Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Janów

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Janów

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 marca 2007 roku (znak: RIO.I.6011 - 16/06), o treści jak niżej:

Pan

Zbigniew Dziedzicki

Wójt Gminy Janów

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Janów za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Janów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono istotne nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         Istotne nieprawidłowości stwierdzono w sferze prowadzenia rachunkowości budżetu gminy i gminnych jednostek organizacyjnych, regulowania zobowiązań, realizacji dochodów budżetowych, w szczególności związanych ze sprzedażą lokali mieszkalnych w budynku wielorodzinnym przy ul. Sokólskiej 6 w Janowie, udzielania zamówień na dostawy paliwa i drewna opałowego. Funkcję Wójta Gminy w okresie objętym kontrolą pełnił Pan Mirosław Bałakier.

W zakresie regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej stwierdzono, że w Urzędzie Gminy Janów skoncentrowana została obsługa finansowo-księgowa wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych: Zespołu Szkół Samorządowych w Janowie, Szkoły Podstawowej w Białousach i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej – działających w formie jednostek budżetowych, a także Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki funkcjonującego w formie instytucji kultury. Skoncentrowanie obsługi wynika ze statutów GOPS i GOK, a także regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, wprowadzonego zarządzeniem nr 6/05 Wójta Gminy z 1 czerwca 2005 r., przy czym w odniesieniu do jednostek oświaty zapisy regulaminu nie odpowiadają faktycznemu zakresowi prowadzonej obsługi. W regulaminie przewidziano dwuosobowe stanowisko ds. księgowości oświatowej i określono, że do podstawowego zakresu jego zadań należy sporządzanie list płac nauczycieli i pracowników obsługi, przygotowywanie i przekazywanie dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych, rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, sporządzanie przelewów dotyczących należności z tytułu wynagrodzeń, obsługa funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenie spraw związanych ze stanem składników majątkowych. Nie określono natomiast dla tego stanowiska obowiązków z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych. W rzeczywistości obsługę finansowo- księgową jednostek oświaty Urząd Gminy prowadził z wyodrębnionego dla tych jednostek rachunku bankowego – str. 5, 140-141 protokołu kontroli.

Przyjęty w praktyce w kontrolowanej gminie sposób koncentracji obsługi finansowo-księgowej prowadził do obejścia powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości oraz gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.

         Gminne jednostki organizacyjne są objęte podmiotowym, ustanowionym w art. 2, zakresem ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), a także przepisami aktów normatywnych dotyczących szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, w tym obowiązków sprawozdawczych. Badając księgi rachunkowe ustalono, że Urząd Gminy nie prowadzi odrębnej rachunkowości dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, ewidencjonując wspólnie operacje gospodarcze dotyczące obu jednostek organizacyjnych – str. 16 protokołu kontroli. W konsekwencji, w okresie objętym kontrolą Urząd Gminy jako jednostka budżetowa i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej nie sporządzały jednostkowych sprawozdań budżetowych z wykonania planu dochodów i wydatków budżetowych (Rb-27S, Rb-28S) oraz stanu zobowiązań i należności (Rb-Z, Rb-N). Stanowiło to naruszenie przepisów rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 13 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) i następnie z dnia 19 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 170, poz. 1426), określających podmioty obowiązane do sporządzania sprawozdań jednostkowych (m.in. wójtowie, kierownicy samorządowych jednostek budżetowych), rodzaje wymaganych sprawozdań oraz terminy ich sporządzania. Obecnie kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781).

Sprawozdania budżetowe Rb-27S i Rb-28S jednostek oświaty były sporządzane według rozdziałów i paragrafów dochodów i wydatków, jednakże bez podziału na poszczególne jednostki organizacyjne. Ponadto, wymienione sprawozdania jednostkowe, mające charakter sprawozdań miesięcznych, sporządzano jedynie za miesiące kończące kwartał. Nie były też sporządzane jednostkowe kwartalne sprawozdania Rb-Z i Rb-N.

Podobnie nie były sporządzone wszystkie, wymagane przepisami § 14 i nast. obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), bilanse jednostkowe jednostek budżetowych za 2005 rok – str. 19-20 protokołu kontroli.

Należy wskazać, iż fakt prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek organizacyjnych przez Urząd Gminy nie może prowadzić do zniesienia odpowiedzialności kierowników jednostek za gospodarkę finansową tych jednostek, w tym przede wszystkim za realizację planu finansowego, którego wykonanie powinno znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonych sprawozdaniach. Stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, organ wykonawczy gminy sporządza sprawozdania zbiorcze na podstawie sprawozdań jednostkowych. Organ wykonawczy, jako odbierający sprawozdania jednostkowe, zobowiązany jest do kontroli formalno-rachunkowej otrzymanych sprawozdań oraz jest uprawniony do ich kontroli merytorycznej (§ 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia). W okresie objętym kontrolą analogiczny tryb sporządzania sprawozdań zbiorczych określały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r.

Naruszanie obowiązków sprawozdawczych w zakresie sporządzania sprawozdań jednostkowych pozostaje w związku z ustaleniami kontroli dotyczącymi przestrzegania przez Wójta Gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych przepisów ustalających formalny tryb opracowywania planów finansowych tych jednostek. Stwierdzono, że Wójt Gminy nie wywiązał się z obowiązku, wynikającego w okresie badanym z art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, przekazania kierownikom samorządowych jednostek informacji o kwotach dochodów i wydatków przyjętych w projekcie uchwały budżetowej. Dane wynikające z takich informacji powinny były stanowić podstawę dla kierowników jednostek do opracowania, w terminie 30 dni od otrzymania informacji, projektów ich planów finansowych (art. 125 ust. 2 ustawy). Kontrolującym nie okazano projektów planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych, podpisanych przez kierowników jednostek, zapewniających zgodność projektów z projektem uchwały budżetowej. Należy dodać, iż projekty planów finansowych stanowią podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych do czasu uchwalenia uchwały budżetowej.

Ponadto, ustawa o finansach publicznych, postanowieniem art. 126 ust. 1 pkt 2, zobowiązywała Wójta do przekazania kierownikom podległych jednostek informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek. Dla udokumentowania wypełnienia tego obowiązku okazano pismo z dnia 8 kwietnia 2005 r. skierowane do szkół gminnych, potwierdzające przekazanie uchwalonego budżetu gminy na 2005 r. celem opracowania planów finansowych szkół – str. 37, 39-40 protokołu kontroli.

Szczegółowe zasady i tryb sporządzenia planów finansowych przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego w okresie objętym kontrolą regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23 poz. 190), a obecnie art. 185-186 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 116, poz. 783).

         Nie okazano również dokumentacji, która wskazywałaby na stosowanie przez kontrolowaną jednostkę formalnego trybu opracowywania projektów planów i planów finansowych zadań zleconych, określonego w przepisach § 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego… (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.; obecnie rozporządzenie z 24 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 135, poz. 955)) – str. 134 protokołu kontroli.

         Niezależnie od zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej, obsługiwane jednostki nadal posiadają status odrębnych jednostek sektora finansów publicznych. W związku z tym, odpowiedzialność za gospodarkę finansową tych jednostek spoczywa na kierownikach jednostek, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych (art. 28a w okresie objętym kontrolą). Fakt zorganizowania wspólnej obsługi nie może prowadzić do zniesienia tej odpowiedzialności. Podstawą gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest plan finansowy, w związku z czym zarówno projekty planów finansowych, jak i plany finansowe powinny być sporządzane przez kierowników poszczególnych jednostek i odpowiadać wymaganiom wynikającym z przepisów prawa. Należy dodać, iż kwestia przestrzegania procedur określonych przepisami ustawy o finansach publicznych i rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy w zakresie opracowywania projektów planów finansowych i planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych była przedmiotem zaleceń wydanych w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową. Opisany stan faktyczny wskazuje, iż zalecenia nie zostały w pełni wykonane.

         W związku ze scentralizowaną obsługą, Wójt Gminy wydał też zarządzenie z 15 lutego 2005 r. w sprawie systemu kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy postanawiając, że zarządzenie obowiązuje we wszystkich jednostkach organizacyjnych gminy – jednostkach budżetowych i instytucji kultury – str. 11 protokołu kontroli.

Zasadą generalną, jak wcześniej wskazywano, jest samodzielność – w granicach prawa – kierowników gminnych jednostek w prowadzeniu gospodarki finansowej i wynikająca z niej odpowiedzialność w tym zakresie. W związku z tą zasadą pozostaje regulacja art. 47 (poprzednio 35a) ustawy o finansach publicznych, zobowiązująca kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych do ustalenia w formie pisemnej odpowiedniego systemu wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce. Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem i obejmuje elementy wymienione w przywołanym art. 47 ustawy. Z tego też względu wynikające z zarządzeń Wójta procedury obiegu i kontroli dokumentacji operacji gospodarczych i finansowych powinny być przyjęte formalnie przez kierowników jednostek, dla których prowadzona jest wspólna obsługa, z uwzględnieniem jednakże ich kompetencji i odpowiedzialności za procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem (np. gospodarkę dochodami własnymi, zaciąganie zobowiązań i dokonywanie – autoryzowanie – wydatków w ramach ustalonych planów finansowych, okresową weryfikację drogą spisu z natury przydzielonych i nabytych składników majątkowych).

         Badanie prowadzenia ksiąg rachunkowych budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, obowiązującego w okresie kontrolowanym rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, a także zakładowych planów kont opracowanych na podstawie wskazanego rozporządzenia, wykazało w szczególności:

a) istotną – wynoszącą 300.000,- zł i utrzymującą się od końca 2003 roku – różnicę pomiędzy stanem środków rachunku budżetu wynikającym z księgowości banku a księgami budżetu. Umową z dnia 29.12.2003 r. gmina zaciągnęła na okres roku kredyt w rachunku bieżącym budżetu, co w księgach rachunkowych odzwierciedlono niezgodnym ze stanem faktycznym zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” Ma 134 „Kredyty bankowe” (treść ekonomiczna takiego zapisu powinna oznaczać wpływ środków kredytowych na rachunek bankowy). Księgowanie to podwyższyło saldo środków pieniężnych na koncie 133 o 300.000,- zł, które na koniec 2003 roku wyniosło 31.012,51 zł, zamiast (-) 268.987,49 zł, stosownie do danych wyciągu bankowego. Saldo konta 133 oznaczało limit niewykorzystanych środków w rachunku w ramach umowy kredytowej, a nie faktyczny stan środków, który był ujemny. W latach 2004 – 2005 zaciągano kolejne kredyty w rachunku bieżącym o tej samej wartości, z terminem spłaty w następnym roku, lecz nie korygowano salda konta 133. W wyniku tego na koniec 2004 roku saldo konta 133 wyniosło 83.929,73 zł, nie zaś (-) 216.070,17 zł według wyciągu bankowego, a na koniec 2005 r. 33.529,44 zł, podczas gdy winno wynosić (-) 266.470,46 zł. Księgowanie operacji na rachunku bankowym bez ich oparcia w zapisach w ewidencji banku naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., stanowiące, że zapisy na koncie 133 „Rachunek budżetu” dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych i muszą być zgodne z zapisami w księgowości banku. Konsekwencją błędnych zapisów była też niezgodność salda konta 134 „Kredyty bankowe” z ewidencją analityczną (wykaz kredytów), a także niewłaściwe wykazanie danych w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań za 2005 rok, w którym zawyżono sumę zobowiązań o kwotę 33.529,34 zł (kwota niewykorzystanego limitu zadłużenia w rachunku bieżącym), oraz w sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyżce/deficycie, w którym zarówno po stronie przychodów, jak i rozchodów z tytułu kredytów i pożyczek wykazano sumę 300.000 zł, nie uwzględniwszy faktycznego wykorzystania kredytu w rachunku budżetu – str. 25-26, 33-35, załącznik nr 29 do protokołu kontroli;

b) dokonywanie zapisów na koncie rachunku bankowego oznaczonego symbolem 137 „Rachunek SAPARD” niezgodnie z danymi wyciągu bankowego do tego rachunku. Świadczą o tym operacje ujęte w wyciągach bankowych nr 11 i 12, a nie ujęte w ewidencji księgowej. Także treść księgowanych na tym koncie operacji nie odzwierciedlała ich sensu ekonomicznego – wpływ pożyczki z WFOSiGW i jej przekazanie na rachunek bieżący budżetu w treści operacji określono jako dotacja – str. 28 protokołu kontroli;

c) obranie sposobu dokonywania zapisów w dzienniku, który nie pozwala na ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi będącymi podstawą tych zapisów, czym naruszono przepis art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości, stanowiący, że sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi – str. 18 protokołu kontroli;

d) ujmowanie subwencji oświatowej na kolejny rok budżetowy za pośrednictwem strony Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu”. Wpływ należnej subwencji na rok kolejny nie stanowi zobowiązania budżetu, dlatego właściwe jest ujmowanie tego rodzaju operacji gospodarczej na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe” – str. 19 protokołu kontroli;

e) zaniechanie księgowania naliczonej amortyzacji podstawowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za pośrednictwem kont 401 „Amortyzacja” i 761 „Pokrycie amortyzacji”, przewidzianych do tego celu przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 19 protokołu kontroli;

f) ujmowanie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu gminy (oraz równolegle na koncie 240 w ewidencji Urzędu – jednostki budżetowej) operacji gospodarczych niestanowiących rozrachunków budżetu, jak w szczególności wniesienie zabezpieczeń należytego wykonania umów, które powinny być uwidaczniane wyłącznie w ewidencji jednostki budżetowej; równoległe dokonywanie zapisów tego rodzaju powodowało dublowanie rozrachunków, wbrew postanowieniom zakładowych planów kont – str. 29-30, 32 protokołu kontroli;

g) zakwalifikowanie do zrealizowanych dochodów i wydatków gminy w 2005 r. kwoty 60.143,13 zł uzyskanej w formie kompensaty należności z zobowiązaniami (zapis Wn 902, Ma 901). Zgodnie z regulacja zawartą w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – w celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów lub wydatków budżetu są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach – str. 79,80 protokołu kontroli;

h) nieprawidłową, tj. nieuwględniającą przepisów powszechnie obowiązujących, jak i regulacji wewnętrznych, ewidencję rzeczowych aktywów trwałych:

- jako przychód środków trwałych zaksięgowano w 2005 roku na koncie 011 „Środki trwałe” kwotę 19.603,83 zł stanowiącą wartość „zaległości podatkowych zahipotekowanych”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. do ewidencji należności budżetowych zabezpieczonych hipoteką przewidziane zostało konto syntetyczne 226 „Długoterminowe należności budżetowe” – str. 121 protokołu kontroli,

- na koncie 011, służącym do ewidencji stanu oraz zwiększenia i zmniejszenia wartości początkowej tych środków trwałych, które są umarzane stopniowo według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, zaewidencjonowano zakup komputerów o wartości 3.382 zł, sfinansowany ze środków przeznaczonych na wydatki bieżące. Z uwagi na wartość nabyte aktywa należało ująć na koncie tzw. pozostałych środków trwałych (013), umarzanych jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania (§ 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.) – str. 121 protokołu kontroli,

- nieprawidłowo prowadzono ewidencję księgową nakładów inwestycyjnych – środków trwałych w budowie (konto 080), w wyniku czego wyceny efektów działalności inwestycyjnej nie zawsze dokonywano na podstawie ewidencji kosztów ich wytworzenia: na koncie 080 nie ewidencjonowano kosztów zadania inwestycyjnego „Termomodernizacja obiektów komunalnych”. Na realizację powyższego zadania w 2005 roku wydatkowano z budżetu gminy kwotę 142.387 zł, natomiast na omawianym koncie ujęto nakłady na kwotę 8.237,- zł (Skarbnik Gminy wyjaśniła kontrolującemu, że powyższą kwotę wydatkowano głównie na opłacenie zobowiązań za prace termomodernizacyjne wykonywane w 2004 roku). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080, zawartymi m.in. w zakładowym planie kont jednostki, służy ono do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych – str. 122, 127-129 protokołu kontroli,

- nieprawidłowo prowadzono ewidencję rozchodu środków trwałych: w 2005 roku na koncie syntetycznym 011 „Środki trwałe” dokonano księgowań zmniejszających wartość środków trwałych na ogólna kwotę 120.553,04 zł, z tego kwota 100.725,20 zł dotyczyła sprzedaży w 2005 roku trzech (spośród pięciu) lokali mieszkalnych w budynku przy ulicy Sokólskiej 6, zaś kwota 19.827,84 zł dotyczyła rozbiórki starego budynku hydroforni i ogrodzenia we wsi Białousy. W zakresie rozchodu wynikającego ze sprzedaży lokali ustalono, że jego wartość została niewłaściwie obliczona, gdyż przy obliczeniach nie uwzględniono udziałów nabywców w nieruchomości wspólnej, tj. części budynku i urządzeń, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali. Nie rozchodowano wartości odrębnych obiektów inwentarzowych – pomieszczeń przynależnych do lokali znajdujących się w budynku garażowo gospodarczym (wartość ewidencyjna 5.556,74 zł) oraz zmodernizowanej kotłowni (wartość ewidencyjna 108.689,28 zł), przy czym należy dodać, iż działka gruntu w ogóle nie była objęta ewidencją wartościową. Podstawą ustalenia kwoty rozchodu była jedynie wartość księgowa budynku mieszkalnego wynosząca 209.378,10 zł. W odniesieniu do budynku hydroforni i jego ogrodzenia stwierdzono na podstawie ewidencji prowadzonej w księdze środków trwałych, że łączna wartość początkowa tych obiektów wynosiła 7.376,15 zł. W oparciu o tę ewidencję nie można zatem ustalić, jakiego składnika majątku dotyczył rozchód zaksięgowany na koncie syntetycznym na kwotę 12.451,69 zł (rozchodowano wartość 19.827,84 zł). Wskazany fakt przesądza, iż ewidencja środków trwałych prowadzona była z naruszeniem art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowiącym, że zapisy na kontach ksiąg pomocniczych stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów na kontach księgi głównej. Poza tym, kontrola wykazała, że w 2005 roku były sprzedawane również inne nieruchomości (zabudowane i niezabudowane), co jednakże nie znalazło odbicia w ewidencji konta 011 poprzez rozchód obiektów inwentarzowych – str. 122-126 protokołu kontroli,

- nie stosowano, ustalonej wewnętrznie w odniesieniu do ewidencji analitycznej podstawowych środków trwałych, zasady, że w księdze środków trwałych zapisuje się chronologicznie przyjmowane do użytkowania środki trwałe bez względu na ich klasyfikację rodzajową. Nie stosowano również postanowienia przepisów wewnętrznych, iż podstawę ewidencji środków trwałych stanowią ujednolicone dowody OT, PT, LT, bowiem zapisów w ewidencji środków trwałych dokonywano głównie na podstawie poleceń księgowania. W uregulowaniach wewnętrznych ustalono ponadto, że do ewidencji środków trwałych stosuje się szczegółowe karty środków trwałych zakładanych dla każdego środka trwałego oddzielnie – kart takich nie prowadzono. Przepisy wewnętrzne nie określały natomiast, przy pomocy jakich urządzeń księgowych należy prowadzić konta ksiąg pomocniczych dla dokonywanych odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych oraz konta ksiąg pomocniczych inwestycji (środków trwałych w budowie) – str. 126-127 protokołu kontroli;

i) niewłaściwą ewidencję księgową przychodów i wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Ewidencję syntetyczną prowadzono na kontach 853 „Fundusze pozabudżetowe” oraz 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Nie prowadzono natomiast ewidencji analitycznej oddzielnie dla przychodów i dla wydatków Funduszu, z podziałem szczegółowym według paragrafów klasyfikacji budżetowej. W konsekwencji, wykazane w sprawozdaniu dane o jego przychodach oraz kosztach nie wynikały wprost z prowadzonych ksiąg rachunkowych. Dla celów sprawozdawczych dane te ustalano w drodze wybiórki z obrotów ogółem ewidencjonowanych na koncie syntetycznym 853. Kontrolowana jednostka w 2005 roku nie prowadziła również odrębnej ewidencji stanów oraz obrotów środkami Funduszu na rachunku bakowym. Ewidencję księgową na koncie syntetycznym 135 prowadzono łącznie dla Funduszu Ochrony Środowiska oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, co było konsekwencją utrzymywania wspólnego rachunku bankowego obu Funduszy – str. 148-150 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy nieposiadających osobowości prawnej, wykazaniu w tych sprawozdaniach podlegają dane dotyczące m.in. przychodów i kosztów według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz środków pieniężnych na początek i koniec okresu sprawozdawczego. Jak wynika natomiast z przepisów § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien umożliwiać sporządzanie wymaganych sprawozdań. Należy również wskazać, że stosownie do postanowienia art. 403 ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2006 r. Nr 129, poz. 902 ze zm.), przychody GFOŚiGW winny być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

         W związku z nieprawidłowościami w prowadzeniu ksiąg rachunkowych przez badaną jednostkę pozostają również ustalenia w zakresie weryfikowania ze stanem rzeczywistym ewidencyjnego stanu aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji, o której mowa w art. 4 ust. 3 pkt 3 oraz art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz regulacjach wewnętrznych, wprowadzonych zarządzeniami Wójta Gminy z dnia 16 lutego 2005 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości i w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej.

W uregulowaniach wewnętrznych Wójt ustalił, że w Urzędzie Gminy w zakresie opału oraz paliwa przyjmuje jako metodę prowadzenia kont ksiąg pomocniczych odpisywanie w koszty wartości tych materiałów w momencie zakupu oraz korektę kosztów o wartość stanu tych zapasów nie później niż na dzień bilansowy (na koniec roku budżetowego), ustaloną w drodze inwentaryzacji. W sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w roku 2005 Wójt Gminy wydał, na podstawie art. 26 ust 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zarządzenie nr 14/1/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku, którym postanowił przeprowadzić na dzień 31 grudnia 2005 r inwentaryzację m.in. ilościowego stanu substancji płynnych w zbiornikach (paliwa) – spis na podstawie kartotek oraz ilościowego stanu opału – również na podstawie kartotek. Ustalona zarządzeniem metoda inwentaryzacji stanów paliwa oraz opału naruszyła postanowienia zawarte w zarządzeniu w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości, a także przepisy art. 17 ust. 2 pkt 4 i art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, z których wynika, że wskazane rzeczowe składniki aktywów obrotowych inwentaryzuje się drogą spisu ich ilości z natury (ustalenia rzeczywistego, nie zaś ewidencyjnego stanu) – str. 129-131 protokołu kontroli.

W celu ustalenia, czy kontrolowana jednostka zachowywała wymaganą częstotliwość inwentaryzacji poszczególnych aktywów, wynikającą z ustawy o rachunkowości i uregulowań wewnętrznych, sprawdzono dokumentację inwentaryzacji za rok 2004. Stwierdzono, że zarządzeniem nr 30/2004 z dnia 30 listopada 2004 roku Wójt Gminy zarządził „przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji składników majątkowych i środków pieniężnych”. Zarządzeniem tym Wójt Gminy powołał komisję inwentaryzacyjną, określił obowiązki przewodniczącego komisji oraz ustalił, że inwentaryzację należy przeprowadzić w terminie do dnia 28 grudnia 2004 roku, jednakże nie określił rodzaju aktywów podlegających inwentaryzacji oraz nie wskazał według stanu na jaki dzień należało dokonać inwentaryzacji. W wyniku przeglądu arkuszy spisowych ustalono, że spisem zostały objęte pozostałe środki trwałe. Brak było natomiast udokumentowania, że ustalony w drodze spisu z natury stan poszczególnych środków został porównany ze stanem ewidencyjnym w celu ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Ponadto, pisemnym akceptem Wójta nie został opatrzony wniosek komisji inwentaryzacyjnej o wykreślenie z ewidencji zużytego i zniszczonego sprzętu – str. 131 protokołu kontroli.

Wójt Gminy wydał również zarządzenie nr 30/1/2004 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych. W wyniku inwentaryzacji stwierdzono różnicę między stanem faktycznym i stanem ewidencyjnym na kwotę 232.262,85 zł. Dotyczyła ona oświetlenia ulicznego, które nie było objęte ewidencją wartościową na koncie syntetycznym, natomiast ujęte zostało w ewidencji analitycznej (w księdze środków trwałych). Stwierdzona różnica nie została wprowadzona do kont księgi głównej 2004 roku, co stanowiło naruszenie art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, nakazującego rozliczenie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem ewidencyjnym w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Poza tym należy zauważyć, że pośrednią przyczyną zaistniałego stanu było niedopełnienie obowiązku uzgodnienia danych ewidencji syntetycznej z danymi ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości) – str. 132 protokołu kontroli.

         W sferze rachunkowości należy też wskazać na nieprawidłowe zobrazowanie stanu należności z tytułu dochodów budżetowych w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów za 2005 rok. Według danych sprawozdania, należności pozostałe do zapłaty na koniec roku wynosiły 93.998 zł, podczas gdy saldo należności pozostałych do zapłaty, przypisanych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, zastało ustalone w kwocie 115.204,70 zł. Według ustaleń kontroli w sprawozdaniu nie wykazano należności z tytułu odsetek od nieterminowo regulowanych płatności, które badana jednostka przypisywała na koncie 221. W kontekście ustaleń kontroli należy też podnieść, iż fakt ujmowania na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” równowartości odsetek naliczonych, a niezapłaconych do końca danego roku, nie stanowi podstawy do ich niewykazywania w sprawozdawczości budżetowej. Zasady sporządzania sprawozdań Rb-27S zawarte są obecnie w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 32-33 protokołu kontroli.

         Ponadto, w okresie kontrolowanym nieprawidłowo stosowano postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów… (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) przy kwalifikowaniu dochodów:

- wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości w wysokości 3.834,33 zł (par. 0470) zaewidencjonowano w dziale 756 Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej, rozdziale 75615 Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych, podatków i opłat lokalnych, od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych. Dochody z tytułu tego rodzaju opłat należało kwalifikować do rozdziału 70005 Gospodarka gruntami i nieruchomościami w dziale 700 – Gospodarka mieszkaniowa,

- wpływy ze sprzedaży nieruchomości gruntowych (działek) oraz sprzedaży lokali kwalifikowano jako wpływy ze sprzedaży składników majątkowych gminy – par. 0870. Właściwą podziałką dla ewidencji tego rodzaju dochodów był par. 0770 Wpłaty z tytułu odplatanego nabycia prawa własności oraz prawa wieczystego użytkowania nieruchomości – str. 77 protokołu kontroli. Takie same zasady klasyfikowania wymienionych dochodów wynikają z obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.).

         W trakcie kontroli rozrachunków stwierdzono, że na zadłużenie kontrolowanej gminy składają się zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług, tj. zobowiązania, których termin płatności minął i nie były one przedawnione ani umorzone. Kwota tych zobowiązań na koniec 2005 roku wynosiła 329.483,66 zł (w tym zobowiązania jednostek oświaty 18.187,34 zł) – str. 31 protokołu kontroli. Z załączonego do protokołu zestawienia zobowiązań według kontrahentów (załącznik nr 28) wynika, że niektórych płatności dokonywano ze znacznym opóźnieniem w stosunku do ustalonych terminów zapłaty (np. kwota 90.421,52 zł za budowę wodociągu z terminem wymagalności 18 maja 2004 r. została opłacona w marcu 2006 r.). Zgodnie z zasadą gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, wyrażoną poprzednio w art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, obecnie zaś w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r., wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

         Wskazać też należy, iż dla realizowania bieżących płatności kontrolowana jednostka dokonywała zapożyczeń środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a także zabezpieczeń należytego wykonania umów wniesionych przez wykonawców (na koniec roku na rachunku bankowym gromadzącym zabezpieczenia wniesione w formie pieniężnej pozostawała kwota 3.459,96 zł, podczas gdy odpowiadająca wartości ustanowionych zabezpieczeń suma zobowiązań Urzędu wynosiła 7.312,13 zł) – str. 30, 32 protokołu kontroli. Zapożyczenia takie należy uznać za nielegalne w świetle przepisów ustawy o finansach publicznych, wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych, przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) w zakresie przechowywania i zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w pieniądzu, a także ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), stanowiących, iż środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną.

         Poza tym, badana jednostka nieterminowo regulowała zobowiązania, pomimo ciągłego korzystania od 2003 roku z opisanych w niniejszym wystąpieniu kredytów w rachunku bieżącym w wysokości 300.000 zł, które z formalnego punktu widzenia – w wyniku dokonywania zmian w uchwałach budżetowych w końcu poszczególnych lat – zaciągane były na finansowanie wydatków nieznajdujących pokrycia w planowanych w tych latach dochodach. Zawieranie umów kredytowych na okres od grudnia do grudnia umożliwiało zaś faktycznie finansowanie wydatków nie tylko w roku uruchomienia kredytu, lecz także w roku następnym.

         Przedstawione okoliczności świadczą, że kontrolowana jednostka nie zachowywała płynności finansowej w regulowaniu zobowiązań, a stan ten nie miał charakteru przejściowego (z przedłożonej Izbie Obrachunkowej sprawozdawczości wynika, że a koniec 2003 roku zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług wynosiły 193.778,- zł, a na koniec 2004 roku 220.755,- zł). Wprawdzie nie stwierdzono, iżby badana jednostka ponosiła w 2005 roku koszty odsetek z tytułu opóźnień w zapłacie (str. 31 protokołu kontroli), jednakże taki sposób prowadzenia gospodarki finansowej stwarza realne zagrożenie ponoszenia dodatkowych kosztów. Należy również dodać, iż kwestia zaciągania i regulowania zobowiązań finansowych była przedmiotem wystąpienia pokontrolnego Izby Obrachunkowej z dnia 31 marca 2003 r., wystosowanego do Wójta Gminy Janów w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej gminy.

         Kontrola rozrachunków wykazała również, że na dzień 31.12.2005 r., na koncie 234 „Rozrachunki z pracownikami”, widniało saldo zaliczek pobranych przez pracowników na kwotę 2.093,18 zł, w tym przez byłego Wójta Gminy na kwotę 2.000,- zł. Zaliczki te, udzielone na zakup towarów, nie były rozliczone do dnia kontroli (koniec 2006 r.) – str. 31 protokołu kontroli. Kwestia udzielania i rozliczania zaliczek, w braku powszechnie obowiązujących regulacji w odniesieniu do jednostek podsektora samorządowego, powinna być szczegółowo uregulowana w procedurach wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie. Fakt tak długiego okresu nierozliczonych zaliczek świadczy o nieuzasadnionym przetrzymywaniu środków publicznych przez pracowników jednostki oraz o niefunkcjonowaniu procedur kontroli w tym obszarze.

         W zakresie wydatków bieżących na wynagrodzenia pracowników stwierdzono nieprawidłowości polegające na ustalaniu wynagrodzeń pracowników bez należytego uwzględnienia odpowiednich stawek, określonych w przepisach rozporządzeń wykonawczych do ustawy o pracownikach samorządowych:

- Wójt Gminy pobierał w 2005 roku dodatek funkcyjny w kwocie 1.000,- zł (ustalony przez Radę Gminy wraz z innymi składnikami wynagrodzenia w końcu 2002 r.). Zgodnie m.in. z załącznikiem nr 3 (tabela I) do rozporządzenia Rady Ministrów z 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin… (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.), Wójt Gminy Janów uprawniony był do dodatku funkcyjnego w przedziale od 1.060,- zł do 1.530 zł, zatem dodatek był niższy o 60,- zł od dolnej granicy przewidzianej w rozporządzeniu,

- dwóch pracowników socjalnych (zatrudnionych w GOPS) otrzymywało w kontrolowanym okresie miesięczne wynagrodzenia zasadnicze w kwotach wyższych (o 155 i 106 zł), niż wynikające z prawidłowego obliczenia, uwzględniającego przyznaną kategorię zaszeregowania oraz przepisy § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U Nr 146, poz. 1222 ze zm.) i obowiązującej w okresie kontrolowanym uchwały organu stanowiącego z 18 lutego 2001 r., określającej najniższe wynagrodzenie zasadnicze oraz wartość jednego punktu w złotych – str. 89-90, załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości poniesionych wydatków bieżących w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wykazała, że w 2005 r. Urząd Gminy dokonał zakupu benzyny i oleju napędowego na potrzeby dowozu uczniów do szkół, potrzeby OSP i potrzeby gospodarcze na sumę 85.314,48 zł (równowartość 21.081,96 euro) oraz drewna opałowego do kotłowni ogrzewającej Zespół Szkół w Janowie i pobliskie budynki mieszkalne na sumę 130.745,50 zł (równowartość 32.308,37 euro) – u dostawców, którzy nie zostali wybrani na zasadach przewidzianych w przepisach o zamówieniach publicznych.

         Materiały pędne były zakupywane u dwóch dostawców – stacji PKN „Orlen” w Janowie (na wartość 19.244,56 zł) i w SKR w Janowie (na wartość 66.069,92 zł). Kontrolującym okazano notatkę z 27 sierpnia 2003 r., sporządzoną przez trzyosobową komisję, złożoną z sekretarza gminy i dwóch inspektorów, z której wynika, że „bardziej korzystne” jest dokonywanie zakupu dostaw paliwa do autokarów szkolnych i samochodów strażackich w SKR Janów (w notatce wskazano m.in. na możliwość rozliczeń bezgotówkowych, związanych z kompensatą należności za dostawy z ciężarami podatkowymi dostawcy wobec gminy). Przywołana notatka, której nie można uznać za dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia także w świetle obowiązującej wówczas ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, uzyskała zatwierdzenie Wójta Gminy Mirosława Bałakiera.

W celu wyłonienia dostawcy drewna opałowego nie sporządzano żadnych notatek, a zakupów dokonywano w Nadleśnictwie Czarna Białostocka. Według wyjaśnienia inspektora Urzędu, wskazane Nadleśnictwo miało m.in. najniższe ceny, co zostało ustalone „drogą telefoniczną i osobiście w trakcie rozmowy” – str. 95-96, załącznik nr 31-34 do protokołu kontroli.

Obowiązek dokonywania zakupu dostaw przez jednostkę sektora finansów publicznych na zasadach przewidzianych w przepisach o zamówieniach publicznych, wynikał z art. 28 ust. 4 ustawy dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. Według obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są dostawy, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych (art. 35 ust. 4). Stosownie zaś do art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych (poprzednio art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych), zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.

         Badając kompletność źródeł dochodów przyjętych w uchwale budżetowej ustalono, że nie została wprowadzona do budżetu dotacja Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w wysokości 5.000,- zł, udzielona gminie na realizację zadania „Zakup nowości wydawniczych dla bibliotek publicznych”. Kontrolowana jednostka uzyskała tę dotację na podstawie porozumienia Nr 42/3 z dnia 27 sierpnia 2005 r. w sprawie udzielenia dotacji celowej na zadanie z zakresu kultury objęte mecenatem państwa w ramach Programu Operacyjnego Promocja Czytelnictwa, Priorytet „Rozwój bibliotek oraz poprawa jakości i dostępności zbiorów”. W powyższym porozumieniu gmina zobowiązała się do realizacji zadania wykonywanego przez instytucję kultury, dla której jest organizatorem. Nieprawidłowość powstała wskutek wskazania w porozumieniu numeru konta bankowego gminnej instytucji kultury, nie zaś jak wynikało z jej postanowień – numeru rachunku bankowego budżetu gminy, co spowodowało przelew środków bezpośrednio na rachunek instytucji, z pominięciem rachunku budżetu – str. 46-47 protokołu kontroli.

Badana jednostka w okresie objętym kontrolą nie stosowała przepisu art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203 poz. 1966 ze zm.), w myśl którego źródłem dochodów własnych gminy jest 5% dochodów uzyskanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami. Gmina, stosownie do planu, realizowała dochody z tytułu opłat za wydawanie dowodów osobistych oraz udostępnianie danych z gminnych zasobów meldunkowych – w 2005 r. pobrano 14.100,- zł. Kwota niepotrącona, a należna gminie na podstawie przywołanego art. 4 ustawy, wyniosła w tym roku 705 zł. Urząd Gminy nie przestrzegał również terminów przekazywania do budżetu państwa wpływów uzyskanych w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej…

Postanowienia przepisów prawnych w kwestii terminów przekazywania do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego dochodów uzyskiwanych w związku z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej były respektowane przez kontrolowaną jednostkę w drugiej połowie 2006 roku. Do czasu kontroli nie realizowano natomiast przepisów ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego i nie przekazywano na rachunek budżetu gminy 5% uzyskanych wpływów z dochodów budżetu państwa. Dopiero podczas kontroli zostały potrącone należne za 2006 rok dochody gminy w kwocie 784,50 zł – str. 83-84 protokołu kontroli.

Badając podstawy prawne realizacji dochodów gminy z najmu i dzierżawy składników majątkowych ustalono, że Rada Gminy Janów podjęła uchwałę nr XX/107/05 z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie przyjęcia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, w której określiła m.in. zasady polityki czynszowej. Zgodnie z nimi, stawkę czynszu podstawowego ustala Wójt Gminy zarządzeniem, przy czym stawka czynszu za lokale mieszkalne może ulec zmianie raz w roku kalendarzowym. Przywołana uchwała uchyliła moc obowiązującą uchwały Rady Gminy z 27 grudnia 2000 r. w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne. Do czasu kontroli Wójt Gminy nie wydał zarządzenia w sprawie określenia stawek czynszu za lokale mieszkalne, skutkiem czego należności czynszowe ustalane były według postanowień uchylonej uchwały Rady Gminy – str. 101-102 protokołu kontroli.

W zakresie zbycia nieruchomości sprawdzono m.in. dokumentację zbycia w formie bezprzetargowej lokali nr 1 i nr 2 znajdujących się w budynku mieszkalnym położonym w Janowie przy ul Sokólskiej 6. Zbycie lokali w trybie bezprzetargowym nastąpiło na rzecz dotychczasowych najemców, na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 37 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). Nabywcą lokalu nr 1 został Mirosław Bałakier, pełniący w dacie sprzedaży funkcję Wójta Gminy – str. 106-114, załącznik nr 8 do protokołu kontroli.

Po raz pierwszy uchwałę w sprawie zbycia w drodze bezprzetargowej lokali mieszkalnych w budynku przy ul. Sokólskiej 6 Rada Gminy podjęła w dniu 26 sierpnia 2001 r. (uchwała Nr XXVIII/182/01). W tym też roku, w dniu 23 czerwca, został sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego, posiadającego uprawnienia o nr 2059, operat szacunkowy dla nieruchomości. Przedmiotem wyceny przez rzeczoznawcę było prawo własności działki oznaczonej numerem geodezyjnym 506 o powierzchni 1799 m² zabudowanej budynkiem wielorodzinnym (5 samodzielnych lokali mieszkalnych) dwukondygnacyjnym częściowo podpiwniczonym oraz budynkiem garażowo-gospodarczym. Celem wyceny było zaś określenie „wartości rynkowej nieruchomości oraz poszczególnych 5 lokali mieszkalnych z pomieszczeniem przynależnym i powierzchni przynależnej działki do poszczególnych lokali do sprzedaży w ograniczonym przetargu lokatorom”. Wartość rynkowa (w podejściu porównawczym) lokali z powierzchnią przynależną i pomieszczeniami do wspólnego użytkowania została przez biegłego określona na kwotę 40.400,- zł, natomiast wartość działki na kwotę 7.700,- zł. Łączna wartość nieruchomości została oszacowana na kwotę 48.100 zł. Operat zawierał również wycenę poszczególnych lokali oraz zestawienie wartości lokali wraz z ułamkowym prawem własności przynależnej działki.

Kolejna uchwała w sprawie zbycia nieruchomości zabudowanej budynkiem wielorodzinnym z lokalami mieszkalnymi w drodze bezprzetargowej została podjęta przez Radę Gminy w dniu 30 września 2004 r. (uchwała Nr XVI/86/04). Jak wynika z protokołu z sesji, na której podjęto uchwałę, Wójt Gminy Mirosław Bałakier poinformował m.in., że wykonanie uchwały z roku 2001 było wstrzymane ze względu na prowadzony proces termomodernizacji.

Zadanie inwestycyjne w zakresie modernizacji systemów grzewczych i termomodernizacji obiektów stanowiących własność gminy Janów było realizowane przez Związek Gmin „Kumiałka-Biebrza”, którego uczestnikiem jest kontrolowana gmina. Podstawą przekazania zadania były porozumienia pomiędzy tymi podmiotami, w tym z 5 października 2001 r. Poza budynkiem mieszkalnym, zadanie obejmowało również budynek Szkoły Podstawowej w Janowie wraz z budynkiem mieszkalnym Dom Nauczyciela - ustalenia w tym zakresie poczyniono w trakcie kontroli przeprowadzonych w Związku Gmin. Gmina Janów partycypowała w kosztach prac inwestycyjnych.

Budynek mieszkalny przy ul. Sokólskiej został poddany modernizacji w latach 2003 – 2004. Poczyniono nakłady w zakresie robót wykończeniowych zewnętrznych, w ramach których wykonano pokrycie dachu blachodachówką z rynnami i rurami spustowymi systemowymi z tworzywa. Ocieplono ściany parteru styropianem, a piętra wełną mineralną oraz ocieplono strop piętra wełną mineralną i wykonano elewację tynkiem strukturalnym. Wymieniono stolarkę okienną i drzwi zewnętrzne. Wymurowano ponad dachem nowe kominy. Wymieniono instalację centralnego ogrzewania z grzejnikami oraz zamontowano nowy kocioł na biomasę. Wykonano nowe posadzki i wyprawę ścian w pomieszczeniach kotłowni oraz remont klatki schodowej.

W dniu 18 listopada 2004 r. rzeczoznawca majątkowy (autor operatu z 2001 roku) sporządził kolejny operat szacunkowy określający wartość nieruchomości dla potrzeb sprzedaży lokali mieszkalnych na ogólną kwotę 148.010,- zł, tj. łącznie z działką, której wartość nie uległa zmianie. Podstawą wyceny były dane i obliczenia z poprzedniego operatu, ponadto rzeczoznawca stwierdził w operacie fakt dokonanej modernizacji (w zakresie, jak wyżej) i dokonał rozliczenia jego kosztów w sposób następujący (za treścią operatu szacunkowego):

1. Na termomodernizację budynku gmina wydatkowała 139.597,79 zł, z tego 51,30% ze środków pozyskanych przez Zarząd Gminy z innych instytucji, oraz 48,7% z budżetu gminy (odpowiednio 71.613,67zł i 67.984,12 zł). Środki pozyskane z zewnątrz po spełnieniu określonych warunków nie podlegają zwrotowi, natomiast kwota 67.984,12 zł stanowi „wydatek budżetu gminy podlegający zwrotowi”.

2. Na kotłownię i centralne ogrzewanie wydatkowano 108.889,28 zł, z tego 84.937,- zł to środki pozyskane z zewnątrz (SAPARD i EkoFundusz), które po spełnieniu warunków uzyskania funduszy nie podlegają zwrotowi, zaś 23.916,28 zł to środki własne gminy.

Ogółem, według wyliczeń rzeczoznawcy, środki „wydatkowane na remont budynku podlegające zwrotowi” (czyli, jak należy wnioskować, podlegające uwzględnieniu przy ustaleniu kosztów modernizacji dla potrzeb wyceny nieruchomości), wraz z innymi wydatkami gminy poniesionymi w związku z remontem, wyniosły: na termomodernizację - 67.984,12 zł, na kotłownię i centralne ogrzewanie - 23.916,28 zł, koszt odsetek - 7.384,72 zł, koszt opracowania operatu - 1.000,00 zł - razem 100.285,12 zł. Tak ustalona wartość nakładów została następnie rozliczona na poszczególne lokale mieszkalne podlegające wycenie (wartość nakładów przypadająca na 1m² powierzchni użytkowej mieszkania wyniosła 354,74 zł i została z sumowana z wartościami 1 m² z poprzedniego operatu, wynoszącymi od 136,71 zł do 147,- zł w zależności od położenia lokalu). W operacie szacunkowym brak jest informacji, na jakiej podstawie dokonano podziału wydatków na nieruchomość, skutkującego wyłączeniem nakładów na termomodernizację budynku w wysokości 71.613,67 zł i na modernizację kotłowni i centralnego ogrzewania w wysokości 84.937,00 zł (łącznie 156.550,67 zł).

Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że na dzień sporządzenia operatu szacunkowego przez rzeczoznawcę dostępne było takie samo wyliczenie wartości nakładów na nieruchomość przy ul. Sokólskiej, dokonane przez doraźną komisję Rady Gminy w dniu 28 października 2004 r. Świadczy to, iż rzeczoznawca posłużył się przy wycenie nieruchomości metodą ustaloną przez tę komisję. Została ona powołana uchwałą Nr XVI/87/04 Rady Gminy Janów z dnia 30 września 2004 r. w sprawie powołania doraźnej Komisji do spraw sprzedaży lokali mieszkalnych. Z treści uchwały wynika, że komisja została powołana do spraw sprzedaży lokali przy ul. Sokólskiej 6, bez dalszego skonkretyzowania celu i obowiązków, a w jej skład weszło 4 radnych (J. Kozioł, Z. Chomczyk, A. Rymarski, M. Białozor). Z protokołu z posiedzenia tej komisji w dniu 28 października 2004 r. wynika, że tematem posiedzenia było „ustalenie zasad wyceny do sprzedaży 5-ciu lokali mieszkalnych zgodnie z uchwałą…”. Obecny na posiedzeniu inspektor Urzędu przedstawił komisji operat szacunkowy z dnia 23.06.2001 r., natomiast Wójt Mirosław Bałakier „zestawienia kosztów termomodernizacji budynku i modernizacji kotłowni”. Dalej protokół stwierdza, iż: „Komisja ustaliła kryteria do określenia wartości sprzedaży całego obiektu i poszczególnych lokali. Zgodnie z przyjętymi zasadami za podstawę przyjęto cenę budynku wraz z działką przed wykonanymi pracami – na podstawie operatu szacunkowego – 48 100,00 zł.”

         Ustalenie zasad wyceny przez komisję polegało na tym, że do wymienionej wartości poprzedniego operatu dodano wartości wynikające z rozliczenia termomodernizacji trzech obiektów gminnych, tj. szkoły, Domu Nauczyciela i budynku przy ul. Sokólskiej 6: z ogólnej sumy kosztów termomodernizacji – 1.106.982,90 zł – wyłączono uzyskane na to zadanie dotacje i umorzenie pożyczki na kwotę 567.860 zł (51,3% kosztów), które „zgodnie z zasadami nie są brane do wyceny”, w związku z czym „środki własne” zaangażowane przez gminę w modernizowane obiekty wynoszą 539.122,90 zł, co stanowi 48,70% całości nakładów. Na termomodernizację budynku przy ul. Sokólskiej 6 wydatkowano 139.597,79 zł, z czego doliczono do kosztów obiektu 67.984,17 zł (139.597,79 x 48,70%). W podobny sposób rozliczono również koszty robót modernizacji kotłowni: z przyjętej wartości nakładów w sumie 108.889,28 zł odliczono nakłady finansowane z dotacji o łącznej wartości 84.973,- zł (SAPARD – 54.444,- zł i EkoFundusz – 30.529,- zł), w wyniku czego do wyceny przyjęto kwotę 23.916,28 zł. Ponadto, komisja postanowiła doliczyć do kosztów obiektu odsetki od kredytów preferencyjnych pozyskanych na zadanie (proporcjonalnie) szacując je na kwotę 7.384,77 zł oraz koszt opracowania nowego operatu szacunkowego w wysokości 1.000,- zł. Wartość całego budynku wraz z działką (działka według wyceny z 2001 r.) i przynależnymi pomieszczeniami komisja określiła na kwotę 148.385,12 zł (wartość ustalona przez rzeczoznawcę w operacie z 18 listopada 2004 r. – 148.010,- zł).

Komisja opracowała również, w oparciu o operat z 2001 roku i własne wyliczenia, „propozycję cenową sprzedaży poszczególnych lokali mieszkalnych”, która w związku z taką samą metodą wyceny przez rzeczoznawcę, była zbliżona do wartości wynikających z operatu z dnia 28 listopada 2004 r. (Według zawartego w tym operacie zestawienia, wartości poszczególnych lokali po remoncie budynku wraz z prawem własności przynależnej działki wynosiły: lokal nr 1 – 45.940,- zł, lokal nr 2 – 22.010,- zł, lokal nr 3 – 25.480, zł, lokal nr 4 – 31.120 zł, lokal nr 5 – 23.460,- zł.).

Na zakończenie prac komisja ustaliła, że materiały z jej pracy „zostaną przekazane rzeczoznawcy do opracowania uaktualnienia operatu szacunkowego oraz, że informacja z pracy zostanie przedstawiona na najbliższych posiedzeniach komisji stałych i sesji rady gminy”. Z okazanej dokumentacji nie wynika, czy podjęte przez komisję doraźną ustalenia były przedmiotem obrad na sesji Rady Gminy. Sekretarz Gminy oświadczył, że w tej sprawie Rada Gminy nie podejmowała żadnych uchwał.

         Należy wskazać, że przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami definiują wartość rynkową nieruchomości jako najbardziej prawdopodobną cenę, w której nieruchomość - po odpowiednim czasie ekspozycji na rynku - powinna zostać sprzedana w dniu dokonania wyceny, w transakcji zawartej pomiędzy niezależnymi stronami (art. 151 ust. 1). Dla oddania tej wartości istotne znaczenie mają cechy nieruchomości, jak m.in. cechy techniczne i użytkowe. Przepisy ustawy określające sposoby ustalania wartości rynkowej, ani też regulacje w tym względzie zawarte w rozporządzeniu Rady Ministrów z 21 września 2004 r. w sprawie wyceny nieruchomości i sporządzania operatu szacunkowego (Dz. U. Nr 207, poz. 2109 ze zm.), nie odnoszą się do kwestii uwzględniania przy ocenie stanu nieruchomości źródeł wydatków ponoszonych na nieruchomość, mających wpływ na zmianę jej wartości (np. przepisy § 35 rozporządzenia, dotyczące określenia wartości nakładów na nieruchomości, stanowią, że określenie wartości nakładów poprzedza się ustaleniem okresu, w którym dokonano nakładów, i ich zakresu rzeczowego). W omawianym przypadku, do wartości rynkowej nieruchomości ustalonej w 2001 roku zostały doliczone nakłady zwiększające parametry techniczne i użytkowe budynku wynikające z termomodernizacji budynku i modernizacji instalacji grzewczej, jednakże nie według kryterium wpływu zakresu wykonanych prac na wartość rynkową nieruchomości, lecz z uwzględnieniem źródeł ich sfinansowania. Należy podkreślić, że finansowanie zadania inwestycyjnego było dokonywane w całości ze środków publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych w obiekcie – nieruchomości – stanowiącym własność gminy Janów (poczynione nakłady zwiększyły wartość aktywów trwałych gminy). Przez określanie wartości nieruchomości, stosownie do art. 4 pkt 6a ustawy o gospodarce nieruchomościami, należy zaś rozumieć określanie wartości nieruchomości jako przedmiotu prawa własności i innych praw do nieruchomości.

Podkreślenia wymaga również, że powołanie komisji doraźnej – w związku z przedmiotem jej działań – było niezgodne z regulacjami ustawy o gospodarce nieruchomościami (w szczególności art. 7, 150 ust. 5, 154 ust. 1), wskazującymi rzeczoznawców majątkowych jako podmioty wyłącznie uprawnione do określania wartości nieruchomości. Opisane działania komisji doraźnej świadczą, że miała ona zasadniczy wpływ na dokonaną wycenę. Z protokołu z sesji Rady Gminy z dnia 30 września 2004 r. wynika, że kwestię powołania komisji omówił Wójt Mirosław Bałakier, informując m.in. Radę, iż komisja „ma się zastanowić nad propozycją cen sprzedaży lokali mieszkalnych”. W tym kontekście trzeba zauważyć, iż stosownie do art. 12 w zw. z art. 25 ustawy o gospodarce nieruchomościami, na organie wykonawczym gminy (wójcie) spoczywa obowiązek gospodarowania zasobem nieruchomości w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki.

W trakcie kontroli RIO Skarbnik Gminy sporządziła „Zestawienie kosztów dotyczących inwestycji modernizacji kotłowni węglowej oraz termomodernizacji budynku mieszkalnego przy ulicy Sokólskiej 6” (załącznik Nr 7 do protokołu kontroli). Z danych przedstawionych przez Skarbnika oraz załączonych faktur zakupu robót i usług wynika, że łączna wartość kosztów poniesionych na wykonanie robót remontowych i modernizacyjnych budynku wyniosła 262.817,94 zł, z czego koszt termomodernizacji budynku to 145.648,99 zł, zaś modernizacji kotłowni 117.168,95 zł (według operatu szacunkowego nakłady wynosiły odpowiednio – 139.597,79 zł i 108.889,28 zł, łącznie 248.487,07 zł; wartości te nie uwzględniały kosztów audytu energetycznego oraz nadzoru inwestorskiego nad poszczególnymi robotami oraz robót dodatkowych przy modernizacji kotłowni). Z zestawienia wynika również, że koszty poniesione na inwestycję zostały sfinansowane przez gminę Janów – w formie bezpośrednich wydatków, składek przekazywanych do Związku Gmin „Kumiałka-Biebrza” i spłaty kredytu zaciągniętego na inwestycję – w kwocie 177.844,94 zł, natomiast pozostałe źródła finansowania na sumę 84.973,- zł pochodziły z dotacji (SAPARD i EkoFundusz). Ponadto, według wyliczeń Skarbnika odsetki od kredytu na termomodernizację budynku, od momentu podpisania umowy kredytowej do momentu odbioru końcowego inwestycji, wyniosły 4.288,12 zł. Łącznie zatem, według danych przedstawionych przez Skarbnika, gmina Janów poniosła nakłady finansowe na obiekt położony przy ul Sokólskiej w sumie 182.133,06 zł, przy ogólnej sumie kosztów w kwocie 267.106,06 zł (262.817,94 zł + 4.288,12 zł). Należy zauważyć, że według operatu szacunkowego z 18 listopada 2004 r. środki gminy „wydatkowane na remont budynku podlegające zwrotowi” wyniosły 91.900,40 zł, zaś łącznie z pozostałymi kosztami doliczonymi do wyceny z 2001 roku 100.285,12 zł, czyli w wycenie nie uwzględniono faktycznie poniesionych przez gminę nakładów finansowych w kwocie 81.847,94 zł (182.133,06 – 100.285,12).

Wartość nieruchomości ma podstawowe znaczenie przy ustalaniu cen sprzedaży. Jak stanowią przepisy art. 67 ustawy o gospodarce nieruchomościami, przy przetargowym trybie sprzedaży nieruchomości, cenę wywoławczą w pierwszym przetargu ustala się w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości; również przy sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej, w związku z przysługującym nabywcy pierwszeństwem nabycia, cenę nieruchomości ustala się w wysokości nie niższej niż jej wartość. Zgodnie zaś z postanowieniem art. 34 ust. 5 ustawy, osoby, którym to uprawnienie przysługuje, korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości, jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie.

Cena transakcyjna sprzedaży w trybie bezprzetargowym lokalu nr 1 wraz z pomieszczeniami przynależnymi i udziałem w nieruchomości wspólnej została ustalona, zgodnie z dokonaną wyceną, w wysokości 45.940,- zł, zaś lokalu nr 2 w wysokości 22.010,- zł (akty notarialne odpowiednio z 1 lipca 2005 r. i 1 września 2005 r.). Przyjąwszy metodę wyceny lokali jako przedmiotu odrębnej własności ustaloną w operacie szacunkowym, polegającą na dodaniu do wartości rynkowej lokali z 2001 roku poniesionych w latach 2003-2004 nakładów na nieruchomość, jednakże z uwzględnieniem pełnego ich zakresu i wartości według danych przedstawionych przez Skarbnika (267.106 zł), wartości tych lokali - i w konsekwencji ich ceny z uwagi na bezprzetargowy tryb zbycia - byłyby znacznie wyższe. Wartość lokalu nr 1 wynosiłaby 97.102 ,- zł (różnica do ceny sprzedaży 51.162,- zł), natomiast lokalu nr 2 – 46.299,- zł (różnica 24.289,- zł).

Gmina dokonała również zbycia w drodze przetargowej, z uwagi na nieskorzystanie z prawa pierwszeństwa w nabyciu przez dotychczasowych najemców, pozostałych trzech lokali (na podstawie uchwały podjętej w tej sprawie przez organ stanowiący gminy) – str. 114-115, załącznik nr 8 do protokołu kontroli. W ustnych przetargach nieograniczonych ceny wywoławcze nieruchomości zostały ustalone w wysokości określonej w operacie szacunkowym z 18 listopada 2004 r. Lokal nr 5 zbyto w wyniku przetargu odbytego w dniu 30.09.2005 r. za kwotę 23.710, przy cenie wywoławczej 23.460,- zł (cena wywoławcza obliczona z uwzględnieniem pełnej wartości nakładów wyniosłaby 50.343,- zł). Pozostałe lokale sprzedano w 2006 roku: lokal nr 3 zbyto w wyniku przetargu z dnia 27.04.2006 r. za kwotę 40.600,- zł, przy cenie wywoławczej 25.480,- zł (cena wywoławcza z uwzględnieniem całości nakładów wyniosłaby 55.231,- zł), natomiast lokal nr 4 w przetargu odbytym w dniu 08.05.2006 r. za cenę 31.440,- zł, przy cenie wywoławczej 31.120,- zł. Lokal ten zbyto w drugim przetargu, z uwagi na zakończenie przetargu pierwszego wynikiem negatywnym; cenę wywoławczą pozostawiono na tym samym poziomie (cena wywoławcza z uwzględnieniem całości nakładów wyniosłaby 66.170,- zł.).

W odniesieniu do opisanej sprzedaży lokali wskazać również należy na zmienione z dniem 22 września 2004 r. przepisy art. 156 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z których wynika, że operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Po upływie tego okresu może być natomiast wykorzystywany po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego w drodze stosownej klauzuli. W świetle tych przepisów, kontrolowana jednostka posługiwała się nieaktualnym operatem w procedurze sprzedaży lokali nr 3 i 4, prowadzonej w 2006 roku.

W toku kontroli dochodów budżetowych kontrolowanej jednostki, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że Wójt nie przekazał do nadzoru Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku uchwał podatkowych podjętych na XVII sesji Rady Gminy Janów, która obyła się w dniu 30 listopada 2004 roku. Narusza to wskazania  art. 90 ust. 2 ustawy  z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Z wyjaśnień, które w tej sprawie złożył Sekretarz Gminy, wynika, że do opisanej sytuacji doszło z winny pracownika, który przekazał do nadzoru jedynie część uchwał z ww. sesji Rady Gminy. W trakcie kontroli ustalono, że niektóre zapisy uchwał w sprawie stawek podatku od środków transportowych naruszają przepisy art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006r. Nr 121, poz. 844). Dokładny opis nieprawidłowości zawarty jest w części wystąpienia dotyczącego podatku od środków transportowych – str. 47 prot. kontroli.

W wyniku analizy sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP złożonych za rok 2005, przeprowadzonej w zakresie prawidłowości wykazania finansowych skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków zastosowania ulg podatkowych w postaci odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechań poboru, nieprawidłowości stwierdzono jedynie w przypadku ustalenia kwoty obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych. Z przedstawionych danych, wynikających z ewidencji podatkowej, wynika, że ich wysokość wynosi 7887 złotych. Natomiast w sprawozdaniu wykazano je w kwocie 6204 zł. Należy zatem uznać, że w tej części naruszony został § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. 115, poz. 781), zgodnie z którym kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. W związku z powyższym należy dokonać korekty sprawozdania – str. 48 prot. kontroli.

Kontrola terminowości prac wymiarowych wykazała, że w przypadku 2 sołectw z terenu Gminy stwierdzono doręczenia decyzji wymiarowych po dniu 1 marca 2005 roku. W  sołectwie Ostrynka doręczono je w dniach 8-15 marca, natomiast w sołectwie Budno część decyzji została doręczona w dniach 2-5 marca. W związku z powyższym, w przypadku podatników, którym decyzje doręczono po pierwszym marca, uległ zmianie termin płatności wynikający z treści art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym i art. 6 ust. 3 ustawy o podatku leśnym. Zgodnie bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja winna być zawarta w treści decyzji. Natomiast w przypadku sołectwa Jasionowa Dolina stwierdzono brak dat doręczenia oraz podpisów podatników odbierających decyzje. Z adnotacji dokonanej przez doręczającego decyzje sołtysa wynika, że doręczył on decyzje w dniu 24 marca 2005 roku. Sytuacja taka narusza art. 144 ustawy Ordynacja podatkowa  zgodnie z którym pisma doręcza się za pokwitowaniem – str. 52-53 prot. kontroli.

Dokonane ustalenia dotyczyły braku powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem rolnym i podatkiem leśnym osób prawnych. Jak wynika z opisu na stronie 52, 54-55 protokołu kontroli stwierdzono, że wskazane tam podmioty, pomimo istniejącego obowiązku nie złożyły, wymaganych wymienionymi przepisami, deklaracji podatkowych.  Brak reakcji organu podatkowego świadczy o nieprowadzeniu przez służby finansowe czynności sprawdzających wskazywanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej.

Natomiast  w wyniku porównania  powierzchni gruntów wynikającej z ewidencji geodezyjnej z danymi zawartymi w deklaracjach i informacjach składanych przez podatników, stwierdzono rozbieżności w przypadku  następujących podatników:

- podatek od nieruchomości - 10002, 10015, 10006, 10014, 100018,

- podatek rolny - 6, 4, 3,

- podatek leśny - 1

 W większości opisanych sytuacji podatnicy zaniżyli zadeklarowane powierzchnie co skutkowało zaniżeniem podatku – str. 49-51; 53-55, 56 prot. kontroli.

W trakcie kontroli stwierdzono również innego rodzaju nieprawidłowości polegające między innymi na:

- wykazaniu przez podatników do opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów sklasyfikowanych jako użytki rolne, które nie były związane z działalnością gospodarczą,

- wykazaniu  w deklaracji na podatek rolny gruntów sklasyfikowanych jako nieużytki – N i tereny różne - Tr. Grunty tego rodzaju zgodnie z § 67 rozporządzenia Ministra Rozwoju regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) stanowią odrębną kategorię gruntów i nie są zaliczane do użytków rolnych. Nie są to również grunty leśne zatem podatnik winien wykazać je w deklaracji na podatek od nieruchomości. Pierwsza kategoria wymienionych gruntów zwolniona jest z podatku od nieruchomości na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Natomiast druga podlega opodatkowaniu na mocy art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy. Ponadto, zgodnie z ewidencją grunty sklasyfikowane jako tereny różne podlegały opodatkowaniu jedynie w styczniu 2005 roku, ponieważ  w miesiącu tym nastąpiła zmiana klasyfikacji gruntów. 

- opodatkowywaniu powierzchni budynków mieszkalnych niezgodnie z danymi zawartymi w ewidencji podatkowej,

- opodatkowaniu gruntów sklasyfikowanych w ewidencji geodezyjnej jako Lz – zadrzewienia i zakrzaczenia podatkiem leśnym. Naruszono w ten sposób art. 1 ust. 1 ustawy  z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682), zgodnie z którym opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają jedynie lasy, którymi w rozumieniu ustawy są grunty sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako Ls.

- opodatkowaniu lasu wykazanego  w informacji na podatek leśny jako zwolniony z podatku na mocy art. 7 ust. 1 ustawy o podatku leśnym. Z wyjaśnień udzielonych w trakcie kontroli wynika, że organ podatkowy opierał się na danych z planu urządzenia lasu. Z ewidencji podatkowej nie wynika aby organ podatkowy prowadził w tej sprawie postępowanie wyjaśniające zmierzające do ustalenia stanu faktycznego.

- błędnym ustaleniu powierzchni hektarów przeliczeniowych, stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem rolnym, z naruszeniem  art. 4 ustawy o podatku rolnym.

Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy nie podejmował jakichkolwiek działań w celu wyjaśnienia opisanych wyżej sytuacji, co wskazuje na zaniechanie prowadzenia czynności sprawdzających o których mowa w przywołanym wcześniej art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 50-57 prot. kontroli.

Badając zgodność prowadzonej ewidencji upomnień z obowiązującymi przepisami stwierdzono, że naruszony został § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisem organ podatkowy sporządza upomnienia w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach sprawy. Tymczasem organ podatkowy wysyłając do urzędów skarbowych tytuły wykonawcze dołącza do nich kopie upomnień, które powinny pozostać w aktach sprawy – str. 60 prot. kontroli.

W toku kontroli zagadnień związanych z prawidłowością stosowania ulg w podatku rolnym, wynikających z treści ustawy o podatku rolnym stwierdzono, że organ podatkowy błędnie ustalał okres stosowania ulgi tzw. żołnierskiej. Wszyscy podatnicy, którzy złożyli wnioski o zastosowanie ulgi, zrobili to w następnym  miesiącu po miesiącu w którym członkowie ich rodzin rozpoczęli odbywanie służby wojskowej. Z treści decyzji wynika, że ulgi udzielano od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym rozpoczęto odbywanie służby wojskowej. Zgodnie art.13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym ulgę należy zastosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku. Wobec powyższego należy stwierdzić, że w każdym przypadku początek stosowania ulgi ustalono o miesiąc za wcześnie – str. 61-62 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli decyzji podatkowych, wydawanych na podstawie art. 67a § 1 stwierdzono, że zawarte w nich uzasadnienia prawne i faktyczne nie spełnia wymogów jakie wynikają z art. 210  § 4 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Tymczasem w badanych decyzjach uzasadnienie faktyczne ogranicza się jedynie do ogólnych stwierdzeń. Brak natomiast odniesienia się do zebranych w trakcie kontroli dowodów, dokumentów i ustalonych faktów. Z akt sprawy wynika, że w przypadku większości spraw organ podatkowy nie zebrał żadnych dokumentów, które mogłyby świadczyć o występowaniu przesłanek umożliwiających zastosowanie ulg w zapłacie podatku wynikających z art. 67a Ordynacji. Jedynie w przypadku „Po 3113-2/05” stwierdzono dokumenty dotyczące wydatków i dochodów podatnika, które miały potwierdzić status materialny podatnika.

Innym aspektem braku dokumentacji jest naruszenie art. 187 § 1 Ordynacji, który zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego. Art. 122 Ordynacji podatkowej nakazuje, aby w toku prowadzonego postępowania organ podatkowy podejmował wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Każdy ustalony fakt, mający zdaniem organu podatkowego istotne znaczenia dla sprawy, powinien być odpowiednio udokumentowany. W art. 180 § 1 ustawodawca określił, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast w art. 181 określono katalog dokumentów, które mogą służyć za dowody podczas prowadzonego postępowania. Należą do nich w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe itp. Jak już wskazano wcześniej w aktach poszczególnych spraw nie ma dokumentów choćby tych, które wskazuje ustawodawca.

Mając na uwadze opis poszczególnych decyzji zawarty w protokole kontroli należy stwierdzić, że organ podatkowy naruszył w sposób istotny przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej dotyczące sposobu prowadzenia postępowania podatkowego oraz formalno-prawnej  zgodności wydawanych decyzji z przepisami ustawy - str. 65-69 prot. kontroli.

Jak już przedstawiono na wstępie niniejszego wystąpienia uchwały podatkowe nie zostały poddane nadzorowi ze strony Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej. Analizując treść uchwały Nr XVIII/92/04 z dnia 30 listopada 2004r. w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych na 2005 rok stwierdzono, że niektóre stawki podatkowe ustalone przez Radę są wyższe niż wynika to z Obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 r. w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005 r. (M.P. z dnia 21 października 2004 r.). Sytuacja ta dotyczy pojazdów wskazanych w opisie na stronie 47 protokołu kontroli.

Kontrola pozwoliła również stwierdzić, że:

-  w ewidencji podatkowej konta podatkowe prowadzono w rozbiciu na poszczególne pojazdy. Sytuacja taka jest niezgodna z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r.  w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 721.). Zgodnie z podanym przepisem konta szczegółowe służą do rozrachunków z podatnikiem. Natomiast podatnicy  mają obowiązek składać deklarację na podatek od środków transportowych (art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), z której wynika wysokość podatku do zapłaty.  Podstawą zapisów na koncie podatkowym, zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 1 ww. rozporządzenia, są deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej. Podsumowując nie ma znaczenia ilość pojazdów jaką posiada podatnik i wykazuje w załącznikach do deklaracji. Organ podatkowy prowadzi ewidencję księgową (konta) dla każdego  podatnika, w każdym podatku i dokonuje przypisu w oparciu o dane wynikające z deklaracji.

- organ podatkowy nie dokonywał weryfikacji deklaracji. W trakcie kontroli stwierdzono, że w większości deklaracji brak było takich informacji jak: DMC pojazdu, liczba osi, liczba miejsc siedzących w przypadku autobusów, a więc danych dających możliwość ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego. W dokumentacji podatkowej nie ma żadnych informacji wskazujących, że podatnicy byli wzywani do ich uzupełnia. Art. 272 Ordynacji podatkowej nakłada na organ podatkowy prowadzenie czynności sprawdzających, do których między innymi należy stwierdzenie formalnej poprawności i zgodności deklaracji ze stanem faktycznym.

- deklaracji za posiadane pojazdy nie złożył Urząd Gminy. Z ewidencji księgowej wynika, że jednostka posiada 2 autobusy – str. 70-71 prot. kontroli.

W wyniku kontroli kont podatkowych w zakresie prawidłowości naliczania odsetek od nieterminowych wpłat stwierdzono, że organ podatkowy nie naliczył ich w przypadku podatników wymienionych w opisie na stronie 73 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej jeżeli wpłata nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami dokonaną wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Tak więc w przypadku gdy podatnik sam nie naliczył odsetek od nieterminowej wpłaty organ podatkowy na podstawie art. 62 § 4 Ordynacji wydaje postanowienie w którym stosuje zasadę wynikającą z art. 55 § 2 ww. ustawy.

Podczas kontroli przestrzegania przepisów w zakresie rachunkowości podatków i opłat stwierdzono przypadki kompensowania wzajemnych należności przy których nie przestrzegano zasad wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z w sprawie zasad rachunkowości i planu kont  w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Z ewidencji podatkowej wynika, że takie działania miały miejsce w przypadku podatników o nr kont 10009 i 10014. W przypadku pierwszego z wymienionych kompensata dotyczyła składki członkowskiej należnej dla Związku Gmin „Kumiałka- Biebrza” do którego należy Gmina Janów. Związek natomiast jako zarządca wysypiska śmieci położonego na terenie Gminy Janów jest podatnikiem podatku od nieruchomości. Z zapisów w ewidencji wynika, że wartość dokonanych rozliczeń w badanym okresie wyniosła 9450 zł tj. dokładnie tyle ile wynosi należny podatek „Związku” za 2005 rok. Zapisów w ewidencji podatkowej dokonywano jedynie na podstawie PK, brak jest jakichkolwiek dokumentów na temat kompensaty. W przypadku drugiego z wymienionych podatników rozliczenia wzajemnych wierzytelności dokonano w związku z zakupem u podatnika paliwa przez UG w Janowie. Wraz z fakturą podatnik przesyłał wnioski o zarachowanie wynikających z nich kwot na zobowiązania z tytułu podatków ciążących  na nim. W badanym okresie było 11 takich wniosków, na wszystkie udzielono pozytywnych odpowiedzi w formie pisma, które w różnych miesiąc sygnowali Wójt (trzy razy), Sekretarz (siedem razy) oraz Skarbnik Gminy ( jeden raz). Jak wynika z powyższego opisu nie wskazano na podstawie jakich przepisów dokonano kompensat opisanych wierzytelności oraz w jakim charakterze występują osoby reprezentujące Gminę.

W związku z tym, że w wyniku tych działań następowało zmniejszenie wysokości zobowiązania podatkowego, mogłyby tu wchodzić jedynie dwa przepisy wynikające z Ordynacji podatkowej tj. art. 65 i 66. W związku z tym, że w większości przypadków wnioski dotyczyły zobowiązań bieżących  nie możliwe było zastosowanie procedury wynikającej z art. 66 Ordynacji. Również zastosowanie art. 65 nie wchodziłoby tu w grę ponieważ, aby móc go zastosować muszą być spełnione następujące warunki: wierzytelności muszą być bezsporne i wymagalne i dotyczyć gminnych jednostek budżetowych z tytułu robót budowlanych, dostaw lub usług wykonanych przez niego w trybie przepisów o zamówieniach publicznych, pod warunkiem że potrącenie dokonywane jest przez tego podatnika i z tej wierzytelności. Jak wynika z protokołu dostawca paliwa nie był wyłoniony na podstawie przepisów Prawo o zamówieniach publicznych. Natomiast w przypadku składki członkowskiej nie jest to usługa, robota budowlana jak również dostawa a zatem nie ma możliwości skorzystania z tego przepisu – str. 73-75 prot. kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, gospodarki nieruchomościami i rachunkowości gminy, a także podatków i opłat lokalnych.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych (poprzednio art. 28a).

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają obecnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Przedstawione nieprawidłowości świadczą o niewłaściwym wykonywaniu szeregu obowiązków przez byłego Wójta Gminy oraz Skarbnika.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uwzględnienie w regulaminie organizacyjnym Urzędu faktycznego zakresu zadań wykonywanych przez stanowisko ds. księgowości oświatowej.

2. Zorganizowanie obsługi finansowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych w sposób nienaruszający statusu tych jednostek, w szczególności poprzez:

a) prowadzenie ksiąg rachunkowych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej;

b) spowodowanie sporządzania na podstawie ksiąg rachunkowych wymaganych jednostkowych sprawozdań budżetowych (w tym Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z, Rb-N) i bilansów przez kierowników wszystkich podległych jednostek organizacyjnych oraz sprawozdań Urzędu Gminy, stosownie do obowiązujących przepisów.

3. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sporządzania planów finansowych jednostek organizacyjnych poprzez:

a) przekazywanie kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych informacji niezbędnych do opracowania przez nich projektów planów finansowych w terminie określonym w art. 185 ustawy o finansach publicznych;

b) egzekwowanie od kierowników tych jednostek obowiązku sporządzania projektów planów finansowych i przekazywania ich do weryfikacji celem zachowania zgodności z projektem uchwały budżetowej;

c) przekazywanie poszczególnym podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, jak tego wymaga tryb określony w art. 186 ust. 1 ustawy, celem opracowania przez jednostki planów finansowych zgodnych z uchwałą budżetową;

d) zapewnienie sporządzania planów zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami przez jednostki organizacyjne wykonujące te zadania, stosownie do przepisów wskazanych na str. 4 wystąpienia.

4. Spowodowanie przyjęcia przez kierowników podległych jednostek budżetowych i kierownika instytucji kultury pisemnych procedur wewnętrznej kontroli finansowej obowiązujących w tych jednostkach, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych jednostek oraz wymogu, iż przyjęcie wspólnych procedur, związanych ze skoncentrowaną obsługą finansowo-księgową, nie może pozbawiać kierowników jednostek prawa dysponowania środkami publicznymi, ani też zdejmować z nich odpowiedzialności za prowadzoną gospodarkę finansową.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i wykazywania danych w sprawozdaniach poprzez:

a) bezwzględne przestrzeganie zasady dokonywania zapisów na koncie rachunku bankowego budżetu (oraz kontach innych rachunków) w sposób zgodny z danymi wynikającymi z dowodów bankowych, umożliwiającej zachowanie zgodności ewidencyjnej stanów środków pieniężnych z tymi dowodami, zawartej obecnie w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020);

b) wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych faktycznych przychodów z tytułu zaciągniętych kredytów oraz rzeczywistego stanu zobowiązań z tego tytułu na koniec okresu sprawozdawczego;

c) dokonywanie zapisów w dzienniku w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

d) ujmowanie w księgach rachunkowych otrzymanej subwencji oświatowej na kolejny rok budżetowy za pośrednictwem konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”;

e) prowadzenie zapisów dotyczących amortyzacji przy użyciu kont 401 i 761, uzupełnienie w tym celu zakładowego planu kont;

f) zaniechanie ujmowania na koncie 240 w ewidencji budżetu rozrachunków, które nie stanowią zobowiązań budżetu, powodującego dublowanie zapisów dokonanych w ewidencji jednostki;

g) przestrzeganie przy ewidencjonowaniu dochodów i wydatków budżetowych zasady kasowości budżetu;

h) przeksięgowanie tzw. należności zahipotekowanych z konta 011 na konto 226;

i) zaniechanie ujmowania na koncie 011 środków trwałych o niskiej wartości, dla ewidencji których służy konto 013;

j) ewidencjonowanie na koncie 080 wszystkich ponoszonych nakładów inwestycyjnych celem prawidłowej wyceny poszczególnych efektów działalności inwestycyjnej, a także określenie w zakładowym planie kont urządzeń służących prowadzeniu ewidencji pomocniczej do tego konta;

k) wyksięgowanie z konta 011 zbytych obiektów inwentarzowych oraz bieżące ewidencjonowanie rozchodu środków trwałych, z zachowaniem prawidłowej wyceny księgowej tego rodzaju operacji;

l) prowadzenie kont ksiąg pomocniczych aktywów trwałych jako systemu ksiąg stanowiących uszczegółowienie zapisów w ewidencji syntetycznej, uzgodnionego z zapisami tej ewidencji w oparciu o sporządzane co najmniej na koniec roku zestawienia sald; przestrzeganie w zakresie prowadzenia tych ksiąg postanowień zawartych w uregulowaniach wewnętrznych;

m) prowadzenie ewidencji księgowej przychodów i kosztów GFOŚiGW z wyodrębnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej oraz z wyodrębnieniem stanu środków pieniężnych, w tym celu uruchomienie odrębnego rachunku bankowego dla tego Funduszu;

n) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S stanu należności z tytułu dochodów budżetowych stosownie do danych wynikających z ewidencji księgowej.

6. W zakresie realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych:

a) dokonywanie inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych (w tym paliwa i opału) drogą spisu ich ilości z natury;

b) każdorazowe określanie, w aktach zarządzających inwentaryzację, składników majątkowych podlegających inwentaryzacji oraz wskazywanie według stanu na jaki dzień należy dokonać inwentaryzacji;

c) dokumentowanie procesu rozliczenia przeprowadzonej inwentaryzacji oraz ujmowanie stwierdzonych różnic między stanem rzeczywistym a ewidencyjnym w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.

7. Prawidłowe, tj. uwzględniające obowiązujące przepisy prawne, stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów, o których mowa w protokole i niniejszym wystąpieniu.

8. W zakresie regulowania zobowiązań:

a) zaniechanie angażowania w bieżące spłaty zobowiązań środków ZFŚS oraz zabezpieczeń należytego wykonania umów;

b) podjęcie niezbędnych działań celem zachowania zasady bieżącego, tj. zgodnego z ustalonymi terminami, regulowania zaciąganych zobowiązań.

9. Ustalenie i egzekwowanie procedur kontroli w zakresie wydatków na zaliczki dla pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem terminów ich rozliczania, mając na uwadze opis na str. 14 wystąpienia.

10. Zapewnienie uwzględniania przy ustalaniu miesięcznych wynagrodzeń pracowników przyznanych im kategorii zaszeregowania oraz wynikających z tego zaszeregowania rozpiętości kwot wynagrodzenia.

11. Przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, określonych Prawem zamówień publicznych, na dostawy paliwa oraz opału.

12. Uwzględnianie w uchwale budżetowej wszystkich otrzymanych przez gminę dotacji, stosownie do postanowień aktów określających zasady ich udzielenia.

13. Pobieranie określonych przepisami prawa dochodów gminy, należnych w związku z pozyskiwaniem dochodów na rzecz budżetu państwa w wyniku realizacji zadań zleconych.

14. Ustalenie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych, stosownie do uchwały organu stanowiącego oraz art. 7 i art. 8 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy… (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.).

15. W zakresie zbywania nieruchomości:

a) zaniechania powoływania doraźnych komisji w celu ustalania metod wyceny nieruchomości, z uwagi, iż czynności te z mocy prawa przynależą wyłącznie rzeczoznawcy majątkowemu;

b) respektowanie postanowień art. 156 ustawy o gospodarce nieruchomościami w kwestii czasokresu, przez który może być wykorzystywany operat szacunkowy sporządzony w celu sprzedaży nieruchomości.

c) dokonywanie weryfikacji wykonanego operatu szacunkowego w ramach przysługującej zlecającemu oceny należytego wykonania umowy o sporządzenie wyceny nieruchomości.

d) rozważenie wystąpienia wobec byłego Wójta z roszczeniem o naprawienie szkody powstałej w wyniku sprzedaży przez gminę lokali po cenach nieuwzględniających rzeczywistych nakładów na nieruchomość przy ul. Sokólskiej 6 w Janowie, w tym nakładów finansowych poniesionych przez gminę.

16. Przedkładanie do nadzoru wszystkich uchwał będących w gestii Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

17. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniach, wskazanych w opisie w protokole kontroli.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi, z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających.

19. Przestrzeganie przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji czynności egzekucyjnych.

20. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących przyznawania ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym.

21. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzeganie przepisów działu IV tej ustawy w zakresie postępowania podatkowego.

22. Zweryfikowanie prawidłowość danych zawartych w deklaracjach na podatek od środków transportowych oraz egzekwowanie deklaracji podatkowych od wszystkich podmiotów.

23. Prowadzenie księgowej ewidencji podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami wykonawczymi i rozwiązaniami zawartymi w regulacjach wewnętrznych.

24. Prawidłowe stosowanie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie sposobów realizacji zobowiązań podatkowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku