Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum Nr 1 w Łapach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lutego 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 22/06), o treści jak niżej:

                       Pan Jerzy Łapiński

                       Dyrektor

                       Gimnazjum nr 1 w Łapach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Gimnazjum nr 1 w Łapach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Gimnazjum, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych rodzajów wydatków, gospodarowanie mieniem, rozliczenia jednostki z budżetem gminy.

Uwagi dotyczące wykonywania obsługi finansowo-księgowej Gimnazjum zawarte zostały w odrębnym piśmie skierowanym do Dyrektora BOSS, jako kierownika jednostki powołanej w celu obsługi gminnych jednostek oświatowych. Egzemplarz pisma przekazuję Panu Dyrektorowi w załączeniu.

Poza ustaleniami dotyczącymi działań BOSS, objętymi wymienionym wyżej pismem, wskazania wymaga, że Pan Dyrektor nie ustalił w formie pisemnej procedur wewnętrznych określających sposób rejestracji i dokumentowania realizowanych godzin zastępstw doraźnych i godzin ponadwymiarowych. Na podstawie udzielonych wyjaśnień i badanych dokumentów stwierdzono, że faktycznie w badanej jednostce funkcjonują procedury kontrolne w tym zakresie - str. 6 i 22-23 protokołu kontroli. Obowiązujący w kontrolowanym okresie przepis art. 35a ust. 3 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) nakłada na kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązek opracowania pisemnych procedur kontroli finansowej obejmujących m.in. wszystkie procesy związane z rozdysponowaniem środków publicznych. Dodać należy, iż obowiązki w zakresie ustalania procedur kontroli spoczywają na kierowniku każdej jednostki sektora finansów publicznych, podobnie jak odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki. Fakt prowadzenia skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej nie może prowadzić do zniesienia podstawowych obowiązków związanych z pełnieniem funkcji kierownika jednostki, aczkolwiek w zakresie objętym wspólną obsługą wymusza stosowanie rozwiązań dostosowanych dla wszystkich jednostek obsługiwanych (np. w zakresie zasad obiegu i kontroli dokumentów księgowych). Kwestia ustalania danych dotyczących godzin ponadwymiarowych i godzin doraźnych zastępstw skutkuje poziomem wydatków na wynagrodzenia w konkretnej jednostce, w związku z czym procedury kontrolne winny zostać ustalone przez Pana Dyrektora dla prowadzenia ewidencji i kontroli liczby tych godzin w zakresie dotyczącym kierowanej przez Pana jednostki.

Od 1 stycznia 2006 r. zasady ustalania procedur kontroli wewnętrznej są uregulowane w art. 47 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

W zakresie wynagrodzeń pracowników Gimnazjum kontrola wykazała, że ustalone kategorie zaszeregowania dwóch pracowników administracji i obsługi nie odpowiadały przepisom rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222). Pracownicy ci - zatrudnieni na stanowisku sprzątaczek - w myśl przywołanego rozporządzenia mogli być zakwalifikowani do kategorii zaszeregowania mieszczącej się w przedziale I-V. Z ustaleń kontroli wynika natomiast, iż zostali zatrudnieni w VIII kategorii zaszeregowania w wymiarze 7/8 etatu. Zgodnie z ustaloną na zasadach przewidzianych w przywołanym rozporządzeniu stawką za 1 punkt (4,22 zł) oraz minimalnym wynagrodzeniem zasadniczym (450,11 zł), maksymalna stawka wynagrodzenia zasadniczego w V kategorii zaszeregowania wynosiła 787,71 zł. W myśl postanowień rozporządzenia mogła ona być zwiększona przez Pana Dyrektora o 10% (866,48 zł), jednakże zwiększenie stawki nie zostało przez Pana Dyrektora udokumentowane.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka prowadziła wspólną działalność socjalną razem z innymi jednostkami oświatowymi gminy Łapy, obsługiwanymi przez BOSS w Łapach oraz obsługującym Biurem, bez zawarcia stosownej umowy pomiędzy zainteresowanymi podmiotami. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 ze zm.), pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach ustalonych w umowie, określającej w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Może ona także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu – str. 25 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosił jej kierownik.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki ponoszą Dyrektor i Główny Księgowy Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach, z racji przypisanych tej jednostce obowiązków w zakresie obsługi ekonomiczno-administracyjnej i finansowo-księgowej.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie w formie pisemnej procedur wewnętrznych określających sposób rejestracji i dokumentowania realizowanych godzin zastępstw doraźnych i godzin ponadwymiarowych.

2. Zakwalifikowanie pracowników obsługi do właściwych kategorii zaszeregowania.

3. Zawarcie stosownej umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Łap

2. Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 26.02.2007 roku, do organu wykonawczego:

                       Pani

Elżbieta Dzierżek

                       Dyrektor Biura Obsługi Szkół

                       Samorządowych w Łapach

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie grudzień 2006 – styczeń 2007 problemową kontrolę gospodarki finansowej Gimnazjum Nr 1 w Łapach, którego obsługę finansowo-księgową prowadzi Biuro Obsługi Szkół Samorządowych. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ewidencji księgowej i sprawozdawczości Gimnazjum. Z ustaleń kontroli, zawartych w podpisanym również przez Panią Dyrektor protokole z dnia 22 stycznia 2007 r., wynika, że wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie rachunkowości Gimnazjum wymaga uwzględnienia przez Panią Dyrektor oraz Głównego Księgowego BOSS uwag dotyczących obsługi finansowo-księgowej Gimnazjum w zakresie:

a) dokonywania zapisów w dzienniku w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie z odpowiednim dowodem księgowym, czemu służy przede wszystkim zachowanie zgodności numeracji dowodów i pozycji dokonanego na ich podstawie zapisów dziennika; dokonywanie zapisów w sposób umożliwiający jednoznaczne powiązanie zapisów dziennika z dowodami księgowymi nakazuje art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.); jak wynika z ustaleń kontroli niezgodność numeracji wynikła z ujmowania w dzienniku operacji związanych z ewidencją planu finansowego gimnazjum oraz zmian do tego planu, którym program komputerowy nadawał kolejny numer porządkowy; należy wskazać, iż stosownie do aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.1020) ewidencja planu finansowego jednostki budżetowej powinna się odbywać za pośrednictwem pozabilansowego konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”,

b) dat zapisów księgowych - kontrola wykazała, że zapisy księgowe prowadzone w dzienniku zawierają jedynie datę księgowania; zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu,

c) prowadzenia dla badanego Gimnazjum, jak i innych oświatowych jednostek obsługiwanych przez BOSS wspólnej ewidencji wyniku finansowego (konto 860) oraz stanu funduszu (konto 800), bez podziału w ewidencji szczegółowej na poszczególne jednostki; w związku z tym ustaleniem pozostaje fakt sporządzania przez BOSS jednego bilansu dla wszystkich obsługiwanych jednostek oświatowych – prowadzona ewidencja funduszu i wyniku finansowego uniemożliwia bowiem zrealizowanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości finansowej przez kierowników obsługiwanych jednostek; w świetle przepisów § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… kierownicy jednostek budżetowych składają jednostkowe sprawozdania finansowe organowi wykonawczemu gminy, natomiast organ ten sporządza na ich podstawie łączne sprawozdania finansowe (§ 19 ust. 3 rozporządzenia). Analogiczne zasady przekazywania bilansów jednostkowych i sporządzania bilansów łącznych określały obowiązujące w okresie objętym kontrolą przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.; obowiązek sporządzenia sprawozdawczości spoczywa na kierowniku każdej z jednostek budżetowych, w związku z czym prowadzona ewidencja księgowa powinna umożliwić ustalenie danych niezbędnych do sporządzenia wymaganych sprawozdań, zarówno budżetowych jak i finansowych; analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w zakresie sprawozdań budżetowych Rb-Z oraz Rb-N, które zostały sporządzone wyłącznie w ujęciu zbiorczym dla wszystkich obsługiwanych jednostek,

d) przekazywania Burmistrzowi Łap danych wynikających z pozostałych jednostkowych sprawozdań budżetowych jednostek obsługiwanych (zwłaszcza Rb-28S) w formie sprawozdania zbiorczego; stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781) sprawozdania zbiorcze są sporządzane przez organ wykonawczy gminy (burmistrza) na podstawie sprawozdań jednostkowych. Organ wykonawczy, jako odbierający sprawozdania jednostkowe, zobowiązany jest do kontroli formalno-rachunkowej otrzymanych sprawozdań oraz uprawniony do ich kontroli merytorycznej (§ 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia). W okresie objętym kontrolą analogiczny tryb sporządzania sprawozdań zbiorczych określały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r.,

e) nieujęcia w ewidencji zwiększenia wartości budynku Gimnazjum Nr 1 będącego wynikiem robót termomodernizacyjnych, polegających na wykonaniu przez Urząd Miejski termomodernizacji, wymiany stolarki oraz zmodernizowania i optymalizacji systemu cieplnego w budynku Gimnazjum o łącznej wartości 1.328.773,60 zł; zgodnie z art. 31 ustawy o rachunkowości wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Natomiast wartość początkową środków trwałych zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości, na skutek używania lub upływu czasu,

f) zachowywania ustawowych terminów przekazywania równowartości odpisów na ZFŚS na rachunek bankowy Funduszu; ustalono, że do 31 maja 2005 r. przekazano kwotę odpisu dotyczącego Gimnazjum w wysokości 46.203 zł (tj. 40% planowanego odpisu), a do 30 września 2005 r. – 62.596 zł (54,2% planowanego odpisu); w myśl art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) równowartość dokonanych odpisów i naliczonych zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów; ze złożonych wyjaśnień wynika, że opóźnienia w przelewaniu środków na wyodrębniony rachunek socjalny były spowodowane nieterminowym zasileniem BOSS w środki na wydatki.

                                                        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Łap