Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Raczki

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Raczki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lutego 2007 roku (znak: RIO.V.6011 - 8/06), o treści jak niżej:

Pan Roman Fiedorowicz

Wójt Gminy Raczki

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Raczki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące kontroli wewnętrznej i rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków budżetowych, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie mieniem komunalnym, wykonanie zaleceń pokontrolnych.

         Z okazanej kontrolującym dokumentacji organizacyjno-prawnej wynika, że w 2005 roku dwie jednostki wykonywały zadania gminy w zakresie upowszechniania kultury: Gminna Biblioteka Publiczna w Raczkach oraz Gminny Ośrodek Kultury w Raczkach. Gmina, jako organizator, prowadziła rejestr instytucji kultury, w którym pod nr 1 została wpisana Gminna Biblioteka Publiczna w Raczkach a pod nr 2 Gminny Ośrodek Kultury w Raczkach. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. Wymienione instytucje kultury sporządziły plany działalności na 2005 r., w których zostały ujęte wydatki na dodatkowe wynagrodzenia roczne dla pracowników GOK w kwocie 1 138 zł oraz GBP w wysokości 4 551 zł. Razem zostało zaplanowane dodatkowe wynagrodzenie roczne w instytucjach kultury w kwocie 5 689 zł. Na podstawie złożonych informacji z wykonania zadań finansowo-rzeczowych przez instytucje kultury za 2005 rok ustalono, że w wyżej wymienionych kwotach pracownikom GOK i GBP zostały wypłacone dodatkowe wynagrodzenia roczne. W świetle obowiązujących przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury posiada osobowość prawną i jest odrębnym, w stosunku do gminy, podmiotem praw, z własnym majątkiem, środkami trwałymi, przychodami i kosztami, samodzielnie prowadzącym gospodarkę w ramach posiadanych środków (art. 27 ust. 1 i 28 ust. 1 ustawy). Do pracowników zatrudnionych w formalnie powołanych instytucjach kultury, posiadających osobowość prawną, nie mają zatem zastosowania przepisy ustawy z dnia 17 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.). Ustawa ta, zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 3, dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach budżetowych, gospodarstwach pomocniczych jednostek budżetowych i zakładach budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, nie obejmuje zatem pracowników instytucji kultury, jako samorządowych osób prawnych – str. 91-92 protokołu kontroli.

         Badaniu poddano dochody z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu. Ustalono, że w 2005 roku zezwolenia na sprzedaż alkoholu posiadało 20 podmiotów gospodarczych. Zgodnie z art. 11¹ ust. 7 ustawy z dnia 16 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.) opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholu należy wnieść na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem, w trzech równych ratach, w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku kalendarzowego. Stwierdzono, że w 12 przypadkach (9 podmiotów gospodarczych) opłaty za zezwolenia na sprzedaż alkoholu zostały wniesione po terminach wynikających z ustawy. Jak stanowi art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zezwolenie na sprzedaż alkoholu wygasa w przypadku niedokonania opłaty w prawidłowej wysokości i prawidłowych terminach. Decyzje o stwierdzeniu wygaśnięcia zezwolenia nie były wydawane. Zgodnie z art. 18 ust. 13 cytowanej ustawy, podmiot, któremu zezwolenie wygasło m.in. z tytułu nieterminowego wniesienia opłaty mógł wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia. Z ustaleń kontroli wynika, że 4 podmioty nie wniosły opłaty w terminie do 31 stycznia 2005 r., 1 podmiot w terminie do 31 maja 2005 r. i 4 podmioty w terminie do 30 września 2005 r. – str. 60-61 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również prawidłowość udzielania zamówień publicznych. W myśl art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 roku Nr 164, poz. 1163 ze zm.) generalną zasadą jest odpowiedzialność kierownika zamawiającego za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego (art. 18 ust. 2). Kontrola wykazała, że czynności związane z przygotowaniem postępowania wykonywali pracownicy Urzędu, którym jednakże Pan Wójt nie powierzył pisemnie wykonywania określonych czynności – str. 73 protokołu kontroli.

         W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej postępowania na budowę ulic Nowe Osiedle, Słoneczna w Raczkach – I Etap (wartość zamówienia poniżej 60.000 euro) zamawiający określił, iż wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu są zobowiązani do złożenia szeregu dokumentów, w tym m.in. aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej; aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS lub KRUS potwierdzającego odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne; potwierdzenia, że osoby, które będą wykonywać zamówienie, posiadają uprawnienia; informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników oraz liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich trzech lat; wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje wykonawca; wykazu wykonanych w okresie ostatnich pięciu latach robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia. Na druku ZP-14 udokumentowano natomiast, że ocenie w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu poddawano jedynie spełnianie dwóch warunków, które miały być poświadczone wymaganymi dokumentami, tj.: wykonania porównywalnych zadań i posiadanego sprzętu. W wyniku kontroli ustalono, że wykonawcy złożyli wymagane dokumenty w celu potwierdzenia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, za wyjątkiem Zakładu Ogólnobudowlanego i Drogowego s.c. Jan i Wiesława Stankiewicz, który to wykonawca nie przedłożył informacji na temat przeciętnej liczby pracowników oraz liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich trzech lat. Z formalnego punktu widzenia oferta ta była niezgodna z specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w związku z czym, zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych, podlegała odrzuceniu. Należy wskazać, iż była to oferta najtańsza i została w efekcie wybrana przez zamawiającego jako najkorzystniejsza. Oferta drugiego wykonawcy była droższa o 72.984,75 zł – str. 74-75 protokołu kontroli. Stosownie do postanowień art. 26 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym w okresie objętym kontrolą, zamawiający nie miał obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej 60.000 euro. Jednakże sformułowanie w specyfikacji żądania przedłożenia dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków powinno skutkować konsekwentną oceną zgodności ofert ze specyfikacją, co jest m.in. warunkiem zachowania zasady równego traktowania podmiotów wyrażonej w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

         W dniu 8 kwietnia 2005 roku sporządzono protokół dotyczący wykonania robót zamiennych przy budowie ulic Nowe Osiedle, Słoneczna w Raczkach. Zamawiający postanowił zmniejszyć zakres rzeczowy wykonywanych prac wynikający z zawartej umowy w dniu 28 października 2004 roku. W następstwie tego w dniu 13 kwietnia 2005 roku została zawarta umowa dodatkowa do umowy podstawowej na rozszerzenie zakresu rzeczowego w oparciu o „protokół robót dodatkowych” sporządzony dnia 8 kwietnia 2005 roku. W rzeczywistości został sporządzony protokół na wykonanie prac zamiennych, który jest załącznikiem Nr 3 do protokołu kontroli. W związku z powyższym powstało odrębne zamówienie, którego wykonawcę należało wyłonić w trybie Prawa zamówień publicznych. Z ustaleń kontroli wynika, że zamawiający zakres robót zamiennych traktował jako zamówienie dodatkowe, udzielane z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych. Nie stwierdzono występowania przesłanek uzasadniających zlecenie robót dodatkowych, do których art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych zalicza w szczególności warunek uzależniający prawidłowe wykonanie zamówienia podstawowego od wykonania zamówienia dodatkowego. W związku z tym roboty zamienne o wartości brutto 46.552,37 zł zostały udzielone z pominięciem procedur ustawy. Należy wskazać, że wartość wynagrodzenia wykonawcy za wykonanie robót zamiennych została ustalona w takiej samej kwocie jak wartość kosztorysu inwestorskiego brutto na te roboty – str. 77-78 protokołu kontroli.

         Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), poprzez:

a) ewidencjonowanie lokat w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej; środki przekazane z rachunku budżetu na rachunek lokat terminowych należało ewidencjonować w ewidencji budżetu gminy, stosownie do zasad funkcjonowania konta 133 „Rachunek bieżący budżetu” wynikających z załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

b) nieewidencjonowanie umorzenia od wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej poniżej 3 500 zł na koncie Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”; ewidencji takiej wymagają zasady funkcjonowania konta 072 wynikające z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 15 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-28S dotyczących Urzędu Gminy. W pozycji „plan” nie były wykazywane wartości wynikające z planu finansowego wydatków Urzędu Gminy, jako jednostki budżetowej, a całość planu wydatków budżetu gminy. Stosownie do § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1752 ze zm.) dane w sprawozdaniach w zakresie planu wykazuje się w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki (analogicznie § 5 pkt 1 rozporządzenia obowiązującego w okresie objętym kontrolą). Przepisy art. 186 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) stanowią, iż w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego ujmuje się wszystkie wydatki budżetowe, które nie zostały ujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych – str. 15-16 protokołu kontroli.

W zakresie dotyczącym planu finansowego Urzędu stwierdzono ponadto, że Pan Wójt, ustalając plan zarządzeniem nr 156/05 z dnia 22 marca 2005 roku wskazał w § 2 zarządzenia, iż jego wykonanie, czyli dokonywanie wydatków objętych planem, powierza Skarbnikowi Gminy – str. 25 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 60 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) wójtowi przysługuje wyłączne prawo dokonywania wydatków budżetowych. Wydatki wykonują także kierownicy jednostek budżetowych na podstawie pełnomocnictw określonych w art. 47 ust. 1 tej ustawy i planów finansowych stanowiących podstawę gospodarki finansowej kierowanych przez nich jednostek. Ustawa o finansach publicznych formułuje w art. 45 zakres uprawnień i obowiązków głównego księgowego (skarbnika) jednostki sektora finansów publicznych, przyznając temu stanowisku szczególna rolę w procesach dotyczących kontroli wydatkowania środków i realizacji planu finansowego, w związku z czym główny księgowy (skarbnik) nie może zostać obłożony obowiązkami i odpowiedzialnością za realizację planu finansowego jednostki (m.in. nie jest władny zaciągać zobowiązań w celu realizacji wydatków oraz nie może zostać do tych czynności upoważniony jako osoba, której ustawą przypisano kontrolę tych procesów). Odpowiedzialność za wykonanie planu finansowego, stanowiącego podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki, spoczywa na kierowniku jednostki, co wynika z art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         W zakresie procedury opracowywania planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że Pan Wójt nie wywiązał się z obowiązku przekazania (w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej) podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, czego wymagał w okresie objętym kontrolą art. 126 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych z 26 listopada 1998 roku (art. 186 ust. 1 pkt 2 ustawy obecnie obowiązującej) – str. 24 protokołu kontroli. Przepisy powszechnie obowiązujące naruszone zostały także w zakresie procedury opracowywania projektów planów finansowych. Nie zostały przekazane kierownikom jednostek informacje służące opracowaniu przez nich projektów planów finansowych (art. 185 ust. 1 obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych). Jedynie łączna kwota wydatków przeznaczonych na oświatę została przekazana BOS w Raczkach. Fakt prowadzenia księgowo-administracyjnej obsługi jednostek oświatowych nie znosi obowiązków kierowników poszczególnych jednostek w kwestiach dotyczących opracowywania planów finansowych jednostek i odpowiedzialności za ich realizację. Należy ponadto dodać, że ustalenia protokołu wskazują na niewłaściwe rozumienie pojęcia projektu planu finansowego, którym według art. 185 ustawy o finansach publicznych jest dokument sporządzany przez kierowników jednostek po przedstawieniu projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu i uzyskaniu przez nich stosownych informacji od wójta. Stosownie do art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) projekty planów finansowych jednostek oświatowych podlegają opiniowaniu przez radę pedagogiczną. Tymczasem w kontrolowanej gminie poszczególne rady pedagogiczne opiniowały w dniu 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy tzw. materiały planistyczne sporządzone przez kierowników jednostek – str. 20-24 protokołu kontroli.

         W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników (nielicznych), będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku składania deklaracji na:

- podatek rolny w terminie określonym w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.) - str. 35 protokołu kontroli,

- podatek leśny w terminie określonym w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) – str. 37 protokołu kontroli,

- podatek od nieruchomości w terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 ze zm.) – str. 41 protokołu kontroli,

- podatek od środków transportowych w terminie określonym w art. 9 pkt 6 wymienionej wyżej ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 44 protokołu kontroli.

Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składanych deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji.

Badanie prawidłowości wykonywania obowiązków w zakresie kontroli podatkowych, mających na celu porównanie danych wykazanych w deklaracjach podatkowych (informacjach podatkowych) ze stanem faktycznym, nałożonych na organ podatkowy przepisami działu VI „Kontrola podatkowa” ustawy Ordynacja podatkowa, wykazała, że kontrole takie nie były prowadzone – str. 40 protokołu kontroli.

Kontrola w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień w tej należności. Ustalenia dotyczyły (w jednym przypadku) udzielenia ulgi z tytułu wystąpienia klęski żywiołowej, z naruszeniem przepisów ustawy o podatku rolnym, wskazanych na str. 34 protokołu, poprzez udzielenie ulgi z powodu wystąpienia zdarzenia losowego, jakim był pożar budynku inwentarskiego.

         W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków budżetowych stwierdzono, że zawarta umowa na wykonanie robót dodatkowych w związku z budową wodociągu nie została opatrzona kontrasygnatą Skarbnika Gminy. Jeżeli czynność prawna może spowodować zobowiązanie pieniężne to do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej, stosownie do postanowień art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 72 protokołu kontroli.

Ustalono także, że w 2005 roku gmina Raczki udzielała powiatowi pomocy finansowej na inwestycje związane z ulepszeniem dróg powiatowych. Wymienione zadania były realizowane na podstawie zawartych umów. Kontrola wykazała, że gmina przekazała środki ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminu ustalonego w umowie z powiatem – str. 89 protokołu kontroli.

         Badaniu poddano stan uregulowań wewnętrznych w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji oraz prawidłowość ich stosowania. Ustalono, że od czasu poprzedniej kontroli nie dostosowano Instrukcji inwentaryzacyjnej do obowiązujących przepisów. Na konieczność jej zmiany wskazywano w protokole z poprzedniej kontroli. W dalszym ciągu w Instrukcji widnieje zapis o milczącym potwierdzeniu salda – str. 19 protokołu kontroli. Ponadto nie określono zasad przeprowadzania inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald, w związku z czym środki trwałe podlegające inwentaryzacji tą drogą (m.in. grunty) zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, co jest sprzeczne z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 88 protokołu kontroli. Stwierdzono, że w skład zespołów spisowych zostały wydelegowane osoby będące pracownikami referatu finansowego, co pozostawało w sprzeczności z zapisami w „Instrukcji inwentaryzacyjnej” – str. 87-88 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym w zakresie podatków i opłat lokalnych i zamówień publicznych.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Spowodowanie zaprzestania wypłat dodatkowego wynagrodzenia rocznego w instytucjach kultury.

2. Stosowanie sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wobec przedsiębiorców uchybiających terminom wnoszenia opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

3. W zakresie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych:

a) pisemne powierzanie pracownikom czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

b) dokonywanie oceny spełniania wszystkich warunków udziału w postępowaniu, które zostały ustalone w s.i.w.z.,

c) odrzucanie ofert niezgodnych z postanowieniami s.i.w.z.,

d) respektowanie przesłanek dopuszczalności stosowania trybu z wolnej ręki dla zlecania realizacji robót wykraczających poza przedmiot zamówienia podstawowego.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie lokat terminowych dokonywanych ze środków pochodzących z rachunku budżetu na odpowiednim subkoncie do konta 133,

b) ewidencjonowanie umorzenia od wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej poniżej 3 500 zł na koncie 072.

5. Prawidłowe sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-28S Urzędu Gminy w zakresie kwot planu wydatków.

6. Zaniechanie zawierania w zarządzeniach postanowień wskazujących na powierzenie Skarbnikowi Gminy realizacji planu finansowego Urzędu.

7. Zapewnienie prawidłowości procedury opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystapienia i protokole kontroli.

8. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, z zakresu terminowości składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne i podmioty nieposiadające osobowości prawnej.

9. Stosowanie ulg w podatku rolnym zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku rolnym.

10. Przeprowadzanie kontroli podatkowych na zasadach wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

11. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.

12. Przekazywanie dotacji powiatowi w terminach wynikających z zawartych umów.

13. W zakresie inwentaryzacji:

a) dostosowanie Instrukcji inwentaryzacyjnej do obowiązujących przepisów poprzez wyeliminowanie zapisu o milczącym potwierdzeniu sald oraz określenie zasad inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald,

b) ustalanie składu zespołów spisowych zgodnie z wymaganiami Instrukcji.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach