Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 5 w Zambrowie w

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 maja 2006 roku (znak: RIO.IV.6012 - 1/06), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Szeligowski

Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 5

w Zambrowie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2005 r., przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 5 w Zambrowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie planu finansowego, dochody własne, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

         W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że kontrolowana jednostka posiada instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych (wprowadzoną w 2004 r.), która została opracowana w oparciu o postanowienia uchwały Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej. Należy wskazać, że w dacie wprowadzenia instrukcji obowiązywały przepisy art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), odnoszące się do wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zaś obecnie zagadnienie to normują przepisy art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104). Zgodnie z nimi, kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Obejmuje ona: przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie ustalonych procedur kontroli. Ustalając procedury kontroli finansowej kierownik jednostki winien brać pod uwagę „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) – str. 3-4 protokołu kontroli.

         Badając stan rachunkowości w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), ustalono, że kontrolowana jednostka posługuje się przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych – dziennika i kont księgi głównej – komputerem, jednakże zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje w arkuszu kalkulacyjnym Excel, który nie spełnia wymogów stawianych księgom rachunkowym prowadzonym przy użyciu komputera. Tę technikę prowadzenia ksiąg regulują m.in. przepisy art. 13 ust. 2-6, 14 ust. 4, 23 ust. 1, 24 ust. 4 pkt 4, 25 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

         Ustawa o rachunkowości wymaga (art. 14 ust. 1), by dziennik zawierał chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Kontrolującemu nie przedłożono zestawień obrotów i sald kont księgi głównej za kolejne okresy sprawozdawcze 2005 r. Wymogi w zakresie treści oraz częstotliwości sporządzania zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawień sald kont ksiąg pomocniczych zawiera art. 18 i art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Wskazane zestawienia stanowią element ksiąg rachunkowych stosownie do art. 13 ust. 1 pkt 4 ustawy.

         Zapisy dokonywane w dzienniku tylko w części przypadków wskazują na treść operacji gospodarczej oraz rodzaj i numer dowodu podlegającego ujęciu w księgach rachunkowych jednostki, co nie daje możliwości jednoznacznego powiązania ich z właściwymi dowodami księgowymi. Jest to niezgodne z postanowieniami art. 14 ust. 2 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu kontroli.

         Przyjęty przez jednostkę sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych umożliwia poprawę stwierdzonych błędów poprzez trwałe usunięcie dotychczasowej kwoty i wprowadzenie nowej w każdym dniu roku obrotowego, gdyż praca w arkuszu kalkulacyjnym Excel nie pozwala na zatwierdzanie dokumentu bez możliwości późniejszego dostępu do jego treści w celu jej modyfikacji i nie zapewnia wyłączności stosowania dopuszczonych przez ustawę o rachunkowości sposobów dokonywania zapisów (art. 23 ust. 1, 25 ust. 2) – str. 9-11 protokołu kontroli.

            W trakcie kontroli stwierdzono, iż zarządzeniem nr 2 Dyrektora Szkoły Podstawowej z dnia 20 maja 2004 r. został wprowadzony zakładowy plan kont, w którym przyjęto, iż jednostka prowadzi rachunkowość zgodnie z planem kont, określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Wykaz przyjętych zarządzeniem kont syntetycznych uzupełniono o konta niezbędne jednostce (rozszerzono konta 130, 234 i 400), co wymaga wskazania w planie kont treści ekonomicznej, według której będą na tych kontach ujmowane operacje gospodarcze. Ponadto, przyjęty przez kontrolowaną jednostkę zakładowy plan kont nie uwzględnia określenia sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie:

- zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

- wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych (z uwzględnieniem wymogów w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera),

- opisu systemu przetwarzania danych (z uwzględnieniem wymogów w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera),

- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Wymóg zawarcia tych elementów w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości wynika z postanowień art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 7-8 protokołu kontroli.

