Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Czarnej Białostockiej

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 marca 2011 roku (znak: RIO.I.6001-22/10), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Tadeusz Matejko

                                                                                              Burmistrz

Czarnej Białostockiej

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czarna Białostocka za 2009 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Czarnej Białostockiej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych dochodów oraz wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W wyniku kontroli pełnomocnictw udzielonych przez Pana Burmistrza kierownikom jednostek organizacyjnych stwierdzono, że udzielono je także kierownikom instytucji kultury, czyli jednostek posiadających osobowość prawną. Należy wskazać, że regulacja zawarta w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Instytucje kultury posiadają zaś osobowość prawną zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją kultury i reprezentuje ją na zewnątrz z mocy art. 17 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, a nie na podstawie pełnomocnictwa. Należy zatem pełnomocnictwa te uznać za bezprzedmiotowe – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza procedur kontroli wewnętrznej i ich praktycznego stosowania wykazała, że dokumenty księgowe zatwierdzał pod względem formalno-rachunkowym m.in. inspektor ds. księgowości budżetowej, któremu obowiązki w tym zakresie nie były formalnie powierzone. W trakcie kontroli, aneksem z 22 grudnia 2010 r., zakres czynności inspektora ds. księgowości budżetowej został uzupełniony o sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym – str. 6 protokołu kontroli.

W zakresie regulacji składających się na przyjęte w jednostce zasady rachunkowości stwierdzono, że nie określają one, które księgi rachunkowe mają być prowadzone techniką ręczną. W praktyce księgi rachunkowe w większości prowadzone są przy użyciu komputera, techniką ręczną prowadzono jedynie ewidencję analityczną środków trwałych i pozostałych środków trwałych – str. 7 protokołu kontroli. Przepisy wewnętrzne kontrolowanej jednostki nie wskazują także kwoty, od której ewidencjonuje się składniki majątkowe w ewidencji ilościowo-wartościowej pozostałych środków trwałych. Faktycznie w tej ewidencji ujmowano przedmioty o wartości od 7 do 3.500 zł – str. 117 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a) zapisy księgowe nie spełniają wymogów art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy w zakresie oznaczenia ich datami. Zgodnie z przywołanymi przepisami zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu. Okazany wydruk dziennika zawiera tylko jedną datę określoną jako „data dekretacji”, faktycznie stanowiącą datę zapisu – str. 8 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo w ewidencji budżetu ujęto, jako zobowiązanie na koniec 2009 r. na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, kwotę 134,30 zł wpłaconą tytułem kaucji za bęben do kabla elektrycznego wykorzystywanego do iluminacji kościoła (zwrot kaucji nastąpił 29 lipca 2010 r.) – str. 17 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo ujęto na koncie 133 „Rachunek budżetu”, w korespondencji z kontem 240, kwotę 20.884,04 zł dotyczącą kaucji od lokali mieszkalnych przekazanych z Przedsiębiorstwa Komunalnego wraz z odsetkami. Kaucje mieszkaniowe – jako niestanowiące środków budżetu – powinny być ujęte w ewidencji Urzędu Miejskiego na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” – str. 17 protokołu kontroli,

d) utrzymywano na koncie 240 w ewidencji Urzędu należności w kwocie 28.379,64 zł dotyczące środków zgromadzonych w bankach upadłych w latach 1994-1995, tj. w Animex Banku i Banku Spółdzielczym w Czarnej Białostockiej, których zasadności nie weryfikowano. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że Urząd jest w posiadaniu jedynie szczątkowej dokumentacji związanej z upadłością banków, świadczącej o tym, że wierzytelności gminy były brane pod uwagę przy podziale masy upadłościowej. W trakcie trwania kontroli, w dniu 23 grudnia 2010 r., zwrócono się do Sądu Okręgowego w Białymstoku VII Wydziału Gospodarczego o informację o sposobie zakończenia postępowania upadłościowego celem zamknięcia kont księgowych dotyczących tych wierzytelności – str. 19 protokołu kontroli,

e) nie naliczano odsetek od nieterminowych płatności czynszu dokonywanych przez Polską Telefonię Cyfrową; w dniu 27 grudnia 2010 r. wystawiono notę odsetkową dla PTC, w której ujęto odsetki od wszystkich niezapłaconych w terminie należności, w łącznej kwocie 250,54 zł. Kwota ta do dnia zakończenia kontroli nie wpłynęła – str. 24 protokołu kontroli; zgodnie z § 7 ust. 8 rozporządzenia, odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 23-24 protokołu kontroli. Aktualnie regulacje w tym zakresie zawiera § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861),

f) nie została ujęta w księgach w pełnej wysokości należność gminy od PHU K. P. Kontrahent zalegał z opłatą czynszu za najem w wysokości 8.525,21 zł, dotyczącą dwóch umów najmu z 29 września 2005 r. części nieruchomości położonej przy ul. Fabrycznej w Czarnej Białostockiej oraz lokalu usługowego przy ul. Piłsudskiego. Mimo rozwiązania umowy pismem z 10 maja 2006 r. w trybie natychmiastowym, najemca nadal bezumownie korzystał z nieruchomości. Nakazem płatniczym z 12 października 2006 r. Sąd Rejonowy w Białymstoku w postępowaniu upominawczym nakazał zapłacenie gminie kwoty 50.487,96 zł wraz z ustawowymi odsetkami. Należność ta do chwili zakończenia kontroli nie została uregulowana. W księgach rachunkowych jednostki ujęto jedynie należność w kwocie 8.525,21 zł oraz naliczano od niej odsetki. Należność w wysokości zasądzonej nie figuruje w księgach. W wyjaśnieniu Skarbnik stwierdził, że W księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego figurują należności od P.H.U. (...) w wysokości 8.525,21 zł z tytułu dzierżawy nieruchomości. Pozostała kwota należności wskazana w nakazie zapłaty w postępowaniu upominawczym dotyczy opłaty za bezumowne korzystanie z budynku i gruntu. Nie została ona zaewidencjonowana w księgach rachunkowych ponieważ Referat Finansowy nie otrzymał stosownych dokumentów na podstawie których można było dokonać stosownych księgowań. - str. 24-25 protokołu kontroli,

g) zapisy w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych, dokonane przed 1 stycznia 2008 r., nie zawierają daty zapisu oraz symbolu i numeru dowodu, na podstawie którego środki trwałe zostały przyjęte do ewidencji, czyli nie posiadają wszystkich cech zapisu księgowego wymaganych przez art. 23 ust. 2 ustawy – str. 117 protokołu kontroli,

h) utrzymywano w ewidencji nierealne saldo należności z tytułu użytkowania wieczystego w wysokości 17,26 zł (kontrahent nr 708); należność ta została uiszczona w dniu 17 grudnia 2004 r. – str. 28 protokołu kontroli,

i) do konta 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych” w ewidencji Urzędu nie była prowadzona ewidencja szczegółowa wymagana załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, która powinna zapewnić możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek – str. 74 protokołu kontroli.

W wyniku porównania należności wykazanych w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N Urzędu Miejskiego za 2009 r. stwierdzono, że między sprawozdaniami istnieje różnica w wysokości 378.191,54 zł. Wynikała ona z nieujęcia w sprawozdaniu Rb-27S należności podatkowych. W trakcie kontroli, w dniu 29 listopada 2010 r., została sporządzona korekta jednostkowego sprawozdania Rb-27S Urzędu. Wskazana nieprawidłowość nie miała wpływu na dane zbiorczego sprawozdania Rb-27S za 2009 r., które zawierało wszystkie należności budżetowe, łącznie z podatkowymi. Świadczy to, że sprawozdanie zbiorcze nie zostało sporządzone na podstawie sprawozdań jednostkowych, lecz na podstawie ksiąg rachunkowych jednostki – wbrew zasadzie zawartej w okresie objętym kontrolą w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), a obecnie w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Skarbnik wyjaśnił, że należności podatkowe w łącznej kwocie 378.191,54 zł nie zostały ujęte w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Miejskiego za 2009 r. omyłkowo. Sporządzając sprawozdania zbiorcze za 2009 r. dokonano sprawdzenia zarówno sprawozdań jednostkowych jak i ksiąg rachunkowych. Ze względu na upływający termin złożenia sprawozdań zbiorczych w pierwszej kolejności naniesiono prawidłową wartość w sprawozdaniu Rb-27S zbiorczym z zamiarem skorygowania sprawozdania jednostkowego (…) Niestety wśród licznych obowiązków służbowych nie dokonano stosownej korekty w odpowiednim czasie – str. 9 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki kasowej wykazała, że raporty kasowe oraz dowody wpłaty KP sporządzane były przy pomocy programu komputerowego. W wyniku analizy generowanych przez program dokumentów stwierdzono, że możliwe jest anulowanie przez kasjera operacji związanej z obrotem kasowym wraz z anulowaniem automatycznie nadanego przez program numeru kwitariusza przychodowego. Przy następnej wpłacie do kasy program nadaje ten sam numer kolejnej operacji. Stan taki był sprzeczny m.in. z obowiązującym w okresie objętym kontrolą przepisem § 29 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761), zgodnie z którym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera należy drukom ścisłego zarachowania automatycznie nadawać kolejne numery, przy czym nie mogą występować luki w numeracji, a każdy numer musi być niepowtarzalny. Numer anulowanego dokumentu nie może też być nadany innemu dokumentowi. Obecnie wymagania te określa § 27 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375).

Stwierdzono ponadto, że program kasowy nie posiada funkcji sporządzenia zestawienia anulowanych operacji. Instrukcja kasowa stanowi, że w dowodach kasowych nie można dokonywać poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych dowodów kasowych w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki oraz poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów. Anulowane formularze dowodu nie mogą być niszczone i podlegają przechowaniu. Kontrolowana jednostka nie posiada zbioru ewentualnych anulowanych formularzy.

Wpływ do kasy gotówki z opłaty skarbowej oraz za dowody osobiste ewidencjonowano na podstawie komputerowo wystawionego dowodu KP, a kwota na tym dokumencie dotyczyła kilku wpłacających. Ustalono bowiem, że wpłaty gotówkowe przyjmowane są również przez Urząd Stanu Cywilnego w Czarnej Białostockiej, znajdujący się w innym budynku. W takim przypadku kasjer przyjmował wpłaty zebrane przez USC, ewidencjonował w raporcie kasowym jedną kwotą oraz wystawiał dokument KP. Pod dokumentem tym dołączano przyjęte kwitariusze. Procedura związana z przyjmowaniem zebranych kwot i wystawionych kwitariuszy od USC nie została uregulowana w instrukcji kasowej.

W dniu 3 grudnia 2010 r. dokonano kontroli kasy Urzędu Miejskiego. Rzeczywisty stan gotówki wynosił 1.199,95 zł i był większy o 26,73 zł od stanu końcowego gotówki według raportu kasowego za dzień poprzedzający kontrolę, skorygowanego o dokonane do chwili kontroli wypłaty. Przyczyną rozbieżności było wypłacenie przez kasjera w dniu 2 grudnia 2010 r. pracownikom Urzędu kwoty 326,78 zł na opłacenie faktur. Rozchód z kasy w tym dniu nie został udokumentowany rozchodowym dokumentem kasowym, zaś stan końcowy kasy na zakończenie raportu kasowego z 2 grudnia wykazano w wysokości 1.500 zł. W tej kwocie mieścił się także ten nieudokumentowany rozchód. Dopiero w dniu 3 grudnia 2010 r., po opłaceniu faktur, rozchód został zaewidencjonowany w raporcie kasowym. Stan końcowy kasy na 2 grudnia 2010 r. wykazany w raporcie nie odzwierciedlał więc stanu faktycznego. Kasjer wyjaśnił, że przyczyną dokonywania rozchodów z kasy bez udokumentowania rozchodowym dokumentem kasowym były nagłe, konieczne i nie zaplanowane wydatki związane z: zakupem wody mineralnej w celu obsługi I sesji nowowybranej Rady Miejskiej - 63,34 zł oraz zakupem paliwa zimowego do autobusu szkolnego w związku z wystąpieniem silnego mrozu – 263,44 zł. (…) W dniu przeprowadzenia kontroli, czyli rano w dniu 3.12.2010 r. pogotowie kasowe było mniejsze o sumę wydatków wykazanych powyżej, jednak wykazano nadwyżkę w wysokości 26,73 zł. W ciągu dnia tj. 3.12.2010 r. dostarczono rozliczenie delegacji A. Tarkawian na kwotę 19,20 zł oraz fakturę na zakup środków czystości do USC na kwotę 35,30 zł, które należało zrealizować w formie wypłaty gotówki z kasy. Przy zamykaniu raportu kasowego, wymienione wszystkie wydatki zostały ujęte w pozycji rozchodu gotówki z kasy. Stan końcowy pogotowia kasowego wykazał niedobór w kwocie 27,77 zł, który został uzupełniony z prywatnych pieniędzy kasjera. Niedobór w kasie mógł powstać z powodu błędu podczas wypłat powyższych kwot ze względu na trudną i chaotyczną sytuację w ciągu kilku poprzedzających kontrolę dni (…).

Na niezgodność stanu kasy z raportem kasowym wpływ miało przede wszystkim dokonywanie rozchodu z kasy na opłacenie faktur bez ujęcia operacji w raporcie kasowym i bez żadnego dokumentu rozchodowego, np. wniosku o zaliczkę, a tylko na podstawie okazanych kasjerowi faktur. W myśl art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Powyższa praktyka nie pozwala uznać ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco w zakresie operacji gotówkowych – str. 13-15 protokołu kontroli.

         Kontrola procedury opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych wykazała naruszenie przez Pana Burmistrza terminu przekazania kierownikom jednostek informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej, na podstawie której jednostki opracowują plany finansowe. Zgodnie z art. 186 ust. 1 pkt 2 obowiązującej w okresie objętym kontrolą ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), informacja ta powinna być przekazana w terminie 21 dni od uchwalenia uchwały budżetowej. Uchwała na 2009 r. została podjęta 30 grudnia 2008 r., zaś informację przekazano 31 stycznia 2009 r. – str. 21-22 protokołu kontroli. Obecnie termin przekazania tej informacji analogicznie określa art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.

Badanie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste gruntów wykazało przypadki dopuszczenia do przedawnienia należności z tego tytułu w łącznej wysokości 11.478,91 zł. Zgodnie z brzmieniem art. 118 k.c., termin przedawnienia dla roszczeń o świadczenia okresowe wynosi trzy lata. Bieg terminu przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed sądem przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia (art. 123 k.c.). Jak wynika z ustaleń kontroli, przedawnieniu uległy należności z lat 2004-2006. Stwierdzono, że czynności windykacyjne albo w ogóle nie były podejmowane (dotyczy należności na kwotę 870,04 zł, których termin płatności upłynął 31 marca 2004 r.) albo ograniczały się do wysyłania wezwań do zapłaty, które to działania nie mają wpływu na przerwanie biegu terminu przedawnienia. W stosunku do największej należności na kwotę 10.550,78 zł dopiero w trakcie trwania kontroli (16 grudnia 2010 r.) został skierowany do sądu pozew o wydanie nakazu zapłaty. Prowadzenie spraw z zakresu windykacji należności gminy, za wyjątkiem należności podatkowych, należy od dnia 7 marca 2007 r. do zakresu czynności inspektora ds. budżetowych (kasjera). Wcześniej zagadnienia te nie były nikomu przypisane – str. 27-29 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że w dwóch zbadanych postępowaniach (sprzedaż nieruchomości nr 815/22 i 815/15) wyceny wartości prawa własności działek dokonano w sposób nieprawidłowy – na podstawie operatu szacunkowego z dnia 26 czerwca 2009 r., sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego w celu wyceny wartości działki nr 815/14, sąsiadującej z nieruchomościami objętymi sprzedażą. W wyjaśnieniu w sprawie powodów, dla których podstawy wyceny nie stanowił operat dotyczący zbywanych nieruchomości Pan Burmistrz stwierdził m.in., że w związku z tym, iż nieruchomości te są nieruchomościami podobnymi, porównywalnymi do nieruchomości wycenionej, ich stan prawny, fizyczny i funkcjonalny jest jak najbardziej do siebie zbliżony uznano, iż nie zachodzi potrzeba wydatkowania środków na kolejny operat szacunkowy. Zgodnie z art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości. Wartość nieruchomości, na gruncie przepisów art. 7 w zw. art. 156 ust. 1 tej ustawy, określają rzeczoznawcy majątkowi w formie operatu szacunkowego. W operacie szacunkowym przedstawia się sposób dokonania wyceny nieruchomości, w tym m.in. określenie nieruchomości i zakresu wyceny, określenie celu wyceny, podstawę formalną wyceny oraz źródła danych o nieruchomości, ustalenie daty określenia wartości nieruchomości – § 56 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2004 r. w sprawie wyceny nieruchomości i sporządzania operatu szacunkowego (Dz. U. Nr 207, poz. 2109 ze zm.). Z przywołanych przepisów wynika zatem, że określenie wartości nieruchomości powinno być dokonywane w sposób przewidziany ustawą dla każdej nieruchomości.

Badanie procedury sprzedaży tych nieruchomości wykazało ponadto, że sposób ustalenia ich ceny wywoławczej – w świetle przyjętych zasad (tj. na podstawie operatu dla działki 815/14) – był nieuzasadniony. Wniosek ten jest wynikiem przyjęcia przez jednostkę ceny za 1m², obliczonej na podstawie operatu, jako wartości brutto (z podatkiem VAT). W przypadku zbycia nieruchomości nr 815/22 jako cenę wywoławczą podano 61.000 zł wskazując, że jest to cena brutto (50.000 zł netto). Według danych operatu dla działki nr 815/14, jej wartość netto wynosiła 51.350 zł za 609 m², co daje 84,32 zł za m². Z przeliczenia ceny za 1m² ustalono wartość nieruchomości nr 815/22 na 56.241,44 zł, lecz dokonano jej zwiększenia do kwoty 61.000 zł brutto. W świetle postanowień operatu uznanie, że określona przez rzeczoznawcę majątkowego wartość nieruchomości jest wartością brutto było bezpodstawne. Ustalona w ten sposób cena wywoławcza nieruchomości 851/22 powinna wynosić co najmniej 56.241,44 zł netto (68.614,29 zł brutto). Z tych samych powodów cena wywoławcza działki nr 815/15 powinna wynosić co najmniej 52.025,44 zł netto, co stanowi 63.471,36 zł brutto, przyjęto zaś cenę wywoławczą na poziomie 45.901,64 zł netto (56.000 zł brutto) – str. 30-34 protokołu kontroli.

Do innych nieprawidłowości dotyczących procedury sprzedaży nieruchomości, w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, należało:

a) brak dowodów, aby informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży została zamieszczona na stronie internetowej Urzędu Miejskiego; upublicznienia informacji w tej formie wymaga art. 35 ust. 1 ustawy – str. 31 i 33 protokołu kontroli,

b) zaniechanie pisemnego powiadamiania przez organizatora przetargów osób wyłonionych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, do czego zobowiązuje art. 41 ust. 1 ustawy, stanowiący, że zawiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie). Dodać też należy, że w zawiadomieniu powinna być zamieszczona informacja o przysługującym organizatorowi przetargu uprawnieniu do odstąpienia od zawarcia umowy i zatrzymania wadium w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i w terminie podanych w tym zawiadomieniu – art. 42 ust. 2 ustawy – str. 33-35 protokołu kontroli.

         Na przykładzie zadania inwestycyjnego zrealizowanego w 2007 r., polegającego na budowie kanalizacji sanitarnej w ul. Cichej i Łąkowej w Czarnej Białostockiej, zbadano zagadnienie ustalania opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. Stwierdzone nieprawidłowości polegały na tym, że:

a) w stosunku do trzech działek (nr 818, 854/6 i 838) zlecono ich wycenę, lecz nie wydano decyzji w sprawie ustalenia opłaty; stwierdzono jednakże rozbieżności w dokumentacji wykonania przykanalików do granicy nieruchomości między mapą poinwentaryzacyjną sporządzoną przez geodetę (z której nie wynikało stworzenie warunków do podłączenia tych nieruchomości) a dokumentacją techniczną sporządzoną przez inspektora nadzoru, na którą Pan Burmistrz powołał się w złożonym wyjaśnieniu wskazując, że Podstawę dokonania zlecenia wykonania operatu szacunkowego stanowi m.in. dokumentacja techniczna oraz wykaz wykonanych przyłączy sporządzony przez p. A. Kuleszę – wykonawcę p. J. Puczko – inspektora nadzoru, z którego wynika iż w/w działki zostały uzbrojone poprzez wykonanie przyłączy do granicy nieruchomości. Wiążąc treść wyjaśnienia z brakiem wydania decyzji w sprawie opłaty należy przyjąć, że nie udokumentowano działań w celu ustalenia stanu faktycznego, skierowanych na wyjaśnienie rozbieżności dokumentacji, które powinny stanowić podstawę naliczenia opłaty lub odstąpienia od jej ustalania – str. 36-37 protokołu kontroli,

b) nie dokonano ustalenia opłaty adiacenckiej w stosunku do działki nr 821, do której według mapy poinwentaryzacyjnej wybudowano przykanalik. Zgodnie z art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wydanie decyzji o ustaleniu opłaty mogło nastąpić w terminie 3 lat od dnia stworzenia warunków do podłączenia do kanalizacji sanitarnej, czyli do 10 grudnia 2010 r. Orientacyjna strata z tego tytułu, wyliczona w protokole kontroli, stanowi kwotę 2.169,52 zł. W wyjaśnieniu w tej sprawie Pan Burmistrz wskazał że opłata adiacencka dla właścicieli działki nr 821 położonej przy ul. Cichej w Czarnej Białostockiej nie została ustalona ponieważ nie miałem wiedzy o tym, iż ta działka w związku z wykonywaną kanalizacją sanitarną uzyskała możliwość skanalizowania, tj. przedmiotowa działka nie figuruje ani w wykazie wykonanych przyłączy dla ul. Cichej w Czarnej Białostockiej, ani w operacie szacunkowym – str. 38-39 protokołu kontroli,

c) właściciel działki nr 843 obciążony został opłatą w kwocie 2.182,40 zł, którą zgodnie z decyzją z dnia 28 maja 2008 r. obowiązany był uiścić do dnia 7 lipca 2008 r.; wpłaty dokonano w dniu 31 sierpnia 2009 r. Z tytułu opóźnienia w zapłacie nie zostały naliczone ani pobrane odsetki ustawowe na podstawie art. 148 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, które powinny wynosić 312,80 zł. Przypisu należnych odsetek dokonano w trakcie kontroli – str. 41 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. wykazała przypadki jego zaniżenia z uwagi na nieuwzględnienie kwot dodatków specjalnych wypłaconych w 2008 r. Zaniżenie dotyczyło dodatkowego wynagrodzenia rocznego 5 osób, w tym Pana Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Skarbnika i wynosiło od 127,50 zł do 306 zł brutto (łącznie 1.116,23 zł).

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcia. Wszystkie pominięte dodatki specjalne miały charakter świadczeń periodycznych. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 22 września 2000 r. (sygn. akt I PKN 33/00) wskazano bowiem, że  To jednak, że wypłaty z określonego tytułu dokonywane są za różne okresy (o zróżnicowanej długości) nie oznacza jeszcze, że nie mają one charakteru periodycznego, jeżeli są dokonywane co pewien czas. Periodyczność wypłat nie może być bowiem utożsamiana z ich regularnością czy też z zasadą tożsamości okresów, za które się one należą, polega ona bowiem na tym, iż wypłaty dokonywane są co pewien czas za wykonywanie pewnego typu zadań, przy czym nie muszą one mieć charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane. Kontrola naliczenia dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2009 r. nie wykazała nieprawidłowości (dodatki specjalne zostały uwzględnione) – str. 66-68 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego ustalono, że w większości przypadków podróże odbywano samochodami niebędącymi własnością pracodawcy. Zgodnie z przepisami § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem własnym pracownika na jego wniosek. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca. Zgodnie z przywołanymi przepisami zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami prywatnymi pracowników powinno zatem następować na podstawie każdorazowo składanych wniosków w tej sprawie. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce pracownicy nie składali wniosków, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia – str. 69-70 protokołu kontroli.

Zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy dokonywany był jednemu pracownikowi Urzędu. Zawarta w tej sprawie umowa cywilnoprawna odnosiła się także do kwestii używania przez pracownika prywatnego samochodu w podróżach służbowych stwierdzając m.in., że niezależnie od wypłaty ryczałtu za jazdy lokalne pracodawca będzie zwracać pracownikowi koszty za każdą udokumentowaną poleceniem wyjazdu służbowego podróż służbową, którą pracownik odbędzie swoim samochodem. Dodano, że zwrot kosztów za podróż służbową następować będzie na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i ewidencji przebiegu pojazdu w kwocie równej iloczynowi przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za jeden kilometr, o której mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Podkreślenia wymaga, że zawarcie umowy cywilnoprawnej przewidziane jest jedynie jako podstawa używania pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych, o czym stanowi § 1 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., a zatem przywołane postanowienia umowy odnoszące się do odbywania podróży służbowych i ich rozliczania nie mają umocowania prawnego – str. 70-71 protokołu kontroli.

         W wyniku badania prawidłowości udzielania dotacji na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) stwierdzono, że ogłoszenie o konkursie ofert, których termin składania upływał 31 grudnia 2008 r., nie zostało zamieszczone na łamach dziennika o zasięgu lokalnym, co było wymagane na gruncie art. 13 ust. 3 ustawy (w stanie prawnym obowiązującym od 12 marca 2010 r. zamieszczenie ogłoszenia w prasie ma charakter fakultatywny) – str. 73 protokołu kontroli.

         Poza tym kontrola wykazała uchybienia w zakresie prawidłowości ofert złożonych we wskazanym wyżej konkursie, które polegały na:

- braku sprawozdania finansowego za ostatni rok w ofercie LKS „Czarni” – wymóg wskazany w warunkach konkursu oraz obowiązującym w okresie objętym kontrolą rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 6, poz. 25) – str. 74 protokołu kontroli,

b) przedłożeniu nieaktualnego odpisu z rejestru stowarzyszeń przez Towarzystwo Miłośników Czarnej Białostockiej i Okolic. Oferta została bowiem podpisana przez inne osoby niż to wynikało z przedłożonego odpisu. W trakcie kontroli okazano postanowienie Sądu Rejonowego w Białymstoku Wydział Gospodarczy KRS w sprawie rejestracji w Rejestrze Stowarzyszeń TMCzBiO z dnia 26 lutego 2009 r. Wskazany odpis został przedłożony do Urzędu Miejskiego po zawarciu umowy dotacyjnej – str. 75 i 78 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że sprawozdania z realizacji zadań przedłożone przez Towarzystwo Miłośników Czarnej Białostockiej i Okolic zostały niewłaściwe sporządzone w zakresie rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów i źródło finansowania za okres realizacji zadania. Przeznaczona do tego celu, w części II sprawozdania, tabela 1 odnosi się bowiem jedynie do kosztów finansowych, podczas gdy wpisano w niej w rubryce „z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów”, odpowiednio dla dwóch dotowanych zadań, kwoty 92.260 zł i 9.660 zł, które w istocie stanowiły tzw. wkład niefinansowy. Podobnie, tabela 2 „Rozliczenie ze względu na źródło finansowania” ma zastosowanie jedynie do źródeł tzw. finansowych, a uwzględniono w niej wkład niefinansowy dodając taką pozycję do formularza sprawozdania, co nie jest przewidziane we wzorze sprawozdania obowiązującym w okresie objętym kontrolą na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty… W praktyce jedynym źródłem finansowania obu zadań był Urząd Miejski w Czarnej Białostockiej – str. 77 i 79 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto, że decyzje Pana Burmistrza z dnia 14 grudnia 2009 r. i 28 kwietnia 2010 r., uznające dotacje udzielone Towarzystwu Miłośników Czarnej Białostockiej i Okolic na zadania: „Międzynarodowy Konkurs Modeli Wodnosamolotów Sterowanych Czarna Białostocka 2009” i „Piosenka jest dobra na wszystko” za rozliczone, nie znajdowały uzasadnienia w kontekście postanowień § 10 umowy dotacyjnej. Zgodnie z brzmieniem § 10 umowy, przyznane środki finansowe zleceniobiorca był zobowiązany wykorzystać w terminie 14 dni od dnia wskazanego w § 3 ust. 1 umowy jako termin końcowy wykonania zadania (upływał on odpowiednio 29 czerwca i 14 lipca 2009 r.). Dotowany podmiot rozliczając dotację przedłożył przelew do urzędu skarbowego z dnia 6 sierpnia 2009 r. dotyczący płatności podatku dochodowego od zawartych umów o dzieło na łączną kwotę 1.112 zł. Zapłata podatku miała miejsce odpowiednio 38 i 23 dni po granicznym terminie dokonania płatności. Z § 10 ust. 2 umowy wynikało, że środki finansowe niewykorzystane do tego terminu zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić wraz z odsetkami, w terminie 14 dni od dnia wskazanego w § 10 ust. 1, na rachunek zleceniodawcy. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie Pan Burmistrz stwierdził: Zleceniodawca uznał, że powyższe naruszenie zapisów umowy nie rzutowało na realizację projektu oraz wykonanie zakładanych w ofercie i umowie celów zarówno ogólnych jak i szczegółowych działań. Zleceniodawcy (...) zależało przede wszystkim na tym, aby zakładane działania były zrealizowane a środki wykorzystane zgodnie z założeniami, co w omawianym przypadku miało miejsce. Organizacje pozarządowe uczestniczące w konkursie są organizacjami działającymi w oparciu o wolontariat i konsekwencje związane z „karaniem” ich za drobne naruszenie byłoby niewspółmierne do „przewinienia” – str. 76-79 protokołu kontroli.

Analiza wydatków bieżących poniesionych w par. 4270 „Zakup usług remontowych” wykazała, że wbrew postanowieniom § 1 ust. 3 umowy z dnia 9 kwietnia 2009 r. na bieżące utrzymanie dróg gminnych w gminie Czarna Białostocka w roku 2009, zawartej z TRANSMAT A. Guziejko z Czarnej Białostockiej, wykonanie zleconego zakresu prac nie było każdorazowo potwierdzane przez zamawiającego pisemnym zamówieniem. Według zlecenia z dnia 31 sierpnia 2009 r. koszt wykonania remontów dróg miał wynieść 12.548,97 zł, podczas gdy faktura opiewała na sumę 24.170,05 zł. Ustalono, że zakres prac ze zlecenia dotyczył łącznie 7 pozycji, a z rozliczenia wynikało wykonanie robót w zakresie 13 pozycji. Zgodność pomiędzy zleceniem a rozliczeniem stwierdzono w zakresie 6 pozycji. Odnośnie pozycji ze zlecenia dotyczącej ul. Zagórnej kontrola wykazała, że pisemne zlecenie dotyczyło 200 m drogi, zaś wykonano łącznie 380 m. Jak wyjaśniono, pozostałe rozliczone prace (łącznie ze zwiększeniem ilości robót na ul. Zagórnej) zlecone zostały wykonawcy ustnie. Kontrola wykazała ponadto rozbieżności pomiędzy pisemnym zleceniem a rozliczeniem w zakresie prac na drodze rolniczej w Rudej Rzeczce – ze zlecenia wynikało wykonanie robót na drodze o dł. 130 m przy grubości warstwy pospółki 10 cm, podczas gdy rozliczono 130 m przy grubości warstwy pospółki 15 cm. Rzutowało to na cenę za usługę – według zlecenia miała ona wynosić 1.700,04 zł, a w praktyce stanowiła kwotę 2.540,46 zł. Jak wyjaśniono kontrolującym, konieczność zwiększenia grubości warstwy pospółki zaistniała w trakcie robót. Stwierdzono, że całość wykonanych prac rozliczona została według ceny zawartej w umowie, tj. 32,57 zł za 1 m³ – str. 79-80 protokołu kontroli.

Badanie wydatków bieżących poniesionych w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” wykazało przypadek zastosowania niewłaściwej klasyfikacji budżetowej w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Dotyczył on ujęcia w par. 4300, zamiast w par. 4270, wydatku na kwotę 11.041 zł  dotyczącego remontu drogi – str. 84 protokołu kontroli. Stwierdzono także, iż część wydatków sklasyfikowanych jak wydatki inwestycyjne na budowę zespołu boisk i urządzeń sportowych w ramach programu „Moje boisko – Orlik 2012” nie miała charakteru majątkowego. Uchybienie na kwotę 3.619,04 zł dotyczyło zakupu wyposażenia, który należało ująć w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 92-93 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości zawieranych umów wykazała przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika na umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, wymaganej dla skuteczności takich czynności prawnych przepisem art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 80, 84 i 99 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych wykazała, że badana jednostka nie sporządziła rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach za 2009 r., o którym mowa w art. 98 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Urząd miał obowiązek sporządzenia i przekazania sprawozdania Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca 2010 r. – str. 94 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości udzielania zamówień publicznych ujawniono, że wyłonienia wykonawcy adaptacji pomieszczeń do świadczenia usług rehabilitacji osób w budynku przy ul. Torowej 1 w Czarnej Białostockiej dokonano z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych. Wartość netto umowy zawartej z wykonawcą 4 listopada 2008 r. wynosiła 69.032.78 zł (84.219,99 zł brutto) i przekraczała równowartość 14.000 euro. Zgodnie z obowiązującymi w czasie udzielania zamówienia przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 247, poz. 1763), średni kurs euro wynosił 3,8771. Procedury Prawa zamówień publicznych nie miały zatem zastosowania do zamówień o wartości nieprzekraczającej 54.279,40 zł. Kontrola wykazała, że wartość zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego (nie opatrzonego datą sporządzenia) na 86.663,47 zł brutto (a zatem była wyższa niż wynagrodzenie z umowy). W wyjaśnieniu w sprawie powodów zlecenia wykonania adaptacji pomieszczeń z pominięciem procedur Prawa zamówień publicznych Pan Burmistrz wskazał, że zamawiający zawarł umowę w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane było natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można było zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Jako przesłanki podjęcia takiej decyzji podał Pan m.in. następujące okoliczności: zarówno radni jak i mieszkańcy sygnalizowali pilną potrzebę zaspokojenia dostępu do rehabilitacji. Osoba dzierżawiąca lokal poinformowała dnia 28 października 2008 r. o zamiarze przystąpienia do konkursu ogłoszonego przez NFZ na świadczenie usług rehabilitacji osób, poinformowała też że warunkiem złożenia takiego wniosku było posiadanie lokalu dostosowanego do wymogów Funduszu. Wniosek można było składać do końca 2008 r., a konkurs był ogłaszany co 3 lata. Wobec czego pomieszczenia przeznaczone do rehabilitacji należało wyremontować do 31 grudnia 2008 r. Przeprowadzenie postępowania przetargowego skutkowałoby niemożnością wykonania prac jeszcze w roku 2008.

         Należy wskazać, że udzielenie zamówienia z wolnej ręki może nastąpić po przeprowadzeniu negocjacji z wykonawcą, o czym stanowi art. 66 ustawy. W zaproszeniu do negocjacji skierowanym do wykonawcy zamieszcza się informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które będą zawarte w treści umowy. Najpóźniej z zawarciem umowy wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. W trakcie prowadzonego postępowania istnieje również obowiązek sporządzenia w formie pisemnej protokołu z przeprowadzonego postępowania w zakresie wskazanym w art. 96 ustawy. Nie okazano dokumentacji potwierdzającej, aby czynności te zostały przez Pana Burmistrza – jako zamawiającego – wykonane, co wskazuje, że wyboru wykonawcy adaptacji pomieszczeń dokonano z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych. Ponadto w ocenie Izby nie zachodziły przesłanki uzasadniające możliwość zlecenia tych robót w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 Prawa zamówień publicznych. Sytuacja, w której wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia powinna być bowiem dla zamawiającego nieprzewidywalna. Należy przez to rozumieć takie zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy byłoby mało prawdopodobne, przy czym przewidywalność określonych zdarzeń przez zamawiającego powinna być postrzegana w kategoriach obiektywnych, podobnych do należytej staranności, którą winien zachować dłużnik. Okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia są przede wszystkim zjawiska losowe i niezależne od zamawiającego (awarie, wypadki, kataklizmy czy katastrofy). W sprawie zakresu przedmiotu zamówienia udzielanego na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 Prawa zamówień publicznych wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z dnia 13 sierpnia 2009 r. (KIO/KD 21/09): (…) istotną cechą charakteryzującą zamówienia udzielone w oparciu o przesłankę art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy jest natychmiastowość wykonania, szybka reakcja i krótki okres trwania zamówienia, mający na celu jedynie usunięcie absolutnie niezbędnych skutków zdarzenia niemożliwego do przewidzenia (…) – str. 81-82 protokołu kontroli.

         Podstawę prowadzenia obsługi prawnej Urzędu Miejskiego stanowi umowa zlecenia podpisana 1 czerwca 2007 r. z Kancelarią Prawną J. Boraczewska z Białegostoku. Umowa zawarta została na czas określony od 1 czerwca 2007 r. do 31 grudnia 2010 r. (tj. na 3,5 roku). Należy wskazać, że wartość umowy w chwili jej zawarcia wynosiła 77.700 zł netto (42 miesiące po 1.850 zł) i przekraczała równowartość 6.000 euro. W czasie udzielania zamówienia przepisów Prawa zamówień publicznych nie stosowało się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro. Wartość umowy przekracza także obecnie obowiązujący próg stosowania ustawy wynoszący 14.000 euro. Zatem zlecenie prowadzenia obsługi prawnej na przyjęty okres powinno było nastąpić po zastosowaniu przepisów przywołanej ustawy, np. trybu zamówienia z wolnej ręki na postawie art. 5 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 66 Prawa zamówień publicznych, przy zachowaniu wymagań formalnych przedstawionych wyżej przy opisie zamówienia na adaptację pomieszczeń do świadczenia usług rehabilitacji osób w budynku przy ul. Torowej 1 w Czarnej Białostockiej. W trakcie kontroli nie okazano dokumentacji potwierdzającej, aby czynności te zostały przez Pana Burmistrza – jako zamawiającego – wykonane, co wskazuje, że wyboru usługodawcy dokonano z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 84-85 protokołu kontroli.

W ramach kontroli prawidłowości udzielania zamówień publicznych zbadano także procedurę wyłonienia wykonawcy ul. Orzeszkowej w Czarnej Białostockiej. Stwierdzono, że ustalenie wartości zamówienia nastąpiło na podstawie kosztorysów inwestorskich sporządzonych wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, czym naruszono art. 35 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 95-96 protokołu kontroli.

Także analiza procedury udzielenia zamówienia publicznego na budowę zespołu boisk i urządzeń sportowych wraz z budynkami zaplecza sanitarno-szatniowego w ramach programu „Moje boisko – Orlik 2012” wykazała błędne ustalenie wartości szacunkowej zamówienia. Według protokołu postępowania o udzielenie zamówienia jego wartość wynosiła 1.171.688,52 zł, co stanowiło 304.413,75 euro, zaś z okazanych kosztorysów inwestorskich wynikała kwota 1.412.288,10 zł. Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego, o czym stanowi art. 33 ust. 1 przywołanej ustawy – str. 107 protokołu kontroli.

Podczas prowadzenia tego postępowania zamawiający dokonał zmiany treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym; zmienione ogłoszenie zamieszczono na stronie internetowej Urzędu. Wbrew wymaganiom art. 38 ust. 4a pkt 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający nie zmieścił ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w BZP – str. 109-110 protokołu kontroli.

Z kolei w postępowaniu na budowę kanalizacji sanitarnej w ul. Grabowej, Świerkowej, Dębowej i Klonowej w Czarnej Białostockiej zamawiający określił wysokość wadium w kwocie większej niż 3% wartości zamówienia, czym naruszono art. 45 ust. 4 Prawa zamówień publicznych – str. 104 protokołu kontroli.

         Poza tym z ustaleń kontroli wynika, że we wszystkich postępowaniach objętych badaniem błędnie określano warunki udziału w postępowaniu w zakresie ubezpieczenia wykonawcy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Zawarty w specyfikacjach wymóg dotyczący przedłożenia przez wykonawcę polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, zaś suma ubezpieczenia wynikająca z polisy powinna być równa lub wyższa cenie ofertowej (pkt 6.3.), wykraczał poza zakres określony w art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z brzmieniem przywołanego przepisu, zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Katalog tych oświadczeń i dokumentów w czasie prowadzenia badanych postępowań zawarty był w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605 ze zm.). Z § 1 ust. 3 pkt 3 tego aktu wynikało, że w celu wykazania spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, zamawiający może żądać polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Z rozporządzenia nie wynikało zatem, aby można było żądać wykazania się określoną sumą ubezpieczenia. Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów zawartych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817), żądanie zamawiającego może ograniczać się do przedłożenia opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (§ 1 ust. 1 pkt 10). Stanowisko to potwierdza wyrok z dnia 19 sierpnia 2009 r. Krajowej Izby Odwoławczej przy Prezesie UZP (KIO/UZP 1104/09): Zgodnie z brzmieniem par. 1 ust. 3 pkt 3) rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów zamawiający może jedynie ograniczyć się do dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności. W postępowaniach objętych kontrolą co do zasady oferenci wykazali się sumą ubezpieczenia równą lub wyższą od ceny ofertowej. Jedynie polisa ubezpieczeniowa przedłożona przez jednego wykonawcę w postępowaniu dotyczącym ul. Orzeszkowej w Czarnej Białostockiej opiewała na kwotę niższą, co nie zostało jednakże potraktowane jako podstawa wykluczenia wykonawcy – str. 98-99, 103-104 i 108-109 protokołu kontroli.

Badając średnie wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Czarna Białostocka, ustalono, że Urząd dokonał podziału kwoty ujemnych różnic między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w danym stopniu awansu zawodowego a sumami iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli na danym stopniu awansu, w sposób niewynikający z przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35). Nie wyliczono bowiem na poziomie gminy sumy osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego na danym stopniu awansu zawodowego. Podziału dokonano w oparciu o średnioroczną liczbę etatów pomnożoną przez wysokość dodatków na jeden pełny etat nauczyciela na poszczególnych stopniach awansu. Łącznie (dla wszystkich stopni awansu zawodowego) ujemna różnica między faktycznymi wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia w składnikach o których mowa w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń wyniosła według sprawozdania 393.963,35 zł.

Z dokumentacji okazanej kontrolującym nie wynika, aby żądano od szkół informacji umożliwiających prawidłowy podział ujemnych różnic w celu wyliczenia dodatków uzupełniających. Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem, przy obliczeniu wysokości dodatku należy wyliczyć osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego każdego nauczyciela proporcjonalnie do okresu jego zatrudnienia. W tym celu należy wyliczyć iloczyn stawki wynagrodzenia zasadniczego na pełnym etacie, tygodniowego wymiaru godzin zajęć nauczyciela w przeliczeniu na pełny etat oraz okresu zatrudnienia nauczyciela na danym stopniu awansu zawodowego, w którym pobierał on wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły. Następnie osobistą stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez sumę stawek wszystkich nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego, a następnie pomnożyć przez kwotę różnicy ustalonej pomiędzy wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli oraz iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego.

Ponadto stwierdzono, że środki na wypłatę dodatków uzupełniających zostały przekazane na rachunki szkół w dniu 8 lutego 2010 r., co uniemożliwiło wypłatę dodatków w terminie wskazanym przez art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela, czyli do 31 stycznia. Z naruszeniem terminu Pan Burmistrz sporządził także sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę – sprawozdanie zostało sporządzone 16 lutego 2010 r., podczas gdy według art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela powinno być sporządzone do 10 lutego – str. 112-115 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Upoważnienia udzielone pracownikom Urzędu Miejskiego przez Burmistrza Czarnej Białostockiej, do wydawania postanowień wydawanych w trakcie postępowania podatkowego, miały wadliwą podstawę prawną, nie wynikającą z obowiązujących w tym zakresie norm Ordynacji podatkowej – str. 46 – 47 protokołu kontroli.

W toku badania zagadnień związanych z prawidłowością pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono, iż organ podatkowy wymagał, od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą zarazem będących dzierżawcami lub najemcami nieruchomości od Gminy Czarna Białostocka, złożenia deklaracji podatkowych w trybie art. 6 ust. 11 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.). Narusza to normę wynikającą z treści 6 ust. 6 tej ustawy, zobowiązującą podatników - osoby fizyczne do złożenia informacji podatkowych na podstawie których organ podatkowy winien wydać decyzję określającą wysokość zobowiązania w omawianej należności, w trybie art. 21 Ordynacji podatkowej – str. 48 – 49 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na niewłaściwe zachowania podatników w zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych, naruszające przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, odpowiednio:

- art. 6 ust. 9 w podatku od nieruchomości – str. 49 protokołu kontroli,

- art. 9 ust. 6 w podatku od środków transportowych – str. 55 – 58 protokołu kontroli.

Świadczy to o niewykonywaniu lub niekompletnym prowadzeniu czynności sprawdzających, których zakres i formy określone zostały treścią art. 272 Ordynacji podatkowej.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na stronach 58 - 59 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79).

Ustalono, że przed wydaniem decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatków, kontrolowany organ podatkowy nie przeprowadzał postępowania dowodowego, co skutkowało brakiem materiału dowodowego potwierdzającego, podnoszone we wnioskach podatników ubiegających się o ulgi, fakty wskazujące na ich trudną sytuację. Istotne znaczenie mają tu art. 120 i 121 § 1 Ordynacji podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa oraz że postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębna analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności umorzenia, ale jedynie sposób prowadzenia postępowania, szczególnie w zakresie zebranego materiału dowodowego oraz formalno prawnej zgodności wydawanych decyzji. Wskazać trzeba także art. 180 Op, z którego wynika, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z treści przywołanego artykułu wynika również, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej – str. 59-60 protokołu kontroli.

         W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych stwierdzono, iż kontrolowana jednostka, w myśl opisu na stronie 62 protokołu kontroli, prowadziła ewidencję analityczną wymienionych tam podatników z naruszeniem § 11 ust. 4 pkt 1 obowiązującego w kontrolowanym okresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w z zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Należy równocześnie zauważyć, iż aktualnie, od dnia 1 stycznia 2011 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Należy zatem uaktualnić obowiązujące regulacje w oparciu o rozwiązania wynikające z nowych przepisów.

         Badaniu poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2009. Opis na stronie 64 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, polegające m. in. na braku możliwości dokonania weryfikacji danych w nim zamieszczonych, szczególnie w zakresie skutków finansowych zwolnień z podatku, dokonanych uchwałą Rady Miejskiej w Czarnej Białostockiej.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli wewnętrznej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Burmistrz – jako kierownik zamawiającego – jest także odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych na Skarbniku Gminy.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) wskazanie ksiąg rachunkowych, które są prowadzone techniką ręczną,

b) określenie kwoty, powyżej której pozostałe środki trwałe ujmowane są w ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej jako ewidencja analityczna do konta 013.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami stosownie do wymogów art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy o rachunkowości,

b) zaniechanie ujmowania w ewidencji budżetu rozliczeń dotyczących środków pieniężnych o charakterze depozytowym,

c) ewidencjonowanie odsetek od niezapłaconych w terminie należności stosownie do wymagań § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont,

d) ujęcie w księgach należności od PHU K. P. w zasądzonej wysokości,

e) uzupełnienie danych ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych o elementy wymagane ustawą o rachunkowości dla zapisu księgowego,

f) wyksięgowanie nierealnej należności z tytułu użytkowania wieczystego,

g) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 224 w ewidencji Urzędu.

3. Dołożenie staranności przy sporządzaniu sprawozdań jednostkowych Urzędu Miejskiego.

4. W zakresie gospodarki kasowej:

a) zapewnienie modyfikacji programu komputerowego służącego do obsługi kasy, lub jego zmiany, w celu wykluczenia możliwości anulowania dowodów kasowych i nadawania ich numerów innym dowodom z jednoczesnym brakiem danych na temat dowodów anulowanych,

b) uregulowanie w przepisach wewnętrznych procedur dotyczących przyjmowania wpłat gotówkowych przez USC i odprowadzania ich do kasy,

c) zobowiązanie kasjera do zaprzestania niedozwolonej praktyki dokonywania faktycznych rozchodów z kasy bez dokumentu rozchodowego i bez ujęcia operacji w raporcie kasowym, mając na uwadze spełnienie – w zakresie operacji gotówkowych – warunków bieżącego (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości) i rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 24 ust. 2 ustawy).

5. Przekazywanie kierownikom jednostek informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej w terminie 21 dni od podjęcia uchwały budżetowej.

6. Podejmowanie przewidzianych prawem działań windykacyjnych w stosunku do należności z tytułu dochodów z majątku gminy celem niedopuszczenia do upływu terminów ich przedawnienia.

7. W zakresie realizacji dochodów ze sprzedaży nieruchomości:

a) określanie wartości nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w operatach szacunkowych sporządzonych dla poszczególnych nieruchomości,

b) zamieszczanie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży na stronie internetowej,

c) pisemne zawiadamianie wyłonionych nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

8. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do rzetelnej analizy dokumentacji inwestycyjnej – w związku z ustalaniem opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej – w celu zapewnienia zlecania wyceny wzrostu wartości nieruchomości jedynie w przypadku stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości oraz dokonywania wyceny wszystkich nieruchomości, dla których stworzono warunki do podłączenia.

9. Wypłacenie wskazanych w protokole kontroli kwot, o które zaniżono dodatkowe wynagrodzenia roczne za 2008 r.

10. W zakresie podróży służbowych:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami prywatnymi pracowników na podstawie każdorazowo składanych przez pracowników wniosków w tej sprawie, mając na uwadze, że wykorzystanie samochodu prywatnego w podróży służbowej zależy od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika takiego zamiaru,

b) dokonanie zmiany w umowie z pracownikiem otrzymującym ryczałt za jazdy lokalne poprzez usunięcie postanowień dotyczących odbywania podróży służbowych samochodem pracownika.

11. W zakresie powierzania lub wspierania finansowego zadań publicznych realizowanych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych:

a) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do zachowania większej staranności przy analizie składanych ofert, w celu wyeliminowania przypadków przyjmowania ofert obarczonych brakami formalnymi,

b) egzekwowanie prawidłowości składanych sprawozdań w części dotyczącej rodzaju kosztów i źródeł finansowania,

c) wyegzekwowanie od Towarzystwa Miłośników Czarnej Białostockiej i Okolic kwoty 1.112 zł wykorzystanej po terminie realizacji zadań.

12. Wzmożenie nadzoru nad rzetelnością dokumentacji poświadczającej zlecanie oraz wykonywanie prac remontowych, mając na uwadze stwierdzone w trakcie kontroli przypadki ustnego, zamiast pisemnego, określania zakresu robót oraz rozbieżności między pisemnymi zleceniami a ich rozliczeniem.

13. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków.

14. Przedkładanie Skarbnikowi wszystkich umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, celem ich kontrasygnowania.

15. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych;

b) wyłanianie wykonawców zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej równowartość 14.000 euro w trybie określonym przepisami Prawa zamówień publicznych,

c) ustalanie wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego, sporządzonego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia,

d) określanie wysokości wadium na poziomie nie większym niż 3% wartości zamówienia,

e) zamieszczanie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o postępowaniu w BZP,

f) zaniechanie ustanawiania, jako warunku udziału w postępowaniu, wymogu co do kwoty, na jaką ma opiewać suma ubezpieczenia wykonawcy w zakresie prowadzonej działalności.

16. W zakresie wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Czarna Białostocka:

a) ustalanie kwot jednorazowych dodatków uzupełniających w sposób określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia MEN z dnia 13 stycznia 2010 r.,

b) zapewnienie wypłaty dodatków jednorazowych w terminie przewidzianym Kartą Nauczyciela,

c) terminowe sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

17. Uzupełnienie braków w podstawie prawnej upoważnień uprawniających pracowników do wydawania w imieniu organu podatkowego postanowień w trakcie trwania postępowania podatkowego.

18. Przestrzeganie wskazanych przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji podatkowych.

19. Przestrzeganie obowiązujących norm prawnych w zakresie opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób fizycznych, wyeliminowanie wskazanych w protokole nieprawidłowości w tym zakresie.

20. Prowadzenie systematycznych, kompletnych i skutecznych czynności sprawdzających w zakresie i na zasadach wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

21. Stosowanie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

22. Wyeliminowanie nieprawidłowości z zakresu prowadzenia ewidencji analitycznej podatków i opłat lokalnych.

23. Ustalenie i zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzenia sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za 2009 rok. 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

            Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku