Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół w Rutkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 lutego 2007 roku (znak: RIO.IV.6012 - 5/06), o treści jak niżej:

Pan Krzysztof Brzozowski

Kierownik Biura Obsługi Szkół

w Rutkach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół w Rutkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania BOS i jednostek obsługiwanych w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej, prowadzenia rachunkowości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, opracowania i realizacji planów finansowych, gospodarowania mieniem, rozliczeń z budżetem gminy.

W zakresie organizacji wewnętrznej, w tym procedur kontroli finansowej, stwierdzono, że obsługa kasowa BOS w Rutkach prowadzona jest przez kasę Urzędu Gminy w Rutkach. Pobór gotówki do kasy odbywał się poprzez wystawienie czeku imiennego na kasjera Urzędu. Wypłat z kasy dokonywano na podstawie dokumentów zatwierdzonych przez Pana Kierownika, Głównego Księgowego BOS ora dyrektorów poszczególnych jednostek obsługiwanych. Przyjęty sposób organizacji gospodarki kasowej nie został jednakże formalnie uregulowany w przepisach wewnętrznych składających się na procedury kontroli finansowej – str. 10-12 protokołu kontroli. Ustalenie w formie pisemnej procedur kontroli wewnętrznej dotyczących wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem należy do obowiązków kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 47 ust. 3 obecnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a w okresie objętym kontrolą art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r.

 Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że do prowadzenia ewidencji wynagrodzeń pracowników korzystano w 2005 r. z oprogramowania, firmy Infosystem o nazwie „Płace”. Nie stwierdzono, aby Pan Kierownik określił m.in. datę rozpoczęcia jego eksploatacji, w tym także kolejnych wersji oprogramowania oraz system służący ochronie danych i ich zbiorów. Wymogi te zostały określone w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Uwagi podlegające uwzględnieniu w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, dotyczące programów komputerowych wykorzystywanych przy prowadzeniu ewidencji księgowej, zostały zawarte na str. 6-8 protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych ustalono, że projekty planów finansowych na 2005 rok nie były opiniowane przez rady pedagogiczne poszczególnych jednostek oświatowych. Obowiązek opiniowania przez radę pedagogiczną planu finansowego szkoły został nałożony art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 14 protokołu kontroli. Wskazania wymaga, że niezależnie od zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej, obsługiwane jednostki nadal posiadają status odrębnych jednostek sektora finansów publicznych. W związku z tym, podstawą prowadzenia ich gospodarki finansowej jest plan finansowy, opracowany przez kierownika każdej z jednostek przy zachowaniu wymagań dotyczących trybu jego opracowania, wynikających z przepisów prawa.

Przelewy równowartości dokonanych odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na bankowy rachunek Funduszu, stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) powinny zostać dokonane w terminie do 31 maja w wysokości co najmniej 75% dokonanego odpisu, natomiast do 30 września kwota przelana na rachunek powinna odpowiadać całości odpisu. Z ustaleń kontroli zawartych na str. 19 protokołu wynika, że żaden z wymienionych terminów nie był przestrzegany.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Opracowanie i wprowadzenie wewnętrznych uregulowań określających zasady prowadzenia gospodarki kasowej jednostki.

2. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości do wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości w zakresie wykorzystywanego programu komputerowego.

3. Zapewnienie przedkładania przez dyrektorów szkół projektów planów finansowych właściwej radzie pedagogicznej celem zaopiniowania.

4. Terminowe przekazywanie równowartości dokonanych odpisów na rachunek ZFŚS.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

   w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Rutki

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży