Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Zambrów

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Zambrowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 listopada 2006 roku (znak: RIO.IV.6011 - 5/06), o treści jak niżej:

Pan Jan Kramnicz

Wójt Gminy Giby

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Giby za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Giby na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono szereg nieprawidłowości w istotny sposób wpływających na gospodarkę finansową gminy, opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy Giby, sprawowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych i realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, wykonanie zaleceń pokontrolnych.

         Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie RIO.I.0916-9/02/03 z dnia 29 kwietnia 2003 r., zawierającym wnioski pokontrolne sformułowane na podstawie wyników poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, zaleciła m.in.:

- aktualizację „Regulaminu organizacyjnego”,

-  aktualizację uchwały Rady Gminy w sprawie procedury opracowania budżetu gminy,

- aktualizację zakładowego planu kont i instrukcji inwentaryzacyjnej,

- opracowywanie plan finansowego Urzędu Gminy oraz sporządzanie sprawozdań jednostkowych dla Urzędu Gminy, jako jednostki budżetowej,

- terminowe  przekazywane odpisów na ZFŚS,

-  zapewnienie wewnętrznej zgodności ksiąg rachunkowych (tj. obrotów i sald każdego konta syntetycznego z sumą obrotów sald kont analitycznych prowadzonych dla tego konta, zgodności obrotów dziennika z obrotami kont syntetycznych),

- prowadzenie wszystkich wymaganych ewidencji szczegółowych (urządzeń analitycznych), w sposób wypełniający ich funkcję określoną przepisami prawa,

- zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdawczości,

-  bieżące prowadzenie rozliczeń sald zaliczek gotówkowych udzielonych pracownikom.

         W udzielonej odpowiedzi na sposób wykonania zaleceń pokontrolnych pismem F.301 – 1/03 z dnia 23 maja 2003 roku Pan Wójt poinformował Izbę o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, bądź o zamiarze ich realizacji w najbliższym czasie. Ustalenia niniejszej kontroli prowadzą do wniosku, że w zakresie wymienionych wyżej zagadnień, jak również w innych obszarach badanej działalności, rezultaty poprzedniej kontroli i wystosowane w związku z tym zalecenia pokontrolne nie zostały uwzględnione w praktyce, co dotyczy przede wszystkim kwestii mających zasadniczy wpływ na prawidłowość gospodarki finansowej. Podjęte działania nie przyczyniły się do wyeliminowania nieprawidłowości, dlatego należy uznać, że obrany przez Pana sposób wykonania zaleceń był nieskuteczny. Bez podjęcia rzeczywistych, merytorycznych działań, nie jest możliwa poprawa gospodarki finansowej gminy. Wnioski pokontrolne zawarte w wystąpieniu z dnia 23 maja 2003 r. należy uznać w znacznym stopniu za nadal aktualne, co opisano poniżej.

Chciałbym wskazać, iż niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest czynem zagrożonym karą grzywny, stosownie do przepisu art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

         Kontrola wykazała szereg przypadków naruszenia zasad sporządzania sprawozdawczości, wynikających przede wszystkim z niezgodności sprawozdań sporządzanych przez badaną jednostkę z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Obowiązki w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych i bilansów ustanawiały w okresie objętym kontrolą przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.).

 Analizując dane wykazane w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za rok 2005 stwierdzono, iż nie wykazywało ono zgodności z ewidencją prowadzoną na koncie 901 „Dochody budżetu”. Z ustaleń zawartych na str. 18 protokołu kontroli wynika, że suma sald kont syntetycznych utworzonych w ramach konta 901 wynosiła 5.481.084 zł, suma sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do kont utworzonych w ramach konta 901 – 5.321.020 zł (brak zgodności z ewidencją syntetyczną na kwotę 160.064 zł), natomiast w sprawozdaniu Rb-27S wykazano kwotę dochodów ogółem 5.320.863 zł (różnica z ewidencją analityczną na kwotę 157 zł).

Również dane wykazane w zbiorczym sprawozdaniu budżetowym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za rok 2005 nie wykazywały zgodności z ewidencją szczegółową wydatków prowadzoną do konta 902 „Wydatki budżetu” w rubryce wydatki wykonane. Wskazane na str. 18-19 protokołu kontroli rozbieżności między ewidencją a sprawozdaniem w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej skutkowały zawyżeniem wydatków w sprawozdaniu, w stosunku do danych ewidencji analitycznej, o kwotę 3.519 zł.

Dodatkowo wskazania wymaga, że sporządzenie sprawozdania o wydatkach niezgodnie z danymi ksiąg spowodowało ukrycie w danych sprawozdania przekroczenia planu wydatków w rozdz. 85228, par. 4120 o kwotę 22 zł – str. 19 protokołu kontroli. Naruszono tym samym zasadę określoną obecnie przepisami art. 34 ust. 1 pkt 2 i art. 138 pkt 3 w zw. z art. 190 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), w myśl której dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych planem finansowym, stanowiących nieprzekraczalny limit.  W okresie objętym kontrolą zasadę tę formułowały analogicznie przepisy art. 26 ust. 1 pkt 2 i art. 92 pkt 3 w zw. z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 26 listopada 1998 r. (Dz. U. z 2001 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono również niezgodność między sprawozdaniem jednostkowym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Gimnazjum w Gibach a danymi wykazanymi w zakresie wydatków Gimnazjum w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S – str. 19-20 protokołu kontroli. Ze złożonego do protokołu wyjaśnienia wynika, że zmiany w poszczególnych paragrafach planu finansowego, wprowadzane w trakcie roku budżetowego, nie zostały uwzględnione przez jednostkę przy sporządzaniu sprawozdania z wykonania planu wydatków. Uzasadnienie to świadczy o naruszeniu zasad wprowadzania zmian w planach finansowych jednostek budżetowych, ustalonych w okresie objętym kontrolą przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawi gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych… (Dz. U. Nr 23, poz. 190). Zgodnie z przepisami § 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jednostka odbierająca sprawozdania zobowiązana jest do kontroli ich poprawności formalno-rachunkowej i merytorycznej.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej wykazała także zaniechanie obowiązku sporządzania sprawozdań jednostkowych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, co pozostaje w związku z niesporządzaniem planu finansowego Urzędu, czyli niewykonaniem obowiązku spoczywającego na Panu Wójcie w okresie objętym kontrolą na podstawie art. 126 ust. 3 ustawy o finansach publicznych z 26 listopada 1998 r., a obecnie na podstawie art. 186 ust. 3 ustawy z 30 czerwca 2005 r. – str. 20 i 32 protokołu kontroli.

