Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 czerwca 2013 roku (znak: RIO.I.6001-3/13), o treści jak niżej:

Pani

Olga Rygorowicz

Wójt Gminy Hajnówka 

          W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Hajnówka za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Hajnówka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie dotyczącym instytucji kultury (w tej formie działa Gminny Ośrodek Kultury w Dubinach i Gminna Biblioteka Publiczna w Dubinach) stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji w formie elektronicznej – str. 4 protokołu kontroli.

Poza tym ustalono, że obsługę finansowo-księgową wymienionych instytucji kultury prowadzi referat finansowy Urzędu Gminy. Fakt ów narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). Jednostki te, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez dyrektora główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W wyniku kontroli stwierdzono także, że przy stosowaniu gospodarki finansowej przez GOK i GBP stosowane są przepisy wewnętrzne określone przez Panią Wójt zarządzeniem nr 41/11 z dnia 16 maja 2011 r. dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej oraz obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Należy wskazać, że ustawa o finansach publicznych nakłada na kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązki w zakresie organizacji kontroli zarządczej – art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3. W świetle standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zapewnienie właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej wymaga udokumentowania organizacji systemu kontroli w jednostce, co powinno przejawiać się we wprowadzeniu przez kierownika jednostki pisemnych procedur wewnętrznych (instrukcji) służących zapewnieniu realizacji celów tej kontroli wskazanych przywołanymi przepisami ustawy – str. 6-8 protokołu kontroli.

Nadto z ustaleń zawartych na str. 112-113 protokołu kontroli wynika, że zarządzeniami z 2010 r. oraz z 2012 r. zarządziła Pani przeprowadzenie inwentaryzacji w wymienionych instytucjach kultury, podczas gdy to na kierownikach tych jednostek, jako odrębnych osób prawnych, spoczywają obowiązki inwentaryzacyjne nałożone przepisami art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości. Na podstawie decyzji wydawanych przez Panią Wójt zdejmowano także ze stanu księgowego zużyte środki trwałe tych jednostek. Powyższe stanowiło ingerencję w kompetencje kierownika instytucji kultury w zakresie zarządzania majątkiem, wbrew postanowieniom art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406) stanowiącego, że instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia.

         Kontrola zagadnień związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała ponadto, że w uchwale Nr XIV/69/12 Rady Gminy Hajnówka z dnia 22 lutego 2012 r. w sprawie utworzenia Zespołu Szkół w Dubinach, podjętej na podstawie art. 62 ust. 1 i 3 w związku z art. 58 i art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), nie określono formy organizacyjno-prawnej Zespołu. Z obowiązujących statutów Szkoły Podstawowej i Publicznego Gimnazjum w Dubinach (tj. szkół połączonych w Zespół) wynika, że jednostki te są jednostkami budżetowymi, zaś ich obsługę finansowo-księgową prowadzi Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce. Obie szkoły zawarte są także w wykazie jednostek organizacyjnych gminy stanowiącym załącznik nr 4 do Statutu Gminy. W praktyce utworzony z dniem 1 września 2012 r. Zespół Szkół traktowany jest jako jednostka budżetowa, o czym świadczy m.in. fakt wyodrębnienia ksiąg rachunkowych dla Zespołu, dokonywania rozliczeń finansowych z Zespołem Szkół, a nie szkołami wchodzącymi w jego skład, opracowanie planu finansowego na 2013 r. dla Zespołu, a także sporządzanie przez Zespół wymaganej sprawozdawczości budżetowej i finansowej. Na rzecz Zespół Szkół została wydana także decyzja o przekazaniu nieruchomości w trwały zarząd – str. 3, 17–18 i 107 protokołu kontroli.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że zakres czynności nadany przez Panią Skarbnikowi Gminy nie odnosi się precyzyjnie do wszystkich obowiązków przewidzianych przepisami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a w szczególności do obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości – str. 4-5 protokołu kontroli.

Istotne nieprawidłowości wykazała kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289). W szczególności należy zwrócić uwagę na niezachowywanie w dalszym ciągu zasady, w myśl której zapisy na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” powinny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność pomiędzy zapisami w ewidencji jednostki i zapisami w ewidencji banku. Na koncie 130-1 służącym realizacji wydatków dokonywano księgowania tzw. „zasilenia” zapisami Wn 130-1 – Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” i równolegle Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 130/rozdz. par. (odpowiednie subkonta dotyczące ewidencji dochodów) na podstawie dowodów PK, bez faktycznych obrotów na rachunkach bankowych (analogiczne zapisy występowały w ewidencji księgowej także podczas poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy). Nieprawidłowość ta jest wynikiem realizacji wydatków Urzędu z naruszeniem zasady określonej w art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl której jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu. Rezultatem praktyki przyjętej w jednostce było finansowanie wydatków Urzędu gromadzonymi dochodami – bez odprowadzenia ich na rachunek budżetu, w następstwie czego dokonywano wskazanych wyżej zapisów mających obrazować rzekome odprowadzenie dochodów na rachunek budżetu i przekazanie Urzędowi środków na wydatki. W wyniku poprzedniej kontroli rekomendowano zobowiązanie Skarbnika do zaniechania dokonywania zapisów dotyczących „przerachowania” zrealizowanych dochodów na środki na wydatki. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne wskazała Pani, iż stosownych księgowań zaniechano z dniem 1 września 2009 r.; zadeklarowała Pani jednocześnie, iż dochody pobrane przez Urząd będą odprowadzane na rachunek budżetu w okresach miesięcznych. Pragnę zwrócić uwagę, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest zagrożone karą grzywny – art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – str. 24-25 protokołu kontroli.

         Ponadto nieprawidłowości dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., polegały na:

a) przyjmowaniu wpłat wadiów na rachunek bieżący Urzędu (konto 130-41 „Rachunek bieżący – kaucje i wadia”) oraz bezpodstawnym przekazywaniu w końcu roku budżetowego środków pieniężnych z tego rachunku na rachunek budżetu, które były następnie zwracane na początku nowego roku budżetowego na rachunek bieżący (celem przelewania środków było wyzerowanie salda konta 130 na koniec roku). Wskazane operacje ewidencjonowane były przy użyciu kont 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu i w ewidencji budżetu. Ogółem w 2012 r. operacje te dotyczyły kwoty 9.587,71 zł. Należy wskazać, iż prawidłowo operacje dotyczące środków pieniężnych niestanowiących dochodów i wydatków budżetowych winny być ujmowane na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia (rachunek bankowy dla tego typu operacji funkcjonował w kontrolowanej jednostce, zaś do jego ewidencji przewidziane było konto 139). Nadto podkreślenia wymaga, że praktyka ta prowadziła do wypaczenia (zdublowania) danych ewidencyjnych w zakresie rozrachunków budżetu i Urzędu (przekazane środki figurowały bowiem na koniec 2012 r. jako rzekome zobowiązania budżetu oraz należności Urzędu; jednocześnie kwota 9.587,71 zł składała się prawidłowo na saldo Ma konta 240 w ewidencji Urzędu. Konsekwencją tego było także wykazanie tej kwoty w bilansie z wykonania budżetu gminy Hajnówka sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 r. po stronie aktywów jako środki pieniężne budżetu i po stronie pasywów jako pozostałe zobowiązania – str. 14-15, 19-20, 25 i 33 protokołu kontroli,

b) bezpodstawnym przekazywaniu w końcu roku budżetowego środków pieniężnych dotyczących podatku VAT z rachunku bieżącego (konto 130-4 „Rachunek bieżący – podatek VAT”) na rachunek budżetu, które były następnie zwracane, na początku nowego roku budżetowego na rachunek bieżący (w celu wyzerowania salda konta 130 na koniec roku). Wskazane operacje ewidencjonowane były przy użyciu kont 240 w ewidencji Urzędu i w ewidencji budżetu. Ogółem w 2012 r. operacje te dotyczyły kwoty 21.581,12 zł. Podobnie jak opisano wyżej, praktyka ta prowadziła do zdublowania rozrachunków z tytułu podatku VAT w ewidencji budżetu i Urzędu (zobowiązania z tego tytułu wynikały bowiem z konta 240 w ewidencji budżetu oraz prawidłowo z konta 225 w ewidencji Urzędu), a tym samym do wypaczenia danych ewidencyjnych w zakresie rozrachunków budżetu i Urzędu (zobowiązania budżetu oraz należności Urzędu w wysokości 21.581,12 zł, powstałe w wyniku nieznajdującego uzasadnienia przelewu środków, należy bowiem uznać za nierealne). Skutkowała to wykazaniem kwoty 21.581,12 zł w bilansie z wykonania budżetu gminy Hajnówka – str. 14-15, 19-20 i 33 protokołu kontroli,

c) księgowaniu wpływów od GOPS (bezpośredniego realizatora zadań w zakresie przyznawania i wypłaty świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych) w łącznej kwocie 11.476,26 zł z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego w części stanowiącej dochód gminy dłużnika i dochód budżetu państwa przy wykorzystaniu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, co powodowało bezpodstawne zawyżenie obrotów wymienionego konta (zapisy: wpływ dochodów Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 222 oraz jednocześnie Wn 222 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”; przekazanie dochodów Wn 222 – Ma 133). W świetle zasad funkcjonowania konta 222 zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, służy ono do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek. Wymienione dochody nie podlegają wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S GOPS. Stosowne rozliczenia z budżetem państwa i gminą dłużnika kwoty należności wynikających z wypłaconych świadczeń podlegają zatem ujęciu w księgach rachunkowych budżetu jedynie na koncie 224 – str. 18 i 113-114 protokołu kontroli.

         Analiza rozrachunków Urzędu wykazała, że na koncie 240 utrzymywano zobowiązanie w wysokości 3.114,75 zł z tytułu wadium wniesionego w dniu 25 września 2009 r. w przetargu na zbycie nieruchomości przez osobę wyłonioną jako jej nabywca. Z ustaleń kontroli wynika, iż nabywca nie odbierał zawiadomień o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży wysyłanych w trybie art. 41 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). W rezultacie umowa sprzedaży nieruchomości z wymienioną osobą nie została zawarta. Przywołane przepisy wskazują, że jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i w terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi. Niemożność skutecznego doręczenia zawiadomienia, a także brak działań ze strony osoby wyłonionej jako nabywca w celu zawarcia umowy sprzedaży (przez okres 3 lat od daty przetargu) świadczą o uchylaniu się od jej podpisania. Powyższe należy uznać za przesłankę uzasadniającą podjęcie przez organizatora przetargu decyzji o odstąpieniu od umowy z przyczyn leżących po stronie oferenta oraz zatrzymaniu wpłaconego wadium. Podjęcie wskazanej decyzji powinno jednocześnie skutkować przerachowaniem wadium na dochody budżetu gminy.

         Na tym samym koncie na koniec 2012 r. widniało zobowiązanie w kwocie 462,96 zł, na które składało się wadium wniesione w dniu 27 września 2012 r. w przetargu nieograniczonym na nabycie 15 szt. drzew topoli. Zgodnie z zawartą umową warunkiem zwrotu przez gminę wadium było wycięcie drzew, uporządkowanie terenu i protokolarny bezusterkowy odbiór robót. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że utrzymywanie wadium wynikało z faktu nieuporządkowania przez nabywcę terenu, zaś umowa nie określa terminu w jakim miałoby to nastąpić. Omawiane konto wykazywało ponadto istnienie salda Ma w wysokości 200 zł dotyczące jednorazowej opłaty (kaucji) za wynajem świetlicy na zorganizowanie zabawy sylwestrowej, która nie została zwrócona z uwagi na nienaprawienie szkód wyrządzonych przez wynajmującego. Podobnie jak wyżej, umowa nie określa terminu naprawienia szkód, którym to faktem uzasadniano utrzymywanie salda. Należy wskazać, iż na gruncie art. 455 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Czas spełnienia świadczenia zależy wówczas od inicjatywy wierzyciela; z chwilą wezwania wierzyciela na dłużniku zaczyna ciążyć obowiązek niezwłocznego spełnienia świadczenia. W świetle przywołanej regulacji dalsze utrzymywanie sald z omawianych tytułów znajduje uzasadnienie pod warunkiem wezwania dłużnika do wykonania świadczenia (odpowiednio uporządkowania terenu i naprawienia szkód), co wymaga zweryfikowania przez kontrolowaną jednostkę. W przypadku stwierdzenia, iż pomimo wezwania świadczenia nie zostały wykonane środki pieniężne wniesione na zabezpieczenie roszczeń z tego tytułu powinny zostać przerachowane na dochody budżetu gminy – str. 20-21 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej przeprowadzona pod kątem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) wykazała, że:

a) jako sporządzone przez Panią Wójt jednostkowe sprawozdanie Rb-27S za 2012 r. okazano sprawozdanie obejmujące jedynie dane o dochodach wynikające z ewidencji Urzędu Gminy w wysokości 3.163.990,59 zł; w sprawozdaniu tym pominięto dochody zaewidencjonowane wyłącznie w ewidencji budżetu w kwocie 8.811.838,79 zł. Zakres danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu jednostkowym, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na Pani, wynika z § 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W konsekwencji sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządzono niezgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, który wymaga sporządzenia sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, o którym mowa w § 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia. Dane o dochodach ujętych wyłącznie w ewidencji budżetu wykazano w sprawozdaniu zbiorczym bezpośrednio z ksiąg rachunkowych budżetu (konta 901-1) – str. 17-18 protokołu kontroli,

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2012 r. w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty” nieprawidłowo wykazano należności z tytułu dzierżawy w kwocie 1.482,37 zł, których termin płatności upływał 15 kwietnia 2013 r. Zgodnie z Instrukcją sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącą załącznik nr 39 do rozporządzenia, w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S w kolumnie "Należności" wykazuje się: salda początkowe (należności pozostałych do zapłaty zmniejszone o nadpłaty), powiększone o kwoty przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy, po zmniejszeniu ich o kwoty odpisów; zaś w odpowiednich kolumnach „Saldo końcowe” wykazuje się należności pozostałe do zapłaty (tj. kwoty stanowiące różnicę pomiędzy kwotami wykazanymi w kolumnie "Należności" oraz kwotami wykazanymi w kolumnach "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)" i "Potrącenia" z uwzględnieniem nadpłat), zaległości oraz nadpłaty ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych - str. 30-31 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość bilansu z wykonania budżetu za 2012 r. stwierdzono, że jako „Należności finansowe krótkoterminowe” wykazano kwotę 36.680,07 zł wynikającą z konta 224, na którą składały się należności z tytułu rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy Hajnówka. Prawidłowo środki te winny być uwidocznione w aktywach bilansu jako „Należności od budżetów” (poz. II.2 bilansu) – str. 19 protokołu kontroli.

Analizując procedurę opracowywania budżetu i planów finansowych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że Pani Wójt nie przekazywała kierownikom podległych jednostek oświatowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych oraz informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek przyjętych w uchwale budżetowej, jak tego wymagają przepisy art. 248 ust. 1 oraz 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 1 i § 8 ust. 5 rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Stosowana praktyka polegała na przekazywaniu kierownikowi BOS zbiorczej informacji o danych niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów BOS i obsługiwanych szkół. Pomimo tych uchybień dyrektorzy szkół opracowali projekty planów finansowych i plany finansowe w zakresie obejmującym wydatki.

Stwierdzono także, iż wydatki sklasyfikowane w par. 2310 „Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”, dotyczące refundacji kosztów uczęszczania do przedszkoli miejskich dzieci z terenu gminy Hajnówka, zostały w całości ujęte w planie finansowym Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Hajnówce, zamiast w planie finansowym Urzędu Gminy (ich wykonanie wyniosło 74.262,72 zł na plan w wysokości 74.263,00 zł). Zgodnie z treścią art. 249 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, dotacje i środki przekazywane na rzecz innych jednostek samorządu terytorialnego i związków jednostek samorządu terytorialnego ujmuje się w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego – str. 102-103 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości procedur zbywania i udostępniania nieruchomości z gminnego zasobu w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami wykazała uchybienia w zakresie przestrzegania wymogów wynikających z art. 35 tej ustawy – str. 43-48 protokołu kontroli. Polegały one na: przypadkach sprzedaży lub wydzierżawienia nieruchomości niepoprzedzonych sporządzeniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz dzierżawy; niezawieraniu w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz dzierżawy wszystkich elementów, a także niedopełnieniu obowiązków nałożonych przywołanymi przepisami w zakresie upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy.

Ponadto, w jednym postępowaniu przetargowym na zbycie nieruchomości zaniechano pisemnego poinformowania nabywcy o terminie i miejscu zawarcia umowy. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. W zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2).

W zakresie udostępniania nieruchomości kontrola stwierdzono ponadto, że w dniu 12 listopada 2002 r. Pani Wójt zawarła z Samodzielnym Publicznym ZOZ z Hajnówki umowę użytkowania nieruchomości położonej w Nowoberezowie, zabudowanej budynkiem o powierzchni użytkowej 72,62 m² wraz gruntem o powierzchni 0,12 ha z przeznaczeniem na prowadzenie działalności leczniczej. Umowa zawarta została początkowo na okres 3 lat, po czym aneksami z 2005 r., 2008 r. i 2012 r. dokonywano przedłużenia okresu jej obowiązywania (obecnie do 1 września 2015 r.). Ustanowione na rzecz SP ZOZ użytkowanie ma charakter nieodpłatny, co regulują obecnie przepisy art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 217); do czasu wejścia w życie przywołanej ustawy zasada gospodarowania przez publiczne zoz nieruchomościami przekazanymi w nieodpłatne użytkowanie wynikała z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 ze zm.). Na podstawie postanowień umowy SP ZOZ obciążany jest jedynie częścią ponoszonych przez gminę kosztów związanych z bieżącym utrzymaniem nieruchomości dotyczących opłat za energię elektryczną, gaz, zimną wodę, odbiór nieczystości stałych i płynnych ustalonych w wysokości 750 zł brutto miesięcznie (stawka w tej wysokości obowiązuje od 1 grudnia 2008 r., do tego czasu wynosiła ona 550 zł brutto). Kontrola wykazała, iż faktyczne wydatki gminy związane z eksploatacją użytkowanej nieruchomości, na podstawie próby obejmującej lata 2010-2012, przewyższały uzyskaną od SP ZOZ refundację łącznie o 16.771,94 zł. W rezultacie gmina ponosiła część kosztów prowadzenia działalności leczniczej przez wymieniony podmiot. Należy wskazać, że stosownie do art. 260 § 1 Kodeksu cywilnego użytkownik obowiązany jest dokonywać napraw i innych nakładów związanych ze zwykłym korzystaniem z rzeczy. Wymienione wyżej opłaty związane z bieżącą eksploatacją budynku ponoszone w części przez gminę należy traktować jako nakłady związane ze zwykłym korzystaniem rzeczy. Oznacza to, że obowiązek uiszczania tych opłat spoczywa na osobie, na rzecz której ustanowiono prawo użytkowania nieruchomości, w tym przypadku SP ZOZ. Odmienne uregulowanie umowne pozostaje w sprzeczności z normą zawartą w przepisie art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, który zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszelkich przypadających im należności pieniężnych – str. 47-48 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku jednej podróży służbowej, dla której jako środek lokomocji wskazano PKS, pracownik nie załączył dokumentów (rachunków) potwierdzających wydatki. Koszty przejazdu zwrócono według cen biletów PKS. Obowiązek ich załączenia regulowały do 28 lutego 2013 r. przepisy § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownik złożył pisemne oświadczenie wskazując, że brak udokumentowania wydatków wynika z faktu zgubienia biletów. Przyjęcie oświadczenia pozostawało w sprzeczności z przywołanym przepisem, zgodnie z którym złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku mogło stanowić podstawę rozliczenia kosztów jedynie w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Należy wskazać, że z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 r., poz. 167). Oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania w obecnym stanie prawnym odnosi się do sytuacji, w której przedstawienie (a nie jak dotąd „uzyskanie”) dokumentu nie jest możliwe (§ 5 ust. 2 rozporządzenia) – str. 75-76 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnienia gospodarowania posiadanymi przez kontrolowaną jednostkę pojazdami służbowymi wykazała, że ewidencja przebiegu pojazdów stanowiących własność gminy oraz zakupu i zużycia paliwa prowadzona była na znormalizowanych drukach „karta drogowa”. Zasady wystawiania, wypełniania kart drogowych, ich obiegu i kontroli nie zostały ustalone w regulacjach wewnętrznych jednostki. Dokonana na wybranej próbie kontrola kart drogowych wykazała, że w kartach nie były wpisywane daty wyjazdów, zaś w części przypadków na podstawie karty wystawionej na konkretny dzień dokonano rozliczeń także w innych terminach (np. karta nr 954838 (Fiat Punto) wystawiona 19 listopada 2012 r. obejmowała 11 wyjazdów). Poza tym na 4 kartach drogowych z listopada 2012 r. nie określono tras wyjazdów, co powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie ich celu i miejsca. Uniemożliwia to zweryfikowanie celu wyjazdu (jego związku z wykonywaniem czynności służbowych), a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa. Z dwóch kart drogowych z listopada nie wynikały ponadto stany paliwa przy otrzymaniu i przy zwrocie kart drogowych – str. 76–77 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań przez Urząd Gminy wykazała, że z opóźnieniem opłacono faktury na łączną kwotę 22.439,19 zł (opóźnienia jedno lub dwudniowe), czym naruszono zasadę z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 81 i 88 protokołu kontroli.

W wyniku badania postępowań o udzielenie zamówień publicznych stwierdzono, że w postępowaniu na dostawę żwiru czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wykonywało 3 pracowników Urzędu, spośród których tylko jednemu – A. Kulikowi – zakresem czynności powierzyła Pani wykonywanie określonych czynności. Pozostali pracownicy wskazani w protokole kontroli, którzy jak wynika z udzielonych wyjaśnień uczestniczyli w otwarciu i ocenie ofert, w tym dokonywali oceny próbek żwiru, nie posiadali upoważnień do dokonywania wymienionych czynności w postępowaniu – str. 82-88 protokołu kontroli. W myśl art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych generalną zasadą jest odpowiedzialność kierownika zamawiającego za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego (art. 18 ust. 2).

W zakresie przestrzegania przepisów Prawa zamówień publicznych stwierdzono ponadto, że wpłacane przez wykonawców zabezpieczenia należytego wykonania umów są zwracane z naruszeniem przepisów art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych. Stanowią one, iż zabezpieczenia wniesione w pieniądzu zamawiający zwraca z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew na rachunek bankowy wykonawcy. Powyższe potwierdzały dane ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2012 r., z której wynikało, że saldu Ma konta 240 w części dotyczącej zabezpieczeń należytego wykonania umów wynoszącemu 15.669,72 zł odpowiadało saldo Wn konta 139 wynoszące 12.261,89 zł. Różnica wynosząca 3.407,83 zł, jak wynika z ustaleń kontroli, dotyczyła kosztów obsługi rachunku depozytowego (także z lat ubiegłych) przewyższających przypisane odsetki. Jednocześnie wskazane koszty prowadzenia rachunku składały się na koniec roku na saldo Wn konta 240-13 „Pozostałe rozrachunki – odsetki od salda dodatniego” – str. 32-33 protokołu kontroli.

Analiza podstaw gospodarowania majątkiem gminy wykazała, że uchwała Nr XXXII/190/05 Rady Gminy Hajnówka z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Hajnówka nie została dostosowana do obowiązującego od 22 października 2007 r. zakresu delegacji do jej wydania, zawartego w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594) – nie określono w niej zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 84 protokołu kontroli.

Ponadto ustalono, że nie sporządziła Pani planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Pani Wójt, co wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do jego treści określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy – str. 85 protokołu kontroli.

Badając gospodarkę środkami trwałymi ustalono, że w 2012 r. zaprzychodowano jako środki trwałe na koncie 011 „Środki trwałe” przedmiot o wartości 384 zł, tj. poniżej 3.500 zł, zaś jako pozostałe środki trwale, na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” – przedmioty o wartości jednostkowej poniżej 350 zł (na łączną kwotę 4.430,65 zł). W praktyce stosowano zasadę ujmowania na koncie 013 składników majątkowych o wartości powyżej 100 zł. Z zasad prowadzenia rachunkowości ustalonych przez Panią Wójt wynika, że za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa o wartości początkowej większej niż 3.500 zł, a w przypadku, gdy wartość początkowa jest wyższa niż 10% wartości początkowej (350 zł) przedmioty te należy zakwalifikować jako pozostałe środki trwałe i ewidencjonować na koncie 013 – str. 108-109 protokołu kontroli.

Badanie wydatków poniesionych w wysokości 5.000 zł tytułem pomocy finansowej dla miasta Hajnówka wykazało, że umowa w sprawie udzielenia pomocy z dnia 29 września 2011 r. nie zawierała postanowień odnośnie: terminu wykorzystania dotacji, nie dłuższego niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego, terminu i sposobu rozliczenia udzielonej dotacji oraz terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej, co naruszało przepisy art. 250 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do przywołanych norm, jednostka samorządu terytorialnego udzielając dotacji celowej, w tym jednostce sektora finansów publicznych, w przypadku gdy odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa nie określają trybu i zasad udzielania lub rozliczania tej dotacji, zawiera umowę, w której określa m.in. wymienione elementy – str. 92 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Jak wskazuje opis na stronie 50 protokołu kontroli, dokonane ustalenia dotyczyły podatnika będącego osobą prawną, który w dniu 1 lutego 2012 r. nabył użytki rolne o łącznej powierzchni 37,32 ha. W dniu 5 marca 2012 r. złożył korektę deklaracji podatkowej, w której zadeklarował podatek rolny za nowo nabyte grunty, tak jakby obowiązek podatkowy ciążył za nie od początku roku 2012. Artykuł 6a ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) stanowi, że obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające powstanie tego obowiązku. Z kolei ustęp 3 tego artykułu postanawia, że jeżeli obowiązek podatkowy powstał lub wygasł w ciągu roku, podatek rolny za ten rok ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których istniał ten obowiązek. Oznacza to, że podatnik powinien za nowo nabyte grunty naliczać podatek od marca 2012 r., a wykazując je jako objęte opodatkowaniem od początku roku zawyżył należny podatek rolny o kwotę 1.129 zł. W dniu 9 maja 2013 r. została złożona deklaracja korygująca.

Z kolei opis na stronie 51 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w opodatkowaniu gruntów rolnych będących we współwłasności, naruszające art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, z którego wynika, iż grunty będące we współwłasności stanowią odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach).

W zakresie podatku leśnego od osób prawnych stwierdzono przypadek braku reakcji organu podatkowego na fakt zadeklarowania przez podatnika, o 23,2654 ha lasów więcej niż wynika to z okazanych w trakcie kontroli danych z ewidencji gruntów i budynków, pozyskanych ze Starostwa Powiatowego w Hajnówce. Ustalono również przypadek braku historycznych danych geodezyjnych co uniemożliwiło ich weryfikację w kontekście złożonej przez jedno z nadleśnictw deklaracji podatkowej na podatek leśny – str. 54 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości wymiaru podatku leśnego w grupie podatników – osób fizycznych, pozwoliło stwierdzić 3 przypadki, opisane na str. 56 protokołu kontroli, dotyczące braku w dokumentacji wymiarowej badanych podatników podstawowego materiału dowodowego, jakim jest informacja o lasach wymagana przepisem art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 465).

Efektem przeprowadzonej kontroli były także ustalenia dotyczące nieprawidłowości w opodatkowaniu osób prawnych podatkiem od nieruchomości. Stwierdzono miedzy innymi, iż jeden z podatników deklaruje powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą w wymiarze 5.900 m², podczas gdy według okazanych w trakcie kontroli danych z ewidencji gruntów i budynków jest właścicielem gruntów o powierzchni 5.816 m². Stwierdzono, że uwzględniona w złożonej deklaracji działka w obrębie nr 6 Dubicze Osoczne, o nr geodezyjnym ….[1] i powierzchni 500 m² należy do osoby fizycznej i to na niej ciąży obowiązek podatkowy za tę działkę, który powinien zostać spersonalizowany poprzez decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego, wydaną przez organ podatkowy. W dniu 15 marca 2013 r. podatnik złożył deklarację podatkową, w której zadeklarował 5816 m² powierzchni gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Wśród podatników osób prawnych stwierdzono także przypadek rozdzielenia udziałów gruntów będących we współwłasności i dołączenia ich do gruntów stanowiących własność podatników. Stoi to w sprzeczności z art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.), z którego wynika, że jeżeli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowi odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy od nieruchomości lub obiektu budowlanego ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Z opisu na str. 59 protokołu kontroli wynika, że podatnik tam wskazany zadeklarował 43.855 m² gruntów opodatkowanych stawką jak za grunty pozostałe, 2.409 m² budynków mieszkalnych oraz 1.886,10 m² budynków opodatkowanych jako pozostałe. W trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono aby kontrolowana jednostka posiadała dokumentację potwierdzającą, iż budynki i grunty zadeklarowane przez podatnika są wykorzystywane właśnie w ten sposób, zwłaszcza że jest on przedsiębiorcą. Artykuł 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych zawiera definicję gruntów, budynków i budowli  związanych z działalnością gospodarczą, wskazując iż za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uznaje się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b), chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych.

Kontroli poddana została również deklaracja podatkowa złożona przez Urząd Gminy w Hajnówce. Analizując dokumentację, która służyła do sporządzenia deklaracji podatkowej ustalono, iż w roku 2012 kontrolowana jednostka nie zadeklarowała 1.527.325 m² dróg wewnętrznych podlegających opodatkowaniu, przez co zaniżyła podatek o kwotę 610.930 zł, natomiast w 2013 r. kwota niezadeklarowanego podatku wyniosła 641.476,50 zł – str. 58 protokołu kontroli.

Na stronach 62-63 protokołu kontroli wskazano podatnika będącego osobą fizyczną, który zobligowany do złożenia korekt deklaracji podatkowych składał je nie dotrzymując terminów zawartych w art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Z przepisu tego wynika, że podmioty, określone w ust. 1 tego artykułu , są obowiązane:

- składać, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku;

- odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności;

- wpłacać obliczony w deklaracji podatek od środków transportowych – bez wezwania – na rachunek budżetu właściwej gminy.

         Nie stwierdzono reakcji organu podatkowego na wadliwe zachowanie podatnika.

         Kontroli poddano również windykację zaległości podatkowych. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań w tym zakresie, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r., poz. 1015 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) – str. 63 protokołu kontroli. Kwota zaległości podatkowych nie poddana czynnościom windykacyjnym wynosiła 405 zł.

Ustalono, że w objętych kontrolą decyzjach przyznających ulgi w zapłacie podatków, wymagane treścią art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej uzasadnienie faktyczne jest we wszystkich przypadkach identyczne. Paragraf 4 wymienionego artykułu stwierdza, iż uzasadnienie faktyczne w decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. W decyzjach tych uzasadnienia faktyczne nie zawierały odniesienia do zebranego w trakcie postępowania podatkowego materiału dowodowego – str. 64 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola przeprowadzona w obrębie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, w kontekście prawidłowości poboru należności podatkowych przez inkasentów, ujawniła 3 przypadki poprawiania przez inkasenta długopisem kwot na dokumencie będącym kopią dowodu wpłaty, potwierdzającym jej dokonanie. Z uzyskanych wyjaśnień oraz dalszego ciągu badania dokonanego w tym zakresie nie wynika aby uchybienia te powodowały jakiekolwiek uszczuplenia finansowe – str. 67 protokołu kontroli.

Wynikiem kontroli było także ustalenie nieprawidłowości w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP sporządzonym za rok 2012. Stwierdzono, iż w wierszu A5 podatek od nieruchomości, w kolumnie 4 – skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), zaniżono wartość skutków finansowych o kwotę 610.930 zł. Zaniżenie jest spowodowane nieumieszczeniem w deklaracji podatkowej powierzchni gruntów sklasyfikowanych jako „dr” a zwolnionych uchwałą Rady Gminy w Hajnówce. Konsekwencją tego jest także zaniżenie skutków finansowych dla tej należności prezentowanych w kolumnie 3 – skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy, o kwotę 45 819,75 zł – str. 69 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie funkcjonowania instytucji kultury:

a) prowadzenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej,

b) zaniechanie prowadzenia przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych Gminnego Ośrodka Kultury w Dubinach i Gminnej Biblioteki Publicznej w Dubinach,

c) zapewnienie dyrektorom instytucji kultury warunków umożliwiających wykonywanie obowiązków nałożonych przepisami ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

2. Uregulowanie formy organizacyjno-prawnej Zespołu Szkół w Dubinach celem wyeliminowania sprzeczności pomiędzy regulacjami wewnętrznymi (statutem Zespołu i statutami tworzących go szkół) a stosowaną praktyką.

3. Wyeliminowanie rozbieżności pomiędzy zakresem czynności Skarbnika a przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych.

4. Wykonywanie zaleceń pokontrolnych zgodnie z udzieloną odpowiedzią o sposobie ich realizacji.

5. Zaprzestanie dokonywania wydatków Urzędu bezpośrednio z uzyskanych przez Urząd dochodów budżetowych. W tym celu zobowiązanie Skarbnika do odprowadzania na rachunek budżetu wszystkich zrealizowanych przez Urząd dochodów oraz przygotowywania stosownych dyspozycji pieniężnych polegających na przekazaniu z rachunku budżetu na rachunek bieżący Urzędu środków niezbędnych do zrealizowania wydatków budżetowych Urzędu.

6. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

b) zaniechanie dublowania należności i zobowiązań z tych samych tytułów w ewidencji Urzędu i budżetu,

c) ewidencjonowanie wadiów na koncie 139,

d) zaniechanie wykorzystywania w ewidencji budżetu konta 222 do księgowania wpływów od GOPS z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego w części stanowiącej dochód gminy dłużnika i dochód budżetu państwa; ewidencjonowanie tych operacji przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

e) kwalifikowanie środków trwałych, jako podlegających ujęciu na koncie 011 lub 013, stosownie do obowiązujących przepisów prawa i regulacji wewnętrznych.

f) zweryfikowanie realności zobowiązań z tytułu wadiów wniesionych w przetargach na zbycie majątku gminy oraz kaucji wniesionej tytułem zabezpieczenia dotrzymania warunków umowy najmu, ujętych w ewidencji Urzędu na koncie 240, przy uwzględnieniu tez zawartych w części opisowej wystąpienia; w przypadku stwierdzenia wygaśnięcia zobowiązania do ich zwrotu przerachowanie wadiów na dochody budżetu.

7. W zakresie sprawozdawczości:

a) sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S obejmujących dane wynikające z ewidencji księgowej Urzędu jako jednostki budżetowej oraz ewidencji budżetu, jak tego wymagają zasady sporządzania sprawozdań wskazane w części opisowej wystąpienia,

b) sporządzanie sprawozdań zbiorczych Rb-27S wyłącznie na podstawie danych sprawozdań jednostkowych,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S należności zgodnie z instrukcją określającą zasady sporządzania tego sprawozdania,

d) prawidłowe kwalifikowanie należności od budżetów w poz. II.2 bilansu budżetu.

8. W zakresie procedury planowania budżetowego:

a) przekazywanie dyrektorowi każdej ze szkół odrębnych informacji niezbędnych do opracowania projektu planu finansowego i planu finansowego kierowanej przez niego jednostki budżetowej,

b) ujmowanie wydatków budżetowych klasyfikowanych w paragrafach dotacji wyłącznie w planie finansowym Urzędu Gminy.

9. W zakresie zbywania i udostępniania nieruchomości:

a) sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz do oddania w dzierżawę zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) pisemne zawiadamianie osoby wyłonionej w przetargu jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

c) zaniechanie ponoszenia przez gminę opłat związanych z bieżącą eksploatacją nieruchomości będącej w użytkowaniu SP ZOZ, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia; dokonanie stosownej zmiany umowy w tym zakresie.

10. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad dokumentowania poniesionych kosztów podróży służbowych.

11. Określenie zasad eksploatacji samochodów służbowych, w tym w szczególności wypełniania kart drogowych w sposób umożliwiający potwierdzenie w każdym przypadku, że wykorzystanie pojazdu i wynikające stąd koszty były związane z celami służbowymi.

12. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań przez Urząd Gminy.

13. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) pisemne powierzanie pracownikom czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania,

b) zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym są one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji bankowej za przelew.

14. W zakresie podstaw gospodarowania mieniem:

a) wystąpienie do Rady Gminy z projektem zmiany uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność gminy dostosowującym jej zakres do brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym,

b) opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

15. Zawieranie w umowach o udzielenie pomocy finansowej wszystkich postanowień wymaganych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatku od nieruchomości, leśnego, rolnego oraz od środków transportowych, poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o skutkach finansowych tych działań.

17. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

18. Przestrzeganie wskazanych przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego i wydawania decyzji podatkowych.

19. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie ewidencji podatków i opłat lokalnych opisanych w niniejszym wystąpieniu oraz protokole kontroli.

20. Zachowanie prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdań Rb-PDP; dokonanie korekty sprawozdań w związku z ustaleniami kontroli.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku