Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Obsłudze Komunalnej Gminy Sejny

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 września 2006 roku (znak: RIO.V.6012 - 7/06), o treści jak niżej:

Pan Józef Pawlukiewicz

Kierownik Obsługi Komunalnej

Gminy Sejny

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Obsłudze Komunalnej Gminy Sejny w Sejnach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej jednostki, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, prawidłowości opracowania planu finansowego, realizacji dochodów i wydatków oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji jednostki, pod katem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której w okresie objętym kontrolą stanowiły przepisy art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Od 1 stycznia 2006 r. kwestie te regulują przepisy art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązujące w jednostce przepisy wewnętrzne składające się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie wyczerpują w pełni zagadnień służących prawidłowemu jej wykonywaniu. W szczególności należy zwrócić uwagę na nie uwzględnienie w Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych wszystkich dokumentów stosowanych w jednostce. Nie reguluje ona mianowicie zasad obiegu i kontroli stosowanego w jednostce dokumentu „wniosek o zaliczkę” – str. 9-10 protokołu kontroli. Ponadto postanowienia Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania odbiegają swymi regulacjami od faktycznie stosowanych rozwiązań (wynikających z potrzeb jednostki) - str. 14 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także, że niezbędne jest dołożenie większej staranności w kwestiach formalnych, dotyczących wprowadzania aktów wewnętrznych zawierających procedury kontroli finansowej. Stwierdzono, iż nie zawierają one daty wprowadzenia przepisów wewnętrznych do stosowania, a także postanowień dotyczących utraty mocy obowiązującej przez przepisy dotychczasowe - str. 7 protokołu kontroli.

Badanie stosowania w praktyce ustalonych procedur kontroli finansowej wykazało uchybienia w tym zakresie, polegające na:

a) braku udokumentowania wykonania kontroli pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym na fakturach za energię elektryczną; stosownie do przepisów wewnętrznych dowodem księgowym jest faktura, a zatem powinno być na niej uwidocznione wykonanie kontroli, w praktyce natomiast dowód kontroli zamieszczano na zestawieniu zbiorczym faktur – str. 10 protokołu kontroli,

b) braku udokumentowania dokonania kontroli wyciągów bankowych z załączonymi do nich dokumentami; procedurę taką przewiduje Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych - str. 13 protokołu kontroli,

c) ujęciu w księgach rachunkowych protokołu likwidacji pozostałych środków trwałych, mimo że dowód ten nie został sprawdzony, a także zatwierdzony przez Pana Kierownika; obowiązek zatwierdzania dokumentów finansowych przez kierownika jednostki wynika z treści Regulaminu Organizacyjnego – str. 28-29 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości opracowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami obowiązującego do 30 czerwca 2006 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) oraz przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stwierdzono, że dokumentacja nie zawiera opisu stosowanych rozwiązań dotyczących prowadzenia oddzielnej ewidencji wpłat za sprzedawaną wodę – str. 13 protokołu kontroli. Zasady prowadzenia ewidencji materiałów, zawarte w opisie konta 310 „Materiały” wykazują natomiast niespójność z rozwiązaniami zawartymi w tej kwestii w innych przepisach dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, co opisano na str. 30 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienie naruszające przepisy ustawy o rachunkowości poprzez brak tekstu, skrótu lub kodu operacji w treści zapisu księgowego, tj. elementu zapisu przewidzianego w art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy; z opisu zawartego na str. 9 protokołu kontroli wynika, iż w treści zapisu zawierano jedynie wskazanie rodzaju dowodu księgowego.

Badanie prawidłowości przeprowadzenia i udokumentowania inwentaryzacji wykazało, że dokumentacji dotycząca inwentaryzacji węgla nie zawiera udokumentowania zastosowanych obliczeń i szacunków, przy pomocy których zinwentaryzowano ten składnik majątkowy. Dokumentacji takiej – w przypadku składników trudnych do zważenia (zmierzenia), znajdujących się w zbiornikach, pryzmach, zwałach – wymaga obowiązująca w jednostce instrukcja inwentaryzacyjna – str. 32 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów powszechnie obowiązujących i uregulowań wewnętrznych dotyczących rachunkowości i kontroli wewnętrznej jednostki.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 rok o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają ponadto przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uwzględnienie w Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych wszystkich dokumentów stosowanych w jednostce.

2. Dostosowanie postanowień przepisów wewnętrznych do potrzeb jednostki w zakresie dotyczącym druków ścisłego zarachowania.

3. Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli finansowej poprzez:

a) dokumentowanie czynności kontrolnych wykonanych w stosunku do faktur za energię elektryczną, jako dokumentów księgowych w rozumieniu przepisów wewnętrznych,

b) dokumentowanie czynności dotyczących kontroli wyciągów bankowych z załączonymi do nich dokumentami,

c) zobowiązanie głównego księgowego do ujmowania w księgach rachunkowych wyłącznie dokumentów poddanych kontroli wewnętrznej oraz zatwierdzonych przez Pana Kierownika.

4. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o opis stosowanych rozwiązań dotyczących prowadzenia oddzielnej ewidencji wpłat za sprzedawaną wodę, a także wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli sprzeczności w treści dokumentacji w zakresie zasad prowadzenia ewidencji materiałów.

5. Zawieranie w treści zapisu księgowego wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

6. Dokumentowanie inwentaryzacji składników trudnych do zważenia (zmierzenia), znajdujących się w zbiornikach, pryzmach, zwałach, w sposób przewidziany w Instrukcji inwentaryzacyjnej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Sejny

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Suwałkach