Obowiązek sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych był nałożony na Pana Wójta w okresie objętym kontrolą przepisami § 4 pkt 2 lit. a) rozporządzenia z 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdania jednostkowe powinny być sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych - § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Dane sprawozdań jednostkowych stanowiły natomiast podstawę, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia, do sporządzenia sprawozdań zbiorczych. Od 1 lipca 2006 r. analogiczne zasady sporządzania sprawozdań budżetowych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 27 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 115, poz. 781).

Istotne nieprawidłowości stwierdzono także w wyniku badania bilansów sporządzonych za 2005 rok. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie sporządziła do czasu przeprowadzenia niniejszej kontroli skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego za 2005 rok – str. 21 protokołu kontroli. Obowiązek sporządzenia skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego wynika z § 19 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… Bilans ten powinien być sporządzony i przekazany regionalnej izbie obrachunkowej w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania ostatniego sprawozdania podlegającego konsolidacji, a więc – biorąc pod uwagę termin 31 marca jako termin przekazania bilansów przez jednostki organizacyjne – nie później niż do końca czerwca 2006 roku.

Bilans z wykonania budżetu za 2005 r., sporządzony na dzień 31 grudnia 2005 roku, wykazuje niezgodność z danymi ksiąg rachunkowych, wynikającymi z zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, prowadzonych w ewidencji budżetu gminy – str. 21-22 protokołu kontroli, załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Niezgodności dotyczą sumy bilansowej, kwot wykazanych należności i zobowiązań, a także skumulowanego niedoboru budżetu (niezgodność w tym elemencie pomiędzy księgami a sprawozdaniem wynosiła 21.851,67 zł). Ponadto wskazania wymaga, że bilans budżetu został sporządzony w złotych, czyli przy zastosowaniu zaokrągleń niedopuszczonych przepisami.

Niezgodny z danymi ksiąg rachunkowych (wynikającymi z zestawienia obrotów i sald) jest również bilans Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, sporządzony na dzień 31 grudnia 2005 roku. Zakres niezgodności opisany został na str. 20-21 protokołu kontroli i dotyczył szeregu pozycji aktywów i pasywów, w tym funduszu jednostki.

Zgodnie z obowiązującymi w okresie objętym kontrolą przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), bilanse jednostkowe powinny być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych - § 14 ust. 3 rozporządzenia. Analogiczne zasady sporządzania bilansów zawierają przepisy rozporządzenia z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont…, wprowadzając także dodatkowe obowiązki jednostek budżetowych w zakresie sprawozdania finansowego, dotyczące sporządzania rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki.

Sporządzone za 2005 rok bilanse należy uznać za nieprzedstawiające rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, czego wymaga przepis art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Ustawa nakazuje ponadto, aby zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmowane były w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną – art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W sferze prowadzenia rachunkowości stwierdzono także inne nieprawidłowości. Treść zakładowych planów kont budżetu i Urzędu Gminy, wchodzących w skład dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, nie spełniała wymagań stawianych w okresie objętym kontrolą przepisami § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont…, pomijając bezpodstawnie niektóre konta spośród wymienionych w standardowych planach kont zawartych w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia. W wyniku tego, nie stosowano w ewidencji budżetu kont 260 „Zobowiązania finansowe”, 909 „Rozliczenia międzyokresowe” i 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, a w ewidencji Urzędu kont 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie), 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji” i 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, pomimo wystąpienia operacji gospodarczych podlegających ewidencjonowaniu na tych kontach – str. 9 protokołu kontroli. Plany kont zawarte w załącznikach do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może zostać ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce - § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Odstąpienie od prowadzenia niektórych kont spowodowało, że ewidencja księgowa nie zawierała wszystkich danych wymaganych obowiązującymi przepisami, o czym będzie mowa w dalszej części wystąpienia. Obowiązek prowadzenia wymienionych kont określa obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

W posiadanej przez jednostkę dokumentacji zasad rachunkowości nie znalazły się także niektóre spośród elementów wymaganych w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W tym zakresie należy wskazać przede wszystkim na konieczność ustalenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz systemu służącego ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów – str. 10 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała szereg nieprawidłowości, naruszających przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… oraz postanowienia regulacji wewnętrznych, poprzez:

a) brak zgodności między ewidencją analityczną i syntetyczną dochodów budżetowych na koncie 901 i  środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe”; stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 ustawy, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów dokonanych na kontach księgi głównej, w związku z czym musi zachodzić zgodność między tymi ewidencjami – str. 18 i 98 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowe sporządzanie zestawień obrotów i sald, tj. niewykazywanie obrotów za poszczególne miesiące, czego wymaga art. 18 ust. 1 pkt 3 ustawy – str. 14 protokołu kontroli,

c) brak kolejnej numeracji zapisów w dzienniku, czym naruszono art. 14 ust. 2 ustawy – str. 15 protokołu kontroli,

d) niezachowanie w poszczególnych miesiącach zgodności obrotów dzienników ewidencji budżetu i Urzędu Gminy, jako jednostki budżetowej, z odpowiednimi obrotami zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, co pozostawało w sprzeczności z art. 18 ust. 1 ustawy – str. 14 protokołu kontroli,

e) księgowanie dowodów niezawierających wskazania kont syntetycznych i analitycznych, na jakich mają być ujęte w ewidencji, czyli elementu wymaganego przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 14 protokołu kontroli,

f) nieprzestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, przewidzianej w zasadach funkcjonowania tego konta określonych  rozporządzeniem; obroty strony Ma konta 130 powinny odpowiadać wydatkom wykonanym przez jednostkę budżetową (sprawozdania o wydatkach Urzędu, podobnie jak plan wydatków, nie były sporządzane); natomiast szczegółowe dane według klasyfikacji budżetowej powinny wynikać z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta - str. 15 protokołu kontroli,

g) nieprowadzenie ewidencji zaangażowania planu wydatków budżetowych; do tego celu służą konta pozabilansowe 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia; brak ewidencji zaangażowania pozostaje w związku z brakiem planu wydatków Urzędu – str. 15 protokołu kontroli,

h) brak zgodności między saldem konta 101 „Kasa” a saldem raportu kasowego – str. 16 protokołu kontroli,

i) błędne księgowanie znaków opłaty skarbowej na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, w wyniku czego wykazywało ono saldo strony Ma, niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, według których może wykazywać jedynie saldo Wn, oznaczające stan znaków opłaty skarbowej – str. 17 protokołu kontroli,

j) dokonywanie zapisów dotyczących prowizji za sprzedane znaki skarbowe na koncie 131 „Rachunki bieżące”, które służy do ewidencji środków na rachunkach bankowych zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, w związku z czym nie powinno występować w jednostkach budżetowych – str. 17 protokołu kontroli,

k) nieprawidłowe prowadzenie zapisów na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, tj. niezgodnie z wyciągami bankowymi, czego efektem była niezgodność między zaewidencjonowanymi obrotami na tym koncie a saldem ustalonym na koniec roku, które wykazano zgodnie z saldem wynikającym z bankowego potwierdzenia; z ustaleń kontroli wynika, że saldo wynikające z zaksięgowanych obrotów było nierealne w trakcie roku – str. 18 protokołu kontroli,

l) nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami; wymóg prowadzenia takiej ewidencji oraz wymaganą jej szczegółowość określają zasady funkcjonowania konta 201 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia oraz art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy – str. 27 protokołu kontroli,

m) kwitowanie odbioru gotówki z kasy bez wskazania daty jej otrzymania, który to obowiązek wynika z przepisów wewnętrznych, a także służy kontroli przestrzegania, wynikającej z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, zasady ujmowania w ewidencji księgowej operacji gotówką w dniu ich dokonania – str. 24 protokołu kontroli,

n) nieokreślanie przeznaczenia gotówki pobieranej czekiem z rachunku bankowego, a służącej realizacji wydatków budżetowych, tj. naruszenie postanowień przepisów wewnętrznych – str. 24 protokołu kontroli,

o) nienadawanie środkom trwałym symbolu KŚT - niezgodnie z wymogami wynikającymi z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.); ewidencja szczegółowa środków trwałych prowadzona do konta 011 powinna umożliwiać m.in. właściwe obliczenie umorzenia i amortyzacji, czemu służy właściwa klasyfikacji środka trwałego; z ustaleń kontroli wynika, że badana jednostka stosowała nieprawidłowe stawki umorzeniowe – str. 99 protokołu kontroli,

p) ujmowanie w ewidencji analitycznej podstawowych środków trwałych (konto 011) rzeczowych składników majątkowych o wartości początkowej nieprzekraczającej 3.500 zł, podlegających ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, czyli niezgodnie z przepisem § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w zw. z art. 16e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) – str. 99 protokołu kontroli,

q) ewidencjonowaniu licencji na używanie programów komputerowych w księdze środków trwałych prowadzonej do konta 011 zamiast na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, jak tego wymagają przepisy rozporządzenia – str. 99 i 101 protokołu kontroli,

r) naliczanie stopniowego umorzenia od środków trwałych o wartości początkowej poniżej 3.500 zł, które powinny być jednorazowo umorzone, stosownie do przepisów rozporządzenia – str. 99 protokołu kontroli,

s) niezwiększenie wartości początkowej środka trwałego o koszt jego ulepszenia wynoszący 34.266,14 zł – str. 100 protokołu kontroli,

t) nieujęcie niektórych pozostałych środków trwałych w założonych księgach inwentarzowych (założenia nowych ksiąg dokonano w związku z rozdzieleniem danych na poszczególne jednostki OSP) oraz niedokonanie zdjęcia z tej ewidencji zlikwidowanych w 2005 r. składników majątkowych – str.100 protokołu kontroli; ewidencja ta nie wykazywała zatem stanu rzeczywistego na dzień kontroli.

         Stwierdzono ponadto uchybienia w stosowaniu klasyfikacji budżetowej wydatków, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.), dotyczące głównie wydatków na zakup materiałów i usług remontowych – str. 81-82 protokołu kontroli. Obecnie zasady klasyfikacji budżetowej zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.).

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Urzędu, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W okresie objętym kontrolą (do 31 grudnia 2005 r.) kwestie te regulował art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych.

W zakresie organizacji systemu kontroli wewnętrznej ustalono, iż w Urzędzie w dalszym ciągu obowiązują zasady kontroli określone w załączniku Nr 3 do „Regulaminu organizacyjnego” uchwalonego przez Radę Gminy, bowiem do czasu kontroli Pan Wójt nie ustalił regulaminu organizacyjnego Urzędu w drodze zarządzenia wydanego na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Stwierdzono braki w obszarze pisemnego powierzenia poszczególnym pracownikom obowiązków w zakresie realizacji procedur i mechanizmów kontroli. Badając regulacje dotyczące funkcjonowania Urzędu stwierdzono ponadto, że niektórym stanowiskom zostały przydzielone zadania, które aktualnie nie spoczywają na gminie, a w przepisach wewnętrznych wymieniane są także stanowiska niewystępujące w Urzędzie. Dokonana analiza dokumentów organizacyjnych wykazuje, że zachodzi potrzeba przeanalizowania struktury organizacyjnej w celu zapewnienia, aby wszystkie czynności związane z wykonywaniem poszczególnych zadań zostały odpowiednio przydzielone pracownikom – str. 5-8 protokołu kontroli.

W załączniku do „Regulaminu organizacyjnego” zostały wymienione osoby upoważnione do załatwienia spraw w Pana imieniu. Nie określono, w jakim zakresie zostały udzielone te upoważnienia i czy dotyczą spraw związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej. Ponadto wykaz osób upoważnionych nie jest aktualny, gdyż zawiera osoby już niepracujące – str. 7 protokołu kontroli.

Schemat obiegu dokumentów finansowo-księgowych nie zawiera opisu zasad postępowania z fakturami i rachunkami. Ponadto w schemacie nie określono terminów sprawdzania i przekazywania dowodów właściwym komórkom lub osobom – str. 8 protokołu kontroli.

W Urzędzie w dalszym ciągu obowiązuje instrukcja inwentaryzacyjna nieposiadająca daty jej wprowadzenia. Zapisy dotyczące częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych nie są zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami, na co wskazywano podczas poprzedniej kontroli kompleksowej. Ponadto instrukcja nie została uzupełniona o elementy wskazane w protokole z poprzedniej kontroli, a dotyczące innych form przeprowadzania inwentaryzacji, niż spis aktywów trwałych w drodze spisu z natury – str. 8-9 protokołu kontroli. Brak przepisów powszechnie obowiązujących określających bliżej procedurę przeprowadzania inwentaryzacji czyni niezbędnym uregulowanie tych kwestii przez jednostkę w przepisach wewnętrznych.

W myśl przytoczonych wyżej przepisów ustawy o finansach publicznych, zasadą generalną jest odpowiedzialność kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość jej gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie kontroli finansowej (art. 44 ust. 1).

Wewnętrzna kontrola powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej określają obecnie „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku.

         Ustalone w ten sposób procedury kontroli finansowej powinny być wdrożone przez kierowników wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych. Natomiast, stosownie do postanowień art. 187 ust. 2 i 3 ustawy, na wójcie ciąży obowiązek corocznej kontroli przestrzegania przez podległe jednostki ustanowionych w nich procedur kontroli finansowej.

         Badanie przestrzegania obowiązujących w jednostce wewnętrznych procedur w zakresie sprawowania kontroli finansowej wykazało przypadki odstępstw od przyjętych w Instrukcji kasowej zasad prowadzenia gospodarki kasowej, dotyczących:

a) braku potwierdzeń odbioru oryginału raportu kasowego przez główną księgową – str. 23 protokołu kontroli,

b) braku wykazu osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi – str. 23 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także, że nagminnie naruszany jest obowiązek przedkładania Skarbnikowi Gminy dokumentacji poświadczającej dokonanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych, wynikający z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Nie była w związku z tym wykonywana przez Skarbnika Gminy wstępna kontrola prawidłowości tych czynności. Ustalenia w tym zakresie zawarte został na str. 89-90, 94 i 96 protokołu kontroli.

         Badając procedurę opracowywania i uchwalania budżetu gminy stwierdzono, że w dalszym ciągu podstawą jej przeprowadzania jest uchwała Rady Gminy z 23 listopada 1995 r. w sprawie określenia procedury opracowania i uchwalenia budżetu Gminy Giby oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu. Na potrzebę dostosowania jej postanowień do aktualnie obowiązujących przepisów prawa wskazywano podczas poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 31 protokołu kontroli.

         W zakresie procedury ustalania i zatwierdzania planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że Pan Wójt nie wywiązał się z obowiązku przekazania (w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej) podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, czego wymagał w okresie objętym kontrolą art. 126 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych z 26 listopada 1998 r. (obecnie art. 186 ust. 1 pkt 2) – str. 32 protokołu kontroli. Nie został sporządzony również plan finansowy Urzędu Gminy, na co wskazano przy omówieniu nieprawidłowości w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych.

         W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono naruszenia przepisów z zakresu zobowiązań podatkowych polegające m.in. na niezachowaniu obowiązujących terminów doręczania podatnikom decyzji wymiarowych, nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego. Jak wskazano na stronie 63 protokołu, nieprawidłowość dotyczy 181 podatników, co stanowi 12,28%  wszystkich podatników.

Ustalono także, że decyzje podatkowe (nakazy płatnicze dotyczące łącznego zobowiązania pieniężnego) doręczono podatnikom z 2 miejscowości bez daty odbioru. Brak zatem możliwości ustalenia czy doręczono je na mniej niż 14 dni przed terminem płatności pierwszej raty zobowiązania podatkowego. Tak jak wskazano wyżej, dotyczy to należności, które są płacone w terminach wynikających z przepisów prawa podatkowego, a więc odpowiednio ustaw: o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych i podatku leśnym. Decyzje takie, doręczone z opóźnieniem, winny zawierać informację, iż termin płatności zobowiązania podatkowego (w tym przypadku I raty łącznego zobowiązania pieniężnego) wynosi 14 dni od dnia otrzymania decyzji, zgodnie z treścią art. 47 § 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

Z ustaleń dokonanych w toku kontroli wynika, że nie prowadzono postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 7 nakazów, w tym w 2 przypadkach podatnicy nie żyją). W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie żyje organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art.102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy – str. 63 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku składania deklaracji na:

- podatek rolny w terminie określonym w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.) - str. 41 protokołu kontroli,

- podatek leśny w terminie określonym w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) – str. 44 protokołu kontroli,

- podatek od nieruchomości w terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 ze zm.) – str. 49 protokołu kontroli,

- podatek od środków transportowych w terminie określonym w art. 9 pkt 6 cytowanej wyżej ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składanych deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji. Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis na stronach  49 i 50 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości deklaracji, co skutkowało tym, że zadeklarowany podatek w jednym przypadku został zaniżony o kwotę 14.638,40 zł. (opodatkowanie budynków i gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, w okresie jesień-zima, stawką właściwą dla gruntów i budynków pozostałych), natomiast w dwóch kolejnych przypadkach nie przeprowadzono dodatkowych czynności kontrolnych celem ustalenia stanu faktycznego.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły:

- nie dokonywania weryfikacji danych wykazanych w kartach nieruchomości. Jak wynika z opisu na str. 45-46 protokołu występują różnice w powierzchniach budynków mieszkalnych wykazanych przez podatników w informacjach w sprawie podatku od nieruchomości a danymi w tym zakresie wynikającymi z ewidencji podatkowej, nieprawidłowości stwierdzono w 5 przypadkach,

- nie egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego (2 podatników), leśnego (5 podatników) i od nieruchomości (11 podatników), w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości.

Badaniu poddano także prawidłowość osiągania dochodów z tytułu opłat lokalnych i stwierdzono przypadki nie dotrzymywania, przez inkasentów opłaty miejscowej, terminu rozliczania się z pobranej gotówki określonego uchwałą Rady Gminy – str. 58 protokołu kontroli.

Ustalono ponadto, że Wójt Gminy nie wyznaczył inkasenta opłaty targowej, w związku z czym nie uzyskano dochodów z tego tytułu – opis nieprawidłowości na str. 57 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania ulg i zwolnień w podatku rolnym ustalenia dotyczyły (w jednym przypadku) udzielenia zwolnienia z tytułu nabycia gruntów z naruszeniem zasad ustalania okresu jego obowiązywania wynikających z treści przepisów ustawy o podatku rolnym, wskazanych na stronie 38 protokołu, poprzez zastosowanie zwolnienia od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono działań zmierzających do likwidacji zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych, w pozostałych przypadkach czynności prowadzone były z opóźnieniem, Jak wskazuje opis na stronie 56 protokołu kontroli, zaległość w łącznym zobowiązaniu pieniężnym wzrosła z kwoty 48.113 zł na początek roku 2005 do kwoty 63.000 zł na koniec roku i stanowiła 21,5% przypisu w badanym okresie. Brak pełnych i systematycznych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych stanowi naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541). Jak wskazuje opis na stronie 68 protokołu kontroli postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta kwota 6.162,60 zł w łącznym zobowiązaniu pieniężnym oraz kwota 17.410,70 zł w podatku od środków transportowych (str. 56 protokołu kontroli).

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalno – prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- nielicznych przypadków braku powszechności obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności stanowiących naruszenie przepisów art. 53 ustawy – str. 52, 54 i 55 protokołu;

- przypadków nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 44, 52 i 67 protokołu kontroli,

- wydawania decyzji, które nie spełniały wymogów formalnych, wynikających z treści art. 210 ustawy – str. 70-71 protokołu.

Stwierdzono także uchybienia w zakresie rachunkowości oraz ewidencji księgowej podatków, które polegały m. in. Na braku chronologii zapisów w dziennikach obrotów podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób prawnych oraz nie uwzględnieniu w zakładowym planie kont wszystkich zasad ewidencjonowania podatków i opłat lokalnych, zgodnie z przepisami wskazanymi w opisie na stronie 72 protokołu kontroli.

Kontrola rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 roku wykazała, opisane na stronie 73 protokołu kontroli, nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426). Skutkowało to wykazaniem w wierszu A7 w kolumnie 4, zawyżonych o kwotę 699 złotych, skutków dotyczących udzielonych przez gminę ulg, odroczeń… w podatku od środków transportowych. Należy jednocześnie wskazać, iż aktualnie obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań budżetowych zawarte są od dnia 1 lipca 2006 r. w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepisy § 4 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego.

Podkreślić należy także, iż wiele z ustalonych podczas niniejszej kontroli nieprawidłowości ma charakter powtarzających się, ponieważ nie zostały one wyeliminowane poprzez uwzględnienie wniosków z poprzednich kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową. Organ wykonawczy gminy każdorazowo informował o działaniach zmierzających do wykonania przekazanych przez Izbę zaleceń pokontrolnych. Świadczy to, iż nie dokonano należytych starań w celu poprawy prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej gminy w zakresie podatków i opłat lokalnych – str. 74-75 protokołu kontroli.

Badając dochody ze sprzedaży nieruchomości,  w oparciu o przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz.2603 ze zm.),  rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) i uregulowania wewnętrzne, stwierdzono, że:

a) sporządzane wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie zawierały wszystkich danych wymaganych przepisami art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), w szczególności opisu nieruchomości – str. 75-76 protokołu kontroli,

b) w ogłoszeniach o przetargach wpłacanie wadium ograniczono do gotówki. Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia właściwy organ wskazuje w ogłoszeniu o przetargu formy wnoszenia wadium, a nie tylko formę; przyjęta przez jednostkę konstrukcja prowadzi do ograniczenia form wnoszenia wadium dopuszczonych w § 4 ust. 3 rozporządzenia – str. 35 protokołu kontroli,

c) ogłoszenie o publicznym ustnym przetargu ograniczonym do stałych mieszkańców wsi Giby nie zawierało uzasadnienia wyboru formy przetargu; wymóg podania uzasadnienia wyboru formy przetargu ograniczonego został nałożony w § 24 ust. 1 rozporządzenia – str. 76 protokołu kontroli,

d) ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości położonych we wsiach Giby i Budwieć nie zostało zamieszczone w prasie lokalnej; wymóg zamieszczenia ogłoszenia o przetargu w prasie lokalnej Pan Wójt zawarł w § 2 pkt 1 zarządzenia Nr 27/05 wydanego dnia 16 sierpnia 2005 roku – str. 76 protokołu kontroli,

e) ogłoszenie o odwołaniu przetargu na sprzedaż nieruchomości położonej w Gibach zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej, natomiast nie zostało przekazane sołtysom wsi Pogorzelec,  Konstantynówka, Giby i Butwieć; wymóg upowszechnienia informacji o odwołaniu przetargu w taki sam sposób, w jaki zostało podane do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu wynika z art. 38 ust. 4 ustawy – str. 76 protokoły kontroli.

         Z ustaleń zawartych na str. 77 protokołu kontroli wynika, iż pobierane przez gminę dochody z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości nie były przedmiotem aktualizacji od czasu ustanowienia użytkowania wieczystego (lata 1995-1996). Z uwagi na obserwowany ciągły wzrost wartości nieruchomości oraz na odległy czas ostatniej aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, podjęcie działań w tym kierunku jest uzasadnione. Stosownie do przepisu art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, organ wykonawczy gminy jest zobowiązany do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki.

Badając dochody z tytułu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy w zakresie najmu lokali mieszkalnych stwierdzono, że organ stanowiący nie określił do czasu kontroli zasad polityki czynszowej, stosownie do postanowienia art. 21 ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Zasady polityki czynszowej stanowią jeden z elementów uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o której mowa w art. 21 ustawy. Podjęcie wskazanej uchwały jest warunkiem prawidłowego – w sensie prawnym - ustalenia przez Pana Wójta stawek czynszu najmu  na podstawie art. 8 pkt 1 ustawy – str. 77 protokołu kontroli.

W wyniku badania zgodności stosowanych w okresie objętym kontrolą stawek czynszu z postanowieniami umów najmu lokali mieszkalnych stwierdzono w jednym przypadku zaniżenie stawki czynszu. Dochody z tego tytułu zostały zaniżone w 2005 roku o kwotę 332,28 zł – str. 78 protokołu kontroli.

Na Urzędzie Gminy, z uwagi na prowadzoną działalność, ciążą obowiązki przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858). Stwierdzono, że w okresie od 2000 do 2005 roku obowiązywała stawka z sprzedaną wodę, ustalona uchwałą Rady Gminy z 28 grudnia 1999 roku. Zmiana stawki nastąpiła dopiero uchwałą Rady Gminy z 25 listopada 2005 r. Do 2006 roku taryfy nie były zatem ustalane na 1 rok, jak tego wymagał art. 20 ust. 1 w zw. z art. 24 ust. 10 ustawy. Wskazania wymaga, że począwszy od 17 sierpnia 2005 r. przepisy art. 24 ust. 9a ustawy zezwalają na przedłużenie terminu obowiązywania taryf, maksymalnie o 1 rok, w trybie uchwały rady gminy. Taryfa ustalona uchwałą z 25 listopada 2005 r. nie spełnia wymagań ustawy o zbiorowy zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, ponieważ kontrolowana jednostka nie wypełniła obowiązku określenia w taryfie na dany rok cen na podstawie niezbędnych przychodów, przy uwzględnieniu kosztów związanych ze świadczeniem usług, po dokonaniu ich alokacji na poszczególne taryfowe grupy odbiorców usług (art. 20 ust. 2 ustawy) – str. 78 protokołu kontroli. System finansowo-księgowy przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego powinien umożliwiać sporządzenie wniosku o zatwierdzenie taryf na zasadach wymaganych przepisami, tj. w oparciu o niezbędne przychody zapewniające pokrycie kosztów działalności. Wymagania co do danych, jakie powinny wynikać z ewidencji przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego zawiera obecnie § 12 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886).

         Stwierdzono, że Urząd Gminy Giby, będący przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym, nie opracował projektu regulaminu dostarczania wody. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków kontrolowana jednostka była zobowiązana do opracowania projektu takiego regulaminu i przedłożeniu Radzie Gminy celem jego analizy. Przedłożony radzie projekt stanowi podstawę uchwalenia regulaminu, będącego aktem prawa miejscowego – str. 79 protokołu kontroli.

Na podstawie sprawozdania Rb-27ZZ sporządzonego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r. stwierdzono, iż kontrolowana jednostka zatrzymała jako należne jej dochody kwotę stanowiącą 4,1% dochodów budżetu państwa zrealizowanych przez gminę w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 ze zm.), dochodami własnymi gmin jest 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku realizacją zadań z zakresu administracji rządowej. W związku z tym, należny gminie dochód z tego tytułu za 2005 rok powinien był wynosić 487,02 zł. W wyniku błędnego obliczenia przysługującej gminie kwoty dochodów zostały one zaniżone o kwotę 87,52 zł  - str. 79 protokołu kontroli.

         W zakresie dotyczącym rozrachunków oraz wydatków budżetowych stwierdzono, iż na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na dzień 31 grudnia 2005 r. występowało saldo oznaczające nierozliczone zaliczki, pobrane przez Pana Wójta na kwotę 14.600 zł, a także znaczne salda zaliczek na kontach niektórych pracowników Urzędu. W trakcie przeprowadzanej przez Regionalną Izbę Obrachunkową kontroli zwrócił Pan kwotę 14.600 zł, natomiast Skarbnik Gminy kwotę 4.600 zł – str. 27-28 protokołu kontroli. Fakt zwrotu przez Pana w sierpniu 2006 roku całości kwoty zaliczek nierozliczonych na koniec 2005 roku świadczy o tym, że pobranie tych środków z budżetu nie dotyczyło realizacji wydatków budżetowych a posiadało w rzeczywistości charakter pożyczki. Przeczy to jednocześnie wskazanemu przez Pana w wyjaśnieniu do protokołu kontroli przeznaczeniu pobieranych środków, jako służących finansowaniu działalności klubu sportowego „Gieret”. Nawiązując do Pańskiego wyjaśnienia należy jednocześnie wskazać, że dofinansowanie działalności klubów sportowych powinno nastąpić – zgodnie z art. 176 ustawy o finansach publicznych – poprzez przyznanie z budżetu gminy dotacji na realizację celu publicznego związanego z zadaniami gminy. Zlecenie klubowi sportowemu określonego zadania gminy z zakresu kultury fizycznej powinno zaś nastąpić w trybie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Dofinansowanie nie może zatem dotyczyć samego funkcjonowania klubu, a jedynie precyzyjnie wskazanego celu, związanego z zadaniami gminy. Udzielona w ten sposób dotacja musi być rozliczona w oparciu o przedstawioną przez klub dokumentację. Wskazane przez Pana uzasadnienie pobierania zaliczek świadczy więc dodatkowo o naruszeniu zasad przekazywania środków publicznych podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych.

Należy podkreślić, że fakt nierozliczania zaliczek dotyczył głównie Pana Wójta oraz Skarbnika Gminy, czyli osób zobowiązanych z mocy prawa do określenia procedur kontroli wewnętrznej w jednostce oraz nadzorowania prawidłowości ich funkcjonowania, w tym przestrzegania przez podległych pracowników.

Stwierdzono, że jednemu z pracowników został przyznany i wypłacony dodatek za wysługę lat w miesiącu, w którym nabył do niego prawo. W myśl § 11 ust. 5 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.), dodatek stażowy wypłacany jest pracownikowi począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca.

Ustalono również, iż nieterminowo została wypłacona pracownikowi nagroda jubileuszowa – str. 84 protokołu kontroli. Wypłaty dokonano w dniu 7 stycznia 2005 r., na podstawie pisma Pana Wójta z dnia 6 stycznia 2005 r., podczas gdy pracownik odszedł na emeryturę w dniu 31 marca 2004 r. W związku z tym, wypłata nagrody powinna nastąpić w dniu 31 marca 2004 r., jak tego wymaga § 12 ust. 8 rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin…, wskazując, że wypłata nagrody jubileuszowej pracownikowi przechodzącemu na emeryturę, jeżeli do nabycia prawa do tej nagrody brakuje pracownikowi mniej niż 12 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy, następuje w dniu rozwiązania stosunku pracy.

         Odnośnie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych stwierdzono, że środki w kwocie 777,92 zł wydatkowano na zadanie nieujęte w gminnym programie (finansowanie wynagrodzenia prowadzącego zajęcia logopedyczne). Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.), dochody uzyskane z zezwoleń na sprzedaż alkoholu winny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych – str. 87 protokołu.

         W toku badania pozostały wydatków bieżących ustalono, że Pan Wójt zawarł porozumienie na dowożenie niepełnosprawnego ucznia samochodem rodziców do Ośrodka Szkolno-Wychowawczego. Z tego tytułu został ustalony zwrot kosztów w kwocie 1.000 zł miesięcznie. Przepis art. 17 ust. 3a ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) jednoznacznie stanowi, iż gmina ma zapewnić bezpłatny dojazd ucznia niepełnosprawnego do jednostki realizującej obowiązek szkolny, a w przypadku, gdy dowożenie zapewniają rodzice, dokonuje się zwrotu kosztów przejazdu ucznia i opiekuna środkami komunikacji publicznej – str. 88-89 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika, że Pan Wójt określił zwrot kosztów ryczałtowo, ponieważ rodzice dowozili dziecko samochodem. Kontrolujący wykazali, iż istnieje możliwość obliczenia kosztu dojazdu komunikacji publicznej na trasie Giby – Olecko; wynosi on na dzień kontroli – przy uwzględnieniu czterech dowozów w miesiącu (czyli uczeń łącznie 8 przejazdów w ciągu miesiąca na tej trasie a opiekun 16 przejazdów) – 513,60 zł, czyli o 486,40 zł mniej niż przyznany przez Pana ryczałt. Z punktu widzenia przepisów ustawy, dla ustalenia zwrotu kosztów bez znaczenia jest bowiem forma zorganizowania dowozu przez rodziców. Umowa o zwrot kosztów obowiązywała w okresach od 1 września 2004 do 24 czerwca 2005 r. (10 miesięcy) oraz od 1 września 2005 r. do 30 czerwca 2006 r. (10 miesięcy). Łącznie wydatki gminy z tego tytułu zawyżono o kwotę co najmniej 9.728 zł (przyjmując ceny przejazdu komunikacją publiczną z czasu prowadzenia kontroli). Podkreślenia wymaga również wskazany w protokole fakt, że radca prawny Urzędu wskazywał Panu, iż zwrot kosztów przejazdu nie może uwzględniać sytuacji, że dowóz ten jest wykonywany prywatnym samochodem rodziców.

         Złożone przez Pana wyjaśnienie wskazuje, iż ustalona w ten sposób kwota zwrotu kosztów miała dotyczyć także kosztów dojazdu na rehabilitację do Suwałk. Przepisy powszechnie obowiązujące nie przewidują możliwości zwrotu kosztów dojazdu na rehabilitację. Fakt posiadania dziecka niepełnosprawnego może jednak stanowić podstawę przyznania np. zasiłku rodzinnego, w przypadku spełniania kryterium dochodowego, oraz dodatku z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka – art. 5 i 13 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, poz. 2255).

         Badanie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało, że koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego Funduszu, wynoszące za 2005 rok 320,90 zł, pokrywane były ze środków Funduszu i wpływały na jego zmniejszenie. Zgodnie z przepisem art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) administrowanie środkami funduszu należy do obowiązków pracodawcy. W pojęciu administrowania zawiera się ponoszenie kosztów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Funduszu w zakładzie pracy, w tym m.in. kosztów obsługi bankowej (pismo Ministerstwa Finansów z dnia 30 grudnia 1998 r., znak: PB3-5656722-571/98). W zakresie dotyczącym ZFŚS stwierdzono również, że naliczony odpis przekazywany był na rachunek bankowy Funduszu nieterminowo w świetle przepisów art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – str. 90 protokołu kontroli.

Badaniu poddano również prawidłowość udzielania zamówień publicznych. Wnioskiem wynikającym z poczynionych ustaleń jest konieczność dołożenia większej staranności przy analizie złożonych przez wykonawców ofert, w zakresie ich zgodności z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Stwierdzono mianowicie, iż uznana została za ważną oferta zawierająca odmienny, niż wskazany w załączonym do s.i.w.z. projekcie umowy, termin płatności faktury za wykonane roboty. Z formalnego punktu widzenia oferta ta była niezgodna z specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w związku z czym, zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163), podlegała odrzuceniu. Wskazać jednakże należy, że umowa z wykonawcą została zawarta zgodnie z postanowieniami s.i.w.z. – str. 95-96 protokołu kontroli.

         Badaniu poddano również prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i materiałów. Ustalono, iż na arkuszach spisowych nie zamieszczono pieczęci „Druk ścisłego zarachowania”, wymaganej przepisami wewnętrznymi. Ponadto nie został udokumentowany fakt kontroli przeprowadzonego spisu z natury. Zasady dokumentowania kontroli spisu określa obowiązująca w jednostce Instrukcja inwentaryzacyjna – str. 102 protokołu kontroli.

W zakresie kompletności przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono, że nie zinwentaryzowano paliwa znajdującego się w zbiornikach samochodów dowożących dzieci do szkół, którego wartość według ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 310 „Materiały” wynosiła 2.879,24 zł. Z ustaleń zawartych na str. 102 protokołu kontroli wynika, że Pan Wójt zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji tych składników majątkowych, natomiast nie zostały o tym fakcie poinformowane osoby mające jej dokonać. W świetle tych faktów brak inwentaryzacji paliwa był więc wynikiem wadliwego przepływu informacji w jednostce. Prawidłowy przepływ informacji w jednostce stanowi jeden z elementów składających się na system kontroli wewnętrznej, za funkcjonowanie którego odpowiada Pan Wójt.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej, w tym podatków i opłat lokalnych, oraz rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych. Nadzór nad prowadzeniem rachunkowości spoczywa na Wójcie, jako kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do przekazanej informacji o sposobie ich wykonania.

2. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sporządzanej sprawozdawczości, poprzez:

a) wykazywanie rzetelnych, tj. zgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, danych w sprawozdaniach budżetowych i bilansach,

b) sporządzanie sprawozdań zbiorczych jako sumy sprawozdań jednostkowych,

c) prowadzenie kontroli prawidłowości sprawozdań składanych przez kierowników jednostek organizacyjnych,

d) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu Gminy,

e) terminowe sporządzanie i przekazywanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej bilansu skonsolidowanego jednostki samorządu terytorialnego,

f) sporządzanie bilansów w złotych i groszach, bez niedopuszczonych przepisami zaokrągleń.

3. Dokonywanie wydatków w granicach kwot ustalonych w planie finansowym.

4. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do wymagań obowiązujących przepisów, poprzez:

a) ujęcie w zakładowych planach kont budżetu i Urzędu wszystkich kont służących ewidencjonowaniu operacji występujących w jednostce,

b) ustalenie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz systemu służącego ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę zapisów.

5. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) uzgadnianie danych wynikających z kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych w celu zapewnienia zgodności między tymi ewidencjami, jak tego wymaga art. 16 ustawy o rachunkowości,

b) prawidłowe sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej,

c) zachowywanie zgodności między obrotami dziennika i obrotami kont księgi głównej,

d) zachowywanie zasady kolejnej numeracji zapisów w dzienniku,

e) wskazywanie na dowodach księgowych sposobu ich ujęcia w ewidencji księgowej,

f) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

g) prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych,

h) zapewnienie zgodności między zapisami na koncie 101 a saldem raportu kasowego,

i) prowadzenie ewidencji operacji dotyczących znaków skarbowych w sposób zapewniający odzwierciedlenie ich stanu w realnym saldzie konta 140,

j) zaprzestanie prowadzenia zapisów dotyczących prowizji za sprzedane znaki skarbowe na koncie 131,

k) dokonywanie zapisów na koncie 135 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, w celu zapewnienia zgodności salda na tym koncie z saldem wynikającym z ewidencji banku,

l) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201,

m) wskazywanie dat odbioru gotówki z kasy, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

n) określanie przeznaczenia gotówki pobieranej z banku do kasy na realizację wydatków, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

o) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych zawierającej wszystkie elementy służące właściwemu naliczeniu umorzenia i amortyzacji,

p) ujmowanie na koncie 011 wyłącznie środków trwałych o wartości przekraczającej 3.500 zł,

q) ujmowanie licencji na używanie programów komputerowych na koncie 020,

r) stopniowe naliczanie umorzenia wyłącznie od środków trwałych o wartości przekraczającej 3.500 zł,

s) zwiększenie wartości początkowej wskazanego w protokole kontroli środka trwałego o wartość nakładów poniesionych na jego ulepszenie,

t) dostosowanie ewidencji pozostałych środków trwałych do stanu rzeczywistego poprzez ujęcie w niej składników pominiętych przy przepisaniu ksiąg i wyksięgowanie składników objętych protokołami likwidacji.

6. Wyeliminowanie nieprawidłowości w organizacji i funkcjonowaniu systemu wewnętrznej kontroli finansowej, dotyczących:

a) obowiązywania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu wprowadzonego przez nieuprawniony organ (Radę Gminy),

b) braku kompleksowego powierzenia pracownikom Urzędu w formie pisemnej obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej,

c) występowania w dokumentach organizacyjnych obowiązku wykonywania zadań nie stanowiących zadań gminy oraz stanowisk pracy, które faktycznie nie zostały utworzone,

d) nieokreślenia zakresu upoważnień udzielonych przez Pana Wójta oraz dostosowanie udzielonych upoważnień do aktualnego stanu zatrudnienia,

e) niepełnego określenia zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych, w zakresie wskazanym w protokole kontroli,

f) niezgodności między postanowieniami Instrukcji inwentaryzacyjnej a przepisami ustawy o rachunkowości oraz uzupełnienie Instrukcji o przepisy ustalające tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji we wszystkich formach przewidzianych ustawą,

g) braku wykazu osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi, którego opracowania wymaga Instrukcja kasowa,

h) nieprzekazywania raportu kasowego Skarbnikowi za uzyskaniem potwierdzenia jego odbioru.

7. Opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy do uchwalenia projektu zmiany uchwały w sprawie procedury opracowywania i uchwalania budżetu, w celu wyeliminowania jej niezgodności z obowiązującymi przepisami.

8. W zakresie opracowywania planów finansowych:

a) opracowywanie planu finansowego Urzędu Gminy,

b) przekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej.

9. W zakresie podatków, opłat i ewidencji księgowej:

 a) wyeliminowanie nieprawidłowości których źródłem jest brak czynności sprawdzających prowadzonych w myśl przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej,

b) określanie stosowną decyzją wysokość powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu, w myśl przepisów art. 75 § 1 Ordynacji podatkowej,

c) dostosowanie uregulowań wewnętrznych a w szczególności zakładowego planu kont do zgodnego ze wskazanymi przepisami  prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych,

d) zobowiązanie inkasenta opłaty miejscowej do terminowego rozliczania się z pobranych kwot,

e) przedłożenie organowi stanowiącemu Gminy projektu uchwały wskazującej inkasenta opłaty targowej,

f) prowadzenie kompletnych i terminowych działań w zakresie windykacji należności podatkowych w myśl obowiązujących przepisów,

g) sporządzanie rzetelnych sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, dokonanie korekty sprawozdania za 2004 rok, eliminując stwierdzone nieprawidłowości i przekazanie go do RIO w Białymstoku,

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie procedury przeprowadzania postępowań na zbycie nieruchomości gminnych, w tym celu:

a) zamieszczanie w wykazach o zbyciu nieruchomości oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej,

b) zaniechanie ograniczania prawem dopuszczonych form wnoszenia wadium,

c) podawanie uzasadnienia wyboru trybu przetargu ograniczonego,

d) przestrzeganie ustalonych w zarządzeniach wewnętrznych zasad ogłaszania o sprzedaży nieruchomości,

e) podawanie informacji o odwołaniu przetargu w taki sam sposób, w jaki zostało upublicznione ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości.

11. Dokonanie aktualizacji opłat pobieranych za użytkowanie wieczyste nieruchomości gminnych.

12. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i ustalenie, w oparciu o zasady polityki czynszowej wynikające z tej uchwały, stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych.

13. Prawidłowe ustalenie stawki czynszu w odniesieniu do przypadku wskazanego w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. Wystąpienie do dobrowolną wpłatę zaniżonego czynszu. W przypadku niedokonania zwrotu przez najemcę wyrównanie powstałej w wyniku zaniżenia dochodów szkody, mając na uwadze przepisy Działu V Kodeksu pracy.

14. Przedkładanie corocznie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę lub wniosku o ich przedłużenie na kolejny rok, z zastrzeżeniem, że okres obowiązywania taryfy może być przedłużony najwyżej o 1 rok.

15. Opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu regulaminu dostarczania wody.

16. Zatrzymywanie 5% dochodów zrealizowanych przez gminę w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami.

17. Zaniechanie pobierania zaliczek o charakterze pożyczek ze środków budżetowych. W przypadku zaliczek na wydatki niezwłoczne ich rozliczanie po zrealizowaniu wydatku.

18. Przestrzeganie obowiązującej klasyfikacji budżetowej wydatków.

19. Przestrzeganie okresu wypłaty dodatku za wysługę lat. Zwrócenie się do pracownika, któremu wypłacono wydatek już w miesiącu nabycia prawa do jego otrzymywania o dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty. W przypadku niedokonania zwrotu, obciążenie osoby odpowiedzialnej w celu wyrównania szkody powstałej w wyniku zawyżenia wydatków.

20. Wypłacanie nagród jubileuszowych w terminach ustalonych przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

21. Przeznaczanie dochodów uzyskanych za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu na cele określone w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

22. Dokonywanie zwrotu kosztów przejazdu ucznia i opiekuna według kosztów dojazdu środkami komunikacji publicznej, w sytuacji gdy dowożenie zapewniają rodzice.

23. Zrefundowanie na rzecz ZFŚS kosztów prowadzenia obsługi rachunku bankowego Funduszu, pokrytych ze środków ZFŚS, wynoszących w 2005 roku 320,90 złotych. Zaniechanie ponoszenia kosztów obsługi Funduszu ze środków ZFŚS.

24. Zapewnienie przekazywania odpisów ZFŚS na rachunek bankowy w terminach określonych w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

25. Dołożenie należytej staranności w zakresie analizy zgodności złożonych ofert ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i - w przypadku braku zgodności z s.i.w.z. - dokonywanie ich odrzucenia.

26. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.

27. Dokumentowanie inwentaryzacji na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych.

28. Zapewnienie właściwego przepływu informacji w jednostce w celu uniknięcia przypadków niezinwentaryzowania składników majątkowych objętych zarządzeniem w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku

Do wiadomości

1. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

2. Przewodniczący Rady Gminy Giby