Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Kobylinie Borzymach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 stycznia 2007 roku (znak: RIO.IV.6012 - 3/06), o treści jak niżej:

Pani Dorota Maleszewska

Dyrektor Zespołu Szkół

w Kobylinie Borzymach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Kobylinie Borzymach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Obsługa finansowa Zespołu Szkół w Kobylinie Borzymach zorganizowana została w jego siedzibie. W trakcie kontroli ustalono, iż służby finansowo - księgowe ZS prowadziły obsługę Szkół Podstawowych we Wnorach Kuzelach i Stypółkach Święchach. Podstawę prowadzenia tej obsługi stanowiły, okazane w trakcie trwania kontroli, porozumienia w sprawie wypełniania obowiązków w zakresie obsługi finansowo-księgowej przez pracowników Zespołu Szkół w Kobylinie Borzymach, zawarte w dniu 1 września 2003 r. pomiędzy Dyrektorem ZS w Kobylinie Borzymach p. Dorotą Maleszewską i Dyrektorami wymienionych szkół p. Janem Kieszkowskim oraz p. Genowefą Kamińską.

Zespół Szkół w Kobylinie Borzymach funkcjonuje jako odrębna jednostka budżetowa, w skład której wchodzi Szkoła Podstawowa i Gimnazjum. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż dla obsługiwanych przez Zespół szkół nie była prowadzona odrębna ewidencja księgowa, za wyjątkiem ewidencji analitycznej. Wszystkie operacje dotyczące ww. szkół ujmowane były w dzienniku główna Zespołu w Kobylinie Borzymach. Dokumenty księgowe powyższych jednostek znajdowały się w tym samym zbiorze. Ustalono jednakże, iż sprawdzenia dowodów księgowych związanych z funkcjonowaniem ZS pod względem merytorycznym i zatwierdzenia ich do zapłaty co do zasady dokonywał Dyrektor ZS w Kobylinie Borzymach, natomiast w pozostałych dwu szkołach czynności tej dokonywali dyrektorzy właściwych szkół. Poszczególne jednostki posiadały odrębne plany finansowe.

Uchwałą Nr V/37/03 Rady Gminy Kobylin Borzymy z dnia 30 kwietnia 2003 r. utworzono Zespół Szkół w Kobylinie-Borzymach w wyniku połączenia dwóch jednostek budżetowych: Gimnazjum w Kobylinie Borzymach i Szkoły Podstawowej w Kobylinie-Borzymach. Otwarcie ksiąg rachunkowych Zespołu Szkół w Kobylinie-Borzymach nastąpiło z dniem 01.09.2003 r.

         Prowadzone w kontrolowanej jednostce księgi rachunkowe obejmowały zarówno operacje gospodarcze występujące w jednostce kontrolowanej, jak też i operacje gospodarcze związane z funkcjonowaniem dwóch wyodrębnionych organizacyjnie i prawnie jednostek budżetowych, przez nią obsługiwanych.

         Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Przywołane powyżej postanowienia ustawy nie zostały dotrzymane w przypadku Szkoły Podstawowej we Wnorach-Kuzelach i Szkoły Podstawowej w Stypułkach-Święchach. Jednostki te nie prowadziły rachunkowości, a stosownie do treści art. 13 ust. 4 - księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, natomiast zgodnie z postanowieniami art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, i zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonym w ustawie. Ponadto wg zapisu zawartego w art. 45 ustawy o finansach publicznych głównym księgowym jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, wykonywanie wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Przywołane powyżej postanowienia zawarte zarówno w ustawie o rachunkowości, jak i w ustawie o finansach publicznych nie zostały dotrzymane w przypadku Szkoły Podstawowej we Wnorach-Kuzelach oraz Szkoły Podstawowej w Stypułkach-Święchach, natomiast ujmowanie w księgach rachunkowych Zespołu Szkół w Kobylinie-Borzymach operacje gospodarcze występujące w ww. dwóch szkołach podstawowych funkcjonujących w formie jednostek budżetowych, prowadziły do naruszenia zasad określonych w art. 4 ustawy o rachunkowości.

Konsekwencją działań podejmowanych przez dyrektora jednostki kontrolowanej zarówno w zakresie gospodarki finansowej jak i rachunkowości, jest brak możliwości pełnienia wymogów określonych w art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych i art. 4 ustawy o rachunkowości.

Przedkładane Wójtowi Gminy Kobylin Borzymy sprawozdania finansowe nie przedstawiały w sposób rzetelny i jasny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego, gdyż obejmowały bezpodstawnie składniki aktywów i pasywów oraz informacje uzupełniające dotyczące dwóch innych jednostek budżetowych.

Do prowadzenia ewidencji wynagrodzeń pracowników korzystano w 2005 r. z oprogramowania, firmy QNT o nazwie Qwant wer. 16,01 Nr licencji 63313, który umożliwia prowadzenie: ewidencji pracowników, naliczanie wynagrodzeń i pochodnych, automatyczne drukowanie list płac. Wymieniony program nie został pisemnie dopuszczony przez kierownika kontrolowanej jednostki do użytkowania, zawarty w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jak również nie określono daty rozpoczęcia jego eksploatacji w tym zmian wersji oprogramowania. Wymóg ten został określony w art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto uchybienia w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), polegające w szczególności na:

- dokonywaniu zapisów księgowych obrotów i sald poprzez kilkukrotne poprawianie lub zamazywanie korektorem niezgodnie z przepisami art. 25 ust. 1 ustawy – s. 8 protokółu kontroli,

- sporządzaniu dowodów księgowych niezawierających wszystkich elementów wskazanych art. 21 ust. 1, tj. nie umieszczaniu przy dekretach syntetycznych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Środki z tytułu Funduszu świadczeń socjalnych na bankowy rachunek zostały przekazane w wysokości 40.500,00 zł, natomiast obowiązek przekazania w terminie do 31 maja danego roku kwoty stanowiącej co najmniej 75% równości odpisów wynika z art. 6. ust. 1 z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r Nr 70, poz.335 ze zm.) Kontrolowana jednostka była zobowiązana do przekazania na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 31 maja 2005 roku kwoty 59.164,00 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż przejęcie z dniem 1 września 2003 r. poszczególnych składników aktywów i pasywów przez jednostkę kontrolowaną nastąpiło bez udziału stosownej dokumentacji w tym zakresie. Ponadto, w okresie od dnia utworzenia tej jednostki do dnia 31 października 2006 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji środków trwałych drogą spisu z natury, co dałoby możliwość zweryfikowania wartości i ilości znajdujących się we władaniu jednostki rzeczowych aktywów trwałych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 28 a ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosować do obowiązujących przepisów zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.

2. Dostosować dokumentację zasad prowadzenia rachunkowości do wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości i przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planu kont.

3. Spowodować, aby dokumenty finansowe były podpisywane, na dowód sprawdzenia, przez osoby do tego wyznaczone oraz właściwie dokonywać poprawek zapisów w urządzeniach księgowych w myśl ustawy o rachunkowości.

4. Środki z tytułu funduszu świadczeń socjalnych na rachunek bankowy przekazywać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Przeprowadzić inwentaryzacji środków trwałych drogą spisu z natury, ponadto zweryfikować wartości i ilości znajdujących się we władaniu jednostki rzeczowych aktywów trwałych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                     w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Kobylin Borzymy

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży