Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Perlejewo

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Perlejewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 grudnia 2006 roku (znak: RIO.I.6011 - 11/06), o treści jak niżej:

Pan Krzysztof Radziszewski

Wójt Gminy Perlejewo

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Perlejewo za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Perlejewie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w realizowanych ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw dotyczących ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych stwierdzono m.in., że wykaz gminnych jednostek organizacyjnych, zawarty w załączniku do Statutu Gminy, nie odpowiadał stanowi faktycznemu w okresie objętym kontrolą, wymieniając w swej treści Zespół Obsługi Szkół. Uchwałą Nr 59/XI/04 z dnia 24 marca 2004 roku w spawie uchwalenia Statutu Zespołu Obsługi Szkół Gminy Perlejewo, Rada Gminy uchwaliła Statut ZOS. W rozdziale I Statutu ustalono między innymi, że Zespół prowadzi obsługę finansowo-księgową Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Perlejewie i jest jednostką budżetową utworzoną do realizacji zadań z zakresu oświaty. Stwierdzono, że uchwała Rady Gminy o nadaniu statutu Zespołowi Obsługi Szkół została podjęta bez uprzedniego aktu o powołaniu jednostki budżetowej pod wymieniona wyżej nazwą. Także w praktyce działalność jednostki pod nazwą Zespół Obsługi Szkół nie jest prowadzona. W istocie więc statut został nadany jednostce nieistniejącej – str. 5-7 i 16 protokołu.

W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby Pan Wójt udzielił kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw do jednoosobowego działania na podstawie art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) – str. 8 protokołu kontroli.

         W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 października 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752 ze zm.), zastąpionego obecnie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Na podstawie czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) księgowaniu naliczenia amortyzacji podstawowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za 2005 rok bez wykorzystania kont 401 „Amortyzacja” i 761 „Pokrycie amortyzacji” – str. 16 protokołu kontroli, tj. wbrew zasadom wynikającym z opisu tych kont, ustalonym załącznikiem nr 2 do rozporządzenia,

b) wystąpieniu niezgodności pomiędzy stanem środków pieniężnych pochodzących z wniesionych zabezpieczeń na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” i stanem zobowiązań wobec podmiotów, które wniosły zabezpieczenia na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” o kwotę 47,37 zł – str. 20 protokołu kontroli,

c) nieprzestrzeganiu zasady określonej w art. 20 ust. 1 ustawy, dotyczącej obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu każdej operacji, która nastąpiła w danym okresie sprawozdawczym, co przejawiało się w ujmowaniu zobowiązań w księgach w dacie ich zapłaty, mimo ich powstania w kwartale poprzedzającym zapłatę, w związku z czym nie zostały ujęte w obowiązującej sprawozdawczości (kwartalnych Rb-28S) – str. 27 protokołu kontroli,

d) nieujęciu w ewidencji księgowej lokaty terminowej utworzonej w dniu 29 grudnia 1998 r. w kwocie 1.280 zł z potrąconego z faktury wykonawcy rozbudowy Szkoły Podstawowej zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Kwota ulokowanych środków powiększona i oprocentowanie wynosiła na 31 grudnia 2005 r. 2.067,01 zł. Ze względu na okres, jaki upłynął od realizacji inwestycji kwota zabezpieczenia powinna być zwrócona wykonawcy – str. 23 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowej wycenie nabytych nieruchomości. W trakcie kontroli stwierdzono, że gmina Perlejewo dokonała nabycia dwóch nieruchomości gruntowych: za cenę 3.500 zł i za cenę 20.000 zł. Przyjęcie zakupionych nieruchomości zostało udokumentowane protokołami przyjęcia środka trwałego (OT) w dniu 20 kwietnia i 11 października 2005 r., w których wartość nieruchomości wyceniono w kwocie odpowiadającej cenie sprzedaży, czyli odpowiednio 3.500 zł i 20.000 zł. Wartość ta winna być zwiększona o poniesione koszty nabycia (wyniosły one dla tych nieruchomości odpowiednio 769,80 zł i 1.461,80 zł). Zasady wyceny nabywanych nieruchomości określają przepisy art. 28 ust. 1 pkt 1a ustawy, definiując jednocześnie w ust. 2 tego artykułu pojecie ceny nabycia, jako powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem – str. 79-81 protokołu kontroli,

f) nieujęciu w ewidencji księgowej dróg gminnych; drogi gminne posiadają cechy środków trwałych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy, w związku z czym ich wartość powinna być uwidoczniona w księgach rachunkowych – str. 83 protokołu kontroli,

g) niesporządzaniu na koniec roku obrotowego zestawień sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do konta 011 „Środki trwałe” 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie) i 310 „Materiały”, wymaganych przepisem art. 18 ust. 2 ustawy – str. 87 i 92 protokołu kontroli,

h) dokonywaniu nieprawidłowych zapisów dotyczących konta 080, w wyniku czego:

- zmniejszono koszty modernizacji budynku szkolnego o kwotę 40.045,37 zł, odpowiadającą wartości prowizji i odsetek od kredytu zaciągniętego w związku z realizacją tej inwestycji – str. 88 protokołu kontroli; stosownie do postanowień zawartych w art. 28 ust. 8 pkt 2 ustawy koszt wytworzenia środków trwałych obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres ich budowy do dnia przyjęcia do używania, w tym również koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania,

- wyksięgowano nakłady inwestycyjne na modernizację dróg gminnych w wysokości 797.489,58 zł w ciężar konta 800 „Fundusz jednostki”, czyli zapisem, którego treść ekonomiczna oznacza koszty inwestycyjne bez efektu; bezpośrednią przyczyną takiego księgowania był fakt nieobjęcia ewidencją księgową wartości dróg gminnych – str. 89-90 protokołu kontroli,

- pominięto niektóre zapisy na koncie 080, m.in. w zakresie rozliczenia kosztów dotyczących zakupu gotowych środków trwałych (część kosztów zakupu autobusu ze środków PFRON w wysokości 250.000 zł), które powinny być ujmowane na tym koncie stosownie do postanowień zakładowego planu kont – str. 87 i 90 protokołu kontroli.

         W zakresie funkcjonowania procedur kontroli dotyczących gospodarki materiałowej stwierdzono, że rozchodu paliwa ujętego w ewidencji księgowej na koncie 310 dokonano jednym zapisem w dniu 31 grudnia 2005 r., na podstawie polecenia księgowania nie opatrzonego podpisami na dowodów wykonania kontroli wewnętrznej pod względem merytorycznym i zatwierdzenia. Wartość rozchodu zużycia paliwa – 28.676,96 zł – str. 93 protokołu kontroli.

         Kontrola realizacji obowiązków sprawozdawczych wykazała, że nie były sporządzane jednostkowe sprawozdania budżetowe dla Gimnazjum w Perlejewie (obsługę tej jednostki prowadzi Szkoła Podstawowa w Perlejewie) oraz dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Perlejewie (obsługiwanego przez Urząd Gminy). Obowiązek sporządzania i przekazywania sprawozdań jednostkowych w okresie objętym kontrolą nakładały na kierowników samorządowych jednostek budżetowych przepisy § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Od 1 lipca 2006 r. analogiczne zasady sporządzania sprawozdań budżetowych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 27 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Ponadto z ustaleń zawartych na str. 17 protokołu kontroli wynika, iż generalnie nie jest przestrzegany obowiązek sporządzania miesięcznych sprawozdań jednostkowych w zakresie realizacji planów dochodów i wydatków budżetowych. Sprawozdania te sporządzane są tylko za miesiące kończące kwartał.

Fakt zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych nie może prowadzić do zniesienia ogólnej odpowiedzialności kierowników za gospodarkę finansową kierowanych przez siebie jednostek. Podstawą gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest plan finansowy, w związku z czym elementem tej odpowiedzialności jest zarówno sporządzenie przez kierownika planu finansowego, jak i sprawozdania z jego wykonania.

         W zakresie obowiązków sprawozdawczych ustalono ponadto, że wymienione wyżej jednostki objęte wspólną obsługą nie sporządziły także bilansów za 2005 r. Do sporządzenia bilansów w okresie objętym kontrolą zobowiązywał kierowników jednostek budżetowych § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 17-18 protokołu kontroli. Aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. zobowiązuje kierowników jednostek budżetowych do sporządzenia – oprócz bilansów – także rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki (§ 14 ust. 1 rozporządzenia).

Badając procedurę uchwalania budżetu stwierdzono niewypełnienie obowiązków w zakresie przekazywania kierownikom gminnych jednostek budżetowych informacji niezbędnych w procesie opracowania planów finansowych tych jednostek. Nie stwierdzono mianowicie, aby Pan Wójt przekazał podległym jednostkom organizacyjnym informacje, o których mowa w art. 185 ust. 1 obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych (art. 125 ust. 1 ustawy o finansach publicznych obowiązującej w okresie objętym kontrolą) – str. 30-31 protokołu kontroli. Ponadto pismem z dnia 10 marca 2005 roku, skierowanym do Szkoły Podstawowej w Perlejewie, Pan Wójt Gminy poinformował o kwotach dochodów i wydatków w rozbiciu na działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, wynikających z uchwały budżetowej, stosownie do obowiązującego wówczas art. 126 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych (obecnie art. 186 ust. 1 pkt 2). Kierownikom pozostałych jednostek budżetowych informacji takich nie przekazano.

Należy wskazać, że wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie trybu opracowywania planów finansowych Regionalna Izba Obrachunkowa zalecała na podstawie wyników poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 33-34 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że nie zostały opracowane plany finansowe dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, które w okresie objętym kontrolą wykonywał Urząd Gminy i Ośrodek Pomocy Społecznej. Podstawą realizacji zadań z zakresie administracji rządowej był „Plan dochodów i wydatków zadań zleconych na 2005 r.” stanowiący załącznik do uchwały budżetowej – str. 99 protokołu kontroli. Formalne wymagania w zakresie opracowywania planów finansowych określały w 2005 roku przepisy § 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego… (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.), a obecnie przepisy rozporządzenia z 24 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 135, poz. 955).

         Nieprawidłowości w zakresie sporządzania planów finansowych stwierdzono również w wyniku badania gospodarki finansowej GFOŚiGW. W planie Funduszu załączonym do uchwały budżetowej stany oraz obroty środkami Funduszu uwzględniono w wielkościach wynikających z planu załączonego do projektu uchwały budżetowej. Nie dokonano zatem zmiany stanu środków obrotowych Funduszu według stanu na dzień 1 stycznia 2005 r. Ujęto go w planie w prognozowanej wysokości 3.100 zł, mimo że faktyczny stan środków na 1 stycznia 2005 r. był już znany i wynosił 5.865,26 zł – str. 108 protokołu.

         Do przychodów GFOŚiGW zaliczono błędnie w 2005 roku kwotę 5.870 zł otrzymanej przez gminę z WFOŚiGW opłaty produktowej. W świetle art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej i opłacie depozytowej (Dz. U. Nr 63, poz. 639 ze zm.) opłata ta stanowi dochód budżetu gminy. O wskazaną kwotę zaniżono zatem dochody budżetowe 2005 roku.

W toku kontroli dochodów budżetowych kontrolowanej jednostki badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Opis nieprawidłowości na stronie 44 wskazuje na brak reakcji organu podatkowego na niewykonanie przez wymienionych tam podatników obowiązku nałożonego na nich treścią art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2006 roku Nr 136, poz. 969 ze zm.) w zakresie składania informacji podatkowych.

Ponadto w grupie podatników - osób fizycznych oraz osób prawnych stwierdzono przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych) co stanowiło naruszenie obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym - str. 41 oraz 44 protokołu kontroli.

W toku kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych, stwierdzono przypadki, opisane na stronie 44 protokołu kontroli, dotyczące nie złożenia przez podatników informacji podatkowych, stanowiących podstawowy materiał dowodowy do wymiaru tej należności. Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). Opis przedstawiony na stronach 44 – 45 protokołu kontroli wskazuje także na stwierdzone przypadki różnic pomiędzy powierzchnią lasów opodatkowaną a powierzchnią lasów faktycznie będących w posiadaniu podatników. Jako przyczynę tej nieprawidłowości należy wymienić niedokonywanie czynności sprawdzających, które winny być przeprowadzone przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu  podatku od nieruchomości od osób prawnych pozwoliło stwierdzić uchybienia opisane na stronach 42 i 43 protokołu kontroli, polegające przede wszystkim na braku reakcji organu podatkowego na nieterminowe składanie deklaracji podatkowych oraz ewidentne błędy w zakresie podstaw opodatkowania, wysokości zobowiązania, powszechności opodatkowania. Charakter uchybień wskazuje, że również ich przyczyną był brak czynności sprawdzających dotyczących deklaracji podatkowych złożonych przez  tę grupę podatników.

Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych wykazała uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu, w przypadkach opisanych na stronie 45 protokołu kontroli, informacji podatkowych jako podstawowego materiału dowodowego służącego ustalaniu podstawy opodatkowania, zgodnie z treścią art. 6. ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 roku Nr 121, poz. 844 ze zm.). Przeprowadzona kontrola ustaliła również przypadki różnic pomiędzy danymi zawartymi w informacjach podatkowych złożonych przez podatników tego podatku a danymi w rejestrach wymiarowych, według których wymierzano podatek.

Sytuacja opisana na stronach 45 – 48 protokołu kontroli, a dotycząca deklaracji złożonych przez podatników na podatek od środków transportowych ilustruje, że także w tym zakresie nie prowadzono czynności sprawdzających, które winny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do wskazań przywołanego przepisu art. 272 Ordynacji podatkowej. Jak wskazują ustalenia, zaniechania służb organu podatkowego prowadziły do nieprawidłowości w zakresie opodatkowania omawianą należnością.

W wyniku kontroli stwierdzono brak kompletnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541) – str. 49 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania podatnikom przez organ podatkowy ulg i zwolnień w podatkach lokalnych stwierdzono przypadki, opisane na stronie 50 protokołu kontroli, dotyczące naruszenia przez organ podatkowy procedur wskazywanych treścią art. 178 §1 ustawy Ordynacja podatkowa wskazujących, że w każdym stadium postępowania organ podatkowy obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów.

Kontrola pozwoliła także  ustalić nieprawidłowości opisane na stronach 50 i 51 protokołu kontroli a dotyczące udzielania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym. Dotyczą one techniki dokumentowania wyników postępowania podatkowego, z naruszeniem postanowień art. 172 §1 Ordynacji podatkowej wskazujących, iż organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Natomiast treść paragrafu 2 tego artykułu stanowi, że w szczególności sporządza się protokół z:

- przyjęcia wniesionego ustnie podania;

- przesłuchania strony, świadka i biegłego;

- oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale pracownika organu podatkowego;

- ustnego ogłoszenia postanowienia.

Ustalono także, że kontrolowana jednostka nie sporządziła na koniec roku obrotowego wydruków kont poszczególnych podatników - osób prawnych oraz osób fizycznych. Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 13 ust 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), którego treść stanowi, że księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. W związku z powyższym faktem nie można było dokonać kontroli zapisów księgowych na kontach kontrolowanych podatników. Szczegółowy opis nieprawidłowości znajduje się na stronie 57 protokołu kontroli.

Natomiast w opisie na stronie 58 protokołu kontroli, wskazano nieprawidłowości dotyczące naliczenia wynagrodzeń inkasentom (sołtysom) za przeprowadzane przez nich inkaso podatków.

Kontroli poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2005. Opis na stronach 58 - 59 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Zasady sporządzania sprawozdania RB-PDP za wskazany okres wynikają z treści załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426). Należy jednocześnie wskazać, iż aktualne zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte są w obowiązujących od dnia 1 lipca 2006 r. przepisach załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepisy § 4 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego.

Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, w tym także podatków i opłat lokalnych.

         Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – zgodnie z art. 44 obowiązującej obecnie ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają aktualnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przygotowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały o utworzeniu Zespołu Obsługi Szkół w celu dostosowania zasad obsługi jednostek oświatowych do postanowień Statutu ZOS lub przedłożenie projektu uchwały uchylającej uchwałę w sprawie Statutu ZOS i dostosowującej postanowienia Statutu Gminy do stanu rzeczywistego.

2. Udzielenie pełnomocnictw do jednoosobowego działania wszystkim kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) księgowanie naliczonej amortyzacji na kontach 401 i 761,

b) uzgadnianie stanu środków pieniężnych na rachunku depozytowym ze stanem zobowiązań będących ich odzwierciedleniem,

c) przestrzeganie przy ewidencji zobowiązań zasady wprowadzania do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu każdej operacji, która nastąpiła w danym okresie sprawozdawczym,

d) wyjaśnienie z wykonawcą robót kwestii przetrzymywanego od 8 lat zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

e) zwiększenie wartości zakupionych środków trwałych o koszty związane bezpośrednio z ich nabyciem,

f) dokonanie wyceny dróg gminnych i ujęcie ich w ewidencji księgowej środków trwałych,

g) sporządzanie co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych,

h) prawidłowe prowadzenie zapisów na koncie 080, w celu ustalenia prawidłowej wartości środków trwałych wytworzonych w procesie inwestycyjnym lub pochodzących z zakupów inwestycyjnych, stosownie do zasad wskazanych w zakładowym planie kont i przepisach powszechnie obowiązujących.

4. Zapewnienie funkcjonowania procedur kontroli wewnętrznej w zakresie kontroli dowodów księgowych stanowiących podstawę rozchodu materiałów.

5. Egzekwowanie od kierowników wszystkich jednostek budżetowych obowiązku sporządzania i przekazywania jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych.

6. Przestrzeganie obowiązku comiesięcznej częstotliwości sporządzania sprawozdań jednostkowych z realizacji planu dochodów i wydatków budżetu.

7. Informowanie wszystkich gminnych jednostek budżetowych o danych niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, w terminie 7 dni od przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu, oraz o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej.

8. Opracowywanie planów finansowych zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

9. Wykazywanie w planie finansowym GFOŚiGW prawidłowej wysokości stanu środków obrotowych na początek roku.

10. Ujmowanie jako dochodów budżetu gminy otrzymywanej opłaty produktowej.

11. Rzetelne realizowanie zaleceń pokontrolnych.

12. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

13. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości i środków transportowych, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego, wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, podatku leśnym i podatkach i opłatach lokalnych.

14. Udzielanie ustawowych ulg w podatku rolnym z zachowaniem zasad wynikających z obowiązujących przepisów w tym zakresie.

15. Przestrzeganie zasad postępowania podatkowego, w tym także odpowiednich procedur z uwzględnieniem obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej.

16. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

17. Wyeliminowanie wskazanych nieprawidłowości z zakresu ewidencji księgowej podatków i opłat z uwzględnieniem przepisów obowiązującego od dnia 1 lipca 2006 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzeń inkasentom (sołtysom).

19. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku