Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Boćki

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Boćkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 maja 2006 roku (znak: RIO.I.6011 - 2/06), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Stanisław Derehajło

                                                                                              Wójt Gminy Boćki

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Boćkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola terminowości i prawidłowości postępowania przy opracowywaniu projektu uchwały budżetowej, projektów planów finansowych, a następnie uchwały budżetowej i ostatecznych wersji planów finansowych na 2005 rok, ustalonych przepisami ustawy o finansach publicznych oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych (zastąpione rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu Dz. U. Nr 23, poz. 190) wykazała, co zostało wyspecyfikowane w opisie na stronach 38 – 40 oraz 43 – 44, że zastosowane procedury opracowywania projektów planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych w 2005 roku odbiegały od ustalonych treścią art. 125 ustawy o finansach publicznych.

Nie były również stosowane procedury określone w art. 126 ustawy o finansach publicznych dotyczące dostosowania projektów planów finansowych do uchwały budżetowej.

W wyniku kontroli unormowań wewnętrznych, dokumentacji dotyczącej opracowania projektu uchwały budżetowej, dokumentacji zmian wprowadzonych do planu dochodów ustalono, co następuje:

- w kontrolowanej jednostce nie zostały przepisami wewnętrznymi uregulowane zasady i terminy pobierania należności Gminy, stanowiące dochody budżetowe. W związku z tym żadna z gminnych jednostek organizacyjnych nie została zobowiązana do pobierania dochodów budżetowych i rozliczenia się z tych wpłat z budżetem Gminy,

- żadna z gminnych jednostek budżetowych nie przewidywała, w składanych w Urzędzie Gminy materiałach do projektu budżetu realizacji w 2005 roku, dochodów budżetowych chociażby w postaci otrzymanych od banku odsetek od środków finansowych przechowywanych na rachunku bieżącym,

- w pismach Wójta skierowanych do kierowników jednostek, a dotyczących informacji o kwotach ujętych w projekcie budżetu gmin, a dotyczących tych jednostek nie było informacji o wysokości dochodów, których poboru winna dokonać jednostka organizacyjna na rzecz budżetu Gminy,

- w „Projekcie planu finansowego urzędu jednostki samorządu terytorialnego na rok 2005” (Urzędu Gminy) podpisanym przez Wójta Gminy z datą 8 grudnia 2004 r. zamieszczono zapis, że „plan dochodów jednostki samorządu terytorialnego realizowany jest przez budżet”.

         Ponadto ustalono, że:

- obowiązujący w okresie objętym kontrolą zakładowy plan kont, wprowadzony w życie z dniem 1 stycznia 2004 r. Zarządzeniem Nr 48/2003 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2003 roku, w części dotyczącej budżetu Gminy oraz w części dotyczącej jednostek budżetowych, przewidujący prowadzenie kont syntetycznych 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych,

- wskazany w zasadach funkcjonowania kont budżetu Gminy sposób ujmowania dochodów budżetu między innymi na podstawie finansowych sprawozdań jednostek budżetowych na stronie Ma konta 901 – Dochody budżetu, (w korespondencji z kontem 222) w kontrolowanym roku 2005 w zakresie prowadzenia ewidencji na koncie 222 nie były stosowane – str. 136 protokołu kontroli.

         Na podstawie analizy zapisów dokonanych na koncie analitycznym dochodów ze sprzedaży składników majątkowych (§0870) ustalono, że zakwalifikowano tam także wpływy ze sprzedaży nieruchomości. Do ewidencji szczegółowej dochodów ze sprzedaży gruntów, Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, przewiduje paragraf 077 – wpływy z tytułu odpłatnego nabycia własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości - str. 77-78 protokołu kontroli.

Zarządzenie powyższe było nieprawidłowo zastosowane również przy kwalifikowaniu do paragrafów klasyfikacji budżetowej dochodów własnych, odpłatności za wyżywienie i darowizn – str. 142 protokołu kontroli.

         Ustalono, że w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, dokumentowania obrotów tym mieniem oraz prowadzenia ewidencji w tym zakresie (w tym ewidencji księgowej), w Urzędzie Gminy obowiązywały uregulowania wewnętrzne wymienione m.in. w na stronie 110 protokołu kontroli (wydane w latach 1994-2003).

Analiza treści tych regulacji wykazała, że zawierają one zarówno postanowienia nieaktualne (np. dla zapewnienia prawidłowej gospodarki materiałami do bieżących remontów wyodrębnia się stanowisko magazyniera), jak również sprzeczne ze sobą (np. Zarządzeniem Nr 1/2002 z dnia 29 stycznia 2002 roku ustalono, że paliwo na potrzeby OSP i Urzędu ewidencjonuje się na koniec roku na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji. Zakup i zużycie paliwa należy ewidencjonować na koncie „Materiały” i rozliczać w okresach miesięcznych). W kontrolowanym 2005 roku ewidencję zakupu paliwa stałego do ogrzewania budynku Urzędu i dla potrzeb OSP prowadzono na bieżąco, natomiast rozchodu dokonywano pod datą sprzedaży – str. 122 protokołu kontroli.

         W zakładowym planie kont wprowadzonym Zarządzeniem Wójta Nr 48/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku ustalono natomiast, że wartość paliwa i opału wprowadza się do ewidencji księgowej na koniec roku wg przeprowadzonej inwentaryzacji.

Ustalono również, że niektóre postanowienia uregulowań wewnętrznych dotyczących gospodarowania mieniem komunalnym w praktyce nie były stosowane. Mimo zapisu, że przedmioty o wartości jednostkowej ponad 500 zł (do kwoty 3.500 zł) wprowadza się do ewidencji pozostałych środków trwałych i umarza jednorazowo (str. 115 protokołu), ewidencję niektórych z nich (przykłady zostały wymienione w protokole kontroli na stronie 119-120) prowadzono na koncie 011 „Środki trwałe” i umarzano wg zasad stosowanych dla podstawowych środków trwałych. Brak precyzji w uregulowaniach wewnętrznych był jedną z przyczyn przyjęcia na stan środków trwałych obiektów uzyskanych w wyniku robót budowlano-montażowych mimo, że zadanie inwestycyjne nie zostało w całości zakończone i przekazane do eksploatacji na koniec 2005 roku – str. 121 protokołu kontroli.

         Analiza posiadanej przez Urząd Gminy dokumentacji z zakresu planowania przychodów i wydatków gminnych instytucji kultury oraz sprawozdawczości z wykonania tych planów wykazała, że nie były one w pełni stosowane przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2001 roku Nr 13, poz. 123) i rozdziału 5 ustawy o rachunkowości - str. 144 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również, że gospodarka finansowa Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej nie była w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami w zakresie sporządzania planu finansowego zawierającego przychody i wydatki z podziałem na poszczególne paragrafy klasyfikacji budżetowej, ewidencji tego planu dostarczającej informacji niezbędnej do prawidłowego sporządzania sprawozdawczości budżetowej – str. 147 i 149 protokołu kontroli.

Zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami (Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Boćki) odnoszącymi się do zagadnienia zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych i gospodarczych, dowody sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają zatwierdzeniu do wypłaty. Wykaz osób upoważnionych w okresie objętym kontrolą do zatwierdzania dokumentów do wypłaty w Urzędzie Gminy został zawarty w załączniku do Instrukcji. Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym polega, zgodnie z postanowieniami tam zawartymi, na zbadaniu czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami. Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą, wydatki z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi, zatwierdzane były do wypłaty przez osobę pełniącą funkcję Gminnego Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, której zgodnie z umową zlecenia z dnia 20 lutego 2002 roku powierzono wykonywanie zadań i obowiązków w tym zakresie. Należy zauważyć, że ani umowa zlecenia, ani aneks do tej umowy nie upoważniały tej osoby do zatwierdzania wydatków do zapłaty. Zgodnie z Uchwałą Nr 51/79/2001 Zarządu Gminy Boćki z dnia 12 lutego 2002 r. w sprawie powołania Gminnego Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych szczegółowy zakres praw i obowiązków Pełnomocnika określa umowa cywilnoprawna. Zarządzeniem wewnętrznym Nr 10/03 Wójta Gminy Boćki z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie zmian w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Boćki wprowadzano wykaz osób uprawnionych do podpisywania dowodów księgowych pod względem merytorycznym, wykaz osób upoważnionych do podpisywania dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym (w tym zakresie upoważniono skarbnika, inspektora i mł. księgowego) i wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych (upoważniono Wójta, Sekretarza i Skarbnika).

W okresie objętym kontrolą w Gminie Boćki nie powołano osoby pełniącej funkcję zastępcy Wójta. Zgodnie z postanowieniem art. 26 a ustawy o samorządzie gminnym Wójt w drodze zarządzenia powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę lub zastępców i określa ich liczbę. W gminach do 20 000 mieszkańców liczba zastępców Wójta nie może być większa niż jeden. W myśl postanowień Regulaminu Zastępca wójta ma pełnić obowiązki wójta w czasie jego nieobecności.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą brak było ze strony Wójta nadzoru nad realizacją określonych uchwałą budżetową, dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 127 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2005 roku, zarząd jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur w zakresie kontroli finansowej, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1. Kontrola ta powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Należy również wskazać, iż w aktualnym stanie prawnym, w myśl art. 187 § 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, obowiązującej od dnia 1 stycznia 2006 roku, obowiązek taki został nałożony na przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego (wójta) w analogicznym zakresie podmiotowym i przedmiotowym jak poprzednio.

W zakresie gospodarki kasowej ustalono, iż zgodnie z Instrukcją kasową, w której zawarto zasady sporządzania dokumentów kasowych – dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których: oryginał jest dla wpłacającego, pierwsza kopia pozostaje jako załącznik do raportu kasowego lub jeśli dotyczy to wpłat podatków zostaje przekazana komórce podatkowej, druga kopia pozostaje w bloku formularzy. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż pod raportami kasowymi brak jest załączonych dowodów wpłat. Dowód wpłaty stanowi zestawienie wpłat sporządzone na odrębnym druku. Kwitariusze przychodowe załączane były do raportów kasowych jedynie w przypadku wpłat za dowody osobiste. W wyniku szczegółowej kontroli kwitariuszy przychodowych o numerach 5131760 – 5131776 ujętych w raporcie kasowym o numerze 147/05 z miesiąca listopada 2005 roku oraz o numerach 5131681 – 5131717 ujętych w raporcie kasowym o numerze 143/05 również z miesiąca listopada, ustalono, iż do wymienionych raportów kasowych nie został załączony kwitariusz przychodowy o numerze 5131765 (nie ujęty w sporządzonym zestawieniu wpłat), jednakże kwota wynikająca z tego kwitariusza (94 zł) została wykazana w kwitariuszu o numerze 5131764 (ustalono, iż błędnie wpisano do zestawienia numer kwitariusza).

Kontrolującemu nie okazano Uchwały Rady Gminy w Boćkach w sprawie wyboru banku do obsługi bankowej budżetu Gminy. Zgodnie z art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.

W zakresie udzielania zamówień publicznych, ustalono, iż kosztorys inwestorski nie zawiera nazwy i adresu zamawiającego, adresu jednostki opracowującej kosztorys oraz ogólnej charakterystyki obiektu lub robót, zawierającej krótki opis techniczny wraz z istotnymi parametrami, które określałyby wielkość obiektu lub robót. Elementy, które powinien zawierać prawidłowo sporządzony kosztorys inwestorski zostały wymienione w § 7 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno- użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389).

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W wyniku kontroli sprawozdania Rb-27S złożonego za rok 2005 stwierdzono, że w kolumnie 4 zaniżono wysokość przypisu podatku od nieruchomości od osób prawnych. Z analizy deklaracji podatkowych i ewidencji podatkowej wynika, że należało wykazać kwotę przypisanego podatku w wysokości 383066 zł. Tymczasem w sprawozdaniu wykazano kwotę 292000 zł. Stwierdzona różnica powstała jako skutek uznania za zwolnione z podatku, na podstawie uchwały Rady Gminy, wszystkie przedmioty opodatkowania wykazane w deklaracji przez Gminę. Zgodnie z uchwałą zwolnienie nie obejmuje budynków, budowli i gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Konsekwencją takiego podejścia było zawyżenie kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości od osób prawnych. Zamiast kwoty 169782 zł w sprawozdaniu należało wykazać kwotę 61879 zł – str. 57 protokołu kontroli.

Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i niemających osobowości prawnej stwierdzono nieprawidłowości naruszające zasady wynikające z obowiązujących przepisów. Polegały one miedzy innymi na:

-  opodatkowaniu gruntów, które zgodnie z  art. 55 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 29, poz. 154 ze zm.) są zwolnione z przedmiotowego podatku,

- nie wezwaniu podatnika o nr konta 5 do złożenia korekty deklaracji w związku z wykazaniem do opodatkowania nowo wybudowanego budynku i budowli w przypadku, których zgodnie z okazaną dokumentacją zakończenie budowy oraz rozpoczęcie ich użytkowania nastąpiło w trakcie roku podatkowego. Obciążenie przedmiotów opodatkowania stanowiło naruszenie przepisów art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 12 stycznie 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 roku Nr 9, poz. 84 ze zm.) zgodnie z którym obowiązek podatkowy w przypadku nowo wybudowanych budynków i budowli powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku w którym budowa została zakończona lub rozpoczęto ich użytkowanie.

Natomiast w przypadku podatnika o nr konta 3110/21 należy ustalić jaka część z 347 ha gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako drogi korzysta z wyłączenia z podatkowania podatkiem od nieruchomości na podstawie art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z jego treścią z opodatkowania wyłączone są pasy drogowe wraz z drogami i obiektami budowlanymi związanymi z prowadzeniem, zabezpieczeniem i obsługą transportu. W trakcie kontroli podatnik złożył wyjaśnienie, z którego wynika, że będzie prowadził postępowanie wyjaśniające prawidłowość zapisów w ewidencji geodezyjnej. W przypadku gdyby potwierdziło się, że gmina faktycznie posiada wskazany areał gruntów sklasyfikowanych jako drogi należy ustalić powierzchnię pasów drogowych, na których są budowle dróg i obiekty inżynierskie, z urządzeniami oraz instalacjami, stanowiącymi całość techniczno-użytkową, przeznaczoną do prowadzenia ruchu drogowego, a nie będące drogami publicznymi. Mogą one tak jak drogi publiczne korzystać z wyłączenia z opodatkowania na mocy ww. artykułu. W przypadku pozostałej powierzchni należy ją opodatkować podatkiem od nieruchomości – str. 59 protokołu kontroli.

Podczas kontroli terminowości składania deklaracji na podatek rolny od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej twierdzono, że na deklaracjach składanych przez podatników wymienionych na stronie 61 protokołu kontroli brak adnotacji dotyczącej daty ich wpływu. Uniemożliwia to ustalenie czy podatnicy wywiązali się z obowiązku jaki nakłada na nich treść art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1983 r. o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.). Taki stan rzeczy wskazuje, iż część dokumentów wpływa do urzędu z pominięciem kancelarii. Tym samym naruszony został § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.) zgodnie, z którym korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo.

Badanie zagadnień z zakresu powszechności opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wskazuje, iż w przypadku ANR organ podatkowy nie zareagował na rozbieżności między powierzchnią lasów wynikająca z ewidencji gruntów i budynków a deklaracją podatkową i dołączonego do niej załącznika gruntów rozdysponowanych wśród osób fizycznych. Jak wynika ze złożonych przez podatnika dokumentów, deklaracji w której wykazał grunty sklasyfikowane jako użytki rolne i leśne o powierzchni 118 ha oraz załącznika dotyczącego 1203 ha gruntów rozdysponowanych, w posiadaniu podatnika znajdują się grunty o łącznym areale 1321 ha. Tymczasem wg danych z ewidencji geodezyjnej powierzchnia gruntów będących w posiadaniu podatnika wynosi 1278 ha. Należy zatem wezwać podatnika do złożenia wyjaśnień w powyższym zakresie, wykorzystując procedury wskazywane treścią art. 274 a Ordynacji podatkowej. Należy również mieć na uwadze, iż zgodnie z art. 4 ustawy o podatku rolnym oraz art. 3 ustawy o podatku leśnym podstawą opodatkowania jest powierzchnia gruntów wynikająca z ewidencji gruntów i budynków. Analogiczne, niewyjaśnione rozbieżności stwierdzono w przypadku podatnika o numerze ewidencyjnym 3111/16, będące efektem braku czynności sprawdzających wskazywanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej.

W wyniku kontroli podatników opłacających podatek rolny, leśny i od nieruchomości w formie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono przypadki rozbieżności pomiędzy ewidencją geodezyjną a ewidencją podatkową. W przypadku podatników o numerach kont 270002, 270014, 160018, 170026, 130055, 200016, 310016 stwierdzone różnice polegały na błędnym wpisaniu do ewidencji podatkowej powierzchni lub klasy gruntu. W skutek tego wysokość naliczonego podatku odbiegała od jego wysokości ustalonej z uwzględnieniem danych geodezyjnych. Sytuacja taka narusza przepis art. 4 ustawy o podatku rolnym. Natomiast w przypadku podatników o numerach kont 160026, 160032, 130159 stwierdzono, że podstawa naliczenia podatku jest inna aniżeli wynika to z informacji złożonych przez podatników. Szczególnie w przypadku podatku od nieruchomości informacja złożona przez podatnika jest podstawowym źródłem wiedzy na temat powierzchni budynków, ale także sposobu ich wykorzystania, co ma kapitalne znaczenie dla prawidłowości zastosowanej stawki podatkowej. Natomiast w podatku leśnym z informacji podatkowej wynika czy las podlega obciążeniu, czy korzysta on ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 listopada 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682) – str. 62 i 63 protokołu kontroli.

W roku 2005 organ podatkowy wystawił pięć tytułów na kwotę 548 zł dotyczących zaległości powstałych w tym okresie. Z ewidencji podatkowej wynika, że w ciągu kontrolowanego okresu kwota zaległości wzrosła o około 18234 złotych. A zatem działaniami egzekucyjnymi objęto jedynie 3% zaległości. Zgodnie z treścią § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) organ podatkowy zobowiązany jest do wystawienia wierzycielowi tytułu wykonawczego po upływie terminu płatności wskazanego w upomnieniu. W związku z powyższym organ podatkowy powinien zintensyfikować działania egzekucyjne i objąć nimi możliwie największą kwotę zaległości – str. 65-68 protokołu kontroli.

Opis na stronie 69 protokołu kontroli wskazuje na przypadek zastosowania ulgi (tzw. żołnierskiej) w podatku rolnym z naruszeniem zasad jej przyznawania, wyrażonych treścią art. 13a ust. 2 ustawy o podatku rolnym.

Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu podatku od posiadania psów, opisanej na stronie 70 protokołu kontroli, ustalono na podstawie dokumentacji podatkowej, że organ podatkowy wydał decyzje w spawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego z naruszeniem przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej. Z dokumentacji wynika, że nie było formalnego wszczęcia postępowania podatkowego, brak jest dokumentów i dowodów świadczących o prowadzonym postępowaniu w wyniku, którego ustalono, że podatnik faktycznie posiada psy podlegające opodatkowaniu. Wydane decyzje nie zawierają wskazania odpowiednich przepisów materialnego prawa podatkowego.

Ponadto stwierdzono, że sposób prowadzenia ewidencji podatkowej w tym zakresie jest niezgodny z treścią rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.). Stwierdzone nieprawidłowości polegały między innymi na tym, że nie prowadzono ewidencji księgowej podatników, którzy opłacili podatek za pośrednictwem inkasenta. Narusza to § 9 cytowanego wyżej rozporządzenia, w którym określono, jaką ewidencję obejmują księgi rachunkowe. Między innymi ust. 2 pkt 3 wskazuje na konta ksiąg pomocniczych, do których zgodnie z ust. 5 pkt 1 lit. a należą konta służące do rozrachunków z podatnikami z tytułu podatków i opłat.

Jak ustalono, decyzje wydawane przez organ podatkowy na podstawie art. 67a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, posiadają uchybienia natury formalnej. Miedzy innymi w toku prowadzonego postępowania podatkowego w sprawach umorzenia zaległości podatkowych, organ podatkowy przed podjęciem rozstrzygnięcia nie ustalił sytuacji finansowej podatnika oraz wpływu jaki miałoby na nią opłacenie podatku. W większości przypadków decyzje podejmowano na podstawie informacji zawartych w protokole o stanie majątkowym. Brak jest natomiast dokumentów źródłowych, które mogłyby potwierdzić sytuację materialną podatnika. Można zatem uznać, że organ podatkowy nie przestrzegał art. 67a i przepisów zawartych w Dziale IV Ordynacji podatkowej. Kolejną stwierdzoną nieprawidłowością był brak w decyzjach uzasadnienia faktycznego, o którym mowa w treści art. 210 § 1 pkt 6 ustawy. Zgodnie z § 5 ww. przepisu istnieje możliwość odstąpienia od uzasadnienia decyzji w przypadku, kiedy uwzględnia ona w całości żądanie strony, za wyjątkiem sytuacji, kiedy na podstawie decyzji została przyzna ulga w zapłacie podatku. Każda decyzja, którą wydano na podstawie art. 67a § 1 ww. ustawy dotyczy ulgi w zapłacie podatku. Wobec powyższego uzasadnienie w decyzjach tego typu zgodnie z przywołanymi przepisami jest obowiązkowe – str. 73 – 74 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli powszechności i prawidłowości poboru opłaty skarbowej stwierdzono, iż w przypadku wydanych zaświadczeń o numerach 7359/3/05; 7359/25/05; 7359/29/05, 7359/10/05; 7359/12/05 nie ma możliwości stwierdzenia, iż za ich wydanie została ona pobrana. Związane jest to między innymi z brakiem podań, na których winny być naklejone znaczki. W innym przypadku na zaświadczeniu jest adnotacja, że pobrano opłatę w wysokości 11 zł i skasowano na podaniu, a na podaniu nie ma znaków skarbowych. W związku z powyższym należy stwierdzić, że naruszono art. 1 i 4 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2004 roku Nr 253, poz. 2532 ze zm.) – str. 76 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej, podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2006 r. art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą o rachunkowości, należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają od 1 stycznia 2006 r. przepisy art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie procedury opracowywania projektów planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych do ustaleń zawartych w aktualnie obowiązujących przepisach finansach publicznych jak również dostosowania tych projektów do uchwały budżetowej w postępowaniu ustalonym tymi przepisami.

2. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych z zakresu gospodarki finansowej o zasady i terminy pobierania i przekazywania do budżetu gminy wpłat i innych przychodów stanowiących dochody budżetowe.

3. Dokonywanie wnikliwej analizy stanu faktycznego przy kwalifikowaniu zdarzeń gospodarczych do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej, zarówno w planach finansowych jak i w ewidencji księgowej ich realizacji z uwzględnieniem wskazanych przepisów wykonawczych.

4. Dokonanie analizy uregulowań wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz jej aktualizacji poprzez wyeliminowanie postanowień nieaktualnych i sprzecznych ze sobą oraz uzupełnienie o unormowania niezbędne do właściwego stosowania ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych.

5. Podjęcie działań zmierzających do pełnego dostosowania gospodarki finansowej i rachunkowości gminnych jednostek powołanych i prowadzących działalność w zakresie kultury do unormowań ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej i ustawy o rachunkowości, zwłaszcza w zakresie sprawozdawczości finansowej.

6. Prowadzenie gospodarki finansowej gminnego funduszu celowego (GFOŚiGW) w oparciu o plan finansowy, o którym mowa w przywołanych przepisach ustawy o finansach publicznych, opracowany w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, prowadząc prawidłową ewidencję księgową wykonania tego planu.

7. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej, m.in. poprzez wykonywanie kontroli formalno-rachunkowej w stosunku do raportów kasowych oraz przestrzeganie Instrukcji kasowej w zakresie sporządzania dokumentów kasowych.

8. Przestrzeganie przepisów prawa określających wymagane elementy kosztorysów inwestorskich.

9. Realizowanie obowiązku nałożonego przepisami ustawy o finansach publicznych w kwestii kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

10. Zapewnienie, w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej, autoryzowania operacji gospodarczych przez osoby formalnie do tego upoważnione.

11. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2005.

12. Przeprowadzenie postępowania podatkowego mającego na celu wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających.

13. Przestrzeganie obowiązku ewidencjonowania wpływu pism do Urzędu Gminy wynikającego z treści rozporządzenia dotyczącego instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

14. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

15. Przestrzeganie przepisów ustawy o podatku rolnym w zakresie stosowania ulg i zwolnień.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ewidencji podatkowej podatników opłacających podatek od posiadania psów.

17. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzegania przepisów działu IV tego aktu prawnego dotyczącego postępowania podatkowego.

18. Przestrzeganie przepisów ustawy o opłacie skarbowej w zakresie dokumentowania poboru opłaty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku