Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 grudnia 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 16/06), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Grzegorz Bogdanowicz

                                                                           Dyrektor

Domu Kultury

                                                                           w Czarnej Białostockiej

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 r., przeprowadzonej w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan działalności oraz jego wykonanie, gospodarowanie składnikami majątkowymi, powiązania z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

         W wyniku kontroli ustalono, że Pan Dyrektor nie wprowadził pisemnych regulacji ustalających procedury wewnętrznej kontroli finansowej, o której w okresie objętym kontrolą stanowiły przepisy art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Od 1 stycznia 2006 r. kwestie te regulują przepisy art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów w dniu 30 czerwca 2006 r. Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych – str. 5, 10, 13 i 17 protokołu kontroli.

Wynikającą z przywołanych wyżej przepisów zasadą generalną jest odpowiedzialność kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość jej gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej (art. 44 ust. 1 ustawy). Kierownik jednostki ustala procedury kontroli finansowej obejmujące szczegółowy tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie:

- pobierania i gromadzenia środków publicznych;

- zaciągania zobowiązań finansowych;

- dokonywanie wydatków ze środków publicznych;

- udzielania zamówień publicznych;

- zwrotu środków publicznych (art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy).

Zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy procedury kompleksowo regulujące te kwestie muszą zostać ustalone w formie pisemnej i obejmować wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Zapewnienie przestrzegania procedur należy do obowiązków kierownika jednostki.

Brak uregulowań wewnętrznych nie pozwala ocenić formalnie m.in. stosowanych rozwiązań w zakresie obrotu gotówkowego. Sporządzane przez pracownika księgowości raporty kasowe, obejmowały pobieraną przez tego pracownika gotówkę z banku na wypłatę przede wszystkim zaliczek oraz wypłatę gotówki wynikającej z rozliczenia tych zaliczek. Sporadycznie w raportach rozchodowane były także środki, którymi opłacano rachunki i faktury za dokonane zakupy towarów lub usług przez pracowników badanej jednostki. Należy przy tym zwrócić uwagę, że badana jednostka nie dysponowała pomieszczeniem wydzielonym na prowadzenie kasy – str. 9-10 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wskazują także na brak faktycznego funkcjonowania jakichkolwiek (w tym nieformalnych) procedur kontroli wewnętrznej w zakresie obrotu gotówkowego dokonywanego z pominięciem sporządzania raportów kasowych. Badana jednostka pozyskiwała przychody np. z wynajmowania sali na organizowanie różnych imprez, z wpływów pochodzących z organizacji balu sylwestrowego, sprzedaży biletów wstępu na imprezy. Wpłaty zbierane były przez Pana Dyrektora i Kierownika Wiejskiego Domu Kultury w Czarnej Wsi Kościelnej, a następnie odprowadzane na rachunek bankowy instytucji. Dokumenty „Kasa przyjmie”, które wystawiano na dowód przyjętej gotówki nie były objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania, podobnie jak dowody pobrania wpłat przez osoby je przyjmujące od korzystających z usług świadczonych przez jednostkę. Stwierdzono brak jakichkolwiek procedur kontrolnych w zakresie rozliczenia osób z zebranej gotówki. Wyniki kontroli w tym zakresie zostały potwierdzone w wyjaśnieniach złożonych przez pracowników, którzy przyjmowali gotówkę – str. 10 i 12-13 protokołu kontroli.

Należy tym samym stwierdzić, że przy braku pisemnych procedur dotyczących procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych w badanej jednostce, o których mowa w ustawie o finansach publicznych, a także braku faktycznych mechanizmów w zakresie kontroli wewnętrznej tych wpływów, nie można dokonać weryfikacji prawidłowości rozliczeń w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości opracowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Stwierdzono, że zakładowy plan kont dla instytucji kultury wprowadzony został Zarządzeniem Burmistrza Czarnej Białostockiej z dnia 9 października 2002 r. i nie spełnia wymogów ustalonych w art. 10 ustawy o rachunkowości, ponieważ nie określono w nim zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz powiązania ich z kontami księgi głównej, czego wymagają przepisy art. 10 ustawy o rachunkowości. Ponadto, wbrew przywołanym przepisom ustawy o rachunkowości, nie określono wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych – str. 6 protokołu kontroli. Zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości ustala i aktualizuje kierownik jednostki.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, polegające na:

a) braku zgodności między automatycznie nadanymi numerami pozycji, pod którymi zostały wprowadzone zapisy do dziennika, a numerami nadanymi dowodom księgowym – str. 7 protokołu kontroli; stan taki narusza zasadę określoną w art. 14 ust. 2 ustawy, zgodnie z którą sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi – str. 7 protokołu kontroli;

b) wykazywaniu w zestawieniach obrotów i sald, w kolumnie „Bilans otwarcia”, obrotów w miejsce sald występujących na kontach księgowych, co narusza wymogi określone w art. 18 ust. 1 ustawy – str. 7 protokołu kontroli;

c) dokonywanie błędnych zapisów na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, w wyniku czego nie odzwierciedlało ono faktycznego salda zarówno po stronie należności, jak i po stronie zobowiązań; nierealne stany świadczą o braku należytej weryfikacji sald z dokumentami źródłowymi na koniec 2005 roku – str. 11 protokołu kontroli,

d) dokonanie niezgodnego z treścią ekonomiczną kont przeksięgowania straty za 2005 r. (zapisem Wn 860 – Ma 800), w efekcie czego w ewidencji i bilansie wykazano stratę zawyżoną o 18.750,89 zł (w rachunku zysków i strat stratę wykazano prawidłowo) – str. 8 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości sporządzanych przez jednostkę sprawozdań należy wskazać, że w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji sporządzonym za 2005 rok wykazano nieprawidłową kwotę 414,80 zł (należało wykazać kwotę 20,76 zł) co było skutkiem przedstawionych powyżej w pkt c) błędnych zapisów na koncie 201 – str. 11 protokołu kontroli. Zasady sporządzania sprawozdania Rb-Z przez instytucje kultury zawarte były w okresie objętym kontrolą w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzaju i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 148, poz. 1653). Obecnie określa je rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770).

W wyniku kontroli kompletności sporządzonej za 2005 r. sprawozdawczości ustalono, że nie została sporządzona informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia, o której mowa w art. 45 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 8 protokołu kontroli.

         W sferze rachunkowości badaniu poddano również prawidłowość wypełnienia obowiązków dotyczących inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów, wynikających z przepisów art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono, że inwentaryzację wyposażenia w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej przeprowadzono w październiku 2003 r., natomiast wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych dokonano dopiero w czasie trwania kontroli. Z protokołów sporządzonych w czasie trwania kontroli na okoliczność ustalenia różnic inwentaryzacyjnych wynika, że niedobory wyposażenia w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej stanowiły kwotę 237 zł, zaś nadwyżki 584 zł, natomiast w Wiejskim Domu Kultury w Czarnej Białostockiej niedobory ustalono na kwotę 1.157 zł. Ponadto do inwentaryzacji dołączone były wykazy przedmiotów przeznaczonych do likwidacji w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej na kwotę 1.326 zł, zaś w Wiejskim Domu Kultury w Czarnej Wsi Kościelnej na kwotę 6.261 zł. W związku z przeprowadzoną inwentaryzacją nie podjęto działań w celu likwidacji wyposażenia ujętego w wykazach, jak również nie rozliczono powstałych niedoborów i nadwyżek, czym naruszono zasady określone w art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 17-18 protokołu kontroli.

         Jak wskazano już w treści wystąpienia, kontrolowana jednostka nie dysponowała przepisami wewnętrznymi także w zakresie zasad i sposobu przeprowadzana i rozliczania inwentaryzacji.

Badając poprawność naliczania i wypłacania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, że środki Funduszu nie były gromadzone na wyodrębnionym w tym celu rachunku bankowym, a na rachunku bieżącym kontrolowanej jednostki, co narusza przepisy art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335) – str. 15 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2006 r. art. 44 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r., odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Opracowanie i wprowadzenie wewnętrznych regulacji ustalających pisemne procedury wewnętrznej kontroli finansowej w odniesieniu do wszelkich procesów zachodzących w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem obrotu gotówkowego, kontroli dokumentów finansowo-księgowych, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, gospodarowania składnikami majątku ruchomego.

2. Opracowanie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, w oparciu o przepisy art. 10 ustawy o rachunkowości.

3. Podjęcie działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) oznaczanie dowodów księgowych numerami pozwalającymi na jednoznaczne powiązanie zapisów w dzienniku z odpowiednimi dowodami;

b) sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających elementy wskazane w art. 18 ustawy o rachunkowości;

c) dokonywanie weryfikacji prawidłowości wykazanych sald kont rozrachunkowych w celu zapewnienia rzetelnych danych dla sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości

d) prawidłowe ujmowanie w ewidencji i bilansie przeksięgowania wyniku finansowego za rok obrotowy.

4. Sporządzanie informacji dodatkowej jako składnika sprawozdania finansowego, stosownie do przepisu art. 45 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

5. Bieżące ustalanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych oraz podjęcie stosownych działań w celu rozliczenia przeprowadzonej inwentaryzacji i likwidacji wyposażenia przeznaczonego do likwidacji podczas inwentaryzacji przeprowadzonej w 2003 r.

6. Gromadzenie równowartości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na wyodrębnionym rachunku bankowym.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                         w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Czarnej Białostockiej