Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Białostockim Ośrodku Kultury

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 lipca 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 6/06), o treści jak niżej:

Pani Grażyna Dworakowska

Dyrektor

Białostockiego Ośrodka Kultury

w Białymstoku

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Białostockim Ośrodku Kultury w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan działalności oraz jego wykonanie, gospodarowanie składnikami majątkowymi, powiązania z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

         Analizując zasady funkcjonowania kont syntetycznych, ustalone w zakładowym planie kont, stwierdzono, że opisy niektórych kont w niedostatecznym stopniu uwzględniają unormowania wynikające z postanowień art. 29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz.123 ze zm.). Wyraża się to m.in. przyjęciem zasady, w myśl której odpisy umorzeniowe (konta 050 i 060) są księgowane w korespondencji ze stroną Wn konta 410 „Amortyzacja”, mimo że przepisy art. 29 ust. 3 i 4 stanowią, iż umorzenie zmniejsza, a amortyzacja zwiększa fundusz instytucji kultury. W zakładowy planie kont, w opisie konta 800, nie zostały przewidziane księgowania w zakresie operacji wynikających z przywołanej ustawy, dotyczących zmiany stanu funduszu z tytułu amortyzacji, umorzenia, a także finansowania inwestycji (art. 29 ust. 3 pkt 2 ustawy).

Zgodnie z art. 29 ust. 3 i 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej dotacje budżetowe na finansowanie rozwoju instytucji kultury zwiększają fundusz instytucji kultury, a finansowanie inwestycji ten fundusz zmniejsza. W związku z tym dotacje z budżetu organizatora na inwestycje nie powinny być zaliczane do przychodów. Do pozostałych przychodów operacyjnych należy natomiast zaliczyć wykorzystanie środków na finansowanie inwestycji i to zarówno środków otrzymanych na ten cel w formie dotacji, jak i przeznaczonych na ten cel środków własnych. Z ustaleń kontroli wynika, że wydatki na finansowanie inwestycji w 2005 r. wyniosły w BOK 221.099 zł (bez zakupów środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej), w tym środki z dotacji organizatora 120.000 zł. Do pozostałych przychodów operacyjnych zaliczono tylko inwestycje sfinansowane dotacją z budżetu organizatora. Natomiast środki własne w kwocie 101.099 zł przeznaczone w 2005 r. na finansowanie inwestycji nie zostały uwzględnione jako pozostałe przychody operacyjne i nie zostały również ujęte jako zmniejszenie funduszu instytucji kultury – str. 6 i 12 protokołu kontroli.

Stwierdzono także, że przyjęte zasady rachunkowości nie przewidują prowadzenia wyodrębnionej ewidencji środków trwałych o niskiej wartości (poniżej 3.500 zł) i umorzenia tych środków. Brak takiego rozwiązania był źródłem wadliwych zapisów w planie kosztów prowadzonej działalności kulturalnej. W planie kosztów na 2005 r. zakupy środków trwałych o niskiej wartości zostały zakwalifikowane do kosztów zużycia materiałów, zamiast w pozycji dotyczącej amortyzacji. Dopiero przy zmianie planu w dniu 5.12.2005 r. dokonano przesunięcia umarzanych jednorazowo środków trwałych o niskiej wartości z kosztów materiałów do kosztów amortyzacji, mimo że do tej daty umorzenie tego typu środków było odnoszone do kosztów amortyzacji. Zaobserwowane rozwiązanie powoduje również zmniejszenie szczegółowości danych opisujących sytuację finansową instytucji kultury, polegające na braku rozgraniczenia amortyzacji na:

- amortyzację od środków trwałych umarzanych stopniowo,

- amortyzację od środków trwałych o niskiej wartości umarzanych jednorazowo.

Na podstawie zapisów na koncie 060, w wyniku czynności kontrolnych wyodrębniono odpisy umorzeniowe od środków trwałych umarzanych jednorazowo. Ustalono, że tego typu odpisy wyniosły w 2005 r. łącznie 55.346 zł, zaś amortyzacja od środków trwałych umarzanych stopniowo 90.788 zł.

Stwierdzono, że plan działalności BOK na 2005 r. w pierwszej wersji składał się wyłącznie z planu przychodów i kosztów, który obejmował również wydatki na inwestycje w kwocie 120.000 zł. Zgodnie z art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, plan powinien zawierać - w zależności od potrzeb - także plan inwestycji. Dopiero przy trzeciej zmianie planu dokonanej 5.12.2005 r. ujęte w planie przychodów i kosztów wydatki inwestycyjne zostały przeniesione do planu inwestycji, który na dzień zmiany planu wynosił 406.206 zł. Należy podkreślić, że w pierwszej wersji planu działalności, a także po dwóch kolejnych zmianach planu, planowane wydatki inwestycyjne ograniczały się wyłącznie do inwestycji finansowanych dotacją z budżetu Miasta Białegostoku. Z ustaleń kontroli wynika, że poza wydatkami finansowanymi otrzymaną od organizatora dotacją, kontrolowana instytucja realizowała zadania inwestycyjne finansowane z własnych środków. Z informacji z wykonania planu za I półrocze 2005 r. wynika, że w tym okresie zrealizowano wydatki inwestycyjne nie ujęte w planie inwestycji w łącznej kwocie 55.921,88 zł, w tym zakupy środków trwałych za 26.097,07 zł i dokończenie wykonania placu gospodarczego wraz z ogrodzeniem i bramą o łącznej wartości 26.824,81 zł.

Z analizy planu inwestycji (wersja z 5.12 i 31.12.2005 r.) wynika, że występują w nim zakupy środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej w łącznej kwocie 76.880 zł, które są związane z bieżącą działalnością i z tego względu właściwe jest ujmowanie ich w planie kosztów działalności bieżącej jako amortyzacji od środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej.

Ustalenia w zakresie planowania i wykonania inwestycji oraz naliczania odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych przedstawiono na str. 6, 9-11 i 14 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że wpływy do kasy kina w ewidencji księgowej nie są ujmowane jako środki pieniężne na koncie zespołu 1, ale są rozliczane jako rozrachunki na koncie 233 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu prowadzenia kasy” – str. 8 protokołu kontroli.

         Badając koszty wynagrodzeń stwierdzono, że w aktach osobowych niektórych pracowników, legitymujących się długim stażem, zawarte są nieaktualne postanowienia dotyczące warunków płacowych. Ustalono, że u pracowników zatrudnionych przed przekształceniem Miejskiego Domu Kultury w Białostocki Ośrodek Kultury albo nie wymienia się premii jako składnika wynagrodzenia za pracę, albo jako podstawę wypłaty premii wskazuje się regulamin premiowania MDK - str. 14 protokołu kontroli.

Wymienione uchybienia nie rzutowały w istotny sposób na gospodarkę finansową BOK, ani na system ewidencji księgowej, który w kontrolowanej jednostce jest poddawany wewnętrznym ocenom. Poczynając od 2006 r. do zakładowego planu kont wprowadzono konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” pozwalające na porównywanie przychodów z różnych form działalności kulturalnej z kosztami.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), a od 1 stycznia 2006 r. art. 44 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Prowadzenie rachunkowości BOK należało do Głównego Księgowego, stosownie do zakresu obowiązków i przepisów art. 35, a od 1 stycznia 2006 r. art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione uchybienia, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do zasad wynikających z art. 29 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej w zakresie prowadzenia ewidencji zwiększeń i zmniejszeń funduszu instytucji kultury.

2. Prowadzenie odrębnej ewidencji środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej i ich umorzenia.

3. Sporządzanie planów działalności kulturalnej z uwzględnieniem uwag zamieszczonych w protokole kontroli i w niniejszym wystąpieniu, ze szczególnym zwróceniem uwagi na:

a) wykazywanie w oddzielnych pozycjach kosztów amortyzacji od środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej umarzanych jednorazowo i od środków trwałych umarzanych stopniowo,

b) właściwe wykazywanie w planie kosztów zużycia materiałów (bez środków trwałych o niskiej wartości),

c) sporządzanie odrębnych planów inwestycji, zawierających koszty działalności polegającej na zakupie lub wytworzeniu środków trwałych, od których dokonuje się stopniowego umorzenia.

4. Ewidencjonowanie wpływów do kasy kina na koncie służącym do ewidencji środków pieniężnych, a nie jak dotychczas na koncie rozrachunkowym.

5. Dostosowanie postanowień umów o pracę, w zakresie wypłat premii, do obowiązujących w BOK zasad wynagradzania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku