Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Sejny

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Sejnach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 lipca 2006 roku (znak: RIO.V.6011 - 3/06), o treści jak niżej:

Pan Jan Skindzier

Wójt Gminy Sejny

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Sejny za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Sejnach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie organizacji i prowadzenia księgowości wskazano, iż właściwe jest uregulowanie w przepisach wewnętrznych przyjętych w praktyce zasad przechowywania ksiąg rachunkowych w postaci wydruków komputerowych, a także ustalenie w instrukcji inwentaryzacyjnej szczegółowych zasad przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych i rozrachunków – str. 13, 21 protokołu kontroli.

W sferze kompletności regulacji wewnętrznych ustalono ponadto, że nie dokonano aktualizacji obowiązującej instrukcji kasowej w związku z wprowadzeniem do stosowania komputerowego raportu kasowego. Jak wskazano w protokole kontroli – str. 13-14, od 2006 roku zaniechano wypłat gotówkowych w Urzędzie, trwają prace nad zmianą przepisów wewnętrznych dotyczących kontroli finansowej i obiegu dokumentów księgowych.

Stwierdzone w trakcie sprawdzania wydatków budżetowych na wynagrodzenia przypadki niewłaściwego stosowanie obowiązujących przepisów prawa zostały usunięte w trakcie przeprowadzania kontroli. Uwagi dotyczyły ustalania kategorii zaszeregowania pracowników oraz wypłaty premii pracownikom obsługi – str. 74-75 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, leśny, od nieruchomości oraz od środków transportowych – odpowiednio str. 44, 47, 51 i 53 protokołu. Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły nie egzekwowania od podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku leśnego. W myśl przepisów art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) podatnicy-osoby fizyczne winny w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego złożyć informację. Obowiązku tego nie dopełniło 52% podatników z populacji przyjętej do kontroli – str. 46 protokołu kontroli. Nie wywołało to reakcji służb organu podatkowego w postaci zastosowania procedur zmierzających do wyegzekwowania wskazanego obowiązku, wynikających z treści przepisów Działu V Ordynacji podatkowej-„Czynności sprawdzające”.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania windykacyjnego. Jak wskazuje opis na stronach 53 oraz 61 – 62 protokołu kontroli, nie prowadzono pełnych i systematycznych działań upominawczych oraz czynności egzekucyjnych, co doprowadziło do przedawnienia zaległości podatkowych w łącznym zobowiązaniu pieniężnym w kwocie 6.478,10 złotych. Stanowi to naruszenie obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.).

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. odpowiednio przepisów art. 75 i 76 Ordynacji podatkowej – str. 51, 61 protokołu kontroli, co doprowadziło do zwiększenia się kwoty nadpłat z 1.626,00 zł na początek roku 2005 do kwoty 2.076,00 zł na jego koniec – str. 61 protokołu kontroli;

- nie przeprowadzania wyczerpującego postępowania dowodowego na potwierdzenie ważnego interesu podatnika, uzasadniającego umorzenie zaległości podatkowej w trybie art. 67a Ordynacji. Przepisy art. 122 tej ustawy wskazują na konieczność dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, zaś z treści art. 187 wynika obowiązek zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego – str. 63 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem niewłaściwego stosowania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa.

Organem wykonawczym gminy jest wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych spoczywa na wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych z zakresu rachunkowości wydawanych przez kierownika jednostki, należy, stosownie do przepisów wewnętrznych i zakresu czynności, do Skarbnika Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, a dotyczących terminowości i powszechności dokonywania obciążeń podatkami i opłatami lokalnymi.

2. Podejmowanie pełnych, systematycznych i terminowych działań mających na celu windykację zaległości podatkowych, w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na zasadach określonych we wskazanych przepisach wykonawczych.

3. Określanie stosowną decyzją wysokość powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu, w myśl przywołanych przepisów ustawy.

4. Prowadzenie działań zmierzających do ustalenia istnienia ważnego interesu podatnika, jako podstawy umorzenia zaległości podatkowej, zgodnie z wymogami przepisów Ordynacji podatkowej wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach