Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 sierpnia 2006 roku (znak: RIO.I.6013 - 2/06), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Józef Gajewski

                                                                                              Prezydent Suwałk

         W wyniku doraźnej kontroli przeprowadzonej w zakresie udzielenia zamówienia publicznego na realizację zadania „Organizacja wypoczynku letniego dla dzieci z terenu Miasta Suwałk w 2006 roku”, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W wyniku kontroli ustalono, że w zakresie dotyczącym kryteriów oceny ofert, zatwierdzone przez Pana Prezydenta ogłoszenie o przetargu i specyfikacja istotnych warunków zamówienia wskazywały, iż oferty będą oceniane w zakresie kryterium ceny – ranga 60%, atrakcyjności zajęć – ranga 20% (ocenie podlegała ilość organizowanych dodatkowych zajęć i ich atrakcyjność w skali 0-20 punktów) oraz programu profilaktyczno-terapeutycznego - ranga 20% (ocenie podlegał przedstawiony przez wykonawcę program oraz osoby prowadzące zajęcia i ich kwalifikacje w skali 0-20 punktów). Wskazano, że punkty przyznaje indywidualnie każda osoba wchodząca w skład Komisji. Oceny kryteriów „atrakcyjność zajęć” i „program profilaktyczno-terapeutyczny” komisja miała dokonać wyłącznie w oparciu o dokumenty przedstawione przez wykonawcę przyznając punkty za dane kryterium indywidualnie.

         W specyfikacji nie zostały określone obiektywne zasady oceny w zakresie tych dwóch kryteriów. W praktyce liczba punktów przyznanych przez członków komisji przetargowej była w całości uzależniona od ich subiektywnego podejścia do propozycji wykonawcy, a wykonawcy składając oferty nie mieli wiedzy, w jakim stopniu realizują wymagania zamawiającego. Przyjęty w specyfikacji sposób oceny ofert w zakresie tych dwóch kryteriów nie zapewniał zatem przeprowadzenia postępowania na zasadach gwarantujących zachowanie uczciwej konkurencji, czego wymaga art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – str. 4-5 protokołu kontroli. Takie określenie zasad oceny ofert w ramach danego kryterium, nie pozwalające na obiektywną ocenę zaproponowanych warunków, kwestionowane było wielokrotnie przez Zespół Arbitrów UZP (m.in. w wyrokach z dnia 24 czerwca 1999 r., sygn. akt UZP/ZO/0-444/99; z dnia 25 listopada 1998 r., sygn. akt UZP/ZO/0-1031/98; z dnia 23 marca 2000 r., sygn. akt UZP/ZO/0-173/00).

Analiza działań zamawiającego w związku z wniesionym protestem na odrzucenie jednej z ofert wykazała, że w rozstrzygnięciu protestu nie zamieszczono pouczenia o sposobie i terminie wniesienia odwołania, czego wymagał przepis art. 183 ust. 2 Prawa zamówień publicznych w brzmieniu sprzed nowelizacji z dnia 25 maja 2006 r., mający zastosowanie w prowadzonym postępowaniu na mocy art. 220 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 7 protokołu kontroli. Brak pouczenia o prawie wniesienia protestu mógł zatem wprowadzić wykonawcę w błąd co do przysługującej drogi odwoławczej w przedmiotowym postępowaniu. Było ono bowiem prowadzone w okresie przejściowym - w dniu rozstrzygnięcia protestu obowiązywały już znowelizowane przepisy Prawa zamówień publicznych, które nie dawały możliwości wnoszenia odwołania w postępowaniach o wartości poniżej 60.000 euro, natomiast w przedmiotowym postępowaniu taka możliwość istniała, ponieważ, na podstawie wyżej przywołanego art. 220 ust. 1, zastosowanie do jego przeprowadzenia miały przepisy dotychczasowe.

         W związku ze stwierdzonym w trakcie kontroli stanem faktycznym, dotyczącym okoliczności, w jakich dokonano wyłonienia wykonawcy, pragnę dodatkowo wskazać, iż w postępowaniach wszczętych po 25 maja 2006 r. zamawiający ma obowiązek (w analogicznych jak w przedmiotowym postępowaniu sytuacjach) występować do wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza o uzupełnienie brakujących dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. W przedmiotowym postępowaniu natomiast, zamawiającemu przysługiwało (w stwierdzonym stanie faktycznym) prawo wyboru między zwiększeniem kwoty, którą mógł przeznaczyć na finansowanie zamówienia (co uczyniono w tym postępowaniu, zgodnie z interpretacją UZP) a stwierdzeniem, że najkorzystniejsza ważna oferta przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie tego zadania, w związku z czym zaistniała przesłanka do unieważnienia postępowania, a to uprawniało zamawiającego do zwrócenia się o uzupełnienie brakującej dokumentacji przez oferenta, który zaoferował najniższą cenę (art. 26 ust. 3 w brzmieniu sprzed nowelizacji).

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących udzielania zamówień publicznych.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia przepisów ponosi Pan Prezydent, jako określający warunki postępowania i udzielający zamówienia, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określanie w specyfikacji zasad stosowania kryteriów oceny ofert w sposób stwarzający obiektywne zasady oceny, uniezależniające ewentualny wynik postępowania od indywidualnego podejścia członków komisji przetargowej.

2. Informowanie o rozstrzygnięciu protestu wraz z pouczeniem o przysługującej drodze odwoławczej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku