Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Łapy

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 listopada 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 14/06), o treści jak niżej:

Pani Józefa Bajda

Dyrektor Biblioteki Publicznej

Miasta i Gminy Łapy

w Łapach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2005 r., przeprowadzonej w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Łapy w Łapach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia przedstawione w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan działalności oraz jego wykonanie, gospodarowanie składnikami majątkowymi, powiązania z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

Kontrola wykazała, że w Bibliotece w dalszym ciągu obowiązuje regulamin organizacyjny zatwierdzony uchwałą Zarządu Miasta i Gminy Łapy z dnia 18 lutego 1994 r. Przywołany regulamin pozostaje w sprzeczności z aktualnym stanem organizacyjnym Biblioteki stwierdzonym podczas kontroli, co sprawia, iż nie spełnia on faktycznie swojej funkcji jako aktu ustalającego organizację wewnętrzną jednostki. Regulamin ten nie przewiduje m. in. stanowiska głównego księgowego, nie zawiera też postanowień w kwestii innych stanowisk kierowniczych (w praktyce, poza głównym księgowym, takie stanowiska nie występują). Stanowiska kierownicze zostały natomiast przewidziane w regulaminie wynagradzania (kierownik zakładu, oddziału, działu, filii), w tabeli stanowisk uprawniających do dodatku funkcyjnego. Z regulaminu organizacyjnego nie wynika, jaki jest stan zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych Biblioteki, ani na jakich stanowiskach są zatrudnieni pracownicy tych komórek. Na podstawie analizy akt osobowych pracowników Biblioteki stwierdzono, że aktualnie działy wymienione w regulaminie organizacyjnym są w rzeczywistości wieloosobowymi stanowiskami pracy. Ustalono, że pracownicy Biblioteki (poza dyrektorem i głównym księgowym) są zatrudnieni na takich stanowiskach jak kustosz, starszy bibliotekarz, bibliotekarz, młodszy bibliotekarz i pomocnik biblioteczny – str. 3, 4 i 11 i załącznik Nr 3 do protokołu kontroli.

Zgodnie z obowiązującym w bibliotece statutem, nadanym przez Radę Miejską w Łapach uchwałą z dnia 18 sierpnia 2000 r., szczegółową organizację wewnętrzną biblioteki oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych ustala dyrektor w regulaminie organizacyjnym, zatwierdzanym uchwałą Zarządu Miejskiego w Łapach (§ 14 statutu). Obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego przez instytucję kultury określa art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) w zw. z art. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539 ze zm.).

Badając dokumentację opisującą przyjęte w kontrolowanej jednostce zasady rachunkowości stwierdzono, że w opisie kont służących do ewidencji umorzenia i amortyzacji znalazły się zapisy dotyczące kont przeciwstawnych, niespójne z zasadami księgowań na koncie 801 „Fundusz instytucji kultury”, wynikającymi z art. 29 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Nieścisłości te nie miały jednak wpływu na prawidłowość zapisów księgowych prowadzonych na tych kontach, ponieważ ewidencja umorzenia i amortyzacji w 2005 r. i 2006 r. była prowadzona zgodnie z przywołaną ustawą. Kontrola wykazała, że w badanej instytucji kultury niezgodnie ze szczególnymi regulacjami przyjętymi w art. 29 ust. 2 pkt 2 tej ustawy księgowane są darowizny środków trwałych, które zaliczano do pozostałych przychodów operacyjnych, zamiast odnosić je na zwiększenie funduszu instytucji kultury. Uwagi te odnoszą się do ewidencji nieodpłatnie otrzymywanych książek oraz środków trwałych o niskiej wartości początkowej (używane komputery otrzymane od Telekomunikacji Polskiej S.A. w Białymstoku) – str. 6-7 protokołu kontroli. Uchybienia stwierdzono również w ewidencjonowaniu rozliczeń międzyokresowych kosztów z tytułu przedpłat na prenumeratę czasopism, związane z księgowaniem faktur wystawionych przez wydawców w następnym roku – str. 5-6 protokołu kontroli.

Przedstawione uchybienia z zakresu prowadzenia ewidencji księgowej nie miały istotnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej instytucji kultury. Uchybienia w zakresie ewidencji otrzymywanych nieodpłatnie książek i środków trwałych o niskiej wartości nie miały wpływu na stan aktywów, a w pasywach bilansu rzutowały na zawyżenie wyniku finansowego kosztem zaniżenia stanu funduszu instytucji kultury.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w informacji o przebiegu wykonania planu za I półrocze oraz w sprawozdaniu rocznym za 2005 r. nie były zamieszczane dane wynikające z planu stanowiącego podstawę gospodarki finansowej, co powoduje, że sprawozdania te są w rzeczywistości informacjami o kwotach zrealizowanych przychodów i kosztów, bez ich odniesienia do kwot planowanych – str. 7 protokołu kontroli. Należy wskazać, że postanowienia § 2 ust. 2 uchwały Rady Miejskiej w Łapach z dnia 26 maja 2006 r. w sprawie określenia zakresu i formy informacji o przebiegu wykonania budżetu Gminy Łapy oraz o przebiegu wykonania planów finansowych gminnych instytucji kultury za I półrocze wskazują na konieczność zamieszczenia danych na temat kwot planowanych, co wynika m.in. z wymagania, aby w informacji zostały omówione odchylenia od planu.

Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik, stosownie do przepisów art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), a w przypadku kontrolowanej jednostki także w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, należy do głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalenie regulaminu organizacyjnego Biblioteki, spełniającego funkcję zasadniczą dla organizacji wewnętrznej jednostki, wynikającą z postanowień statutu i przepisów powszechnie obowiązujących.

2. Dostosowane zakładowego regulaminu wynagradzania do przyjętej organizacji wewnętrznej Biblioteki, wynikającej ze zaktualizowanego regulaminu organizacyjnego.

3. Przestrzeganie przy ewidencji otrzymanych nieodpłatnie książek i środków trwałych zasad określonych w art. 29 ust. 2 pkt 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

4. Zamieszczanie w półrocznych informacjach o przebiegu wykonania planu finansowego, a także w rocznych sprawozdaniach z jego wykonania, danych wynikających z planu Biblioteki.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Łapy