Analizując prowadzoną ewidencję księgową stwierdzono przypadki tworzenia dodatkowych wewnętrznych dowodów księgowych (na drukach PK), które służyły np. zbiorczemu ujęciu zwrotów kosztów podróży służbowych, przy czym nie sporządzano zestawień dowodów źródłowych, zaś dowody źródłowe nie były podpisane przez osobę rozliczającą delegacje, jak również nie zawierały podpisu osoby zatwierdzającej wydatek do wypłaty. Z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika zasada, iż podstawą zapisów księgowych powinny być dowody źródłowe, natomiast inne dowody, sporządzone przez jednostkę, mogą być stosowane w przypadkach, o których mowa w ust. 3 wskazanego art. ustawy. Przy sporządzaniu dowodów zbiorczych – służących do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych – należy pojedynczo wymienić wszystkie dowody źródłowe objęte dowodem zbiorczym (art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy). Zamieszczanie natomiast na dowodzie takich elementów, jak zatwierdzenie dowodu do wypłaty, czy np. określenie celowości (przeznaczenia) wydatku wynikającego z dowodu wskazuje na wypełnienie obowiązków wewnętrznej kontroli finansowej – str. 14 protokołu kontroli

Badając gospodarkę pieniężną ustalono, że rozliczenia pieniężne w kontrolowanej jednostce nie były prowadzone za pośrednictwem kasy. Stwierdzono jednakże przypadek pobrania gotówki z banku na podstawie czeku przez głównego księgowego (zaliczka w kwocie 1.550,00 zł), z przeznaczeniem na wypłatę emerytom świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., do ewidencji obrotu gotówkowego służy konto syntetyczne 101 „Kasa”. Konto to nie zostało ujęte w zakładowym planie kont jednostki. Ponadto, zgodnie z art. 24 ust. 3 pkt 5 ustawy o rachunkowości, obrót gotówkowy powinien być ujęty w księgach w dniu jego dokonania. Dla spełnienia tego wymogu należy prowadzić raport kasowy, w którym ujmuje się przychód i rozchód gotówki. Sporadyczność występowania obrotu gotówkowego (podniesiona w wyjaśnieniu do protokołu) nie może prowadzić do zniesienia wskazanych obowiązków – str. 15 protokołu kontroli. W protokole kontroli wskazano również na powinność rozdzielania czynności związanych z dokumentowaniem, realizacją i księgowaniem operacji gotówkowych.

Kontrola prawidłowości tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazania 75% równowartości naliczonego odpisu na rachunek bankowy Funduszu. Jak wynika z przepisu art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), równowartość dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Badana jednostka do dnia 31 maja 2005 r. przekazała środki finansowe w wysokości stanowiącej 71,9% naliczonego odpisu – str. 25 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywała na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 28a ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (obecnie art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku). Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należały, stosownie do zakresu czynności, do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają obecnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych, celem jej dostosowania do obowiązujących przepisów i standardów w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

2. Uwzględnienie w dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości wszystkich wymaganych elementów określających przyjęty sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, wskazanych w protokole i niniejszym wystąpieniu.

3. Zapewnienie prowadzenia wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych – w sposób zgodny z wymogami prawa, w tym odnoszącymi się do obranej metody prowadzenia ksiąg. W tym celu rozważenie zakupu stosownego programu komputerowego.

4. Spowodowanie w zakresie zapisów księgowych, aby:

a) zapisy księgowe były dokonywane na podstawie dowodów źródłowych, opatrzonych stosownymi klauzulami na dowód ich kontroli formalnej i merytorycznej oraz zatwierdzonymi do wypłaty,

b) zapisy na podstawie dowodów Polecenie Księgowania były dokonywane wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 20 ustawy o rachunkowości, w tym z uwzględnieniem wymogów odnoszących się do dowodów zbiorczych.

5. Ewidencjonowanie obrotu gotówkowego na koncie 101 – „Kasa”, z zachowaniem zasady ujęcia obrotu gotówkowego w księgach w dniu jego dokonania (w raporcie kasowym).

6. Terminowe przekazywanie środków finansowych na rachunek ZFŚS.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Zambrowa.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży.