Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Jednostce Organizacyjnej do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 kwietnia 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 4/06), o treści jak niżej:

Pani

Hanna Puchalska

                                                                                  Kierownik Jednostki Organizacyjnej

                                                                                  do Obsługi Finansowej Szkół

                                                                                  w Boćkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych jednostek oświatowych gminy Boćki za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Jednostce Organizacyjnej do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Jednostka Organizacyjna do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach została utworzona na mocy uchwały Nr XII/61/95 Rady Gminy w Boćkach z dnia 29 grudnia 1995 r. i rozpoczęła swoją działalność z dniem 1 stycznia 1996 r. W okresie objętym kontrolą badana jednostka prowadziła obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkół w Boćkach i Szkoły Podstawowej w Andryjankach.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, dochody własne, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

Badaniu poddano stan dokumentacji składającej się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w Jednostce Organizacyjnej do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach. Analizy przepisów wewnętrznych dokonano pod kątem wymagań obowiązującego w okresie objętym kontrolą art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (od 1 stycznia 2006 r. kwestie te reguluje art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104)). W wyniku badania pisemnych zakresów czynności pracowników stwierdzono, iż wystąpiły przypadki rozbieżności między obowiązkami faktycznie wykonywanymi przez pracownika a przypisanymi zakresem czynności – str. 6 i 40 protokołu kontroli. Ustalono też, że pisemnymi procedurami wewnętrznej kontroli nie zostały objęte kwestie udzielania zamówień publicznych – str. 30 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów obecnie obowiązującego art. 47 ustawy o finansach publicznych, pisemne procedury powinny między innymi dotyczyć badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie udzielania zamówień publicznych. Procedury takie powinny być wdrożone przez kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych.

W trakcie kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, iż obowiązujący w okresie kontroli zakładowy plan kont wprowadzony został Zarządzeniem wewnętrznym Nr 1/1995 Wójta Gminy w Boćkach z dnia 29 września 1995 r. Okazany plan kont nie zawierał wskazania niektórych kont występujących w okresie objętym kontrolą w księdze głównej, tj. konta 020, 130/1, 130/10, 130/101, 132, 240/1, 400 specj., 700, 854 oraz zasad funkcjonowania kont. Typowe plany kont dla jednostek budżetowych, stanowiące podstawę opracowania zakładowych planów kont, zostały określone przez przepisy obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.). Jak wynika z postanowień § 12 ust. 1 pkt 1 tego aktu prawnego, spośród kont ujętych w wykazie, które należy traktować jako standardową liczbę kont, przy ustalaniu zakładowego planu kont można pominąć jedynie te konta, które służą do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w danej jednostce lub uzupełnić o dodatkowe konta, pod warunkiem zachowania zgodności ich treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont. Natomiast w myśl art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), jednostka powinna posiadać opis przyjętych przez nią zasad rachunkowości, dotyczący m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont (ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej), a także wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych.

Należy też wskazać, iż kompetencja do ustalania i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości, w tym będącego jej elementem składowym zakładowego planu kont, należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisu art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy, przez kierownika jednostki rozumie się osobę, która zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności uprawniona jest do zarządzania jednostką. Kierownik jednostki winien ustalić taką dokumentację w formie pisemnej, biorąc pod uwagę potrzeby jednostki oraz wymogi ustawy i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości – str. 9-10 protokołu kontroli. W przypadku prowadzenia scentralizowanej księgowości przez powołaną do tego jednostkę organizacyjną (Jednostkę Organizacyjną do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach), właściwe jest opracowanie dokumentacji zasad rachunkowości w tej jednostce oraz jej formalne przyjęcie przez kierowników wszystkich obsługiwanych jednostek (w Jednostce Organizacyjnej prowadzone są odrębne księgi dla trzech jednostek budżetowych, co jest rozwiązaniem prawidłowym).

Analizując, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., poprawność ujmowania operacji gospodarczych na poszczególnych kontach ksiąg rachunkowych, a także prawidłowość prowadzenia ksiąg w świetle ustawy o rachunkowości, stwierdzono, że:

a) nie sporządzano zestawień obrotów i sald spełniających wymogi art. 18 ustawy. Zgodnie z ustawą, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (zawierające enumeratywnie określone w wymienionym przepisie elementy), którego obroty powinny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy też sporządzić zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych winno służyć uzgodnieniu stanu ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną – str. 11, 38 protokołu kontroli;

b) przeksięgowania straty bilansowej za 2004 rok, z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki”, dokonano dopiero w dniu 31 grudnia 2005 roku, zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 12 protokołu kontroli;

c) nie wykorzystywano do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się między kasą jednostki a rachunkiem bankowym konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, pomimo iż wskazane konto przewidziane było w zakładowym planie kont – str. 16 protokołu kontroli;

d) operacje gospodarcze z kontrahentami z tytułu dostaw, robót i usług ewidencjonowano dopiero w momencie zapłaty zapisem księgowym Wn 400 „Koszty według rodzajów” – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – str. 19-20 protokołu kontroli. Zgodnie z postanowieniem art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto należy wskazać, że przepisy w sprawie sprawozdawczości, zawarte obecnie w rozporządzeniu Ministra Finansów z 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426), wymagają wskazywania w sprawozdaniach Rb-28S stanu wszystkich bezspornych zobowiązań niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego; dane w tym zakresie wykazuje się w sprawozdaniach za miesiące kończące kwartał i sprawozdaniu rocznym– załącznik nr 32 do rozporządzenia;

e) środki pieniężne niektórych dochodów własnych ewidencjonowano na koncie 131 „Rachunki bieżące (środka specjalnego)”, zamiast na koncie 132 „Rachunek dochodów własnych jednostek budżetowych”, wprowadzonym do rozporządzenia Ministra Finansów z dniem 28 lipca 2005 roku - str. 34-35 protokołu kontroli;

f) zakładowy plan kont nie przewiduje, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów, konta 401 „Amortyzacja” służącego do ewidencji kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe dokonywane są stopniowo według stawek amortyzacyjnych. Naliczone umorzenie środków trwałych zostało ujęte w księgach zapisem Wn 800 – Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Zgodnie zaś z zasadami ujmowania operacji gospodarczych, określonymi przepisami rozporządzenia, odpisy umorzeniowe dokonywane są na koncie 071 w korespondencji z kontem 401, zaś w końcu roku obrotowego saldo konta 401 przenosi się na konto 860 – str. 37 protokołu kontroli;

g) licencja programu komputerowego nabyta dla potrzeb prowadzenia księgowości została zaewidencjonowana w księgach rachunkowych Zespołu Szkół w Boćkach – str. 38 protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż dla Jednostki Organizacyjnej do Obsługi Finansowej Szkół prowadzi się oddzielne księgi rachunkowe, w związku z czym wskazana licencja programu komputerowego powinna być ujęta w ewidencji księgowej dotyczącej tej Jednostki;

h) nie dokonano wyceny materiałów nie zużytych do końca 2005 roku (oleju opałowego), które w momencie zakupu ewidencjonowane były w koszty oraz nie przeksięgowano wartości tego stanu z konta 400 „Koszty wg rodzajów” na konto 310 „Materiały”; tego rodzaju wymogi w zakresie obranej metody ewidencji niektórych rzeczowych aktywów obrotowych (przy czym powinna być ona wskazana w dokumentacji zasad rachunkowości) ustanawia przepis art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy – str. 39 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dowodów księgowych i zapisów księgowych wykazało ponadto, że pod jedną pozycją księgową znajduje się znaczna liczba dowodów księgowych. Brak odpowiedniego oznakowania oraz określenia liczby dowodów w danej pozycji nie pozwala na ich łatwe powiązanie z zapisami dziennika oraz na stwierdzenie zachowania ich kompletności. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, zaś stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy, księgi posiadają cechę sprawdzalności, jeżeli m.in. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 15 protokołu kontroli.

W badanym okresie jednostka sporządzała oddzielne raporty kasowe dla środków pieniężnych dotyczących poszczególnych rachunków bankowych, tj. rachunku podstawowego, rachunku Funduszu Świadczeń Socjalnych, rachunku dochodów własnych (do 31.03.2005 r. rachunku środka specjalnego). Wskazany sposób sporządzania tych dokumentów kasowych nie został określony w postanowieniach Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, opracowanej w 2002 roku.

Kontrola wykazała, iż raporty kasowe za miesiąc grudzień 2005 roku sporządzane były przez głównego księgowego Jednostki Organizacyjnej do Obsługi Szkół w Boćkach, zaś pełnienie obowiązków kasjera zostało powierzone pracownikowi Jednostki zatrudnionemu na stanowisku referenta ds. księgowości. Osoba, której powierzono środki pieniężne nie podpisała deklaracji potwierdzającej przyjęcie materialnej odpowiedzialności za będące w jej dyspozycji wartości. Natomiast z jej zakresu czynności wynika m.in., iż zastępstwo w czasie nieobecności w pracy zostało przypisane głównemu księgowemu.

W rozdz. II p.n. „Gospodarka pieniężna” Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych uregulowano, iż Czynności kasowych nie może wykonywać główny księgowy. Zakaz powyższy obejmuje także odprowadzania gotówki do banku i jej podejmowania. Przejęcie – przekazanie kasy musi następować protokolarnie w obecności głównej księgowej. Jeżeli pracownik pełniący służbę kasjera bez protokolarnego przekazania kasy, na skutek np.: choroby, stan znajdujący się w kasie gotówki i pozostałych walorów ustala się w obecności kierownika jednostki i głównego księgowego. Sporządzony w związku z tym protokół przejęcia kasy powinien być podpisany przez pracownika przejmującego czynności kasjera oraz przez osoby towarzyszące tej czynności.

Kontrolowana jednostka nie okazała kontrolującemu dokumentacji w sprawie protokolarnego przekazania kasy.

W wyniku analizy sporządzonej sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, iż sprawozdania Rb-34 – z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych za IV kwartał 2005 roku sporządzone zostały w pełnych złotych. Zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania jednostkowe sporządza się w złotych i groszach stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Ponadto stwierdzono, iż kontrolowana jednostka za okres objęty kontrolą nie sporządzała sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. Należy zauważyć, iż zgodnie z wymogami wymienionego rozporządzenia, kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego są obowiązani do sporządzania także tego rodzaju sprawozdań, stosownie do zasad zawartych w załączniku nr 32. W trakcie kontroli ustalono, iż w 2005 roku zostały zrealizowane nieplanowane dochody w postaci odsetek od środków na rachunkach bankowych w łącznej kwocie 635,93 zł. Wskazanemu zaniechaniu towarzyszyło również nieprawidłowe ujmowanie dochodów w księgach rachunkowych, z pominięciem m.in. zapisów na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – str. 13, 22-23 protokołu kontroli.

Kontrola wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w Jednostce Organizacyjnej do Obsługi Finansowej w Boćkach i Zespole Szkół w Boćkach wykazała, iż wynagrodzenie za grudzień 2005 r. zostało wypłacone na podstawie angaży ustalonych przez Panią Kierownik (wypełniającą funkcję pracodawcy w obu jednostkach organizacyjnych) pismami z dnia 31 marca 2005 r., opracowanymi na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.).

Od dnia 7 sierpnia 2005 r. obowiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 ze zm.), które zastąpiło rozporządzenie z dnia 26 lipca 2000 roku. W myśl postanowień § 3 rozporządzenia, na pracodawcy ciąży obowiązek sporządzenia tabeli miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego, przy uwzględnieniu najniższego wynagrodzenia zasadniczego ustalonego przez organ stanowiący (Radę Gminy - § 2 pkt 2 rozporządzenia) oraz iloczynu liczby punktów, ustalonych dla poszczególnych kategorii w tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia, i wartości jednego punktu w złotych – ustalanej przez pracodawcę w porozumieniu z radą gminy, stosownie do swoich możliwości finansowych. Tak wyliczona wysokość miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego może być przez pracodawcę podwyższona lub obniżona, nie więcej jednak niż o 10 % (możliwość taka nie obejmuje najniższego wynagrodzenia zasadniczego ustalonego przez organ stanowiący).

Kontrolującemu nie okazano tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego sporządzonej stosownie do przywołanych zasad – str. 26-27 protokołu kontroli.

We wzmiankowanych angażach pracowników administracji i obsługi z dnia 31 marca 2005 r. ustalono: dla stanowiska głównego księgowego 323 punkty, stanowiska referenta 291 punktów, stanowiska sprzątaczki 142 punkty. Zgodnie z obecnie obowiązującą tabelą punktowych rozpiętości dla poszczególnych kategorii (załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r.; jednakowe rozpiętości wynikały też z poprzednio obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów), dla stanowiska referenta przewidziano V-XI kategorię zaszeregowania, co odpowiada rozpiętości od 66 do 180 punktów, zaś sprzątaczki I-V kategorię zaszeregowania, co daje rozpiętość od 20 do 80 punktów – str. 27 protokołu kontroli. Dodać też należy, że wynagrodzenie głównego księgowego ustalone jest kwotowo (wskazane są górne stawki) w tabeli I załącznika nr 3 do rozporządzenia.

Badanie prawidłowości zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) wykazało w dwóch przypadkach niewłaściwe wypełnienie dokumentu polecenia wyjazdu służbowego oraz rachunku kosztów podróży służbowej.

Ustalono, iż udokumentowanie podróży służbowych p. H. Puchalskiej – Dyrektora Zespołu Szkół w Boćkach i p. J. Małyszczuk – Dyrektora Szkoły Podstawowej w Andryjankach stanowiły polecenia wyjazdu służbowego, odpowiednio o nr 103/05 z dnia 12.12.2005 r. i o nr 10/05 (bez wskazania daty dokumentu), wystawione przez tych Dyrektorów. Ponadto, polecenie wyjazdu p. J. Małyszczuk zawierało wskazanie dwóch miejscowości docelowych podróży służbowej (Bielsk Podlaski i Białystok), natomiast nie określało terminu odbycia podróży oraz jej celu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia, termin i miejsce odbywania podróży, w tym miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, określa pracodawca. Pracodawcą zaś uprawnionym do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych, jak to wynika z przepisu art. 4 pkt 2a ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm.), jest Wójt Gminy.

         W rozliczeniu wyjazdu służbowego z dnia 12.12.2005 r. nie został wskazany czas trwania podróży (jej rozpoczęcia i zakończenia), pobrano zaś dietę w pełnej wysokości. Stosownie do § 4 ust. 2 rozporządzenia dietę oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, zatem wymagane jest określenie w rozliczeniu kosztów podróży służbowej czasu jej trwania – str. 28 i 29 protokołu kontroli.

W trakcie czynności kontrolnych poddano badaniu, w świetle ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), prawidłowość udzielenia zamówienia publicznego na usługę palenia w piecach c.o. w budynku Szkoły Podstawowej w Andryjankach w sezonie grzewczym 2005/2006 za pomocą własnego personelu i własnym opałem – str. 30-33 protokołu kontroli. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego, którego wartość nie przekraczała równowartości 60.000 euro. Czynności związane z udzieleniem przedmiotowego zamówienia publicznego, w tym wybór oferty oraz zawarcie umowy, wykonywane były przez Dyrektora Szkoły Podstawowej w Andryjankach – p. Jolantę Małyszczuk.

W dokumentacji tego postępowania zabrakło pisemnego potwierdzenia ustalenia wartości zamówienia. Z wyjaśnień zamawiającego, stanowiących załącznik nr 4 do protokołu kontroli, wynika, iż wartość zamówienia szacowano „w granicach kwoty 11.800 zł miesięcznie”. Jak stanowi art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Natomiast stosownie do postanowienia § 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, protokół powinien zawierać określenie wartości zamówienia publicznego, daty i sposobu jej ustalenia oraz imię i nazwisko osoby dokonującej ustalenia wartości zamówienia.

Ustalono również, że umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu 21 września 2005 r., tj. dzień po dokonaniu przez zamawiającego wyboru oferty oraz wystosowaniu zawiadomienia o jej wyborze. Zgodnie z art. 94 ust. 1 ustawy, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Stosownie do postanowień obowiązującego w okresie objętym kontrolą art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosił jej kierownik (kierownik Jednostki Organizacyjnej do Obsługi Finansowej Szkół, Dyrektor Zespołu Szkół, Dyrektor Szkoły Podstawowej).

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należały do głównego księgowego, stosownie do przyznanego zakresu czynności oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Od 1 stycznia 2006 r. zakres obowiązków i odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych oraz głównego księgowego jednostki określają przepisy art. 44 i 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie wewnętrznej kontroli finansowej:

a) zapewnienie zgodności pomiędzy zakresami czynności pracowników i faktycznie wykonywanymi przez nich zadaniami;

b) wdrożenie w poszczególnych jednostkach, przy współudziale Dyrektora Szkoły Podstawowej w Andryjankach, pisemnych procedur kontroli udzielania zamówień publicznych.

2. Opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w oparciu o ustawę o rachunkowości i rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., z wykorzystaniem uwag przedstawionych w niniejszym wystąpieniu.

3. Zobowiązanie głównego księgowego w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych do:

a) sporządzania zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, stosownie do wymogów art. 13 ust. 1 pkt 4 i art. 18 ustawy o rachunkowości;

b) ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych z wykorzystaniem wszystkich kont syntetycznych, które służą do ewidencji poszczególnych zdarzeń oraz zgodnie z zasadami funkcjonowania kont podanymi w rozporządzeniu Ministra Finansów;

c) dokonywania wyceny niezużytych do końca roku obrotowego materiałów, które w momencie zakupu księgowane są w koszty jednostki oraz dokonywanie przeksięgowania ustalonej wartości z konta kosztów na konto materiałowe;

d) przeksięgowania nabytej licencji programu komputerowego dla potrzeb komórki księgowości z ksiąg Zespołu Szkół w Boćkach do ksiąg Jednostki Organizacyjnej do Obsługi Finansowej Szkół;

e) należytego powiązania zapisów księgowych z dowodami księgowymi, w sposób umożliwiający jednoznaczną ich identyfikację oraz stwierdzenie zachowania kompletności zbioru dowodów.

4. W zakresie gospodarki kasowej:

a) objęcie regulacją wewnętrzną przyjętego w praktyce sposobu sporządzania raportów kasowych;

b) przestrzeganie postanowień wewnętrznej instrukcji regulujących powierzenie obowiązków kasjera.

5. Zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków sprawozdawczych wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

6. Sporządzenie tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego według przywołanych zasad rozporządzenia Rady Ministrów. Ustalenie wynagrodzenia pracowników zgodnie z opracowaną tabelą oraz przepisami rozporządzenia określającymi kategorie zaszeregowania poszczególnych stanowisk.

7. W zakresie wydatków z tytułu podróży służbowych:

a) przestrzeganie zasady, iż pracodawcą uprawnionym do delegowania kierowników gminnych jednostek do odbycia podróży służbowej jest Wójt Gminy (w tym celu poinformowanie o niniejszym zaleceniu Dyrektora Szkoły w Andryjankach);

b) prawidłowe, tj. z określeniem czasu trwania podróży, wypełnianie rachunku kosztów podróży służbowej.

8. Przekazanie Dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Andryjankach zawartych w wystąpieniu pokontrolnym uwag dotyczących prawidłowości ustalenia i dokumentowania ustalenia wartości zamówienia publicznego oraz terminu zawarcia umowy o zamówienie publiczne.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                      w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Boćki