Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Nowogród

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Nowogrodzie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lipca 2006 roku (znak: RIO.IV.6011 - 3/06), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Szczepan Zalewski

                                                                                              Burmistrz Nowogrodu

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Nowogród za okres 2005 r., przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodzie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         Badając wewnętrzne regulacje organizacyjno – prawne, zawarte w statucie gminy i regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego stwierdzono, że:

- w statucie gminy zawarto postanowienia dotyczące funkcji zastępcy burmistrza; m.in. w § 19 ust. 1 statut stanowi, że zastępca burmistrza wykonuje zadania powierzone mu przez burmistrza, zgodnie z jego wskazówkami i poleceniami, zaś ust. 2 wskazuje, iż zastępca burmistrza sprawuje funkcje burmistrza w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków. W praktyce stanowisko takie nie funkcjonuje w strukturze Urzędu Miejskiego – str. 4 protokołu kontroli. Poza tym, z ustaleń kontroli wynika, że pismem z dnia 27 listopada 2002 r. Burmistrz powierzył p. M. D. pełnienie obowiązków sekretarza Gminy Nowogród, które to obowiązki pracownik pełni aktualnie. Powierzenie obowiązków w zakresie tego stanowiska (dodatkowo na tak długi okres) świadczy o obejściu przepisu art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), iż powoływanie i odwoływanie sekretarza – na wniosek wójta – należy do wyłącznej właściwości rady gminy. Również statut gminy w § 21 stanowi, iż sekretarz powoływany jest uchwałą Rady Miejskiej na wniosek burmistrza. Należy też wskazać, iż wymieniony pracownik nie spełnia, określonych przepisami prawa w sprawie pracowników samorządowych, formalnych wymagań kwalifikacyjnych dla zajmowanego stanowiska, gdyż nie posiada wyższego wykształcenia – str. 40 protokołu kontroli;

- w regulaminie organizacyjnym Urzędu zawarto postanowienia w dotyczące organizacji kontroli wewnętrznej; określono zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli oraz sposób jej przeprowadzania wskazując m.in., że kontrole przeprowadzane są w oparciu o harmonogram kontroli bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy, oraz że z kontroli sporządza się protokół, który winien zawierać określone elementy (§§ 44-46 regulaminu). W wyniku sprawdzenia stosowania przytoczonych unormowań stwierdzono, że harmonogram kontroli nie był opracowany, zaś kontrolowana jednostka okazała tylko notatkę służbową sporządzoną przez Skarbnika z przeprowadzonej w dniu 4 maja 2005 r. kontroli w Zespole Szkół Samorządowych w Nowogrodzie (z notatki wynika, iż kontrolą objęto wynagrodzenia za 3 miesiące 2005 r., kontrola nie wykazała nieprawidłowości). Przedstawione ustalenia świadczą, że zasady kontrolne określone w regulaminie nie były w pełni przestrzegane – str. 4-5 protokołu kontroli. Wskazać też należy na ciążące na organie wykonawczym gminy obowiązki wynikające z art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. Wskazana regulacja (zawarta obecnie w art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) nakłada na wójta (burmistrza) obowiązek kontroli nadzorowanych i podległych jednostek w zakresie przestrzegania przez te jednostki realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola taka powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. W gminie Nowogród, poza Zespołem Szkół, funkcjonują także inne jednostki organizacyjne – m.in. zakład budżetowy, dwie instytucje kultury – str. 2 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość zawierania i realizacji umów stanowiących podstawę dokonywania wydatków budżetowych i ustalono, że:

- nie wszystkie zlecenia i umowy zawierały kontrasygnatę Skarbnika, o której mowa w art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku, gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej – str. 10 i 60 protokołu kontroli;

- w umowie zawartej w dniu 05.03.2003 r. na kwotę 5.500,- zł z wykonawcą opracowania dokumentacji budowlanej przebudowy skrzyżowania w Nowogrodzie określono termin realizacji na 31.05.2003 r. Wykonanie przedmiotowej usługi wyegzekwowano z opóźnieniem wynoszącym 10 miesięcy (31.03.2004 r.), natomiast karę umowną za nieterminową realizację zamówienia w kwocie 1.672,- zł zaksięgowano pod datą 31.12.2005 r., tj. po roku i 9 miesiącach od wykonania usługi. Do czasu kontroli wykonawca nie wystawił rachunku i nie otrzymał należności (według umowy zamawiający winien dokonać zapłaty w terminie do 14 dni od daty wpływu rachunku) – str. 10 protokołu kontroli. Jak stanowi przepis art. 646 Kodeksu cywilnego, roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem lat dwóch od dnia oddania dzieła. W świetle tego przepisu, z dniem 1 kwietnia 2006 r. przedawnieniu uległo roszczenie wykonawcy o zapłatę wynagrodzenia, jak również roszczenie zamawiającego o zapłatę kary umownej (tak np.: wyrok SN z 18.11.1997 r., sygn. II CKN 465/97);

- podobna sytuacja miała miejsce przy wykonaniu usługi opracowania dokumentacji budowlanej na przebudowę drogi wojewódzkiej na podstawie umowy z dnia 2.08.2004 r. na kwotę 19.000,- zł, z terminem realizacji do 15.12.2004 r. Wykonawca zrealizował wymienioną usługę z opóźnieniem ponad 7 miesięcy. W tym przypadku, mimo deklaracji Burmistrza wyrażonych w piśmie ponaglającym z dnia 19.05.2005 r. (jednocześnie informującym, że opóźnienie w realizacji usługi „naraża Gminę Nowogród na straty finansowe”), określone kary umowne, które winny wynosić co najmniej 431,- zł, nie zostały naliczone (nie ujęto ich w księgach rachunkowych). Nadmienić należy, że również w tym przypadku wykonawca nie wystawił rachunku i nie otrzymał należności (umowny termin zapłaty – 30 dni od daty wpływu rachunku do zamawiającego) – str. 10-11 protokołu kontroli.

         Z analizy prawidłowości ponoszenia wydatków budżetowych wynika, że kontrolowana jednostka nie zachowuje płynności w regulowaniu zaciąganych zobowiązań – wskazują na to działania polegające na występowaniu o przedłużenie ustalonych terminów płatności zarówno wobec kontrahentów zewnętrznych, jak i Komunalnego Zakładu Budżetowego – str. 11, 63-64 protokołu kontroli. Stwierdzono też przypadek zapłaty kwoty 20 zł za nieterminowe regulowanie należności na rzecz ZE Rejon Łomża, co świadczy o powstaniu zobowiązania wymagalnego, tj. takiego, którego termin płatności minął i nie było ono umorzone ani przedawnione – str. 46 protokołu kontroli. Stosownie do zasady wyrażonej obecnie w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych (poprzednio art. 28 ust. 3 pkt 3), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

         W ramach badania wydatków związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem ustalono m.in., że wymiar godzin ponadwymiarowych realizowanych przez dyrektora Zespołu Szkół w Nowogrodzie oraz dwóch wicedyrektorów przekraczał ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć tych nauczycieli, co nie odpowiada normom prawnym wynikającym z art. 35 ust. 1 i ust. 2 w zw. z art. 42 ust. 2 pkt 1, ust. 6 i 7 ustawy Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674). Zgodnie z przepisami art. 35 ustawy, liczba godzin ponadwymiarowych przydzielonych nauczycielowi nie może przekraczać połowy tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć (ustalonego zgodnie ze wskazaniem art. 42 ust. 2 pkt 1), przy czym przez godzinę ponadwymiarową należy rozumieć przydzieloną nauczycielowi godzinę zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych. Stosownie zaś do przepisu art. 42 ust. 6 i 7 ustawy, tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dyrektora i zastępców dyrektora Zespołu Szkół został określony z uwzględnieniem zniżek ustalonych przez organ prowadzący, celem umożliwienia należytego wykonywania funkcji kierowniczych w Szkole – str. 50, załącznik nr 16 do protokołu kontroli. Zgodnie z art. 31 pkt 6a w zw. z art. 5c pkt 3 ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), zatwierdzanie arkuszy organizacji szkół należy do kompetencji Burmistrza.

Stwierdzono także przypadki nieprawidłowego klasyfikowania bieżących wydatków budżetowych w świetle obowiązującego poprzednio rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132). Od 1 lipca 2006 r. zasady klasyfikacji budżetowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726) – str. 38, 43 protokołu kontroli.

W sferze zamówień publicznych stwierdzono uchybienie polegające na niesporządzeniu sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych dokonanych w 2005 roku. Obowiązek sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, wynika z postanowień art. 98 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) – str. 41 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień gospodarowania mieniem komunalnym oraz ujmowania składników mienia w księgach rachunkowych i ich inwentaryzacji wykazała, że:

- informacja o stanie mienia komunalnego, załączona do projektu budżetu na 2006 rok, nie zawierała niektórych danych wymaganych § 6 uchwały Nr 51/12/95 Rady Gminy i Miasta z 27 listopada 1995 r. w sprawie określenia procedury opracowania i uchwalania budżetu Gminy i Miasta oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu, w szczególności danych o składnikach mienia w ujęciu ilościowym – str. 12 protokołu kontroli;

- prowadzona w Zespole Szkół Samorządowych ewidencja analityczna dotycząca składników majątkowych nie w pełni spełniała funkcję ochrony tych składników, brak było bowiem w niektórych przypadkach cech charakterystycznych tych składników (nazw, numerów fabrycznych, jednostek miary w przypadku materiałów itp.), celem bliższej ich identyfikacji a także ułatwienia właściwego przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury – str. 51, załącznik nr 16 do protokołu kontroli;

- wystąpiły rozbieżności w dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji kasy: z arkusza spisu z natury opatrzonego datą 29.10.2005 r., podpisanego przez trzyosobową komisję i kasjera, wynika zerowy stan kasy, zaś według raportu kasowego stan gotówki na ten dzień wynosi 1032 zł. Z wyjaśnień w tej kwestii złożonych przez skarbnika, członków zespołu spisowego i kasjera wynika, że spisu z natury środków gotówkowych dokonano w rzeczywistości w dniu 30 września 2005 r. (w tym dniu stan ewidencyjny gotówki wynosił 0). Powyższe świadczy o nierzetelnym podejściu pracowników do obowiązków inwentaryzacyjnych – str. 60 protokołu kontroli. Należy też wskazać, że stosownie do postanowienia art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), kierownik jednostki nie może scedować na podległych pracowników bezpośredniej odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze. zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że zasady (polityka) rachunkowości wprowadzone zarządzeniem kierownika jednostki, wskazywały wprawdzie na obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat przy użyciu komputera, jednak nie opracowano wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w procesach przetwarzania danych i nie określono zasad archiwizacji danych, naruszając w ten sposób wymogi wynikające z treści art. 10 ustawy o rachunkowości - str. 17-18 protokołu kontroli.

       Z opisu zawartego na stronie 19 protokołu kontroli wynika, iż organ podatkowy nie doręczył wszystkich decyzji wymiarowych na podatek rolny i nie prowadził postępowania wyjaśniającego celem ustalenia spadkobierców i dokonania właściwego doręczenia tychże decyzji (art. 144 ustawy Ordynacja podatkowa). Należy przy tym wskazać, iż zaniechanie ustalenia spadkobierców i nie doręczenie decyzji wymiarowych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej, natomiast, jeżeli decyzja ustalająca zobowiązanie podatkowe zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy – obowiązek ten ulega przedawnieniu, stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

       Stwierdzono także, iż pomimo ciążącego na organie podatkowym obowiązku zebrania i rozpatrzenia w toku postępowania podatkowego całości materiału dowodowego, w myśl wskazań art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej, w trakcie postępowania mającego na celu przyznanie ulgi w opodatkowaniu gospodarstw rolnych członków rodzin żołnierzy odbywających zasadniczą służbę wojskową, obowiązek wskazany na wstępie nie został wykonany. W toku postępowania nie zebrano materiałów (dowodów) dotyczących faktu nie osiągania przychodów z innych źródeł niż z gospodarstwa oraz wspólnym zamieszkiwaniu, a więc warunków do zastosowania ulgi, wynikających z brzmienia art. 13 a ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku Nr 137, poz. 84 ze zm.) – str. 20 i 21 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że deklaracji na podatek rolny nie złożył podatnik wskazany w opisie na stronie 22 protokołu kontroli, co było efektem braku komputerowej ewidencji osób prawnych zobowiązanych do opłacania podatków rolnego i leśnego. Sytuacja ta wskazuje, iż służby organu podatkowego nie prowadzą, w zakresie powszechności opodatkowania, czynności sprawdzających wynikających z treści art. 272 Ordynacji podatkowej.

Ponadto ustalono, iż wymiar zobowiązań podatkowych Burmistrzowi dokonywany jest w Urzędzie Miejskim w Nowogrodzie, a decyzje podpisywane są przez pracownika Urzędu z upoważnienia Burmistrza - str. 26 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 132 § 1 Ordynacji podatkowej Wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa, ich zastępcy oraz skarbnik jednostki samorządu terytorialnego podlegają wyłączeniu od załatwiania spraw dotyczących ich zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego. Paragraf 2 przywołanego przepisu wskazuje, że wyłączenie owo stosowane jest również do spraw dotyczących:

- małżonka, rodzeństwa, wstępnych, zstępnych albo powinowatych pierwszego stopnia osób wymienionych w § 1;

- osób związanych stosunkiem przysposobienia, opieki lub kurateli z osobami wymienionymi w § 1.

W przypadku wyłączenia organu, o którym mowa w § 1, samorządowe kolegium odwoławcze wyznacza, w drodze postanowienia, organ właściwy do załatwienia sprawy.

Stwierdzono nieprawidłowości popełnione przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (sprawozdanie Rb – PDP) za rok 2005. Zgodnie z opisem zawartym na stronach 31-32 protokołu kontroli, błędnie wykazano skutki obniżenia stawek podatkowych i zwolnienia podmiotów opodatkowania uchwałami Rady Miejskiej. Polegało to na błędnym wykazaniu w kolumnie 3 ”skutki obniżenia górnych stawek podatkowych obliczone za okres sprawozdawczy” oraz w kolumnie 4 ”skutki udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń, zwolnień zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy bez ulg i zwolnień ustawowych” wskazanego sprawozdania.

Skutki finansowe zwolnienia dokonanego przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego winny być wykazane w kolumnach 3 i 4 omawianego sprawozdania. W kolumnie 3 należy wskazać skutki obniżenia górnych stawek podatkowych, liczone jako iloczyn powierzchni przedmiotów opodatkowania, w tym zwolnionych (podstawy opodatkowania) i różnicy stawek, maksymalnej wskazanej na rok 2004 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i stawki wygenerowanej uchwałą organu stanowiącego. Natomiast w kolumnie 4 wskazywać powinna skutki zastosowania zwolnienia ustalone jako iloczyn podstawy opodatkowania i stawki obowiązującej na terenie gminy.

Powyższy sposób ustalania skutków zwolnień podatkowych wynikających z uchwał organów stanowiących samorządu terytorialnego, jest zgodny z treścią aktualnie obowiązujących zasad sporządzania sprawozdania RB-PDP za wskazany okres zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426).

Należy także zauważyć, iż nieprawidłowe i nierzetelne prezentowanie omawianych skutków może mieć wpływ na prawidłowość ustalenia kwoty wyrównawczej stanowiącej element składowy części podstawowej subwencji ogólnej dla gmin.

W trakcie badania dochodów z najmu i dzierżawy składników majątkowych kontrolującemu okazano pismo z 28 grudnia 2005 r. (nr GK.72243-22/05), z którego wynika, że Burmistrz, po rozpatrzeniu wniosku dzierżawcy zalegającego z zapłatą czynszu dzierżawnego na sumę 4.294,40 zł, dokonał umorzenia zaległości na kwotę 3.639,40 zł, zaś pozostałą część rozłożył na raty. Z ustaleń kontroli wynika, że organ stanowiący gminy nie podjął uchwały na podstawie art. 34a obowiązującej poprzednio ustawy o finansach publicznych, która określałaby szczegółowe zasady i tryb umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych gminy z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazywałaby organy do tego uprawnione (w obecnym stanie prawnym kompetencja organu stanowiącego do podjęcia uchwały w omawianej materii wynika z art. 43 ustawy o finansach publicznych). W braku takiej regulacji umorzenie zaległości czynszowych lub udzielenie innych ulg w zapłacie nie może nastąpić – str. 33-34 protokołu kontroli. Należy tu wskazać również na przepis art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego, ustanawiającego rygor nieważności czynności prawnej sprzecznej z ustawą.

         Ponadto z ustaleń wynika, że kontrolowana jednostka nie podejmowała działań celem dochodzenia zaległości na łączną sumę 487,62 zł z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości. Działania windykacyjne, jak wynika z opisu na str. 34 protokołu kontroli, winny być podjęte w stosunku do spadkobierców prawa użytkowania wieczystego.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz podatków i opłat lokalnych.

Organem wykonawczym gminy miejsko – wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu gminy i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy ( art. 30 ust 1 i 2, art. 60 ust 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywała na Burmistrzu – zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych (obecnie art. 44 ustawy z 30.06.2005r. o finansach publicznych).

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają obecnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie stosownych działań celem zatrudnienia sekretarza gminy zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym i postanowieniami statutu, w szczególności mając na uwadze, iż nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy burmistrza

2. Realizowanie zasad kontrolnych określonych w regulaminie organizacyjnym, ze szczególnym uwzględnieniem corocznej realizacji obowiązków dotyczących kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych gminy, zgodnie z art. 46 i art. 187 ustawy o finansach publicznych.

3. Zorganizowanie systemu obiegu dokumentów finansowo-księgowych w sposób zapewniający każdorazowe kontrasygnowanie przez Skarbnika czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

4. W zakresie realizacji umów:

a) skorzystanie z zarzutu przedawnienia roszczenia w przypadku przedłożenia rachunku przez wykonawcę dokumentacji przebudowy skrzyżowania;

b) ujęcie w księgach rachunkowych należnej kary umownej za nienależyte wykonanie umowy przez wykonawcę dokumentacji przebudowy drogi; dokonanie potrącenia należnej kary z wynagrodzenia wykonawcy wynikającego z rachunku.

5. Zapewnienie prowadzenia gospodarki finansowej z zachowaniem zasady dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

6. Uwzględnianie przy zatwierdzaniu arkuszy organizacji szkół wskazanych przepisów w kwestii limitów godzin ponadwymiarowych nauczycieli.

7. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do zachowania prawidłowości w stosowaniu klasyfikacji budżetowej wydatków.

8. Przedkładanie Prezesowi UZP rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.

9. Sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego zawierających wszystkie dane określone uchwałą Rady Gminy.

10. Spowodowanie uzupełnienia ewidencji środków trwałych prowadzonej w Zespole Szkół o wskazane elementy, służące właściwej ochronie posiadanych składników majątkowych i należytemu przeprowadzaniu ich inwentaryzacji drogą spisu z natury.

11. Zapewnienie, aby inwentaryzacyjne zespoły spisowe rzetelnie dokumentowały wykonywane czynności.

12. Dostosowanie dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat do wymogów wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów wykonawczych obowiązujących w tym zakresie.

13. Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego mającego na celu doręczenie wszystkich decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego, z uwzględnieniem wskazań zawartych w protokole kontroli i części opisowej niniejszego wystąpienia.

14. Zachowanie powszechności opodatkowania podatkiem rolnym osób prawnych m. in. poprzez przestrzeganie obowiązków w zakresie czynności sprawdzających, wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

15. Stosowanie instytucji zwolnień i ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku rolnym oraz zasad prowadzenia postępowania podatkowego wskazywanych przepisami Ordynacji podatkowej.

16. Wszczęcie procedury zmierzającej do wyznaczenia przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze organu właściwego do załatwiania spraw z zakresu wymiaru zobowiązań podatkowych Burmistrzowi Nowogrodu, w myśl wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

17. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

18. W zakresie niepodatkowych dochodów budżetowych:

a) wystąpienie do organu stanowiącego z projektem uchwały określającej szczegółowe zasady i tryb udzielania ulg w zapłacie należności, stosownie do przepisów art. 43 ustawy o finansach publicznych; zaniechanie podejmowania czynności w tym zakresie do czasu podjęcia uchwały przez Radę Miejską;

b) podjęcie działań zmierzających do egzekwowania zaległego czynszu (jak wskazano, umorzenie nie może nastąpić w braku stosownych regulacji) oraz opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

       Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży