Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Supraślu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 lipca 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 8/06), o treści jak niżej:

Pan Stanisław Ambrożewski

Kierownik

Komunalnego Zakładu Budżetowego

w Supraślu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Supraślu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej zakładu, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, prawidłowości opracowania planu finansowego, realizacji przychodów, realizacji wybranych rodzajów kosztów, udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

         Ustalono, iż elementy składające się na organizację gospodarki kasowej Komunalnego Zakładu Budżetowego w Supraślu zawarte zostały w zarządzeniu nr 2/2001/2002 Pana Kierownika z dnia 28 lutego 2002 r. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont (zarządzenie wprowadza konto 101 „Kasa”, służące do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie Zakładu) oraz zarządzeniu nr 3/2003/2004 z dnia 30 czerwca 2004 r. w sprawie przeprowadzania „Procedury kontroli wewnętrznej na podstawie art. 28a ust. 1 i art. 35a” (określającym m.in. zasady sporządzania i kontroli raportów kasowych) – str. 9-10 protokołu kontroli.

            W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż ewidencję księgową środków pieniężnych w kasie prowadzono co do zasady z pominięciem konta 101. W okresie obejmującym 2005 rok obroty na koncie 101 wyniosły 297 zł, podczas gdy obrót wykazany w skontrolowanych raportach kasowych za 2 miesiące stanowił kwotę 8.121 zł po stronie przychodów i 8.164 zł po stronie rozchodów. Kwoty wykazane w raportach kasowych ewidencjonowane były za pośrednictwem konta 234 „Rozrachunki z pracownikami” – str. 10 protokołu kontroli.

            Zgodnie z zasadami ustalonymi w okresie objętym kontrolą przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), do ewidencji krajowej jak i zagranicznej gotówki, znajdującej się w kasie jednostki służy konto 101 „Kasa”. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma rozchody gotówki i niedobory kasowe.

         Należy dodać, że obowiązek prowadzenia konta 101 oraz zasady sporządzania i kontroli raportów kasowych zostały również określone w okazanej dokumentacji dotyczącej gospodarki kasowej. W przepisach tych nie zostały natomiast określone kwestie m.in. pomieszczenia kasy, obowiązków i uprawnień kasjera, ochrony posiadanych wartości pieniężnych, wysokości pogotowia kasowego, czyli elementów służących prawidłowej organizacji obrotu kasowego w jednostce i wykonywania kontroli wewnętrznej w tym zakresie.

         Z ewidencji syntetycznej prowadzonej na koncie 101 wynika, że na dzień 31 grudnia 2005 roku stan środków pieniężnych w kasie kontrolowanej jednostki wynosił 0 zł. Nie został on jednak potwierdzony spisem z natury, co Główna Księgowa, w złożonym wyjaśnieniu, tłumaczy faktem wystąpienia jedynie dwóch operacji na tym koncie w trakcie roku, a więc de facto brakiem ewidencji stanu gotówki na przeznaczonym do tego koncie. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 101, określonymi w zakładowym planie kont, konto to służy odzwierciedleniu stanu gotówki w kasie. Na koniec każdego roku obrotowego musi zostać przeprowadzona inwentaryzacja aktywów pieniężnych. Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji aktywów pieniężnych pozostających poza rachunkami bankowymi zostały zawarte w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 11 protokołu kontroli, załącznik nr 2 do protokołu kontroli.

         Z analizy zakładowego planu kont, wprowadzonego zarządzeniem Pana Kierownika, wynika, iż w wykazie kont zostały pominięte niektóre z nich, tj. konto 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, na którym ewidencjonowane są przede wszystkim środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz konto 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” służące do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ustalono, iż w praktyce oba konta funkcjonowały w ewidencji jednostki – str. 5 protokołu kontroli. Stosownie do przepisu § 12 ust. 1 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, konta podane we wzorcowych planach kont należało traktować jako standardowe, zaś w planie kont jednostki pominięte mogły zostać tylko te konta, które służyły księgowaniu operacji nie występujących w jednostce.

Badanie ksiąg rachunkowych pod kątem przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości wykazało natomiast, iż kontrolowana jednostka nie sporządza comiesięcznych zestawień obrotów i sald. Kontrolującemu okazano jedynie zestawienie obrotów i sald sporządzone na koniec roku. Zgodnie z art. 18 ustawy o rachunkowości, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, zawierające określone w tym przepisie elementy, którego obroty powinny być zgodne z obrotami dziennika – str. 6 protokołu kontroli.

W zakresie zamówień publicznych kontroli poddano udzielenie, w trybie przetargu nieograniczonego, zamówienia na dostawę ciągnika wraz ze współpracującą z nim zamiatarką. Stwierdzono, że ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w dniu 13 września 2005 r. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano zaś w dniu 5 maja 2005 r., a więc ponad 4 miesiące przed wszczęciem postępowania. Zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane – str. 31 protokołu kontroli

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności należały do głównego księgowego oraz innych pracowników, zgodnie z nadanymi im zakresami obowiązków. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają ponadto przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Właściwe zorganizowanie obrotu gotówkowego za pośrednictwem kasy, w tym m.in. poprzez uzupełnienie regulacji wewnętrznych w zakresie dotyczących podziału obowiązków i odpowiedzialności w tym zakresie.

2. Prowadzenie ewidencji środków pieniężnych w kasie za pośrednictwem konta 101, zgodnie z danymi zawartymi w raportach kasowych.

3. Przeprowadzanie na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji aktywów pieniężnych w kasie w celu weryfikacji prawidłowości salda konta 101.

4. Ujęcie w zakładowym planie kont wszystkich kont służących ewidencjonowaniu operacji występujących w badanej jednostce.

5. Comiesięczne sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej.

6. Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia publicznego w czasie określonym przepisami art. 35 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Supraśla