Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Trzcianne

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Trzcianne

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 maja 2006 roku (znak: RIO.I.6011 - 1/06), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Zdzisław Dąbrowski

                                                                                              Wójt Gminy Trzcianne

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Trzcianne za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Trzcianne na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W ramach spraw ogólno-organizacyjnych dokonano badania regulacji wewnętrznych dotyczących funkcjonowania Gminnego Ośrodka Kultury i Biblioteki Publicznej Gminy – jednostek wpisanych do gminnego rejestru instytucji kultury. Stwierdzono, że wpisy w księdze rejestrowej nie spełniają wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). Wpisy dotyczące nadania statutu zostały naniesione ołówkiem, bez podania numeru kolejnego wpisu, daty wpisu i bez podpisu osoby upoważnionej przez organizatora instytucji kultury do dokonania wpisów w rejestrze. W statucie Gminnego Ośrodka Kultury określono, że jego gospodarka finansowa jest prowadzona na zasadach określonych dla jednostek budżetowych (§ 13 ust. 1 statutu), przy czym z dalszych zapisów w statucie wynika, że GOK jest finansowany z budżetu gminy, dochodów własnych oraz innych źródeł przychodów (§ 13 ust. 2). Przywołane zapisy statutu są ze sobą sprzeczne. Pierwszy z nich dotyczy jednostek, w odniesieniu do których ma zastosowanie metoda budżetowania brutto określona (w obecnym stanie prawnym) w art. 20 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104), zaś drugi zamieszczono w brzmieniu zbliżonym do treści art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Statut Biblioteki Publicznej Gminy zawiera zapis, że podstawą gospodarki finansowej Biblioteki jest roczny plan finansowy zatwierdzony przez Wójta Gminy (§ 18 statutu). Zapis ten jest niezgodny z art. 27 ust. 3 przywołanej ustawy, który stanowi, że podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora.

Statuty obu instytucji kultury stanowią, że ich obsługę finansowo-księgową prowadzi Urząd Gminy. Z ustaleń kontroli wynika, że nie są prowadzone odrębne księgi rachunkowe GOK i Biblioteki, nie są też przekazywane na wyodrębniony rachunek dotacje podmiotowe, planowane w uchwale budżetowej w par. 2480 Dotacja podmiotowa z budżetu dla samorządowej instytucji kultury. Wydatki tych jednostek są traktowane jako wydatki w ramach zadania budżetowego Urzędu i są dokonywane bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu – str. 4-6, 61-62 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ocenie poddano elementy organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Gminy. Pan Wójt wydał m.in. zarządzenie z dnia 15 stycznia 2005 r. określające instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy Trzcianne. Instrukcja nie uwzględnia faktu, że oprócz rachunkowości urzędu i budżetu, w Urzędzie Gminy jest prowadzona obsługa finansowo-księgowa gminnych instytucji kultury i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Wynika to przede wszystkim z faktu, iż dla potrzeb opracowania regulacji przeniesiono – bez należytej analizy – rozwiązania stosowane w urzędzie miejskim jednostki samorządu terytorialnego. Świadczy o tym częste używanie w instrukcji sformułowań, w których występuje wyraz „burmistrz” lub „urząd miejski” – str. 7 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w Urzędzie Gminy zasady rachunkowości, określone w zarządzeniu nr 3 z dnia 20 stycznia 2005 r. i w zarządzeniu nr 8 z dnia 16 listopada 2005 r., stwierdzono, że określone przez Pana Wójta regulacje mają charakter czysto formalny. Ich celem było wywiązanie się z obowiązków nałożonych na kierownika jednostki przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Jednakże w praktyce stosowane są zupełnie inne zasady rachunkowości niż określone w wymienionych zarządzeniach. Liczne odstępstwa od zasad funkcjonowania kont przyjętych w zakładowym planie kont, wzorowanym na rozwiązaniach przedstawionych w załączniku nr 1 i nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), przedstawiono na str. 9-16 protokołu kontroli.

W ewidencji budżetu według odmiennych zasad niż w zakładowym planie kont funkcjonowały konta 133 „Rachunek budżetu”, 134 „Kredyty bankowe”, 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 902 „Wydatki budżetu”. W okresie objętym kontrolą nie wystąpiły żadne zapisy na kontach 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 260 „Zobowiązania finansowe” oraz na kontach przeznaczonych do ujmowania operacji gospodarczych związanych z realizacją w 2005 roku projektów współfinansowanych w ramach ZPORR ze środków Unii Europejskiej i dotacji z budżetu państwa: 137 „Rachunek środków funduszy pomocowych”, 907 „Dochody z funduszy pomocowych”, 908 „Wydatki z funduszy pomocowych”, 967 „Fundusze pomocowe”. Konto 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, które zgodnie z zarządzeniem Pana Wójta powinno służyć do ustalenia w sposób księgowy wyniku wykonania budżetu za dany rok (jako różnicy zrealizowanych w roku dochodów budżetu i wykonanych wydatków budżetowych), w rzeczywistości w kontrolowanej jednostce służy do ustalenia wyniku budżetu w rachunku narastającym. Konto 961 działa więc według takich samych zasad, jakie były określone dla konta 960 w załączniku nr 1 do obowiązującego do końca 2000 r. Zarządzenia Nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r.

Konto 133 w ewidencji budżetu w praktyce ogranicza się do ewidencji tylko części operacji ujętych w wyciągach bankowych do rachunku bankowego budżetu, tj. wpływów z tytułu bezpośrednich dochodów budżetu i dochodów własnych Urzędu (bez naliczonego podatku VAT), a w odniesieniu do wypłat tylko okresowych przelewów na wydatki jednostki budżetowej oraz spłat kredytów i pożyczek zaciągniętych przed 2005 rokiem. Na koncie 133 nie są ujmowane wypłaty z rachunku budżetu dotyczące wydatków objętym planem finansowym Urzędu Gminy. Zaniechanie ewidencji wydatków Urzędu na koncie 133 sprawiło, że przez cały rok budżetowy stan środków pieniężnych wynikający z ewidencji księgowej nie korespondował ze stanem środków pieniężnych wynikającym z poszczególnych wyciągów bankowych. Stan środków pieniężnych wynikający z ewidencji prowadzonej na koncie 133 jest zgodny ze stanem bankowym jedynie na koniec danego roku budżetowego, w związku z przeksięgowaniem, zapisem zbiorczym, całości kasowo zrealizowanych wydatków Urzędu. W trakcie roku środki wydatkowane bezpośrednio z rachunku budżetu na realizację planu finansowego Urzędu są ujmowane wyłącznie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”. Zgodnie z obowiązującymi zasadami zapisy na koncie 130 w urzędach nieposiadających rachunku bankowego powinny być zapisami wtórnymi do zapisów na koncie 133 w ewidencji budżetu.

W kontrolowanej jednostce nie rozróżnia się pojęć „kredyt bankowy” i „pożyczka”, mimo iż z zawartych umów z bankami i pożyczkodawcami jednoznacznie wynika rodzaj zaciągniętych zobowiązań finansowych. Wszystkie zaciągnięte pożyczki były traktowane w ewidencji księgowej jak kredyt bankowy i ujmowane na koncie 134 „Kredyty bankowe”. Z tego względu na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, służącym do ewidencji pożyczek, nie wystąpiły żadne zapisy.

W 2005 r. Gmina Trzcianne zaciągnęła kredyt bankowy na budowę sali gimnastycznej. Kwota kredytu wynikająca z umowy wynosiła 1.100.000 zł, a uruchomienie kredytu miało następować w formie zleceń płatniczych w ciężar rachunku kredytowego. Jako zobowiązanie z tytułu kredytu ujęto w księgach 2005 r. kwotę wynikającą z umowy, mimo że w rzeczywistości uruchomiono kredyt w wysokości 605.935,50 zł. W wyniku czynności kontrolnych kredyt bankowy ujęty na koncie 134 został skorygowany do kwoty wykorzystanej na opłacenie faktur. Podobnie jak w przypadku operacji dotyczących wydatków opłaconych z rachunku budżetu, także wydatki poniesione z rachunku kredytowego nie zostały ujęte w ewidencji budżetu. Prawidłowo wydatki tego typu należało ująć zapisem Wn 902, Ma 134. W rzeczywistości, w księgach budżetu ujęto wpływ środków na rachunek budżetu (strona Wn konta 133/1) w kwocie 1.100.000 zł, mimo iż faktycznie nie było żadnego wpływu na rachunek budżetu.

W kontrolowanej jednostce nie księguje się w ciągu roku okresowych sprawozdań Rb– 28S składanych przez Biuro Obsługi Szkół Samorządowych. W związku z tym, konto 223 w ciągu roku wykazuje saldo strony Wn oznaczające stan środków przekazanych od początku roku na wydatki jednostek oświatowych. Konto to nie odzwierciedla więc właściwego stanu rozliczeń jednostek budżetowych z budżetem gminy.

Podobnie jak konto 223, nie spełnia funkcji określonej w zakładowym planie kont konto 902 „Wydatki budżetu”. W ciągu roku na tym koncie nie dokonuje się żadnych zapisów, a należy ujmować na nim wydatki wynikające z poszczególnych wyciągów bankowych do rachunku budżetu oraz wydatki wynikające z okresowych sprawozdań Rb-28S składanych przez Biuro Obsługi Szkół Samorządowych. Wydatki Urzędu i wydatki objęte sprawozdaniami BOSzS są ujmowane na koncie 902 tylko na koniec roku.

W 2005 r. Gmina Trzcianne realizowała projekt „Budowa stacji uzdatniania wody w Laskowcu wraz z siecią wodociągową” finansowany ze środków pomocowych w ramach programu ZPORR. Na sfinansowanie wydatków projektu finansowanych ze środków unijnych oraz z budżetu państwa, a także na sfinansowanie udziału własnego gmina zaciągnęła pożyczkę pomostową w kwocie 2.026.995,05 zł oraz pożyczkę długoterminową w wysokości 640.000 zł. Operacje związane z realizacją projektu wystąpiły w czerwcu, wrześniu, październiku, listopadzie i grudniu 2005 r. i żadna z nich do dnia rozpoczęcia kontroli nie została objęta ewidencją księgową na kontach syntetycznych budżetu, mimo iż z umowy zawartej z instytucją pośredniczącą wynikał obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że operacje związane z projektem mające miejsce w czerwcu 2005 r. zostały ujęte na kontach 139 „Inne rachunki bankowe” i 240 „Pozostałe rozrachunki”. Zapisem Wn 139, Ma 240 ujęto wpływ środków z pożyczek zaciągniętych na realizację projektu w kwocie 748.980,91 zł, zaś zapisem Wn 240, Ma 139 wykorzystanie pożyczek na wydatki. Operacje związane z wpływem środków pomocowych, które miały miejsce we wrześniu i grudniu 2005 r. oraz przeznaczenie ich na spłatę pożyczki pomostowej ujęto dopiero pod koniec grudnia 2005 r. Do końca 2005 r. nie były księgowane w jakikolwiek sposób wpływy pożyczek i ich przeznaczenie na wydatki dotyczące realizowanego projektu. Operacje te wystąpiły w październiku i na początku grudnia 2005 r. Zaobserwowane rozwiązanie powodowało, że dochody i wydatki ze środków pomocowych były ewidencjonowane poza budżetem gminy. Z uwagi na charakter operacji do ich ewidencji należało użyć kont 133, 137, 260, 901, 902, 907, 908 i 967 w ewidencji budżetu oraz kont 080, 130, 201, 228 i 800 w ewidencji Urzędu.

Podobnie jak z operacjami dotyczącymi projektu realizowanego w 2005 r., postąpiono w grudniu 2004 r. ze środkami otrzymanymi w formie dotacji z Fundacji EkoFundusz. Dotacja w kwocie 218.300 zł nie została zaliczona do dochodów budżetu, a sfinansowane dotacją zakupy środków trwałych – do wydatków budżetu. Wpływ dotacji na wyodrębniony rachunek bankowy ujęto zapisem księgowym Wn 139, Ma 240, a wypłatę z tego rachunku zapisem Wn 240, Ma 139.

Ustalenia kontroli świadczą o niewłaściwym pojmowaniu funkcji wyodrębnionych rachunków bankowych. W Urzędzie Gminy wszystkie inne rachunki niż rachunek bankowy budżetu były traktowane jako pozostałe rachunki bankowe i objęte ewidencją prowadzoną w ramach konta 139.

W ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej w sposób odmienny niż przyjęty w zakładowym planie kont funkcjonują konta 011 „Środki trwałe”, 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, 400 „Koszty według rodzajów”, 800 „Fundusz jednostki” i 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”. Odstępstwa te polegają na:

- księgowaniu wydatków inwestycyjnych zrealizowanych z rachunku budżetu, zapisem Wn 400, Ma 130, przy użyciu zapisu równoległego Wn 011 lub 080, Ma 800.

- przenoszeniu salda konta 860, oznaczającego wynik Urzędu za dany rok, na konto 800 na koniec roku, a nie w następnym roku pod datą zatwierdzenia bilansu Urzędu.

W związku z przyjętymi w Urzędzie praktycznymi rozwiązaniami wynik za dany rok jest ustalony z uwzględnieniem ujmowanych na koncie 400 wydatków inwestycyjnych (saldo konta kosztów jest przenoszone na koniec roku na konto 860). Jest on więc zupełnie inną kategorią ekonomiczną od przyjętej w zakładowym planie kont i określonej w ustawie o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 31). Zakup środków trwałych lub wydatek dotyczący inwestycji nie powoduje zmniejszenia wartości aktywów, a tym samym nie może być traktowany jako koszt. Tego typu operacje gospodarcze nie powodują zmian w stanie aktywów. Kosztem jest natomiast stopniowe zużycie aktywów trwałych odnoszone w koszty w formie odpisów amortyzacyjnych.

Badając prawidłowość i terminowość zapisów księgowych stwierdzono też inne nieprawidłowości, z których za najważniejsze należy uznać:

- niebieżące dokonywanie zapisów na takich kontach, jak 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 222 „ Rozliczenie dochodów budżetowych” – str. 12-13 protokołu;

- wycenę środków trwałych nabytych w grudniu 2004 r. ze środków Fundacji EkoFunduszu z uwzględnieniem podlegającego zwrotowi podatku VAT, tj. z naruszeniem art. 28 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 15 protokołu,

- pominięcie w ewidencji dochodów i wydatków budżetu opłaconych w 2005 r. faktur za omawiane środki trwałe w części dotyczącej podlegającego zwrotowi podatku VAT i zwróconego podatku VAT – str. 16 protokołu,

- niezgodność podatku VAT wykazywanego w miesięcznych deklaracjach z rzeczywistą sprzedażą, w związku z zaliczaniem do przychodów pobranych przez konserwatorów opłat za wywóz nieczystości płynnych i za odprowadzanie ścieków dopiero w dniu ich wpłaty na rachunek budżetu, a nie w dniu wystawienia faktury – str. 28-29 protokołu kontroli,

- nieujęcie w ewidencji zobowiązań (zaległości) z tytułu składek członkowskich na rzecz Związku Komunalnego „Biebrza” w kwocie 46.441 zł – str. 29 protokołu kontroli,

- nieprowadzenie bieżącej ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych – str. 23 protokołu kontroli.

         Przedstawione nieprawidłowości dotyczące rachunkowości prowadzonej w Urzędzie Gminy w Trzciannem pozwalają na sformułowanie wniosku, że księgi rachunkowe nie spełniają wymogów określonych w art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości w zakresie ich rzetelności, bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Świadczy to o niewłaściwym wykonywaniu funkcji przez Skarbnika Gminy (kierownika Referatu Finansowego), zobowiązanego zakresem czynności oraz przepisami ustawy o finansach publicznych do prowadzenia rachunkowości budżetowej.

Ewidencja księgowa prowadzona w Urzędzie Gminy Trzcianne przekłada się na rzetelność danych wykazywanych w sprawozdawczości budżetowej. Czynności kontrolne wykazały, że sprawozdania budżetowe dotyczące 2005 roku zawierały zarówno dane niespójne z ewidencją księgową (nieuzgodnioną wewnętrznie), jak i dane niezgodne ze stanem rzeczywistym. Ustalenia kontroli w tym zakresie zostały przedstawione na str. 20-24 protokołu kontroli. Do najistotniejszych nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości należy zaliczyć:

1) pominiecie w ewidencji księgowej, a tym samym i w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-NDS za I półrocze 2005 r., wydatków dotyczących projektu finansowego ze środków ZPORR, zrealizowanych dzięki pożyczkom zaciągniętym w WFOŚiGW w kwocie 748.981 zł; w związku z tym wydatki budżetu wykazano w kwocie 3.216.197 zł, zamiast w kwocie 3.965.178 zł, zaś zamiast deficytu w kwocie 287.914 zł, wykazano nadwyżkę budżetu w wysokości 461.067 zł;

2) niezgodność danych w sprawozdaniach Rb-Z za I, II, III kwartał 2005 r. ze stanem księgowym i stanem rzeczywistym, co ilustruje zestawienie:

3) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S danych obrazujących zaangażowanie wydatków budżetowych (kol.5) jako sumy wydatków wykonanych i zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego, zamiast danych wynikających z ewidencji, która winna być prowadzona na kontach pozabilansowych: 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” oraz, po nowelizacji rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., 997 „Zaangażowanie środków funduszy pomocowych”; z ustaleń kontroli wynika, że bieżąca ewidencja zaangażowania nie była prowadzona;

4) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z kredytów zaciągniętych w bankach komercyjnych jako zobowiązań wobec sektora finansów publicznych.

         Błędne dane stwierdzono również w rocznych sprawozdaniach Rb-NDS i Rb-Z, ale w wyniku instruktażu udzielonego podczas kontroli nieprawidłowości zostały wyeliminowane w formie korekty sporządzonych sprawozdań.

         Kontrola wykazała ponadto, że nie został sporządzony skonsolidowany bilans gminy za 2004 rok. Bilans ten należało sporządzić w oparciu o bilans wykonania budżetu i łączny bilans jednostek budżetowych gminy, w oparciu o zasady określone w § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. W związku z nowelizacją przywołanego rozporządzenia skonsolidowany bilans gminy za 2005 r. podlega przekazaniu do Regionalnej Izby Obrachunkowej.

         W toku czynności kontrolnych, na podstawie okazanych dowodów księgowych, określono właściwe księgowania związane z realizacją projektu „Budowa stacji uzdatniania wody w Laskowcu wraz z siecią wodociągową”, a propozycje tych księgowań przedstawiono w zestawieniu tabelarycznym – str. 17-20 protokołu kontroli. Podjęto również działania zmierzające do ustalenia rzeczywistego zadłużenia z tytułu kredytów i pożyczek oraz zaprowadzenia ich odrębnej ewidencji. Po uwzględnieniu uwag kontrolujących i dokonaniu odpowiednich korekt księgowych księgi rachunkowe Urzędu mogły uzyskać cechy wymagane ustawą o rachunkowości. Jednakże analiza poszczególnych pozycji sporządzonego i przekazanego do Regionalnej Izby Obrachunkowej (już po podpisaniu protokołu) bilansu z wykonania budżetu za 2005 rok budzi wątpliwości, co do właściwego spożytkowania uwag przedstawionych w trakcie trwania kontroli. Na przykład:

- w zestawieniu zawierającym księgowania dotyczące realizowanego projektu wskazano księgowanie nieprzekazanej w 2005 r. dotacji z budżetu państwa i środków unijnych jako należności (konta 224 i 240) w korespondencji ze stroną Ma konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”. Zgodnie z tymi zapisami, w bilansie należało wykazać w aktywach należności w łącznej kwocie 525.116,80 zł (poz. II), w tym w poz. II.2 – 166.410 zł, a w poz. II.3 – 358.706,80 zł. W pasywach bilansu dochody przyszłych okresów ujęte na koncie 909 należało wykazać w poz. III w kwocie 525.116,80 zł. W przedłożonym bilansie wykazano w aktywach należności od budżetów w kwocie 166.410 zł (poz. II.2) i inne aktywa w kwocie 525.116,80 zł (poz. III, wskazuje to na podwójne ujęcie kwoty 166.410 zł), a w pasywach nie wykazano żadnej kwoty;

- dochody budżetu gminy według sprawozdania Rb-27S i Rb-28S wyniosły odpowiednio 9.278.531 zł i 10.288.546 zł. Deficyt budżetu za 2005 r. zamknął się więc kwotą 1.010.015 zł. Uwzględniając dochody ze środków unijnych w kwocie 1.426.980 zł i wydatki z tych środków – 1.758.687 zł, dochody budżetu za 2005 r. podlegające ewidencji na koncie 901 wyniosły 7.851.551 zł, a wydatki podlegające ewidencji na koncie 902 – 8.529.859 zł. W związku z tym, wynik budżetu za 2005 r., ustalony na koncie 961 po przeksięgowaniu na koniec roku sald kont 901 i 902, winien wynosić minus 678.308 zł, a nie jak wykazano w poz. II.2 pasywów bilansu – minus 204.004,01 zł;

- zakładając, że wykazany w poz. II.6 skumulowany niedobór na zasobach budżetu jest prawidłowy, aktywa netto budżetu (poz. II bilansu) na koniec roku powinny wynosić minus 1.936.762 zł, a nie jak wykazano w bilansie minus 1.489.458 zł. Uwzględniając nieujęte w poz. III pasywów międzyokresowe rozliczenie z tytułu dochodów w kwocie 525.117 zł, suma bilansowa na koniec roku powinna wynieść 865.262 zł.

Badając prawidłowość konstrukcji uchwały budżetowej na 2005 rok stwierdzono, że wynikające z umowy zawartej z instytucją pośredniczącą środki na realizację projektu „Budowa stacji uzdatniania wody w Laskowcu wraz z siecią wodociągową” zostały w całości, tj. w kwocie 2.028.409,- zł, ujęte w par. klasyfikacji dochodów o symbolu 6339 „Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych gmin”. W paragrafie tym można było ująć tylko dotację z budżetu na współfinansowanie projektu w kwocie 241.477,- zł, a środki pomocowe z EFRR w wysokości 1.786.932,- zł należało zaplanować w par. 6298 „Środki na dofinansowanie własnych inwestycji gmin (związków gmin), powiatów (związków powiatów) pozyskane z innych źródeł”. W niewłaściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej zaplanowano wydatki związane z realizowanym projektem, przyjmując wydatki finansowane środkami własnymi w par. 6050 (190.054,- zł), a wydatki finansowane dotacją i środkami pomocowymi z EFRR w par. 6059 (2.028.409,- zł). Prawidłowo należało wydatki ze środków unijnych w wysokości 1.786.932,- zł przyjąć w par. 6058, pozostałe zaś wydatki, stanowiące wkład krajowy do projektu w kwocie 431.531,- zł, w par. 6059 – str. 29-31 protokółu kontroli.

W wyniku kontroli ustalono, że Urząd Gminy Trzcianne prowadzi działalność w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków i w związku z tym w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72 poz. 747 ze zm.) jest przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym. Rada Gminy Trzcianne nie uchwaliła dotychczas regulaminu odprowadzania ścieków na terenie gminy. Obowiązek opracowania takiego regulaminu, zgodnie z art. 19 przywołanej ustawy, spoczywa na Urzędzie Gminy Trzcianne, który obowiązany jest również do określania taryfy za zbiorowe odprowadzanie ścieków i przedkładania jej do zatwierdzenia Radzie Gminy (analogiczne obowiązki spoczywają na przedsiębiorstwie w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę). Zasady określania taryf i ich zatwierdzania są określone w rozdz. 4 i 5 przywołanej ustawy. Urząd Gminy dotychczas nie opracowywał i nie przedstawiał organowi stanowiącemu taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków, a w rozliczeniach z odbiorcami stosował opłatę w wysokości 1,40 zł/m³ ustaloną uchwałą Nr 58/XIII/2000 Rady Gminy Trzcianne z dnia 24 lutego 2000 r. Opłata ta jest niższa od ponoszonych kosztów odprowadzania ścieków. Wprawdzie ewidencja księgowa prowadzona w Urzędzie nie pozwala na wyodrębnienie przychodów i kosztów dotyczących zbiorowego odprowadzania ścieków, ale wskazuje na to porównanie dochodów budżetu w rozdz. 90001 par. 0690 (obejmującym wpływy za odprowadzanie ścieków i wywóz nieczystości płynnych) wynoszących w 2005 r. 40.972,- zł i wydatków w tym rozdziale zrealizowanych w wysokości 125.902,- zł. Cena za wywóz ścieków z szamb wynosi 25,- zł za 1 beczkę asenizacyjną i została ustalona uchwałą Rady Gminy Trzcianne Nr 88/XX/2000 z dnia 25 stycznia 2000 r. – str. 51 -52 protokołu kontroli.

Analizując listy płac za 2004 i 2005 rok stwierdzono, że większość pracowników otrzymała składnik wynagrodzenia w postaci dodatku specjalnego. W 2004 r. dodatki takie wypłacono za marzec, maj, lipiec, październik i grudzień w łącznej kwocie 57.620,- zł, a w 2005 r. za maj i listopad w łącznej kwocie 22.280,- zł. Zgodnie z przepisami § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.; w poprzednim stanie prawnym § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 lutego 2003 r.), pracownikom urzędu może być przyznawany dodatek specjalny, ale nie może on mieć charakteru powszechnego. Z ustaleń kontroli wynika, że dodatek specjalny był wypłacany wbrew postanowieniu § 8 ust. 4 rozporządzenia także pracownikom obsługi, m. in. konserwatorom i sprzątaczce. Dodatek był wypłacany też nie tylko pracownikom Urzędu, ale również pracownikom innych niż Urząd jednostek organizacyjnych, tj. pracownikom Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnego Ośrodka Kultury i Biblioteki Publicznej Gminy, mimo że przepisy dotyczące wynagrodzeń w tych jednostkach, określone rozporządzeniem Rady Ministrów z 2 sierpnia 2005 r (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.; poprzednio z dnia 26 lipca 2000 r.) i rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.), nie przewidują możliwości wypłacania tego typu dodatków – str.53-54 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto, że za 2004 i 2005 r. dodatkowe roczne wynagrodzenie naliczono i wypłacono pracownikom gminnych instytucji kultury, mimo że ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.) nie przewiduje tego typu wypłat w instytucjach kultury (art. 1 ust. 2 ustawy) – str. 54 protokołu kontroli.

         W zakresie udzielania zamówień publicznych nie stwierdzono nieprawidłowości mających wpływ na wynik postępowania. Ustalono, że kosztorys inwestorski dla zamówienia na budowę stacji uzdatniania wody wraz z siecią wodociągową został opracowany w lipcu 2003 roku, natomiast postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego rozpoczęto w marcu 2005 roku. Stosownie do przepisu art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane – str. 55-56 protokołu kontroli.

         Natomiast przy opisie przedmiotu zamówienia na kredyt inwestycyjny w wysokości 1.100.000 zł zamawiający nie wskazał nazwy i kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień. Wymóg w tym względzie ustanawia art. 30 ust. 4 Prawa zamówień publicznych – str. 58 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Kontrola dochodów z tytułu podatku od nieruchomości podatników – osób prawnych oraz jednostek nieposiadających osobowości prawnej doprowadziła do ustalenia następujących nieprawidłowości:

- brak działań w zakresie rozbieżności pomiędzy powierzchniami gruntów deklarowanymi przez podatników, a powierzchniami gruntów wynikającymi z ewidencji budynków i gruntów Starostwa Powiatowego w Mońkach - podatnicy o nr kont 1; 3; 11 – str. 34 prot. kontroli,

- wykazywanie do opodatkowania, przez podatników mających status przedsiębiorców, budynków i gruntów pozostałych jako nie związanych z działalnością gospodarczą. W dokumentacji podatkowej brak dokumentów potwierdzających, że budynki i grunty wykazane jako pozostałe nie są i nie mogą być wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej ze względów technicznych. A zatem zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych grunty, budynki należało wykazać jako związane z działalnością gospodarczą - podatnicy o nr kont 19; 16 – str. 34 i 35 prot. kontroli,

- w przypadku dokonywania korekty deklaracji na podatek od nieruchomości podatnik o nr konta 19 nie dołączył pisemnego wyjaśnienia. Obowiązek złożenia wyjaśnień w przypadku dokonywania korekty został określony w art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej. Wynika z niego, że podatnik jest zobowiązany dołączyć pisemne wyjaśnienie przyczyn korekty zawartej w deklaracji.

Natomiast w przypadku podatnika o numerze konta 16 wymagane jest prawidłowe ustalenie powierzchni gruntów korzystających ze zwolnień i wyłączeń na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Brak weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych m.in. pod kątem ich zgodności z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadziło do nieprawidłowości opisanych na stronach 35 i 36 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej ustalono, że w przypadku opisanym na stronie 37 protokołu kontroli (podatnik o nr konta 2) służby organu podatkowego nie podjęły działań, będących następstwem czynności sprawdzających, w celu wyjaśnienia różnicy 133,63 ha w powierzchni użytków wskazanej deklaracją, a ewidencją geodezyjną. Inną nieprawidłowością stwierdzoną w opisywanym przypadku było wykazanie w deklaracji gruntów sklasyfikowanych jako N-nieużytki (6174,89 ha) oraz Wp-wody płynące (52,45 ha). Tego rodzaju grunty, co do zasady objęte są przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i powinny być wykazane w deklaracji na podatek od nieruchomości wraz ze wskazaniem ustawowego tytułu ich zwolnienia z opodatkowania.

         Opis na stronie 37 protokołu kontroli (podatnik o nr 1)wskazuje, iż także w tym przypadku nie prowadzono czynności sprawdzających i nie dokonano weryfikacji danych zawartych w deklaracji. Opis wskazuje także na wady systemu pozyskiwania i weryfikacji danych stanowiących podstawę wymiaru należności podatkowych, w zakresie gruntów wydzierżawionych, co prowadzi do naruszenia zasad powszechności i prawidłowości opodatkowania. Należy, zatem stwierdzić, że organ podatkowy powinien podjąć działania mające na celu uzyskanie informacji od podatnika na temat wskazanej kategorii gruntów. Należy również prowadzić tak ewidencje, aby pozwalała ona na dokonywanie czynności sprawdzających wskazywanych treścią art. 272 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa.

W wyniku kontroli zapisów w ewidencji podatkowej ustalono, że do powierzchni gospodarstw rolnych zaliczone zostały grunty sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako N-nieużytki. Zgodnie z § 67 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 (Dz. U. Nr 38, poz. 454) nieużytki stanowią oddzielną grupę użytków gruntowych, a zatem nie mogą być zaliczone do powierzchni gospodarstw rolnych, ponieważ w definicji wynikającej z art. 2 za gospodarstwo rolne uważa się obszar gruntów będących użytkami rolnymi oraz gruntami zadrzewionymi lub zakrzewionymi na użytkach rolnych o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha lub 1 ha przeliczeniowy. W trakcie kontroli opodatkowania rolników podatkiem od nieruchomości stwierdzono, że w ewidencji podatkowej nie były wprowadzone dane dotyczące powierzchni budynków mieszkalnych. Jak wynika z wyjaśnień złożonych w trakcie kontroli organ podatkowy w większości przypadków nie posiada wykazów nieruchomości lub informacji na podatek od nieruchomości. Sytuacja taka nie miała wpływu na powszechność opodatkowania, ponieważ uchwałą Nr 6/II/02 Rada Gminy zwolniła z podatku od nieruchomości budynki mieszkalne rolników. Obowiązek złożenia informacji ciąży na podatnikach z mocy art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych zgodnie z którym  osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 11, są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku. Pomimo zwolnienia w przypadku podatników będących rolnikami ciągle istnieje obowiązek podatkowy, a jedynie nie powstaje zobowiązanie podatkowe. Ponadto brak informacji o powierzchniach budynków mieszkalnych uniemożliwia prawidłowe ustalenie wysokości skutków finansowych zwolnienia na podstawie uchwały Rady Gminy, a tym samym prawidłowego sporządzenia sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP. Skutki wykazane w ww. sprawozdaniach z tytułu ulg i zwolnień nie zawierają utraconego w ten sposób podatku. Należy zatem stwierdzić, że zostały sporządzone niezgodnie z § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 zał. Nr 32 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426). W celu wyeliminowania nieprawidłowości należy wezwać podatników do złożenia informacji, a następnie dokonać korekty sprawozdania.

Ponadto w trakcie badania zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru należności wchodzących w skład łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono uchybienia opisane na stronach 39-41 protokołu kontroli, polegające głównie na dokonywaniu wymiaru należności na podstawie danych niezgodnych z danymi geodezyjnymi. Jest to pochodna braku weryfikacji danych w ramach prowadzonych czynności sprawdzających oraz niewyegzekwowania od podatników niezbędnych danych służących do wymiaru należności podatkowych.

Opis na stronie 41 protokołu kontroli dotyczący powszechności i prawidłowości samoopodatkowania podatkiem leśnym osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej wskazuje na brak reakcji służb organu podatkowego na stwierdzoną rozbieżność danych zawartych w złożonych deklaracjach podatkowych i danych z ewidencji geodezyjnej, a także wady złożonych deklaracji. Sytuacjom takim może zapobiec wyłącznie bezwzględne stosowanie się do obowiązków wynikających z treści art. 272 Ordynacji podatkowej w zakresie czynności sprawdzających oraz wykorzystywanie procedur zawartych w przepisach działu V tejże ustawy.

W uchwale Nr 105/XXII/97 z dnia 22 grudnia 1997 r. w sprawie zarządzenia poboru w drodze inkasa podatku rolnego, leśnego i podatków lokalnych Rada Gminy Trzcianne ustaliła w § 3 uchwały, że inkasentom przysługuje wynagrodzenie od zainkasowanych wpłat oraz pozostałych wpłat. Wynagrodzenie zostało określone w załączniku do uchwały. Z załącznika wynika, że do ustalenia wynagrodzenia przyjęto stawkę procentową, której wysokość jest uzależniona od sołectwa. W kontekście uregulowań zawartych w uchwale, inkasentom przyznano wynagrodzenie procentowo ustalane także od pozostałych wpłat tj. dokonanych przez podatników za pośrednictwem poczty, banku lub innych instytucji finansowych. Analiza odpowiednich przepisów Ordynacji podatkowej, a szczególnie art.9 i art. 28 § 4 wskazuje, iż powyższa sytuacja stanowi naruszenie zasad ustalania wynagrodzenia prowizyjnego za inkaso. W myśl pierwszego z przywołanych przepisów inkasentem jest podmiot obowiązany do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Treść drugiego z przywołanych przepisów Ordynacji wskazuje, iż organ stanowiący właściwej jst może ustalać wynagrodzenie dla inkasentów z tytułu poboru przez nich podatków stanowiących dochód tejże jst. Należy zatem rozważyć czy w kontekście przywołanych przepisów co najmniej częścią składową wynagrodzenia nie powinno być wynagrodzenie prowizyjne za inkaso, a więc ściśle powiązane z kwotami podatków faktycznie pobranych (zainkasowanych) przez inkasenta. Nie narusza to przy tym przepisów materialnego prawa podatkowego w zakresie stanowienia przez organy stanowiące jst wysokość wynagrodzenia za inkaso. Należy również nadmienić, iż istnieją różne metody określenia wysokości wynagrodzenia, dające możliwość stosowania elementów wynagrodzenia, których wysokość nie będzie zależna od kwoty pobranych podatków - str. 43 prot. kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości stosowania ulg i zwolnień przyznawanych na podstawie ustawy o podatku rolnym stwierdzono, że w przypadku ulg wynikających z art. 12 ust. 6 ustawy o podatku rolnym organ podatkowy nie wydawał decyzji podatkowych. Zgodnie z treścią art. 13d ust. 1 ustawy, zwolnienia i ulgi podatkowe, za wyjątkiem wymienionych w tym przepisie, stosuje się na podstawie decyzji wydanej na wniosek podatnika. Należy zatem stwierdzić, że w kontrolowanej jednostce ulgi o których mowa na wstępie przyznawano z istotnym naruszeniem przepisów. Należy również dokonać weryfikacji wymiaru podatku u podatników korzystających z ulgi niezgodnie z przepisami - str. 44 prot. kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono, że z zapisów uchwały Nr XX/101/04 nie wynika, w jakich terminach inkasent powinien wpłacić i rozliczyć się z pobranej opłaty. Takich uregulowań nie ma także w innych regulacjach wewnętrznych. Z treści art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wynika, że opłatę targową pobiera się od sprzedających na targowiskach. Takie sformułowanie wskazuje, że terminem płatności opłaty jest dzień dokonania sprzedaży. W związku z tym, że w kontrolowanej jednostce nie określono terminu płatności inkasenta obowiązuje termin wynikający z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej zgodnie, z którym terminem płatności dla inkasentów jest następny dzień następujący po dniu w którym zgodnie z przepisami prawa powinno nastąpić opłacenie podatku. Z analizy ewidencji wynika, że inkasent pobierał opłatę przez cały rok a wpłat dokonywał tylko czterokrotnie- str. 45 prot. kontroli. Należy przy tym wskazać, iż wpłata pobranych podatków po terminie wynikającym z przepisów prawa podatkowego jest zaległością podatkową w myśl art 51 § 3 Ordynacji podatkowej, a od zaległości podatkowych winny zostać naliczone odsetki za zwłokę na zasadach wynikających z treści przepisów rozdziału 6 Ordynacji.

         W wyniku kontroli decyzji wydawanych przez organ podatkowy na podstawie art. 67a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa pod względem formalno prawnej zgodności z obowiązującymi przepisami stwierdzono, że posiadają one uchybienia natury formalnej. Miedzy innymi w toku prowadzonego postępowania podatkowego organ podatkowy przed podjęciem rozstrzygnięcia nie ustalił sytuacji finansowej podatnika oraz jaki wpływ na nią miałoby opłacenie podatku. W większości przypadków decyzje podejmowano na podstawie informacji zawartych w protokole o stanie majątkowym. Brak jest natomiast dokumentów źródłowych, które mogłyby potwierdzić sytuację materialną podatnika. Można, zatem uznać, że organ podatkowy nie przestrzegał przesłanek zawartych w treści art. 67a, a także przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej.

         Kolejną stwierdzoną nieprawidłowością był brak w decyzjach uzasadnienia o którym mowa w art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa (uzasadnienie faktyczne i prawne). Wprawdzie zgodnie z art. 210 § 5 ww. ustawy istnieje możliwość odstąpienia od uzasadnienia decyzji w przypadku, kiedy uwzględnia ona w całości żądanie strony, za wyjątkiem sytuacji, kiedy na podstawie decyzji została przyzna ulga w zapłacie podatku. Każda decyzja, którą wydano na podstawie art. 67a § 1 ww. ustawy dotyczy ulgi w zapłacie podatku. Wobec powyższego uzasadnienie w takich decyzjach w myśl wskazanego przepisu jest obowiązkowe - str. 47-48 prot. kontroli.

Analiza zapisów zawartych w zakładowym planie kont przeprowadzona pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami wskazuje, że opis zdarzeń gospodarczych ewidencjonowanych na kontach 011, 020, 140, 226, 310 nie przewiduje możliwości dokonywania na nich zapisów w przypadku zapłaty podatków w innej formie aniżeli środkami pieniężnymi. Tym samym regulacje wewnętrzne nie uwzględniają przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511). W trakcie kontroli stwierdzono również, że obowiązująca od dnia 15 sierpnia 2005 roku instrukcja ewidencji i poboru podatków i opłat w Gminie Trzcianne wprowadzona zarządzeniem N r 7/2005 Wójta Gminny Trzcianne jest sprzeczna z przepisami wskazanego rozporządzenia. W opisie na stronach 50-51 protokołu kontroli wyspecyfikowano owe błędy, z uwzględnieniem przepisów Ordynacji podatkowej obowiązujących w kwestii zarachowywania wpłat.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości, nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i (zwłaszcza) rachunkowości gminy, a także przepisów w zakresie wymiaru i poboru podatków lokalnych.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy; zakresy czynności niektórych pracowników przywołano w protokole kontroli). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych (obecnie art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych).

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają obecnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych. Należy też wskazać, iż na Wójcie Gminy spoczywa obowiązek nadzoru nad prowadzeniem rachunkowości – stosownie do postanowienia art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Doprowadzenie zapisów w rejestrach gminnych instytucji kultury do zgodności z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki, a także zapisów w statutach instytucji do zgodności z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

2. Prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych dla gminnych instytucji kultury oraz finansowanie ich działalności w formie dotacji na rachunek bieżący tych instytucji.

3. Dokonanie zmian w wewnętrznych przepisach normujących elementy organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli poprzez usunięcie z nich zapisów dotyczących miejskiej jednostki samorządu terytorialnego i uwzględnienie w nich, że w Urzędzie Gminy jest prowadzona obsługa finansowo-księgowa gminnych instytucji kultury i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

4. Spowodowanie zaprzestania stosowania odstępstw od zasad funkcjonowania kont syntetycznych określonych w zakładowym planie kont i w załącznikach nr 1 i nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości – poprzez wyeliminowanie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, a zwłaszcza:

a) ujmowanie na koncie 133 wszystkich operacji wynikających z wyciągów bankowych do rachunku budżetu, w tym także dotychczas pomijanych wypłat dotyczących wydatków objętych planem finansowym Urzędu;

b) zachowanie należytej staranności przy ewidencji kredytów i pożyczek, a w szczególności:

- właściwe kwalifikowanie zobowiązań finansowych z tych tytułów do kredytów lub pożyczek na podstawie umów zawartych z kredytodawcami lub pożyczkodawcami;

- ujmowanie kredytów i pożyczek zgodnie z dokumentami bankowymi w wysokości kwot uruchomionych, a nie jak dotychczas w wysokości wynikającej z zawartych umów;

c) zaprzestanie ewidencjonowania na koncie 139 operacji związanych z dochodami i wydatkami budżetu gminy w przypadkach, gdy z umów dotacji lub umów o dofinansowanie projektów realizowanych z udziałem środków unijnych wynika konieczność prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego;

d) dokonywanie rozliczeń dochodów budżetowych Biura Obsługi Szkół Samorządowych z wykorzystaniem konta 222;

e) bieżące księgowanie na koncie 223 okresowych sprawozdań Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych przedkładanych przez BOSzS;

f) ustalanie wyniku budżetu za dany rok budżetowy na koncie 961, a skumulowanego wyniku budżetu na zasobach budżetu na koncie 960, kierując się opisem tych kont zamieszczonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.;

g) przeksięgowanie salda konta 961 obrazującego skumulowany wynik na zasobach budżetu na konto 960;

h) zaprzestanie odnoszenia w koszty działalności bieżącej (konto 400) wydatków dotyczących inwestycji i zakupów inwestycyjnych środków trwałych;

i) księgowanie kasowo zrealizowanych dochodów Urzędu w formie wpłat na rachunek budżetu na koncie 222 w ewidencji urzędu pod datą wyciągu bankowego, a nie jak dotychczas zapisem zbiorczym na koniec miesiąca;

j) zaprzestanie księgowań równoległych dotyczących wydatków inwestycyjnych zapisem Wn 011 lub 080, Ma 800 i zastąpienie tego księgowania zapisem Wn 011, 080 lub 201, Ma 130;

k) przeksięgowywanie wyniku Urzędu na fundusz jednostki w następnym roku budżetowym pod datą zatwierdzenia bilansu, a nie jak dotychczas pod datą kończącą rok budżetowy;

l) skorygowanie wartości początkowej i umorzenia nabytych w 2004 r. środków trwałych sfinansowanych dotacją z Fundacji EkoFundusz o przyjętą do ich wyceny wartość podatku VAT naliczonego w fakturach dostawców i zwróconego przez urząd skarbowy;

ł) uzgodnienie i ujęcie w ewidencji księgowej aktualnego zadłużenia z tytułu składek członkowskich na rzecz Związku Komunalnego „Biebrza”;

m) prowadzenie bieżącej ewidencji na kontach 201 i 221;

n) doprowadzenie do zgodności zapisów na koncie 225 dotyczących rozliczeń z tytułu podatku VAT z danymi wykazywanymi w deklaracjach VAT-7;

o) prowadzenie bieżącej ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych na kontach pozabilansowych 997, 998, 999, zgodnie z ich opisem zamieszczonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

5. Prowadzenie bieżącej ewidencji księgowej operacji związanych z realizacją projektów finansowych ze środków unijnych, celem niedopuszczenia w przyszłości do pozostawiania poza ewidencją księgową istotnej części dochodów i wydatków budżetu gminy.

6. Ujmowanie w ewidencji budżetu wszystkich dochodów i wydatków budżetu.

7. Stosowanie w planowaniu i wykonaniu budżetu właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków związanych z projektami finansowymi ze środków pomocowych, zgodnych z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.).

8. Rzetelne i prawidłowe pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym sporządzanie sprawozdań budżetowych, w tym przestrzeganie zasady zgodności danych prezentowanych w tych sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

9. Sporządzanie skonsolidowanego bilansu gminy.

10. Wypełnienie zadań nałożonych na Urząd jako przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne przepisami ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz aktów wykonawczych, w zakresie opracowania wymaganych regulaminów i ustalenia taryf oraz ich przedłożenia organowi stanowiącemu gminy.

11. Zaprzestanie wypłacania pracownikom Urzędu dodatków specjalnych w formie sprzecznej z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r., a także zaprzestanie wypłacania tego typu dodatków pracownikom innych niż Urząd jednostek organizacyjnych.

12. Zaprzestanie dokonywania wypłat dodatkowych rocznych wynagrodzeń pracownikom gminnych instytucji kultury.

13. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych w odniesieniu do terminu ustalania wartości zamówienia publicznego oraz określania przedmiotu zamówienia.

14. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem jest m.in. zaniechanie prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających.

15. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniach zawartych w opisie w protokole kontroli.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie uregulowań dotyczących podstawy naliczania wynagrodzenia inkasentom podatków lokalnych.

17. Udzielanie ulg w podatku rolnym zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku rolnym.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej, z uwzględnieniem obowiązku ustanowienia procedur kontroli wewnętrznej w zakresie pozyskiwania dochodów.

19. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzeganie przepisów tej ustawy dotyczących postępowania podatkowego.

20. Prowadzenie księgowej ewidencji podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami wskazanymi w protokole kontroli i części opisowej niniejszego wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku