Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Bargłów Kościelny

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Bargłowie Kościelnym

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 sierpnia 2006 roku (znak: RIO.V.6011 - 4/06), o treści jak niżej:

Pan Andrzej Kwieciński

Wójt Bargłowa Kościelnego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bargłów Kościelny, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakres kontroli obejmował m. in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy Bargłów Kościelny oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań powierzonych stowarzyszeniowi i realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, przeprowadzanie inwentaryzacji.

W zakresie prowadzenia rachunkowości Urzędu Gminy Bargłów Kościelny stwierdzono uchybienia naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

 - nie spełnianie przez księgi rachunkowe wymogów wynikających z art. 14 ust. 4 ustawy – str. 12 protokołu kontroli,

- nie zamieszczanie, przy dekretach wskazujących na sposób ujęcia dowodu w księgach, podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania – str. 12 protokołu kontroli,

- nie wskazywanie na niektórych dokumentach księgowych numeru identyfikacyjnego i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych, czego wymaga art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy – str. 13 i 17 protokołu kontroli,

- nieprawidłowe zaewidencjonowanie zakupionego programu komputerowego – str. 13 protokołu kontroli,

- nie zamieszczanie dat odbioru gotówki na listach pokwitowań, zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy oraz regulacji wewnętrznych – str. 16 protokołu kontroli,

- brak podpisu na raportach kasowych na dowód potwierdzenia odbioru raportu przez księgową - § 21 pkt 7 instrukcji kasowej – str. 16 protokołu kontroli.

Stwierdzono również uchybienia w zakresie przestrzegania zasad kontroli wewnętrznej. Ustalono, iż w raporcie kasowym Nr 12/05 od 01 do 31 grudnia 2005 roku podstawą rozchodu były faktury wystawione z datą 10.12.2005 r, które zostały zatwierdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym z datą 9.12.2005 r. i na których jest adnotacja pokwitowania odbioru gotówki w dniu 09.12.2005 r. – str. 16-17 protokołu kontroli. Sytuacja powyższa narusza zasady kontroli dowodów księgowych w Urzędzie, uregulowane w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, leśny, od nieruchomości oraz od środków transportowych – odpowiednio str. 37, 39, 44 i 47 protokołu. Dokonane ustalenia wskazują w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły braku reakcji służb organu podatkowego, będącej pochodną nie prowadzenia czynności sprawdzających, na naruszenie

przez podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego – str.30, 39 i 42 protokołu.

Kontrola powszechności i prawidłowości poboru opłaty skarbowej pozwoliła ustalić, że w przypadku zaświadczeń wydawanych w sprawie uiszczenia opłaty za wydanie pozwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych pobierano opłatę w wysokości 15 złotych, a nie jak wynika z cz. III kol. 3 pkt. 11 szczegółowego wykazu przedmiotów opłaty skarbowej, stawek oraz zwolnień zawartych w załączniku do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532 ze zm.) 11 złotych. Jak wskazuje opis na stronie 51 protokołu, w 2005 roku zawyżono pobór opłaty o kwotę 208 złotych.

W wyniku kontroli zgodności zastosowanych w umowach najmu stawek czynszu za lokale mieszkalne ze stawkami wynikającymi z uchwały organu wykonawczego, stwierdzono w trzech przypadkach zaniżenie stawki czynszu. W próbie przyjętej do kontroli dochody z tego tytułu zostały zaniżone o kwotę 166,80 złotych – str. 63 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość udzielania przez gminę Bargłów Kościelny zamówień publicznych. Badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). Wyniki kontroli świadczą o występowaniu nieprawidłowości, naruszających zasad udzielania zamówień publicznych.

Kontroli poddano postępowanie o udzielenie zamówienia na zakup i dostawę żużla paleniskowego na terenie Gminy Bargłów Kościelny; transport żwiru na drogi, modernizacja kotłowni.

Wartość szacunkową zamówienia na zakup i dostawę żużla paleniskowego i transport żwiru określił Pan Grzegorz Kasjanowicz – inspektor. Sporządzone na tą okoliczność notatki służbowe zostały zaakceptowane przez Wójta Gminy. Postępowania o udzielenie tych zamówień publicznych były prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Kontrolowana jednostka sporządziła specyfikacje istotnych warunków zamówienia. Kryterium oceny w obydwu przypadkach była 100 % cena. Do upływu terminu składania ofert na omawiane zamówienia złożono po jednej ofercie. Zostały wybrane złożone oferty. Zamawiający sporządził wymagane „Protokoły z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego”. O wyborze ofert zostali pisemnie powiadomieni pismami oferenci. W przekazanych pismach zamawiający prosił wykonawców o zgłoszenie w ciągu 10 dni do Urzędu w celu podpisania umowy. W jednym jak i drugim udzielanym zamówieniu publicznym umowy zostały zawarte w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Wymóg zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty został zawarty w art. 94 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych – str. 79 – 83 protokołu kontroli. Z złożonego wyjaśnienia przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy będącego załącznikiem Nr 5 do protokołu kontroli wynika, że w tym czasie drogi były nieprzejezdne i w związku z dowozem dzieci do szkół zachodziła natychmiastowa konieczność naprawy dróg. Jak również zamawiający wyjaśnił, iż telefonicznie uzgodnił z oferentami, że nie będą się odwoływać.

Ponadto Wójt Gminy w wydanym zarządzeniu Nr 4/2002 z dnia 10 lutego 2002 roku ustalił m.in. że komisja przetargowa jest zobowiązana do opracowania Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej. Zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych to kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywanie czynności oraz przejrzystość jej prac – str. 81 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie (budowę) kotłowni wodnej opalanej olejem w miejsce istniejącej kotłowni węglowej według projektu remontu instalacji technologicznej kotłowni wodnej w budynku Zespołu Szkół w Bargłowie Kościelnym stanowiącego załącznik Nr 1 oraz remont instalacji elektrycznej zasilającej kotłownię zgodnie z projektem remontu instalacji elektrycznej w budynku Zespołu Szkół w Bargłowie Kościelnym stanowiącego załącznik Nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (s.i.w.z.). Do przygotowania i przeprowadzenia ww. postępowania zarządzeniem Wójt Gminy powołał trzyosobową komisję przetargową. Na przewodniczącego został powołany Marian Renkiewicz – dyrektor Zespołu Szkół w Bargłowie Kościelnym, któremu Wójt Gminy udzielił upoważnienia do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie  zamówienia publicznego w przetargu nieograniczonym  na wykonanie kotłowni oraz remont instalacji elektrycznej w Zespole Szkół w Bargłowie Kościelnym. Upoważnienie nie zostało stwierdzone podpisem na dowód jego odebrania przez Dyrektora Zespołu Szkół, jak również nie zostało ujęte w „Rejestrze upoważnień i pełnomocnictw” – str. 85 protokołu kontroli.

Specyfikację istotnych warunków zamówienia opracował Marian Renkiewicz – dyrektor Zespołu Szkół, którą zatwierdził Wójt Gminy. Postępowanie o udzielenie tego zamówienia publicznego było prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. S.i.w.z. pobrało trzech oferentów. Przedsiębiorstwo Instalacji Sanitarnych „RZOŃCA” pismem z dnia 09.05.2005r. zwróciło się do Gminy Bargłów Kościelny o wyjaśnienie treści specyfikacji dotyczącej zastosowania kotła. W przesłanym piśmie oferent poinformował, że wyspecyfikowany w s.i.w.z. kocioł VITOPLEX 300 o mocy 310 kW nie istnieje. Wyjaśnienia dla wszystkich oferentów udzielił Marian Renkiewicz – dyrektor Zespołu Szkół. Poinformował, że należy zaplanować  kocioł VITOPLEX 300 o mocy 345 kw, a nie o mocy 310 kW produkcji VIESSMAN. Nie dopuścił zastosowania kotła innego producenta niż wskazanego w s.i.w.z. o tych samych parametrach lub lepszych – str. 85 protokołu kontroli. W rezultacie został zainstalowany kocioł  VITOPLEX 100 typu SX1 firmy VIESSMAN. Pan Marian Renkiewicz – przewodniczący komisji przetargowej dokonał modyfikacji treści zamówienia poprzez zamianę kotła VITOPLEX 300 na VITOPLEX 100 typu SX1. O dokonanej modyfikacji nie zostali poinformowani wykonawcy. Wymóg poinformowania wszystkich wykonawców, którzy pobrali s.i.w.z. o dokonanej zmianie został nałożony w art. 38 ust. 4 Prawo zamówień publicznych – str. 86 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu Dyrektor Zespołu Szkół, będącym załącznikiem Nr 13 do protokołu kontroli, poinformował, że modyfikacja s.i.w.z. polegająca na zmianie typu kotła nastąpiła w trakcie realizacji zamówienia po merytorycznych konsultacjach wykonawcy zamówienia z projektantem.

Badaniem objęto również wydatki związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2005 został uchwalony przez Radę Gminy Bargłów Kościelny przez podjęcie uchwały Nr XIII/143/05 z dnia 18 lutego 2005 roku. W programie ustalono, że członkowie komisji otrzymają wynagrodzenie za udokumentowaną realizację zadań ujętych w programie. Z członkami Komisji zostały zawarte umowy, w których nie zostały wymienione konkretne zadania wskazane w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Ogólnie określono to jako realizację zadań ujętych w Programie. Ponadto stwierdzono wydatek na zakup książek do Gminnej Biblioteki Publicznej, który nie był ujęty jako zadanie w Programie. Zaplanowano wprawdzie zakup książek, ale o tematyce profilaktycznej. Zadanie związane z zakupem książek tego rodzaju nie zostało zrealizowane. Ponadto ustalenia dotyczyły faktu wypłaty ze środków za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu wynagrodzenia pełnomocnikowi ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych w sytuacji gdy wydatek tego rodzaju nie został ujęty w uchwalonym programie - str. 73 – 75 protokołu kontroli.

W sferze gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości stwierdzono, że w jednostce nie zostały określone przez Radę Gminy zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze. zm.). Brzmienie tego przepisu (zawierającego zwrot „do czasu określenia zasad”) oraz kompetencja organu wykonawczego do gospodarowania mieniem komunalnym (art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym), wskazują na powinność podjęcia przez organ stanowiący uchwały w tej sprawie – str. 88 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem w obrębie, którego kontrola wykazała niedociągnięcia, jest gospodarka pozostałymi składnikami majątku. Uchybienia w tym zakresie polegały m. in. na:

- zakwalifikowaniu do środków trwałych (konto 011) przedmiotów, których wartość początkowa w dniu nabycia była niższa od kwoty 3.500,00 zł, co narusza obowiązujące w tym zakresie zasady zawarte w Zarządzeniu Nr 13/2004 Wójta Gminy Bargłów Kościelny z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 1/2002 Wójta Gminy Bargłów Kościelny z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy… - str. 90 protokołu kontroli,

- błędnym nadaniu klasyfikacji środkom trwałym (ogrodzenia, nawierzchnie, studnie), z naruszeniem treści rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317), w związku z czym zastosowano również nieprawidłową stawkę umorzeniową – str. 90 protokołu kontroli,

- zastosowaniu nieprawidłowej stawki umorzeniowej przy ustalaniu umorzenia 3 kserokopiarek; zastosowano stawkę 20% należało natomiast 14%, w myśl wskazań „Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych” stanowiącego załącznik Nr 1do ustawy z dnia 15 lutego 1999 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) – str. 90 protokołu kontroli,

- nieprawidłowym naliczaniu wartości umorzenia środków trwałych – str. 90 i 91 protokołu kontroli,

- ewidencjonowaniu na koncie 020-2 wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest niższa od wartości określonej w regulacjach wewnętrznych tj. 3.500 zł (§ 10 pkt 2 Zarządzenia Nr 13/2004 Wójta Gminy Bargłów Kościelny) oraz umarzaniu tych wartości stopniowo, co jest sprzeczne z § 10 pkt 3 wskazanego wyżej Zarządzenia – str. 92 protokołu kontroli.

Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie RIO.V.01916 – 7/02/03 z dnia 17.04.2003 r. zawierającym wnioski pokontrolne, które zostały sformułowane na podstawie wyników kompleksowej kontroli gospodarki finansowej, zaleciła między innymi opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. W odpowiedzi udzielonej pismem F.0911-5/02 z dnia 19 maja 2003 r. Wójt Gminy poinformował, że nie występuje potrzeba określenia zasad nabycia, zbycia oraz…, ponieważ sprzedaż odbywa się po uprzednim uzyskaniu zgody Rady Gminy. Zalecenie pokontrolne dotyczyło opracowania i przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały, było skierowane do Wójta Gminy i zostało niewykonane. Ponadto w dalszym ciągu występują przypadki wypłacania gotówki z kasy bez wpisania daty jej odbioru przez osobę odbierającą – str. 98 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem miasta, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 obowiązującej od 1 stycznia 2006 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają obecnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia rachunkowości, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego od dnia 24 sierpnia 2006 roku Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu Państwa, budżetów jst oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

2. Przestrzeganie ustanowionych zasad kontroli wewnętrznej.

3. Zawieranie umów na wynajem lokali mieszkalnych z uwzględnieniem właściwych stawek czynszu.

4. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały określającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata.

6. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, a dotyczących terminowości i powszechności składania deklaracji i informacji podatkowych.

7. Dokonywanie poboru opłaty skarbowej w wysokości wskazanej w załączniku do ustawy o opłacie skarbowej.

8. Przestrzeganie zasad udzielania zamówień publicznych.

9. Dokonywanie wydatków zgodnych z treścią Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w sferze gospodarowania trwałymi aktywami poprzez:

a) prawidłowe kwalifikowanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

b) prawidłowe klasyfikowanie środków trwałych,

c) stosowanie prawidłowych stawek umorzeniowych,

d) prawidłowe naliczanie umorzeń środków trwałych określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

11. Wykonywanie zaleceń pokontrolnych w zakresie ustalonym przez organ kontrolny.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                         w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach