gminy z tytułu dotacji przekazanej niepublicznemu przedszkolu.

10. Wdrożenie procedur wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania i dokumentowania wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, mając na uwadze przepisy art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

11. Terminowe przekazywanie równowartości odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

12. Planowanie w budżetach wydatków na cele określone w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi z uwzględnieniem kwot dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych niewydatkowanych na te cele w latach poprzednich.

13. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego.

14. Podjęcie niezbędnych działań mających na celu realizację obowiązków w zakresie kontroli podatkowych, wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

15. Pisemne powiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

16. Przedkładanie Radzie Gminy wniosku o przedłużenie okresu obowiązywania dotychczasowych taryf o 1 rok oraz projektu uchwały w sprawie przedłużenia okresu obowiązywania taryf, mając na uwadze regulacje zawarte w art. 24 ust. 9a-9c.

17. Ustalenie przyczyn powstawania strat wody i podjęcie działań minimalizujących to zjawisko.

18. Przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych udokumentowanych zawiadomień stanowiących podstawę wprowadzenia zmian w ich planach finansowych.

19. Określanie warunków zamówienia publicznego na przygotowanie i dowóz posiłków do Zespołu Szkół w sposób umożliwiający ustalenie kosztu „wsadu do kotła” i innych kosztów dostawcy składających się na oferowaną cenę posiłku, mając na uwadze możliwość realizacji obowiązku obciążania uczniów Zespołu Szkół wyłącznie kosztami artykułów żywnościowych zużytych na przygotowanie posiłków.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży