Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Sztabin

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sztabin

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 lutego 2007 roku (znak: RIO.V.6011 - 6/06), o treści jak niżej:

Pan Tadeusz Drągiewicz

Wójt Gminy Sztabin

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sztabin za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sztabin na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m. in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy Sztabin oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań powierzonych stowarzyszeniom i realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, inwentaryzację.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) poprzez:

a) nieprzestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, co było wynikiem nieprawidłowej ewidencji zwrotu wydatków (nadpłat); obowiązek przestrzegania zasady czystości obrotów na koncie 130 wynika z zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia - str. 14 protokołu kontroli,

b) ujęcie w raporcie kasowym gotówki jako rozchodowanej, mimo że nie została faktycznie wypłacona w dniu zaksięgowania rozchodu; w raportach kasowych należy ujmować kwoty rzeczywiście wypłacone w danym dniu, stosownie do przepisu art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości nakazującego ewidencjonowanie operacji gotówką w dniu ich dokonania, co jest warunkiem zachowania zasady bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych - str. 18 protokołu kontroli,

c) dokonywanie zapisów na koncie 135-1 z naruszeniem zasady prowadzenia ewidencji na tym koncie wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, w wyniku czego wystąpiła niezgodność stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym, wykazanym przez bank w potwierdzeniu salda na dzień 31 grudnia 2005 r. a saldem wynikającym z ksiąg rachunkowych jednostki (zaniżenie w ewidencji jednostki o 150 zł); należy również dodać, że powyższa nieprawidłowość została skorygowana w księgach dopiero pod datą 30 czerwca 2006 r., co świadczy o braku urealnienia salda według stanu na koniec 2005 r. – str. 22-23 protokołu kontroli,

d) dokonywanie stopniowego naliczenia umorzenia od pozostałych środków trwałych, których wartość początkowa nie przekraczała 3 500 zł, a zatem środków trwałych, które podlegają umorzeniu jednorazowemu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania - § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia – str. 87 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzone zostały naruszenia przepisów z zakresu zobowiązań podatkowych, które polegały m.in. na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 21 decyzji wymiarowych na kwotę 922,00 zł. – opis na stronie 54 prot. kontroli). Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez pracownika odpowiedzialnego za wymiar należności podatkowych (załącznik nr 2) niedoręczone decyzje dotyczą osób nieżyjących. Należy wskazać iż, w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie żyje organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art.102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły nie egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego (nieprawidłowość wystąpiła w 81,9% sprawdzonych pozycji wymiarowych) – str. 34 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Prowadzono z opóźnieniem działania zmierzające do likwidacji zaległości podatkowych w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Jak wskazuje opis na stronie 56 protokołu kontroli tytuły wykonawcze wystawiano po upływie terminu określonego w upomnieniu (postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta kwota 1.051,60 zł).

Brak systematycznych czynności egzekucyjnych stanowi naruszenie obowiązków wynikających z treści ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541).

Stwierdzono także uchybienia w zakresie rachunkowości, które polegały na nieuwzględnieniu w zakładowym planie kont wszystkich zasad ewidencjonowania podatków i opłat lokalnych zgodnie z przepisami wskazanymi w opisie na stronie 59 protokołu kontroli (w dniu kontroli opisane nieprawidłowości nie występowały).

Kontrola wypłat ryczałtów za używanie do jazd lokalnych samochodów niebędących własnością pracodawcy wykazała, że w jednym przypadku nie dokonano zmniejszenia kwoty ryczałtu o 1/22 za dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu urlopu, tj. o kwotę 10,70 zł – str. 73 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), ryczałt zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy, m.in. z powodu urlopu.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych kontrola wykazała, iż Pan Wójt ustalił wynagrodzenie za sprawowanie funkcji pełnomocnika zostało ustalone wynagrodzenie w wysokości 680,00 zł (brutto) płatne w terminie 7 dni po wystawieniu rachunku przez pełnomocnika. Z ustaleń kontroli wynika, iż tryb polegający na wystawianiu rachunku przez pełnomocnika nie jest stosowany w praktyce. Nie stwierdzono także innych dokumentów wskazujących na charakter wpłacanych pełnomocnikowi kwot (np. umowy zlecenia) – str. 76-77 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym w zakresie podatków i opłat lokalnych.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem miasta, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 130 z zachowaniem zasady czystości obrotów,

b) ujmowanie w raporcie kasowym operacji gotówkowych w dniu faktycznej ich realizacji,

c) dokonywanie zapisów na koncie 135-1 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, w celu zapewnienia zgodności salda na tym koncie z saldem wynikającym z ewidencji banku,

d) zaniechanie naliczania umorzenia stopniowego od środków trwałych o wartości nie przekraczającej 3 500 zł.

2. W zakresie podatków, opłat i ewidencji księgowej:

a) prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzającego do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego,

b) egzekwowanie od podatników, będących osobami fizycznymi obowiązku składania informacji podatkowych, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie, wygaśnięcie lub zmianę obowiązku podatkowego,

c) prowadzenie terminowych działań w zakresie windykacji należności podatkowych w myśl obowiązujących przepisów.

3. Dokonywanie zmniejszenia kwoty ryczałtu za używanie samochodów niebędących własnością pracodawcy o 1/22 za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy. Dokonanie zwrotu nadpłaconego Panu Wójtowi ryczałtu w kwocie 10,70 zł.

4. Przestrzeganie ustalonej procedury naliczania wynagrodzenia pełnomocnikowi ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Jednoznaczne rozstrzygnięcie kwestii charakteru wynagrodzenia wypłacanego pełnomocnikowi.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku. Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach