Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Raczkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 września 2006 roku (znak: RIO.V.6012 - 11/06), o treści jak niżej:

Pan Mirosław Wądołowski

Kierownik

Zakładu Gospodarki

Komunalnej i Mieszkaniowej

w Raczkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Raczkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i kontroli wewnętrznej zakładu, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, prawidłowości opracowania planu finansowego, realizacji przychodów, realizacji wybranych rodzajów kosztów, udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Zakładu pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W okresie objętym kontrolą kwestie te regulował art. 35a ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązująca w zakładzie Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych nie zawiera postanowień dotyczących niektórych dokumentów przyjętych do stosowania w celu dokumentowania operacji finansowych. W szczególności dotyczy to dowodów kasowych KP „Kasa przyjmie”, KW „Kasa wypłaci”, wyciągów bankowych, kart drogowych, rozliczenia paliwa. Instrukcja posiada ponadto braki w zakresie pełnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. Procedury wewnętrzne powinny także zawierać opis obiegu każdego dokumentu, dający możliwość prześledzenia jego drogi od momentu sporządzenia albo wpływu, do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych – str. 10-11 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji finansowo-księgowej wykazała, że dowody księgowe nie zawierały wskazania daty ich wpływu do jednostki, co ma zasadnicze znaczenie m.in. dla terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań – str. 13 protokołu kontroli.

Uchybienia w zakresie kompletności procedur wewnętrznych należy powiązać także z przypadkami braku kontroli w stosunku do kart drogowych. Badanie kart drogowych, służących m.in. do rozliczania czasu pracy kierowców oraz rozliczenia paliwa, wykazało, że niektóre z nich nie zawierają adnotacji na dowód kontroli ich prawidłowości. Stwierdzono także przypadki braku na karcie drogowej podpisu kierowcy oraz podpisu osoby zlecającej i stwierdzającej wyjazd pojazdu – str. 42 protokołu kontroli.

Istotna rola w wykonywaniu kontroli wewnętrznej przypada głównemu księgowemu jednostki, który ma obowiązek dokonywania czynności wstępnej kontroli podejmowanych operacji gospodarczych i finansowych. Zakres zadań głównego księgowego określają obecnie przepisy art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (przed 1 stycznia 2006 r. – art. 35). Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie realizacji tych zadań powinny zostać powierzone głównemu księgowemu przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych. Analiza zakresu obowiązków powierzonych Głównemu Księgowemu ZGKiM wykazała, że nie zawiera on postanowień dotyczących wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, tj. elementów określonych w art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy – str. 5 protokołu kontroli. Ustalono jednakże, iż mimo braków w kompletności nadanego Głównemu Księgowemu zakresu obowiązków i odpowiedzialności, w praktyce dowody finansowo-księgowe poddawane były wstępnej kontroli w zakresie przypisanym ustawą do obowiązków głównego księgowego.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz obowiązującego do 30 czerwca 2006 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), poprzez:

a) brak zgodności między zestawieniami obrotów i sald kont księgi głównej a obrotami dziennika, co było spowodowane ujęciem do obrotów kont księgi głównej bilansu otwarcia przy jego braku w obrotach dziennika; opisany stan naruszał przepis art. 14 ust. 1 ustawy – str. 16 protokołu kontroli;

b) brak tekstu, skrótu lub kodu operacji w treści zapisu księgowego, tj. elementu zapisu przewidzianego w art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy; z opisu zawartego na str. 16-17 protokołu kontroli wynika, iż w treści zapisu zawierano jedynie wskazanie rodzaju dowodu księgowego oraz jego numer;

c) ewidencjonowanie niektórych operacji niezgodnie z treścią ekonomiczną kont, na których zostały ujęte, wynikającą z załącznika nr 2 do rozporządzenia, tj. składek PZU na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” zamiast na przewidzianym do tego celu koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, błędnych zapisów na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zamiast na koncie 240 oraz pożyczek z ZFŚS na koncie 240 zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 17 protokołu kontroli;

d) prowadzenie ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych ujętych na koncie syntetycznym 020 w ramach ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe”, co powodowało niezgodność między ewidencją analityczną i syntetyczną na koncie 011; wydzielenia ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych dokonano w trakcie kontroli – str. 41 protokołu kontroli.

Stwierdzono nieprawidłowe klasyfikowanie kosztów poniesionych na zakup leków oraz środków opatrunkowych do par. 4230 „Zakup leków i materiałów medycznych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Paragraf 4230 dotyczy wydatków na wskazane cele, lecz ponoszonych wyłącznie przez zakłady lecznicze i sanitarne, co wynikało w okresie objętym kontrolą z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) – str. 31 protokołu kontroli. Od 1 lipca 2006 r. zasady klasyfikacji budżetowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726).

Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, że pracownikowi wykonującemu czynności konserwatora urządzeń wodno-kanalizacyjnych przyznano dodatek funkcyjny mimo, że przepisy określające zasady wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nie przewidywały takiego dodatku – str. 32 -33 protokołu kontroli. Dodatek funkcyjny jest składnikiem wynagrodzenia, który może być przyznany pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z kierowaniem zespołem oraz radcy prawnemu, a także innym pracownikom, jeżeli został przewidziany w wykazie stanowisk stanowiącym załączniki do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.) - § 5 rozporządzenia.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego oraz innych pracowników, zgodnie z nadanymi im zakresami obowiązków. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.Uzupełnienie regulacji wewnętrznych, składających się na procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, w celu objęcia nimi wszystkich dowodów księgowych służących dokumentowaniu zachodzących w Zakładzie operacji gospodarczych, określenie zasad ich obiegu i kontroli, w tym także opatrywania zewnętrznych dokumentów finansowych datami ich wpływu do jednostki.

2. Wzmożenie kontroli kart drogowych w zakresie dotyczącym opatrywania ich stosownymi adnotacjami przez osoby odpowiedzialne za ich wystawianie, rozliczanie i sprawdzanie.

3. Dostosowanie zakresu obowiązków i odpowiedzialności Głównego Księgowego do przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych.

3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zapewnienie zgodności między zestawieniami obrotów i sald kont księgi głównej oraz obrotami dziennika,

b) zawieranie w treści zapisu księgowego wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) ujmowanie poszczególnych operacji gospodarczych w ewidencji zgodnie z treścią ekonomiczną kont syntetycznych, określoną obecnie w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

4. Prawidłowe klasyfikowanie kosztów wskazanych w części opisowej wystąpienia.

5. Ustalenie składników wynagrodzenia konserwatora zgodnie z obowiązującymi przepisami, określającymi zasady wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

2. Wójt Gminy Raczki