Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Filipów

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Filipowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 kwietnia 2006 roku (znak: RIO.V.6011 - 1/06), o treści jak niżej:

Pan Bogusław Konieczny

Wójt Gminy Filipów

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Filipów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy Filipów oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań powierzonych podmiotom niepublicznym i realizację zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz wykonanie zaleceń pokontrolnych wystosowanych na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej.

         W trakcie kontroli stwierdzono, że w styczniu 2005 roku zostało wypłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne Dyrektorowi GOK w kwocie 1.309,31 zł oraz Kierownikowi GBP w kwocie 1.324,96 zł. Wypłatę zaakceptował Pan Wójt (str. 72 protokołu kontroli). Gminna Biblioteka Publiczna i Gminny Ośrodek Kultury w Filipowie to jednostki, które uzyskały odrębną osobowość prawną, po wpisaniu do rejestru instytucji, odpowiednio pod pozycjami nr 1 i nr 2 dnia 5 stycznia 1985 roku. Stosownie do postanowień art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. W 2005 roku Gminny Ośrodek Kultury i Gminna Biblioteka Publiczna były objęte skoncentrowaną obsługą finansowo – księgową budżetu gminy. Nie zmienia to jednak faktu, że Dyrektor GOK, jak i Kierownik GBP były pracownikami instytucji kultury, którym wynagrodzenie zostało ustalone na postawie przepisów wykonawczych wydanych przez Ministra Kultury i Sztuki, jak również, że jednostki te nadal posiadają charakter samorządowych osób prawnych.

W związku z tym, pracownicy instytucji kultury - jako samorządowych osób prawnych - nie są objęci katalogiem pracowników sfery budżetowej posiadających prawo do otrzymywania dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.). Stosownie do przepisów art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.) (tzw. „ustawy kominowej”), kierownicy samorządowych osób prawnych mogą otrzymywać nagrodę roczną. Nagroda nie może przekroczyć trzykrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego dyrektora instytucji kultury w roku poprzedzającym rok jej przyznania (art. 10 ust. 7 ustawy), a także nie może być finansowana z zakładowego funduszu nagród instytucji kultury (art. 7 ustawy).

         Kontrola wewnętrznych uregulowań, składających się na dokumentację zasad rachunkowości stosowanych w Urzędzie, przeprowadzona została pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz.1752 ze zm.). W jej wyniku stwierdzono, że w zakładowym planie kont:

a) w wykazie kont dla budżetu gminy ujęto konta, które nie funkcjonują w tej ewidencji zgodnie z przepisami rozporządzenia (konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”), a także pominięto wymagane konta pozabilansowe: 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu” - str. 8 protokołu kontroli,

b) w wykazie kont dla Urzędu Gminy jednostki budżetowej nie zawarto kont: 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, 761 „Pokrycie amortyzacji i 998 - str. 8 protokołu kontroli; stosownie do § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia standardowa liczba kont podana w rozporządzeniu może być ograniczona jedynie o konta służące księgowaniu operacji nie występujących w jednostce. Wymienione wyżej, pominięte konta, nie posiadają takiej cechy,

c) nie zawarto wykazu ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych - str. 8 protokołu kontroli; zgodnie z § 12 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia, standardowy plan kont syntetycznych, podany w rozporządzeniu, może być podstawą prowadzenia rachunkowości po uzupełnieniu co najmniej o wykaz kont pomocniczych prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych,

d) nie zostały ustalone przez Pana Wójta stosowane metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 17 ust. 2 ustawy) – str. 9 protokołu kontroli

e) nie zostały określone stosowane w praktyce zasady funkcjonowania konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”; opis tego konta sugeruje, że kontrolowana jednostka posiada odrębny rachunek bankowy dla Urzędu jako jednostki budżetowej, podczas gdy dochody i wydatki realizowane są przez Urząd za pośrednictwem rachunku budżetu - str. 14 protokołu kontroli.

         Ponadto posiadana przez jednostkę dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawiera elementów wymaganych przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości, tj.:

a) określenia metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania (ust. 1 pkt 3 lit. c)),

b) opisu systemu służącego ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (ust. 1 pkt 4) - str. 9 protokołu kontroli.

         Dokonana analiza dokumentów organizacyjnych, w tym zakresów czynności, wykazuje, że zachodzi potrzeba ich przeanalizowania, w celu określenia zakresu obowiązków i odpowiedzialności pracowników w sposób jasny i zrozumiały. Niektóre sformułowania zaczerpnięte z zakresów obowiązków, potwierdzające powyższą tezę, przytoczone zostały na str. 10 protokołu kontroli.

          W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) nie nadawanie dowodom księgowym numerów indentyfikacyjnych (kolejnego numeru dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej, organizacyjnej), jak tego wymaga § 9 pkt 1 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych - str. 14 protokołu kontroli; przyjęty sposób oznaczania dowodów księgowych – jak wynika z ustaleń kontroli – nie zapewniał identyfikacji dowodów księgowych,

b) niezamieszczanie na dowodach księgowych wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, tj. wbrew postanowieniom art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości i przepisów wewnętrznych - str. 14 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowe ujęcie w ewidencji budżetu gminy części oświatowej subwencji ogólnej otrzymanej w grudniu 2005 roku na rok 2006, jako zobowiązania budżetu, zamiast na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe” - str. 15 protokołu kontroli,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” z pominięciem stosowania podziałek klasyfikacji budżetowej, tj. niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia - str. 63-64 protokołu kontroli,

e) niewskazywanie w treści zapisu księgowego osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, co naruszało przepis art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości – str. 13 protokołu kontroli; uchybienie to wyeliminowano w trakcie kontroli,

f) niesporządzanie własnych przychodowych dowodów kasowych do ujęcia w raporcie kasowym gotówki pobranej z banku, co narusza pkt 5 Instrukcji podstawowych zasad gospodarki kasowej – str. 17 protokołu kontroli,

g) zaniechanie sporządzania zestawienia wypłat na podstawie list płac, czego wymaga pkt 8 Instrukcji podstawowych zasad gospodarki kasowej – str. 17 protokołu kontroli,

h) niezamieszczanie na listach płac daty odbioru gotówki; zamieszczanie daty odbioru gotówki jest elementem niezbędnym m.in. dla zweryfikowania bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, nakazującego aby operacje gotówkowe zostały ujęte w księgach w dniu ich dokonania (np. wypłaty) – str. 17 protokołu kontroli.

         Uchybienia w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej wykazała także kontrola ewidencji środków trwałych. Polegały one na:

a) ujmowaniu w ewidencji podstawowych środków trwałych (konto 011 Środki trwałe”) obiektów o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł, podlegających ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” – str. 78 i 92-93 protokołu kontroli, jak również ujmowaniu w ewidencji pozostałych środków trwałych środków o wartości powyżej 3.500 zł, podlegających ewidencji na koncie 011 – str. 94 protokołu kontroli; składniki majątkowe o wartości nie przekraczającej 3.500 zł powinny być objęte ewidencją pozostałych środków trwałych i odpisane w koszty pod datą przekazania do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... w zw. z art. 16d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), natomiast składniki majątkowe o wartości powyżej 3.500 zł ewidencjonowane na koncie 011 i umarzane sukcesywnie (przy uwzględnieniu wyjątków zawartych w § 5 ust. 3 rozporządzenia),

b) odrębnym ewidencjonowaniu obiektów pomocniczych, które winne wchodzić w skład budynku jako pojedynczego obiektu inwentarzowego, jak o tym stanowi rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.) w uwagach szczegółowych do klasyfikacji obiektów w Grupie 1 – str. 93 protokołu kontroli,

c) dokonywaniu umorzenia stopniowego od aktywów trwałych o wartości niższej niż 3.500 zł, które należało umorzyć jednorazowo w miesiącu przyjęcia do używania, zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. – str. 93 i 95 protokołu kontroli,

d) ewidencjonowaniu na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” dysków komputerowych, które w rozumieniu przepisu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości nie są zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych – str. 95 protokołu kontroli,

e) zaniechaniu sporządzania protokołów oceny przydatności aktywów trwałych na okoliczność uzasadnienia ich likwidacji, czego wymagało zarządzenie Pana Wójta – str. 96 protokołu kontroli.

f) stosowaniu podziału na grupy klasyfikacyjne środków trwałych niezgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie KŚT – str. 93-94 protokołu kontroli.

         Badaniu poddano również prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów trwałych. Stwierdzono, że stan ich nie został ustalony na dzień 31 grudnia przez dopisanie lub odpisanie zwiększeń lub zmniejszeń w stanie składników, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych – art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Spis przeprowadzony był w okresie od 1 października do 31 grudnia 2005 r. i nastąpiły w tym okresie zmiany w stanie składników, będące wynikiem zakupów i likwidacji – str. 96-97 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość planowania budżetowego stwierdzono, że Pan Wójt nie przekazał dyrektorowi szkoły informacji o kwotach wydatków wynikających z projektu uchwały budżetowej – str. 21 protokołu kontroli. Artykuł 125 ust. 1 obowiązującej w okesie objętym kontrolą ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych nakładał na organ wykonawczy gminy obowiązek przekazania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu gminy. Obecnie obowiązki te analogicznie określa art. 185 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Ponadto, plany finansowe dla Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej zostały ustalone przez Pana Wójta. Wymienione jednostki funkcjonowały jako instytucje kultury. Podstawą ich gospodarki finansowej powinien być plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora (kierownika), z zachowaniem wysokości dotacji organizatora, stosownie do postanowień art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – str. 21 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Decyzje podatkowe (nakazy płatnicze dotyczące łącznego zobowiązania pieniężnego) doręczono podatnikom z 16 miejscowości bez wskazania daty odbioru. Brak zatem możliwości ustalenia, czy doręczono je na mniej niż 14 dni przed terminem płatności pierwszej raty zobowiązania podatkowego. Opis na stronie 54 protokołu kontroli dotyczy należności, które są płacone w terminach wynikających z przepisów prawa podatkowego, a więc odpowiednio ustaw: o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych i podatku leśnym. Decyzje takie, doręczone z opóźnieniem, winny zawierać informację, iż termin płatności zobowiązania podatkowego (w tym przypadku I raty łącznego zobowiązania pieniężnego) wynosi 14 dni od dnia otrzymania decyzji, zgodnie z treścią art.47 § 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku składania deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 ze zm.) – str. 41 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składanych deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji. Brak czynności sprawdzających potwierdzają przypadki opisane na str. 33 protokołu, wskazujące na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku rolnego deklaracji, co skutkowało dokonaniem przypisu podatku na podstawie deklaracji zawierającej błędne wskazanie podstawy opodatkowania (niewłaściwie przeliczono ha fizyczne na ha przeliczeniowe), a co za tym idzie, błędnie wyliczonym podatkiem rolnym (zaniżenie dochodów z tego tytułu było nieznaczące).

Brak czynności sprawdzających potwierdza również przypadek opisany na stronie 43 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości deklaracji, co skutkowało opodatkowaniem części budynków i gruntów związanych z działalnością gospodarczą stawką właściwą dla gruntów i budynków pozostałych (zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 3.959,20 zł.).

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły:

- braku weryfikacji danych wykazanych w kartach gospodarstw osób fizycznych, dotyczących areału posiadanych gruntów. Jak wynika z opisu na str. 26-27 oraz 35-36 protokołu występują różnice między stanem gruntów przyjętych do opodatkowania według akt wymiarowych a stanem gruntów według danych geodezyjnych (nieprawidłowości stwierdzono w 5 przypadkach),

- braku aktualnych zmian geodezyjnych (23 przypadki), które są niezbędne do prawidłowego prowadzenia ewidencji podatkowej - str. 26-27 protokołu kontroli,

- braku działań służb organu podatkowego w kierunku egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, w sytuacji zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości. Obowiązku tego nie dopełnili wszyscy przyjęci do kontroli podatnicy podatku leśnego oraz 17,8% podatników łącznego zobowiązania pieniężnego,

- niezachowania powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości budynków i gruntów związanych z prowadzona działalnością gospodarczą. Służby podatkowe nie prowadziły, w przypadkach opisanych na stronie 40 protokołu kontroli, postępowania podatkowego mającego na celu ustalenie stanu faktycznego, w tym także poprzez wyegzekwowanie od tych podatników informacji o budynkach i obiektach budowlanych, będących w myśl art. 6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podstawą do obciążenia należnościami podatkowymi,

- braku opodatkowania budynku gospodarczego, położonego na gruntach rolnych niestanowiących gospodarstwa rolnego. Jak wskazuje opis zawarty na str. 39 protokołu kontroli omawiany budynek nie korzysta ze zwolnienia wynikającego z treści art. 7 ust. 1 pkt 4 lit. „b” ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 373,40 zł.),

Kontrola prowadzona w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień ustawowych w omawianej należności. Stwierdzone w tym obszarze nieprawidłowości dotyczyły przypadku udzielenia ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej błędnie ustalając okres jego obowiązywania oraz udzielenia ulgi żołnierskiej w wysokości 60% członkowi rodziny podatnika naruszając przepisy ustawy o podatku rolnym wskazane na str. 30 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość osiągania dochodów z tytułu opłaty targowej. W wyniku tego ustalono, że inkasent tejże opłaty, który jest pracownikiem Urzędu Gminy w Filipowie nie przestrzegał terminów rozliczania się z pobranej opłaty wynikających z treści uchwały Rady Gminy. Nieodprowadzone należności z omawianego tytułu nie zostały potraktowane jak zaległości podatkowe w myśl art. 53 Ordynacji podatkowej. Jak wskazuje opis na stronie 50 protokołu kontroli, gotówka przetrzymywana była do dziewięciu miesięcy, a wartość nie naliczonych odsetek za zwłokę wynosi 276,60 złotych.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono żadnych działań zmierzających do likwidacji zaległości podatkowych w podatku rolnym od osób prawnych, a w pozostałych przypadkach czynności prowadzone były z opóźnieniem. Jak wskazuje opis na stronie 56 protokołu kontroli, zaległość w łącznym zobowiązaniu pieniężnym wzrosła z kwoty 197.374 zł na początek roku 2004 do kwoty 244.392 zł na koniec 2004 roku oraz 241.875 na koniec roku 2005 i stanowiła 55,96% przypisu w badanym okresie. Brak systematycznych czynności egzekucyjnych stanowi naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541).

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalno – prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- przypadków braku powszechności obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, co stanowi naruszenie przepisów art. 53 ustawy – str. 33-34, 37 oraz 43-44 protokołu;

- nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. odpowiednio przepisów art. 21 § 3 oraz art. 75 i 76 Ordynacji podatkowej – strony 44 i 56 protokołu kontroli, co doprowadziło do zwiększenia się kwoty nadpłat z 897,00 zł. na początek roku 2004 do kwoty 5.321,00 zł na koniec roku 2005.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat stwierdzono, iż kontrolowana jednostka w zakładowym planie kont nie uwzględniła zasad ewidencjonowania podatków i opłat lokalnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511) – str. 59 protokołu kontroli.

Kontrola rzetelności sporządzania sprawozdania Rb-PDP za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 roku wykazała, że w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości zawyżono ogółem kwotę skutków o kwotę 5.452,00 zł, co było efektem błędnego ujęcia kwot z decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności, w których termin zapłaty upływał w okresie sprawozdawczym - wyliczenie kwoty skutków na stronie 60 protokołu.

         W trakcie kontroli prawidłowości wydatków poniesionych z tytułu usług remontowych stwierdzono, że umowa na dowóz żwiru z załadunkiem na remontowane odcinki dróg gminnych nie została opatrzona kontrasygnatą Skarbnika Gminy. Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązania pieniężnego, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Ponadto, na podstawie treści umowy i dokumentów rozliczeniowych należy stwierdzić, że nie dołożono należytej staranności w zredagowaniu postanowień umownych co do sposobu ustalenia wynagrodzenia, jak również przy sporządzeniu protokołu odbioru (nie udokumentowano ilości przywiezionego materiału i liczby kursów, od czego uzależniona była wysokość wynagrodzenia wykonawcy; jedynym okazanym udokumentowaniem zakresu zrealizowanej usługi było stwierdzenie komisji odbierającej roboty w protokole sporządzonym na tę okoliczność) – str. 75 protokołu kontroli.

         W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych kontrola wykazała, że w programie nie zawarto zasad wynagradzania członków gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych – str. 77 protokołu kontroli. Zasady wynagradzania członków gminnych komisji powinny zostać ustalone w gminnym programie profilaktyki, stosownie do przepisu art. 4¹ ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.).

         Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie RIO.I.0916-3/02 z dnia 19 lipca 2002 r., zawierającym wnioski pokontrolne sformułowane na podstawie wyników kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w 2002 r., zaleciła między innymi zamieszczanie dekretów na dowodach księgowych, przestrzeganie własnych zasad dokumentowania obrotów gotówkowych przy pobieraniu gotówki z banku na podstawie czeków gotówkowych, przekazywanie podległym jednostkom informacji o kwotach dochodów i wydatków. W odpowiedzi na zalecenie dotyczące dekretacji Pan Wójt, w piśmie z dnia 19 sierpnia 2002 r., udzielił następującej odpowiedzi: Przyjęto do wiadomości i przestrzegania zasady prawidłowego dekretowania dokumentów księgowych. Kontrola wykazała, że w dalszym ciągu na dowodach księgowych nie była zamieszczana dekretacja. Świadczy to, iż nie podjęto należytych działań w celu zapewnienia realizacji zaleceń pokontrolnych. Pragnę dodać, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest czynem zagrożonym karą grzywny, stosownie do przepisu art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej, podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2006 r. art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą o rachunkowości, należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają od 1 stycznia 2006 r. przepisy art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaprzestanie wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracownikom instytucji kultury.

2. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do wymagań obowiązujących przepisów poprzez:

a) zmodyfikowanie wykazów kont syntetycznych dla budżetu i Urzędu Gminy zawartych w zakładowym planie kont, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) uzupełnienie zakładowego planu kont o wykaz ksiąg pomocniczych,

c) ustalenie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych,

d) dostosowanie opisu funkcjonowania konta 130 do faktycznych potrzeb, wynikających z przyjętych rozwiązań w zakresie obsługi bankowej Urzędu,

e) określenie metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz ustalenie systemu służącego ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu rachunkowości poprzez:

a) nadawanie dowodom księgowym numerów identyfikacyjnych, stosownie do wymagań zawartych w przepisach wewnętrznych, w sposób umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację

b) zamieszczanie na dowodach księgowych adnotacji o sposobie ich ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji),

c) księgowanie części oświatowej subwencji otrzymanej na styczeń roku następnego na koncie 909,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221 zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, określonymi w rozporządzeniu z 18 grudnia 2001 r.,

e) sporządzanie wewnętrznych dowodów księgowych na okoliczność przyjęcia do kasy gotówki pobranej z banku, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

f) sporządzanie zestawień wypłat na podstawie list płac, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

h) zamieszczanie na dowodach księgowych daty odbioru gotówki z kasy.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji środków trwałych, poprzez:

a) ujmowanie środków trwałych na kontach 011 i 013 zgodnie z zasadami ustalonymi przepisami rozporządzenia z 18 grudnia 2001 r., w tym zasadami funkcjonowania tych kont zawartymi załączniku nr 2 do rozporządzenia,

b) zaniechanie odrębnego ewidencjonowania obiektów pomocniczych,

c) dokonywanie umorzenia stopniowego wyłącznie w odniesieniu do aktywów trwałych o wartości powyżej 3.500 zł,

d) księgowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości,

e) sporządzanie protokołów oceny przydatności aktywów trwałych na okoliczność uzasadnienia ich likwidacji,

f) ustalenie prawidłowego – w świetle przepisów o KŚT – podziału środków trwałych na grupy klasyfikacyjne.

5. Uwzględnianie zwiększeń i zmniejszeń w stanie środków trwałych, które nastąpiły w okresie między przeprowadzeniem spisu z natury, a dniem, na który przeprowadzana jest inwentaryzacja.

6. Przekazywanie podległym jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania ich projektów planów finansowych w trybie art. 185 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

7. Zapewnienie, aby plany działalności instytucji kultury były zatwierdzane przez kierowników tych instytucji.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie doręczania podatnikom za potwierdzeniem odbioru decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

9. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

10. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, z zakresu powszechności i prawidłowości składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne i podmioty nieposiadające osobowości prawnej.

11. Prowadzenie działań mających na celu wyegzekwowanie od podatników będących osobami fizycznymi, informacji podatkowych w przypadkach wystąpienia okoliczności powodujących powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego.

12. Zachowanie zasady powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym.

13. Zachowanie powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości budynków i gruntów związanych z prowadzona działalnością gospodarczą.

14. Dokonywanie w ramach czynności sprawdzających weryfikacji danych powierzchni gruntów figurujących w ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej.

15. Stosowanie prawidłowo ulg i zwolnień wskazywanych treścią ustawy podatku rolnym.

16. Przestrzeganie powszechności opodatkowania budynków gospodarczych, położonych na gruntach rolnych niestanowiących gospodarstwa rolnego.

17. Podejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu windykację zaległości podatkowych, w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na zasadach określonych we wskazanych przepisach wykonawczych.

18. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

19. Określanie stosowną decyzją wysokość powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu, w myśl wskazanych przepisów ustawy.

20. Uzupełnienie zakładowego planu kont o zapisy dotyczące właściwego prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych wynikające z treści wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów.

21. Zobowiązanie inkasenta opłaty targowej do terminowego rozliczania się z pobranego inkasa oraz wyegzekwowanie należnych odsetek za zwłokę. Objecie procedurami kontroli wewnętrznej zagadnień związanych z pozyskiwaniem dochodów z tytułu opłaty targowej.

22. Sporządzanie rzetelnych sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, dokonanie korekty sprawozdania za rok 2004 eliminując wskazane nieprawidłowości, przekazanie jej do RIO w Białymstoku.

23. Przestrzeganie w pełni obowiązku zamieszczania kontrasygnaty skarbnika gminy na dokumentach dotyczących czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

24. Zawieranie w przedkładanych Radzie Gminy projektach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych zasad wynagradzania członków komisji rozwiązywania problemów alkoholowych.

25. Zapewnienie rzetelnego, tj. zgodnego z udzieloną odpowiedzią realizowania zaleceń pokontrolnych.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach