Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu Nr 3 w Augustowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 kwietnia 2006 roku (znak: RIO.V.6012 - 3/06), o treści jak niżej:

Pani Marzena Górna

Dyrektor Przedszkola Nr 3

w Augustowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Przedszkolu Nr 3 w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Zespołu Szkół, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i wykonanie planu finansowego, udzielanie zamówień publicznych, inwentaryzację, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Przedszkola pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). W okresie objętym kontrolą (do 31 grudnia 2005 r.) kwestie te regulował art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych.

Stwierdzono, że obowiązująca w zakładzie Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów nie wyczerpuje w pełni zagadnień służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. W szczególności należy zwrócić uwagę na brak określenia wszystkich rodzajów dowodów księgowych stosowanych w jednostce (dotyczy to m.in. wniosku o zaliczkę, polecenia księgowania, dokumentów poświadczających obrót materiałowy, kwitariuszy przychodowych). Wspomniana instrukcja posiada ponadto braki w zakresie kompletności wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. Procedury wewnętrzne powinny także zawierać opis obiegu dokumentów, dający możliwość prześledzenia ich drogi, od momentu ich sporządzenia albo wpływu do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Analiza dokumentacji finansowo-księgowej wykazała, że dowody księgowe nie zawierały wskazania daty ich wpływu do jednostki, co ma zasadnicze znaczenie m.in. dla terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań – str. 9, 10, 12 protokołu kontroli.

Dodatkowo należy wskazać, że obowiązkiem Pani Dyrektor, jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych, jest zapoznanie pracowników z obowiązującymi w jednostce uregulowaniami niezbędnymi do prawidłowego wykonywania przez nich zadań. Z ustaleń zawartych na str. 12 protokołu kontroli wynika, iż nie udokumentowano faktu zapoznania się pracowników z regulacjami wewnętrznymi.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, głoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

Badając dokumentację opisującą przyjęte przez Przedszkole zasady rachunkowości, pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) i § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), stwierdzono, iż Pani Dyrektor nie określiła w treści dokumentacji systemu służącego ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych, czego wymaga art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 14 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także potrzeba wyeliminowania rozbieżności między rodzajem prowadzonych ksiąg rachunkowych a postanowieniami przepisów wewnętrznych – str. 13 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) zaniechanie nadawania numeracji zapisom dokonanym w dzienniku, czym naruszono zasadę prowadzenia dziennika określoną w art. 14 ust. 2 ustawy; numeracja zapisów w dzienniku powinna umożliwić jednoznaczne ich powiązanie z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisu – str. 15 protokołu kontroli;

b) niesporządzanie dowodu przychodowego dokumentującego przyjęcie gotówki do kasy, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne – str. 19-20 protokołu kontroli;

c) nieprawidłowe sporządzanie zbiorczego dowodu księgowego; dowody źródłowe nie były pojedynczo wymieniane w dowodach zbiorczych, czym naruszono przepis art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” według tytułów rozrachunków, a nie według poszczególnych kontrahentów, jak nakazują zasady funkcjonowania tego konta zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 23 protokołu kontroli,

e) księgowanie aktualizacji programu komputerowego jako zwiększenia wartości licencji tego programu na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, zamiast w koszty bieżące jednostki; definicję wartości niematerialnych i prawnych zawiera art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości – str. 35 protokołu kontroli.

Stwierdzono, iż dochody realizowane przez jednostkę z tytułu odsetek zgromadzonych na rachunku bankowym były klasyfikowane w dz. 758 „Różne rozliczenia”, rozdz. 75814 „Różne rozliczenia finansowe” – str. 26-27 protokołu kontroli. Należy wskazać, że stosownie do przepisów art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z 1998 r. klasyfikacja według działów i rozdziałów określa rodzaj działalności (obecnie art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r.), zatem właściwe jest klasyfikowanie dochodów w dziale i rozdziale właściwym działalności jednostki, tj. w dz. 801 „Oświata i wychowanie”, rozdz. 80104 „Przedszkola”.

Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, że pracownikowi wykonującemu m.in. czynności inspektora BHP, przyznano z tego tytułu dodatek w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego, pomimo, że obowiązujące przepisy w zakresie wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nie przewidywały takiego dodatku – str. 30 protokołu kontroli. Zmiany składników wynagrodzenia dokonano w trakcie kontroli.

Kontrola prawidłowości tworzenia i gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że obowiązujący w jednostce przepisy wewnętrzne zawierają nieaktualny zapis dotyczący zasad tworzenia Funduszu dla nauczycieli w wysokości 8% planowanych rocznych środków przeznaczonych na wynagrodzenie osobowe nauczycieli. Zgodnie ze zmianą art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.), obowiązującą od dnia 31 sierpnia 2004 r., dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej – str. 30-31 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego oraz innych pracowników, zgodnie z nadanymi im zakresami obowiązków. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych, składających się na procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, poprzez:

a) objęcie nimi wszystkich operacji zachodzących w jednostce, ze wskazaniem zasad dokumentowania tych operacji, łącznie z zamówieniami publicznymi,

b) określenie zasad opatrywania zewnętrznych dokumentów finansowych datami ich wpływu do jednostki.

2. Dokumentowanie faktu zapoznania pracowników jednostki z obowiązującymi w niej regulacjami wewnętrznymi.

3. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o system służący ochronie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Usunięcie rozbieżności między postanowieniami przepisów wewnętrznych a prowadzonymi w praktyce księgami rachunkowymi.

4. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) numerowanie zapisów dokonanych w dzienniku,

b) sporządzanie dowodu przychodowego dokumentującego przyjęcie gotówki do kasy, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

c) prawidłowe, w świetle art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 według kontrahentów,

e) zaniechanie ujmowania jako wartości niematerialnych i prawnych kosztów aktualizacji programów komputerowych.

5. Stosowanie wskazanej w części opisowej wystąpienia klasyfikacji dochodów z tytułu odsetek zgromadzonych na rachunku bankowym.

6. Dostosowanie postanowień Regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do obowiązujących przepisów prawa w zakresie tworzenia ZFŚS dla nauczycieli.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Augustowa.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach.