Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Krynkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 września 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 11/06), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Jerzy Bieluci

                                                                                              Dyrektor

Zakładu Gospodarki

Komunalnej i Mieszkaniowej

w Krynkach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2005 r., przeprowadzonej w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Krynkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej zakładu, księgowości, sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, planu finansowego, przychodów, wybranych rodzajów kosztów, udzielanie zamówień publicznych oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

         Badanie wewnętrznych regulacji dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowość Zakładu wykazało, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w istotny sposób różniła się od zasad określonych obowiązującym w okresie objętym kontrolą rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) – str. 7 protokołu kontroli. Stwierdzono, że w zakładowym planie kont nie przewidziano kont 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji” oraz 740 „Dotacje i środki na inwestycje”. W efekcie na kontach 401 i 761 w ciągu 2005 r. nie prowadzono ewidencji księgowej, zaniżając sumę przychodów i kosztów zakładu o kwoty odpowiadające kosztom amortyzacji i przychodów stanowiących jej pokrycie. W zakładach budżetowych, prowadzących gospodarkę finansową na podstawie planu kosztów konto 401 służy do ewidencji kosztów amortyzacji środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe” oraz tych wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe i amortyzacja są naliczane według stawek amortyzacyjnych. Konto 761 „Pokrycie amortyzacji” służy natomiast do ewidencji równowartości naliczonej amortyzacji ujętej na koniec 401. Podstawą opracowania zakładowego planu kont zakładu był w okresie objętym kontrolą standardowy plan kont, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. Spośród kont ujętych w standardowym planie kont, podczas opracowywania zakładowego planu kont można pominąć tylko te, które służą do ewidencjonowania operacji niewystępujących w danej jednostce - § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

Stwierdzono ponadto, że zakładowy plan kont ograniczono tylko do wykazu kont syntetycznych. W myśl przepisu § 12 ust. 1 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia, podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych – str. 5 protokołu kontroli.

Analogiczne zasady opracowywania zakładowego planu kont zawierają przepisy § 12 obowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

Badanie prawidłowości posiadanej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) wykazało, że Zakład nie posiada innych – poza zakładowym planem kont - uregulowań dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej – str. 5 protokołu kontroli. Wśród uregulowań wewnętrznych, które powinny być opracowane w kontrolowanym Zakładzie, należy wskazać zwłaszcza na wynikające z art. 17 ust. 2, dotyczące wyboru metody prowadzenia ewidencji analitycznej dla rzeczowych składników majątku obrotowego (m.in. materiałów), a także na zasady ustalania stopnia prawdopodobieństwa zapłaty należności, w celu dokonywania odpisów aktualizujących (art. 35b ustawy).

W zakresie pozostałych przepisów wewnętrznych kontrola wykazała, że postanowienia Instrukcji inwentaryzacyjnej zawierają zasady dotyczące częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych niezgodne z przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości. Uregulowania wewnętrzne wskazują, iż inwentaryzacja tych składników majątkowych powinna być przeprowadzona nie rzadziej niż co 5 lat, podczas gdy art. 26 ustawy uznaje częstotliwość inwentaryzacji środków trwałych za dotrzymaną, jeżeli jest przeprowadzona co najmniej raz na 4 lata – str. 31-32 protokołu kontroli.

W związku z wyznaczeniem okresu pięcioletniego dla częstotliwości inwentaryzacji majątku trwałego pozostaje fakt zaniechania przeprowadzenia inwentaryzacji w 2005 roku (ostatnia inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzona była według stanu na dzień 31 grudnia 2001 r., a pozostałych środków trwałych jako inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza w dniu 8 czerwca 2000 r.), co stanowi naruszenie określonej ustawą częstotliwości inwentaryzowania majątku trwałego – str. 32-33 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 11 protokołu kontroli wynika także, iż zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji gotówki w kasie na 31 grudnia 2005 r. Postanowienia art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości nakazują przeprowadzenie na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji aktywów pieniężnych drogą spisu z natury (z wyjątkiem aktywów zgromadzonych na rachunkach bankowych, które podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia przez bank ich stanu).

         Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona w zakresie zgodności z postanowieniami ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz regulacji wewnętrznych, wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) niesporządzaniu wszystkich ksiąg rachunkowych wymaganych przepisem art. 13 ust. 1 ustawy, a mianowicie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej; zasady sporządzania zestawienia obrotów i sald określają przepisy art. 18 ust. 1 ustawy – str. 5 protokołu kontroli,

b) niewprowadzeniu do bilansu otwarcia 2005 r. salda strony Ma konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” w kwocie 39.389,11 zł, czym naruszono zasadę ciągłości określoną w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowiącą, że wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych – str. 6 protokołu kontroli,

c) braku powiązania między pozycjami raportu kasowego a załączonymi do niego dokumentami, co świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy (dodatkowo wskazać należy, że raporty kasowe nie były sprawdzane); ponadto zapisy, którymi ujęto dowody w raporcie kasowym nie zachowują chronologii, co wskazuje na naruszenie postanowień art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, nakazujących ujęcie w księgach wpłat i wypłat gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane – str. 10 protokołu kontroli,

d) braku dekretacji na dowodach księgowych załączanych do wyciągów bankowych i raportów kasowych, co narusza wymagania określone przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 10-11 protokołu kontroli,

e) zaliczaniu do podstawowych środków trwałych, ewidencjonowanych na koncie 011, składników majątkowych o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł, czyli niezgodnie z przepisem § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. (w aktualnym stanie prawnym analogiczny przepis zawiera rozporządzenie z dnia 28 lipca 2006 r.) w zw. z art. 16e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) – str. 30 protokołu kontroli,

f) nieprowadzeniu ewidencji analitycznej środków trwałych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 30 protokołu kontroli; ewidencja analityczna środków trwałych powinna zapewnić między innymi należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji (a zatem powinna zawierać m.in. datę przyjęcia do użytkowania środka trwałego), ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych oraz osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, co wynika z zasad funkcjonowania konta 011,

g) ewidencjonowaniu przychodów z tytułu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym bezpośrednio na koncie 860, zamiast na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”, jak nakazują zasady funkcjonowania tego konta – str. 7 protokołu kontroli,

h) prowadzeniu ewidencji analitycznej przychodów do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” i ujęciu wynikających stąd danych w sprawozdaniu Rb-30 jako przychodów zakładu, mimo że ewidencja do konta 201 prowadzona jest w kwotach brutto (łącznie z podatkiem VAT); kwota przychodów Zakładu została zatem zawyżona o kwotę VAT wynoszącą 34.433,94 zł – str. 8 i 16 protokołu kontroli; zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 201 ewidencja analityczna prowadzona do niego ma na celu ustalenie stanu należności i zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami, a nie stanu przychodów zakładu budżetowego, który powinien wynikać z sald zespołu 7,

i) niewyksięgowaniu ze strony Ma konta 201 kwoty 33.816,19 zł, odpowiadającej zobowiązaniu wobec Zakładu Energetycznego Białystok za dostarczoną energię elektryczną, które było przedmiotem procesu sądowego o zapłatę, zakończonego wyrokiem stwierdzającym brak zobowiązania Zakładu; zobowiązanie to powinno zostać zaliczone do pozostałych przychodów operacyjnych zakładu poprzez przeksięgowanie na konto 760 – str. 13 protokołu kontroli,

j) nie naliczeniu w koszty 2005 roku dodatkowego wynagrodzenia rocznego za ten rok, w wyniku czego konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” nie wykazuje na koniec 2005 r. salda strony Ma – str. 14 protokołu kontroli; od dodatkowego wynagrodzenia rocznego powinny zostać naliczone także składki na ZUS i FP, należne od zakładu, których kwota także winna być ujęta w koszty zakładu i zaksięgowana na stronie Ma konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”; dodatkowe wynagrodzenie roczne i pochodne od tego wynagrodzenia są kosztem roku, za który przysługują, i w myśl zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości winny być ujęte do ksiąg danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty,

k) pozostawaniu na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na koniec 2005 roku salda w kwocie 39,61 zł oznaczającego nierozliczoną zaliczkę pracowniczą z lat ubiegłych, co świadczy o braku należytej weryfikacji sald należności; brak właściwych działań w tym zakresie potwierdza także fakt pozostawania na saldzie strony Wn konta 240 „Pozostałe rozrachunki”  należności w kwocie 547,84 zł, której źródła powstania nie potrafiono wyjaśnić w trakcie kontroli – str. 14 protokołu kontroli.

         Opisane wyżej w pkt h), i), j), k) nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych przesądzają, iż wykazany w sprawozdaniu Rb-30 stan środków obrotowych zakładu nie był realny i nie odzwierciedlał rzeczywistej sytuacji finansowej.

Badając sprawozdawczość Zakładu ustalono, poza opisanym wyżej nieprawidłowym prezentowaniu danych w zakresie przychodów, nieprawidłowości polegające na:

a)  niesporządzaniu sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz Rb-N – o stanie należności, do sporządzania których zobowiązują Pana Dyrektora od 1 lipca 2006 r. przepisy § 4 pkt 2 lit. d) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781); w okresie objętym kontrolą obowiązek ten ustalały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 170, poz. 1426) – str. 7-8 protokołu kontroli; należy wskazać, iż wynikający z ewidencji stan należności wymagalnych, podlegający ujęciu w sprawozdaniu Rb-N, wynosił na koniec 2005 roku 16.859,82 zł – str. 13 protokołu kontroli,

b) sporządzenie bilansu Zakładu w pełnych złotych; przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości nie zawierały regulacji wskazującej na możliwość zaokrąglania kwot wynikających z ewidencji księgowej w bilansach jednostkowych, wskazując jedynie, że mają być one sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych; wyraźny przepis wskazujący na zasadę sporządzania sprawozdań finansowych w złotych i groszach znajduje się natomiast w obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (§ 14 ust. 6).

Stwierdzono przypadki stosowania nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej, dotyczące:

a) ujmowania środków otrzymanych z budżetu jako rozliczenie robót związanych z wykonaniem przez Zakład sieci wodociągowej jako dotacji podmiotowej w par. 2510 przychodów – str. 15, 16, 25 protokołu kontroli. Przepisy art. 24 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) stanowią, że zakład budżetowy może otrzymać z budżetu dotację podmiotową tylko w zakresie określonym w odrębnych przepisach. Analogiczny przepis zawierała w okresie objętym kontrolą ustawa o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) – art. 19 ust. 8,

b) ujmowania kosztów badań lekarskich w par. 4300 zamiast w par. 4280 „Zakup usług zdrowotnych” – str. 20-21 protokołu kontroli.

         Analiza procedury opracowywania planu finansowego Zakładu na 2005 rok oraz prawidłowości zawartych w nim danych wykazała, że plan finansowy Zakładu nie posiada daty jego sporządzenia – str. 15 protokołu kontroli. Uniemożliwia to zweryfikowanie prawidłowości trybu opracowania planu finansowego, ustalonego w okresie objętym kontrolą przepisami § 36 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190). Ustalenia zawarte na str. 16 protokołu kontroli wskazują jednakże na uchybienia trybu, ponieważ plan przychodów zakładu ujęty w planie finansowym różni się od planu przychodów stanowiącego załącznik do uchwały budżetowej. W myśl wskazanego wyżej przepisu kierownik zakładu budżetowego zatwierdza plan finansowy, dostosowując go do uchwały budżetowej, w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji o ostatecznych kwotach przychodów i wydatków zakładu oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu. Analogiczny tryb przewiduje § 43 obowiązującego od 1 lipca 2006 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783). Wskazania wymaga również, iż z obowiązujące od 1 lipca 2006 r. rozporządzenie wprowadza zmiany w zakresie trybu opracowywania projektów planów finansowych zakładów budżetowych, co wynika z § 39 tego aktu prawnego.

Z ustaleń kontroli wynika, iż jednym ze źródeł przychodów Zakładu w kontrolowanym okresie były czynsze za wynajmowane lokale mieszkalne – str. 17-19 protokołu kontroli. Począwszy od 1 lipca 2006 r., zgodnie z przepisami § 46 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych…, przychodami zakładu budżetowego mogą być wpływy związane ze świadczonymi przez zakład budżetowy usługami związanymi z administrowaniem i zarządzaniem nieruchomościami w zakresie obejmującym najem i dzierżawę składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego. Wpływy z tytułu świadczonych przez zakład usług administrowania i zarządzania nieruchomościami, pomniejszone o koszty ich uzyskania, stanowią dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Oznacza to, iż do przychodów zakładu mogą być zaliczone wpływy z tytułu najmu i dzierżawy, powinny być one jednakże konfrontowane z kosztami ich uzyskania. Ewentualna nadwyżka przychodów nad kosztami w zakresie świadczenia tych usług podlega odprowadzeniu na rachunek budżetu jako dochód budżetu gminy. Z obowiązujących aktualnie rozwiązań wynika zatem, iż niezbędne dla prawidłowości rozliczeń z budżetem z tego tytułu jest prowadzenie ewidencji kosztów wyodrębniającej koszty usług dotyczących zarządzania i administrowania nieruchomościami gminnymi.

         Ustalanie wysokości czynszów za lokale mieszkalne odbywało się w oparciu o stawki ustalone przez niewłaściwy organ (Radę Gminy). Na obowiązek prawidłowego ustalenia stawek czynszu w świetle przepisów art. 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu  cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ) wskażę Wójtowi Gminy w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krynki.

         Kontrola prawidłowości ustalenia i przekazania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, iż przekazania równowartości naliczonego odpisu na rachunek ZFŚS dokonano z naruszeniem terminów określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem pracodawca przekazuje równowartość odpisu na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września, z tym, że do 31 maja przekazuje co najmniej 75% równowartości odpisu – str. 24 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości stosowanych stawek amortyzacyjnych wykazała, że środki trwałe zaliczone do grupy 5 „Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty”, podgrupy 58 i rodzaju 581-0, 582-0 klasyfikacji środków trwałych umarzano przy zastosowaniu stawki 10%, podczas gdy przyjęty do stosowania w zakładzie „Wykaz rzeczowych stawek amortyzacyjnych”, stanowiący załącznik do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przewiduje dla tych składników stawkę 20% - str. 30-31 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) wykazała, że w 2005 roku Zakład dokonał zakupu oleju napędowego o wartości 127.505,05 zł (równowartość 31.507,62 euro) u wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym przepisami przywołanej ustawy – str. 25-29 protokołu kontroli. Naruszono tym samym zasadę powszechności stosowania ustawy, określoną w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Z ustaleń kontroli wynika, że Pan Dyrektor podejmował w 2003 i 2004 roku próby wyłonienia wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego, jednakże okazały się one nieskuteczne z powodu braku ofert. Istniała zatem możliwość udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki, jednakże zastosowanie tego trybu wymaga sporządzenia odpowiedniej dokumentacji oraz odebrania od wykonawcy oświadczenia o możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia, a także zawarcia pisemnej umowy. Przesłanki stosowania trybu z wolnej ręki określają przepisy art. 67 Prawa zamówień publicznych a wymagania dotyczące jego udokumentowania art. 68 tej ustawy.

           Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych.

                   Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do obowiązków Głównego Księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji zasad rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do obowiązujących przepisów poprzez:

a) ujęcie w zakładowym planie kont konta 401, 740 i 761 oraz prowadzenie na nich ewidencji zgodnie z zasadami funkcjonowania określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

b) opracowanie wykazu kont ksiąg pomocniczych prowadzonych w Zakładzie do poszczególnych kont syntetycznych,

c) dokonanie wyboru metody prowadzenia ewidencji pomocniczej rzeczowych składników aktywów obrotowych,

d) określenie zasad dokonywania odpisów aktualizujących należności, biorąc pod uwagę zakres i rodzaj występujących należności wymagalnych,

e) wyeliminowanie niezgodności między częstotliwością przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, wynikającą z regulacji wewnętrznych i przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości.

2. Niezwłoczne przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

3. Przeprowadzanie inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie na koniec każdego roku obrotowego.

4. Zobowiązanie Głównego Księgowego Zakładu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald,

b) wprowadzanie do bilansu otwarcia sald wynikających z zamknięcia ksiąg rachunkowych,

c) oznaczanie dowodów kasowych w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie z zapisem w raporcie oraz ujmowanie dokonanych operacji kasowych w raporcie z zachowaniem chronologii, w dniu ich realizacji,

d) wskazywanie na dowodach księgowych sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych,

e) zaliczanie do podstawowych środków trwałych składników majątkowych o wartości przekraczającej 3.500 zł,

f) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych w sposób wynikający z zasad funkcjonowania konta 011,

g) ewidencjonowanie przychodów z tytułu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym na koncie 750,

h) prowadzenie ewidencji analitycznej przychodów ze sprzedaży do konta 700 i wykazywanie przychodów z tego tytułu w sprawozdawczości w kwocie wynikającej z konta 700,

i) wyksięgowanie zobowiązania wobec Zakładu Energetycznego,

j) ujmowanie do kosztów danego roku obrachunkowego naliczonego za ten rok dodatkowego wynagrodzenia rocznego,

k) zweryfikowanie stanu należności figurujących na kontach 234 i 240 w celu ustalenia ich realności.

5. W zakresie obowiązków sprawozdawczych:

a) sporządzanie sprawozdań budżetowych Rb-Z i Rb-N,

b) sporządzanie sprawozdania finansowego Zakładu w kwotach wynikających z ewidencji księgowej, czyli w złotych i groszach.

6. Zapewnienie prawidłowości stosowanej klasyfikacji budżetowej.

7. Zapewnienie zgodności między postanowieniami planu finansowego Zakładu a uchwałą budżetową.

8. Rozliczenie z budżetem gminy za 2006 rok nadwyżki przychodów nad kosztami w zakresie działalności dotyczącej najmu i dzierżawy składników majątkowych, stosownie do obowiązujących od 1 lipca 2006 r. przepisów § 46 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych… Prowadzenie ewidencji wpływów i kosztów dotyczących tej działalności w sposób zapewniający prawidłowość rozliczeń z budżetem w tym zakresie.

9. Przekazywanie równowartości odpisu na rachunek ZFŚS w ustawowo określonych terminach.

10. Stosowanie właściwych stawek amortyzacyjnych.

11. Przestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Krynek